XXX醫(yī)院印章檔案管理制度模板

XXX醫(yī)院印章檔案管理制度模板一、公章使用.醫(yī)院公章作為機密件由院長辦公室派專人管理，并嚴格掌握使用，各部門、各類人員使用公章必須進行登記。.各部門和人員使用公章后，要認真填寫公章使用登記表，填寫內(nèi)容包括：用印部門、用印時間、內(nèi)容摘要、用印份數(shù)以及批準(zhǔn)人等。.以醫(yī)院名義上報、下發(fā)、外送的文件、資料、報表等，憑院長或主管院長簽發(fā)原件后，加蓋公章。.各類合同、協(xié)議、委托書以及職工出國、出境探親或旅游證明，必須經(jīng)院長簽字后方可蓋章。.職工外出學(xué)習(xí)、開會、參觀等，需持有關(guān)會議通知單，分別經(jīng)科主任、主管部門、分管院長簽字同意后方可蓋章，中層以上干部須經(jīng)院長簽字同意。.因公外出考察、聯(lián)系業(yè)務(wù)等需憑借證明時，要經(jīng)主管院長審批、院長同意后，方可開具證明并加蓋公章。.職工發(fā)表的專業(yè)論文和稿件，由醫(yī)教部登記、審批、簽字后，加蓋醫(yī)院公章。.職工私人取款、取物、掛失、辦證等，需要單位介紹信時，要經(jīng)過院長辦公室主任批準(zhǔn)，并嚴格登記；絕不允許開具空白介紹信，特殊情況必須經(jīng)院長批準(zhǔn)同意。.職工開具各類證明，按照證明所涉及的內(nèi)容由主管職能部門負責(zé)人簽字確認后，加蓋公章。對進修、實習(xí)人員出具證明和加蓋公章的范圍只限于取匯款、包裹、郵件等。.公章使用登記表由院長辦公室妥善保管留存，年終要交檔案室歸檔。.凡私蓋公章或利用公章舞弊者，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將按照醫(yī)院有關(guān)規(guī)定嚴厲懲處。.本制度未涉及到的內(nèi)容，由院長辦公室主任根據(jù)具體情況確定辦理程序。二、印章保管醫(yī)院在使用和保管印章時要十分謹慎，每次用印必須履行審批手續(xù)，并嚴格進行登記，特別是在保管印章時要做到以下幾點：.醫(yī)院印章一般應(yīng)放置在辦公室，設(shè)專人保管，并存柜加鎖。應(yīng)選擇保密觀念強、堅持原則的人員來負責(zé)保管印章。.院長辦公室要對各職能部門擁有哪些印章及由哪些人負責(zé)保管做到心中有數(shù)。.要建立印章保管登記表，記錄印章名稱、印模、使用時間、保管部門、保管人姓名等項。.印章保管人員應(yīng)明確責(zé)任，保證印章的正常使用和絕對安全，防止印章被濫用或盜用；同時要按照保密要求，不得委托他人代取代用。.用完印章后要隨手鎖好，不得將印章隨意放置在辦公桌上或?qū)⒈９芄癯ㄩ_，若因個人工作疏忽發(fā)生印章被盜用或丟失現(xiàn)象，保管人員應(yīng)負有法律責(zé)任。.一旦發(fā)現(xiàn)印章有異常情況或丟失，應(yīng)該保護現(xiàn)場，并立即報告院領(lǐng)導(dǎo)，查明情況，及時處理，必要時應(yīng)報告公安機關(guān)協(xié)助查找。.印章保管人員要注意保養(yǎng)印章，定期進行擦拭和清洗，以保證用印的清晰度。三、檔案保管.綜合檔案室負責(zé)全院檔案（不含人事檔案）的管理工作，有關(guān)部門按規(guī)定整理后向綜合檔案室移交。.對檔案的接收、移出、借閱和銷毀，要嚴格執(zhí)行審批和履行登記，手續(xù)齊全，帳目清楚，責(zé)任明確，嚴防丟失。.定期對檔案進行檢查、修復(fù)、整理，保持整潔完好。對破損或變質(zhì)的檔案要及時采取措施，進行修補或復(fù)制，并建立登記制度。.實行科學(xué)管理，檔案庫房內(nèi)檔案柜放置整齊合理。檔案排列整齊美觀、條理系統(tǒng)，編號科學(xué)規(guī)范、查找方便。.檔案工作人員必須熟悉檔案業(yè)務(wù)，認真負責(zé)，嚴格遵守保密制度。.嚴格執(zhí)行借閱制度，接收、移交檔案時必須認真清點，核對登記。建立健全各種檢索工具，做好各項登記工作。.對絕密檔案、核心檔案設(shè)專人專柜單獨保管。任何個人不得保管本人和直系親屬的檔案，嚴禁任何個人私自保存他人檔案。.對重點檔案要做到心中有數(shù)，不同卷宗應(yīng)分別有序存放，箱柜編號，備有詳細索引。對各種檢索工具、檔案用后及時歸放原處。.對庫存檔案要建立統(tǒng)計制度，每年要結(jié)合檔案的收進、移出進行逐項統(tǒng)計。.不斷研究和改進檔案的保管方法和保護技術(shù)，逐步實現(xiàn)檔案工作的計算機管理。.收放檔案要及時鎖好檔案柜，離開時要及時關(guān)閉電燈、門窗，非檔案工作人員不得進入庫房。.定期接收各部門的檔案材料，避免檔案材料散存在個人手中。四、檔案歸檔.在本院職能工作中形成的，具有日后查閱利用價值的各種文字、圖表、材料均要歸檔。.為了保證歸檔質(zhì)量，相關(guān)部室兼職檔案員要做到材料齊全、規(guī)范，檔案室文書檔案員負責(zé)整理、裝訂、裝盒。.各科室按其業(yè)務(wù)范圍指定一名兼職檔案員，負責(zé)本科室的文件材料的形成、積累、整理后移交檔案室。.歸檔的文件材料，紙質(zhì)要優(yōu)良，使用A4紙張，字跡要清楚，一律用鋼筆或毛筆書寫，不能用鉛筆、圓珠筆、彩色筆等書寫，書寫紙張不夠要續(xù)一整張。對不符合要求的要返工重制。.各類材料歸檔時要填目錄，移交時按目錄清點后交接雙方簽字，部門領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)交。.歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。.歸檔的文件材料必須按年歸檔，并要按照本制度的規(guī)定，按機構(gòu)歸檔。.歸檔文件目錄、題名要按照文件名認真填寫。.各項管理工作中形成的文件材料，在次年第一個月內(nèi)，將應(yīng)歸檔的文件材料經(jīng)各職能部門負責(zé)人審定后，向檔案室移交。.財務(wù)檔案財會部門保管兩年，期滿之后，由財會部門編造清冊移交檔案室。.基建檔案工程峻工后按基建檔案歸檔要求移交檔案室。.科研課題待結(jié)題后，將資料移交檔案室。五、檔案借閱.醫(yī)院檔案主要供本院利用，院外單位或個人需查閱時，應(yīng)持介紹信，重要內(nèi)容的材料需經(jīng)檔案形成部門負責(zé)人、分管院領(lǐng)導(dǎo)及院長辦公室主任簽字批準(zhǔn)后方可辦理查閱手續(xù)，查閱機密級或重要檔案材料需經(jīng)主管部門批準(zhǔn)。.查閱檔案時，首先由借閱人認真填寫查閱檔案登記簿。查閱檔案只限于有關(guān)內(nèi)容，任何人不得擅自將檔案、資料帶出室外。.檔案原則上不借出，均在檔案室內(nèi)查閱，但需要借出，必須填寫借閱審批表，辦理相關(guān)批準(zhǔn)手續(xù)。用完后按期歸還，不得轉(zhuǎn)借他人使用。在借閱期間發(fā)生的一切問題，一律由借閱人負責(zé)。.對所借的檔案妥善保管，不得私自轉(zhuǎn)借、拆卷、刪改、抽取、折疊、拆毀、涂改和對外傳播。如需復(fù)制，要經(jīng)檔案室同意，重要內(nèi)容須經(jīng)院長辦公室主任批準(zhǔn)。.借閱者要愛護檔案，不得損壞和丟失，查閱檔案要嚴格執(zhí)行安全保密制度。.借閱檔案材料應(yīng)及時歸還，借閱時間一般不得超過一周，特殊情況須經(jīng)負責(zé)人同意辦理續(xù)借手續(xù)，但節(jié)假日或借閱人員出差之前，應(yīng)將檔案材料歸還檔案室。.檔案室工作人員對歸還的檔案，應(yīng)認真檢查，核對無誤后，辦理注銷手續(xù)，如發(fā)現(xiàn)有損壞、丟失情況，要依法查處。.借閱檔案超期不還者應(yīng)及時追回，并不再提供。造成檔案損壞或失密者依據(jù)《檔案法》及有關(guān)規(guī)定予以追究。.借閱檔案如有丟失，應(yīng)及時向有關(guān)部門報告，并采取措施挽救。六、檔案安全保密管理.檔案工作人員和檔案安全保密利用人員，都必須認真執(zhí)行《保密法》及有關(guān)保密管理規(guī)定，增強保密觀念，遵守保密制度，盡職盡責(zé)地做好檔案的安全和保密工作。.檔案管理人員，必須嚴格執(zhí)行檔案查閱借閱制度，履行借閱登記手續(xù)和借閱審批手續(xù)。.檔案室要有嚴格的登記和管理制度。來人查閱檔案，要在檔案人員的指導(dǎo)下查閱，不得個人自行查找，歸還檔案要檢查，防止抽掉、篡改檔案內(nèi)容。.檔案人員要嚴守保密制度，不得向任何人隨便談?wù)摍n案的內(nèi)容，不得私自將秘級以上檔案帶出辦公室給無關(guān)人員閱讀，不得為個人需要摘引秘級以上檔案內(nèi)容。.檔案管理人員向借閱檔案者提供、出具有關(guān)證明時，一定要以檔案材料原始記載為依據(jù)，并蓋檔案室印章，不得弄虛作假出假證。擬向外提供的某些檔案原始材料，一定要向主管領(lǐng)導(dǎo)或人事、組織部門請示后再作決定，嚴防泄密。.檔案庫房明顯處要有安全防火設(shè)備，禁止吸煙，嚴禁將易燃易爆物品和私人物品7.檔案室的門窗、卷柜必須牢固，下班時門窗、檔案箱必須鎖好，經(jīng)檢查后方可離開。如發(fā)現(xiàn)可疑跡象，應(yīng)立即向本單位領(lǐng)導(dǎo)和保衛(wèi)部門報告，并保護好現(xiàn)場。.非檔案管理人員，不得隨便進入檔案庫房。為確保檔案的安全，要做到人離檔案室，隨時關(guān)門窗。.任何人員不得以任何借口違反規(guī)章制度，檔案人員如因玩忽職守，造成檔案失密、泄密，要視其情節(jié)輕重給予處分。七、檔案鑒定與銷毀.檔案鑒定、銷毀工作由檔案室負責(zé)組織。檔案室應(yīng)在調(diào)查研究基礎(chǔ)上制定檔案鑒定計劃，對各類檔案定期進行檔案價值鑒定，并相應(yīng)修改歸檔范圍和保管期，對已滿保管期.限的檔案及時組織鑒定和銷毀。.在院辦主任領(lǐng)導(dǎo)下，由檔案室和有關(guān)業(yè)務(wù)部門組成檔案鑒定小組，具體負責(zé)檔案的鑒定工作。.需要鑒定銷毀的檔案，應(yīng)由檔案保管部門提出書面申請，經(jīng)檔案室論證提出意見后，提交鑒定小組進行鑒定。.銷毀的檔案必須在相應(yīng)的案卷目錄、卷內(nèi)目錄等檢索按價值，準(zhǔn)確地劃定檔案保管期限，剔除失去保存價值的檔案并加以銷毀。.對鑒定結(jié)果要形成書面報告。需延長保管期限的案卷，要在有關(guān)目錄及案卷備考表中注明。對應(yīng)銷毀的檔案，要編制銷毀清冊一式兩份，報院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后予以銷毀。.為慎重起見，對領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)繼續(xù)保存一段時間后再銷毀，以免一時疏忽或因某些檔案的潛在作用尚未發(fā)現(xiàn)而造成無法挽回的損失。.銷毀檔案要派兩人以上監(jiān)銷，并在指定地點銷毀，防止檔案遺失和泄密，銷毀人、監(jiān)銷人、批準(zhǔn)人、鑒定小組人員均應(yīng)在銷毀清冊上簽字，以示負責(zé)。.經(jīng)鑒定確認為無保存價值，但又不宜銷毀的檔案，特別是人物類檔案，可退回本人。.檔案鑒定報告、銷毀清冊及審批文件，要及時歸檔，永久保存。.任何單位和個人不得隨意銷毀醫(yī)院檔案，違反者，按國家有關(guān)規(guī)定處理。.應(yīng)銷毀的檔案不得改作它用或以廢紙出售。八、檔案統(tǒng)計.充分認識檔案統(tǒng)計工作的重要性，確定專人負責(zé)統(tǒng)計。要認真負責(zé)地按時、按規(guī)定、準(zhǔn)確無誤地完成統(tǒng)計報表的填報工作。.建立健全統(tǒng)計臺帳，帳物相符，掌握檔案的收進、整理、利用、移出、鑒定、銷毀以及其他各種情況數(shù)據(jù)。.對統(tǒng)計數(shù)字進行綜合分析，找出存在的問題，提出改進措施。.各類檔案的統(tǒng)計數(shù)據(jù)由分管各類檔案工作的同志提供，交專人統(tǒng)計填報。.統(tǒng)計報表一般每學(xué)期進行一次，