實用干貨-讓你相逢恨晚的七個PPT制作技巧

實用干貨—讓你相逢恨晚的七個PPT制作技巧！

先讀

PowerPoint作為一款實用辦公軟件，也是老師在教學中的必備技能之一。但是很多人只是知道常見的一些根底功能，而更深層次的功能，大多數(shù)人都沒接觸過。

今天推薦的就是在PPT自帶功能當中，有哪些是你平時沒注意到？

咱們就從“開始〞說起。

1

開始

1.1【替換字體】

指一鍵將A字體替換為B字體。

當我們做了一個PPT，里面正文用的是宋體，但做好之后，我們覺得，正文用微軟雅黑更好一點，我們點擊【替換字體】，即可一鍵替換文件中所有宋體，變成微軟雅黑。試想，如果沒有這個功能，你要白費多少力氣才能全部替換？

1.2【自定義設(shè)置默認字體】

指我們將輸入的文字字體默認為其他字體，而不是系統(tǒng)默認的宋體。

舉個例子，當我做一個PPT時，我會挑選字體，比方某一個案子，我選擇了標題使用華康麗金黑簡體，正文使用黑體。但大家都知道，系統(tǒng)默認的字體是宋體，如果我想使用黑體，我有兩個選擇：

一是去替換，這是事后干涉。

二是直接開始就把黑體設(shè)置為默認的正文字體，這是事前干涉。

PPT中的設(shè)置默認文本框功能，就是這個作用。

1.3【PPT圖層】

指PPT中單個頁面中所有元素的層級關(guān)系。

很多人只知道PS有圖層，但很少有人知道PPT的圖層嗎？這個圖層有什么作用呢？

大家都知道，當某一頁PPT元素過多時，我們編輯起來會很麻煩，知道了圖層的概念，我們就可以分層編輯，暫時不需要編輯的層可以選擇隱藏。點擊【選擇】就能看到這個功能。

舉個例子看一下：假如我們需要在一頁PPT中同時編輯這么多，我們可以翻開選擇窗格：

對最上面的那張海報進行編輯時，我們可以先把其他的海報暫時隱藏起來，等首層的海報編輯后，再把這一層隱藏，第二層翻開。

另外，當我們動畫插入過多的時候，同樣可以采取這個辦法進行操作。

1.4【格式刷增強版】

指復(fù)制一次格式，同時為多個文本框刷出指定的格式。

那普通的格式刷是什么呢？選擇一段文本框，點一下格式刷，為指定的文本框刷出格式，然后格式刷效果消失，如果想繼續(xù)為另一段文本框刷出格式，需要循環(huán)上面的操作。

但格式刷增強版就不用擔憂這個問題了。如果你想同時為多個文本框刷出同樣的格式，只需要選擇一段文本框后，雙擊格式刷選項，然后你就可以任性的給N個文本框刷出同樣的格式了！

2

插入

接下來說“插入〞

2.1PowerPoint自由截圖工具

指在不用鏈接網(wǎng)絡(luò)的情況下，自由截取屏幕畫面。

你常用的屏幕截圖工具都有哪些呢？QQ？微信客戶端？第三方截圖軟件？好似沒了吧，但你要知道，那些工具一般需要聯(lián)網(wǎng)才能使用，則如果你電腦未聯(lián)網(wǎng)，你要怎么截圖呢？

也許，你可以試試PowerPoint自由截圖工具。

2.2利用SMARTART來排版

指將插入至smartart，快速實現(xiàn)排版效果。

排版和圖文排版一直是很多人頭疼的地方，怎么對齊？怎么排版？一直是個難解，如果你不追求太新穎的排版辦法，你可以試試【插入SMARTART】。

比方，我們想做瓷磚格調(diào)的排版：

我隨便找了幾張，看起來很整齊吧：

或者像這樣的：

2.3插入對象

指在PPT中插入PowerPoint無法輸入的元素，對象包含繪圖工具，數(shù)學符號，EXCEL等。

先給我們偉大的人民教師謀個福利，尤其是數(shù)學老師。當我們想在PPT中插入一些數(shù)學符號時，該怎么辦呢？有些人說可以【插入公式】：

但這個公式數(shù)量不多，如果我們想插入其他公式或特殊符號怎么辦呢？你可以試試【插入對象】，別想歪啊，我看評論去已經(jīng)有人淫笑了。比方這個：

記得是Microsoft公式3.0，還可以勾選右邊的顯示為圖標。

讓我們插入個特殊符號試試，如↓

道了這個辦法，老師們就不用在網(wǎng)上復(fù)制粘貼別人的公司再來修改數(shù)字了。

當然，【插入對象】中還有個很強大的東西，叫繪圖。如果我們想在PPT中插入一個手繪的，我們可以直接點擊【插入對象】，選擇Bitmapimage，就可以直接在畫板上作業(yè)了。

2.4【音頻錄制】

指錄制聲音文件。

OFFICE之所以強大，還表現(xiàn)在強大的音，視頻處理方面，先來說錄制音頻方面。

說個常見的場景吧，我們知道，PPT畢竟是配合演講使用的輔助演示工具，當我們想把做好的PPT文件發(fā)給別人時，我們對PPT文件的解讀如果能同時附帶在里面，就會更好一些，這樣別人不僅能邊看PPT頁面，邊聽我們對PPT頁面內(nèi)容的解讀。那【錄制音頻】就很好的解決了這個問題。

另外，還有很多人把PPT中的錄制聲音當做一個錄音機來用也是不錯的選擇。

2.5【錄制視頻】

指完成電腦視頻畫面的錄制。

如果我們想在PPT中插入一段視頻，而視頻卻不能從網(wǎng)絡(luò)高低載下來，那怎么辦呢？這時候就要用到【錄制視頻】的功能了。

選擇錄制視頻播放窗口的大小，開始錄制，直到結(jié)束，然后插入到PPT文件中。

3

切換

再說說“切換〞

3.1【設(shè)置自由換片時間】

指對PPT中頁面切換方式的設(shè)置，包含自動定時換片和手動換片。

當我們想讓PPT某些頁面自動播放，有些頁面手動播放，該怎么辦呢？你需要對相關(guān)頁面【設(shè)置自動換片時間】。

如果想自動播放，就【設(shè)置換片時間】，如果想手動播放，就選擇【點擊鼠標時】。

4

幻燈片放映

接下來說“幻燈片放映〞

4.1【設(shè)置幻燈片放映】

指對幻燈片放映方式的選擇。

我們的幻燈片放映默認是全部，這里你可以修改為從X到N的頁碼，注意，頁面必須是一個區(qū)間。

但有些時候，你想挑選某幾頁幻燈片來放映，如我想播放第1，4，5頁，其他的都不播放，該怎么辦呢？

你需要【自定義放映】，但這個按鈕正常情況下是不能勾選的。

你需要先在這里設(shè)置下：

然后，這里就可以勾選了。

4.2【一鍵清除幻燈片所有動畫效果】

指幻燈片動畫效果不在放映時出現(xiàn)。

這里還有一個神技能，99%的人都不知道，當你做了一個PPT時，里面設(shè)置了很多的動畫，但老板說，A客戶不想看動畫，B客戶想看動畫，雖然坑爹，但很多時候就會這樣。

放在以前，你肯定需要一頁一頁的刪除動畫，則我教你一招，【放映時不加動畫】：

4.3【使用演講者視圖】

指幻燈片放映時的視圖效果。

當我們在臺上演講時，一般而言，無論是投影屏幕還是電腦，顯示的都是本頁內(nèi)容，那下一頁是什么內(nèi)容怎么看到呢？

實際效果就是這樣，左邊為當前頁，右邊為下一頁：

5

審閱

然后來看“審閱〞

5.1【翻譯工具】

指將A語言進行自動翻譯為B語言。

我們做PPT時，經(jīng)常需要用到英文，那一般而言，很多人都是翻開某些翻譯網(wǎng)站，輸入中文，翻譯成英文，這個辦法有點慢，我們可以使用PowerPoint自帶的【翻譯工具】。

5.2【幻燈片文件合并】

指講A幻燈片的所有頁面原封不動的插入到B幻燈片中。

這里要用到審閱中的【比擬】功能。

這個功能主要應(yīng)用場景是，我們想把一個PPT的所有頁面原封不動的插入到另外一個PPT中?？磦€例子：

把一個PPT插入到另外一個PPT后的效果：

6

視圖

接著聊聊“視圖〞

6.1【形狀對齊時顯示智能向?qū)А?/p>

指在對齊形狀時，軟件自動出現(xiàn)智能參考線，幫忙完成對齊。

我們可以選擇【顯示】中的【形狀對齊時顯示智能向?qū)А?，勾選開啟后，我們再對齊形狀時，就會自動出現(xiàn)智能參考線。

7

文件

最后看看“文件〞

7.1【愛護演示文稿】

指對文件進行愛護，避免他人進行修改。

有些時候我們做完一份PPT后，為了避免文件被修改，我們可以對文件采取相應(yīng)的愛護。

7.2【檢查幻燈片兼容性】

指檢查幻燈片文件在各版本中的兼容效果。

有時候我們電腦上制作PPT用的是高版本的PowerPoint軟件，如13版，但演示用的電腦上可能是低版本的PowerPoint軟件，如07版，則我們做好的文件都會出現(xiàn)什么問題呢？我們可以【檢查兼容性】，這樣就能夠提前發(fā)現(xiàn)一些兼容性導致的問題了。

7.3【增加操作撤銷次數(shù)】

指修改PPT誤操作的次數(shù)，默認為20次，最高可修改為150次。

PowerPoint有一個撤銷編輯的功能，當我們做了某些錯誤的操作時，可選擇撤銷，但默認智能撤銷20次，我們可以修改為最高150次。

在【文件】，【選項】，【高級】中，我們可以修改：

7.4【嵌入特殊字體】

指將幻燈片中的特殊字體嵌入到文件中，避免文件轉(zhuǎn)移后的字體喪失。

當我們做PPT時，我們可能會用到一些特殊字體，但別人的電腦上沒有這個字體的話，那做好的文件中的特殊字體就會