擬寫案卷標題→5

科技檔案管理二○一六年六月科技檔案與科技文件材料科技檔案：是企事業(yè)單位和國家機構、社會組織及個人從事生產、科研、基建及管理活動中形成的對國家和社會具有保存價值的應當歸檔保存的科技文件材料?？萍紮n案的特點：1、專業(yè)性。2、多樣性。3、成套性?？萍嘉募牧希菏强萍紮n案的前身，是檔案工作的基礎，科技檔案是由科技文件材料轉化而來?？萍嘉募萍嘉募菏怯涗浐头从晨茖W技術活動，傳遞科技思想的文字、圖表、聲像等文件材料的總稱。科技文件的作用：１、是指導科技、生產、建設活動的重要依據(jù)２、是繼承科技學問的重要手段３、是提高經濟效益和社會效益的重要工具科技檔案與科技資料科技檔案與科技資料的區(qū)分1、反映對象不同（1）科技檔案：本單位科技活動的干脆記錄（2）科技資料：外單位科技活動的記錄2、來源不同（1）科技檔案：是由本單位的技術部門形成的原始記錄（2）科技資料：從本單位以外收集、交換、購買來的3、作用不同（1）科技檔案：依據(jù)與憑證作用（2）科技資料：參考與借鑒作用科技檔案的收集收集方法:一列入、一同步、一參與、一把關。1、一列入：明確基建、設備、科研等業(yè)務管理部門的崗位職責，即把科技檔案的收集、積累、移交歸檔工作列入該科室的職責范圍，并責任到人。2、一同步：科技檔案的收集工作與基建、生產、科研、設備管理活動同步進行。（1）事前介入。在與有關單位簽訂協(xié)議合同時（如勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位），應對科技檔案的套數(shù)、費用、質量要求、立卷人、移交時間等提出明確要求，作為科技檔案接收時的依據(jù)。（2）事中監(jiān)督。本單位要負責組織、監(jiān)督和檢查有關單位（如勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位）科技檔案的形成、積累、整理、移交工作，做到邊施工邊收集邊整理?？萍紮n案的收集3、一參與：檔案人員參與基建項目竣工驗收會和設備開箱，覆行簽字手續(xù)，并對現(xiàn)場形成的文件材料和設備開箱后的隨機材料進行現(xiàn)場收集。4、一把關：把好外出人員帶回材料的收集。圍繞基建項目、設備選購等活動外出開會、學習培訓帶回的各種文件要剛好向本單位檔案室移交。并由檔案部門簽字后，才能報銷差旅等有關費用（此項規(guī)定可納入本單位的規(guī)章制度，以把好文件材料的收集關）?？萍嘉募w檔范圍：凡是干脆記述和反映本單位科技、生產活動的，具有現(xiàn)實和長遠保存價值的科技文件，都應列入歸檔范圍。科技文件歸檔時間歸檔時間：一、基建檔案1、工程前期文件（依據(jù)性、基礎性文件）：工作完成后，一次性歸檔。2、施工、監(jiān)理、竣工文件：（1）規(guī)模小：竣工驗收后三個月內一次性立刻歸檔。（2）規(guī)模大、周期長：可按單位、分部工程，通過單項驗收后歸檔。二、產品檔案：（1）第一樣品試制鑒定階段在設計定型后歸檔；（2）小批試制鑒定驗收階段在批量試制定型后歸檔。科技文件歸檔時間三、設備檔案（1）在訂貨完成后歸檔；（2）隨箱文件歸檔；（3）安裝調試完畢后歸檔；（4）運用時隨時歸檔。四、科研檔案（1）一個專題的探討告一段落或全部結束后歸檔；（2）成果的鑒定，完成后歸檔；（3）反饋信息隨時歸檔。各類文件歸檔時間也要象歸檔范圍一樣形成制度，是保證文件歸檔的有效手段?？萍嘉募w檔份數(shù)歸檔份數(shù)：是指同一項目科技文件應歸檔幾份。歸檔的科技文件，一般歸檔一份，重要的、運用常見的應歸檔二份以上?？萍紮n案的整理整理程序1、分類→2、組卷→3、卷內文件排列→4、擬寫案卷標題→5、復查定卷→6、編頁號→7、填寫卷內文件書目→8、填寫卷內備考表→9、填寫案卷封面→10、案卷裝訂→11、案卷排列與檔號編制→12、填寫卷盒、裝盒排架→13、編制檢索工具科技文件歸檔要求歸檔要求：1、歸檔的文件材料應為原件。2、歸檔的文件材料內容必需齊全、完整、精確、系統(tǒng)。3、文件材料應接受耐久性強的書寫材料書寫，不得運用易褪色的書寫材料，否則必需復印。4、文件材料應字跡清晰，圖樣清晰，圖表整齊，簽字蓋章手續(xù)完備。5、圖紙應折疊或A4（297×210mmA4）幅面，全部竣工圖均應在圖標欄上方空白處加蓋竣工圖章，圖標欄露在外面，竣工圖章應運用不易褪色的紅印泥。6、組卷所用的各種書目、表格、封面（底）、卷盒一律接受檔案行政部門監(jiān)制的產品?？萍嘉募萍紮n案分類方法科技檔案分類方法：1、型號分類法2、課題分類法3、專業(yè)分類法4、地域分類法5、工程項目分類法科技檔案組卷一、組卷的要求：1、一卷就是一組有親密聯(lián)系的文件，而不是雜亂無章地隨意積累。2、每一卷都表達一個相對獨立的概念，不要一個概念（案卷標題）多個卷，卷與卷之間應當從題名到內容都是全異的關系。3、卷厚適度。一般不超過40mm。4、案卷內不應有重份文件。5、價值（保管期限）大體相同。（1）基建檔案：依據(jù)性文件（前期立項及審批文件）、基礎性文件、土地證紅線圖、竣工材料及涉外文件等作永久保存外，其余文件可劃分為長期或短期，原則不短于建筑物的運用壽命。.（2）設備檔案：一般為長期或定期。要依據(jù)設備儀器的運用壽命來定。3）科研檔案：要視其重要程序和價值大小來定期限。（4）產品檔案：一般定期，若反映出了該企業(yè)的發(fā)展史，則可永久存放。科技檔案組卷二、組卷方法：1、基建檔案：以單項工程即某一建筑物為單位組卷（1）大中型建設項目a、文字表格類：按問題（專業(yè)）組卷。如：立項審批、征地拆遷、勘察設計、招投標、原材料試驗、化驗單、工程質檢、隱藏工程記錄等。b、竣工圖類：按專業(yè)組卷。即建筑、結構、水、電、氣、暖等專業(yè)。（2）小型建設項目a、按階段組卷：即按準備（開工前階段）、監(jiān)理、施工、竣工驗收這幾個階段組卷。b、干脆按單項工程組卷：即1個工程（建筑物）1卷，文字材料在前，圖紙在后?？萍紮n案組卷（方法）2、設備檔案（1）大型設備按結構組卷：即按設備的組件、部件、零件等不同可分拆的組成部分組卷。（2）一般設備儀器按單臺組卷：即1臺1卷。（3）小型設備儀器可酌情合并組卷：即2—3臺組1卷?？萍紮n案組卷（方法）3、科研檔案1）科研成果檔案a、大型：按課題的階段問題組卷：準備階段、探討試驗階段、總結鑒定階段、成果申報嘉獎和推廣應用階段。b、小型：按單獨課題項目干脆組卷。科研論文：按年度或部門組卷，即1個年度的論文組1卷或1年中1個部門的論文組1卷?？萍紮n案組卷（方法）4、產品檔案（1）大型產品：按結構組卷，即組件、部件、零件或按立項、設計、試制、生產、銷售、創(chuàng)優(yōu)等工作程序。（2）小型產品：按系列或單個產品組卷，即1個系列產品或1個產品組1卷?？萍紮n案組卷(排列)三、卷內文件排列：（一）概念：卷內文件排列，就是依據(jù)文件的形成規(guī)律和必定聯(lián)系，系統(tǒng)的、行排放，固定每份文件在卷內的恰當位置?？萍紮n案組卷（排列）（二）卷內文件排列方法：1、按階段排列——適合只組1個卷的狀況。（1）基建檔案：按前期文件、工程設計（初設、擴初設計、技設、施工圖設計）、工程施工、監(jiān)理、竣工驗收的依次排列。（竣工圖按建筑、結構有規(guī)則的進、水、電、氣、暖專業(yè)依次以及竣工圖紙圖號排列）（2）設備檔案：按依據(jù)性文件、開箱驗收、隨機文件圖紙、安裝測試、運行修理的依次排列。（3）科研檔案：按準備階段、探討試驗階段、總結鑒定階段、成果申報嘉獎和推廣應用階段依次排列。（4）產品檔案：按立項、探討設計、試制、生產、銷售、創(chuàng)優(yōu)等工作程序排列?？萍紮n案組卷（排列方法）2、卷內即有文字材料又有圖紙時，文字材料在前、圖紙在后。3、卷內純屬文字材料時，可參考文書檔案排列：（1）整體上按時間（工作程序進度）。（2）正文在前、底稿在后。（3）正文在前、附件在后。（4）批復在前、請示在后。（5）原件在前、復印件在后。4、裝訂成本、印刷成冊的材料一般不拆散重新排列?？萍紮n案組卷（案卷標題）四、擬寫案卷標題一）基建檔案標題擬寫方法：1、文字材料類：前期文件“三段式”：責任者+關于+問題+名稱例：鄭州市政府關于市電業(yè)局110千伏碧沙變電站征地的批復.2、表格、圖紙材料類：（1）項目名稱+專業(yè)（子項或分部）+表格、圖紙名稱（2）項目名稱+表格、圖紙名稱例1：教學樓給排水、電氣、門窗、裝飾分部工程質量評定表`例2：教學樓（電氣）竣工圖科技檔案組卷（案卷標題）（二）設備檔案標題擬寫方法：型號+設備儀器名稱+文件名稱例：XX型B超儀訂貨合同、合格證、說明書、開箱單（三）科研檔案標題擬寫方法（略）（四）產品檔案標題擬寫方法（略）科技檔案組卷（定卷）五、復查定卷1、復查定卷：就是對所組成的案卷，進行一次全面的審查，對不符合要求之處立刻訂正，以確保案卷質量。2、復查內容：（1）案卷組成是否合理（2）卷內文件是否齊全完整（3）卷內文件排列是否系統(tǒng)科學（4）案卷題名是否恰當科技檔案組卷（編號）六、編制卷內文件頁號1、編號范圍：（1）除空白頁（卷內文件書目、案卷封面、封底）外，文字與圖紙逐一編號。（2）印刷成冊已有頁號的文件自成一卷時也可不重新編號。2、位置：正面——右下角、背面——左下角，同文檔相反?？萍紮n案組卷（卷內書目）七、填寫卷內文件書目內文件書目:是案卷內每一份科技文件材料或每一張圖樣的明細表，它放在卷內文件之首，對卷內科技文件材料起檢索和疼惜作用。1、序號：指該份文件在案卷內的排列依次號，用阿拉伯數(shù)字從“1”起依次標注。2、文件編號：科技文件材料形成的原字號或圖號、代號?？萍紮n案組卷（卷內書目）3、責任者：填寫科技文件材料的形成部門或主要責任制。4、文件文件材料題名：文件材料的標題（全稱）.5、日期：文件材料的形成日期。（8位編碼）6、頁數(shù)：每份文件材料的起止頁數(shù)。7、備注：填寫須要說明的有關問題?？萍紮n案組卷（卷內備考表）八、填寫卷內備考表（一）說明：包括以下內容：1、標明卷內文件的件數(shù)與頁數(shù)；2、說明卷內文件殘缺破損狀況（無者不寫）；3、填寫立卷人、檢查人姓名及日期，日期為立卷的完成時間。（二）互見后：填寫反映同一內容而載體不同另行保管的檔案的檔號，該檔號后應注明載體形式，并用括號括起?？萍紮n案組卷（卷內書目）5、日期：文件或圖紙的形成日期。格式為20020612（8位數(shù)）。6、頁號：填每份文件的首尾號。說明：（1）圖紙有圖樣書目時，仍要編制《卷內文件書目》，原圖紙書目要作為卷內一份文件編頁號登入書目；若該套圖紙須要組成幾卷，圖紙書目放在第一卷內。（2）卷內文件書目排在卷內文件首頁之前?？萍紮n案組卷（案卷封面）九、填寫案卷封面（內容）1、檔號：后面講。2、檔案館號：不填。3、案卷題名：填寫已擬寫好的案卷題名即可。4、立卷單位：哪個單位組卷就填哪個單位5、起止日期：填寫卷內文件形成的起止日期，只填年、月。6、保管期限：（1）填寫劃定的永久、長期、短期（2）卷內檔案材料有兩種以上保管期限時從長劃定。7、密級：依據(jù)已劃定的密級填、若沒有則不填，特殊狀況請示有關案卷封面：

檔號檔案館號案卷題名立卷單位起止日期保管期限密級科技檔案組卷（裝訂）十、案卷裝訂（一）拆掉金屬物。（二）科技檔案可接受裝訂和不裝訂兩種形式。1、裝訂方法：（1）用棉線三孔一線（8字裝訂法）（2）圖紙折疊。a、要按A4圖紙大小折疊成手風琴式；b、卷內的圖紙左側要留出裝訂邊30mm；c、折疊圖紙時留意正面朝內，圖簽外露，以疼惜圖紙受磨損并便于查看利用。（3）圖紙裝訂要加墊紙板并包脊背（圖紙也可以不裝訂）科技檔案檔號的編制科技檔案號：是指科技檔案案卷的編號或代號。它是檔案管理部門用來反映科技檔案分類層次和案卷排列依次的一組符號，是科技檔案分類號和案卷排列依次號的組合體?？萍紮n案號：由代字代號組成。代字運用漢語拼音，代號運用阿拉伯數(shù)字科技檔案的代字、代號，是確定類別和內容的代稱，因此要賜予代字、代號以確定的含義。在一個檔案室中，一個代字只能代表一種科技檔案?？萍紮n案的代字、代號以漢語拼音聲母為代字的科技檔案種類代字表：基建檔案：代字KJ設備檔案：代字KS產品檔案：代字KC------例1:某單位基建檔案：檔號示例1：X

ＫＪ

1

1案卷依次號工程項目號基建檔案代號全宗號示例2:某單位設備檔案檔號X

ＫＳ

1

1案卷依次號設備型號設備檔案代號全宗號裝盒

不裝訂的案卷（圖紙）一盒一卷裝訂的案卷數(shù)卷（按檔案盒的容量裝）填寫檔案盒封面脊背相關內容。檔號：例：12—ＫＪ—1—1【12（全宗號）—ＫＪ（類別名）—1（工程項目代號）—1（案卷號）】編制科技檔案檢索工具科技檔案檢索工具：是指揭示科技檔案內容與外形特征、指引索取科技檔案、組織科技檔案傳遞溝通的工具?？萍紮n案檢索工具的基本功能：1、存儲科技檔案信息2、指引索取科技檔案3、組織傳遞溝通科技