時間管理方法

時間管理

探討廣西柳州鋼鐵（集團）公司

機動工程部2/5/20231為適應明年精細化管理的要求，時間首當其沖就是要管理好的關鍵資源。所以再次認識時間：世界上最長的東西莫過于時間，因為它無窮無盡；最短的也莫過于時間，因為它讓所有的計劃都來不及完成。2/5/20232機動工程部古訓：智者利用時間來創(chuàng)造機會，所以他的成功機會永遠比別人多；庸者將時間拿來把握機會，所以他只有一點點的成功機會；愚者則浪費時間來錯過機會，所以他永遠都沒有成功的機會。2/5/20233機動工程部認識自己的時間一寸光陰一寸金。（諺語）時間就是生命，時間就是速度，時間就是力量。（郭沫若）放棄時間的人，時間也會放棄他。（莎士比亞）時間就是金錢。（深圳）2/5/20234機動工程部時間的特點不可替代性：時間是任何資源都代替不了的。不可逆轉性：時間是一維的，只能按照過去、現(xiàn)在、未來的方向流逝。可變性：時間既是常數(shù)又是變數(shù)。善用則長，荒廢則短。2/5/20235機動工程部日常耗時因素分析過多電話不速之客干擾臨時會議心靜不下來缺乏目標、時間規(guī)劃雜亂的辦公室、辦公桌做無用的嘗試同一時間想法、嘗試過多不現(xiàn)實的時間期望沒有溝通或溝通不準下屬的訓練和發(fā)展不充分拖延、猶豫、等待不會說“不”做事不能善始善終2/5/20236機動工程部很少交派下屬做事員工不足或工作不力閑談私事過多缺乏自我約束缺乏協(xié)調(diào)和團隊精神錯誤的傾聽缺少反饋憂慮、恐懼、焦慮不充分的計劃錯誤的變更等待時間過長差的記憶對結果行為的迷惑疲勞、討厭怨天尤人壓力、緊張不充分的工具與設備信息不準過多的文案工作不耐煩、辦事急燥不懂該做先做的事對交派下去的工作很少檢查2/5/20237機動工程部

請從上述耗時因素清單中找出自己在時間損失方面最經(jīng)常出現(xiàn)、最浪費時間的3個因素。

1、

2、

3、

2/5/20238機動工程部一、時間管理的致命禁忌沒有目標猶豫不決精力分散消極拖延逃避現(xiàn)實打擾處理不當完美主義2/5/20239機動工程部毛毛蟲的悲劇

毛毛蟲有一種“跟隨著”的習慣，總是盲目地跟著前面的毛毛蟲走。法國科學家約翰.法布爾把若干條毛毛蟲首尾相接地放在一只花盆的邊緣上，圍成一圈，在花盆外不到6米處撒了些毛毛蟲愛吃的松針。毛毛蟲開始一個跟著一個，一圈一圈地走，一個小時、一天過去了，毛毛蟲還在不停地、堅韌地走著。一連走了7天7夜，終于因饑餓和精疲力竭而死去。2/5/202310機動工程部迷惑：我的目標是什么人生倘若隨大流，瞎忙空耗，沒有明確的人生目標，那么終究免不了“毛毛蟲”的命運。目標是做事的原動力，也是成功的基石。2/5/202311機動工程部猶豫不決：我應該做什么？華裔電腦名人王安博士在他5歲時發(fā)生一件影響他人生的事情：一天，小王安外出玩耍，經(jīng)過一棵大樹時發(fā)現(xiàn)有一個鳥巢，里面有一只嗷嗷待哺的小鳥。他決定把它帶回家喂養(yǎng)。走到家門他忽然想起媽媽不允許在家養(yǎng)小動物。把鳥放在門口，急忙進屋哀求母親，等母親答應后興奮跑到門口，不料小鳥不見了，只有一只黑貓在意猶未盡的舔著嘴巴。2/5/202312機動工程部精力分散：處理不當

從前，有個富裕的農(nóng)夫花錢雇了一條能干的狗，幫他看門、幫烤面包和天天澆灌菜園。那狗謀到了職業(yè)，也盡力想把工作做好。一天農(nóng)夫要去趕集，將家里的事交給狗兒就放心走了。等他回來一看：菜園沒有澆灌，面包也沒有烤，小偷進了院子把倉庫偷了個精光。農(nóng)夫于是痛罵狗兒。狗兒辯解：為了收拾菜園，他把烤面包的事放下；給菜園澆水，可是又到了看門的時候；至于錯過小偷，正趕上想去烤面包。2/5/202313機動工程部認準一件事做，不要不恰當?shù)刈鲈S多事。大凡做一件事，就要當一件事。若是茍且疏忽，定不成一件事。2/5/202314機動工程部消極拖延：等明天消極拖延的原因：

1、認為做某事要花費的時間太多；

2、認為長期性工作可以拖延；

3、對某事認識不足，主觀不重視；4、某事現(xiàn)時對自己不重要；

5、沒有承諾去做某事；

6、現(xiàn)在沒有興趣做事；

7、沒有完成工作的期限；

8、看不到做某工作的利益。2/5/202315機動工程部消極拖延的表現(xiàn)：

1、希望不做或發(fā)生奇跡，取消做某事的責任；

2、我就是開不了頭。當頭棒喝

曲侖登的司令雷爾交人送信給愷撒，報告華盛頓已率領軍隊渡過特拉華河。信使把信送給愷撒，此時他正在和朋友們玩牌。等玩完牌后再閱讀時情知不妙，等他急忙召集軍隊已經(jīng)太晚。最后全軍被俘，連自己的性命也喪失在敵人手里，付出慘痛的代價。2/5/202316機動工程部逃避：躲進幻想世界該做的事不做，卻去做其他零散的事。這就如同“從老鼠身上擠奶一般”，花費最大的努力卻得到最少的成果。2/5/202317機動工程部打擾處理不當不知道誰在打擾自己沒有標準區(qū)分是否是打擾沒有打一次電話多談幾個問題面談問題不能簡單扼要沒能及時說“不”2/5/202318機動工程部完美主義：花去過多的時間我全力以赴，但我想那還不夠好我付出所有，但我猜那還不夠多丘吉爾的“反駁”

有人曾批評英國首相丘吉爾做事“不夠盡善盡美”，對此老丘說了個故事：在普利茅斯港有位船夫救了個即將溺死的少年。一星期后，一位太太叫住這位船夫：“上星期救我孩子一命的人是不是您？”船夫說：“是的，太太?！?，“哦，我找您好幾天了，我孩子當時戴的帽子呢？”2/5/202319機動工程部二、時間管理方法第一代時間管理：面面俱到第二代時間管理：未雨綢繆第三代時間管理：明確目標第四代時間管理：系統(tǒng)管理2/5/202320機動工程部面面俱到：備忘錄管理形式：備忘錄。用途：適用于小作坊、小店管理。優(yōu)點：便于防止掛一漏萬。缺點：沒有優(yōu)先的觀念，對突發(fā)事件無助，人們只是簡單地對進入其意識狀態(tài)的事物即感到明顯要做的事作出反應，通常完成的只是必要而非重要的事。2/5/202321機動工程部未雨綢繆：計劃效率手冊形式：事先做好計劃安排用途：適合一般企業(yè)車間、事業(yè)單位優(yōu)點：對時間有了更多的控制，而不是隨波逐流，沒有目的。缺點：與企業(yè)工作價值脫節(jié)，依然未解決對事情進行輕重緩急的劃分問題。2/5/202322機動工程部明確目標：授權、抓規(guī)劃形式：規(guī)范的制度和四象限時間管理用途：各大小企業(yè)、事業(yè)單位優(yōu)點：依據(jù)輕重緩急設定長、中期和短期目標，強調(diào)逐日制定實現(xiàn)目標的計劃，將有限的時間、精力加以分配，爭取高效率。缺點：易造成短視，日常關注的是“現(xiàn)在、緊急的事”；沒有考慮活動本身的準則、個人使命、作用和目標的重要性，易因小失大；2/5/202323機動工程部四象限時間管理活動不緊急的緊急的重要的II防患未然、改進產(chǎn)能規(guī)劃、學習、發(fā)掘新機會、人際溝通I危機、急迫的問題、有期限的計劃、任務、影響單位信譽的情況不重要的III繁瑣的事務性工作、某些電話、浪費時間的事、一些有趣的活動、某些信件IV不速之客、某些電話某些會議、一些問題受歡迎的活動2/5/202324機動工程部偏重第一象限：在危機中生活結果：經(jīng)常應急、筋疲力盡、危機處理、忙于救火。導致忙碌的原因：工作分配不合理、優(yōu)柔寡斷、行動遲緩、過多的電話、低效的會議、草率從事、過分計劃、考慮過多、沒有考慮工作價值。對策：抓緊做、勤規(guī)劃。行動并不等于成就！2/5/202325機動工程部偏重于第二象限：有效生活結果：有遠見、有洞察力、平衡、自律、控制、危機較少。原因：做正確的事，注重時間的價值考慮、為明天做準備、有條件對第三、四現(xiàn)象的活動說“不”。2/5/202326機動工程部偏重于第三、四現(xiàn)象：不負責任的生活結果：忙于瑣碎小事、短視近利、危機處理、人際關系浮泛、巧言令色、沒有責任心、依靠他人或其他機構維持基本生存。原因：輕視目標與規(guī)劃、缺乏自制力、怪罪他人、自我定位不準、不考慮時間的價值和效率。對策：不花或少花時間、授權。2/5/202327機動工程部系統(tǒng)管理：價值與效率以四象限時間管理為基礎，注重二象限。以原則為重心，配合企業(yè)價值理念和對工作使命的認識，規(guī)劃個人工作時間。主張人比事更重要，強調(diào)進行個人管理。以周圍單位進行時間組織，根據(jù)優(yōu)先順序安排日程。通過每周的角色、目標設定和活動日程安排等來使工作、生活獲得平衡。2/5/202328機動工程部有效的系統(tǒng)管理標準一致：個人理想與使命、角色與標準、優(yōu)先事項與計劃、欲望與自治之間和諧。平衡：兼顧生活、事業(yè)、健康、家庭、個人發(fā)展等重要人生層面。有重心：關注雖不緊迫卻極重要的事。重人性：先人后事。能變通：能根據(jù)情況調(diào)整、修正。2/5/202329機動工程部時間管理進階規(guī)劃長期目標的步驟規(guī)劃每周目標的步驟制定使命確定關鍵角色確定目標確定關鍵角色選擇目標安排日程每日調(diào)適2/5/202330機動工程部三、時間管理之道在最佳狀態(tài)是用正確的方式做正確的事！效率和效益正確的事恰當?shù)姆绞阶罴褷顟B(tài)2/5/202331機動工程部最佳狀態(tài)

人體生物節(jié)律的識別和應用正確的事

目標設定、價值判斷恰當?shù)姆绞?/p>

4D原則、授權、ABC分析法、零存整取2/5/202332機動工程部1.正確的事“鵝與金蛋”的啟示目標設定有趣的時間管理試驗ABC分析法核心

艾森豪威爾原理2/5/202333機動工程部“鵝與金蛋”的啟示

從前有個很幸運的人，他有一只會下蛋的金鵝。然而，這人并不滿足于這只鵝每天之下一個金蛋，希望能盡快地聚斂更多的財富。一天，他動手殺死了這只鵝，剖開肚子指望能找到更多的金蛋。誰知，金鵝與其它的鵝并沒有兩樣，更沒有滿肚子的金蛋。2/5/202334機動工程部目標設定目標的作用：

1.幫助個體設定明確的行動方向

2.明確行動優(yōu)先次序及相應的時間規(guī)劃

3.促使個體未雨綢繆，珍惜今天，把握現(xiàn)在，“RightNow,RightHere”

4.幫助評估行動效率與效果設定目標意味著自覺地遵循某一方針、朝著某一方向行動。2/5/202335機動工程部5.給個體以持續(xù)的信心、熱情與動力一般不愿為自己設定目標的原因：1.恐懼。怕達不到目標會有失敗感。2.無此意愿。為何要設目標？每天過得好好的就可以了。3.誤將行動當成就。每天只要忙來忙去心里就很踏實，其實行動不等于成就，有好的結果才算。人無遠慮，必有近憂2/5/202336機動工程部哈佛大學一項長達25年的追蹤研究數(shù)量對比初始狀態(tài)（25年前）終末狀態(tài)（25年后）27％沒有目標生活在社會最底層，過得極不如意60％目標模糊生活在社會中層，衣食雖無憂，但無突出成就10％有清晰但比較短期的目標生活在社會的中上層，穩(wěn)步上升，行業(yè)知名人士3％有清晰且長遠的目標幾乎都成為了社會各界頂尖成功人士2/5/202337機動工程部目標設定的SMART原則具體的明確的目標：Specific目標可以量化考核:Measurable目標的可執(zhí)行性:Actable目標的現(xiàn)實合理性:Realistic目標的完成期限:Time

凡事預則立，不預則廢2/5/202338機動工程部有趣的時間管理試驗正確的順序為：鵝卵石、小碎石、沙子、水。先處理主要的東西：“鵝卵石”，否則就錯過了。實驗材料實驗要求容量1升的廣口瓶、水、鵝卵石、沙子、小碎石一桶用到全部實驗材料盡可能地填滿廣口瓶正確的填充順序？有何啟示？2/5/202339機動工程部ABC分析法的核心A級任務B級任務C級任務極其重要數(shù)量占15％價值占65％自己干不授權重要性一般數(shù)量占20％價值占20％策略性規(guī)劃規(guī)定期限不太重要數(shù)量占65％價值占15％授權、刪減2/5/202340機動工程部艾森豪威爾原理B級任務戰(zhàn)略性規(guī)劃安排時間A級任務立即干（本人）D級任務（廢紙簍）C級任務減少授權重要性緊急性2/5/202341機動工程部2.恰當?shù)姆绞蕉≈^巧復皇命4D原則劉邦得天下的奧秘運用工作日程表時間規(guī)劃技巧零存整取不講空話具體時間管理方法2/5/202342機動工程部丁謂巧復皇命宋真宗年間，皇宮失火，燒毀了幾座殿堂，皇帝命令宰相丁謂限時修復。丁謂有三難：宮中無土、無竹木材料以及要處理大量的破磚廢石。怎么辦？經(jīng)過苦苦思索，設計了一個巧妙的施工方案：先把宮前的大路挖成深溝，就地取土燒磚筑宮墻；然后引河水入溝中，用船把建材運到工地；修好皇宮后，將垃圾填到溝中，修復大路。2/5/202343機動工程部4D原則丟掉不管或珊減它（DropitorDeleteit）

凡是對企業(yè)沒有幫助或使自己偏離重要工作的活動，都應該說“不”。延后（Delayit）

1.精神滿足方面的活動，因其最耗時間又要長期處理；

2.次優(yōu)先性的活動，給最優(yōu)先的活動讓路；

3.信息資料不完善的工作，一次就做好最省時。2/5/202344機動工程部授權（Delegateit）

1.這項工作能否由他人代替自己去做；

2.其他人是否可能比自己做得更好？

3.把這項工作委派給下去是否有利于培養(yǎng)下屬的成長和發(fā)展？親自做（Doit）

1.工作日程安排應簡單明了；

2.每天下午安排好明天的日程。2/5/202345機動工程部劉邦得天下的奧秘

運籌帷帳之中，決勝千里之外，吾不如子房。鎮(zhèn)國家、撫百姓、給饋餉，不絕于道，吾不如蕭何。連百萬之軍，戰(zhàn)必勝，攻必取，吾不如韓信。此三人者，皆人杰，吾能用之，此吾所以取天下也。

項羽有一范增而不能用，此其所以為我擒也。

2/5/202346機動工程部有效運用工作時間表規(guī)劃每天工作的內(nèi)容。分析每項工作的性質、排出優(yōu)先次序。擬定處理對策。2/5/202347機動工程部時間規(guī)劃模式日常行動只規(guī)劃60％左右。對不期而遇的活動規(guī)劃約20％的時間。大約20％的時間留給突發(fā)性的活動。60％計劃好的20％未納入計劃的20％突發(fā)的2/5/202348機動工程部零存整取歐陽修的“三上”

為后世留下諸多錦繡文章的宋代文學家歐陽修認定：“余平生所做文章，多在三上：馬上、枕上、廁上。董遇的“三余”

三國董遇讀書的方法是“三余”，即冬者歲之余；夜者日之余；陰雨者晴之余。2/5/202349機動工程部愛因斯坦方程式A=X+Y+ZA：成功；X：艱苦的勞動；Y：正確的方法；Z：不講空話。2/5/202350機動工程部老鼠的智慧一群老鼠吃盡貓的苦頭，召開全體大會，號召獻計獻策。老鼠苦思冥想：培養(yǎng)貓吃雞、加緊研制毒貓藥……最后，一老奸巨猾的老鼠出主意讓大家佩服地五體投地：在貓的脖子上系個鈴鐺，貓一動鈴就響。這一方案被通過，但一直