數(shù)字檔案室建設(shè)

數(shù)字檔案室建設(shè)浙江省檔案局（梁紹紅）數(shù)字檔案室的概念數(shù)字檔案室是指機(jī)關(guān)在履行職能工作中綜合運(yùn)用計(jì)算機(jī)、信息網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)，積累、歸檔、管理和利用各類檔案信息，以實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化的工作體系。數(shù)字檔案室<>單純的數(shù)字檔案管理軟件數(shù)字檔案室<>數(shù)字化掃描工作*包括與單位數(shù)字檔案與電子文件管理要求相適應(yīng)的管理機(jī)制、制度、軟硬件配套設(shè)施及整合有序的資源。數(shù)字檔案室建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范《浙江省機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)規(guī)范（試行）》（浙檔發(fā)〔2009〕55號）數(shù)字檔案室的建設(shè)要求機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)應(yīng)以檔案目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)，以硬盤、磁帶、光盤等數(shù)字化設(shè)備為載體，以傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化和電子文件歸檔管理的一體化為重點(diǎn)，以機(jī)關(guān)各類檔案信息資源（包括業(yè)務(wù)電子數(shù)據(jù)）的規(guī)范管理和有效利用為目標(biāo)。數(shù)字檔案室的建設(shè)內(nèi)容軟硬件平臺(tái)建設(shè)數(shù)字檔案資源建設(shè)制度建設(shè)軟硬件平臺(tái)建設(shè)包括硬件設(shè)施建設(shè)、軟件系統(tǒng)建設(shè)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)。各機(jī)關(guān)應(yīng)本著滿足現(xiàn)階段需要并適當(dāng)超前的原則，充分估算所需檔案存儲(chǔ)數(shù)據(jù)容量、數(shù)據(jù)操作強(qiáng)度和網(wǎng)絡(luò)訪問量，在選用硬件設(shè)備、軟件系統(tǒng)和建立網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)時(shí)，適當(dāng)為今后設(shè)備擴(kuò)充、系統(tǒng)升級和網(wǎng)絡(luò)擴(kuò)建留有一定余地。常用硬件設(shè)施服務(wù)器。用于滿足數(shù)字化檔案管理的海量存儲(chǔ)、海量查詢和按需擴(kuò)展的彈性部署需求，為各用戶端的訪問提供各種共享服務(wù)的計(jì)算機(jī)。終端。用于訪問服務(wù)器或檔案數(shù)字化處理的計(jì)算機(jī)。掃描儀。用于紙質(zhì)、照片檔案的數(shù)字化。各單位應(yīng)根據(jù)室藏檔案數(shù)量、紙張幅面和質(zhì)量等情況，合理配置不同規(guī)格的掃描儀。光盤、磁帶等存儲(chǔ)備份設(shè)備。UPS（不間斷）電源。打印機(jī)。用于各類檔案目錄和圖文的打印輸出。軟件系統(tǒng)建設(shè)（一）操作系統(tǒng)。選擇運(yùn)行穩(wěn)定、安全可靠、與硬件選型相匹配的主流操作系統(tǒng)。（二）掃描軟件。使用掃描儀自帶或其他掃描軟件，并根據(jù)需要采用Photoshop等圖像處理軟件進(jìn)行后期處理。（三）檔案管理應(yīng)用平臺(tái)。根據(jù)數(shù)字檔案室設(shè)計(jì)要求開發(fā)電子文件歸檔管理系統(tǒng)、數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)、檔案查詢利用系統(tǒng)等，同時(shí)具備對檔案目錄數(shù)據(jù)和全文數(shù)據(jù)的采集、加工、管理和利用等基本功能。網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)。檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)相對獨(dú)立，與外部網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)物理或邏輯隔離。檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)與辦公網(wǎng)、業(yè)務(wù)網(wǎng)的數(shù)據(jù)交換應(yīng)分層授權(quán)，專人負(fù)責(zé)，保證數(shù)據(jù)的安全。數(shù)字檔案資源建設(shè)機(jī)關(guān)檔案室應(yīng)建立面向全部室藏檔案的符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案目錄數(shù)據(jù)庫、常用和珍貴檔案全文數(shù)據(jù)庫和歸檔電子文件數(shù)據(jù)庫，集中存儲(chǔ)并管理數(shù)字檔案數(shù)據(jù)信息。傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換電子文件歸檔傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換認(rèn)識(shí)檔案數(shù)字化的目的？利用保護(hù)或是否為了其他業(yè)務(wù)創(chuàng)新工作？推動(dòng)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)、檔案資源的數(shù)字化整合基于不同目的對檔案數(shù)字化工作的影響數(shù)字化的范圍組織和進(jìn)度安排人力和財(cái)力投入不同的技術(shù)指標(biāo)數(shù)字化工作的組織單兵作戰(zhàn)社會(huì)化運(yùn)作資金來源的社會(huì)化運(yùn)作數(shù)字化加工的社會(huì)化運(yùn)作數(shù)字化加工的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范GB/T20530-2006《文獻(xiàn)檔案資料數(shù)字化工作導(dǎo)則》DA/T312005《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》參考規(guī)范：《浙江省檔案館紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果接收暫行辦法》檔案數(shù)字化的幾個(gè)原則價(jià)值性原則優(yōu)先選擇珍貴檔案進(jìn)行數(shù)字化實(shí)用性原則優(yōu)先選擇利用率較高的檔案文獻(xiàn)進(jìn)行數(shù)字化開放性原則優(yōu)先選擇非涉密、已經(jīng)開放的檔案文獻(xiàn)進(jìn)行數(shù)字化特色性原則在人力、物力限制條件較多的情況下，優(yōu)先選擇本單位有特色的檔案資源進(jìn)行數(shù)字化檔案數(shù)字化的流程包括以下兩個(gè)流程，即：管理流程業(yè)務(wù)流程需求調(diào)研制定計(jì)劃組建隊(duì)伍監(jiān)控評估檔案數(shù)字化的管理流程檔案數(shù)字化的管理流程開展檔案數(shù)字化的需求調(diào)研制訂檔案數(shù)字化工作計(jì)劃。，明確檔案數(shù)字化的工作目標(biāo)、內(nèi)容、人員組織和職責(zé)分工、主要技術(shù)指標(biāo)和方法、驗(yàn)收依據(jù)、安全管理措施、進(jìn)度安排、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、招投標(biāo)事宜等，以保障數(shù)字化工作的順利實(shí)施。組建隊(duì)伍，配備相關(guān)條件可通過業(yè)務(wù)外包、自己組建數(shù)字化工作機(jī)構(gòu)、聘請有關(guān)專家顧問等方式，組建一支數(shù)字化工作隊(duì)伍。監(jiān)控檔案數(shù)字化工作的開展評估數(shù)字化工作成果。檔案數(shù)字化的業(yè)務(wù)流程前處理檔案掃描圖像處理數(shù)據(jù)存儲(chǔ)目錄掛接數(shù)據(jù)驗(yàn)收成果管理注：對于首次項(xiàng)目，還包括數(shù)字化應(yīng)用系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、實(shí)施和維護(hù)流程檔案數(shù)字化的技術(shù)指標(biāo)要求成果類型格式技術(shù)指標(biāo)備注掃描黑白掃描圖像TIFF建議掃描分辨率在100dpi以上（需OCR識(shí)別的建議200dpi以上）代替原件保存的推薦采用無損壓縮的TIFF格式。彩色掃描圖像TIFFJPEG建議100dpi以上（需OCR識(shí)別的建議200dpi以上）圖紙TIFFJPEG建議200dpi以上照片掃描圖像TIFFJPEG5英寸檔案照片建議600dpi，其他規(guī)格按如下公式換算：掃描分辨率=600dpi/N(其中N=待掃描照片的長度值/5英寸照片的長度值)成果類型格式技術(shù)指標(biāo)備注縮微膠片TIFFJPEG建議200dpi以上音頻WAVMP3音頻采集最低要求：采樣頻率:44.1kHz，量化級:16bit，單/雙聲道。WAV轉(zhuǎn)MP3時(shí)建議位速率在128Kbit/s以上。視頻AVIMPEG-2MPEG-4視頻采集最低要求：分辨率(像素):720*576，幀數(shù):25幀/秒，視頻數(shù)據(jù)速率:4Mbps，音頻位速率:224Kbps，音頻設(shè)定:立體聲，音頻采樣頻率:44.1kHz。AVI轉(zhuǎn)MPEG-2、MPEG-4格式時(shí)，推薦數(shù)據(jù)傳輸率>=4Mb/s，分辨率在352x288以上，幀速率>=24。檔案數(shù)字化的技術(shù)指標(biāo)要求檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)流程中應(yīng)注意的幾個(gè)問題數(shù)據(jù)掛接問題建立一定的掛接規(guī)則，而不是在光盤中實(shí)現(xiàn)掛接。圖像命名問題可參照《浙江省檔案館紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果接收暫行辦法》，對按卷和按件整理的文件分別進(jìn)行命名。數(shù)字化成果的驗(yàn)收問題。關(guān)鍵指標(biāo)和其他指標(biāo)數(shù)字化成果的多用途利用和版權(quán)保護(hù)問題。存用分開、多種分辨率或技術(shù)處理字段名稱字段類型字段長度字段值全宗號字符4

年度字符4

保管期限字符10、1、2、3組織機(jī)構(gòu)或問題字符2

檔案室編件號字符5

按件整理的圖像命名示例電子文件的歸檔按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《電子文件管理暫行辦法》及我省實(shí)施辦法的要求進(jìn)行歸檔管理。歸檔時(shí)應(yīng)同時(shí)包括電子文件本身及對應(yīng)元數(shù)據(jù)（具體略）