合同管理規(guī)定

合同管理規(guī)定第1頁/共18頁2培訓(xùn)主要內(nèi)容

何為“合同管理”——是指對合同主體、資信、商務(wù)談判、

合同條款擬定、合同審核、履行、變更、解除、糾紛處理、歸檔管理全過程的管理。

《合同管理規(guī)定（草案）》的脈絡(luò)：共十二項(xiàng)，分別是？

第2頁/共18頁3適用范圍

集團(tuán)、產(chǎn)業(yè)集團(tuán)、屬下各區(qū)域集團(tuán)、各公司簽訂或履行的所有合同。例外：勞動合同及派出人員協(xié)議合同分類及標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)

分類：一般合同、重要合同【集團(tuán)合同分類規(guī)定（試行）】標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)：標(biāo)的額、對集團(tuán)利益的重要性合同形式：書面形式

基本情況第3頁/共18頁4合同主體、資信與談判

合同主體、資信

經(jīng)營資質(zhì)、履約能力、財(cái)務(wù)報(bào)表合同談判：

業(yè)務(wù)部門牽頭、其他部門協(xié)助

重要合同組成談判工作小組，小組由業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門及其他相關(guān)部門組成

第4頁/共18頁5合同擬訂和修改擬訂和修改無合同文本，業(yè)務(wù)部門擬定；已存在合同文本，業(yè)務(wù)部門修訂；國家、行業(yè)或公司有標(biāo)準(zhǔn)或示范合同文本的，結(jié)合實(shí)際予以適用或借鑒。合同文本內(nèi)容：主體、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或者酬金、履行期限、履行方式、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、履行地點(diǎn)、廉政（涉及經(jīng)濟(jì)合同）、知識產(chǎn)權(quán)、違約責(zé)任、合同生效、變更、終止和解除條件、解決爭議的方法等主要條款。第5頁/共18頁6合同擬訂和修改

注意的事項(xiàng)：擬訂前，確認(rèn)對方主體資格、經(jīng)營范圍、履約能力、資質(zhì)情況、資信情況及簽約人的簽約權(quán)限等。審查并要求對方提供其營業(yè)資質(zhì)證明文件。嚴(yán)格按照“合同商務(wù)確認(rèn)單或?qū)徟鷨巍贝_定的內(nèi)容草擬合同。明確對方的違約責(zé)任，特別是違約賠償?shù)拇_定和計(jì)算方式。明確合同爭議解決方式及管轄地，并盡量有利于我方。集團(tuán)法務(wù)部根據(jù)常規(guī)業(yè)務(wù)特點(diǎn)制訂（修訂）并陸續(xù)頒布各類常用合同標(biāo)準(zhǔn)版本。除特殊情況經(jīng)產(chǎn)業(yè)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)之外，各產(chǎn)業(yè)集團(tuán)、各公司在對外簽訂合同時(shí)均應(yīng)使用集團(tuán)法務(wù)部頒布的標(biāo)準(zhǔn)版本。第6頁/共18頁7合同審核OA審核流程（為主要形式）集團(tuán)法務(wù)部根據(jù)合同類別、合同性質(zhì)、合同標(biāo)的金額等要素設(shè)定、修改合同OA審核流程。參與OA審核未發(fā)表確切意見視為“同意”。復(fù)雜、疑難合同與財(cái)務(wù)人員、法務(wù)人員預(yù)審，（必要時(shí)可申請法務(wù)人員、財(cái)務(wù)人員共同參與合同談判磋商）。書面審核流程（例外）非因客觀情況，不得采取書面審核流程。書面審核流程須使用《世紀(jì)金源集團(tuán)合同流轉(zhuǎn)單》簽署會簽意見，未發(fā)表確切意見視為“同意”。第7頁/共18頁8合同審核

復(fù)核：

權(quán)限：一般合同→分管領(lǐng)導(dǎo)或上級主管機(jī)構(gòu)；重要合同或內(nèi)容復(fù)雜、較難掌握合同→集團(tuán)法務(wù)部。對象：商務(wù)條款的準(zhǔn)確性、合法（合規(guī)）性、嚴(yán)密性及法律效力。

結(jié)果：同意的，由經(jīng)辦人轉(zhuǎn)至審批權(quán)人審批，不同意的，可要求進(jìn)一步補(bǔ)充材料、談判或做文字修改。

方式：一般走OA程序，特殊情況也可通過書面形式進(jìn)行。

審批

權(quán)限：一般合同→區(qū)域集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)；重要合同或超越區(qū)域集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審批權(quán)限的合同→集團(tuán)或產(chǎn)業(yè)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)。

結(jié)果：通過的，由經(jīng)辦人負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)交合同簽署權(quán)利人簽署；未通過的，根據(jù)審批指示和意見，完善合同內(nèi)容、流程，包括補(bǔ)報(bào)材料或進(jìn)一步談判等。

第8頁/共18頁9簽約由雙方法定代表人或授權(quán)代理人簽署姓名及日期，授權(quán)委托共同代理的，經(jīng)共同代理人同時(shí)簽署有效。持經(jīng)審批同意的《合同流轉(zhuǎn)單》申請用?。怀Ｒ?guī)業(yè)務(wù)格式合同的簽署，遵照業(yè)務(wù)指導(dǎo)流程，根據(jù)負(fù)責(zé)人審簽權(quán)限審核簽署，并加蓋相應(yīng)業(yè)務(wù)用章。第9頁/共18頁10合同履行

合同應(yīng)于履行前已簽署生效，不得先于合同的簽署履行合同內(nèi)容。業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)跟蹤，跟蹤內(nèi)容為：督促對方履行合同義務(wù)，確保我方全面履行義務(wù)；合同履行期限每超過一年或履行期間對方基本信息發(fā)生變更的，要求相對方提交最新有效且加蓋公章的紙質(zhì)版營業(yè)資質(zhì)（個人為本人親筆簽名的最新有效證件）、特許證明等材料。經(jīng)辦人調(diào)崗或離崗時(shí)，接任人繼續(xù)跟蹤合同，直至履行完畢。記錄履行中的文件、款項(xiàng)、物品的交接情況，收取相關(guān)憑證，歸檔書面材料。匯報(bào)對方的履行瑕疵或重大變動，并督促對方糾正。

第10頁/共18頁11合同的變更、解除未經(jīng)審批或法律程序不得隨意變更、解除、涂改、撕毀。與對方協(xié)商一致，簽署有關(guān)合同變更或解除的變更協(xié)議或補(bǔ)充協(xié)議。

合同期滿終止應(yīng)及時(shí)確認(rèn)終止?fàn)顟B(tài)，不得無故拖延。合同期滿意圖續(xù)約應(yīng)提前一個月書面協(xié)商，簽署續(xù)約合同或重新簽署新合同，不得直接在原文本上修改。

第11頁/共18頁12合同糾紛的處理

協(xié)商解決，解決的最終結(jié)論應(yīng)經(jīng)得原合同審批人同意。重大合同糾紛應(yīng)及時(shí)上報(bào)公司和集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)處理。

糾紛提出及協(xié)商處理時(shí)間應(yīng)在法律規(guī)定的時(shí)效內(nèi)進(jìn)行，并保證申請仲裁或起訴時(shí)間的充足，必要時(shí)固定并保存訴訟時(shí)效中斷的證據(jù)。

雙方對合同糾紛協(xié)商一致時(shí)應(yīng)簽訂書面協(xié)議，由簽約權(quán)人簽字并加蓋公章或合同專用章。

第12頁/共18頁13合同歸檔

合同書、變更或補(bǔ)充文本、函件、說明、保證或承諾

至少兩份，一份存業(yè)務(wù)部門，一份存財(cái)務(wù)部；重要合同加一份，存各區(qū)域集團(tuán)總裁辦檔案室；經(jīng)業(yè)務(wù)部門同意可存一份復(fù)印件；若函件、說明、保證或承諾僅有一份，由業(yè)務(wù)部門存檔。

相關(guān)資料

業(yè)務(wù)部門對“合同商務(wù)確認(rèn)單或?qū)徟鷨巍?、授?quán)、用印申請等資料，相對方的《營業(yè)執(zhí)照副本》（個人為身份證）、《稅務(wù)登記證》、《組織機(jī)構(gòu)代碼證》復(fù)印件，及其他相關(guān)經(jīng)營資質(zhì)證明、《授權(quán)委托書》資料歸檔保存。

歸檔要求

分類歸檔：合同類型、簽署年度

設(shè)立合同臺帳：登記合同名稱、合同負(fù)責(zé)人

第13頁/共18頁14合同歸檔歸檔要求法務(wù)人員按合同電子文檔存檔要求儲存文檔，建立合同臺賬，在年度末將保存的電子文檔“刻盤”留存，一份留存區(qū)域集團(tuán)總裁辦，一份留存集團(tuán)法務(wù)部。

歸檔后的借閱

借閱包括借出使用、借出瀏覽、借出復(fù)印等。非重要合同→存檔部門審批；重大合同→存檔部門的分管領(lǐng)導(dǎo)審批。

存檔部門設(shè)合同借閱臺帳，登記借閱時(shí)間、借閱人、借閱文件名稱、借閱用途（目的）、批準(zhǔn)人、借出經(jīng)手人、歸還時(shí)間、歸還人、歸還經(jīng)手人等內(nèi)容備查。

第14頁/共18頁15合同管理監(jiān)督

集團(tuán)、產(chǎn)業(yè)集團(tuán)負(fù)責(zé)具體合同簽訂、履行的管理、指導(dǎo)。財(cái)務(wù)部門對與財(cái)務(wù)有關(guān)的事項(xiàng)監(jiān)督、抽查，提出整改意見。集團(tuán)法務(wù)部負(fù)責(zé)具體合同簽訂、履行等管理工作的指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查，對監(jiān)督、檢查中頻發(fā)狀況或涉及公司重大權(quán)益等問題，可聯(lián)合產(chǎn)業(yè)集團(tuán)、財(cái)務(wù)部門進(jìn)行追查核實(shí)，對于違法、違紀(jì)，違反公司管理制度損害公司權(quán)益的案件調(diào)查，向集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)予以匯報(bào)。

第15頁/共18頁16合同管理責(zé)任造成經(jīng)濟(jì)損失的，屬于嚴(yán)重違反相關(guān)責(zé)任人所在單位的管理制度，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。構(gòu)成違法或犯罪的，送交司法機(jī)關(guān)依法追究法律責(zé)任。合同簽署、履行發(fā)生嚴(yán)重漏洞或失誤的，視情節(jié)輕重，予以通報(bào)批評、警告、嚴(yán)重警告、撤職、留用察看、直至解除勞動合同，給公司造成損失的，應(yīng)賠償損失。故意隱瞞事實(shí)真相、勾結(jié)串通或假公濟(jì)私簽署合同，謀求個人利益或損害公司利益的，予以留用察看或開除處分，退賠所有不正當(dāng)所得，情節(jié)嚴(yán)重的，送交司法機(jī)關(guān)追究法律責(zé)任。