文件控制程序

文件控制程序目的質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系文件的批準(zhǔn)、發(fā)布、傳遞、更改、作廢和保管均處于受控狀態(tài)，確保在管理體系的運(yùn)行場(chǎng)所均能獲得適用文件的有關(guān)版本。適用范圍公司及公司屬各二級(jí)單位與質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系有關(guān)的文件和資料的控制，包括外部提供的有關(guān)文件。3.術(shù)語外來文件：與質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系運(yùn)行有關(guān)的國(guó)家法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)等；行業(yè)、地方頒布的條例、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程、辦法等；上級(jí)主管部門頒發(fā)的管理辦法、規(guī)定等文件。4.職責(zé)4.1公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批、發(fā)布《管理手冊(cè)》。4.2管理者代表審核《管理手冊(cè)》及發(fā)放范圍。4.3工程管理部負(fù)責(zé)組織《管理手冊(cè)》的編寫、修改、換版。4.4公司總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)對(duì)全公司性文件實(shí)施監(jiān)控和相關(guān)文件的發(fā)放、回收銷毀。4.5公司各個(gè)部門負(fù)責(zé)對(duì)本部門起草下發(fā)的文件實(shí)施監(jiān)控和督辦。4.5標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范及技術(shù)性外來文件由工程管理部實(shí)施控制。4.6公司機(jī)關(guān)各部門和公司屬各單位負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)文件的擬定和保管，并參與管理體系文件的編寫。4.7公司檔案室負(fù)責(zé)全公司所有存檔文件資料的收集、整理、歸檔、保管。5.工作程序5.1文件管理工作流程示意圖：總（副）經(jīng)理會(huì)簽、簽發(fā)總（副）經(jīng)理會(huì)簽、簽發(fā)有關(guān)部門擬稿、校稿相關(guān)部門會(huì)簽總經(jīng)理工作部校稿外來文件總經(jīng)理工作部收文登記總（副）經(jīng)理批示總經(jīng)理工作部傳遞職能部門傳閱、承辦檔案室存檔總經(jīng)理工作部編號(hào)上報(bào)、外發(fā)擬稿部門執(zhí)行單位、部門外來文件內(nèi)部文件 定期銷毀定期銷毀5.2文件和資料的分類a.管理體系文件；b.技術(shù)文件（包括技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范圖紙等）和工藝文件（包括作業(yè)指導(dǎo)書、工藝操作規(guī)程等）；c.外來文件（包括國(guó)家、地方、上級(jí)主管部門發(fā)布的與質(zhì)量、安全、環(huán)保相關(guān)的法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)）；d.管理性文件（各種管理制度、條例、辦法、規(guī)定）；e.其他類文件（上級(jí)主管部門、顧客、工程監(jiān)理及其他方面往來的文件）。5.3文件的編寫與審批5.3.1《管理手冊(cè)》由工程管理部負(fù)責(zé)組織有關(guān)責(zé)任部門編寫，管理者代表審核，公司總經(jīng)理審批發(fā)布。5.3.2公司內(nèi)管理性文件和作業(yè)指導(dǎo)書的擬定由各有關(guān)部門負(fù)責(zé)，填寫“中國(guó)水利水電第六工程局有限公司發(fā)文辦理單（10.1-1）”后，由公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。5.3.3文件原稿和發(fā)文稿紙交公司總經(jīng)理工作部存檔。5.4文件的編號(hào)5.4.1《管理手冊(cè)》及公司管理性文件經(jīng)審批后，由公司總經(jīng)理工作部編號(hào)登記后由責(zé)任部門予以發(fā)放。5.4.2公司管理性文件的編號(hào)方法：按《中國(guó)水利水電第六工程局有限公司公文處理暫行規(guī)定》和《關(guān)于規(guī)范公文處理程序和公文辦理有關(guān)要求的通知》（局長(zhǎng)辦字〔2007〕3號(hào)）的規(guī)定執(zhí)行。5.5文件的收發(fā)登記、歸檔和借閱5.5.1公司內(nèi)管理性文件和外來文件由公司總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)收發(fā)、登記、立卷歸檔。需要存檔的文件，由公司檔案室按《企業(yè)檔案管理規(guī)定》負(fù)責(zé)歸檔與借閱。5.5.2文件在發(fā)放時(shí)，由總經(jīng)理工作部文書通過辦公系統(tǒng)發(fā)放。5.5.3公司屬各單位、機(jī)關(guān)各部門須建立完善文件收發(fā)登記制度。5.6外來文件的控制外來文件的識(shí)別、發(fā)放、更新執(zhí)行《法律法規(guī)及其他要求程序》5.7文件更改5.7.1《管理手冊(cè)》更改時(shí)由原編寫部門提出更改意見，工程管理部匯總，管理者代表審核后報(bào)公司總經(jīng)理審批。一般文件需修改時(shí)，由原擬稿部門填寫“文件更改通知單（10.1-2）”報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，并發(fā)到持有原文件的部門和相關(guān)人員。5.7.2文件持有部門和人員接到“文件更改通知單”后，及時(shí)按更改要求修改原文件。5.8文件的保存回收與銷毀5.8.1所有綜合性文件的原稿由公司總經(jīng)理工作部統(tǒng)一保存，總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)將每年的文件立卷歸檔后，移交公司檔案室進(jìn)行保存。5.8.2公司屬各單位負(fù)責(zé)將每年的文件立卷后移交公司檔案室保存。5.8.3公司《管理手冊(cè)》發(fā)布新版時(shí)，公司總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)通知各有關(guān)單位對(duì)舊版《管理手冊(cè)》自行銷毀。5.8.4其他作廢的文件可由相應(yīng)部門發(fā)出作廢文件通知，各單位或部門接到通知后可自行銷毀，并填寫“作廢文件清單（10.1-3）”和“（）年銷毀文件清單（10.1-4）”，需保存的作廢文件，應(yīng)作出適當(dāng)?shù)臉?biāo)識(shí)。5.8.5文件的銷毀應(yīng)執(zhí)行國(guó)家關(guān)于檔案銷毀的有關(guān)法規(guī)，任何單位或個(gè)人不得隨意將文件擅自銷毀或當(dāng)廢品出售處理。6.