公司內(nèi)部文檔編號管理規(guī)則

1**治理制度文件公司內(nèi)部文檔編號及治理規(guī)章擬制： 2023-11- 公布 2023-11- 實施公司內(nèi)部文檔編號及治理規(guī)章第一條目的：為加強各部門的文檔文件標準化治理，便于文件的識別、追溯和掌握，標準存檔，確保公司重要文件具有唯一編號，保證公司文件體系有效運轉(zhuǎn)。特制訂此規(guī)范文檔文件編號的指導(dǎo)性和標準性文件其次條適用范圍：本規(guī)章除特別指明外，適用于公司各部門全部文件的編號治理和掌握。第三條權(quán)責(zé)部門：由公司業(yè)務(wù)人力行政部負責(zé)編號，部門領(lǐng)導(dǎo)審理同意后確定最終編號后即生效。第四條人力行政中心負責(zé)本方法的制定、修改、廢止的核準。依據(jù)公司各部門實際狀況，對不同文件夾及對應(yīng)文件做以下分類：文件夾編號：ML-RZ-01由公司名稱代碼+部門縮寫名稱+流水號組成如圖所述公司名稱代碼公司名稱代碼ML部門縮寫名稱RZ、CW、CG流水號01、02、03ML”;部門名稱縮寫：人力行政中心簡稱“RZ”、財務(wù)部簡稱“CW”等;流水號：按文檔建立先后挨次編號區(qū)分，第一類文檔0102〔“01類為供給02〕對應(yīng)部門下細分崗位類別可在部門后再加上具體崗位或細分部門名稱縮寫字母，例如 ML-RZ-XZ(行政)-01，ML-RZ-IT(網(wǎng)絡(luò)治理)-01等；文件編號:ML(RZ)-RR-2023231601〔公司人資行政部于20231116〕注：對應(yīng)不同文檔保存治理，例如：ML-RZ-01是人資全部規(guī)章制度類文件夾，對應(yīng)部門制度文件皆放入該文檔文件夾〕此編號由由公司名稱代碼+部門縮寫名稱+文件類別名稱字母縮寫+日期〔建立及簽訂日期〕+流水號組成如圖所述碼ML稱RZ文件類別名稱字母日期流水號RR2023231601RZ:大寫字母，部門代號，如該制度是公司級文件，適用于公司全體人員如該文件是部門內(nèi)部治理制度，則應(yīng)標記部門編號，表示該制度由部門內(nèi)部使用。相應(yīng)的部門代號如下：部門市場中心市場中心-銷售平臺1部市場中心-銷售平臺1部〔銷售第一部〕選購部發(fā)貨部治理部RR:文件類別名稱代碼

MLCWRZSCSC(XS01)SC(XS01-01)SC(XS02)CWFHGLYFQHSJ文件名稱文件名稱流程制度類活動籌劃類產(chǎn)品提案版權(quán)商標專利類商家資料寄樣文件供給商檔案測試報告品控標準品控記錄選購訂單代碼RRCHTAXMBSRCSGYPGSCSPKJLPO注：后期增資料可按文件性質(zhì)再編碼，有些文件無需編號〔僅供部門內(nèi)部使用的可無需編號，直接放入文件夾大類歸類〕5.2.3 20232316:202311165.2.4 01〔01、02、03...〕全部文檔文件編號統(tǒng)一由人力行政中心登記治理。文件夾大類編號6.1.2力行政中心匯制《公司各部門文件夾編號登記表》，按部門單獨分表登記文件類別編號各部門文件編號統(tǒng)一由人力行政中心制定，人力行政登記治理編號調(diào)整、停用治理各部門對人力行政中心給出的文件編號有異議的，可與人力行政中心溝通協(xié)商，假設(shè)已經(jīng)編號的文件再次修改則以的編號為準，之前編號作廢〔對應(yīng)《公司各部門文件編號登記表》需備注清楚〕未經(jīng)人力行政中心同意，任何部門不得擅自修改或取消文件夾及文件編號編號停用各部門依據(jù)工作要求適時調(diào)整文件類別，假設(shè)相關(guān)文件暫停用，則該文件編號統(tǒng)一由人力行政中心保管，并在對應(yīng)《公司各部門文件編號登記表》需備注“停用”字樣。第四章文件夾及文件保管第七條文件夾治理7.1給出編號打印出文件夾標識條放入文件夾，按類別區(qū)分存放并做好保管；各部門文件治理8.1各部門文件〔流程制度類〕需供給一份原件到人力行政中心備份，內(nèi)部使用文件由各部門自行保管；文件夾及文件的檢查9.1人力行政中心依據(jù)《公司各部門文件夾編號登記表》以及《公司各部門文件編號登記表》統(tǒng)計數(shù)據(jù)每半年去各部門檢查，對應(yīng)文件夾及文件以及對應(yīng)編號是否完整，覺察缺失編號或者文件缺失，準