文檔管理流程及方法

文檔管理流程及方法文檔管理流程圖技術(shù)準(zhǔn)備I施I:符理瓷科施「一組織設(shè)計(jì)（方案）交底質(zhì)量、安全、技術(shù)交底設(shè)計(jì)變更屈工一程洽商技術(shù)準(zhǔn)備I施I:符理瓷科施「一組織設(shè)計(jì)（方案）交底質(zhì)量、安全、技術(shù)交底設(shè)計(jì)變更屈工一程洽商企業(yè)竹所七監(jiān)控施「管理資料:旋-「頂枇控制資料:文檔管理流程方法工程資料是工程的重要組成部分，工程資料的形成過程是個(gè)邏輯性、綜合性強(qiáng)的工作，它不同于實(shí)體工程的感官化，但工程資料的含金量卻比實(shí)體工程量更重，因?yàn)椴还茉诠こ痰哪膫€(gè)階段，它都將是反應(yīng)一個(gè)工程質(zhì)量安全的重要依據(jù)，特別是在工程竣工后，工程資料更是整個(gè)工程竣工驗(yàn)收的重要節(jié)點(diǎn)。資料管理組織機(jī)構(gòu)為有序的進(jìn)行資料管理，真實(shí)反映工程實(shí)體情況，項(xiàng)目部設(shè)置專職部門進(jìn)行資料管理，并設(shè)專職負(fù)責(zé)人員執(zhí)行操作。資料管理部門為資料室，設(shè)內(nèi)業(yè)資料管理人員。資料管理流程1工程資料管理流程1.1工程項(xiàng)目文件資料的管理包括公司文件、工程資料文件、建設(shè)文件、監(jiān)理文件、施工技術(shù)資料及工程相關(guān)其他文件等。1.2資料負(fù)責(zé)人在技術(shù)負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下，具體負(fù)責(zé)并指導(dǎo)文件資料的管理工作。1.3項(xiàng)目資料員必須具有資料員應(yīng)有的素質(zhì)及職業(yè)操守。1.4文件資料的歸檔應(yīng)做到分類保存、編目清晰、標(biāo)識(shí)明確、裝訂整齊。資料的填寫應(yīng)做到字跡工整、簽章齊全、規(guī)范、內(nèi)容準(zhǔn)確。1.5注意掌握與工程有關(guān)的各類技術(shù)規(guī)范、圖集、標(biāo)準(zhǔn)的頒發(fā)、修改和作廢的動(dòng)態(tài)。定期清理設(shè)計(jì)圖紙、規(guī)范、圖集和標(biāo)準(zhǔn)，及時(shí)以新?lián)Q舊，作為參考需保存的舊圖應(yīng)有作廢標(biāo)識(shí)，并注明修改、作廢的日期和依據(jù)。1.6及時(shí)準(zhǔn)確掌握國(guó)家頒布的各種技術(shù)規(guī)范、規(guī)程、標(biāo)準(zhǔn)及技術(shù)政策，指導(dǎo)監(jiān)督施工現(xiàn)場(chǎng)貫徹執(zhí)行。1.7負(fù)責(zé)技術(shù)資料組織實(shí)施，組織施工驗(yàn)收技術(shù)資料的整理和匯總，并保證驗(yàn)收資料的質(zhì)量。1.8負(fù)責(zé)各類技術(shù)交底資料、各種施工記錄、施工測(cè)量資料、工程日志、技術(shù)性資料按時(shí)收集整理。1.9資料的填寫及編制依據(jù)為《建筑工程施工質(zhì)量驗(yàn)收統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)》GB250300-2013、《建設(shè)工程施工質(zhì)量驗(yàn)收規(guī)范實(shí)施指南》等文件涵蓋的技術(shù)資料要求。2公司文件管理流程2.1對(duì)公司文件進(jìn)行分類收存。類別為質(zhì)量體系文件、非質(zhì)量體系文件兩類。2.2公司文件由項(xiàng)目資料室作接收登記。2.3項(xiàng)目資料員在接到公司文件后，根據(jù)文件歸屬類別、重要程度要求由技術(shù)負(fù)責(zé)人或各部門組織學(xué)習(xí)，留下學(xué)習(xí)記錄。2.4資料盒內(nèi)應(yīng)編制文件目錄，以便于查閱。2.5留存作廢文件進(jìn)行標(biāo)識(shí)，單獨(dú)存放，編目，同時(shí)在原收文記錄上標(biāo)明作廢及作廢日期。2.6項(xiàng)目部因故調(diào)出人員不允許帶走該項(xiàng)目的文件和資料。3項(xiàng)目收發(fā)文件管理流程3.1項(xiàng)目對(duì)外發(fā)文應(yīng)由項(xiàng)目經(jīng)理審批簽發(fā)，資料室備份，統(tǒng)一發(fā)放，發(fā)文格式按照項(xiàng)目部統(tǒng)一規(guī)定。3.2項(xiàng)目文件包括項(xiàng)目外發(fā)文件、項(xiàng)目?jī)?nèi)發(fā)或傳閱文件兩部分。3.3外發(fā)文件的具體要求：項(xiàng)目外發(fā)文件按施工質(zhì)量安全、進(jìn)度計(jì)劃、其他方面三類進(jìn)行發(fā)文，并在發(fā)放記錄上注明原件存放處，由資料室統(tǒng)一標(biāo)識(shí)發(fā)放文件編號(hào)。3.4項(xiàng)目?jī)?nèi)發(fā)或傳閱文件的具體要求項(xiàng)目?jī)?nèi)發(fā)或傳閱文件按實(shí)登記，并在收發(fā)、傳閱記錄上注明原件存放處。建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位及其他外部單位對(duì)項(xiàng)目的發(fā)文，由項(xiàng)目資料室統(tǒng)一接收，并及時(shí)上報(bào)項(xiàng)目經(jīng)理及技術(shù)負(fù)責(zé)人。項(xiàng)目資料員外出時(shí)各部門負(fù)責(zé)人代收的文件，待資料員歸來時(shí)移交資料室，資料室應(yīng)做好相關(guān)接收記錄。項(xiàng)目?jī)?nèi)發(fā)（含發(fā)放分包施工單位部分）的文件、通知，各部門和各分包施工單位收到后，均應(yīng)分類編目歸檔。項(xiàng)目發(fā)放施工隊(duì)的文件規(guī)定：發(fā)放施工隊(duì)的文件、通知（不含技術(shù)交底），均在資料室備案，做受控標(biāo)識(shí)，同時(shí)由發(fā)放責(zé)任人保存原件和發(fā)放記錄。分包施工單位退場(chǎng)前由其責(zé)任人回收分包施工單位接收文件資料，并列清單給資料室。分包施工單位的資料管理作為施工隊(duì)考評(píng)內(nèi)容之一，與結(jié)算掛鉤。施工技術(shù)資料管理規(guī)定1工程中心不定期檢查各項(xiàng)目?jī)?nèi)業(yè)資料的收集和報(bào)驗(yàn)工作，檢查資料員的資料整理和歸檔工作，不定期進(jìn)行內(nèi)業(yè)資料工作評(píng)比。2安全工程資料由本專業(yè)安全工程師負(fù)責(zé)收集整理報(bào)驗(yàn)，并隨施工進(jìn)度將技術(shù)資料移交項(xiàng)目資料員，核查、整理、歸檔。3圖紙、方案、技術(shù)交底的收發(fā)管理：施工圖紙由資料室負(fù)責(zé)保管、發(fā)放，下發(fā)施工圖紙的日常保管由登記領(lǐng)取人負(fù)責(zé)，一旦損壞由領(lǐng)取人負(fù)責(zé)。項(xiàng)目資料員根據(jù)要求將圖紙發(fā)放給有關(guān)人員和有關(guān)單位，保存發(fā)放記錄，圖紙持有人調(diào)離原崗位或項(xiàng)目時(shí)，必須將圖紙完好無損交回資料室。作廢圖紙由資料室通知作廢，并回收作廢圖紙加蓋作廢標(biāo)識(shí)。方案由技術(shù)負(fù)責(zé)人決定發(fā)放范圍，資料員作發(fā)放記錄并保存。安全技術(shù)交底、技術(shù)交底記錄由交底人發(fā)放施工隊(duì)復(fù)印件或復(fù)寫件，資料室留存原件?？⒐べY料1項(xiàng)目公司（部）按竣工驗(yàn)收條件的規(guī)定，認(rèn)真整理工程竣工資料。1.1實(shí)行科學(xué)收集，統(tǒng)一歸口，便于存取和檢索。1.2竣工資料的內(nèi)容應(yīng)包括：工程技術(shù)檔案、工程質(zhì)量保證資料、工程檢驗(yàn)評(píng)定資料、竣工圖及相關(guān)部門規(guī)定的其他資料。1.3竣工資料的整理應(yīng)符合下列要求：工程技術(shù)檔案的整理應(yīng)始于工程開工，終于工程竣工，真實(shí)記錄施工全過程，可按形成規(guī)律收集，采用表格方式分類組卷。工程質(zhì)量保證資料的整理應(yīng)按專業(yè)特點(diǎn)，根據(jù)工程的內(nèi)在要求，進(jìn)行分類組卷工程檢驗(yàn)評(píng)定資料的整理應(yīng)按單位工程、分部工程、分項(xiàng)工程劃分順序，進(jìn)行分類組卷?？⒐D的整理應(yīng)圖紙類型及竣工驗(yàn)收的要求進(jìn)行組卷。文件、資料保密規(guī)定1項(xiàng)目部全體人員要樹立愛護(hù)項(xiàng)目資料，保守項(xiàng)目秘密的觀念。2未經(jīng)項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)同意，任何人不得私自拷備或復(fù)印資料，轉(zhuǎn)借他人使用的應(yīng)酌情給予處罰。3歸檔后的項(xiàng)目文件未經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理及技術(shù)負(fù)責(zé)人同意不得外借；資料管理實(shí)施細(xì)則1對(duì)單位工程、施工工法、分部（子分部）、分項(xiàng)工程的劃分，對(duì)應(yīng)地列出分項(xiàng)工程應(yīng)形成的工程資料明細(xì)表。2資料填寫、編制及歸檔嚴(yán)格參照《建筑工程施工質(zhì)量驗(yàn)收統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)》GB250300-2013；《建設(shè)工程施工質(zhì)量驗(yàn)收規(guī)范實(shí)施指南》等文件涵蓋的技術(shù)資料要求進(jìn)行編制。字跡清晰、填寫準(zhǔn)確。3每周由資料主管將組織相關(guān)人員對(duì)所形成的施工資料進(jìn)行檢查，并填寫檢查記錄及整改記錄，明確責(zé)任人員。4做好分包單位工程資料的交底工作及管理工作，施工過程中應(yīng)根據(jù)工程進(jìn)度形成分包工程資料，且分包工程資料必須真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、有效、符合規(guī)范。5每月25號(hào)完成資料的主要整理和統(tǒng)計(jì)工作，并形成當(dāng)月《工程資料月度統(tǒng)計(jì)表》，反應(yīng)當(dāng)月資料工作中重要工程資料的問題，匯總后報(bào)工程中心內(nèi)業(yè)資料主管處。6單位工程劃分：?jiǎn)挝还こ獭⒎植浚ㄗ臃植浚?、分?xiàng)工程的劃分及工程代號(hào)執(zhí)行《建筑工程施工質(zhì)量驗(yàn)收統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)》GB250300-2013及其它相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)配合使用。7檢驗(yàn)批表格：質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)參照國(guó)家、行業(yè)、宜賓市及地方相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)最高要求執(zhí)行。工程技術(shù)審批資料1單位（子單位）工程施工組織設(shè)計(jì)、危險(xiǎn)性較大工程安全專項(xiàng)施工方案報(bào)審以單位工程作為報(bào)審對(duì)象。分部工程、單位工程專項(xiàng)施工方案的文件報(bào)審以單位工程報(bào)審對(duì)象。涉及專業(yè)分包如防水、鋼結(jié)構(gòu)等施工方案的文件報(bào)審，以單位工程或單體工程作為報(bào)審對(duì)象。2總體施工組織設(shè)計(jì)、危險(xiǎn)性較大工程安全專項(xiàng)施方案的文件報(bào)審按國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。編制單位欄編制單位名稱為施工單位，而不是項(xiàng)目部，申報(bào)人是施工企業(yè)技術(shù)部門的專業(yè)人員，技術(shù)負(fù)責(zé)人是施工單位技術(shù)部門負(fù)責(zé)人。中間欄施工單位審核人為施工企業(yè)技術(shù)負(fù)責(zé)人，由于該文件申報(bào)非常重要，中間欄施工單位名稱處必須加蓋施工單位公章。3施工測(cè)量放線報(bào)審資料按施工測(cè)量方案、線樁的校核成果、水準(zhǔn)點(diǎn)的引測(cè)結(jié)果填寫，附工程定位測(cè)量記錄報(bào)項(xiàng)目部。在施工場(chǎng)地設(shè)置平面坐標(biāo)控制網(wǎng)（或控制導(dǎo)線）高程控制網(wǎng)后，填寫《施工測(cè)量放線報(bào)驗(yàn)表》報(bào)項(xiàng)目部及監(jiān)理單位審批。3工程進(jìn)度控制報(bào)審資料4工程進(jìn)度報(bào)審資料包括：《工程開工報(bào)審表》、《施工進(jìn)度計(jì)劃報(bào)審表》、《工程延期審批表》和《工程復(fù)工報(bào)審表》。5根據(jù)工程施工合同的約定，按時(shí)編制施工總體進(jìn)度計(jì)劃、年度進(jìn)度計(jì)劃、季度進(jìn)度計(jì)劃、月進(jìn)度計(jì)劃，并按時(shí)填寫《施工進(jìn)度計(jì)劃報(bào)審表》報(bào)項(xiàng)目公司、工程中心及監(jiān)理單位審核。工程質(zhì)量控制報(bào)審資料1工程材料、構(gòu)配件、設(shè)備報(bào)驗(yàn)資料：首先上報(bào)項(xiàng)目公司，按有關(guān)規(guī)定對(duì)主要原材料進(jìn)行復(fù)檢，并將復(fù)檢結(jié)果及資料、出廠質(zhì)量證明等作為重要文件的報(bào)項(xiàng)目公司及監(jiān)理單位。2驗(yàn)收資料：分項(xiàng)/分部工程施工報(bào)驗(yàn)資料在完成一個(gè)檢驗(yàn)批的施工，經(jīng)過自檢和試驗(yàn)合格后，報(bào)監(jiān)理工程師及項(xiàng)目部技術(shù)負(fù)責(zé)人查驗(yàn)。在完成分項(xiàng)工程后，按分項(xiàng)工程進(jìn)行報(bào)驗(yàn)，填寫《分項(xiàng)/分部工程施工報(bào)驗(yàn)表》并附《----分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄》和相關(guān)附件。在完成分部工程施工、經(jīng)過自檢合格后，應(yīng)填寫《分項(xiàng)/分部工程施工報(bào)驗(yàn)表》并附《分部（子分部）工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄》和相關(guān)附件，報(bào)項(xiàng)目公司及監(jiān)理單位。施工資料填寫注意問題1杜絕低級(jí)錯(cuò)誤的出現(xiàn)如工程名稱寫錯(cuò)、單位工程劃分錯(cuò)誤、編號(hào)分類錯(cuò)誤、日期及格式錯(cuò)誤。2原材料構(gòu)配件檢驗(yàn)記錄的填寫：材料的出廠證明文件及檢驗(yàn)（測(cè)）報(bào)告是否齊全、實(shí)際進(jìn)場(chǎng)物資數(shù)量、規(guī)格及型號(hào)等是否滿足設(shè)計(jì)和施工計(jì)劃要求、外觀質(zhì)量是否滿足設(shè)計(jì)要求或規(guī)范規(guī)定、是否按規(guī)定對(duì)材料、構(gòu)配件及時(shí)抽檢等。備查的那份資料內(nèi)容應(yīng)按順序準(zhǔn)備齊全，包括物質(zhì)進(jìn)場(chǎng)報(bào)驗(yàn)表、材料、構(gòu)配件進(jìn)場(chǎng)檢驗(yàn)記錄、產(chǎn)品質(zhì)量證明文件、產(chǎn)品合格證、試驗(yàn)報(bào)告、見證記錄、工程資料登記表等，便于檢查核對(duì)。3見證取樣備案文件和送檢：設(shè)定專業(yè)的取樣和送檢見證人員，并填寫《有見證取樣和送檢見證人備案書》，通知施工單位、檢測(cè)、試驗(yàn)單位和負(fù)責(zé)該工程的質(zhì)量監(jiān)督機(jī)構(gòu)。工程數(shù)字圖文記錄1工程質(zhì)量數(shù)字圖文記錄，需進(jìn)行拍照、收集、整理的資料如下：建設(shè)前的原貌（包括原建筑物、構(gòu)筑物及周圍的環(huán)境）、重要的紀(jì)念物（包括文物及古建筑）、重要的搬遷、拆遷、場(chǎng)地平整情況、工程的奠基或開工儀式、在工程建設(shè)中，重要領(lǐng)導(dǎo)檢查、參觀的相關(guān)照片、反映工程施工中主要的質(zhì)量檢查、驗(yàn)收活動(dòng)、工程竣工、驗(yàn)收儀式的照片。2對(duì)照片的要求：照片圖像應(yīng)清晰、畫面完整、色彩純正，對(duì)反映同一內(nèi)容的若干張照片，經(jīng)過篩選后，應(yīng)保存能揭示主題且畫面質(zhì)量最好的一張歸檔;若一組內(nèi)容相連的照片，要選留出聯(lián)系密切的若干張照片歸檔。3照片拍攝要求：建設(shè)工程主體結(jié)構(gòu)施工過程中，布管布線、防水工程施工等施工過程和隱蔽工程隱蔽驗(yàn)收時(shí)，必須在監(jiān)理單位見證下拍攝不少于一張照片留存于施工技術(shù)資料中。在工程竣工后，要從不同角度對(duì)重要局部和全景進(jìn)行拍攝。4照片拍攝完成后，按單位工程、分部工程自然形成的時(shí)間進(jìn)行整理歸檔，歸檔時(shí)應(yīng)編寫照片相關(guān)內(nèi)容，每張照片要填寫“照片題名”，將該張照片要表達(dá)的意思描述清楚。還要對(duì)每一組照片的情況編制“文字說明”，將這一組照片要表達(dá)的意思寫清楚。工程驗(yàn)收資料1工程驗(yàn)收資料相關(guān)資料：?jiǎn)挝还こ?、分部工程、分?xiàng)工程。2檢驗(yàn)批即按同一生產(chǎn)條件或按規(guī)定的方式匯總起來供檢驗(yàn)用的，由一定數(shù)量樣本組成的檢驗(yàn)體，是從工程中抽取出來供檢驗(yàn)的一個(gè)批次。3如果一個(gè)分項(xiàng)工程需要驗(yàn)評(píng)多次，那么每一次驗(yàn)評(píng)就叫一個(gè)檢驗(yàn)批。4按規(guī)定每個(gè)檢驗(yàn)批的檢驗(yàn)部位必須完全相同。檢驗(yàn)批只做檢驗(yàn)，不作評(píng)定。5分項(xiàng)工程驗(yàn)收：分項(xiàng)工程驗(yàn)收須填寫《分項(xiàng)/分部工程施工報(bào)審表》。分項(xiàng)工程驗(yàn)收是對(duì)檢驗(yàn)批驗(yàn)收的再次把關(guān)，分項(xiàng)工程驗(yàn)收時(shí)不涉及質(zhì)量控制資料，因此表格中附件要求的第一項(xiàng)質(zhì)量控制資料匯總表等相關(guān)內(nèi)容不填，可增列所形成的檢驗(yàn)批份數(shù)。6分部工程驗(yàn)收是在分項(xiàng)工程合格的基礎(chǔ)上進(jìn)行的，增加了質(zhì)量控制資料、