財務軟件應用第03章初始設置

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3初始設置財務軟件應用Financialsoftware*2

通過本章的學習，理解會計軟件初始化基本含義，輔助核算基本含義，掌握初始化設置的各項內容（憑證類型、外幣、輔助核算、會計科目、初始余額等）的基本含義與操作。學習目的與要求*3初始設置含義基礎資料設置初始化余額錄入教學內容*43.1初始設置含義系統(tǒng)初始設置是指正式錄入記賬憑證前應該做的各種前期工作。

賬務軟件的初始設置實際上是手工記賬和計算機記賬的交接過程。在這一過程中要輸入一個企業(yè)具體的會計核算規(guī)則、方法和基礎數據，將通用財務軟件系統(tǒng)轉化成一個適合特定企業(yè)的專用的財務軟件系統(tǒng)，使之能夠完成該企業(yè)的會計電算化工作。*5通常情況下，軟件的初始設置功能包括兩部分，一是基礎設置，即基礎資料的設置；二是初始化，即軟件應用時的相關初始余額的錄入。*63.2基礎設置一、系統(tǒng)參數包括系統(tǒng)參數、會計期間、財務參數、業(yè)務參數等。*72、憑證類型限定條件（1）記賬一種：不需要設置二、設置憑證類型

1、憑證類型設置

可以根據實際需要，設置為收付轉三種、現收、銀收、現付、銀付、轉賬五種，記賬一種、自定義。

*8（2）收付轉三種：收款憑證要求借方必須存在現金及銀行存款科目、貸方不能出現現金與銀行存款科目，付款憑證要求貸方必須存在現金及銀行存款科目，轉賬憑證要求借貸不能出現現金及銀行存款科目。（3）現收、銀收、現付、銀付、轉賬五種：同三種。*9注意如果上述類型中不存在本單位使用的憑證，軟件提供了用戶自定義憑證類型功能。一般說來，會計年度內憑證類型一經被使用，則不允許修改。*10三、外幣設置（1）增加（刪除）外幣。用于定義所使用外幣的符號與名稱。如，美元符號為“USD”或“$”，名稱為“美元”。日元貨幣“JPY”，港幣符號為“HKD”等（2）定義外幣匯率類型。固定匯率與浮動匯率。（3）設置折算方法。外幣匯率的標價方法有直接標價法和間接標價法兩種。直接匯率的折算公式為：本位幣=外幣×匯率。間接匯率的折算公式為：外幣=本位幣×匯率。*11注意1、外幣一經使用，不能刪除2、外幣匯率數額一般要求在此模塊中輸入，也可以在日常業(yè)務發(fā)生時輸入*12四、計量單位一般包括計量單位的代碼、計量單位的名稱。有的情況下，為了方便計量單位的管理，還需要設置計量單位組，在計量單位組的下面再分別設置具體的計量單位名稱。*13五、結算方式

結算方式是指建立和管理用戶經營活動中所涉及的結算方式，如現金結算、支票結算、匯票結算等，結算方式最多可分為2級，一旦被引用，不應進行修改和刪除。

通用會計軟件都會在基礎設置里提供結算方式管理的功能，一般包括新增、修改、刪除的基本操作。新增時，輸入的內容主要包括結算方式代碼、結算方式名稱。六、錄入輔助核算項目

各財務軟件輔助核算內容必須輸入的共有項目為：輔助核算編碼，輔助核算名稱。該項內容填寫完畢后，在以后日常工作中仍可以繼續(xù)增加和修改

各項內容需要進行編碼輸入，有編碼方案規(guī)定的軟件，需要按照編碼方案進行各個軟件輔助核算輸入的內容不盡相同，需具體軟件加以了解。

本部分僅對輔助核算內容進行輸入，如何調用這些內容，需在下部分“設置會計科目”中進行說明。*15七、設置會計科目

（一）、增加會計科目增加會計科目分為兩類，一類是增加一級科目，一類是增加明細科目，一般說來一級會計科目各軟件已經根據會計制度和準則給定，因此科目增加的主要工作集中在明細科目的增加上。*16一般財務軟件增加會計科目時，需要設置的科目屬性主要包括：會計科目編碼、會計科目名稱、會計科目性質或類別、會計科目余額方向、是否輔助核算科目、是否外幣核算科目、是否數量核算科目等內容。*17①一般會計科目設置

對于一般會計科目，需要在新增科目的界面上，添加會計科目代碼、會計科目名稱、選擇科目性質、類別及余額方向。第一，增加會計科目編碼，必須按照建立賬套時設定好的科目編碼方案（即會計科目級數與級長）進行，系統(tǒng)要求科目編碼必須存在且不能重復，長度不符合既定的要求，編碼不唯一，系統(tǒng)不允許存儲。*18

增加明細科目時，科目編碼操作是：首先輸入其上級科目的編碼，然后根據編碼方案自行編寫本級科目編碼。如：銀行存款編碼為1002，要在“銀行存款”科目下增加“工商銀行存款”，如果建立賬套時編碼方案為4-2-2，則“工商銀行存款”編碼可以為100201。*19（2）增加會計科目名稱。

輸入企業(yè)所使用的會計科目名稱，科目名稱可以為漢字、英文字母或者數字等符號，但是不允許為空。明細科目一般只需要填入明細科目名稱，如上例中，只需要填入“工商銀行存款”即可。已經錄入期初余額或者已經制單的會計科目有些軟件不允許增加下級科目，有些軟件允許增加，但把余額自動追加到第一個明細科目中，使用軟件時自行體會。

*20（3）設定科目性質、類別及余額方向

2、外幣核算科目除了一般科目的添加信息之外，勾選“外幣核算?！痹O定此功能，有些軟件對應有個“期末調匯”功能，該功能是期末進行自動匯兌損益調整、并生成憑證的功能，可以選擇設置（如金蝶KIS標準版、高信財務軟件）；有些軟件沒有該功能設置，但在期末都有自動轉賬的功能（如用友U850等）。

*213、數量核算科目除了一般科目的添加信息之外，勾選數量金額核算，并選擇計量單位4、輔助核算科目除了一般科目的添加信息之外，在新增科目界面中添加核算項目。

一個會計科目可以設置多種輔助核算，一種輔助核算可以被多個科目使用。

5、現金與銀行存款科目除了一般科目的添加信息之外，需要勾選日記賬、庫存現金科目或日記賬、銀行存款科目。

*23（二）、修改刪除會計科目

1、修改會計科目：

(1)尚未使用的會計科目，一般都允許修改除一級會計科目編碼外的所有內容，個別軟件也允許修改一級會計科目編碼。

(2)已經使用的會計科目，一般科目編碼、輔助核算、外幣數量核算等內容不允許修改，個別軟件允許修改上述內容。*24

下面2種情況下如何修改會計科目？1、進行完成建賬之前的檢查時，發(fā)現“原材料—A材料”科目忘記設置數量核算了，且已有輸入的期初金額。那么，此時可以如何修改“原材料—A材料”的數量核算？2、因為新業(yè)務的需要，要求將“在建工程”科目設置為項目核算，經檢查發(fā)現：該科目沒有期初金額，但是已有本期會計憑證2張（憑證未審核未記賬）。那么，此時如何修改“在建工程”的項目核算？*253、已經使用的會計科目——已做憑證，修改其會計科目名稱，會怎樣？為什么？*262、刪除會計科目：（1）尚未使用的會計科目可以直接刪除。（2）已經使用的會計科目不允許刪除?？偨Y：哪些情況下，科目可以隨意修改刪除？（已被使用）*271、引用（憑證類型限制條件設置，結算方式等）2、期初余額或本期發(fā)生額3、憑證中使用的*28二、初始化錄入初始余額的時間點以賬套啟用日期為準，應當把賬套啟用日期之前的各科目發(fā)生額與余額錄入。年初啟用賬套的，只需要錄入年初余額即可。年中某個月份啟用的，還需要錄入從年初到該月月初為止各科目的累計發(fā)生額。如果在錄入過程中發(fā)生錯誤，查找錯誤時，可按照以下公式進行：余額方向為“借”的科目年初余額總和等于余額方向為“貸”的科目年初余額總和、余額方向為“借”的科目當前余額總和等于余額方向為“貸”的科目當前余額總和、借方累計發(fā)生額欄各項的和等于貸方累計發(fā)生額欄各項的和。初始余額每套賬只進行一次，賬套一旦被啟用進行日常處理，一般初始余額不允許修改。*29*30一般通用會計軟件的科目期初余額錄入可以分為這樣幾種情況：1、最末級明細科目余額的錄入：直接錄入。2、非末級明細科目余額的錄入：不需直接錄入，錄入其下級明細科目，系統(tǒng)自動匯總。3、輔助核算科目余額的錄入：雙擊或單擊“√”出現單獨窗口按核算項目明細錄入余額。*314、外幣科目余額的錄入：選擇幣別，同時錄入本位幣與外幣的金額。5、數量核算科目余額的錄入：同時錄入數量與金額的期初數。6、固定資產科目余額的錄入：通常的處理方式是在科目期初余額處直接錄入總額，然后在單獨的位置按照卡片明細一一錄入固定資產卡片金額，如用友T3在固定資產子系統(tǒng)中通過初始卡片錄入的方式錄入，而金蝶KIS專業(yè)版則是在初始化是選擇固定資產初始化數據按照卡片明細一一錄入固定資產卡片金額。*32如果在錄入過程中發(fā)生錯誤，查找錯誤時，可按照以下公式進行：余額方向為“借”的科目年初余額總和等于余額方向為“貸”的科目年初余額總和、余額方向為“借”的科目當前余額總和等于余額方向為“貸”的科目當前余額總和、借方累計發(fā)生額欄各項的和等于貸方累計發(fā)生額欄各項的和。初始余額每套賬只進行一次，賬套一旦被啟用進行日常處理，一般初始余額不允許修改。*331、基礎資料引入引出。2、上機日志。3.3其他初始設置*34思考題：P39