第13章 PowerPoint著作工具

第13章PowerPoint著作工具13.1概述13.2基本操作13.1概述

PowerPoint是MicrosoftOffice軟件包的組成部分之一，是一個專門用于編輯電子文稿的制作工具。它是一種表達觀點、演示成果、傳達信息的強有力的手段，現(xiàn)在已經(jīng)被許多大的公司和機構作為首選的文稿編輯和演示工具。 用PowerPoint編著的文稿是電子文稿，其核心部分是一套可在計算機屏幕上演示的幻燈片?？梢詫⑦@種文稿制成實際的35mm幻燈片、投影片，也可以直接用大屏幕投影儀演播。

MicrosoftPowerPoint97是由MicrosoftPowerPoint7.0發(fā)展而來的，但它在后者的基礎上增加了很多新的功能，例如，新的切換方式和動畫效果、對多媒體的支持、文稿的網(wǎng)絡播放功能等。 啟動PowerPoint有兩種常用的方法： (1)啟動Windows98以后，屏幕上通常有一個MicrosoftOffice快捷工具欄，可以在其中單擊MicrosoftPowerPoint。 (2)從Windows98的“開始”按鈕啟動PowerPoint，其選擇命令的順序為“程序”→“MicrosoftPowerPoint”。

啟動PowerPoint后，PowerPoint窗口就會出現(xiàn)在屏幕上，如圖13-1所示。圖13-1PowerPoint窗口結(jié)構

PowerPoint窗口包含標題欄、菜單欄、工具欄、狀態(tài)欄、文稿窗口等組成部分，標題欄、菜單欄、工具欄、狀態(tài)欄都是Windows98窗口的標準部件，其意義和使用方法不再敘述。 1.文稿的組成 利用PowerPoint建立的文稿是一種由以下四個相互關聯(lián)的內(nèi)容組成的電子文件： (1)幻燈片：它是文稿的核心，是在演示過程中顯示在屏幕上的內(nèi)容。 (2)備注頁：由幻燈片縮圖和報告人注釋構成。報告人注釋是給報告人自己看的，供演示文稿時，對幻燈片做輔助的說明。

(3)講義：是一套縮小了的幻燈片打印件，供聽眾聽報告時參考。 (4)文稿大綱：供文稿編寫人編寫文稿時掌握文稿的全貌，也可供演播時參考。 注意，要將文稿的四部分內(nèi)容作為統(tǒng)一的文件存盤。

2.文稿窗口 無論是建立一個新文稿，還是打開一個已有的文稿，都會打開一個文稿窗口，它位于PowerPoint窗口內(nèi)，如圖13-1所示。文稿窗口中的文稿可以以五種視圖的形式顯示和進行編輯，它們是幻燈片視圖、大綱視圖、幻燈片瀏覽視圖、備注頁視圖和幻燈放映視圖?？梢杂肞owerPoint窗口下面的視圖選擇按鈕選擇適當?shù)囊晥D(見圖13-1)，也可以用“視圖”菜單中的命令進行視圖的選擇。

(1)幻燈片視圖。該視圖用于顯示單個幻燈片，用于詳細設計、制作和裝飾文稿中的單個幻燈片。 (2)大綱視圖。該視圖中只顯示文稿的文本部分，不顯示圖形對象和色彩，因此，可以利用它集中進行文本的輸入和編輯工作。 (3)幻燈片瀏覽視圖。在幻燈片瀏覽視圖中，按序號由小到大的順序顯示文稿中全部幻燈片的縮略圖。可以在該視圖中清楚地看到文稿連續(xù)變化的過程。 (4)備注頁視圖。備注頁視圖用于建立和編輯演講者的備注頁。 (5)幻燈片播放視圖。在幻燈片播放視圖中，可以看到幻燈片連續(xù)播放的實際效果。13.2基本操作 1.制作新文稿 制作新文稿可以在PowerPoint的“內(nèi)容提示向?qū)А钡囊龑乱徊讲降剡M行(進入PowerPoint時將顯示對話框，允許用戶選擇此項)；也可以按照用戶自己的思路，從一個空白文稿出發(fā)建立新文稿。 從空白文稿出發(fā)建立新文稿的基本步驟大致如下： (1)在進入PowerPoint的對話框或在PowerPoint窗口中選擇“新建”命令后，選擇“空白演示文稿”，隨即顯示“新幻燈片”對話框，如圖13-2所示。圖13-2“新幻燈片”對話框 (2)從“新幻燈片”對話框中選擇一種版式。該對話框中提供了28種版式，其中，第一種版式是標題幻燈片，第12種是空白幻燈片，第2、3、10、11、28種是純文本幻燈片，其余版式的幻燈片上除了含有文本外，還可以含有各種各樣的插圖、影像和聲音。每當單擊某一種版式時，其名字就被顯示在對話框中。通常第一種版式是被默認的，它一般作為文稿的首頁。 (3)選中某一版式以后，單擊“確定”按鈕，進入幻燈片視圖，所選版式的新幻燈片便出現(xiàn)在屏幕上。隨后便可以開始新幻燈片的制作。 (4)可以切換到大綱視圖中編輯文本，也可以就在幻燈片視圖中一張張地增加幻燈片并進行幻燈片的制作。 (5)最后將完成的文稿存盤，形成文件。 2.保存文稿 第一次保存文稿或在“文件”菜單中選擇“另存為”命令時將彈出保存文件對話框，在該對話框中要確定如下的內(nèi)容： (1)文件名：在文件名文本框中輸入一個可長達255個字符的文件名； (2)保存位置：在保存位置下拉式列表框中選擇保存文稿的驅(qū)動器和文件夾； (3)文件類型：在保存類型列表框中選擇所需的保存類型，默認的保存類型是“演示文稿.ppt”，在一般的情況下它是合適的，用戶也可以根據(jù)需要選擇其他類型。 上述內(nèi)容確定以后，可以單擊“保存”按鈕保存文稿。 3.打開已有的文稿 如果需要繼續(xù)對已有的文稿進行編輯或播放，要先把它打開。打開已有文稿的方法如下： (1)在菜單“文件”中選擇“打開”命令或單擊工具欄中的“打開”按鈕，這時會彈出一個打開文件對話框。 (2)在打開文件對話框中選擇欲打開的文件，選定文件以后，在預覽窗口中會顯示文稿的首頁內(nèi)容。通過同時選定多個文件名，可以一次打開多個文件。 (3)單擊“打開”按鈕，打開選定的文稿。 4.追加新幻燈片 在編輯一個文稿時可以用如下兩種方法在當前文稿中追加幻燈片： (1)執(zhí)行“插入”菜單中的“新幻燈片”命令。 (2)單擊工具欄中的“新幻燈片”按鈕。 執(zhí)行上述操作以后，先彈出圖13-2所示的“新幻燈片”對話框，在其中選擇了幻燈片版式以后單擊“確定”按鈕，選定的版式幻燈片就加入到當前的文稿中了。如果是選定幻燈片視圖，新的幻燈片就出現(xiàn)在屏幕上，它追加在當前幻燈片之后，并成為新的當前幻燈片，在狀態(tài)欄中會顯示文稿中幻燈片的總數(shù)和當前幻燈片號；如果選定大綱視圖，新幻燈片追加在插入點所在的幻燈片之后。 5.在大綱視圖中加工文稿 在大綱視圖中編輯文稿時，只保留文稿中的文本和除了色彩以外的其他所有文本屬性。 1)切換到大綱視圖 用兩種方法可以切換到大綱視圖： (1)執(zhí)行“視圖”菜單中的“大綱視圖”命令； (2)單擊文稿窗口左下角的“大綱視圖”按鈕。 切換到大綱視圖以后，“大綱”工具欄就會出現(xiàn)在文稿窗口的邊緣上(通常在左邊緣上)，通過工具欄上的按鈕，可以快速重組文稿，包括重新安排幻燈片的順序、改變幻燈片的標題和層次小標題以及層次小標題的隸屬關系等?！按缶V”工具欄如圖13-3所示。圖13-3“大綱”工具欄 “大綱”工具欄中的各個按鈕的功能如下： 升級：使當前的或選擇的層次小標題左移(升級)一個層次。第一層次的小標題升級一次便成為幻燈片的標題。

降級：使當前的或選擇的層次小標題右移(降級)一個層次。幻燈片的標題降級一次便成為第一層次的小標題。 上移：使當前的或選擇的層次小標題或幻燈片標題上移一層。通過上移可以改變幻燈片的順序或?qū)哟涡祟}的從屬關系。 下移：使當前的或選擇的層次小標題或幻燈片標題下移一層。通過下移可以改變幻燈片的順序或?qū)哟涡祟}的從屬關系。 折疊：只顯示當前的或選擇的幻燈片的標題，主體部分隱去。 展開：恢復顯示幻燈片被隱去的主體部分。 全部折疊：只顯示全部幻燈片的標題，主體部分全部隱去。 全部展開：恢復顯示文稿的全部標題和主體部分。 摘要幻燈片：為選擇的一組幻燈片創(chuàng)建一張摘要的幻燈片。摘要幻燈片的標題即“摘要幻燈片”，其主體部分是由這組幻燈片的各個標題生成的一組層次小標題。 顯示格式：切換文本顯示方式，或顯示純文本，或顯示格式化的文本。 2)文稿大綱結(jié)構 文稿大綱由一系列幻燈片標題和對應的層次小標題構成。 幻燈片標題即一個幻燈片要論述的觀點。層次小標題是對標題的輔助的進一步的說明，是幻燈片的主體部分。 層次小標題排在幻燈片標題下面。每層小標題比它上一層小標題向右縮進幾格。按縮進的深度，層次小標題依次劃分為第一層、第二層…… 每個幻燈片標題左邊有一個幻燈片圖標和幻燈片編號。含有圖像的幻燈片的圖標與只有文本內(nèi)容的幻燈片的圖標有所區(qū)別，前者的圖標中有幾何圖形。幻燈片的編號按由小到大的順序排列。 幻燈片主體部分通常含多層層次小標題，各開始于一個項目符號，不同層的小標題的項目符號不相同。 3)輸入幻燈片的標題和層次小標題 在大綱視圖中很容易輸入文稿中各個幻燈片的標題和內(nèi)容。以“項目清單”版式的幻燈片為例，具體操作方法如下： (1)在新幻燈片的標題處輸入標題以后，按Ctrl+Enter鍵，即可進入該幻燈片主體內(nèi)容的輸入。 (2)每一個層次小標題輸入以后按Enter鍵，即可進入同一層次的下一個小標題的輸入。幻燈片主體部分通常含多層層次小標題，各開始于一個項目符號，不同層的小標題的項目符號不相同。 (3)在輸入一個層次小標題之前，按Tab鍵或單擊“降級”按鈕，則進入上一層次的小標題的輸入。 在輸入一個層次小標題之前，按Shift+Tab鍵或單擊“升級”按鈕，則進入上一層次的小標題的輸入。 (4)一個幻燈片的內(nèi)容輸入完成以后按Ctrl+Enter鍵，將結(jié)束該幻燈片的輸入，開始下一個幻燈片的輸入。 4)編輯文本 對于已經(jīng)輸入的幻燈片內(nèi)容，可以進行必要的編輯。在PowerPoint中，對文本進行的編輯的操作有移動文本、拷貝文本、刪除文本、查找和替換文本、改變字體、改變字型等。

操作的步驟一般為：首先選擇要編輯的文本內(nèi)容，再通過菜單或工具欄中的按鈕發(fā)出響應的命令。具體做法與Windows中其他文本編輯工具中的方法相似，這里不再敘述。 文本編輯命令一般包含在“編輯”菜單中，文字屬性設置命令一般包含在“格式”菜單中。也可以利用“大綱”工具欄提供的工具，對文稿中幻燈片順序、層次小標題順序或?qū)哟涡祟}隸屬關系進行調(diào)整。 在大綱視圖中進行編輯工作時，有時需要按更簡潔的方式查看大綱，有時要查看詳細的內(nèi)容，這些要求可以通過“大綱”工具欄提供的“展開”和“折疊”命令來實現(xiàn)。

6.在幻燈片視圖中進行操作 在幻燈片視圖中可以精心制作各個幻燈片。在此可以編輯文本，建立和編輯圖像、圖表等。 通過執(zhí)行“視圖”菜單中的“幻燈片視圖”命令，或單擊文稿窗口左下角的“幻燈片視圖”按鈕，可切換到幻燈片視圖。 每一個幻燈片通常分為標題區(qū)和主題區(qū)兩個區(qū)域，各用一個虛線框標識?；脽羝娜魏挝淖稚隙伎梢圆迦雸D形對象。另外，還可以通過“應用設計模板”為幻燈片增加背景效果。 在幻燈片視圖中也可以編輯文本，編輯文本的方法與在大綱視圖中編輯文本的方法相似。 1)查找幻燈片 為了編輯某個幻燈片，需要先找到該幻燈片，將它顯示在屏幕上。查找幻燈片的方法有以下幾種： (1)按PgUp和PgDn鍵，可以分別回到上一張幻燈片或進入下一張幻燈片。 (2)單擊PowerPoint窗口右下邊的“上一張幻燈片”或“下一張幻燈片”按鈕，可以分別回到上一張幻燈片或進入下一張幻燈片。 (3)拖動PowerPoint窗口右邊滾動條中的滾動塊到某一位置上，可以顯示和該位置對應的幻燈片。在狀態(tài)欄中會顯示文稿中幻燈片的總數(shù)和當前幻燈片號。 2)為所有幻燈片增加統(tǒng)一的背景效果 可以使用PowerPoint提供的素材，為文稿中所有幻燈片增加一個統(tǒng)一的背景效果，以增強文稿的表現(xiàn)力。為文稿中所有幻燈片增加背景效果的具體步驟如下： (1)單擊工具欄中的“應用設計模板”按鈕，或選擇“格式”菜單中的“應用設計模板”命令，將彈出“應用設計模板”對話框。 (2)在模板列表中選擇合適的背景模板，被選中模板的預覽圖將顯示在對話框上。 (3)選定模板以后，按“應用”按鈕，PowerPoint便會自動為當前文稿的所有幻燈片套上所選的背景模板。 (4)如果想刪除個別幻燈片的背景，可先將其定為當前幻燈片，然后，選擇“格式”菜單中的“背景”命令，會彈出“背景”對話框，在其中選定“忽略模板母板的背景圖形”，然后單擊“應用”按鈕。 3)改變、增加和刪除項目符號 項目符號出現(xiàn)在層次小標題的開頭位置，用于突出小標題的層次?？捎孟旅娴姆椒▽椖糠栠M行改變、增加和刪除。 (1)在欲改變項目符號的層次小標題上單擊，設置插入點。 (2)在“格式”菜單中選擇“項目符號”命令，打開“項目符號”對話框，如圖13-4所示。圖13-4“項目符號”對話框 如果選中對話框左上角的“使用項目符號”，則在層次小標題前面會有項目符號顯示；否則，將取消層次小標題前面的項目符號。 (3)當前使用的項目符號在符號列表中呈選中狀，如果要使用其他的符號作為選中項目符號，只需在欲選的符號上單擊，使其呈選中狀即可。 (4)要改變項目符號的顏色，可以在“顏色”列表框中選擇。 (5)要改變項目符號的大小，只需要改變“大小”文本框中的內(nèi)容即可。 (6)按“確定”按鈕結(jié)束對項目符號的操作。 4)在幻燈片上繪制圖形 利用PowerPoint的“繪圖”工具欄提供的工具，可以在幻燈片上畫出多種不同類型的圖形，如簡單的幾何圖形、多種形狀的箭頭、表格、藝術字等。PowerPoint的“繪畫”工具欄如圖13-5所示。 使用工具欄中提供的直線、箭頭、矩形和橢圓工具可以繪制簡單的圖案，而“自選圖形”工具提供了功能更強的繪圖能力。圖13-5“繪圖”工具欄 單擊“繪圖”工具欄中的“自選圖形”按鈕，彈出一個下拉式菜單，該菜單中列出了可用的自選圖形工具。它們是： (1)線條：包括直線、曲線、帶箭頭的直線和任意多邊形的繪制工具。 (2)連接符：包含繪制連接兩個物體的各種連接線的工具。 (3)基本形狀：包含繪制32種不同形態(tài)圖形的工具。 (4)箭頭總匯：包含繪制28種不同形態(tài)箭頭的工具。 (5)流程圖：包含28種不同的、繪制流程圖所需的部件，用這些部件可以繪制各種流程圖。 (6)星與旗幟：包含16種星形和旗幟形圖案的繪圖工具。 (7)標注：包含20種不同風格的標注框的繪制工具。 使用自選圖形的一般步驟如下： (1)在“繪圖”工具欄中單擊“自選圖形”按鈕，顯示其下拉菜單; (2)在下拉菜單中，將鼠標停在某一項上時，該項的內(nèi)容將顯示出來，可在其中選擇所需的圖形工具； (3)選中工具后，在幻燈片畫面上拖動鼠標，即可畫出選定的圖形來。

5)編輯圖形對象 在幻燈片視圖中，可以用“繪圖”工具欄提供的工具對幻燈片上的圖形對象進行編輯操作。 (1)選擇圖形對象。在編輯一個圖形對象之前，首先要選擇它。如果想同時編輯多個圖形對象，則需先選擇這些對象。 在選擇圖形對象之前，應該首先確認“繪圖”工具欄中的“選擇”按鈕是被選中的，即它是處于選中狀態(tài)。這時，當鼠標經(jīng)過畫面上的圖形時，會呈現(xiàn)空心箭頭形狀。 欲選中一個對象，單擊對象上任何位置即可。 欲選擇多個對象時，在按住Shift鍵的同時，依次單擊預選的對象。 欲選擇某一個區(qū)域中的所有對象時，拖動鼠標，形成一個矩形，矩形內(nèi)的對象將全被選中。 執(zhí)行“編輯”菜單中的“全選”命令，將選中一個幻燈片上的全部對象。 圖形對象被選中以后，被選中的對象被8個白色的小方塊圍住，白色的方塊稱為縮放塊或控制塊。 (2)填充圖形對象。填充即用顏色或圖案填充圖形對象的內(nèi)部區(qū)域。填充操作的一般步驟如下： ˙選擇欲填充的對象； ˙選擇“格式”菜單中的“自選圖形”命令，彈出“設置自選圖形格式”對話框，如 圖13-6所示，在該對話框中可以進行顏色、線條等圖形特性的設置。圖13-6“設置自選圖形格式”對話框 ˙單擊“顏色”框中的三角形按鈕，顯示“填充選項”對話框，如圖13-7所示，在該對話框中設置填充選項。 無填充色：選中該選項表示要取消填充。 自動：表示用配色方案中的缺省顏色填充。 其他顏色：表示打開“顏色”選擇對話框，選擇其他顏色進行填充。 填充效果：表示選擇用圖形、圖片、紋理或漸變色來填充對象。 背景：表示用幻燈片的背景來填充對象。圖13-7“填充選項”對話框 (3)為對象加陰影。加陰影可以增加立體效果。對圖形對象和文本對象都可以加陰影。加陰影的具體操作步驟如下： ˙選擇欲加陰影的對象； ˙在“繪畫”工具欄中單擊“陰影”按鈕，顯示“陰影樣式”對話框； ˙在對話框中選擇所需的陰影樣式； ˙如果需要，可以單擊“陰影樣式”對話框中的“陰影樣式”按鈕，彈出“陰影設置”工具欄，利用它提供的工具，修改陰影的顏色、偏移方向和偏移量。 (4)對圖形對象的其他編輯操作。PowerPoint還允許對幻燈片中的圖形對象進行刪除、復制、位移、縮放、旋轉(zhuǎn)、翻轉(zhuǎn)、對象的組合和分組、對象的疊放、對象對齊等編輯操作，這些操作可以通過“編輯”菜單中的命令、“繪畫”工具欄中的“繪圖”按鈕彈出的下拉菜單中的命令以及鼠標操作來完成，這里不再敘述。 6)幻燈片中的圖表 (1)在幻燈片中加入圖表。有兩種方法可以在幻燈片中加入圖表： ˙插入新幻燈片時選擇帶圖表的幻燈片版式，在“新幻燈片”對話框中，第5、6、8個版式是帶有圖表的幻燈片版式。加入新幻燈片以后，雙擊圖表區(qū)，即可進入圖表編輯。 ˙欲在原有幻燈片中插入圖表時，單擊工具欄中的“插入圖表”按鈕，一個缺省的圖表就會顯示在幻燈片中，自動進入圖表編輯。 (2)圖表編輯工具。進入圖表編輯以后，屏幕上顯示“圖表編輯”工具欄，如圖13-8所示。利用它提供的工具，可以對圖表進行編輯。 ˙圖表格式：利用它可以對圖表對象進行格式化。 ˙導入文件：可以從MicrosoftExcel或其他程序引入數(shù)據(jù)。 ˙按行：數(shù)據(jù)表中的數(shù)據(jù)按行組成數(shù)據(jù)系列。

圖13-8“圖表編輯”工具欄 ˙按列：數(shù)據(jù)表中的數(shù)據(jù)按列組成數(shù)據(jù)系列。 ˙加數(shù)據(jù)表：將數(shù)據(jù)表附著在圖表的下方。 ˙圖表類型：改變圖表的類型。共有14種基本的圖表類型，其中包括面積圖、條形圖、柱形圖、折線圖、餅圖、股市圖、三維條形圖等。 ˙圖例：顯示或隱藏圖例。 ˙分類軸網(wǎng)線：顯示或隱藏分類軸網(wǎng)線。 ˙數(shù)據(jù)軸網(wǎng)線：顯示或隱藏數(shù)據(jù)軸網(wǎng)線。 ˙繪圖：顯示“繪圖”工具欄。 ˙填充色：為圖表中的圖形對象選擇填充顏色。 ˙顯示比例：改變圖表的顯示比例。 7)幻燈片中的剪貼畫、圖片和藝術字 (1)在幻燈片中插入剪貼畫。在幻燈片中插入剪貼畫的步驟如下： ˙單擊工具欄中的“插入剪貼畫”按鈕，彈出“Microsoft剪輯庫”對話框; ˙在對話框中選擇所需的剪貼畫; ˙按“插入”按鈕; ˙通過操作剪貼畫周圍的控制框，改變其插入位置或大小。 (2)在幻燈片中插入其他圖片。在幻燈片中插入其他圖片的步驟如下： ˙選擇“插入”菜單中的“圖片”命令; ˙在下拉式菜單中選擇“來自文件”命令，彈出“插入圖片”對話框； ˙在對話框中選擇所需圖片文件; ˙按“插入”按鈕; ˙通過操作圖片周圍的控制框，改變其插入位置或大小。 (3)在幻燈片中插入藝術字。在幻燈片中插入藝術字的步驟如下： ˙單擊繪圖工具欄中的“插入藝術字”按鈕，彈出“藝術字庫”對話框; ˙在對話框中選擇所需藝術字模式，單擊“確定”按鈕，彈出“編輯藝術字”對話框； ˙輸入文字，根據(jù)需要改變藝術字的字體、字號和字型; ˙按“確定”按鈕。

8)在幻燈片中插入組織結(jié)構 組織結(jié)構是由一系列圖框和連線組成的，它顯示一個機構的等級和層次關系。在幻燈片中插入組織結(jié)構圖的一般步驟如下： ˙選擇“插入”菜單中的“圖片”命令; ˙在下拉式菜單中選擇“組織結(jié)構”命令，彈出“Microsoft組織結(jié)構圖”窗口。 “Microsoft組織結(jié)構圖”窗口中提供了一套工具，可以用它們來編輯組織結(jié)構圖，“組織結(jié)構圖”工具欄如圖13-9所示。

圖13-9“組織結(jié)構圖”工具欄 選擇：用來選擇組織結(jié)構圖框。 輸入文本：用來向組織結(jié)構圖中輸入文本。 部下：單擊該按鈕若干次后再單擊某一圖框，可為該圖框增加若干下屬圖框。增加圖框的個數(shù)等于單擊的次數(shù)。 左同事：單擊該按鈕若干次后再單擊某一圖框，可在該圖框左邊增加若干圖框。增加圖框的個數(shù)等于單擊的次數(shù)。 右