第十章會務(wù)工作

第十章會務(wù)工作某天，某單位召開一個大型會議，辦公室秘書小張忙碌幾天，自認(rèn)為會務(wù)安排一切就緒，只等會議開幕。沒想到，會議一開幕，小張就被當(dāng)頭棒喝。在會議主持人宣布大會開始之后，接著就是“全體起立奏國歌”。等到臺上臺下全體肅立后，喇叭里放出的不是那雄壯激昂的國歌，而是那低沉的國際歌。會場一下子就亂了起來。小張立即沖上臺去關(guān)了機(jī)，可國歌的磁帶就是找不到，臺上臺下足足站了幾分鐘。會議的主持人只好用沙啞的聲音起了個頭，指揮會場合唱國歌。臨時的變動，讓與會者沒有準(zhǔn)備，雄壯的國歌被唱得沒有格調(diào)。主席臺上的大小領(lǐng)導(dǎo)都用嚴(yán)厲的目光盯著小張。小張感到十分害怕。事后，單位領(lǐng)導(dǎo)對辦公室秘書們說：“你們是單位的門面，稍有不慎，影響很壞！會務(wù)工作不到位，不僅干擾了會議，而且影響了單位的聲譽(yù)，辦公室秘書都是馬大哈，還談什么企業(yè)素質(zhì)和管理水平？”案例導(dǎo)入：分析：這個案例中小張秘書由于會議籌辦工作不細(xì)致，導(dǎo)致該放國歌的時候出現(xiàn)了放國際歌這樣一件令與會人員十分難堪的事。它不僅使得會議在一開始就陷入了混亂，影響了會議秩序和會場氣氛，也影響了組織的形象和與會者對會議主辦單位的信任感。對于會議組織者來說，這一突如其來的情況，也會使會議的主持者陷入被動，影響會議進(jìn)程。這件事告訴我們，會議籌辦是一個系統(tǒng)工程，必須環(huán)環(huán)相扣，步步落實，反復(fù)檢查，不能出差錯。任何細(xì)小的疏漏和失誤都可能影響整個會議效果。因此作為會議的籌辦人員必須認(rèn)真負(fù)責(zé)，扎實細(xì)致，責(zé)任到人。第一節(jié)會議概述一、會議及會議要素（一）會議“會”就是聚會、會合、集會；“議”就是商議、商討、議論，就是討論和研究問題。會議就是把人們組織起來討論和研究問題的一種形式。根據(jù)《現(xiàn)代漢語詞典》的解釋，會議一詞有兩種含義：一是指有組織有領(lǐng)導(dǎo)地商議事情的集會，如全體會議、廠務(wù)會議、工作會議等；二是指一種經(jīng)常商討并處理重要事務(wù)的常設(shè)機(jī)構(gòu)或組織，如中國人民政協(xié)商會議、部長會議等。秘書的會議事務(wù)工作指的是第一種含義。（二）會議要素二、會議的分類1.按照會議的規(guī)模劃分(1)特大型會議一般指萬人左右到十萬人，幾十萬人直至百萬人參加的會議。如國慶慶典大會、大型聯(lián)歡會、宣判大會等。(2)大型會議一般指千人到數(shù)千人至萬人參加的會議。如焰火晚會、游行示威、體育比賽、人民代表大會等。(3)中型會議一般指百人左右到數(shù)百人至千人參加的會議。如春節(jié)團(tuán)拜會、節(jié)日慰問會、經(jīng)驗交流會等。(4)小型會議一般指數(shù)十人至近百人不等的會議。如各種辦公會、座談會、現(xiàn)場會等。(5)微型會議幾人至十人參加的會議。如小組會、班組會、領(lǐng)導(dǎo)碰頭會等。2.按照會議的內(nèi)容含量劃分(1)綜合性會議，如人民代表大會、工作總結(jié)會(2)專題性會議，如××經(jīng)驗交流會、×節(jié)日慶祝活動會、高校招生工作會議等。3.按照會議召開的時間劃分(1)定期會議指按照一定的時間間隔或一定的循環(huán)周期固定召開的會議，亦稱例會。如辦公例會、各種定期召開的經(jīng)驗交流會、學(xué)術(shù)討論會等。(2)不定期會議根據(jù)組織開展工作的需要，隨時要召開的會議。如防汛緊急會、抗災(zāi)緊急會、××工作布置會、研討會等。4.按照會議的級別劃分按照會議的級別劃分是依據(jù)我國黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)從中央到地方的不同等級劃分的，比如中央級會議、省、市、自治區(qū)級會議等等。5.按照會議的秘密程序劃分，公開會議、內(nèi)部會議、機(jī)密會議。6.按照會議的性質(zhì)劃分（1）決策性會議包括立法性會議（權(quán)利機(jī)構(gòu)的會議，如各級人民代表大會）、黨務(wù)性會議（是政黨內(nèi)部召集的會議，如黨的各級代表大會。它具有政策性強(qiáng)、有一定范圍限制的特點，某些會議還有一定的機(jī)密性）、行政性會議（是各級行政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位召開的執(zhí)行性、工作性會議，也包括研究和處理日常工作的一種會議，或叫例行工作會議，或叫“碰頭會”，或叫辦公會議，或叫廠務(wù)會議等。它往往是總結(jié)過去的工作，部署今后的任務(wù)。）等。（2）非決策性會議包括業(yè)務(wù)性會議（主要指在各經(jīng)濟(jì)部門、教育、科技、文化、體育、藝術(shù)等領(lǐng)域召開的專業(yè)性會議。如工業(yè)的定貨會、文藝單位的匯演會、科技的展覽會、高?；蚩蒲袉挝坏膶W(xué)術(shù)討論會、或就某部作品舉行的座談會等等。它研究和討論的問題比較集中，有較強(qiáng)的針對性；與會人員思想活躍，會議活動也比較頻繁。）、群眾性會議（其與會者主要是非官方、非專業(yè)性的群眾，會議目的是表達(dá)群眾的意愿。如各群眾團(tuán)體召開的各種群眾性慶祝集會、紀(jì)念集會或抗議集會，以及勞動模范與先進(jìn)工作者會議等。它的特點是群眾性、廣泛性，有些會議的規(guī)模還比較大。）、交際性會議（旨在增進(jìn)了解、發(fā)展友誼的會議，如文藝晚會、聯(lián)歡會、茶話會等。）等。7.按照會議一會人員集中或分散情況劃分由于現(xiàn)代會議形式的出現(xiàn)，有了與傳統(tǒng)的與會人員在同一時間同一地點集中一處開會不同的異地開會形式，因而也就有了與集中開會對應(yīng)的非集中會議形式。非集中的會議包括電話會議、電視會議、網(wǎng)絡(luò)會議等，統(tǒng)稱為電子會議。會議是一種十分廣泛的社會活動方式，給它分類還可以從其他的角度和側(cè)面進(jìn)行，如表5-2所示分類標(biāo)準(zhǔn)類型按與會者的身份和國籍國內(nèi)會議國際會議按與會者國別或與會各方的數(shù)量雙邊會議多邊會議按會議議題所涉及的領(lǐng)域經(jīng)濟(jì)性會議/政治性會議軍事性會議/文化性會議等會議的其他分類補(bǔ)充——公司常見會議的類型

客戶咨詢會產(chǎn)品展銷訂貨會

新產(chǎn)品新聞發(fā)布會

股東大會三、會議的作用與缺陷(一)會議的作用1、實施領(lǐng)導(dǎo)的重要工具2、領(lǐng)導(dǎo)貫徹民主集中制，實行決策民主化、科學(xué)化的必要手段3、各級領(lǐng)導(dǎo)貫徹政策、部署任務(wù)、溝通信息、協(xié)調(diào)行動的有效方法(二)會議的缺陷—文山會海行政管理學(xué)者指出了會議的八點缺陷：耗費(fèi)人力，時間與經(jīng)費(fèi)；所得決議并不一定是好決議；易被少數(shù)人操縱；受會場氣氛、情緒影響，易作出超出權(quán)限的決議；責(zé)任不明，所作決議，名義上共同負(fù)責(zé)，事實上無一人負(fù)責(zé)；易于感情用事；使主管推卸責(zé)任；常流于會而不議或議而不決。四、會議的申報與審批1．會議申報與審批的形式

一般而言，會議申報與審批大體有三種形式。

一是口頭申報形式二是書面申報形式三是會議申報形式2．會議審批的原則

秘書部門對有關(guān)職能部門申報召開的會議，要本著精簡從嚴(yán)的審批原則，嚴(yán)格把好審批關(guān)。會議審批還應(yīng)遵循“一枝筆”的原則。第二節(jié)會務(wù)工作的要求和內(nèi)容一、會務(wù)工作的要求（一）會務(wù)工作的一般要求１．準(zhǔn)備充分２．組織嚴(yán)密做到三落實：一是政策落實，二是人員落實，三是時間落實３．服務(wù)周到４．確保安全一是保證會議各種文件、資料的安全，二是人身安全。（二）會務(wù)工作的具體要求１．確定會議的形式弄清了會議的議題或會議要解決什么問題，達(dá)到什么目的，決定開會之后，就可以確定會議的形式。２．確定會議的規(guī)模主要是控制出席會議的人員、特邀代表、列席人員、工作人員和服務(wù)人員的數(shù)量。３．確定會議時間和會期會議時間是會議正式開始的時間；會期是指整個會議的時間期限；對此都要作明確的規(guī)定。４．確定會址會議地址的選擇應(yīng)以方便與會者為主要原則。一般應(yīng)考慮到以下因素：一是會場大小適中，二是會議地址適中，三是會場附屬設(shè)施齊全。５．會議運(yùn)作會議運(yùn)作必須嚴(yán)格按照會議科學(xué)的要求進(jìn)行，按照既定的方案進(jìn)行，不能隨心所欲。二、會務(wù)工作的內(nèi)容一般來說，會議工作的進(jìn)程有“三步曲”，即會議準(zhǔn)備階段、會議進(jìn)行階段和會議結(jié)束階段。與此相適應(yīng)，會務(wù)工作的內(nèi)容也有三個部分，即會前準(zhǔn)備工作、會中組織工作以及善后工作。（一）會前的準(zhǔn)備工作1.安排議題2.擬訂與會人員范圍或名單3.辦理會議報批手續(xù)4.發(fā)會議通知5.準(zhǔn)備會議文件和材料6.選擇和布置會場7.排列座次8.辦妥后勤服務(wù)事宜9.做好新聞發(fā)布工作10.進(jìn)行全面的會前檢查11.通訊保障1.安排議題議題就是會議需要討論研究的題目或內(nèi)容。秘書人員應(yīng)負(fù)責(zé)了解需要討論的事項，做好收集議題的工作，并根據(jù)問題性質(zhì)、領(lǐng)導(dǎo)意圖、輕重緩急及機(jī)密程度作出安排。

事關(guān)重大的，需要大家開動腦筋進(jìn)行討論的內(nèi)容

一些例會上宣布周知的內(nèi)容有的議題部分人可以不參加，就可以遲到或早退，以避免不必要的“聽會”放在會前放在后面放在會期兩頭

安排好議題后，還要確定議程和日程。1)會議議程會議議程是為完成議題而作出的順序計劃，即會議所要討論、解決的問題的大致安排，會議主持人要根據(jù)議程主持會議。會議議程是具體會議的概略安排，它通過會議日程顯示出來。大中型會議的議程一般安排如下：開幕式；領(lǐng)導(dǎo)和來賓致辭；領(lǐng)導(dǎo)做報告；分組討論；大會發(fā)言；參觀或其他活動；會議總結(jié)，宣讀決議；閉幕式。

會議議程表的編制方法：(1)制定議程表時，應(yīng)注意議題所涉各種事物的習(xí)慣性順序和本公司章程有無對會議議程順序的明確規(guī)定。(2)制定議程表之前還須明確會議活動的人員、日期和時間、地點、有關(guān)的餐飲安排。多采用表格形式。(3)宣布議程，然后說明一些有關(guān)此次會議事務(wù)性的內(nèi)容(例如：點名，報告缺席情況，宣讀和修正上次會議記錄等)，之后再安排討論的問題。(4)盡量將同類一性質(zhì)的問題集中排列在一起，這樣既便于討論，也便于有關(guān)列席人員到會和退席。(5)保密性較強(qiáng)的議題，一般放在后面。案例某公司銷售團(tuán)隊會議議程安排有無不妥？公司銷售團(tuán)隊會議將于5月25日（周一）上午9：00在集團(tuán)總部的三號會議室舉行。會議研究議題如下：1、銷售二部經(jīng)理的人選；2、東部地區(qū)銷售活動的總結(jié)；3、上次會議記錄；4、銷售一部關(guān)于內(nèi)部溝通問題的發(fā)言；5、公司下季度銷售目標(biāo)的制訂6、公司銷售人員的招聘和重組。某公司銷售團(tuán)隊會議議程公司銷售團(tuán)隊會議將于5月25日（周一）上午9：00在公司總部的三號會議室舉行。會議研究議題如下：1、銷售二部經(jīng)理的人選；2、東部地區(qū)銷售活動的總結(jié)；3、上次會議記錄；4、銷售一部關(guān)于內(nèi)部溝通問題的發(fā)言；5、公司下季度銷售目標(biāo)的制訂6、公司銷售人員的招聘和重組。修改：

公司銷售團(tuán)隊會議將于5月25日（周一）上午9：00在公司總部的三號會議室舉行。會議研究議題如下：1、宣布會議議程；2、說明有關(guān)人員缺席情況；3、東部地區(qū)銷售活動的總結(jié)；4、銷售一部關(guān)于團(tuán)隊溝通問題的發(fā)言；5、公司下季度銷售目標(biāo)的制訂；6、公司銷售人員的招聘和重組；7、銷售二部經(jīng)理的人選。2)會議日程會議日程就是根據(jù)議程逐日作出的具體安排，它以天為單，是會議全程各項活動和與會者安排個人時間的依據(jù)。某股份有限責(zé)任公司股東大會日程安排日期

時間

內(nèi)容安排

地點主持參加人備注3、9上午9：00報到花園酒店大會議廳李總XXXX9：30會議開始，張董致開幕詞大會議廳張董全體股民9：40李總：年度經(jīng)營報告大會議廳張董全體股民11：00年度決算表大會議廳總會計師全體股民11：30大會結(jié)束

××協(xié)會專業(yè)技術(shù)研討會會議日程表日期

時間內(nèi)容

地點

9月5日星期四

8:00-8:50報到并領(lǐng)取會議資料圓通飯店1層大廳9:00-11:30××同志報告圓通飯店5層會議廳14:00-17:00××同志專業(yè)技術(shù)講座圓通飯店5層會議廳

9月6日星期五

8:00-11:00

分組討論(預(yù)先按單位分組并指定召集人及記錄)第一組

圓通飯店2層小會議廳

第二組圓通飯店3層小會議廳第三組

圓通飯店4層小會議廳14:00-17:00

參觀相關(guān)技術(shù)操作

13:40圓通飯店門口發(fā)車到高新技術(shù)開發(fā)區(qū)注意事項

1．會議議程和日程的功能是不同的，應(yīng)抓準(zhǔn)各自文件所傳達(dá)的會議信息的側(cè)重點。2．會議議程的編制應(yīng)在前，議程一旦確定，就不應(yīng)再變了。會議日程在時間、地點、人員等問題上，如遇到一些變化，可相應(yīng)調(diào)整。3．會議的議程與日程的安排必須吻合。4．會議的議程、日程表制定后，必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核方可實施。2.擬訂與會人員范圍或名單擬定辦法：第一，有固定成員的例會，如五套班子會議—黨委、紀(jì)委、人大、政協(xié)、政府會議，由于與會人員是固定的，只需要根據(jù)議題的需要，另擬列席人員。第二，擔(dān)任一定職務(wù)的人參加的會議，如省政府的廳局長會議，高校召開的院長會議等，其會議名稱已經(jīng)確定了與會對象，只要按單位、名單發(fā)通知即可。第三，各種代表大會、代表會議，秘書人員要提出代表的名額分配、代表選舉產(chǎn)生的辦法，以便做好選舉代表的工作。大、中型會議還應(yīng)該根據(jù)地區(qū)或系統(tǒng)劃分為若干個小組，這樣便于討論。各小組召集人名單應(yīng)報送領(lǐng)導(dǎo)審定。第四，由單位指派出席人的會議，如一些巡回報告會，要按會議的規(guī)模制發(fā)聽講證，根據(jù)需要給有關(guān)單位分發(fā)，有時還要提出聽講者的條件。第五，各種協(xié)商會、座談會、茶話會、宴會等，對與會者包括特邀代表有一定的要求，多少人出席，請誰參加，要全面考慮，因為有時牽涉到政策性的問題。3.辦理會議報批手續(xù)凡需報批的會議，要在請示中將開會的理由、議題、會期、地點、參加人數(shù)、人員職別、會議經(jīng)費(fèi)等準(zhǔn)備情況寫清楚。未批準(zhǔn)前不得發(fā)會議通知，更不得先開會后報批。會議通知方式口頭通知電話通知書面通知便條式或卡片式的會議通知卡及請柬等張貼式即黑板啟事欄的會議通知

適用于小型例會，三五個人的碰頭會秘書在通知開會時最好是口頭和書面并用。不宜請人轉(zhuǎn)捎口信。這是秘書會務(wù)工作原則

4.發(fā)會議通知（1）會議通知的方法：即口頭通知、電話通知和書面通知一般是與會者比較分散，尤其是不同單位部門的不定期會，常是以電話通知的形式通告

（2）會議通知的內(nèi)容：會議的名稱、目的、會期、地點、出席人員、材料或情況準(zhǔn)備、注意事項、主辦會議的單位、聯(lián)系人姓名電話等等。（3）會議通知的要求：及時、準(zhǔn)確大型會議的會議通知內(nèi)容比較復(fù)雜，除了要通知的時間、會期、地點、內(nèi)容之外，一定要加上回執(zhí)單，回執(zhí)單一般采用表格式，主要填報所有參會人的姓名、性別、職務(wù)職稱、民族、年齡、會后返程交通要求等等，有的學(xué)術(shù)性交流會還要提交論文題目。關(guān)于召開業(yè)務(wù)檢查工作會議的通知

各分公司、中心、部：茲定于2006年1月25日9時在公司第一會議室召開業(yè)務(wù)檢查工作會議，請各分公司、中心、部主管經(jīng)理（主任）或相關(guān)責(zé)任人按時出席。匯江公司總經(jīng)理室二00六年一月二十六日會議通知尊敬的客戶：為了進(jìn)一步加強(qiáng)與貴公司的協(xié)作關(guān)系，聽取客戶對我公司產(chǎn)品和服務(wù)的意見，我公司擬于2003年8月15日上午9：00至下午5：00在燕豐賓館召開客戶咨詢聯(lián)誼會。敬請回復(fù)及光臨。附：會議日程及路線圖回執(zhí)請于7月30日以前將回執(zhí)寄至：北京市朝陽區(qū)天地大廈天地公司銷售部孫萌小姐，郵編：100110，電話?我公司參加此次會議，參加人數(shù)：?我公司不能參加此次會議。姓名：

公司：會議通知發(fā)送的注意事項

（1）為了規(guī)范公司的管理及運(yùn)作，除了非正式會議和每日例會，均應(yīng)正式打印會議通知，以示正規(guī)和鄭重。（2）人數(shù)較少的非正式會議，可用多種方式進(jìn)行通知。（3）一些會議在發(fā)送通知時應(yīng)按規(guī)定的會議規(guī)則行事，如股東會議附上代理委托書。（4）如有預(yù)備議程、事先需準(zhǔn)備的材料或其他需讓與會者事先了解的情況，應(yīng)隨信寄發(fā)一份。

（5）需要回復(fù)的會議可夾一張明信片，上面注明本公司地址、郵編、電話、發(fā)信人姓名。（6）對于經(jīng)常參加某類會議的會員，可用計算機(jī)打印出多套郵寄標(biāo)簽，以免重復(fù)打印，對于計算機(jī)中保存的地址要注意隨情況變化不斷更新。（7）可將會中使用的票證與會議通知一并發(fā)出。如果與會者對會議地址不熟悉，應(yīng)附加一份說明或回執(zhí)單，要求與會者告知具體的到達(dá)和反程時間，并說明到達(dá)會址的汽車、火車等交通工具線路（8）會議通知樣本要作為檔案保存。（9）要有具體的會議名稱。（10）日期、時間、場所要準(zhǔn)確無誤。（11）議題應(yīng)盡量具體。（12）有附加資料時，應(yīng)寫明資料名稱及頁數(shù)。5.準(zhǔn)備會議文件和材料會議文件指領(lǐng)導(dǎo)人的開幕詞（或講話）、工作報告、典型經(jīng)驗、會議須知、日程表、編組名單等。文件在認(rèn)真核對后即打印好。印刷份數(shù)要留有余地。會議文件材料的分發(fā)環(huán)節(jié)如下：1)準(zhǔn)備2)登記3)附清退目錄4)裝封5)發(fā)出會議文件的發(fā)出方法：①提前發(fā)出②簽到時發(fā)③會中發(fā)出④現(xiàn)場發(fā)出會議相關(guān)材料：會議證件

代表證出席證列席證來賓證旁聽證工作證出入證記者證

會議證件的內(nèi)容有會議名稱、與會者單位、姓名、職務(wù)、證件號碼等。有些重要證件還貼上本人照片，加蓋印章。會議證件的內(nèi)容有會議名稱、與會者單位、姓名、職務(wù)、證件號碼等。有些重要證件還貼上本人照片，加蓋印章。例如：出席證代表證列席證會議相關(guān)材料：指示標(biāo)志

會議指示標(biāo)識是在會議準(zhǔn)備和召開過程中，為了使與會者更容易找到座位，了解會場周圍的環(huán)境，并使會議的組織更加有條理，需要在會場和相關(guān)服務(wù)區(qū)擺放的標(biāo)識物。如各種指示牌、接待處和簽到處的標(biāo)志，貴賓室飲水處洗手間的標(biāo)志等。各種指示標(biāo)志6.選擇和布置會場會議地點選擇的要求：1)交通便利2)會場的大小應(yīng)與會議規(guī)模、主題相符3)場地要有良好的設(shè)備配置4)場地應(yīng)不受外界干擾5)選擇會議地點應(yīng)考慮有無停車場所6)場地租借的成本必須合理小型會議室大中型會議室大中型會議室會場整體布局的要求:⑴莊重、美觀、舒適，體現(xiàn)出會議的主題和氣氛，同時還要考慮會議的性質(zhì)、規(guī)模、規(guī)格。

⑵會場的整體格局要根據(jù)會議性質(zhì)和形式創(chuàng)造出和諧的氛圍。⑶大中型會議要保持一個絕對的中心，因此多彩用半圓形、大小方形的形式。⑷小型會場要注意集中和方便。

不同的會場布置

會議室布置會議室布置會議室布置

會場的類型及布局

①小型會議室。

橢圓形、回字形、T字形、“馬蹄”型、長方形。②中型會議室?！岸弊中?、半圓型、課堂型。

③大型會議室。

禮堂型、眾星拱月型。

布置會議附屬性設(shè)備⑴音響設(shè)備：擴(kuò)音設(shè)備、耳機(jī)、同聲翻譯、麥克風(fēng)。⑵聲響設(shè)備：立體電視、激光、全息電影、組合錄像、電腦控制的多鏡頭幻燈等。⑶其它布置：溫度、濕度、照明、通風(fēng)、衛(wèi)生設(shè)備、電源插座等。如燈光，要注意燈光的亮度，一般主席臺上的燈光要比臺下代表席燈光要亮；色調(diào)，要注意不同色調(diào)會給與會者不同的感官刺激，如紅、粉、黃、橙亮麗明快，給人感覺熱烈輝煌，適合慶典類會議，藍(lán)、綠、紫莊重典雅，給人感覺嚴(yán)肅端正，適合一般工作會議。⑷布置裝飾：會標(biāo)、標(biāo)語口號、會徽、旗幟、花卉、字畫等。會標(biāo)將會議的全稱以醒目的標(biāo)語形式懸掛于主席臺前上方，即為會標(biāo)。會標(biāo)能體現(xiàn)會議的莊嚴(yán)性，激發(fā)與會者的積極參與感。會徽即能體現(xiàn)或象征會議精神的圖案標(biāo)志，一般懸掛于會場前上方中央位置。會徽可以是組織已定徽標(biāo)，如黨徽、國徽、團(tuán)徽、警徽等，也可以向社會公開征集，如北京2008奧運(yùn)會會徽“中國印”。旗幟，重要的會議宜在會場內(nèi)外插一些旗幟以烘托氣氛；標(biāo)語，簡潔明快的標(biāo)語口號能振奮與會者精神，強(qiáng)化會議主題；花卉，適當(dāng)?shù)幕ɑ苣芙o人清新活潑之感，既能點綴會議氛圍，又能減輕與會者長時間的疲勞。會場氣氛,直接影響到與會者的情緒，這關(guān)系到會議的效果。營造良好的會場氣氛，是秘書人員創(chuàng)造力和想象力的重要表現(xiàn)不同的會議，要求不同的會場氣氛。人民代表大會---隆重莊嚴(yán)紀(jì)念性會議---肅穆典雅慶祝大會---喜慶熱烈座談會會場---和諧親切報告會——簡樸莊重7.排列座次安排主席臺座位時應(yīng)注意以下慣例：（1)依職務(wù)的高低和選舉的結(jié)果安排座次。主席臺座次排序原則為：“以前為尊”、“以中為尊”，商務(wù)活動為“以右為尊”，政務(wù)活動“以左為尊”。①人數(shù)為單數(shù)時，以前排正中的位置為職務(wù)最高者的座位，商務(wù)活動則以居中位者的右手位為第二尊位，左手位為第三尊位。依此類推；政務(wù)活動則相反，以居中者的左手位為第二尊位，右手位為第三尊位，依此類推。975312468②人數(shù)為雙數(shù)時，商務(wù)活動以中軸線為界，中軸線右邊為第一尊位，中軸線左邊為第二尊位，依此類推；政務(wù)活動則以中軸線為界，左邊為第一尊位，右邊為第二尊位，再依此類推安排。642135中央政治局常委集體照（2)為工作便利起見，會議主持人有時需在前排的邊座就座，有時可按職務(wù)順序就座。（3)主席臺座次的編排應(yīng)編制成表，先報主管上司審核，然后貼于貴賓室、休息室或主席臺入口處的墻上，也可在出席證、簽到證等證件上標(biāo)明。（4)在主席臺的桌上，于每個座位的左側(cè)放置姓名臺簽。安排與會者座次有以下幾種辦法：1）按漢字筆劃排列2）按地理位置排列3）按行業(yè)系統(tǒng)排列8.辦妥后勤服務(wù)事宜包括與會人員的住宿、膳食以及交通、醫(yī)療等工作。有些綜合性的大型會議，可制作“會議指南”，將參會人員周知的事宜，如會議日程、作息時間、名單、房間號、會務(wù)組地點、醫(yī)務(wù)室地點、會場及討論地點、外出乘坐汽車的車號、餐桌號等內(nèi)容，在“會議指南”上標(biāo)示出來，方便與會人中同。9.做好新聞發(fā)布工作①發(fā)布會議信息方首先要發(fā)掘有新聞價值的信息。②發(fā)布會議信息的人員在選擇媒體時要了解各種媒體需求的重點和偏好。③在選擇媒體時要兼顧新聞的覆蓋面、受眾群、費(fèi)用和時效。④要盡量邀請與組織關(guān)系良好的媒體。10.進(jìn)行全面的會前檢查（1）方式：一種是聽取會議籌備人的匯報，一種是現(xiàn)場檢查。（2）檢查的內(nèi)容：A.文件的材料準(zhǔn)備情況。B.會場布置情況。C.會議保衛(wèi)工作情況。D.會議的視聽設(shè)備等。大中型重要會議的會前檢查還包括警衛(wèi)部署、票證檢查人員的定崗定位、交通指揮及主席臺服務(wù)人員的就位等。11.通訊保障與會人員之間，會務(wù)各個部門之間、會議與外界通訊的暢通、保密、方便，是開好會議的基本條件。因此，會議使用的電話、電教、電傳、數(shù)據(jù)通信、電子郵路等的安全保密、暢通無阻，是會議通訊保障的基本要求。（二）會中的組織工作1.做好會議簽到工作2.熱情接待會議成員3.傳接電話4.協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)掌握情況，控制會議進(jìn)程5.擔(dān)任會議記錄，編寫會議簡報6.調(diào)派車輛7.會議保密1.做好會議簽到工作簿式簽到秘書代簽法證件式簽到電子自動簽到常見的簽到方法

代表將印有代表固定號碼的卡片送入簽到機(jī)，簽到機(jī)立即將姓名、號碼傳到中心，并把簽到卡退還代表。電子簽到的優(yōu)點在于快捷方便，不會因速度慢而在會場入口處出現(xiàn)混亂擁擠的現(xiàn)象。2.熱情接待會議成員大中型會議，一般設(shè)專門接待員。他們要預(yù)先記熟與會者的名字、職務(wù)、單位以及住房號碼，以便快捷地把他們帶進(jìn)會場，會后及時向他們指示住房去處。小型會議大多由秘書人員擔(dān)任接待。他們的態(tài)度如何，關(guān)系到會議給人的印象。3.傳接電話

4.協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)掌握情況，控制會議進(jìn)程

5.擔(dān)任會議記錄，編寫會議簡報（1）會議記錄會議記錄是會議情況的真實反映，也是檢查會議決定事項執(zhí)行情況的依據(jù)和憑證。它包括兩部分：第一部分是會議組織情況，要寫明會議名稱、屆次數(shù)、時間、地點、出席者、缺席者、列席者、主持人的姓名與職務(wù)，稿末簽上記錄者的姓名。第二部分是會議內(nèi)容。這是記錄的主要部分，要將會議議題、討論發(fā)言、形成的決議、尤其是主持人的結(jié)論性發(fā)言記錄下來。會議記錄的方法有兩種：

1）摘要記錄。這是一般會議通用的記錄方式。不必有言必錄，只記發(fā)言要點、結(jié)論和會議上討論的問題，通過的決定、決議。2）詳細(xì)記錄。多用于領(lǐng)導(dǎo)班子的重要會議，如黨委常委會、經(jīng)理辦公會等。要求有言必錄，不能只搞提綱契領(lǐng)式的記錄，也不能只記結(jié)論，要盡量記原話，不改變原意。風(fēng)光旅游有限責(zé)任公司2005年業(yè)務(wù)懇談會會議記錄時間：2005年2月15日上午9時地點：蓮花風(fēng)景區(qū)一號會議室出席人：省市旅游部門主管領(lǐng)導(dǎo)；風(fēng)光旅游有限公司主要領(lǐng)導(dǎo)與各部門經(jīng)理；客戶代表。主持人：陳大鵬（公司副總經(jīng)理）記錄人：王俐（總經(jīng)理辦公室秘書）一、主持人講話：今天，是我公司值得紀(jì)念的日子，能夠邀請到這么多領(lǐng)導(dǎo)和佳賓，濟(jì)濟(jì)一堂，參加我公司2005年業(yè)務(wù)懇談會，實在是我公司的莫大榮耀。下面，請讓我介紹在主席臺就坐的各位領(lǐng)導(dǎo)和來賓，他們是……二、宋董事長致歡迎辭。三、省旅游局張副局長講話：風(fēng)光旅游公司是我省旅游業(yè)的骨干企業(yè)，也是我省旅游方面的納稅大戶，在維護(hù)旅游業(yè)信譽(yù)，宣傳行業(yè)誠信方面都做出了良好的榜樣，今后……四、李總經(jīng)理講話：我公司自1988年成立以來，一直以誠信為本，十幾年來沒有發(fā)生一次嚴(yán)重的顧客投訴案件，具有良好的社會信譽(yù)，因此業(yè)務(wù)量穩(wěn)居全省旅游業(yè)第一。今天請各位新老客戶共聚一堂，主要是表達(dá)我公司業(yè)務(wù)拓展方面的意愿，并希望能聽到各位佳賓對我公司發(fā)展提出金子般的箴言，我們會洗耳恭聽。下面，請允許我代表我公司全體同仁，向各位介紹一下剛剛過去的2004年我公司的業(yè)務(wù)情況……五、客戶代表發(fā)言：……六、

李總經(jīng)理的總結(jié)：……七、

散會（上午12時）主持人：陳大鵬（簽名）記錄人：王俐（簽名）（2）會議簡報會議出簡報的目的是交流情況，提高會議質(zhì)量。簡報應(yīng)求新、求實、求短、求快。會議簡報具有一般報紙新聞性的特點，這是共性；它又有本身的特點，主要是：1）內(nèi)容專業(yè)性強(qiáng)。如《經(jīng)濟(jì)工作會議簡報》《計劃生育會議簡報》《政務(wù)公開會議簡報》《招生會議簡報》等等，分別由主辦單位組織專人撰寫。2）出版周期快速?？焖俜从城闆r，是會議簡報的一大特點，它有較強(qiáng)的時限性.3）篇幅特別簡短。

（一）報頭1．簡報名稱一般用套紅印刷的大號字體。如有特殊內(nèi)容而又不必另出一期簡報時，就在名稱或期數(shù)下面注明“增刊”或“ＸＸ?？弊謽印Ｃ孛艿燃墝懺谧笊辖?，也有的寫“內(nèi)部文件”或“內(nèi)部資料，注意保存”等字樣。2．期號，可寫在名稱下一行，用括號括上。3．編印單位。4．印發(fā)日期寫在與編印單位平行的右側(cè)。再下面，用一道橫線將報頭與報核隔開。

（二）報核報核，即簡報所刊的一篇或幾篇文章。簡報的寫法是多種多樣的，因此，它的形式也較靈活。大多數(shù)是消息，包括標(biāo)題、導(dǎo)語、主體、結(jié)果和穿插在敘述中的背景材料。除了消息，還有別的文體，所以，不是每篇簡報都有這幾項內(nèi)容。

1．簡報的標(biāo)題類似新聞的標(biāo)題，要揭示主題，簡短醒目。2．導(dǎo)語通常用簡明的一句話或一段話概括全文的主旨或主要內(nèi)容，給讀者一個總的印象。導(dǎo)語的寫法多種多樣，有提問式、結(jié)論式、描寫式、敘述式等。導(dǎo)語一般要交待清楚誰（某人或某單位），什么時間，干什么（事件），結(jié)果怎樣等內(nèi)容。3．主體用足夠的、典型的、有說服力的材料，把導(dǎo)語的內(nèi)容加以具體化。4．結(jié)尾或指明事情發(fā)展趨勢，或提出希望及今后打算。如果主體部分已經(jīng)把事情說清楚，那就不必再加尾巴了。5．背景：即對人物、事件起作用的環(huán)境條件和歷史情況。背景可以穿插在各個部分。（三）報尾在簡報最后一頁下部，用一橫線與報核隔開，橫線下左邊寫明發(fā)送范圍，在平行的右側(cè)寫明印刷份數(shù)。

會議簡報的主要寫法有下面兩種：

1）報道式寫法。這往往是由簡報編寫者將情況綜合后，選取有價值的部分，用新聞消息報道的形式，反映會議全局或局部的進(jìn)展情況。

2）轉(zhuǎn)發(fā)式寫法。這種會議簡報往往用于節(jié)錄某組代表發(fā)言，照登某代表的倡議或意見。簡報編寫者轉(zhuǎn)發(fā)這些發(fā)言或倡議時，往往加上間斷的按語，強(qiáng)調(diào)轉(zhuǎn)發(fā)內(nèi)容的指導(dǎo)意義和參考價值。6）調(diào)派車輛會議即將結(jié)束時，要趕緊調(diào)派車輛。會議代表一共需要多少車輛，哪些代表坐哪輛車，秘書人員都要了解清楚。這時，最忌諱只顧安排自己領(lǐng)導(dǎo)的車輛，忽略了來賓和其他代表的乘車。最好是讓與會者在會議結(jié)束后，一踏出大門就能看到自己的坐車。7）會議保密會議保密工作涉及范圍很廣。一般來說，內(nèi)部會議的內(nèi)容不能泄露、外傳，涉及到經(jīng)濟(jì)、軍事方面的數(shù)字和人事問題，更應(yīng)如此。特別重要的會議，會議召開的時間、地點、出席的人員等，都要嚴(yán)格保審。會議的文件要準(zhǔn)確地劃分保密等級，必要時可規(guī)定只能在會場內(nèi)閱看，離開會場時收回。

還應(yīng)注意檢查會場上擴(kuò)錄音設(shè)備及通訊線路，防止泄密。對與會人員，特別是現(xiàn)場服務(wù)人員應(yīng)嚴(yán)格限制，加強(qiáng)保密紀(jì)律和保密觀念教育。復(fù)印機(jī)、印刷機(jī)等印廢的會議文件及底稿，應(yīng)指定地點存放，妥善保管，在會后或在一定時間內(nèi)指定專人銷毀。

（三）會議的善后工作1.會議文件的收退2.會議文件的立卷歸檔3.會議文件匯編4.送別與會客人5.處理遺忘物品6.完善會務(wù)服務(wù)7.寄感謝信8.打印會議記錄9.開總結(jié)會10.印發(fā)紀(jì)要和決辦通知11.協(xié)助審理議案1.會議文件的收退重要會議文件清退原因是：第一，文件內(nèi)容是高度機(jī)密的，長久存放在個人手中，可能會遺失和泄密。第二，會議文件、特別是領(lǐng)導(dǎo)同志在會議上的即席講話、與會人員的即席發(fā)言不宜擴(kuò)散。第三，有些文件屬草稿或參考性的，甚至某些與會議的精神、決議不完全相符，泄露出去影響會議精神的傳達(dá)貫徹。

會議文件收退工作的程序大致是：

1）向會議主席團(tuán)或主持人匯報發(fā)文情況，提出收退文件建議。

2）待主席團(tuán)或會議主持人批準(zhǔn)建議后，下發(fā)收退文件目錄，并做必要的解釋工作。

3）會議結(jié)束后進(jìn)行清退，清退要逐份清點、登記發(fā)現(xiàn)丟失的應(yīng)查清原因，及時向領(lǐng)導(dǎo)報告。

2.會議文件的立卷歸檔會議文件的立卷歸檔，是指會議結(jié)束后依據(jù)會議文件的內(nèi)在聯(lián)系加以整理，歸入檔案。會議立卷工作的難易，取決于會議材料的收集程度。對會議所有材料的形成、使用過程，都要加以注意，包括領(lǐng)導(dǎo)同志決定開會的批示、會議通知、會議名單、會議主要文件的歷次修改稿、會議的議題、日程和程序安排、會議的各種文件、各種發(fā)言材料、各種記錄、簡報、快報、會議紀(jì)要、會議總結(jié)等。3.會議文件匯編會議文件的編輯整理一般有兩種情況。一種是將傳達(dá)、貫徹會議精神用的、會議正式的主要文件匯編，起宣傳作用。這種匯編工作可由秘書部門做，也可由出版部門做。另一種是將會議所有的文件，包括會議作息時間表，分組名單、會議須知、會議的各種文件、各種材料收集起來，分門別類或按時間順序裝訂成冊。這種會議文件匯編起存查的作用，只能由秘書部門來編。4.送別與會客人5.處理遺忘物品6.完善會務(wù)服務(wù)7.寄感謝信8.打印會議記錄9.開總結(jié)會國外把會議后的工作分為在會議地點履行的和回到辦公室后處理的兩部分。在會議地點履行的義務(wù)是：1）取走在會議地點各個房間內(nèi)剩下的與會議有關(guān)的文件（如報告或記錄）。2）通知負(fù)責(zé)承辦會務(wù)的經(jīng)理收回會議室內(nèi)的水杯和餐具。3）為了安全起見，把視聽設(shè)備鎖進(jìn)倉庫，等待委托人來保管這些設(shè)備。4）退還租用或借用的設(shè)備及材料。5）把需查找的無著落的項目交給公司接待員或合適的會議經(jīng)辦人?；氐睫k公室后，秘書應(yīng)在閉會后的一周內(nèi)結(jié)束的任務(wù)是：1）日歷。在你的日歷、你的上司的日歷和記事本上記錄下次會議的日期，報告準(zhǔn)備下次會議的有關(guān)信息。對上司及其他奉命緊接著工作的人來說，在日歷上寫下提醒他們的話語很有必要。

2）往來信件3）會議記錄4）資金5）總結(jié)會議6）會議卷宗10.印發(fā)紀(jì)要和決辦通知會議紀(jì)要的印發(fā)范圍，應(yīng)根據(jù)紀(jì)要內(nèi)容確定。絕密級的會議紀(jì)要只印發(fā)與會領(lǐng)導(dǎo)同志。一般會議紀(jì)要可印發(fā)參加會議人員，并視情況加發(fā)會議內(nèi)容、決定涉及的部門。有些保密性強(qiáng)，不須部門知道紀(jì)要的全部內(nèi)容，只須他們知道有關(guān)會議決定事項的，印發(fā)會議決定辦理事項通知，即決辦通知。會議紀(jì)要、決辦通知都要標(biāo)明密級，進(jìn)行編號。

11協(xié)助審理議案（1）登記。按議案的性質(zhì)分類。（2）報批。即提出辦理意見，送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志審定。（3）交辦與催辦。處理意見經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，交有關(guān)部門辦理，并根據(jù)情況催辦。（4）結(jié)案。議案的辦理結(jié)果經(jīng)審查后書面答復(fù)提出議案的機(jī)關(guān)或人員。（5）立卷歸檔。第三節(jié)提高會議效率一、從付出代價的角度評估會議效率二、提高會議質(zhì)量和效率的途徑 1、嚴(yán)格控制會議2、改進(jìn)會議方法會議成本核算方法計算公式：會議成本=2A×B×T其中A為每小時與會者平均工資的3倍,乘以2是因為開會要使經(jīng)常性的工作中斷而造成損失，這些還只是直接成本。）B為參加會議的人數(shù)；T時召開會議的時間（以小時計算）如果再將會議無效或錯誤決策造成的損失等間接成本計入其中，成本就將高昂得多。由此看出，召開會議是要付出代價的。（1）傳達(dá)文件，不一定要層層開會。（2）對于需要討論的文件，會前應(yīng)將有關(guān)討論稿或討論提綱印發(fā)給有關(guān)單位，使與會者能預(yù)先準(zhǔn)備，做到事半功倍。（3）部署工作的會議，可以把幾個內(nèi)容合并到一個會上講，然后分別去貫徹落實。（4）匯報性的會議，各級秘書部門的負(fù)責(zé)人事先要審定各部門的匯報提綱，使它盡可能簡明扼要。（5）討論會上，不要盡講套話，更不要高談闊論；要盡可能地不重復(fù)別人的意見，觀點鮮明，言辭簡練，最好只用數(shù)分鐘說明一個觀點或問題。（6）安排議程要緊奏，使與會者精力集中，抓緊時機(jī)發(fā)表意見。短會的效果往往更好。補(bǔ)充：常用會議的組織程序行政辦公會議是各級領(lǐng)導(dǎo)為研究和處理日常工作、協(xié)調(diào)矛盾而召開的會議，在企業(yè)中也稱領(lǐng)導(dǎo)（廠長）辦公會。議題安排→發(fā)送會議通知→做好會議記錄→撰寫辦公會議紀(jì)要→議定事項的貫徹執(zhí)行

→搜集信息，進(jìn)行反饋職工代表大會

職工代表大會是企事業(yè)單位依據(jù)《職工代表大會條例》召開的具有法律效力的會議。其組織程序如下:

1.籌備會議

確定大會議題→做好宣傳發(fā)動工作→征集和處理提案→準(zhǔn)備會議文件→準(zhǔn)備會議文件

2.預(yù)備會議

（1）由工會向全體職工代表報告大會的籌備工作情況。（2）醞釀大會主席團(tuán)人選，民主選舉主席團(tuán)成員。（3）確定大會議程，主席團(tuán)審議通過大會議程，然后向全體職工代表宣布。（4）醞釀職工代表大會專門小組的設(shè)置及組成人選名單.（5）聽取代表資格審查小組關(guān)于代表資格的審查報告。

3.召開會議

（1）聽取主要行政領(lǐng)導(dǎo)工作報告，組織討論，提出意見，在修改和補(bǔ)充的基礎(chǔ)上，大會通過。（2）聽取各專門小組的報告。（3）民主評議行政領(lǐng)導(dǎo)。（4）選舉通過各專門小組人員名單。（5）討論職工代表大會自身建議的有關(guān)規(guī)定和制度。（6）通過大會決議。

4.會后整理及大會決議事項的落實

（1）整理現(xiàn)場，歡送代表離會。（2）整理會議文件，搞好立卷歸檔。（3）落實大會決定協(xié)議，督辦落實情況。會見與會談會見會見，國際上一般稱接見或拜會，凡身份較高的人士會見身份較低者，或是主人會見客人，一般都稱為會見。凡身份較低的人士會見身份較高者，或是客人會見主人，一般稱為拜會或拜見。拜見君主，又稱謁見、覲見。我國不作上述區(qū)分，一律統(tǒng)稱會見，接見和拜見后的回訪稱回拜。會見分為禮節(jié)性、事務(wù)性和政治性三種。企業(yè)常用的會見主要是社交上的禮節(jié)性會見和涉及業(yè)務(wù)商談、經(jīng)貿(mào)洽談等內(nèi)容的事務(wù)性會見。政治性會見一般涉及雙邊關(guān)系及重大國際事務(wù)等。會談

會談是指雙方或多方就某些重大的政治、經(jīng)濟(jì)、文化、軍事問題，以及其他共同關(guān)心的問題交換意見，會談也可以指洽談業(yè)務(wù)，即就具體業(yè)務(wù)進(jìn)行談判、會商。會談的內(nèi)容較為正式，專業(yè)性較強(qiáng)，在企業(yè)中主要指商務(wù)談判和業(yè)務(wù)會商。會見、會談的區(qū)別

1、內(nèi)容不同：會見的內(nèi)容禮節(jié)性、事務(wù)性較強(qiáng)，會談的內(nèi)容經(jīng)濟(jì)性、利益性較強(qiáng)。2、功能不同：會見主要是為了加強(qiáng)雙方的關(guān)系，處理事務(wù)。會談就是指雙方或多方為了消除分歧、改變關(guān)系而交換意見，為了謀求共同利益或契合雙方利益而互相磋商的行為和過程。

一、會見與會談準(zhǔn)備1、收集對方的相關(guān)資料①對方求見的目的②對方的求見對象③對方相關(guān)社會背景，如習(xí)俗、禁忌、禮儀等特征④對方參加會見的人數(shù)、姓名、職務(wù)等。⑤主要求見人的詳細(xì)資料

2、通知主方參加會見和會談的人員

①通知主方接見人②通知主方陪同人員③通知主談人④通知其他會談人員

3、了解會見與會談的地點和時間

（1）會見的地點和時間會見的地點一般安排在主人的辦公室、會客室或小型會議室，也可在客人的住所進(jìn)行。會見的時間根據(jù)會見的性質(zhì)來定。（2）會談的地點和時間會談的地點一般安排在客人所住的賓館會議室。會談的時間安排應(yīng)先征求對方的意見。4、通知對方

會見與會談的名單、地點、時間一旦確定，應(yīng)及時通知對方。了解客人抵達(dá)方式，以便告知主方的接送方式及接送人員。如果是重要的會見和會談，事先應(yīng)由秘書或其他工作人員進(jìn)行預(yù)備性磋商，確定會見、會談的具體日程。5、場所的布置及座位安排（1）場所的布置會見場所應(yīng)準(zhǔn)備足夠的桌椅、沙發(fā)、茶幾和飲料等物品。所有擺放的家俱，應(yīng)保證干凈、清潔、大方。會談桌上有時需放置雙方標(biāo)志旗幟(如果是涉外談判，應(yīng)擺放兩國國旗)，現(xiàn)場可放置雙方主要人員座位卡，以便與會者對號入座。（2）會見與會談的座次安排

①會見的座次安排

會見時應(yīng)遵循“主左客右”的原則，即客人坐在主人的右邊。涉外會見還應(yīng)有譯員。如下圖所示：記錄譯員主客主人客方人員主方人員譯員主客主人客方人員主方人員②會談的座次安排雙方會談一般將談判桌排成長方形，雙方各坐一邊，主方位于背門一側(cè)如圖(一)，或進(jìn)門后的左側(cè)如圖(二)，雙方主談人位于各方長排中央，其他人員按右高左低排列。桌上應(yīng)放置中文座位卡，涉外會談，要同時放置對方語種的座位卡。如圖所示。多邊會談的座位可擺成圓形或方形。

正門客方主方13576421246753{譯員}主賓{譯員}主人（一）（二）二、會見與會談的基本程序

迎接致辭、贈禮、合影會見或會談記錄結(jié)束合影圖5444554444455444213444561---主人2---主賓3---第二主賓4---客方人員（或主客插排）5---主方人員6---攝影師案例分析1總經(jīng)理在周一告訴劉秘書周四上午9:00到11:00召開銷售員會議,要求小劉通知有關(guān)人員。小劉剛到公司不久,不太清楚公司有多少銷售員,她到幾個業(yè)務(wù)部門轉(zhuǎn)了轉(zhuǎn)大多數(shù)人外出了。接下來小劉忙于其他的事情幾乎把通知的事忘了。一直到星期三下午經(jīng)理問她會議通知了沒有,她才匆忙在布告欄里寫了如下的通知“茲定于星期四上午在會議室召開銷售員會議,會議重要,請務(wù)必出席。”星期四上午8:30左右有2個銷售員到了會議室,但會議室里沒有人招呼,以為會議不開了,坐了一會就走了。9:00左右有6個銷售員來了,什么資料也沒帶,其中兩個說他們已經(jīng)約好客戶在10:00見面。到了10點只剩下4位銷售員,也談不出什么東西,會議草草結(jié)束了,經(jīng)理很不高興。公司一共有12位銷售員事后去問另外4位,他們說根本沒有看到通知。經(jīng)理對小劉非常不滿。小劉究竟錯在哪些地方?正確的做法應(yīng)該是怎樣的?1應(yīng)該搞清銷售員的人數(shù)和姓名，準(zhǔn)備這份名單2通知不能寫在布告欄里可能不被人注意3打印好書面通知4在三天內(nèi)當(dāng)面發(fā)放通知或電話通知(電話中需要對方確認(rèn)時間、地點、內(nèi)容等)到名單上的每個人5通知上應(yīng)寫清會議的時間（開始到結(jié)束時間），地點6應(yīng)詳細(xì)寫清會議內(nèi)容應(yīng)做好哪些準(zhǔn)備7應(yīng)提前到會議室做好準(zhǔn)備，做好簽到服務(wù)工作案例分析2局里召開傳達(dá)上級精神的黨員代表大會，有數(shù)百人參加，小萬負(fù)責(zé)會議材料工作。會議聽完報告后進(jìn)行小組討論。這時卻出現(xiàn)了麻煩，不少代表特別是特邀代表和列席代表不知道參加到哪一組討論。因為打印的分組小組名單上根本沒有他們的名字。一查原來是打印人員翻重了頁，校對也馬馬虎虎。一些特邀代表和列席代表認(rèn)為是對他們不尊敬，紛紛離會而去，會場上出現(xiàn)了一陣騷亂。問題：作為大會組織者小萬錯在哪里針對這樣的緊急情況他應(yīng)采取什么措施會前準(zhǔn)備工作的每個細(xì)節(jié)問題都應(yīng)認(rèn)真對待，小萬沒有認(rèn)真校對材料，最后也沒能仔細(xì)審查所有會議材料。