常州盟陽(yáng)塑膠制品有限公司采購(gòu)管理分析調(diào)研

常州盟陽(yáng)塑膠制品有限公司采購(gòu)管理分析調(diào)研常州盟陽(yáng)塑膠制品有限公司采購(gòu)管理分析調(diào)研

1概述

隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的建立和逐步完善，企業(yè)經(jīng)營(yíng)日趨專業(yè)化和標(biāo)準(zhǔn)化，企業(yè)對(duì)采購(gòu)的認(rèn)識(shí)也發(fā)生了基本性的變化。采購(gòu)管理不僅僅是企業(yè)的本錢中心，更是企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的要素之一。企業(yè)通過(guò)建立標(biāo)準(zhǔn)、有序、良好的采購(gòu)制度，選擇適宜的人員執(zhí)行采購(gòu)任務(wù)，實(shí)現(xiàn)從供給商、經(jīng)銷商、零售商之間的物流、信息流和資金流的一體化管理，建立新型的供需關(guān)系，確保整個(gè)供給鏈低本錢、高效率地運(yùn)作。在未來(lái)全球化經(jīng)濟(jì)體系中，卓越的企業(yè)采購(gòu)供給管理將在劇烈市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中起到?jīng)Q定性的作用。企業(yè)采購(gòu)部門也將從一個(gè)職能部門回升到一個(gè)戰(zhàn)略部門，從單一的被動(dòng)型采購(gòu)轉(zhuǎn)向主動(dòng)采購(gòu)，與供給商建立戰(zhàn)略合作關(guān)系。

常州盟陽(yáng)塑膠制品有限公司成立于2022年，位于中國(guó)江蘇常州市武進(jìn)區(qū)鳴凰工業(yè)集中園區(qū)小廟。該公司常年和一些獨(dú)資外企合作，屬于生產(chǎn)型企業(yè)，主要生產(chǎn)塑料輪子，加工和一些塑料機(jī)械部件，如：割草機(jī)、割灌機(jī)、綠籬機(jī)、空壓機(jī)等塑料機(jī)械輪子。目前常州盟陽(yáng)塑膠制品有限公司在采購(gòu)方面存在著諸多問(wèn)題，嚴(yán)重阻礙了企業(yè)的開展，因此分析問(wèn)題產(chǎn)生的原因并實(shí)施一系列可行的對(duì)策至關(guān)重要。

2常州盟陽(yáng)塑膠制品有限公司采購(gòu)管理的現(xiàn)狀

2.1ERPEnterpriseResourcePlanning〔企業(yè)資源方案〕的簡(jiǎn)稱就是ERP，它是上個(gè)世紀(jì)90年代美國(guó)一家IT公司根據(jù)當(dāng)時(shí)計(jì)算機(jī)信息、IT技術(shù)開展及企業(yè)對(duì)供給鏈管理的需求，預(yù)測(cè)在今后信息時(shí)代企業(yè)管理信息系統(tǒng)的開展趨勢(shì)和即將發(fā)生變革，而提出了這個(gè)概念。

ERP是針對(duì)物資資源管理〔物流〕、人力資源管理〔人流〕、財(cái)務(wù)資源管理〔財(cái)流〕、信息資源管理〔信息流〕集成一體化的企業(yè)管理軟件。它將包含客戶/效勞架構(gòu)，使用圖形用戶接口，應(yīng)用開放系統(tǒng)制作。除了已有的規(guī)范功能，它還包括品質(zhì)、過(guò)程運(yùn)作管理等一些其它特性。尤其是，ERP采用的根底技術(shù)將同時(shí)給用戶軟件和硬件兩方面的獨(dú)立性從而更加容易升級(jí)。ERP的關(guān)鍵在于所有用戶能夠裁剪其應(yīng)用，因而具有天然的易用性。

2.2采購(gòu)管理現(xiàn)狀常州盟陽(yáng)塑膠制品有限公司采購(gòu)管理主要采用的是ERP管理，ERP系統(tǒng)下的采購(gòu)管理要素是在根本標(biāo)準(zhǔn)和COSO報(bào)告的根底上，結(jié)合了企業(yè)資源全部使用ERP系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，這一特殊環(huán)境下的特殊做法在實(shí)際操作時(shí)更加地具體，有針對(duì)性。

①業(yè)務(wù)部門請(qǐng)購(gòu)。采購(gòu)請(qǐng)購(gòu)是指企業(yè)內(nèi)部各部門向采購(gòu)部門提出采購(gòu)申請(qǐng)，是采購(gòu)與付款流程的初始環(huán)節(jié)。盟陽(yáng)塑膠企業(yè)如大多數(shù)企業(yè)一樣對(duì)正常經(jīng)營(yíng)所需的物資的購(gòu)置作一般授權(quán)。一般情況下倉(cāng)庫(kù)負(fù)責(zé)對(duì)已列入存貨清單的工程進(jìn)行購(gòu)置，其他部門負(fù)責(zé)對(duì)未列入企業(yè)存貨清單的工程進(jìn)行購(gòu)置。在ERP環(huán)境下，各業(yè)務(wù)部門請(qǐng)購(gòu)物品時(shí)需在ERP系統(tǒng)中填制請(qǐng)購(gòu)單后，經(jīng)填制人員簽字、相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)按權(quán)限進(jìn)行審批后傳遞到采購(gòu)部門。隨后采購(gòu)部門對(duì)企業(yè)內(nèi)部采購(gòu)需求列出采購(gòu)清單進(jìn)行匯總歸集、合理制定采購(gòu)方案并進(jìn)行任務(wù)分配。

②采購(gòu)部門訂購(gòu)。采購(gòu)部門在收到傳遞來(lái)的請(qǐng)購(gòu)單后，開始比擬各個(gè)供給商之間的價(jià)格，與各個(gè)供給商議價(jià)，以確定最正確的供給來(lái)源。并與供給商簽訂采購(gòu)合同或采購(gòu)協(xié)議，確認(rèn)要貨的根本要求，制定出相應(yīng)的訂購(gòu)單。訂購(gòu)單中必須列明所需要的商品品名、數(shù)量、有效價(jià)格、廠商名稱和地址等，并預(yù)先定好編號(hào)并經(jīng)過(guò)被授權(quán)的采購(gòu)人員簽名。由財(cái)務(wù)人員將合同資料、訂購(gòu)單一起錄入ERP系統(tǒng)，并將訂購(gòu)單由ERP系統(tǒng)中的電子采購(gòu)平臺(tái)傳送給供給商，如果供給商發(fā)現(xiàn)信息有誤，須及時(shí)通知修正；另外，一并傳送至企業(yè)內(nèi)部的保管部門和企業(yè)內(nèi)部的會(huì)計(jì)部門。

③庫(kù)存部門入庫(kù)。庫(kù)存部門的倉(cāng)庫(kù)保管員應(yīng)首先比擬所收商品與訂購(gòu)單上的要求是否相符，如商品的名稱、數(shù)量、規(guī)格及到貨時(shí)間等，然后再盤點(diǎn)商品并檢查商品有無(wú)損壞，質(zhì)檢人員驗(yàn)貨后會(huì)出具相應(yīng)的產(chǎn)品質(zhì)檢報(bào)告。

驗(yàn)收后，庫(kù)存部門應(yīng)對(duì)已收貨的每張訂購(gòu)單編制一式多聯(lián)的入庫(kù)單，作為驗(yàn)收和商品入庫(kù)的依據(jù)，驗(yàn)收人員和保管人員在確保檢驗(yàn)無(wú)誤的情況下在入庫(kù)單上簽字后，傳遞給會(huì)計(jì)部門和存貨核算系統(tǒng)，自動(dòng)生成采購(gòu)入庫(kù)的轉(zhuǎn)賬憑證。同時(shí)向采購(gòu)部門反應(yīng)到貨信息。于是由采購(gòu)部門統(tǒng)計(jì)匯總需要開票的入庫(kù)單，向供給商索要發(fā)票，然后將入庫(kù)單和供給商提供的發(fā)票或是系統(tǒng)內(nèi)部的自動(dòng)生成的電子發(fā)票提交給會(huì)計(jì)部門。

④會(huì)計(jì)部門審核單據(jù)。會(huì)計(jì)部門收到傳遞過(guò)來(lái)的訂購(gòu)單、入庫(kù)單及供給商開具的發(fā)票后，確定供給商發(fā)票的內(nèi)容是否與相關(guān)的訂購(gòu)單、入庫(kù)單一致，和供給商發(fā)票的計(jì)算是否正確。在確認(rèn)了所有信息的正確性之后，在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中相對(duì)應(yīng)的訂購(gòu)單中輸入電子發(fā)票，并由被授權(quán)人員審核發(fā)票后簽章，核對(duì)無(wú)誤后，可按發(fā)票要求付款。

⑤存貨核算。負(fù)責(zé)存貨核算的會(huì)計(jì)，在存貨核算系統(tǒng)中，根據(jù)已接收到的入庫(kù)單信息，編制記賬憑證并傳遞到總賬。

⑥付款處理。會(huì)計(jì)部門查看了部門預(yù)算并審核單據(jù)無(wú)誤后，根據(jù)慣例或業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)的具體情況，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)決定進(jìn)行轉(zhuǎn)賬付款或是現(xiàn)金付款，并編制相應(yīng)的現(xiàn)付或應(yīng)付憑證傳遞到總賬。

⑦系統(tǒng)生成的會(huì)計(jì)憑證會(huì)自動(dòng)傳遞到總賬。

3常州盟陽(yáng)塑膠制品有限公司采購(gòu)管理存在風(fēng)險(xiǎn)分析及應(yīng)對(duì)措施

在前文中已經(jīng)闡述了盟陽(yáng)塑膠制品有限公司采購(gòu)管理現(xiàn)狀，盟陽(yáng)塑膠企業(yè)現(xiàn)在所有有效信息都完全電子化，企業(yè)的管理人員也能夠通過(guò)該ERP系統(tǒng)全局地了解各個(gè)業(yè)務(wù)活動(dòng)的進(jìn)行動(dòng)態(tài)。即使如此，盡管該采購(gòu)與付款流程在很大程度上給企業(yè)提高了付款流程的運(yùn)行效率，但要保證流程運(yùn)行的結(jié)果合乎企業(yè)管理的最終要求，我們還必須了解各個(gè)內(nèi)部控制環(huán)節(jié)中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)。

①請(qǐng)購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。它是采購(gòu)的第一個(gè)環(huán)節(jié)。ERP能夠?qū)崿F(xiàn)銷售方案到生產(chǎn)方案再到物資方案的分解，但是它的準(zhǔn)確性非常依賴于源頭數(shù)據(jù)的真實(shí)準(zhǔn)確性。然而由于多變的市場(chǎng)環(huán)境、科研情況、資金供給等都會(huì)影響采購(gòu)方案，所以企業(yè)的采購(gòu)方案并不能完全的依賴于ERP系統(tǒng)的方案，一些特殊情況還是需要高層領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)人員的參與，因?yàn)楦讛?shù)據(jù)不準(zhǔn)確或領(lǐng)導(dǎo)信息不對(duì)稱造成的請(qǐng)購(gòu)不合理是這一環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)。因此盟陽(yáng)塑膠企業(yè)在請(qǐng)購(gòu)單達(dá)到采購(gòu)部之前需要經(jīng)過(guò)請(qǐng)購(gòu)部門領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)批準(zhǔn)，在一定程度上緩解了這一風(fēng)險(xiǎn)。②訂購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。訂購(gòu)環(huán)節(jié)是采購(gòu)與付款系統(tǒng)中非常重要的環(huán)節(jié)。該環(huán)節(jié)是采購(gòu)部門對(duì)請(qǐng)購(gòu)部門提交的請(qǐng)購(gòu)單進(jìn)行歸集、并合理安頓采購(gòu)方案的過(guò)程。因此采購(gòu)部門是否合理訂購(gòu)，關(guān)系到企業(yè)資金的有效使用及生產(chǎn)過(guò)程的正常進(jìn)行。

③驗(yàn)收入庫(kù)風(fēng)險(xiǎn)。驗(yàn)貨入庫(kù)后相關(guān)的采購(gòu)單在SAP內(nèi)部也會(huì)進(jìn)行自動(dòng)檢查，一旦發(fā)現(xiàn)跟預(yù)設(shè)的交貨日期和數(shù)量不一致時(shí)，會(huì)被拒收。盡管ERP系統(tǒng)能夠保證入庫(kù)單與訂單的一致性，但它的真實(shí)性不能保證，使風(fēng)險(xiǎn)大大提高，如果實(shí)現(xiàn)了收貨員、驗(yàn)貨員與記賬員的不相容職責(zé)別離，它的風(fēng)險(xiǎn)會(huì)大大減少。因此企業(yè)應(yīng)該注意職責(zé)的相互分析和信息的及時(shí)反應(yīng)。所以盟陽(yáng)塑膠公司規(guī)定，采購(gòu)人員與驗(yàn)收人員不得為同一人，以減少入庫(kù)信息反應(yīng)舞弊的風(fēng)險(xiǎn)。

④審核單據(jù)風(fēng)險(xiǎn)。一般由財(cái)務(wù)人員保管供給商開具的發(fā)票，這是企業(yè)付款最主要的依據(jù)。ERP系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)進(jìn)行相關(guān)的訂購(gòu)單、入庫(kù)單及電子發(fā)票一致性的校對(duì)。但僅僅是系統(tǒng)的校對(duì)并不能完全保證信息的正確性，還需要財(cái)務(wù)人員在系統(tǒng)外將相關(guān)單據(jù)與供給商開具的發(fā)票相匹配，從而輸入系統(tǒng)。只有當(dāng)發(fā)票與訂單等相關(guān)單據(jù)一致時(shí)才能過(guò)賬。這一環(huán)節(jié)需要財(cái)務(wù)人員耐心、細(xì)致，否那么可能會(huì)審核不正確而導(dǎo)致付款錯(cuò)誤。對(duì)于此情況，盟陽(yáng)塑膠公司要求會(huì)計(jì)人員必須重點(diǎn)注意訂購(gòu)單的審批情況、到貨情況以及訂購(gòu)單的余額。并設(shè)立了專門檢查輸入供給商發(fā)票與原始憑證是否匹配的人員進(jìn)行審批。并且在付款前，付款組還會(huì)對(duì)其進(jìn)行二次檢查，重重把關(guān)將風(fēng)險(xiǎn)降至最低。

⑤付款風(fēng)險(xiǎn)。只有付款前確保銀行票據(jù)系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)的賬號(hào)數(shù)據(jù)同步更新并保持一致，經(jīng)過(guò)了請(qǐng)款部門經(jīng)辦人填制請(qǐng)款單，財(cái)務(wù)人員審批后，銀行出納才能通過(guò)銀行票據(jù)系統(tǒng)開轉(zhuǎn)賬支票付款。因此，審批手續(xù)的不齊全、賬戶信息的錯(cuò)誤將會(huì)直接導(dǎo)致付款的不合理。所以供給商銀行賬號(hào)信息的維護(hù)必須成為企業(yè)需要關(guān)注的重點(diǎn)。所以盟陽(yáng)塑膠企業(yè)設(shè)置了一個(gè)專門的小組專門管理供給商信息，對(duì)于那些實(shí)質(zhì)性的更改，如供給商名稱、稅務(wù)代碼、銀行帳號(hào)等同時(shí)變更，采購(gòu)部應(yīng)立刻要求供給商提供相關(guān)變更的證明文件，并填寫?供方情況變更申請(qǐng)表》，經(jīng)采購(gòu)部領(lǐng)導(dǎo)審批后，一起提供應(yīng)供給商信息維護(hù)小組的成員，以確保供給商賬戶信息的正確性，從而減少付款風(fēng)險(xiǎn)。

4常州盟陽(yáng)塑膠制品有限公司采購(gòu)管理辦法改良的倡議

4.1建立完善的授權(quán)審批體系對(duì)各類不同的物資請(qǐng)購(gòu)，企業(yè)應(yīng)建立完善的責(zé)任授權(quán)體系。部門資產(chǎn)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)該部門的物資需求；特殊請(qǐng)購(gòu)方案的制定必須由各相關(guān)部門綜合商議決定，與戰(zhàn)略相關(guān)的大型支出還必須得到高層領(lǐng)導(dǎo)的同意，責(zé)任到人。

4.2建立供給商定期考核制度采購(gòu)部門建立供給商定期考核制度，可以保證供給商信息的真實(shí)準(zhǔn)確?？己艘愿黜?xiàng)指標(biāo)分析表和質(zhì)檢分析報(bào)告為主要依據(jù)，配合和供給商之間交易的可信、可靠程度為輔，設(shè)定評(píng)分規(guī)范對(duì)供給商進(jìn)行相應(yīng)的評(píng)分，并將該評(píng)分表格作為采購(gòu)時(shí)選擇供給商的一個(gè)重要規(guī)范。

4.3建立職責(zé)別離制度公司通過(guò)采購(gòu)部門、物資管理部門的組織設(shè)置根本可以實(shí)現(xiàn)各崗位的職責(zé)別離。注意同一部門內(nèi)部不相容職責(zé)的別離問(wèn)題，最好不要讓供給商的選擇人員同時(shí)負(fù)責(zé)供給商的考核工作，所以在采購(gòu)部門內(nèi)部這兩項(xiàng)工作應(yīng)分派不同的人完成。收貨員、驗(yàn)貨員與記賬員也同樣應(yīng)該分別設(shè)崗、各施其責(zé)。通過(guò)這樣的職務(wù)的別離制度，可以有效地避免收貨環(huán)節(jié)的舞弊發(fā)生。

4.4建立財(cái)務(wù)部的合同審核制度建立財(cái)務(wù)部的合同審核制度，并嚴(yán)格遵守該制度。在與供給商簽訂合同時(shí)，需要審查文件里的各項(xiàng)因素，確認(rèn)無(wú)疑后才能支付預(yù)付款；如果是采購(gòu)結(jié)束后才支付款項(xiàng)，則采購(gòu)會(huì)計(jì)必須參與采購(gòu)方案的審核和付款方案的簽訂。此外，采購(gòu)會(huì)計(jì)還應(yīng)將合同信息與采購(gòu)部門采購(gòu)信息核對(duì)一致后錄入ERP系統(tǒng)，并負(fù)責(zé)分類與保管原始的合同資料。

4.5建立供給商賬戶信息的定期維護(hù)制度為了避免