醫(yī)療企業(yè)組織有效的會議培訓(xùn)

組織有效會議CommunicationtoWin醫(yī)療企業(yè)組織有效的會議培訓(xùn)第1頁專題一有效會議基本特征和無效會議危害醫(yī)療企業(yè)組織有效的會議培訓(xùn)第2頁提供信息聚集信息處理問題宣傳政策培育訓(xùn)練企業(yè)會議功效醫(yī)療企業(yè)組織有效的會議培訓(xùn)第3頁不正當(dāng)理由會議種類及處理方法為滿足無聊愿望而開會為符合通例或傳統(tǒng)作風(fēng)而開會為攀比而開會為表功而開會為推卻責(zé)任而開會為逃避個別接觸所可能產(chǎn)生難堪局面而開會醫(yī)療企業(yè)組織有效的會議培訓(xùn)第4頁什么樣會議才算富有實效目標(biāo)能被實現(xiàn)目標(biāo)能在最短時間內(nèi)被實現(xiàn)與會者對會議感到滿意

醫(yī)療企業(yè)組織有效的會議培訓(xùn)第5頁不切實效會議有何危害會議目標(biāo)無法實現(xiàn)。會議所負(fù)擔(dān)機會成本相當(dāng)可觀。與會者對會議感到不滿。

醫(yī)療企業(yè)組織有效的會議培訓(xùn)第6頁為何會議沒有實效會議前會議中會議后醫(yī)療企業(yè)組織有效的會議培訓(xùn)第7頁有效會議準(zhǔn)備工作專題二醫(yī)療企業(yè)組織有效的會議培訓(xùn)第8頁有效會議會務(wù)準(zhǔn)備(1)會議目標(biāo)設(shè)定；(2)與會者選擇；(3)會議時間選擇；(4)會議地點選擇；(5)會議場地布置；(6)議程指定；(7)會議通知派發(fā)；(8)準(zhǔn)備會務(wù)用具。醫(yī)療企業(yè)組織有效的會議培訓(xùn)第9頁會議目標(biāo)設(shè)定會議目標(biāo)必須用書面列明會議目標(biāo)必須切合實際會議目標(biāo)必須詳細(xì)而且能夠衡量會議目標(biāo)所表明必須是"應(yīng)實現(xiàn)什么"，而非"應(yīng)做什么"醫(yī)療企業(yè)組織有效的會議培訓(xùn)第10頁與會人員選擇對實現(xiàn)會議目標(biāo)有潛在貢獻人能夠因參加會議而取得好處人

醫(yī)療企業(yè)組織有效的會議培訓(xùn)第11頁會議時間選擇在選擇會議時間時，首先應(yīng)該考慮便是領(lǐng)導(dǎo)時間，因為只有這么才能使領(lǐng)導(dǎo)獲取充分準(zhǔn)備。其次，也應(yīng)該考慮方便與會者出席時間，以及為與會者所喜愛時間。倘若與會者對會議時間有所不滿，則會議目標(biāo)實現(xiàn)，勢必遭受不利影響。醫(yī)療企業(yè)組織有效的會議培訓(xùn)第12頁會議地點選擇(1)場地必須有空檔且可供使用。(2)場地必須夠大方便容納與會者及視聽器材。(3)必須擁有包含桌椅在內(nèi)適當(dāng)家俱。(4)必須擁有充分照明及通風(fēng)設(shè)備。(5)必須能免于聲音、電話、訪客等干擾，以防與會者分心。(6)必須令主席及與會者大致方便。(7)成本必須低廉。

醫(yī)療企業(yè)組織有效的會議培訓(xùn)第13頁會議議程確定按照議案輕重緩急編排處理先后次序，這即是說越緊要事項越應(yīng)排在議程前端處理，越不緊要事項則越應(yīng)排在議程后端處理。每一個議案應(yīng)預(yù)估所需處理時間并明白地標(biāo)示出來。醫(yī)療企業(yè)組織有效的會議培訓(xùn)第14頁會議通知派發(fā)一份良好會議通知，在內(nèi)容上最少應(yīng)包含以下五項：(1)開會時間(包含日期及起止時間)。(2)開會地點。倘若開會地點并非與會者所熟悉，則應(yīng)附上確切位置圖及交通路線圖。(3)會議目標(biāo)。(4)與會者須事先準(zhǔn)備事項。(5)其它與會者姓名。

醫(yī)療企業(yè)組織有效的會議培訓(xùn)第15頁會場布置布置會議場地，應(yīng)考慮會議性質(zhì)及與會人數(shù)多少。比如在提供信息會議里，倘若人數(shù)眾多，則以不設(shè)桌子戲院式安排或是設(shè)桌子教室式安排較為理想。在處理問題會議里，假如人數(shù)不多，則最理想安排是讓每一位與會者均圍繞桌子而坐，這么可方便每一個人跟其它人進行多項溝通。再如在培訓(xùn)會議里，如人數(shù)不多，則可令與會者坐在馬蹄型桌子外圈，這么不但便于與會者與主席之間溝通，而且也便于與會者跟與會者之間交流。但若人數(shù)眾多，則最好是將與會者分成若干小組，每一小組各聚在同一桌子周圍。這種安排好處于于方便分組討論及綜合討論。

醫(yī)療企業(yè)組織有效的會議培訓(xùn)第16頁準(zhǔn)備會務(wù)物品為了做到一切物品都在手頭，應(yīng)在會前及早將大部分供給品運出。每個紙箱拴一張存貨管理清單，上面寫上發(fā)運日期、時間和發(fā)運地點、保險號碼及其它識別標(biāo)志。事先應(yīng)與會議地點商妥在你工作人員抵達之前接收和儲存運輸物品。每個紙箱上均應(yīng)清楚地標(biāo)明"某年某月某日為某某企業(yè)大會掌管"。醫(yī)療企業(yè)組織有效的會議培訓(xùn)第17頁主要會議組織流程專題三醫(yī)療企業(yè)組織有效的會議培訓(xùn)第18頁全企業(yè)大會組織流程第一階段(開會日期數(shù)月前)：①確定宗旨和目標(biāo)。②任命項目指導(dǎo)人。③考慮暫定方案。④使企業(yè)全部工作部門介入，并咨詢其意見。⑤預(yù)計費用。⑥規(guī)劃暫編預(yù)算。⑦要求沒有相互抵觸日期。⑧預(yù)定會議場地。⑨聘請外界講話人或安排娛樂節(jié)目。醫(yī)療企業(yè)組織有效的會議培訓(xùn)第19頁全企業(yè)大會組織流程第二階段(開會日期前二三個月)①完成人員配置。②確定組織機構(gòu)計劃及權(quán)力分工。③確定工作預(yù)算和開支程序。④完成最終方案。⑤通知員工開會。⑥著手宣傳方案?！t(yī)療企業(yè)組織有效的會議培訓(xùn)第20頁全企業(yè)大會組織流程第三階段(在準(zhǔn)備期最終幾天)：①檢驗最終方案和完成行動計劃。②檢驗登記處或招待處是否備有證章、登記單、打字機、恰當(dāng)?shù)怯浄椒?、電話、布告欄、普通和緊急通知。③檢驗每次會議指定場所，查對座位計劃設(shè)施和設(shè)備。④檢驗以下各地方是否都恰當(dāng)?shù)匕仓昧藰?biāo)識：接待、參觀、登記處、方向、陳列室、救護、失物招領(lǐng)處和停車場。

……醫(yī)療企業(yè)組織有效的會議培訓(xùn)第21頁全企業(yè)大會組織流程第四階段(會后馬上進行)：①親自向講話賓客和其它特殊貢獻者致謝。②計算出席人數(shù)。③拆卸和退還租來或借來設(shè)備。④尋找被遺忘器材物品。⑤監(jiān)督和徹底檢驗清理工作。⑥檢驗是否有可能引發(fā)火災(zāi)或安全事故危險⑦把全部場地移交安全巡查隊。醫(yī)療企業(yè)組織有效的會議培訓(xùn)第22頁全企業(yè)大會組織流程第五階段(在會議期后一周之內(nèi))：①在項目工作人員中發(fā)動討論會，以征求提議評定并了解未了事項情況。②向講話人和其它有特殊貢獻者致函正式表示感激。③檢驗存貨和清單，以確知全部財產(chǎn)、設(shè)備和材料都已經(jīng)有了著落，并已適當(dāng)處置或退還。④要求工作人員核實全部發(fā)票、講話人酬勞和其它債務(wù)。⑤把會議匯報匯編和提交授權(quán)機構(gòu)。醫(yī)療企業(yè)組織有效的會議培訓(xùn)第23頁招待和宴會組織流程第一階段(盡可能提前)：①決定集會基本目標(biāo)和主題。②確定時間和日期。③完成項目工作人員指派。④編列暫定邀請名單，預(yù)計出席人數(shù)。⑤制訂初步預(yù)算(包含如需付給出席者酬勞經(jīng)費在內(nèi))。⑥招標(biāo)承接場地和宴會?！t(yī)療企業(yè)組織有效的會議培訓(xùn)第24頁招待和宴會組織流程第二階段(宴會前幾個月)：①訂購一些特殊物品如晚會紀(jì)念品、餐桌裝飾品、能起說明作用陳列品、紀(jì)念品或獎品。②預(yù)定額外視聽設(shè)備。③與場地管理部門考查新事態(tài)發(fā)展、變動或添置。……醫(yī)療企業(yè)組織有效的會議培訓(xùn)第25頁招待和宴會組織流程第三階段(在活動開始前時刻，如有可能，在前一天)：①確定全部接收特殊任務(wù)人和那些在項目中出面人地位和了解力。②通知宴會承接人和場地經(jīng)理最終記錄表并檢驗各項要求說明。③檢驗房間布置，使之符累計劃要求(確保適合實際需要，餐桌之間有足夠地方使賓客自由走動，柜面足以放下首席餐桌或供娛樂節(jié)目之用)。④檢驗出口，不使堵塞，并做到整個場地整齊。⑤落實特殊裝飾已按計劃裝置?！t(yī)療企業(yè)組織有效的會議培訓(xùn)第26頁招待和宴會組織流程第四階段(緊跟著賓客離開之后)：①活動后立刻盤存烈酒。②與管理部門確定出席人數(shù)以供開帳單之用。③貯存或償還特殊陳列品、裝飾品和設(shè)備。④向相關(guān)服務(wù)人員致酬。⑤視察場地有沒有需要招領(lǐng)失物。⑥把場所移交場地經(jīng)理代表。

醫(yī)療企業(yè)組織有效的會議培訓(xùn)第27頁招待和宴會組織流程第五階段(一周之內(nèi))：①與項目工作人員協(xié)調(diào)處理全部未了事項。②確定全部材料和設(shè)備均已償還其原來部門。③核實活動全部費用。④支付帳單，結(jié)清帳目。⑤向相關(guān)各方寄送正式感激信。⑥向授權(quán)機構(gòu)匯報出席人數(shù)和活動經(jīng)過。醫(yī)療企業(yè)組織有效的會議培訓(xùn)第28頁怎樣成功統(tǒng)計會議和主持會議專題四醫(yī)療企業(yè)組織有效的會議培訓(xùn)第29頁怎樣做會議統(tǒng)計會議統(tǒng)計要求準(zhǔn)確統(tǒng)計會議活動。非正式會議統(tǒng)計應(yīng)簡練明了，而正式會議統(tǒng)計則要求更詳細(xì)些。醫(yī)療企業(yè)組織有效的會議培訓(xùn)第30頁會后工作注意點印發(fā)會議簡報和快報。印發(fā)會議紀(jì)要和會議決定事項通知。收退會議文件。會議文件立卷。匯編會議文件?？偨Y(jié)會議工作。

醫(yī)療企業(yè)組織有效的會議培訓(xùn)第31頁秘書主持會議基本標(biāo)準(zhǔn)正確定位自己形象。抓住主持會議機會，展示你能力和魅力，把會議主持得有條有理。確定會議主旨。了解會議參加者。……醫(yī)療企業(yè)組織有效的會議培訓(xùn)第32頁秘書主持會議須知調(diào)整各方意見。發(fā)揚民主。公平待人。要有信心。要有好地觀察能力。醫(yī)療企業(yè)組織有效的會議培訓(xùn)第33頁秘書主持會議準(zhǔn)備工作會議目標(biāo)。出席者情況。會場情況。

醫(yī)療企業(yè)組織有效的會議培訓(xùn)第34頁主持會議五個階段主持人調(diào)動氣氛。主持人說明議題。協(xié)調(diào)與會者講話。整理、歸納意見。作出決議。醫(yī)療企業(yè)組織有效的會議培訓(xùn)第35頁怎樣創(chuàng)造良好會議氣氛不要使用過于恭敬語言。帶點幽默感。議題要詳細(xì)。醫(yī)療企業(yè)組織有效的會議培訓(xùn)第36頁打破會議冷場技巧有放矢，克服冷場對癥下藥，消除緘默(1)敵正確緘默。(2)持少數(shù)意見緘默。(3)自由主義緘默。(4)顧慮害羞緘默。(5)心有余悸緘默。

醫(yī)療企業(yè)組織有效的會議培訓(xùn)第37頁用提問方法掌握會議向全體人員提問個別提問讓與會者自問自答反問醫(yī)療企業(yè)組織有效的會議培訓(xùn)第38頁意見發(fā)生分歧時怎么辦不回避對立要防止情緒對立安排休息，調(diào)整氣氛參考第三方意見寫出問題焦點醫(yī)療企業(yè)組織有效的會議培訓(xùn)第39頁怎樣緩解會議中擔(dān)心氣氛在一些情況下，會議或許會成為發(fā)泄私人恩怨最好場所，更會有些人利用它來給部門、單位工作制造麻煩。你作為秘書，有時很輕易會成為惡語中傷對象，遭到攻擊，而對方目標(biāo)是讓你狼狽不堪，好在眾人心目中留下一個壞印象。醫(yī)療企業(yè)組織有效的會議培訓(xùn)第40頁開會時應(yīng)尤其防范幾個人“直腸子”人“替罪羊”緘默不語人善言人