2023年電大秘書學試卷考試專用試題及答案

50３4試卷秘書學復習題本次學期考試以中央廣播電視大學出版社出版、張玲莉主編的《秘書理論與實務》為依據(jù)。考試時間為9０分鐘，考試形式為閉卷,考試題型有:填空題、判斷題、選擇題、簡答題,案例分析題。一、填空題:1、秘書活動的產(chǎn)生必須具有兩個基本條件:一是(秘書活動產(chǎn)生的前提條件即社會管理組織)的出現(xiàn)；二是(秘書活動產(chǎn)生的必要條件即文字和公文）的出現(xiàn)。2、公文解決涉及(收文解決）、(發(fā)文解決)和(公文解決)三個基本環(huán)節(jié)。3、禮儀基本內容涉及(儀容）、(儀表）、（儀姿．儀態(tài)）、(氣質風度）。4、辦公室管理涉及四個要素：（組織目的）、(符合目的的運轉方式）、（管理人員)和（科技管理手段)。5、秘書是在各種社會組織中,為領導者或私人(辦文）、（辦會）和（辦事）的參謀和助手。６、秘書面臨的溝通有兩種形式:（縱向溝通)、（橫向溝通)。7、（會議紀要）,合用于記載、傳達會議情況和議定事項。8、(調查報告)是對某一情況、事件、經(jīng)驗或問題，根據(jù)市場調查研究成果而寫出的有情況、有分析的書面報告。9、我國現(xiàn)行的13種行政公文中最典型的上行文種是（請示)和（報告)，既可上行又可下行，還可平行的公文文種是（函)。10、辦公室布局一般有(封閉式)和(開放式)兩種。傳統(tǒng)的辦公室重要是（封閉式)的，現(xiàn)在較多采用（開放式）布局。11、秘書在商務場合的著裝應做到四個協(xié)調:與(環(huán)境）協(xié)調、與(社會角色)協(xié)調、與(自身條件）協(xié)調和與(時節(jié))協(xié)調。1２、秘書工作的重要構成要素可以概括為(辦文）、(辦會)和(辦事）。二、判斷題:1、告知是最為常見的行政公文,屬于知照性公文。（√）2、通告的使用范圍大于公告。（×）3、繕印是指公文人員對已簽發(fā)的文稿進行打印和用印。（×)4、會議記錄是記載、傳達會議情況和議定事項的公文。(×）5、公文解決涉及收文解決、發(fā)文解決和公文管理三個基本環(huán)節(jié)。(√)6、會議具有必要性、適宜性、合法性、可行性等特性。（√)7、公文解決要遵循及時、準確、公開、統(tǒng)一、簡化的基本原則。（×)８、啟封是秘書特有的職責,單位和領導的所有文獻、信件，秘書人員都有權拆封。（×)9、文稿經(jīng)領導簽發(fā)即成為定稿，文稿據(jù)此可以生效。(√）1０、文獻用印要核算份數(shù)，超過份數(shù)的文獻不能蓋印，并要及時銷毀。（√）11、接待通常涉及五要素：來訪者、來訪意圖、接待地點、接待任務、接待方式。（×)１２、下行溝通是指上級作為信息發(fā)布者對下屬進行的一種溝通。(√）１３、名片應放在伸手可及的地方,以便隨時取出，如放在褲子后口袋里。（×)14、握手應遵循“尊者決定”的原則,即由身份尊貴的人決定雙方有無握手的必要。(√)１5、跨部門的橫向溝通通常采用會議、備忘錄、報告等形式,其中報告是最經(jīng)常采用的溝通形式。(×)16、開放參觀活動是指將組織內部有關場合和作業(yè)程序對外開放的活動。(√)１７、一個設計合理的辦公室布局應當符合以下標準：方便；整潔舒適;和諧統(tǒng)一;安全。（√)18、為別人作介紹時,應將男士介紹給女士，將職位低者介紹給職位高者。（√)19、宴請和會談的座次安排一般應遵循國際上“主左客右”的慣例安排。(√)20、值班時應做到:準確、嚴謹、及時、熱情。(√)21、秘書是在各種社會組織中為領導者或私人辦文、辦會、辦事的參謀和助手。(√）２2、印章最早出現(xiàn)于先秦時期，印章管理制度以唐代規(guī)定最為嚴格和具體。（√）2３、貼黃是宋朝首創(chuàng)的公文糾誤制度,就是在文書的寫錯之處貼上黃紙,然后改正。(×）2４、請示具有一文一事、請批相應、事后行文等特點。（×）2５、在落款處加蓋的印章要“騎年蓋月”，以示莊重、嚴厲,并防止別人作弊。(√）2６、商末，朝廷中出現(xiàn)了我國最早的秘書機構——太史寮。(√）２７、印章是一種標志，具有權威作用、法律效力和憑證作用。(√）28、會見的目的是正式互換意見，須達成書面協(xié)議并正式簽署協(xié)議。(×）2９、商務交際的禮節(jié)與禮貌重要涉及:致意、介紹、握手、寒暄等。(√）30、會見合影,按禮賓順序，一般由主人居中,以主人右手為上，主客雙方間隔排列。（√）三、選擇題１、我國最早的秘書機構產(chǎn)生于：(A)A、商朝B、戰(zhàn)國Ｃ、秦朝D、漢朝2、(Ｂ)的出現(xiàn)是秘書活動產(chǎn)生的前提條件。Ａ、皇帝Ｂ、社會管理組織C、文字D、公文3、貼黃是(D)首創(chuàng)的公文糾誤制度，就是在制敕等文書的寫錯之處貼上黃紙,然后改正。A、商朝B、秦朝Ｃ、漢朝D、唐朝4、指出下列不屬于秘書工作重要內容的選項:(C)A、辦文B、辦事C、辦證D、辦會5、漢末曹操為魏王時，設“（D)”,從此，“秘書”由指物轉為指人。A、太史B、尚書C、丞相D、秘書令6、請指出對公文解決的特點說法錯誤的一項。(C)A、政治性B、時限性C、公開性Ｄ、規(guī)范性7、代表大會的會場布置要體現(xiàn)的是(C）氣氛。A、莊嚴厲穆B、熱烈喜慶C、莊嚴隆重Ｄ、自由活潑8、下列選項不屬于公文解決的作用的一項是：（D)。Ａ.助手作用Ｂ.樞紐作用Ｃ.查考作用D.總結作用9、下列程序中不屬于發(fā)文解決階段的是（D）。A．擬稿B.審核Ｃ．繕?。?批辦１0、下列選項不屬于會后工作的一項是(C)。A、清理睬議文獻B、離會與送別C、撰寫會議記錄Ｄ、會議工作總結1１、法規(guī)性公文以(C)日期為成文日期。A、簽發(fā)Ｂ、用?。?、批準D、定稿12、官印被作為公文有效性的標記,是從（B)開始的。A、商朝B、漢代C、唐朝D、宋朝13、（Ｃ)是指重要領導人對審核過的文稿進行最后審閱，并簽字批準發(fā)文。A、批辦B、注辦C、簽發(fā)D、分發(fā)14、橫向溝通最經(jīng)常采用的溝通形式是(Ｂ)。Ａ、面談Ｂ、會議C、備忘錄D、報告１5、秘書做好隨從工作的重要目的是(C）。A．為領導者發(fā)明良好環(huán)境B.保證領導者身體健康Ｃ.節(jié)約領導時間D．提高領導效能16、下列選項不屬于辦公室的辦事原則的是：(D）。A、服務原則B、高效原則Ｃ、保密原則D、分散原則17、下列選項不屬于辦公室平常事務管理的是：（D)。Ａ、郵件管理B、值班管理Ｃ、印信管理D、行政管理１8、秘書應把(Ｄ）作為接待工作的重要依據(jù)。Ａ.領導指示B．單位條件C.來賓規(guī)定D.接待方案19、(C）曾四次擔任中央秘書長和軍委總政治部秘書長職務。A、毛澤東B、周恩來C、鄧小平D、瞿秋白2０、“尊者決定”的原則合用于（Ｃ)。A、致意B、介紹C、握手D、寒暄21、下列選項不屬于秘書職業(yè)著裝“TOP”原則是(Ｄ）。A、整齊的B、適合特殊場合的Ｃ、舒適快樂的D、高級的２2、下列中不符合設計合理的辦公室環(huán)境標準的選項是（Ｄ）。A、方便B、安全C、整潔舒適Ｄ、豪華２３、接到打錯的電話時,比較妥當?shù)慕鉀Q方式是(C）。A、告訴他打錯了，然后掛電話。Ｂ、告訴對方你的號碼是什么。Ｃ、仔細問他找的人是誰,看能否幫忙。Ｄ、告訴他，查清楚號碼再打。24、下列中不屬于公文解決的基本環(huán)節(jié)的選項是（C)。A、收文解決B、發(fā)文解決C、辦文解決Ｄ、公文管理2５、商末,朝廷中出現(xiàn)了我國最早的秘書機構(A)。A、太史寮B、丞相府C、尚書臺D、太尉府2６、(A)是在收文解決和發(fā)文解決中的一個共同的工作程序。A、登記Ｂ、擬辦Ｃ、批辦D、用印27、(A）合用于向上級機關報告工作,反映情況，答復上級機關的詢問。A、報告B、請示C、函D、調查報告２８、下列中不屬于商務交際的禮節(jié)與禮貌的選項是(A）。Ａ、宴請B、致意C、握手Ｄ、寒暄２9、檔案集中制度產(chǎn)生于(D)。A、商朝Ｂ、秦朝C、唐朝D、宋朝3０、(Ｄ)是指文獻承辦完畢，由經(jīng)辦人在公文解決單上注明解決結果和解決日期。A、擬辦B、批辦Ｃ、承辦Ｄ、注辦四、簡答題1、秘書活動產(chǎn)生必須具有的條件是什么?答：秘書活動產(chǎn)生必須具有的條件有兩個:（1）秘書活動產(chǎn)生的前提條件,即社會管理組織的出現(xiàn)。(2)秘書活動產(chǎn)生的必要條件，即文字和公文的出現(xiàn)。請簡述秘書職業(yè)道德規(guī)范的具體內容是什么？答:秘書職業(yè)道德規(guī)范的具體內容有以下幾點：（1）文明禮貌。(2)愛崗敬業(yè)。（3)誠實守信。(４）辦事公道。（５)勤儉節(jié)約，消費有度。（6)遵紀守法,熟知熟用法規(guī)。(7)團結協(xié)作,互助友愛。（8）實事求是,敢于創(chuàng)新。請簡述秘書工作有什么作用?答:秘書工作有以下幾點作用:(1）參謀智囊的作用。(2）事務助手的作用。（3）樞紐的作用。(4)協(xié)調的作用。(5)窗口的作用。（6)信息的作用。４、請簡述收文解決和發(fā)文解決的環(huán)節(jié)。答：收文解決，指各單位圍繞所收公文進行的一系列程序性工作，重要涉及對公文的簽收、啟封、登記、分送、擬辦、承辦、催辦、注辦等工作環(huán)節(jié)；發(fā)文解決,指各單位圍繞所發(fā)公文進行的一系列程序性工作，重要涉及對公文的擬稿、審核、簽發(fā)、編號、繕印、校對、用印、登記和分發(fā)等工作環(huán)節(jié)。5、請簡述會務工作的原則。答:會務工作的原則涉及:(１）認真領略領導意圖和會議的指導思想;(２)熟悉和掌握會議的組織領導情況；(3)協(xié)助領導擬定會議安排;(4)精心組織，周到服務；(５)重視并妥善做好會議的善后工作。會議紀要與會議記錄有什么區(qū)別？答:會議紀要與會議記錄的區(qū)別有四點:(1）性質不同。會議紀要是規(guī)定性行政公文，而會議紀要是記錄會議情況和議定事項的事物性文書。（2）內容的繁簡限度不同。會議紀要的內容是對會議記錄進行整理、提煉而形成的會議內容的要點,重點體現(xiàn)會議的宗旨；而會議記錄是對會議情況的原始、詳盡的記錄，重點體現(xiàn)會議的過程性和具體性。(3)形式有所不同。會議紀要具有公文的規(guī)范格式，而會議記錄的形式則比較靈活和自由,會議紀要通常采用總分式結構，而會議記錄則采用順時結構。（4)處置方式和作用不同。會議紀要一般可以文獻的形式發(fā)布或在報刊升公開發(fā)表，用來“傳達會議情況和議定事項”，而會議記錄只作為內部資料,以備查考。請簡述接待工作的原則答:接待工作的原則有：(1）熱情大方，注重實效。(2)認真負責,細致周到。（３）保證安全,內外有別。(４）勤儉節(jié)約，講究禮儀。請簡述辦公室的辦事原則答：辦公室的辦事原則重要涉及：（1)服務原則。(2)高效原則。(3）保密原則。(4）統(tǒng)一原則。五、案例分析（一）意外的電話這天上午公司孫總正在主持召開公司的董事會。公司有規(guī)定，在開董事會時會,參與人員一般不接電話,等散了再說。十點左右，公司的大客戶李總來電話，他對孫總的秘書于雪說他有急事要與孫總商議。面對這種情況，于雪應當如何解決?現(xiàn)在于雪有這么幾種選擇:a、李總，對不起!我們老總正在開會,不能接聽電話。b、李總,實在不湊巧，我們孫總正在參與董事會，估計會議要到12點鐘才結束?；仡^我們再給您來個電話,您看這樣可以嗎?c、李總,請您稍等一下，孫總剛剛散會,我立即幫您去找找。d、李總請您等一下，我立即叫我們孫總來接電話!e、李總，實在對不起，我們孫總不在公司。問題對于于雪以上幾種選擇，你認為哪種選擇比較合適，請說明理由,并對其他幾種選擇進行評析。答：選C是比較合適的，由于當于雪用這種方式回答客戶以后，她就可以去向孫總悄悄報告，聽取他的指示，假如孫總認為事情不急，不樂意去接電話，那么，于雪就可以這樣回答對方:“實在對不起，這會兒不知孫總上哪兒去了,回頭見著孫總,我們就給您去個電話,您看這樣可以嗎?”假如孫總樂意來接，于雪就可以說剛剛找到了孫總。這樣回答于雪就可以做到滴水不漏，進退自如選Ａ之所以不合適，重要是沒有考慮到對方的感受。對方會想：既然你們孫總在公司,只但是是在開會,那為什么就不能抽幾分鐘來接個電話呢？你們不是經(jīng)常高喊“用戶就是上帝”的標語嗎,為什么在這個時候你開會的事就一定比我的事重要呢？對方也許越想越氣憤。所以,盡管于雪回答的語氣委婉，態(tài)度謙恭，但她這樣的回答仍然是不合適的。選B也不合適。對方也許覺得自己急得火燒眉毛了，還要等到十二點鐘，那心里肯定不是滋味。選Ｄ明顯不合適，由于公司有規(guī)定,領導人開會時一般不接電話,于雪未經(jīng)孫總批準就答應對方,那不僅違反了公司規(guī)定，并且是非常草率的，假如孫總不來接電話,那她又如何答復客戶呢?選E也是不合適的，于雪這樣回答多少會讓對方覺得孫總是不樂意接他的電話或者是在故意回避他。假如對方出現(xiàn)猜疑,那就不利于雙方此后的合作。（二）一天上午,某公司董事長忽然收到一封非常無禮的來信,信是由一位與公司交往很深的代理商寫來的。董事長怒氣沖沖地把秘書叫來,讓她記錄自己口述的回信：我沒有想到會收到你這么不講理的信,盡管我們之間有那么長時間的業(yè)務往來,但事到如今,我也不得不終止我們之間的一切交易，并且按照慣例,我要將這件事公之于眾！董事長口述完上述復信內容,要秘書將信打好寄走。對于董事長的吩咐,秘書應當采用什么樣的態(tài)度呢?下面是四種不同的解決辦法：A.“是，我立刻照辦！”秘書回到辦公室按董事長的口述將信打印好并寄走了。B.秘書認為董事長在盛怒中做出的決定有欠妥當,假如將信寄出，對公司和董事長本人都非常不利,所以,沒有執(zhí)行董事長的指示,而是將信“壓下來”。Ｃ.秘書不執(zhí)行董事長的指示,并提出忠告：“董事長,請您冷靜一點!想一想這樣的信寄出去會有什么樣的后果吧。對方寫來這樣的信,是不是跟我們公司某些地方做得不妥有一定關系呢?我們還是先反省一下自己，再慎重解決這件事吧?！盌.秘書退下去將信打印出來,但沒有立即寄走,而是等到當天快下班的時候,見董事長怒氣已消,將打印好的信遞給董事長,“董事長,您交代的信已經(jīng)打印好，請您過目,您覺得這樣可以寄出去嗎?”(材料來源:夏目通利《秘書常識趣談》)請問,在以上A、B、C、D四位秘書的解決方法中，哪一種最妥當？哪一種最不妥當?為什么？答：D的解決方法最妥當。C的解決方法最不妥當。領導在氣憤時做出的決定很也許是不對的的,假如像Ａ那樣立即照辦,信一旦寄出,將無法挽回也許導致的損失,假如領導冷靜下來后想改變決定也沒有機會了。假如像B那樣悄悄壓下信件,不執(zhí)行領導指示,則有越權性質,如領導將來查問此事,秘書將無法交代。董事長也也許早就想同這家代理商終止往來，這封信只是一根導火索而已。C在領導情緒惡劣時以教訓的語氣當面“忠告”,無異于火上澆油,既不符合秘書的身分,也不利于領導冷靜思考問題,不管董事長的決定是對是錯,C的作法都沒有任何好處。D的解決方法既執(zhí)行了領導的指示,也給領導留下了冷靜下來后仔細思考改變決定的余地,由于假如董事長的確是在沖動的狀況下做出了錯誤的決定,則通過半天的思考，他會自我反省,這時秘書將信遞給他,并以委婉的語氣表達對領導決定的不同見解，事實上給了領導一個重新決策的機會;假如董事長冷靜下來后仍然決定與對方絕交,那也必有他的道理,秘書再將信寄出也不遲。（三）8月１0日，公司的總經(jīng)理出差了，期限是從８月10日至8月２0日，預定２0日上午回來。秘書小蘇負責解決公司的各類郵件。小蘇從收發(fā)室取回了郵件,其中上司親啟的信一封,一個郵包，總經(jīng)理辦公室收件三封,其中有一封寄自天津分公司的信總經(jīng)理曾關照過讓銷售科科長解決。正好銷售科的小李走過辦公室,小蘇說：“小李,把這封信交給你們科長”，小李把信帶走了。小蘇把總經(jīng)理親啟件放在總經(jīng)理辦公桌的抽屜里,又拆開總經(jīng)理辦公室收件，一封是邀請總經(jīng)理參與定于8月２0日下午的研討會,小蘇想，總經(jīng)理前幾天還談到準備參與這次研討會,20日他正好回來，一定會參與的。于是小蘇打印了接受邀請的回信，明確告知對方總經(jīng)理將參與會議，并替總經(jīng)理簽了名。拆開第二封信，拿出信紙,里面尚有兩張產(chǎn)品樣品的照片，小蘇看了信的內容，附件里說明有三張照片，小蘇不知道如何解決，她把照片又放回了信封中。小蘇解決郵件的做法是否對的？假如不對