辦公用品及設(shè)備管理辦法

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔辦公用品及設(shè)備管理辦法目錄：1、辦公用品及設(shè)備管理辦法2、辦公用品配備管理辦法辦公用品及設(shè)備管理辦法第一章總則第1條為規(guī)范辦公用品及設(shè)備的采購(gòu)、領(lǐng)取、使用、保管與維修，使之管理有序，責(zé)任明確，以便更好地服務(wù)于公司各項(xiàng)工作和降低辦公用品及設(shè)備的使用經(jīng)費(fèi)，特制定本辦法。第2條本辦法適用于公司辦公用品及設(shè)備的管理。所指辦公用品及設(shè)備包括：文具、紙張、文件夾等文案用品，辦公桌椅、檔案柜等辦公用具，電話、傳真機(jī)、電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等辦公器具設(shè)備，電視、空調(diào)、風(fēng)扇、取暖器等家電設(shè)備。第3條主要職責(zé)。1.集團(tuán)行政管理中心主任：審核采購(gòu)預(yù)算計(jì)劃；監(jiān)督指導(dǎo)集團(tuán)總部物資用品的發(fā)放、保管和使用；審批、控制物資的采購(gòu)、報(bào)廢，確保符合采購(gòu)流程與標(biāo)準(zhǔn)。2.集團(tuán)采購(gòu)主管：組織實(shí)施日常辦公用品的采購(gòu)及預(yù)算計(jì)劃；采購(gòu)總部打印機(jī)、復(fù)印機(jī)耗材等各類辦公用品。3.集團(tuán)前臺(tái)/后勤管理員：負(fù)責(zé)辦公用品、勞保用品、廚房用品、清潔用品的采購(gòu)工作，并做好采購(gòu)記錄；負(fù)責(zé)對(duì)各類用品的領(lǐng)用、發(fā)放；建立各類用品管理臺(tái)賬并及時(shí)更新，保證賬物相符。4.集團(tuán)財(cái)務(wù)管理中心：負(fù)責(zé)審批采購(gòu)計(jì)劃和采購(gòu)費(fèi)用報(bào)銷并監(jiān)督采購(gòu)。第二章辦公用品及設(shè)備的計(jì)劃管理第4條行政管理中心根據(jù)集團(tuán)下達(dá)的辦公用品及設(shè)備年度采購(gòu)預(yù)算及各單位實(shí)際情況，分解并下達(dá)各部門年度辦公用品及設(shè)備費(fèi)用計(jì)劃。第5條各部門依據(jù)行政管理中心提供的明細(xì)清單填寫《辦公用品及設(shè)備采購(gòu)明細(xì)表》，并于每月3號(hào)前（放假順延三天）報(bào)行政管理中心。各部門要對(duì)申領(lǐng)人所需增配辦公用品數(shù)量進(jìn)行檢查，不合規(guī)定或超出標(biāo)準(zhǔn)的予以駁回。第6條行政管理中心于每月5號(hào)前（放假順延三天）對(duì)各部門的《辦公用品及設(shè)備采購(gòu)明細(xì)表》匯總、審核，形成集團(tuán)辦公用品月度采購(gòu)計(jì)劃并據(jù)此實(shí)施采購(gòu)。第三章辦公用品及設(shè)備的采購(gòu)第7條采購(gòu)人員根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃采購(gòu)物品，要認(rèn)真負(fù)責(zé)，堅(jiān)持物美價(jià)廉，貨比三家。在入庫(kù)之前，確保物品的完好無(wú)損。如有損壞，屬對(duì)方原因負(fù)責(zé)退還，屬自身原因自行賠償。第8條供應(yīng)商的選擇。按照公平、公正的原則，采取公開(kāi)比質(zhì)、比價(jià)等方式擇優(yōu)確定供應(yīng)商。1.為保證集團(tuán)以較低的價(jià)格獲得高質(zhì)量的辦公用品及設(shè)備，集團(tuán)將先行擇優(yōu)選取2～3家實(shí)力較強(qiáng)的供應(yīng)商經(jīng)過(guò)同類（種）產(chǎn)品比質(zhì)、比價(jià)后，各自提供其最具競(jìng)爭(zhēng)力的產(chǎn)品品種及服務(wù)。2.引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，要求供應(yīng)商每季（月）提供最新的產(chǎn)品報(bào)價(jià)及樣品，集團(tuán)集中評(píng)定后及時(shí)調(diào)整各供應(yīng)商的采購(gòu)品種與數(shù)量。條件成熟時(shí)，再確定長(zhǎng)期供應(yīng)商。3.行政管理中心負(fù)責(zé)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)及服務(wù)協(xié)議。4.對(duì)于零星、低價(jià)用品，按便利原則擇近、擇優(yōu)購(gòu)買。第9條采購(gòu)。1.采購(gòu)申請(qǐng)流程。①單價(jià)<500元的：集團(tuán)總部：?jiǎn)T工發(fā)起→集團(tuán)業(yè)務(wù)中心負(fù)責(zé)人審批→行政管理中心主任審批→采購(gòu)主管采購(gòu)、分發(fā)→財(cái)務(wù)管理中心備案→行政管理中心歸檔。區(qū)域公司：辦公室/綜合部發(fā)起→區(qū)域公司負(fù)責(zé)人審批→區(qū)域公司辦公室采購(gòu)、分發(fā)→區(qū)域公司財(cái)務(wù)部核查、備案→財(cái)務(wù)管理中心備案→行政管理中心歸檔。②單價(jià)≥500元的：集團(tuán)總部員工發(fā)起或區(qū)域公司辦公室/綜合部發(fā)起→集團(tuán)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批或區(qū)域公司負(fù)責(zé)人審批→集團(tuán)行政管理中心主任審批→集團(tuán)行政副總審批→集團(tuán)總裁審批→采購(gòu)主管采購(gòu)、分發(fā)→財(cái)務(wù)管理中心備案→行政管理中心歸檔。2.單價(jià)超過(guò)1000元的辦公用品及設(shè)備實(shí)行采購(gòu)小組采購(gòu)制度。采購(gòu)小組由行政管理中心、財(cái)務(wù)管理中心、申購(gòu)部門各派一人組成，原則上不少于兩人。采購(gòu)申請(qǐng)獲得批準(zhǔn)后，由采購(gòu)小組按照貨比三家、質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的原則負(fù)責(zé)采購(gòu)。3.采購(gòu)的物品到貨后，由采購(gòu)主管持采購(gòu)計(jì)劃和購(gòu)貨發(fā)票連同采購(gòu)的物品送交行政管理中心主任驗(yàn)收，驗(yàn)收無(wú)誤后，填寫一式三聯(lián)的入庫(kù)單，其中存根聯(lián)由行政管理中心留存，記賬聯(lián)交付采購(gòu)主管用于報(bào)銷，回執(zhí)聯(lián)由前臺(tái)/后勤管理員用于登記庫(kù)房臺(tái)賬。4.采購(gòu)的物品驗(yàn)收入庫(kù)后，前臺(tái)/后勤管理員應(yīng)按其類別、品名分門別類碼放整齊，并負(fù)責(zé)物品的完好無(wú)損，如有非正常情況的損壞，自行賠償。5.各部門需自行購(gòu)置一些急需的單價(jià)超過(guò)500元或者采購(gòu)總額超過(guò)500元的辦公用品，在征得集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)同意后執(zhí)行，購(gòu)置后報(bào)銷前到行政管理中心簽字登記。第四章辦公用品及設(shè)備的領(lǐng)取第10條集團(tuán)的辦公用品統(tǒng)一由行政管理中心保管和發(fā)放，各部門需使用辦公用品的可按領(lǐng)用規(guī)定到行政管理中心前臺(tái)/后勤管理員處領(lǐng)取。第11條使用部門領(lǐng)用常規(guī)性辦公用品應(yīng)以舊換新，填寫辦公用品《領(lǐng)料單》（詳見(jiàn)附件1），辦理相關(guān)領(lǐng)用手續(xù)后，方可領(lǐng)取。第12條辦公用品應(yīng)為辦公所用，不得據(jù)為己有，挪用私用，隨意丟棄廢置；嚴(yán)禁員工將辦公用品帶出公司私用。第13條使用辦公用品應(yīng)以室為家，在日常工作中，提倡節(jié)約作風(fēng)，物盡其用，不要大材小用，努力降低辦公成本。第14條精心使用辦公設(shè)備，認(rèn)真遵守操作規(guī)程，使用后及時(shí)關(guān)閉電源，避免人為對(duì)各種設(shè)備的損害。第15條凡屬各部門或部門內(nèi)員工共同使用的辦公用品和設(shè)備應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管，員工使用時(shí)應(yīng)作借用、歸還登記。第16條員工離職，必須在離職前向行政管理中心或區(qū)域公司辦公室/綜合部移交在用的辦公用品，辦理歸還手續(xù)（指固定資產(chǎn)、計(jì)算機(jī)等非易耗品）。第17條集團(tuán)信紙、信封、檔案袋、名片等由行政管理中心負(fù)責(zé)印制，各部門按需領(lǐng)用，行政管理中心負(fù)責(zé)登記工作。各部門專用資料如需印制，由部門提出需求及樣式交行政管理中心落實(shí)印制，行政管理中心印制完畢后通知相關(guān)領(lǐng)用并登記。第五章辦公用品及設(shè)備的保養(yǎng)維修第18條各部門按照設(shè)備的操作規(guī)程要求，對(duì)辦公設(shè)備進(jìn)行定期維護(hù)，做好清潔保養(yǎng)工作。第19條電話、傳真機(jī)、電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等辦公設(shè)備出現(xiàn)故障或維護(hù)（加碳粉、換墨盒）時(shí)，由使用部門向行政管理中心提出維修維護(hù)申請(qǐng)，填寫《辦公設(shè)備維修申請(qǐng)單》（詳見(jiàn)附件2），由行政管理中心聯(lián)合企業(yè)技術(shù)中心統(tǒng)一安排維修。第20條企業(yè)技術(shù)中心每季度定期組織對(duì)辦公設(shè)備進(jìn)行檢查，統(tǒng)計(jì)辦公設(shè)備使用與維修情況。第21條經(jīng)鑒定屬下列情況造成損壞或遺失的，由責(zé)任者按物品的購(gòu)置價(jià)格和使用時(shí)間、新舊程度折價(jià)賠償。（詳見(jiàn)附件3《物品損壞賠償折價(jià)表》）。1.人為物理?yè)p壞或使用不當(dāng)；2.私自拆裝辦公用品與設(shè)備；3.安裝非工作所必須的軟件所引起的故障；4.保管不善造成物品遺失的；5.其他的人為因素造成的損壞。第六章辦公用品及設(shè)備的盤點(diǎn)與報(bào)廢處理第22條盤點(diǎn)的組織管理。由行政管理中心和財(cái)務(wù)管理中心，組織各中心、區(qū)域公司對(duì)辦公用品和設(shè)備進(jìn)行盤點(diǎn)。第23條盤點(diǎn)頻度與要求。每半年盤庫(kù)結(jié)算一次，要做到賬賬相符、賬物相符。對(duì)壞賬部分查明原因并追究相關(guān)人員責(zé)任。第24條報(bào)廢處理。凡屬正常磨損或工作中發(fā)生意外情況造成個(gè)人在用辦公設(shè)備損壞的，由使用者/保管人填寫《設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)單》（詳見(jiàn)附件4），說(shuō)明原因和理由；報(bào)廢手續(xù)完成后，及時(shí)辦理補(bǔ)充新品的領(lǐng)用手續(xù)。報(bào)廢流程：使用者/保管人申請(qǐng)→責(zé)任中心主任審批→行政管理中心主任審批→財(cái)務(wù)總監(jiān)審核→行政副總或總裁簽批→財(cái)務(wù)管理中心進(jìn)行賬務(wù)處理。第七章辦公用品及設(shè)備的監(jiān)督控制第25條行政管理中心對(duì)各部門所擁有的辦公用品易耗品（主要指打印耗材與印刷制品）進(jìn)行統(tǒng)計(jì)與調(diào)查。每月10日前對(duì)上一月各中心辦公用品的領(lǐng)用量、余量做統(tǒng)計(jì)分析報(bào)表，上報(bào)行政副總和總裁。第26條行政管理中心對(duì)各部門辦公設(shè)備維修與保養(yǎng)做統(tǒng)計(jì)報(bào)表，每月上報(bào)行政副總和總裁，進(jìn)一步控制設(shè)備維修費(fèi)用。第27條各中心根據(jù)辦公需求，制定本中心的月度辦公用品預(yù)算，報(bào)行政管理中心，行政管理中心據(jù)此對(duì)辦公用品的使用進(jìn)行監(jiān)督，控制辦公用品經(jīng)費(fèi)。第28條財(cái)務(wù)管理中心負(fù)責(zé)對(duì)辦公用品與設(shè)備的購(gòu)置、維修、報(bào)廢等程序進(jìn)行監(jiān)督。企業(yè)管理中心對(duì)列屬固定資產(chǎn)的辦公用品與設(shè)備的狀態(tài)及變更程序進(jìn)行監(jiān)督。監(jiān)督審計(jì)中心負(fù)責(zé)對(duì)各部門的管理行為進(jìn)行監(jiān)督。第八章附則第29條本辦法由集團(tuán)行政管理中心負(fù)責(zé)起草、修訂、監(jiān)督執(zhí)行及解釋。第30條本辦法經(jīng)集團(tuán)高層經(jīng)營(yíng)班子會(huì)議審議通過(guò)，自下發(fā)之日起執(zhí)行。第31條附件：（1）辦公用品領(lǐng)用單；（2）辦公設(shè)備維修申請(qǐng)單；（3）物品損壞賠償折價(jià)表；（4）設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)單。

附件1領(lǐng)料單№領(lǐng)料部門：年月日編號(hào)品名及規(guī)格單位數(shù)量備注負(fù)責(zé)人簽字：發(fā)料人：領(lǐng)料人：附件2辦公設(shè)備維修申請(qǐng)單申請(qǐng)部門申請(qǐng)人維修設(shè)備申請(qǐng)時(shí)間故障原因處理結(jié)果維護(hù)人員簽收人維修日期簽收日期

附件3物品損壞賠償折價(jià)表單位價(jià)格賠償額度（按原價(jià)）使用年限賠償比例使用年限賠償比例使用年限賠償比例小于200元1年80%2年75%3年50%200-500元1年90%2年80%3年70%500-1000元1年95%3年80%5年65%1000元以上1年100%3年90%5年80%注：賠償比例以物品折舊后的價(jià)值為標(biāo)準(zhǔn)。財(cái)務(wù)折舊率：每年折舊20%。附件4設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)單申請(qǐng)人：申請(qǐng)日期：年月日設(shè)備名稱及編號(hào)規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量預(yù)計(jì)使用年限已使用年限原始價(jià)值已提折舊額設(shè)備狀況以及報(bào)廢原因處理意見(jiàn)使用部門負(fù)責(zé)人行政管理中心主任財(cái)務(wù)總監(jiān)行政副總/總裁精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔辦公用品配備管理辦法第一節(jié)總則第1條為規(guī)范辦公用品配置，加強(qiáng)對(duì)辦公用品的管理和有效使用，制定本辦法。第二節(jié)配置標(biāo)準(zhǔn)第2條大宗辦公用品的配置標(biāo)準(zhǔn)，見(jiàn)下表：崗位配置標(biāo)準(zhǔn)備注董事長(zhǎng)/總裁大間總裁辦；辦公桌1張；皮椅1把；文件柜2個(gè)；飲水機(jī)1臺(tái)；電話1部；傳真機(jī)1部；沙發(fā)6座；空調(diào)2臺(tái)；電腦1臺(tái)；小冰箱1臺(tái)；打印機(jī)1臺(tái)?？膳渲霉P記本電腦，原則不超過(guò)10000元董事/副總裁/總工程師小間總裁辦；辦公桌1張；皮椅1把；文件柜2個(gè)；飲水機(jī)1臺(tái)；電話1部；傳真機(jī)1部；沙發(fā)5座；空調(diào)1臺(tái)；電腦1臺(tái)；打印機(jī)1臺(tái)?？膳渲霉P記本電腦，原則不超過(guò)8000元部門正職/1、2級(jí)管理與技術(shù)崗小間總裁辦；辦公桌1張；皮椅1把；文件柜1個(gè)；飲水機(jī)1臺(tái)、電話1部、傳真機(jī)1部；沙發(fā)3座；空調(diào)1臺(tái)；電腦1臺(tái)；打印機(jī)1臺(tái)?？膳渲霉P記本電腦，原則不超過(guò)5000元部門副職及以下4人或6人間總裁辦；辦公桌、椅1套；電話1部；電腦1臺(tái)；空調(diào)1臺(tái)；打印機(jī)1臺(tái)。經(jīng)常出差并且出差期間需要使用電腦的，可申請(qǐng)配備筆記本電腦，原則不超過(guò)4500元第3條低值易耗辦公用品，由行政人事部部采購(gòu)，各部門人員領(lǐng)用時(shí)，按要求逐項(xiàng)登記，進(jìn)行數(shù)量標(biāo)準(zhǔn)限制，超出計(jì)劃標(biāo)準(zhǔn)的，不予準(zhǔn)許。標(biāo)準(zhǔn)如下：使用周期辦公用品備注1周打印紙；桶裝水。4人及以上總裁辦使用周期可減半1個(gè)月餐巾紙；簽字筆；鉛筆；軟面抄；訂書針。2個(gè)月以上文件夾；文件夾架；計(jì)算器；訂書機(jī)。第4條在公司配置標(biāo)準(zhǔn)以外的大宗辦公用品，由部門申請(qǐng)、分管領(lǐng)導(dǎo)審批。第二節(jié)配置辦法第5條易耗辦公用品和標(biāo)準(zhǔn)以內(nèi)大宗辦公用品，由行政人事部統(tǒng)一購(gòu)買后按標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行配置，并辦理相關(guān)手續(xù)。第6條配置“標(biāo)準(zhǔn)”以外的大宗辦公用品，首先由行政人事部根據(jù)公司實(shí)際進(jìn)行內(nèi)部調(diào)劑，若不能調(diào)劑，則組織采購(gòu)并按標(biāo)準(zhǔn)配置。第7條領(lǐng)用辦公用品時(shí)，部門或員工須簽字確認(rèn)，并保證合理使用。第二節(jié)辦公用品的管理第8條各部門的大宗辦公用品由部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)保管，監(jiān)管其使用過(guò)程，年底由部門對(duì)大宗辦公用品進(jìn)行一次清理盤存。第9條辦公用品丟失，由各部門負(fù)責(zé)人組織清查，確認(rèn)遺失的追究相關(guān)人員責(zé)任。第10條辦公用品損壞，區(qū)分正常使用