2023年電大辦公室管理復(fù)習(xí)指導(dǎo)

《辦公室管理》期末復(fù)習(xí)指導(dǎo)

第一部份課程考核說明

１.考核目的

考核學(xué)生對(duì)辦公室管理方面的基本理論，重難點(diǎn)的理解和運(yùn)用基本理論與知識(shí)綜合分析的能力．

２.考核方式

期末開卷考試.?３.合用范圍，教材

本課程期末復(fù)習(xí)指導(dǎo)合用范圍為重慶廣播電視大學(xué)成人?？茲h語言文學(xué)專業(yè),文秘專業(yè)的必修課程.?考試命題的教材是由陸瑜芳主編,上海復(fù)旦大學(xué)出版社2023年2月第一版《辦公室實(shí)務(wù)》教材．?4.命題依據(jù)?本課程的命題依據(jù)是《辦公室管理》課程的教學(xué)大綱,教材，實(shí)行細(xì)則.?5．考試規(guī)定?本課程的考試重點(diǎn)涉及基本知識(shí)和應(yīng)用能力兩個(gè)方面,重要考核學(xué)生對(duì)領(lǐng)導(dǎo)學(xué)的基本理論,重難點(diǎn)的理解和運(yùn)用基本理論與知識(shí)綜合分析的能力.?6.試題類型及結(jié)構(gòu)

考題類型大體為:單項(xiàng)選擇題(約占10%),判斷題(約占10%)，簡(jiǎn)答題(約占20%),設(shè)計(jì)題(約占2０%),案例分析題(約占4０%).?第二部份期末復(fù)習(xí)重點(diǎn)范圍?第一章辦公室實(shí)務(wù)概述

一，重點(diǎn)掌握

1．文員辦公室的布置.

2.辦公用易耗品重要涉及哪些.?二,一般掌握

1.辦公室事務(wù)管理的特性.?2.辦公器械的使用.?第二章文員實(shí)務(wù)

一,重點(diǎn)掌握?1.按照＂優(yōu)先順序"解決工作原則，虛擬一份半天或一天工作計(jì)劃書.?２．簡(jiǎn)要闡述文員工作的三個(gè)環(huán)節(jié)，互相關(guān)系如何?3.文員進(jìn)言是指什么.

4.文員進(jìn)言具有什么作用.

5．文員進(jìn)言的方法和規(guī)定是什么.?6.談?wù)勎膯T工作方法中的受意方法，以及你對(duì)該方法的工作體會(huì)或結(jié)識(shí).?７.請(qǐng)示方法．?二,一般掌握?1.文員管理好自己時(shí)間的措施．?２．如何節(jié)約開支.

第三章電話，電子通訊?一，一般掌握

1．文秘人員接觸的專線電話的類型．?2．電話接打的禮儀.

3.交互式電話會(huì)議．?第四章郵件收發(fā)?一，重點(diǎn)掌握

1．郵件的解決.

２.上司不在時(shí)郵件的解決.

二,一般掌握?1.郵件的拆封.?2.郵件寄發(fā)前的準(zhǔn)備.?第五章接待實(shí)務(wù)

一,重點(diǎn)掌握

1.接待方案的設(shè)計(jì).

2.接待的基本禮節(jié).?3.接待平時(shí)來訪者的實(shí)務(wù)．

二,一般掌握?1.握手的禮儀.?第六章信訪實(shí)務(wù)

一,重點(diǎn)掌握?1.來信受理的范圍涉及哪些.?2．來信的受理與解決的程序和基本規(guī)定是什么.?第七章會(huì)議及會(huì)談實(shí)務(wù)?一,重點(diǎn)掌握

1.會(huì)議告知的擬寫．

2．文員所作的完整的會(huì)議記錄應(yīng)當(dāng)涉及哪些事項(xiàng).?3.會(huì)議后的實(shí)務(wù).

4.座談會(huì)召開的注意事項(xiàng).

5.記者招待會(huì)召開的注意事項(xiàng)．?６.會(huì)議成本的計(jì)算.?二,一般掌握?１．為上司參與會(huì)議作安排．?２.如何主持會(huì)議．?第八章日程安排

一，一般掌握

1.向?qū)Ψ揭?guī)定約會(huì)時(shí)應(yīng)注意的事項(xiàng).?2．被規(guī)定約會(huì)時(shí)的解決.?第九章差旅事宜

一,重點(diǎn)掌握

1.文秘人員在單獨(dú)或隨同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作．

二，一般掌握

1．差旅的預(yù)訂工作.

第十章照料上司身邊瑣事

一,重點(diǎn)掌握?１．文秘人員經(jīng)常要代替上司選擇禮品，向別人贈(zèng)送禮品,在解決這些事情應(yīng)考慮什么如何做.?二,一般掌握

1.文秘人員對(duì)上司重要工作的輔佐.?第十一章交際與禮儀?一,重點(diǎn)掌握

1.平常舉止規(guī)范.?二,一般掌握?1.名片的使用.?２.宴會(huì)禮儀.?3.宴會(huì)的準(zhǔn)備.?4.收贈(zèng)禮品.?第十二章辦公室用語

一,重點(diǎn)掌握

1.文員所作的口頭報(bào)告的基本方法是如何的.?2.文員作口頭報(bào)告有什么規(guī)定．

3．社交話題的選擇.?二,一般掌握?1．拒絕的方法．?第十三章印信,值班工作?一,重點(diǎn)掌握?１.單位印章重要有哪些.

2．印章在使用上有哪些規(guī)定.

二,一般掌握

1．公章的停用和銷毀.

2.值班工作的任務(wù)和規(guī)定.?第十四章文書與檔案實(shí)務(wù)?一，重點(diǎn)掌握?1.按照２023年《國(guó)務(wù)院行政機(jī)關(guān)公文解決辦法》的規(guī)定,國(guó)務(wù)院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種

2.什么是文書的立卷特性.通常可以按照哪幾種特性立卷.

3.立卷歸檔的規(guī)定.

４．立卷歸檔的標(biāo)準(zhǔn).

5.立卷類目的編制.?第三部分綜合練習(xí)題

一,單項(xiàng)選擇題?１．()不是辦公室事務(wù)管理的特性．

Ａ．服務(wù)性B.決策性C．專業(yè)性D.積極性?2.辦公室布置要注意（).?A．上司單獨(dú)用的辦公桌椅靠墻放

B．一般辦公室桌椅最佳面對(duì)面放置?Ｃ．打字，復(fù)印間離上司辦公室近些?Ｄ.各種溝通,保密

3．下列關(guān)于辦公室環(huán)境布置的目的的說法中,不對(duì)的的是().?A.發(fā)明舒適而又工作效率高的環(huán)境有效輔助上司B.塑造組織形象?C．使上司辦公室遠(yuǎn)離文秘辦公室，建立擋駕制度D.有助于保密工作?4.在使用復(fù)印機(jī)的過程中,不恰當(dāng)?shù)淖龇ㄊ?)．?Ａ．接通電源可立即復(fù)印操作B．選定復(fù)印紙后要抖松消除靜電?C.選擇復(fù)印倍率來決定復(fù)印紙尺寸D.復(fù)印完畢應(yīng)取下復(fù)印品和原稿

5.關(guān)于傳真機(jī)的使用,不對(duì)的的是().

A.發(fā)送前檢查原稿質(zhì)量B.隨時(shí)隨地可向?qū)Ψ桨l(fā)送?C.不宜發(fā)送禮儀性文本D.不宜發(fā)送私人，保密文本?6.關(guān)于錄音機(jī)的使用,下列做法中不適宜的是()．?Ａ.文員可以運(yùn)用錄音機(jī)錄下上司口述的內(nèi)容?B.為了節(jié)約成本,文員在記錄談話時(shí),使用普通磁帶即可

C.在使用錄音機(jī)之前應(yīng)當(dāng)仔細(xì)閱讀使用說明書?D.將磁帶盒兩側(cè)的防抹片除掉,可以保護(hù)已經(jīng)錄制好的內(nèi)容

7．下列選項(xiàng)中,不屬于辦公用易耗品的是（）.

A.書報(bào)架Ｂ.修正帶C.剪刀D.臺(tái)歷

8.以下文員訂購(gòu)和儲(chǔ)備辦公用品的行為中,不適宜的是()．

A.保存一張購(gòu)貨訂單，收到貨品時(shí)一一核對(duì)打勾?B.讓員工們隨意領(lǐng)取辦公用品?C.通過電話訂購(gòu)或傳真訂購(gòu),可以提高交貨速度?D.用庫存一覽表來儲(chǔ)備辦公用品

９.()不是文員在準(zhǔn)備辦公用品時(shí)的職責(zé).?A．訂購(gòu)B.制造?Ｃ.分派D．儲(chǔ)備

10.以下文員的工作順序中，不對(duì)的的是().

A.沒有任何設(shè)想就應(yīng)著手從事該項(xiàng)工作

B．文員也應(yīng)具有適當(dāng)判斷情況，機(jī)智應(yīng)對(duì)的應(yīng)變能力

C.上司分派兩項(xiàng)以上工作時(shí),按照先來后到順序進(jìn)行

D．上司所指示的工作假如不合適,可以不實(shí)行?１1．文員按照"優(yōu)先順序"解決工作,不符合這一原則的行為是(）.

A.先將自己想做的工作以重要限度為標(biāo)準(zhǔn)分類?B.另一方面以緊急限度和重要限度為標(biāo)準(zhǔn)分類?C．同時(shí)考慮上司的意向和文員自身的工作效率?D.可以按照文員自己的習(xí)慣進(jìn)行工作?12.文員必須管理好金錢,學(xué)會(huì)節(jié)約開支，以下行為中沒有做到的是（).

A．最佳到價(jià)格便宜的商店去購(gòu)買,質(zhì)量并不重要?Ｂ.作出預(yù)算,按月或季度預(yù)計(jì)辦公室的開銷來控制開支

C.采購(gòu)大量物品時(shí)可以享受批量折扣,就一次多購(gòu)買一些辦公用品

D.限制不必要的長(zhǎng)途電話,容易不要選擇快遞服務(wù)

１３．以下文員對(duì)辦公室零用鈔票管理的行為中,不適宜的是(）．

A.鈔票通常放在一個(gè)帶鎖的盒子里,再放在帶鎖的辦公桌抽屜里?Ｂ.把每一次支出的數(shù)額都記在零用鈔票單據(jù)中

Ｃ.標(biāo)準(zhǔn)的零用鈔票單據(jù)有一個(gè)署名?D.不允許任何人從零用鈔票基金里借錢?１4．文員傳達(dá)上司的指示時(shí)，不應(yīng)當(dāng)().?A.傳達(dá)可以根據(jù)上司重要意思,夾進(jìn)自己的意見?B.必要時(shí)可形成文字材料,照本宣科

C．不可在普通電話,普通函件里傳達(dá)有秘密內(nèi)容的指示?D．重要的指示,應(yīng)當(dāng)規(guī)定被傳達(dá)者復(fù)述一遍,以免漏聽或漏記

1５.文員接受和領(lǐng)略上司意圖時(shí)，應(yīng)當(dāng)().?A.用大腦專心記住

B.隨時(shí)借助錄音機(jī)記錄

C.只需接受和領(lǐng)略,并貫徹執(zhí)行即可,不要提問?D．注意傾聽,專心判斷指示的用意?16．文員必須具有合作精神,以下合作方法中不適宜的是().

Ａ.善于同別人合作,密切配合,步調(diào)一致

B.應(yīng)當(dāng)有自己的個(gè)性,盡也許使別人服從自己?C．配備文秘人員時(shí)遵從異質(zhì)結(jié)合的原則

D.公允地與同事分享勝利的成果,分擔(dān)失敗的責(zé)任

17.下列選項(xiàng)中，不屬于文秘人員解除的專線電話的種類的是（).

Ａ.市長(zhǎng)電話Ｂ.報(bào)警電話?C.投訴電話D.監(jiān)督電話?１8.文秘人員在接聽電話時(shí),不應(yīng)當(dāng)().?A.假如上司不在辦公室，先詢問對(duì)方是誰，再告訴對(duì)方他要找的人不在?Ｂ.接聽電話一方面?zhèn)鬟_(dá)必要的信息?C.電話鈴響3聲就接聽

Ｄ.由始至終保持禮貌和耐心

１9．關(guān)于接打電話的行為，不對(duì)的的是(）．?A.受到通話對(duì)方極大的責(zé)難,應(yīng)針鋒相對(duì)予以回?fù)?B.給上司的留言下面朝下放在他的辦公桌上

Ｃ.做記錄時(shí)可以在便箋下墊一張復(fù)寫紙,以防遺失后備用

D．半途因有事需放下電話請(qǐng)對(duì)方等待時(shí),應(yīng)把話筒輕輕地朝下放置

2０．以下文員應(yīng)遵守的電話禮儀中,不適宜的是（).

A.考慮打電話的時(shí)間是否合適

B.打出電話,而對(duì)方無人接聽,等鈴聲響了二,三下可掛電話?C.有時(shí)候上司過于繁忙,規(guī)定文秘人員編織一些"美麗的謊言"

Ｄ．對(duì)待投訴電話先安撫他,以友善的態(tài)度表達(dá)歉意，并告知一定立即調(diào)查此事?21．以下關(guān)于交互式電話會(huì)議的功能中,不具有的有(）．?A.審查功能B．保密功能?C.歡迎詞播放功能D．報(bào)數(shù)功能?２2．郵件送到單位所租的信箱,由文員啟動(dòng),取出郵件帶回辦公室,(）與文員的工作規(guī)定不一致．?A.天天開箱次數(shù)與郵局投遞次數(shù)一致?B.取出郵件立即返回辦公室?C.事先帶上包袋返回辦公室?D.應(yīng)提高辦事效率,把取郵件與其他事一起辦?２３.文員分揀郵件不應(yīng)當(dāng)遵守（)標(biāo)準(zhǔn)．?A.按收件人姓名分揀B.按收件部門名稱分揀

Ｃ.按私人公務(wù)標(biāo)準(zhǔn)分揀D.換郵件重要性分揀

２４．文員打印寄往歐美國(guó)家的信封,收信人內(nèi)容的打印順序應(yīng)當(dāng)是().?A.國(guó)名，地址,部門,姓名

B.姓名,地址,部門，國(guó)名

C.姓名，部門,地址,國(guó)名

Ｄ.姓名,國(guó)名，部門，地址

2５.郵件的寄發(fā)不要考慮()因素.?Ａ.時(shí)間B．便利

C．經(jīng)濟(jì)D.愛好

26．傳真機(jī)最佳用來傳送().?A.一般的圖紙B．機(jī)密文獻(xiàn)?C.很長(zhǎng)的文獻(xiàn)Ｄ.感謝信

27．文員在解決信訪工作時(shí)，當(dāng)()情況發(fā)生時(shí),要由收信人(單位)復(fù)信的情況.?A.初次寫信,或有過激言行的

B.有過激言行或漫罵領(lǐng)導(dǎo)的匿名信

C.已做結(jié)案解決的?Ｄ.沒有具體內(nèi)容的匿名信

２8．對(duì)的的握手方法應(yīng)是().

A．男士與女士握手時(shí),為了表達(dá)對(duì)對(duì)方加倍的親切和尊敬,應(yīng)雙手相握

B.握手應(yīng)保持較長(zhǎng)時(shí)間

Ｃ.可以戴著帽子握手

D.很多人同時(shí)握手時(shí),應(yīng)按順序進(jìn)行

2９.文員在帶領(lǐng)來訪者上下樓梯時(shí),不應(yīng)(）.?A.上樓梯時(shí),自己緊跟在來訪者后面?B.下樓梯時(shí),自己走在前面,并將身體倒轉(zhuǎn)向來訪者

Ｃ.讓來訪者走在樓梯的中間,由于樓梯中間的位置是上位?D.上下樓梯時(shí),提醒來訪者："請(qǐng)小心＂?3０.在寫會(huì)議告知時(shí),下列選項(xiàng)中,不一定要有(）.

A.會(huì)議經(jīng)費(fèi)B.會(huì)議名稱

C.會(huì)議的議事日程Ｄ.會(huì)議時(shí)間和地點(diǎn)

３1.在會(huì)議開始前和進(jìn)行過程中，文員的以下活動(dòng)中，不恰當(dāng)?shù)氖?).

A.協(xié)助簽到B．分發(fā)資料?C．作會(huì)議記錄時(shí)離開會(huì)議室接聽電話D．暫時(shí)保管與會(huì)者的物品?32.文員做會(huì)議記錄時(shí),可以在會(huì)議記錄中()．

A.加入自己的主觀意見?B.不記錄議題?Ｃ．與發(fā)言者用詞不一致但意思完全一致?Ｄ.對(duì)所記內(nèi)容作評(píng)論?３3.有時(shí)應(yīng)上司規(guī)定,文員參與會(huì)見或會(huì)談,()不是文員的任務(wù).

A.準(zhǔn)備資料B.發(fā)表意見?Ｃ.現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)D.會(huì)議或會(huì)談?dòng)涗?/p>

34.（)型適合自由談話，或是收集創(chuàng)意的會(huì)議.

A．口字B．教室?Ｃ.圓桌D．U字?３5.文員制作日程安排計(jì)劃表時(shí)，應(yīng)避免（).

Ａ.上司沒有通過文員而決定的日程安排計(jì)劃,也必須填寫在計(jì)劃表上

B.假如表上的空白處太少,可以使用速記符號(hào)或自己可以了解的簡(jiǎn)樸符號(hào)

C.制作日程安排計(jì)劃表時(shí)，要留意上司改變思考的時(shí)間和路途上的時(shí)間

D．日程安排計(jì)劃筆記本假如已經(jīng)使用一年以上,可以廢棄?36.文員根據(jù)上司指示,向?qū)Ψ揭?guī)定約會(huì)時(shí),()是錯(cuò)誤的.

A.假如用寫信的方式，在估計(jì)對(duì)方收到信后,再打電話確認(rèn)?B．告知你或上司的聯(lián)系電話,以便有變化時(shí)可立即告知?C．對(duì)方越忙越必須早一點(diǎn)聯(lián)絡(luò)

D.假如上司出差,可以在他回來的當(dāng)天安排約會(huì)

37．以下關(guān)于預(yù)訂工作的行為中，不適宜的是()．?A.與人聯(lián)系要記下對(duì)方姓名(同時(shí)告知你的姓名),需再打電話弄清疑點(diǎn)應(yīng)找同一人?B.一方面要了解火車運(yùn)營(yíng)時(shí)間，上司對(duì)鋪位的規(guī)定

C．假如預(yù)訂需要有保證,應(yīng)事先申明,假如想取消預(yù)訂,也要在結(jié)帳之前打電話

D.不一定要弄到確認(rèn)旅館預(yù)訂的傳真或其他書面形式的證明?3８．以下關(guān)于名片的使用方式,錯(cuò)誤的是().

A.文員應(yīng)在任何時(shí)候，任何場(chǎng)合攜帶名片?B.向別人遞送名片時(shí)應(yīng)雙手捧交,將文字下面朝向?qū)Ψ?/p>

C.假如對(duì)方給你名片,而你恰好沒有帶在身邊，應(yīng)說明并表歉意?D．名片只能當(dāng)面遞送,寄去是不禮貌的?39.社交場(chǎng)合很講究順序禮儀,一般(）.?A.以右為次B.以右為尊?C．以后為次D.以左為尊

４0.以下關(guān)于文員的宴會(huì)禮儀中,對(duì)的的是().

A.用叉，匙進(jìn)食時(shí),將餐具的整體放入嘴里,或用舌頭去舔

B．站起身來在餐桌的另一邊夾取自己喜歡的食物?C.口內(nèi)具有食物與人說話?D.吃西餐時(shí),用左手把湯盤靠近自己一邊方向稍稍提起,再用湯匙輕輕由里向外舀去?41.以下文員應(yīng)遵守的參與宴會(huì)的禮儀中,不適宜的是(）.

A.應(yīng)選擇輕軟而富于光澤的衣料,用黑，紅,白等純色為宜?B.白天赴宴應(yīng)選用香味較濃的香水,夜晚則應(yīng)選用香味優(yōu)雅的香水?C.未用完一道菜時(shí),應(yīng)將刀叉平行排放在盤子上右側(cè),叉尖向上,刀刃向內(nèi)?Ｄ.文員應(yīng)在上司之后與對(duì)方碰杯,碰杯時(shí)應(yīng)目視對(duì)方以示敬意

４2.文員協(xié)助舉行宴會(huì)時(shí),不用考慮()．

A.宴會(huì)的形式與氣氛Ｂ.交通是否方便?C.有無停車場(chǎng)Ｄ.有無休息室?４３.文秘人員在代替上司選擇禮品,并向別人贈(zèng)送禮品時(shí),應(yīng)當(dāng)(）.

A.選擇價(jià)值不菲的禮物B．去掉包裝上的標(biāo)價(jià)

Ｃ．不用特意包裝D．不用在外包裝上署名?4４．以下關(guān)于說話的要領(lǐng)中,不對(duì)的的是()?A.語句要簡(jiǎn)短

B．由過程先說?Ｃ.運(yùn)用反復(fù)的效果?D.說話時(shí)考慮時(shí)間,地點(diǎn),場(chǎng)合,對(duì)象因素,使用模糊語言

45.接受忠告的對(duì)的反映是().

A.以煩躁的心情傾聽B.盡量把責(zé)任推給別人

C．應(yīng)辯解說:"那是由于……"Ｄ．切勿感情用事?46.辦公室人員在社交活動(dòng)中應(yīng)如何選擇話題,(）屬于合適的話題.?Ａ.有共同利益的話題B．夸耀自己的話題?C．保密的話題D.應(yīng)當(dāng)忌諱的話題

4７.將同文多頁沿邊取齊后均勻錯(cuò)開,從首頁到末頁,在頁邊加蓋一完整公章,可以證明文獻(xiàn)各頁的確是同時(shí)形成,以杜絕日后篡改之嫌疑,這是().?A．騎邊章B．封存章?C.騎縫章D.證見章?4８．值班人員不應(yīng)當(dāng)做（).?A.簽發(fā)文獻(xiàn)B.分發(fā)會(huì)議告知?C．詢問情況Ｄ.傳達(dá)指示?49.文員要做好檔案收集，應(yīng)當(dāng)收集的文書資料是(）.?A.下級(jí)單位報(bào)送的報(bào)告,記錄報(bào)表等

B.未經(jīng)簽發(fā)的文電草稿?Ｃ.單位內(nèi)部互相抄送的文獻(xiàn)材料

D．本單位負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)所形成的文獻(xiàn)材料?５0．以本單位與外單位就某些問題的往來文書為標(biāo)準(zhǔn)立卷.如問函與復(fù)函等用().?Ａ．按通訊者特性立卷B．按地區(qū)特性立卷?C.按文種特性立卷Ｄ．按作者特性立卷

二,判斷題?1.辦公室的燈泡照明要避開自然光,最佳用人工燈光.

2.辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了建立擋駕制度．

3．在陽光明亮的教室和會(huì)議室內(nèi)使用投影機(jī)，效果不受影響.

4.收到新的辦公用品應(yīng)當(dāng)分類擺放,把不常用的辦公用品存放在架子的最上面或最下面,或放在儲(chǔ)藏柜的最里面.

5．文員第一次做一項(xiàng)工作時(shí)應(yīng)當(dāng)快一些，假如錯(cuò)誤可以再做一遍.

６．文員在工作中一旦有疑難時(shí)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)向上司請(qǐng)示.

7.文員傳達(dá)上司信息時(shí),可以把上司的話語加多或減少,以個(gè)人的口吻來轉(zhuǎn)達(dá)．?8.文員打電話給對(duì)方時(shí)，在對(duì)方接聽電話后,應(yīng)先問好,再請(qǐng)問對(duì)方的姓名.?9．替上司篩選電話,把不必由上司接觸和知悉的電話擋駕在外,是文秘人員的職責(zé)之一.

１0.文員對(duì)報(bào)紙和雜志的解決,可以挑出上司喜歡的報(bào)紙和雜志放在他的辦公桌上,其他的放在報(bào)刊架上供大家閱讀.

11.文員在寄發(fā)郵件時(shí),應(yīng)盡量避免不必要的通信和郵寄,盡也許把頻繁的聯(lián)系集中起來分批進(jìn)行.

１２.按英美國(guó)家習(xí)慣,文員接待來訪者,應(yīng)當(dāng)站起來與來訪者發(fā)言.

13．文員作介紹,應(yīng)先介紹地位高的人,再介紹地位低的人.

14．介紹地位相同的人時(shí)，應(yīng)按照到職的先后,先介紹新進(jìn)的職工；若同時(shí)到職，就先介紹年紀(jì)較輕的人.?１5.文員作介紹,若年齡,地位都相同,應(yīng)從較親近的人開始介紹.?16.假如會(huì)客室的門是推開的,文員應(yīng)先小步走進(jìn)會(huì)客室，等客人進(jìn)入后,再輕輕關(guān)上門.?１7.假如會(huì)客室的門是拉開的,文員進(jìn)入會(huì)客室后,才干讓客人進(jìn)入.?１8.為來自外地的與會(huì)者安排賓館住宿,最方便的安排是在同一家賓館為與會(huì)者預(yù)定房間,只要弄清有多少人數(shù)即可.?１９.假如是你主持會(huì)議，則要做好筆記,并把每次會(huì)議紀(jì)要的打印件存放進(jìn)一個(gè)會(huì)議文獻(xiàn)夾,假如以后出現(xiàn)問題，可以查看筆記,證實(shí)某一天你曾給某人安排了某件工作等．

20．假如上司不準(zhǔn)備參與某個(gè)會(huì)議，應(yīng)立即將會(huì)議告知丟掉，以免干擾其他事情．?21．辦公會(huì)議的議題應(yīng)當(dāng)相對(duì)集中，具體.每次會(huì)議討論的議題不多,但力求解決.通常每次議題幾乎都不同,有新的變化，發(fā)展和補(bǔ)充.?2２.代表會(huì)議依法定期召開,與會(huì)代表必須達(dá)成法定人數(shù)方為有效,因此文員應(yīng)仔細(xì)核對(duì)出席人數(shù).?２3．文秘人員應(yīng)當(dāng)將上司自己安排的約會(huì)和自己為上司安排的約會(huì)都記錄在日程表上;天天早上或前一天臨近下班時(shí),文秘人員都必須笑容可掬地堅(jiān)持和上司核對(duì)當(dāng)天或第二天的日程表.

24.假如不小心發(fā)生日程安排計(jì)劃反復(fù)的情形，就要排定可以動(dòng)用的空檔,自己決定優(yōu)先順序.?2５．假如對(duì)方所規(guī)定的日期已經(jīng)被預(yù)約,除非有相稱的確認(rèn),文秘人員切不可獨(dú)斷地拒絕,應(yīng)當(dāng)問明上司的意思,由于或許那是件必須取消原定約會(huì)的重要事情.

26.假如上司一年之中交往很多,但很難記住每一個(gè)人和每一次見面的情況,文員應(yīng)把有關(guān)資料輸入電腦,準(zhǔn)備交往提醒文獻(xiàn).

２７.文秘人員對(duì)上司重要工作的輔佐重要有提神醒腦的服務(wù),私事方面的協(xié)助,財(cái)物管理及其他活動(dòng).

２8.文員對(duì)支票管理要謹(jǐn)慎,支票簿與印章應(yīng)當(dāng)一同鎖入抽屜．

２9.文員在工作時(shí)間如需要補(bǔ)妝，應(yīng)隨時(shí)隨地進(jìn)行．

30.男女之間,男士先伸手了,女土才干與之相握．

３１.交際應(yīng)酬要講求時(shí)效，若時(shí)機(jī)錯(cuò)過再來補(bǔ)救,不僅無法表達(dá)誠(chéng)意，還會(huì)破壞彼此關(guān)系．

32.無論何種禮服都應(yīng)考慮宴會(huì)的地點(diǎn),時(shí)間，形式．請(qǐng)?zhí)现付ù颍⒑陬I(lǐng)結(jié)",便表達(dá)穿無尾正式禮服.

3３.宴請(qǐng)的請(qǐng)柬一般要提前一至二周發(fā)出,以便客人及早安排,已經(jīng)口頭約定的就不要補(bǔ)發(fā)請(qǐng)柬了.?34.宴請(qǐng)的菜譜應(yīng)符合對(duì)方的飲食習(xí)慣，但必須有反映我國(guó)傳統(tǒng)風(fēng)味的土特產(chǎn)品,如茅臺(tái)等烈性酒．

35.不要在酒宴上評(píng)論或附和別人對(duì)某人的議論,也不可評(píng)論菜肴的優(yōu)劣.

３6．拜訪長(zhǎng)輩或地位較高人士時(shí),可先請(qǐng)人遞上你的名片,以作通報(bào).

３7．假如要拒絕別人,最佳是依照自己和對(duì)方的人際關(guān)系限度,分別使用表達(dá)方法,以避免由于拒絕而發(fā)生不必要的困擾.

38.對(duì)于重要的指示，文員在傳達(dá)時(shí)應(yīng)當(dāng)規(guī)定被傳達(dá)者備好紙和筆記錄下來，以免漏掉.

39.要發(fā)問或故意見時(shí),應(yīng)當(dāng)?shù)壬纤菊f完話之后再發(fā)問,可以提出自己的見解．假如上司不加采用，應(yīng)說服上司．

40.受到直屬上司以外的指派時(shí)，假如是文員自己可以安排辦理，并且不會(huì)影響到直屬上司所指示的工作就可以接受,否則要向直屬上司請(qǐng)示后再作決定.?41.合適的話題可以有雙方都感愛好的,有共同利益的話題,比較高雅的話題和夸耀自己的話題.

42.凡是單位撤消,原公章應(yīng)立即停用，不用告知有關(guān)單位．

4３.公章停用后即為廢章,由文秘人員或文秘部門統(tǒng)一丟棄即可.?44.值班人員要認(rèn)真填寫值班接待登記表或值班日記,直接解決不了的問題要報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批示或轉(zhuǎn)交有關(guān)部門解決.

45.辦公室人員值班工作的制度有交接班制度，請(qǐng)示報(bào)告制度和安全,保密制度,但沒有崗位責(zé)任制度．?4６.檔案是指使用過的,文獻(xiàn)中所指事情已經(jīng)辦理完畢,具有保存價(jià)值的文書．?47.在平時(shí)的歸卷工作中．對(duì)于一些不便歸卷的文獻(xiàn),可暫時(shí)不歸卷;但要鎖在自己的文獻(xiàn)柜或者抽屜里.?48.文書部門立好的案卷,必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為＂歸檔"，有歸檔范圍和規(guī)定,但沒有期限.?49.年終組卷,簡(jiǎn)稱組卷,指年終或次年年初對(duì)歸卷的各個(gè)條款內(nèi)的文獻(xiàn)材料進(jìn)行調(diào)整立卷，卷內(nèi)文獻(xiàn)排列和編號(hào)以及擬寫案卷標(biāo)題等一系列工作.

三，簡(jiǎn)答題?1.辦公用易耗品重要涉及哪些?2.簡(jiǎn)要闡述文員工作的三個(gè)環(huán)節(jié),互相關(guān)系如何?3.文員進(jìn)言是指什么進(jìn)言具有什么作用方法和規(guī)定是什么

4.來信受理的范圍涉及哪些受理與解決的程序和基本規(guī)定是什么

５.文員所作的完整的會(huì)議記錄應(yīng)當(dāng)涉及哪些事項(xiàng)

６.文員所作的口頭報(bào)告的基本方法是如何的有什么規(guī)定

7.單位印章重要有哪些印章在使用上有哪些規(guī)定

8.按照２０23年《國(guó)務(wù)院行政機(jī)關(guān)公文解決辦法》的規(guī)定,國(guó)務(wù)院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種?9.什么是文書的立卷特性通常可以按照哪幾種特性立卷

四,論述題?1．小李是剛到公司的文員,公司辦公室內(nèi)有各種文獻(xiàn)柜,儲(chǔ)物架,書報(bào)架,辦公室主任給她配置了帶鎖的辦公桌,電腦,電話機(jī),還給了她新的文獻(xiàn)架,文具用品盒,各種筆,膠水,剪刀,參考書,需要翻譯的資料,公司印章,印盒,墨水，復(fù)印紙(２包),規(guī)定小李整理好辦公桌,把東西分門別類放置在適當(dāng)?shù)奈恢?小李應(yīng)當(dāng)怎么做

2.按照"優(yōu)先順序＂解決工作原則,虛擬一份半天或一天工作計(jì)劃書.

3.安徽某公司欲與上海某公司合作，上海以品牌,技術(shù)入股,運(yùn)用安徽比較便宜的原材料和人工,共同生產(chǎn)國(guó)內(nèi)緊缺的產(chǎn)品.上海代表團(tuán)一行10人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請(qǐng)小李作好準(zhǔn)備.假如你是小李,你如何設(shè)計(jì)這個(gè)接待方案?４.康橋賓館位于本市南京西路4５號(hào)，是個(gè)中型賓館,有會(huì)議室,餐飲，停車場(chǎng)等,某公司準(zhǔn)備在１1月1５日上午９：０0到12:00召開全廠中層干部大會(huì),討論次年產(chǎn)品發(fā)展和銷售計(jì)劃,地點(diǎn)就在康橋賓館的12樓會(huì)議室．這次會(huì)議由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)安排.辦公室主任讓小付擬一個(gè)會(huì)議告知.他應(yīng)當(dāng)考慮哪些問題?5．麥格公司為了解新產(chǎn)品的科技含量和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，以制定合適的價(jià)格打入市場(chǎng),決定召開專家座談會(huì),對(duì)新產(chǎn)品進(jìn)行評(píng)估,辦公室人員應(yīng)當(dāng)如何準(zhǔn)備和開好這次座談會(huì)?6.東南汽車公司為了推出三菱藍(lán)瑟(lancer）這款新車型,準(zhǔn)備召開一個(gè)記者招待會(huì),辦公室人員應(yīng)當(dāng)如何準(zhǔn)備和開好這次記者招待會(huì)?7.雨天,在利達(dá)公司內(nèi)召開的新產(chǎn)品推介會(huì)結(jié)束了.公司的大型會(huì)議室有很各種會(huì)議用品,室外有接待處,公司還租了汽車來接送來賓,為圓滿結(jié)束這次會(huì)議，辦公室人員在會(huì)后應(yīng)當(dāng)做些什么工作

8．科達(dá)公司召開中層干部擴(kuò)大會(huì)議，參與人員為總經(jīng)理,副總經(jīng)理,各職能部門的正副經(jīng)理,辦公室正副主任和職工代表等,共46人,會(huì)議文秘人員和其他服務(wù)人員4人,會(huì)議時(shí)間為５小時(shí)．參與會(huì)議人員月平均工資為２4０0元,其他收入600元,假設(shè)一個(gè)月工作30天,一天工作8小時(shí).會(huì)議后勤費(fèi)用開支有:文獻(xiàn)材料費(fèi)200元,飲料費(fèi)100元，因會(huì)議緊張安排午餐,餐費(fèi)每人10元.請(qǐng)計(jì)算會(huì)議的成本.

９.文秘人員在單獨(dú)或隨同上司旅行結(jié)束后,要做好哪些工作

1０.文秘人員經(jīng)常要代替上司選擇禮品，向別人贈(zèng)送禮品,在解決這些事情應(yīng)考慮什么,如何做?五,案例分析題

１.談?wù)勎膯T工作方法中的受意方法,以及你對(duì)該方法的工作體會(huì)或結(jié)識(shí).

2.某年3月5日，新欣化工公司的總經(jīng)理出差了,這次的期限是從３月５日至3月12日，預(yù)定12日上午回來.文員小王負(fù)責(zé)解決公司的各類郵件．小王從收發(fā)室取回了郵件,其中上司親啟的信一封,一個(gè)郵包,總經(jīng)理辦公室收件三封,其中有一封寄自河南分公司的信,總經(jīng)理曾關(guān)照過讓銷售科科長(zhǎng)解決．正好銷售科的小李走過辦公室,小王說：＂小李,把這封信交給你們科長(zhǎng)",小李把信帶走了.?小衛(wèi)把總經(jīng)理親啟件放在總經(jīng)理辦公桌的抽屜里,又拆開總經(jīng)理辦公室收件,一封是邀請(qǐng)總經(jīng)理參與定于３月１2日下午的研討會(huì),小王想,總經(jīng)理前幾天還談到準(zhǔn)備參與這次研討會(huì)，１2日他正好回來,一定會(huì)參與的．于是小王打印了接受邀請(qǐng)的回信，明確告知對(duì)方總經(jīng)理將參與會(huì)議，并替總經(jīng)理簽了名.拆開第二封信,拿出信紙,里面尚有兩張產(chǎn)品樣品的照片,小王看了信的內(nèi)容,附件里說明有三張照片,小王不知道如何解決,她把照片又放回了信封中．?小王拆開郵包，發(fā)現(xiàn)是產(chǎn)品研發(fā)中心為了開發(fā)新產(chǎn)品,在前幾天訂購(gòu)的新型材料,一共有五個(gè)品種,小王憑印象覺得訂購(gòu)的是三種,多了兩種.心想，是供應(yīng)商積極送來的,不拿白不拿,于是她打電話讓研發(fā)中心的人取走了.

請(qǐng)分析:(1)小王解決郵件的做法是否對(duì)的為什么?(２)假如不對(duì)的,對(duì)的的做法應(yīng)當(dāng)是如何的

3.文員鄧小姐第一天上班，上司讓她負(fù)責(zé)解決公司的郵件．早上第一批郵件到了,鄧小姐正忙著打電話,她讓送信者把信就堆放在已有一些信件的辦公桌上,一邊打電話,一邊拿過筆簽了字.打完電話，心不在焉地把所有的信都剪開了,其中一封信被剪掉了回信地址的一角,她也沒有注意.她抽出所有的信紙,放在一邊,而把所有的信封放在了另一邊.鄧小姐拿起一張信紙看了起來,只見上面寫著:"親愛的紅:……"，她意識(shí)到拆錯(cuò)了信，急忙看完了信,她把信又用膠水粘了起來(但是外表還是有些痕跡).她又看了幾封信,其中有一封急件,覺得應(yīng)當(dāng)由上司回信,于是，她把幾封信混在一起放在上司的辦公桌上.這時(shí),上司把寫有美國(guó)地址的英文名片，讓她打印一個(gè)寄往美國(guó)的信封，鄧小姐按照以往寫信的習(xí)慣，把收件人地址,姓名打印在信封的上面，把公司的地址打印在右下角.?(1）你認(rèn)為鄧小姐解決郵件是否對(duì)的,為什么?（２)請(qǐng)說明對(duì)的的做法.

4.某國(guó)營(yíng)公司總經(jīng)理辦公室人員小趙正在看當(dāng)天準(zhǔn)備上報(bào)的記錄報(bào)表，本公司一位實(shí)習(xí)生，剛從大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理專業(yè)畢業(yè)的小林走了進(jìn)來，小林針對(duì)該公司管理寫的畢業(yè)論文中的某些觀點(diǎn)和見解很得指導(dǎo)老師賞識(shí)，他本人也認(rèn)為對(duì)公司改革有一定作用,他準(zhǔn)備找總經(jīng)理談?wù)?小趙客氣地請(qǐng)小林坐下,說："總經(jīng)理外出了，有什么事請(qǐng)跟我說吧".小林就滔滔不絕地講了起來.小趙一邊聽,一邊看報(bào)表．小林言談中常帶"像我們這樣的小公司……＂,小趙越聽越不快樂,結(jié)果沒等小林把話說完,他便滿臉怒氣地說"公司小，是否埋沒了你的才干你是大材小用，為什么不去大公司呢"小趙的冷嘲熱諷,激怒了小林,引起了劇烈的爭(zhēng)執(zhí),最后小林氣憤地離開了辦公室.

小趙還在悶悶不樂時(shí)，三名被解職的職工吵吵嚷嚷地進(jìn)來了,他們因平時(shí)工作不遵守紀(jì)律,完不成任務(wù)被解職,此刻要找總經(jīng)理解決他們的問題．小趙說總經(jīng)理不在，想請(qǐng)他們坐下來慢慢談,他們不相信,非要找總經(jīng)理不可.正好總經(jīng)理走了進(jìn)來，他們怒氣沖沖地推推搡搡,揪住總經(jīng)理的衣服不放.小趙在一邊干著急,不知道怎么辦才好……?請(qǐng)分析:(１)你認(rèn)為小趙在這兩件事上做得怎么樣為什么

(２)他應(yīng)當(dāng)怎么做才對(duì)?５.小李受上司委托在浦東機(jī)