檔案管理程序

檔案管理程序1目的為了保證檔案管理工作符合實驗資質(zhì)認定的要求，保證各類記錄、資料的保密要求和方便檢索，充公發(fā)揮檔案客觀證據(jù)和追溯性的作用以及文件資料、標準規(guī)范、技術資料的備份作用，特制定本程序。.適用范圍適用于公司各種文件、檔案、質(zhì)量記錄和技術記錄以及外來的文件資料。.職責負責各類文件、記錄、資料檔案歸檔、保管、管理工作。.程序?qū)⒏黝愇募?、記錄、資料及時歸檔，這些文件、記錄、資料包括：4.1.1法律地位、法律責任證明文件（1）本公司法律地位文件：本公司依法設置文件、企業(yè)法人證書、組織機構代碼證書等；（2）本公司法人代表任命文件；（3）資質(zhì)證明文件：計量認證合格證書、監(jiān)督檢驗授權文件、考核與認可證明文件等；（4）本公司組織結構設置和關鍵人員任命文件。4.1.2質(zhì)量文件（1）質(zhì)量手冊（2）程序文件（3）檢驗實施細則、操作規(guī)程、質(zhì)量監(jiān)控方案等作業(yè)指導書。4.1.3外來文件（1）國家、部門有關產(chǎn)品質(zhì)量方面的法律、法規(guī)、政策、規(guī)定等；（2）國家或行業(yè)標準、規(guī)范、規(guī)程、方法等；（3）本公司搜集的技術資料：期刊、專著、工具書、學術交流資料等；（4）上級、考核認證機構一達的有關文件等。4.1.4主要儀器設備檔案4.1.5技術人員檔案4.1.6記錄4.1.質(zhì)量體系運行中形成的質(zhì)量記錄：（1）質(zhì)量計劃、質(zhì)量體系內(nèi)審和管理評審記錄及報告；（2）糾正、預防和改進措施的記錄；（3）人員培訓和考核記錄；（4）抱怨受理和處理記錄；（5）外部支持服務和供應的記錄；（6）質(zhì)量管理體系文件控制記錄；（7）說明書、合格、合同、標書、協(xié)議評審記錄。4.1.6.2檢測、檢定/校準等技術運作形成的技術記錄：（1）檢驗、檢定/校準原始記錄；（2）檢驗室比對和能力驗證記錄；（3）計量器具量值溯源和檢定計劃、實施記錄；（4）儀器設備運行檢查記錄；（5）檢測報告、證書及副本；（6）新項目和非標準方法開發(fā)記錄。4.2記錄格式的設計與審定質(zhì)量記錄格式由質(zhì)量負責人編制。4.2.2技術記錄格式由各專業(yè)檢測部門負責人組織設計，技術負責人批準。4.3記錄格式的填用、標識和收集4.3.1各相關工作人員負責質(zhì)量記錄和技術記錄的填寫記錄填寫應真實、齊全、及時、清晰、明了，記錄上必須有記錄人簽名，有審核、批準要求的，相應的授權人應按文件規(guī)定要求審核批準簽字。4.3.2檢測原始記錄的唯一性識應按檢測任務下達書執(zhí)行。4.3.3質(zhì)量記錄的唯一性識按文《文件控制程序》執(zhí)行。4.3.4各檢測部門負責技術記錄的審核、整理、形成、報告。4.3.5質(zhì)量記錄按相關程序文件規(guī)定的工作程序執(zhí)行中記錄。4.3.6所有記錄由專人按程序文件規(guī)定的記錄流程路線傳遞，最終交檔案管理員。4.3.7屬于質(zhì)量體系文件正本，外來文件的資料要即時歸檔備份。4.3.8儀器設備檔案、人員技術檔案建檔后，新產(chǎn)生的資料和記錄及時歸檔。4.3.9技術記錄和質(zhì)量記錄產(chǎn)生后，暫由相關部門保管，按年度歸檔至檔案室。4.4檔案資料的編目及管理4.4.1檔案和記錄由檔案管理員按《文件控制程序》進行編目，做總目錄，方便檢索查閱。檔案管理員按總目錄規(guī)劃檔案的排放方式和地點，經(jīng)技術負責人同意后進行排放和保存。保管期限檔案的保管期限由相應的程序文件、作業(yè)指導書規(guī)定。未明確規(guī)定的一般保存期為五年。4.5.2對有繼續(xù)保存價值的技術檔案，由技術負責人組織人進行甄別，報有關部門批準后可延長保存期。4.5.3超期的檔案資料，由檔案管理員登記造冊，報有關部門批準后統(tǒng)一銷毀。4.6檔案資料的保管4.6.1檔案室、資料室應注意防盜，定期進行通風防潮，保證清潔；應配備滅火器材，并定期檢查安全和衛(wèi)生情況。..2檔案管理員應維護適當?shù)馁A存環(huán)境，保證記錄的安全貯存，防止檔案資料不正常的損壞和丟失，對損壞或變質(zhì)的檔案資料應及時修補和復制。檔案不得隨意擺放，應將檔案分類建立目錄后存放在檔案中，檔案柜應有明顯標識，以便檢索和查詢。4.歸檔記錄若發(fā)生涂改、損壞、丟失現(xiàn)象，質(zhì)量負責人應追查原因，視情節(jié)輕重，報公司經(jīng)理對當事人予以處理。檔案的保密和借閱檔案應存放在指定場所，采取保密措施。4.7.2屬于保密范圍內(nèi)的文件資料應規(guī)定范圍內(nèi)傳閱。4.7.3本公司人員確因工作需要查閱有關保密性的資料，需經(jīng)領導或質(zhì)量負責人同意后在指定地點查閱，一般不外借、不復制，如確因需要，就領導批準。其它資料按規(guī)定登記查閱。4.7.4外單位人員一般不得借閱和復制記錄，資料，確因需要時，須持單位介紹信（上級檢查，認證認可評審人員等法律法規(guī)許可的除外）并經(jīng)領導批準，只限在指定地點查閱未經(jīng)允許不準摘錄、拍照和復印。4.7.5所有涉及委托方利益的文件資料、檢測數(shù)據(jù)、原始記錄、檢驗報告都應為委托方保密未經(jīng)批準不得復制或擴散。4.7.6借閱、復制記錄應辦理登記手續(xù)，借閱人不得泄密和轉移借閱，不得在記錄、檔案上涂改、劃線等，閱后及時交還管理人員，并辦理注銷手續(xù)。4.8儲存在電子媒體上的文件、記錄按《計算機管理程序》執(zhí)行。5相關文件《質(zhì)量手冊》《文件控制程序》《計算機管理程序》6.質(zhì)量記錄《檔案借閱登記表》《檔案借出登記表》《檔案銷