訂單管理制度流程

訂單管理制度為加強(qiáng)訂單管理，提高工作效率，避免在訂單簽訂和執(zhí)行過程中的失誤和偏差確保按期交貨，提升客戶滿意度，特制定本制度。一、訂單類別一般訂單：指內(nèi)貿(mào)客戶交貨期合理或延期交貨沒有罰款規(guī)定的訂單。特殊訂單：指外貿(mào)客戶訂單，以及內(nèi)貿(mào)客戶交貨期緊急且延期交貨有罰款的訂單。二、交貨期溝通和報(bào)價(jià)業(yè)務(wù)員在洽談業(yè)務(wù)時(shí)，要與生產(chǎn)基地溝通意向訂單的交貨期，無法保證時(shí)盡可能向客戶爭(zhēng)取，基本確認(rèn)時(shí)填寫《報(bào)價(jià)申請(qǐng)單》。報(bào)價(jià)員接到《報(bào)價(jià)申請(qǐng)單》后，應(yīng)先與生產(chǎn)單位確認(rèn)交貨期和技術(shù)難度，然后根據(jù)設(shè)計(jì)圖紙或客戶需求報(bào)價(jià)。《報(bào)價(jià)單》與《技術(shù)文件》經(jīng)報(bào)價(jià)員、生技部長(zhǎng)簽字有效。50萬元以上大單需召開技術(shù)交底與訂單評(píng)審會(huì)。三、合同簽訂與備案合同簽訂時(shí)要采用公司核定的合同模版，如采用國企、央企、上市公司或外貿(mào)等大客戶的合同模版，必要時(shí)要求對(duì)方簽訂補(bǔ)充協(xié)議。合同文本要求一式四份，雙方各執(zhí)兩份，原件在財(cái)務(wù)部和營(yíng)銷事業(yè)部備案，《銷售合同備案表》（銷售合同摘要）在生技部、生產(chǎn)單位、供應(yīng)部和發(fā)貨部備案合同簽訂后，要明確交貨期、元器件廠家、技術(shù)方案、質(zhì)量（計(jì)量）標(biāo)準(zhǔn)、現(xiàn)場(chǎng)工勘、安裝基礎(chǔ)、包裝運(yùn)輸、卸車驗(yàn)貨及特殊事項(xiàng)，重要訂單生產(chǎn)事業(yè)部要組織召開協(xié)調(diào)會(huì)，并安排專人跟進(jìn)。四、生產(chǎn)通知單1.預(yù)付款到賬后業(yè)務(wù)員應(yīng)及時(shí)通知銷售內(nèi)勤，經(jīng)向財(cái)務(wù)部核實(shí)后制作《生產(chǎn)通知單》，注明訂單類別及特別注意的事項(xiàng)，營(yíng)銷經(jīng)理審核后向生技部簽發(fā)，交貨期緊的訂單同時(shí)電話通知所屬公司。2.生產(chǎn)基地接到《生產(chǎn)通知單》后，由生技部簽字并隨《技術(shù)文件》分解下達(dá)執(zhí)行，特別重要的訂單在總經(jīng)理辦公室備案。各公司接到《生產(chǎn)通知單》與《技術(shù)文件》后，生產(chǎn)主管要簽字確認(rèn)交貨期制定生產(chǎn)計(jì)劃，調(diào)整進(jìn)度偏差，并至少預(yù)留一天作為調(diào)整期。如果有把握的意向訂單交貨期較緊，或變壓器等常規(guī)產(chǎn)品斷貨，營(yíng)銷總部和生產(chǎn)事業(yè)部便可在合同簽訂之前下達(dá)《備貨通知單》，《備貨通知單》與《生產(chǎn)通知單》同等效力。五、訂單落實(shí)1.供應(yīng)部可拒收交貨期嚴(yán)重偏離的采購單，一經(jīng)簽收就應(yīng)當(dāng)及時(shí)安排采購，并執(zhí)行走動(dòng)式服務(wù)，每天與各公司生產(chǎn)主管、倉管員見面，即時(shí)反饋采購信息，盡力縮短采購周期，及時(shí)化解各種矛盾。2.正常情況貨款到賬當(dāng)日安排發(fā)貨車輛并做相應(yīng)準(zhǔn)備，次日發(fā)貨；業(yè)務(wù)員要將貨款到賬情況及時(shí)通知銷售內(nèi)勤，銷售內(nèi)勤核實(shí)后制作《發(fā)貨通知單》，若客戶對(duì)到貨時(shí)間、發(fā)貨物流等有特殊要求，至少提前一天與發(fā)貨部聯(lián)系。發(fā)貨部接到《發(fā)貨通知單》，部長(zhǎng)簽字后復(fù)印件回傳銷售內(nèi)勤，同時(shí)轉(zhuǎn)發(fā)所屬公司發(fā)貨組和運(yùn)輸部車輛調(diào)度，車輛調(diào)度要按照“快捷、高效、節(jié)約、安全”的原則安排好車輛的車型、到廠時(shí)間，發(fā)貨組負(fù)責(zé)驗(yàn)貨裝車并做好防護(hù)措施，發(fā)貨表單要同步制作；發(fā)貨部審核發(fā)貨表單、票據(jù)準(zhǔn)確性，并對(duì)發(fā)貨數(shù)量進(jìn)行監(jiān)管。生技部對(duì)出廠產(chǎn)品質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)管。原則上夜間不發(fā)貨，特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。由發(fā)貨部統(tǒng)一協(xié)調(diào)，所屬公司、財(cái)務(wù)部、保衛(wèi)部等須有專人負(fù)責(zé)。

生技部、供應(yīng)部、發(fā)貨部、生產(chǎn)調(diào)度、技術(shù)主管、績(jī)效主管等，要堅(jiān)持走動(dòng)式管理，對(duì)訂單生產(chǎn)全程跟進(jìn)，及時(shí)糾正失誤和偏差，生產(chǎn)副總要通過走動(dòng)管理隨時(shí)掌握特殊訂單的生產(chǎn)進(jìn)度。外協(xié)代加工的訂單，需下達(dá)《外協(xié)加工通知單》，生產(chǎn)副總組織相關(guān)人員對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)信譽(yù)、生產(chǎn)能力作出評(píng)定，簽訂《合作協(xié)議》，督查質(zhì)量和進(jìn)度，必要時(shí)安排駐廠監(jiān)造；生技部組織供應(yīng)部、所屬公司、發(fā)貨部、銷售部到現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)貨。銷售經(jīng)理、業(yè)務(wù)員及銷售內(nèi)勤要和生技部、所屬公司保持經(jīng)常性聯(lián)系，掌握進(jìn)度情況，如延遲發(fā)貨不可避免，應(yīng)提前與客戶溝通協(xié)商。各公司、各部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)訂單執(zhí)行，尤其是特殊訂單要高度重視，各司其職，協(xié)調(diào)服務(wù)，必要時(shí)由生產(chǎn)副總簽發(fā)《工作督辦單》。財(cái)務(wù)部要始終保留50萬元的訂單采購預(yù)備金，非訂單采購開支須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。六、其它1.企管部績(jī)效主管、生技部工程師對(duì)所有訂單跟蹤考評(píng)，對(duì)其中的亮點(diǎn)和正能量予以表彰，每項(xiàng)獎(jiǎng)勵(lì)300—500元；對(duì)其中的偏差和失誤，通報(bào)批評(píng)，每項(xiàng)罰款300—500元。若因不負(fù)責(zé)任而造成直接經(jīng)濟(jì)損失，則按其60%追加罰款。2.本制度自公布之日起實(shí)施，由企管部負(fù)責(zé)解釋。2017年3月14日大單履約承諾書客戶名稱：合同編號(hào)：簽單人員：訂單執(zhí)行：生產(chǎn)口外協(xié)口簽單人員：訂單執(zhí)行：生產(chǎn)口外協(xié)口訂單金額：訂單類別：一般訂單口特殊訂單口訂單產(chǎn)品：評(píng)審日期：交貨日期：生技承諾：我承諾該訂單報(bào)價(jià)合理、設(shè)計(jì)規(guī)范、選材匹配、責(zé)任明確可保質(zhì)保量按期完成生產(chǎn)或外協(xié)任務(wù)。承諾簽字：年月日供應(yīng)承諾：我承諾該訂單材料明確、設(shè)計(jì)合理，可將主材價(jià)格預(yù)定在：范圍內(nèi)，并將于年月日前完成材料采購工作。承諾簽字：年月日生產(chǎn)承諾：我承諾該訂單設(shè)計(jì)規(guī)范、材料匹配、標(biāo)準(zhǔn)清晰，且符合本公司產(chǎn)能需求，可自材料到位后于天內(nèi)保質(zhì)保量完成交貨。TOC\o"1-5"\h\z承諾簽字：年月日財(cái)務(wù)承諾：我承諾該訂單價(jià)格合理、采購資金約可依照預(yù)算正常支付。