《秘書實(shí)務(wù)》課件第十二章 公務(wù)旅行服務(wù)

引言本章主要介紹上司公務(wù)旅行時(shí)秘書的服務(wù)工作，包括對上司國內(nèi)出差的服務(wù)，也包括對上司出國旅行的服務(wù)。公務(wù)旅行服務(wù)按工作程序分為旅行前的準(zhǔn)備工作、旅行過程及旅行后續(xù)工作的服務(wù)。此外，還有隨同上司出差時(shí)的隨行服務(wù)。本章旨在使同學(xué)們明確公務(wù)旅行時(shí)秘書的工作職責(zé)，掌握有關(guān)旅行服務(wù)的知識(shí)和技能。1旅行準(zhǔn)備工作內(nèi)容章節(jié)導(dǎo)覽2上司旅行期間及回來后秘書的工作3隨行事務(wù)旅行準(zhǔn)備工作內(nèi)容1為上司的旅行做好相應(yīng)的準(zhǔn)備，是旅行管理的第一個(gè)環(huán)節(jié)，也是很重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，它關(guān)系到整個(gè)旅行行程的順利。在上司出差前，秘書應(yīng)根據(jù)上司出差的目的、任務(wù)等，把應(yīng)做的準(zhǔn)備工作和需攜帶的物品等列出清單，經(jīng)上司檢查、補(bǔ)充后一一備齊辦妥，對于長途出差及重要出差，更應(yīng)如此。一、旅行計(jì)劃地點(diǎn)。包括上司本次出差的目的地（包括中轉(zhuǎn)地），旅行過程開展工作、活動(dòng)的地點(diǎn)以及食宿地點(diǎn)。時(shí)間。出差時(shí)間的長短，出發(fā)及到達(dá)目的地時(shí)間，工作活動(dòng)的具體時(shí)間等。交通工具。是乘飛機(jī)、火車還是輪船、汽車等。一、旅行計(jì)劃旅行內(nèi)容。即旅行的活動(dòng)內(nèi)容，如訪問、洽談、考察、會(huì)議宴會(huì)、娛樂活動(dòng)或參加某種儀式等。資料、物品攜帶。根據(jù)差旅內(nèi)容必須攜帶的資料、物品等。工作時(shí)間表。如果旅行內(nèi)容較多，可把上司抵達(dá)目的地(或在中轉(zhuǎn)站）要做的工作安排制成表格。制訂旅行計(jì)劃或旅程表時(shí)要注意：明確并尊重上司的意圖和要求，了解并遵守組織有關(guān)旅行的具體規(guī)定。旅程表應(yīng)按時(shí)間順序編排，條理應(yīng)分明；時(shí)間安排不宜過緊或過松；要考慮上司的身體情況，避免上司過于勞累。如果上司是初次到某地旅行，在征得上司同意后，應(yīng)留出一定時(shí)間為上司處理私務(wù)用。制訂旅行計(jì)劃或旅程表時(shí)要注意：如果需要中轉(zhuǎn)，應(yīng)盡量減少銜接時(shí)間，以避免時(shí)間的浪費(fèi)。多擬訂幾個(gè)預(yù)備的旅行計(jì)劃方案供上司參考，選擇最佳方案。國際旅行要考慮時(shí)差。二、票務(wù)秘書為上司安排旅行，要按有關(guān)規(guī)定和要求，精心選擇、設(shè)計(jì)方便、經(jīng)濟(jì)、合理的路線，并提前做好機(jī)(車、船）票的預(yù)訂、檢查工作。如果旅行地的航（車、船）次比較多，秘書應(yīng)綜合考慮各方面的情況，挑選比較合適的幾個(gè)航（車、船）次供上司選擇。辦理票務(wù)時(shí)要注意：一要確保飛機(jī)班次、日期、途經(jīng)城市、到達(dá)城市等信息的準(zhǔn)確；二要注意機(jī)票上的姓名要與護(hù)照（身份證）上的拼寫相同；三要盡可能提前將機(jī)位訂好，避免機(jī)位緊張訂不到座位。四要注意在航空公司的最后出票時(shí)限前購票，以免座位被取消。三、體檢事務(wù)世界上許多國家明文規(guī)定，對患有某些疾病的外國人，不準(zhǔn)其入境。因此，預(yù)備出國的人員，首先必須在國內(nèi)進(jìn)行體格檢查。秘書要幫助準(zhǔn)備出國的上司做好領(lǐng)取體檢表及約定體檢時(shí)間等工作。四、辦理護(hù)照護(hù)照（passport）是各主權(quán)國家發(fā)給本國公民出入境及到國外旅行居留時(shí)證明其國籍和身份的證件。因此，凡出國人員均必須持有護(hù)照。對于出國人員來說，護(hù)照很重要。出國前要憑護(hù)照辦理所去國家和中途經(jīng)停國家的簽證，憑護(hù)照購買國際航班機(jī)票或車船票。在國外，有關(guān)當(dāng)局檢查時(shí)也須出示護(hù)照，住旅館也要憑護(hù)照。護(hù)照的種類：我國的護(hù)照分為外交護(hù)照、公務(wù)護(hù)照和普通護(hù)照三種。外交護(hù)照主要發(fā)給外交官員、領(lǐng)事官員及其隨行配偶、未成年子女和外交信使；公務(wù)護(hù)照主要發(fā)給在駐外使館、領(lǐng)館或者聯(lián)合國、聯(lián)合國專門機(jī)構(gòu)以及其他政府間國際組織中工作的我國政府派出的職員及其隨行配偶、未成年子女；普通護(hù)照發(fā)給我國僑民、留學(xué)生和出國辦理私事的人員。護(hù)照的辦理：在國內(nèi)，外交護(hù)照由外交部簽發(fā)。公務(wù)護(hù)照由外交部及其授權(quán)機(jī)關(guān)(各省、市、自治區(qū)的外事辦公室）辦理。普通護(hù)照則由公安部授權(quán)的有關(guān)機(jī)關(guān)辦理。在國外，護(hù)照則由我國駐外使、領(lǐng)館等外交機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)辦理。護(hù)照辦理時(shí)應(yīng)注意：第一，帶齊有關(guān)證件。如主管部門的出國任務(wù)批件、出國人員政審批件、所去國有關(guān)組織的邀請書、工作單位的派遣函或證明（法人本人可以免交派遣函，但須交驗(yàn)營業(yè)執(zhí)照副本）等。第二，準(zhǔn)備好相片。到公安部門指定的照相點(diǎn)照相，按相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)出像。相片應(yīng)準(zhǔn)備10張左右，辦簽證時(shí)也需用。第三，準(zhǔn)確填寫有關(guān)資料。第四，辦好護(hù)照后，應(yīng)仔細(xì)核對檢查護(hù)照填寫項(xiàng)目如姓名、籍貫、出生年月和地點(diǎn)等是否準(zhǔn)確無誤，授權(quán)發(fā)照人的簽字和發(fā)照單位的蓋章（包括鋼印和發(fā)照機(jī)關(guān)印章）是否齊全等。護(hù)照的報(bào)失和補(bǔ)辦：按規(guī)定，外交護(hù)照和公務(wù)護(hù)照有效期最長不超過5年，普通護(hù)照有效期最長不超過10年，期滿后換發(fā)新照。護(hù)照必須妥善保管，不得污損、涂改，嚴(yán)防遺失。萬一不慎遺失，應(yīng)立即向發(fā)照機(jī)關(guān)掛失查找。若在國外，還應(yīng)同時(shí)通知所在國有關(guān)當(dāng)局。如查找不到，應(yīng)申請補(bǔ)辦。五、辦理簽證簽證（visa）是各主權(quán)國家發(fā)給外國或本國公民出入國境或在本國經(jīng)過、停留、居住的許可證明。簽證一般可做在護(hù)照上，有的也做在其他身份證件上。如前往未建交國，一般用單獨(dú)的簽證，與護(hù)照同時(shí)使用。我國的簽證一般做在護(hù)照上。簽證一般按出入境性質(zhì)分為出境簽證、入境簽證、出入境簽證、入出境簽證、再入境簽證和過境簽證六種類別。簽證的內(nèi)容及期限：各國的簽證內(nèi)容大體相同，主要包括：簽證種類、簽證代號(hào)、入出境（過境）目的/口岸/偕行人、停留期限、有效次數(shù)、簽發(fā)機(jī)構(gòu)、簽發(fā)地點(diǎn)、簽證官員簽字蓋章、簽發(fā)日期等。有的國家還附有持簽證者的照片（應(yīng)與護(hù)照上的一致）。有的還有印花和防偽標(biāo)識(shí)等。一般來說，途經(jīng)一國的過境簽證有效期為一個(gè)月，過境停留時(shí)間為三天，前往某個(gè)國家的入出境簽證有效期為半年，居留期限為一個(gè)月，入出境一次。簽證的辦理：一是由本人親自持護(hù)照和有關(guān)申請簽證的材料到旅行國駐我國大使館或領(lǐng)事館辦理；二是秘書可協(xié)助上司聯(lián)系委托權(quán)威可靠的簽證代辦機(jī)構(gòu)（如中國旅行社總社簽證代辦處）代辦；三是可以委托前往國家洽商的組織（如公司）到前往國家的使（領(lǐng)）館辦理。辦理簽證應(yīng)注意：取得簽證后，要注意檢查簽證內(nèi)容。檢查的重點(diǎn)是：簽證種類是否符合申請目的；有效期和停留期是否清楚；簽證持有人的姓名拼音是否正確；簽證官員和簽發(fā)機(jī)關(guān)是否簽字蓋章等。如果旅行目的地不止一個(gè)國家，應(yīng)當(dāng)在國內(nèi)全部辦妥有關(guān)簽證手續(xù)。如果簽證過期失效，應(yīng)向有關(guān)部門申辦延期手續(xù)。六、準(zhǔn)備旅費(fèi)按規(guī)定，公務(wù)旅行旅費(fèi)可預(yù)支。秘書應(yīng)按上司要求辦理借款。如果是出國旅行，準(zhǔn)備旅費(fèi)時(shí)還要注意：準(zhǔn)備外匯辦理支票和信用卡準(zhǔn)備零鈔七、入出境手續(xù)邊防檢查海關(guān)檢查安全檢查檢疫八、預(yù)訂酒店（一）使用預(yù)訂服務(wù)預(yù)訂酒店，一定要按照上司的指示予以辦理。如果上司沒有指定，秘書可以通過上網(wǎng)、翻閱當(dāng)?shù)芈眯兄改稀⒌貓D和旅行手冊等方式，選擇酒店，并與之聯(lián)系，了解酒店的確切位置、與機(jī)場或火車站的距離以及收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、是否打折等信息，在征求上司的同意后適時(shí)預(yù)訂。八、預(yù)訂酒店（二）確認(rèn)預(yù)訂為了使預(yù)訂得到保證或確定，秘書必須事先向酒店方面強(qiáng)調(diào)申明，這樣酒店會(huì)在第二天結(jié)賬之前一直留著房間；如果因特殊情況要取消預(yù)訂，也要在結(jié)賬之前打電話或采取其他方式通知酒店，必要時(shí)索要一張取消單存檔，作為取消憑證。九、旅行社的服務(wù)作用旅行社的主要功能是在食、住、行方面給旅行者以協(xié)助，為旅行者與食、住、行各方面發(fā)生聯(lián)系提供一個(gè)平臺(tái)。秘書在旅行服務(wù)過程中，尤其是旅行準(zhǔn)備階段，借助旅行社安排住宿和訂票等，既可以獲得質(zhì)優(yōu)和廉的服務(wù)，也可以節(jié)約時(shí)間。旅行社的服務(wù)包括：提供信息滿足特殊需求節(jié)約旅行費(fèi)用安排觀光或考察解決其他瑣碎問題如何選擇旅行社？一是了解旅行社資質(zhì)情況，如是否具備辦理出國業(yè)務(wù)的資格，辦理的質(zhì)量和社會(huì)的信譽(yù)度如何等。二是對比預(yù)訂國內(nèi)／國際機(jī)票、酒店等服務(wù)的價(jià)格與質(zhì)量，所謂“貨比三家”。三是檢查旅行社是否已交納了旅游質(zhì)量保證金，公章、發(fā)票是否齊全。如何選擇旅行社？四是檢查旅行社是否有旅游保險(xiǎn)。選擇可以信賴的旅行社，可以使利益得到應(yīng)有的保障。如果出現(xiàn)意外，可獲得合理的賠償，避免物質(zhì)和精神上的損失。五是與一家服務(wù)優(yōu)質(zhì)、信譽(yù)良好的旅行社保持長期聯(lián)系，也便于旅行社更了解和重視客戶的需求，提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。上司旅行期間及回來后秘書的工作2一、上司旅行期間秘書的工作上司動(dòng)身后，尚未到達(dá)目的地之前，如果對方安排接站，應(yīng)先電話通知對方上司出發(fā)的具體時(shí)間。估計(jì)上司已到達(dá)目的地，秘書應(yīng)主動(dòng)與上司取得聯(lián)系，以便有緊急事宜時(shí)向上司請示。按照上司出差前的授權(quán)和指示開展工作，遇超越秘書職權(quán)范圍的，或遇緊急、特殊情況，非馬上處理不可時(shí)，應(yīng)立即請示在單位的其他上司解決，或與上司聯(lián)系，請求上司的指示。如有需要上司親自處理的郵件，上司又不能馬上回來，應(yīng)立即郵寄給上司。一、上司旅行期間秘書的工作工作記錄：隨時(shí)記錄上司出差時(shí)的一些主要事情及處理結(jié)果，以便上司回來后能了解工作的進(jìn)展情況。工作梳理：秘書可利用上司出差時(shí)的“暫時(shí)空隙”對工作進(jìn)行梳理，處理和整理平時(shí)無暇顧及的一些事宜和文件。二、上司旅行回來后秘書的工作接站：確認(rèn)上司回來的時(shí)間，前往接站。如果上司問起旅行期間的工作，或者有需要在上司回來后馬上處理的，可擇要簡單匯報(bào)。但不宜太多，應(yīng)考慮上司的休息和適應(yīng)期。匯報(bào)：上司上班后，按輕重緩急次序，扼要向上司匯報(bào)他在外期間發(fā)生的事情及處理結(jié)果。二、上司旅行回來后秘書的工作整理文件資料：協(xié)助上司整理旅行帶回來的文件、資料等，必要的話，可協(xié)助上司將旅行的經(jīng)過和結(jié)果寫成報(bào)告，交有關(guān)部門閱讀。核算報(bào)銷差旅費(fèi)：幫助上司核算旅行費(fèi)用，并向財(cái)務(wù)部門報(bào)銷。隨行事務(wù)3一、隨行事務(wù)的含義所謂隨行事務(wù)，是指秘書隨同上司一起公務(wù)旅行，為上司外出開展公務(wù)活動(dòng)進(jìn)行的綜合性服務(wù)工作。隨行事務(wù)的特點(diǎn)：流動(dòng)性、全面性、復(fù)雜性二、隨行事務(wù)工作程序（一）準(zhǔn)備階段首先，要根據(jù)旅行的目的、意圖、地點(diǎn)、日程、上司的指示等協(xié)助上司確定其他隨行人員，并做好分工。同時(shí)要根據(jù)上司的指示擬訂旅行計(jì)劃和安排行程，經(jīng)上司確定后加以印發(fā)。其次，要準(zhǔn)備上司旅行所需的有關(guān)資料。再次，準(zhǔn)備有關(guān)的旅行物品，如辦公用品、差旅費(fèi)等。當(dāng)然，如果是到國外旅行，還要辦理有關(guān)出國手續(xù)。二、隨行事務(wù)工作程序（二）旅行階段要按照日程安排，靈活而有序地對旅行過程實(shí)施有效管理，主動(dòng)處理好日常事務(wù)性工作，如安排住宿，協(xié)調(diào)解決好與出訪單位的關(guān)系，隨時(shí)保持與本單位的聯(lián)系，以便上司及時(shí)了解組織的情況。在旅行期間，隨行秘書對工作應(yīng)更主動(dòng)、更投入。（三）結(jié)束階段旅行活動(dòng)結(jié)束后，隨行秘書應(yīng)做好有關(guān)的善后工作，如妥善