關(guān)于制度審計之綜合類自查整改方案江調(diào)整

關(guān)于制度審計之綜合類自查整改方案為進(jìn)一步對接制度審計專項(xiàng)工作，落實(shí)制度審計清單內(nèi)容，綜合部對照人力、行政、后勤三大板塊做好自查整改工作，現(xiàn)就自查和整改方案匯報如下：第一大類人力類一、培訓(xùn)管理方面存在問題：1.報銷培訓(xùn)費(fèi)缺少相關(guān)文件；2．參加外出培訓(xùn)缺少費(fèi)用明細(xì)表，無法核實(shí)是否超過制度規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)；3.培訓(xùn)歸檔缺少相關(guān)資料，未對培訓(xùn)后做相應(yīng)的總結(jié)及報告心得；4．外請專家培訓(xùn)，轉(zhuǎn)賬收款人為本單位員工。分析原因：1-2項(xiàng)如果是需要這些資料，培訓(xùn)機(jī)構(gòu)都有，只是在之前的制度中沒有具體要求，財務(wù)也沒有對這些資料進(jìn)行要求。至于標(biāo)準(zhǔn)，領(lǐng)導(dǎo)班子外出培訓(xùn)都是首地集團(tuán)統(tǒng)一管控，項(xiàng)目公司按照集團(tuán)標(biāo)準(zhǔn)報銷費(fèi)用。集團(tuán)已經(jīng)和培訓(xùn)機(jī)構(gòu)談好相關(guān)折扣費(fèi)用。3項(xiàng)培訓(xùn)總結(jié)是沒有要求個人進(jìn)行總結(jié)，集團(tuán)制度中也未要求寫個人總結(jié)。4項(xiàng)關(guān)于轉(zhuǎn)賬收款人為本單位員工問題確實(shí)存在，也是因?yàn)楸阌谑谡n老師，將在今后培訓(xùn)工作中進(jìn)行規(guī)范。整改措施：按照審計要求,領(lǐng)導(dǎo)外出培訓(xùn)做好以下資料收集：培訓(xùn)通知、培訓(xùn)方案、外出培訓(xùn)申請表，培訓(xùn)反饋（公司類培訓(xùn)由綜合部擬寫總結(jié)，外出培訓(xùn)人員總結(jié)或心得由參訓(xùn)人員提供）。外請專家培訓(xùn)，轉(zhuǎn)賬收款人一律由授課專家簽收，并轉(zhuǎn)至其銀行卡。制度對接：參照集團(tuán)相關(guān)制度，完善《江西首地培訓(xùn)管理辦法》，對培訓(xùn)體系之需求、組織、評估、紀(jì)律、經(jīng)費(fèi)，培訓(xùn)合作機(jī)構(gòu)和服務(wù)協(xié)議等內(nèi)容進(jìn)行完善。二、發(fā)放補(bǔ)貼方面存在問題：1、江西首地置業(yè)有限公司工程部在工資發(fā)放施工補(bǔ)貼由總經(jīng)理簽批工程項(xiàng)目現(xiàn)場施工補(bǔ)助發(fā)放辦法通知文件。未見總經(jīng)理辦公會紀(jì)要和首都機(jī)場集團(tuán)有限公司批復(fù)文件。2、江西首地置業(yè)有限公司在工資發(fā)放降溫費(fèi)、物業(yè)費(fèi)、洗衣服企業(yè)提供總經(jīng)理辦公會紀(jì)要，未見首都機(jī)場地產(chǎn)集團(tuán)批復(fù)文件。首都機(jī)場地產(chǎn)集團(tuán)有公司制度《總部員工取暖費(fèi)、住宅物業(yè)管理服務(wù)費(fèi)補(bǔ)貼實(shí)施辦法》適用范圍為總部員工。分析原因：1、關(guān)于工程部施工補(bǔ)貼的發(fā)放已形成下行文，并報備集團(tuán)。2、關(guān)于員工福利發(fā)放也是按照集團(tuán)標(biāo)準(zhǔn)并低于集團(tuán)標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放，也報備集團(tuán)。上述兩問題已請示集團(tuán)，集團(tuán)答復(fù)只需要報備，不需要批復(fù)，項(xiàng)目公司自行執(zhí)行。整改措施：建議銷項(xiàng)。三、崗位職責(zé)方面存在問題：江西首地置業(yè)有限公司未制定崗位職責(zé)制度，領(lǐng)導(dǎo)班子由首都機(jī)場集團(tuán)地產(chǎn)公司任命，對總經(jīng)理辦公會議總部進(jìn)行審批，部分職能部門崗位職責(zé)未制定完善。江西首地置業(yè)有限公司提供崗位職責(zé)，查看的過程中發(fā)現(xiàn)部分人員的崗位職責(zé)還未制定，其中領(lǐng)導(dǎo)班子的崗位職責(zé)未看到，具體負(fù)責(zé)哪些責(zé)任未看到對領(lǐng)導(dǎo)班子職責(zé)描述。分析原因：公司嚴(yán)格按照集團(tuán)組織手冊中項(xiàng)目公司職能部門職責(zé)執(zhí)行，同時于2017年3月完成了公司員工的崗位說明書編制工作。部門經(jīng)理職責(zé)是按照集團(tuán)部門職能。領(lǐng)導(dǎo)班子是集團(tuán)任命的，沒有制度規(guī)定單獨(dú)制定領(lǐng)導(dǎo)班子職責(zé)。整改措施：建議撤銷此項(xiàng)。已提供各部門經(jīng)理職責(zé)，將歸總到員工崗位說明書里。針對領(lǐng)導(dǎo)班子的崗位說明書，了解集團(tuán)人力資源部崗位說明書編制工作的進(jìn)展，及時補(bǔ)充進(jìn)江西首地崗位說明書。四、勞動合同簽訂方面存在問題：江西首地置業(yè)有限公司未制定《勞動用工管理辦法》，目前勞動用工根據(jù)首都機(jī)場地產(chǎn)集團(tuán)有限公司勞動用工管理辦法參照執(zhí)行。江西首地置業(yè)有限公司簽訂臨時工合同，甲方：江西首地置業(yè)有限公司，乙方：何素菜、劉文華。甲方代表為熊陽。熊陽為企業(yè)員工，企業(yè)法人代表為佘雙州，未看到授權(quán)書。分析原因：1、集團(tuán)人力資源部下發(fā)制度對接明細(xì)及要求中針對《首都機(jī)場地產(chǎn)公司勞動用工管理辦法》要求“項(xiàng)目公司”按照集團(tuán)制度要求執(zhí)行，因此江西首地不需要單獨(dú)制定制度。2、甲方代表簽字，沒有涉及法人概念，故由當(dāng)時負(fù)責(zé)辦理人員代簽字了。整改措施：嚴(yán)格執(zhí)行《首都機(jī)場地產(chǎn)公司勞動用工管理辦法》要求，在合同簽訂上嚴(yán)格遵守公司下發(fā)的《關(guān)于規(guī)范合同文本簽字的通知》第二大類行政類一、合同管理方面存在問題1：合同臺帳登記信息不完整.分析原因：開口合同即日常服務(wù)類合同未登記合同金額，非綜合部主辦的合同未登記合同金額等信息。整改措施：所有合同都嚴(yán)格做好目錄登記。負(fù)責(zé)人柯李昕。監(jiān)督人劉志。形成監(jiān)督機(jī)制，每月分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行檢查。存在問題2：紙質(zhì)合同未進(jìn)行統(tǒng)一有序的編號分析原因：2015年至2016年合同管理辦法出臺前按照簡易編號進(jìn)行登記，合同管理辦法出臺后已將合同臺賬與合同實(shí)體統(tǒng)一編號。整改措施：嚴(yán)格按照合同管理辦法編號進(jìn)行調(diào)整。負(fù)責(zé)人柯李昕。監(jiān)督人劉志。形成監(jiān)督機(jī)制，每月分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行檢查。存在問題3：合同要素不符合制度要求的情況①個別合同無簽訂日期分析原因：簽字時未簽訂日期整改措施：補(bǔ)合同簽訂日期后期簽訂合時由簽訂合同的分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)簽訂日期。由綜合部合同管理員負(fù)責(zé)人柯李昕核對。監(jiān)督人劉志。形成監(jiān)督機(jī)制，每月分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行檢查。②倒簽合同分析原因：1、采購單位、供應(yīng)商提供格式合同，為了方便在提供營業(yè)執(zhí)照身份證等信息時，會將已打印時間的合同蓋好章，造成合同簽訂時間早于審批完成時間的情況。整改措施：后期簽訂合時由簽訂合同的分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)簽訂日期。以公司領(lǐng)導(dǎo)簽訂日期為主。由綜合部合同管理員負(fù)責(zé)人柯李昕核對。監(jiān)督人劉志。形成監(jiān)督機(jī)制，每月分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行檢查。③合同未錄入到合同臺賬分析原因：代建協(xié)議綠植的補(bǔ)充協(xié)議未進(jìn)入合同臺賬整改措施：公司所有簽訂合同都進(jìn)入合同臺賬。④部分合同缺少付款審批單分析原因：歐派家具簽訂兩份合同一次性付款。整改措施：嚴(yán)格單合同單核算二、差旅費(fèi)管理方面存在問題：1、報銷差旅費(fèi)，未附《出差審批單》。2、差旅費(fèi)報銷住宿費(fèi)時，未附住宿明細(xì)，無法判斷是否超標(biāo)。分析原因：1、根據(jù)審計提出的三筆出差審批單時，江西首地未制定《出差審批單》。2、江西首地已制定了差旅制度，按照差旅住宿費(fèi)制度定酒店費(fèi)用未出現(xiàn)超標(biāo)。整改措施：按照集團(tuán)的出差管理辦法第三章第九條對接江西首地出差管理辦法。三、業(yè)務(wù)招待費(fèi)列支方面存在問題：1、業(yè)務(wù)招待費(fèi)報銷未附《業(yè)務(wù)招待費(fèi)審批表》的情況2、業(yè)務(wù)招待費(fèi)報銷后附發(fā)票時間早于《業(yè)務(wù)招待費(fèi)審批表》時間3、業(yè)務(wù)招待費(fèi)報銷中陪同人數(shù)超過招待人數(shù)的情況4、業(yè)務(wù)招待費(fèi)報銷存在連號發(fā)票，分筆報銷的情況5、報銷業(yè)務(wù)招待費(fèi)使用大額現(xiàn)金6、報銷部分業(yè)務(wù)招待費(fèi)不規(guī)范分析原因：各部門對江西首地業(yè)務(wù)招待管理辦法不熟悉。尤其是人數(shù)標(biāo)準(zhǔn)。整改措施：建議召開《江西首地置業(yè)有限公司業(yè)務(wù)接待管理規(guī)定(2017修訂）》宣貫會，嚴(yán)格執(zhí)行業(yè)務(wù)接待管理規(guī)定同時完善業(yè)務(wù)接待管理臺賬。綜合部將對業(yè)務(wù)接待的標(biāo)準(zhǔn)人數(shù)限制進(jìn)行宣貫，，并針對一些重要的有關(guān)八項(xiàng)規(guī)定的制度進(jìn)行關(guān)鍵點(diǎn)匯編。四、日常辦公用品方面存在問題：查看了江西首地置業(yè)有限公司2016年日常辦公用品采購申請單、購買清單、入庫單、領(lǐng)用登記表，綜合部未對日常辦公用品建立管理臺賬，為了避免辦公用品領(lǐng)取重疊，建議建立辦公用品臺賬，有利于辦公用品管理。分析原因:2016年綜合部已有辦公用品采購申請單、購買清單、入庫單、領(lǐng)用登記表。實(shí)物庫存清單從2016年10月已建立臺賬，但并沒有按照審計要求的建立每月庫存清單電子檔案。整改措施：1、按照審計要求建立辦公用品每月電子庫存臺賬；2、完善辦公用品管理。建立辦公用品購置與領(lǐng)用流程；每月綜合部完成采購申請后各部門如有特殊采購需求，由申請部門進(jìn)行采購申請辦理相關(guān)手續(xù)好將申請表交由綜合部進(jìn)行采購；3、每月1日盤點(diǎn)完倉庫中的辦公用品庫存進(jìn)行登記造冊。每月盤點(diǎn)一次倉庫，每月庫存單必須留檔；4、財務(wù)報銷時建議增加附件：辦公用品采購清單流程對接：辦公用品、采購、入庫流程11、流程起始：每月1日完成辦公用品盤存表。7、每月107、每月10日進(jìn)行統(tǒng)一采購。8、驗(yàn)收入庫登記臺賬2、每月52、每月5日根據(jù)盤存表提出當(dāng)月辦公用品采購計劃。盤存表作為附件。同時其他部門如有特殊采購要求可在5日前提出采購申請。9、領(lǐng)用9、領(lǐng)用66、總經(jīng)理簽字5、書記簽字5、書記簽字10、領(lǐng)用登記33、綜合部經(jīng)理簽字4、財務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字34、財務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字3、綜合部分管領(lǐng)導(dǎo)簽字固定資產(chǎn)方面存在問題：針對2016年9月28日公司下發(fā)的財務(wù)部擬定《固定資產(chǎn)管理辦法》存在制度不完善。分析原因：缺失固定資產(chǎn)購置報廢資產(chǎn)的處置規(guī)定。整改措施：針對綜合部與財務(wù)部都是固定資產(chǎn)管理部門，對接制度通知，優(yōu)化流程如下：固定資產(chǎn)購置流程步驟步驟名稱責(zé)任部門/責(zé)任人相關(guān)文檔步驟說明1提出購置申請申請購置部門固定資產(chǎn)購置申請表1、申請購置部門填寫“固定資產(chǎn)購置審批表”2審批相關(guān)權(quán)限部門固定資產(chǎn)購置申請表1、相關(guān)權(quán)限部門審批“固定資產(chǎn)購置審批表”3購置綜合部1、經(jīng)辦部門根據(jù)公司管理制度實(shí)施固定資產(chǎn)購置4驗(yàn)收交接使用部門（庫存，不需要使用部門）綜合部固定資產(chǎn)驗(yàn)收單1、財務(wù)部、使用部門和購置部門同時參與驗(yàn)收確認(rèn)。2、辦理資產(chǎn)驗(yàn)收、固定資產(chǎn)移交手續(xù)5辦理入賬手續(xù)綜合部財務(wù)部固定資產(chǎn)卡片1、購置部門負(fù)責(zé)將固定資產(chǎn)有關(guān)批準(zhǔn)文件、合同、協(xié)議、發(fā)票等報送財務(wù)部辦理入賬手續(xù)；2、財務(wù)部負(fù)責(zé)添置固定資產(chǎn)卡片，使用部門保管。6領(lǐng)用綜合部1、使用部門按照固定資產(chǎn)購置審批表領(lǐng)取固定資產(chǎn)。2、新員工按照入職審批表。3、綜合部填寫固定資產(chǎn)移交表，做好固定資產(chǎn)移交臺賬。固定資產(chǎn)盤點(diǎn)流程步驟步驟名稱責(zé)任部門/責(zé)任人相關(guān)文檔步驟說明1制定盤點(diǎn)計劃財務(wù)部固定資產(chǎn)盤點(diǎn)表財務(wù)部制定固定資產(chǎn)盤點(diǎn)計劃2組織盤點(diǎn)小組財務(wù)部綜合部財務(wù)部和綜合部組成哦按點(diǎn)小組，負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)盤點(diǎn)工作3實(shí)物盤點(diǎn)財務(wù)部綜合部使用部門使用部門保管人員與盤點(diǎn)小組人員進(jìn)行實(shí)物清點(diǎn)4編制盤點(diǎn)報告盤點(diǎn)小組固定資產(chǎn)清查盤點(diǎn)報告盤點(diǎn)小組編制盤點(diǎn)報告；對于盤點(diǎn)差異，編制“固定資產(chǎn)盤點(diǎn)差異明細(xì)”5追查原因盤點(diǎn)小組盤點(diǎn)小組追查差異產(chǎn)生的原因，編寫盤點(diǎn)差異原因。6審核處理管理部門財務(wù)部“固定資產(chǎn)盤點(diǎn)差異明細(xì)”及附件報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。固定資產(chǎn)報廢流程步驟步驟名稱責(zé)任部門/責(zé)任人相關(guān)文檔步驟說明1提出報廢申請使用部門固定資產(chǎn)報廢審批表使用部門填寫報廢審批表2組織鑒定綜合部綜合部組織進(jìn)行鑒定3審批使用部門固定資產(chǎn)報廢審批表相關(guān)權(quán)限部門審批4實(shí)施清理財務(wù)部綜合部使用部門固定資產(chǎn)清查盤點(diǎn)報告財務(wù)部、綜合部、共同參與固定資產(chǎn)報廢清理。5辦理清理手續(xù)財務(wù)部綜合部使用部門財務(wù)部辦理后續(xù)相關(guān)手續(xù)第三大類后勤類一、考勤管理方面存在問題：2016年5月、11月、12月的考勤表，發(fā)現(xiàn)部分員工未在考情表簽字且未注明原因。分析原因：2017年3月已修訂了考勤管理辦法，加入了備注制度及不定期抽查制度，嚴(yán)格執(zhí)行，屬于先有現(xiàn)象后發(fā)現(xiàn)現(xiàn)象后出臺制度。整改措施：由綜合部前臺負(fù)責(zé)，綜合部經(jīng)理和分管領(lǐng)導(dǎo)定期檢查。9點(diǎn)后未簽到，找部門經(jīng)理確認(rèn)簽字，部門經(jīng)理不在則找分管領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)簽字。發(fā)現(xiàn)相關(guān)問題，上報領(lǐng)導(dǎo)并如實(shí)在周例會上公布。制度流程對接：考勤綜合部部門經(jīng)理分管領(lǐng)導(dǎo)上午九點(diǎn)到前臺簽到上午九點(diǎn)到前臺簽到工作日下午五點(diǎn)半下班簽到；提前下班需寫明提前下班原因流程結(jié)束部門經(jīng)理未簽到部門員工未簽到工作日下午五點(diǎn)半下班簽到；提前下班需寫明提前下班原因流程結(jié)束部門經(jīng)理未簽到部門員工未簽到 部門經(jīng)理寫明原因部門經(jīng)理寫明原因分管領(lǐng)導(dǎo)寫明未到原因分管領(lǐng)導(dǎo)寫明未到原因二、車輛管理方面存在問題：車輛未執(zhí)行定點(diǎn)加油和一車一卡制度，行政用車加油時未填寫用油申請單。分析原因：2016年車輛管理制度未制訂完善。整改措施：2017年3月份新修訂了《車輛管理辦法》已對用油和一車一卡作出了相關(guān)規(guī)定。制度對接：《江西首地車輛管理辦法》中的車輛編制、配備、購置、租賃、更新、報廢條款建議規(guī)定為：參照首地集團(tuán)《行政用車管理辦法》其條款具體執(zhí)行。三、酒水管理方面存在問題：江西首地置業(yè)有限公司購買酒水實(shí)物未建立實(shí)物臺賬，相關(guān)人員提供了酒水入庫單與酒水出庫領(lǐng)取單，查看了財務(wù)提供的存貨-庫存商品明細(xì)賬，發(fā)現(xiàn)綜合部提供的入庫和出庫數(shù)量與財務(wù)入賬數(shù)量不一致。綜合部2016年入庫白酒數(shù)量為132瓶，出庫白酒數(shù)量為79瓶，剩余白酒庫存為53瓶；入庫紅酒數(shù)量為165瓶，出庫紅酒數(shù)量為145瓶，剩余紅酒為20瓶。經(jīng)統(tǒng)計出入庫單據(jù)2016年底剩余酒水庫存為73瓶，財務(wù)賬上庫存為零。分析原因：酒水臺賬混亂，酒水購買、領(lǐng)取有時候沒有經(jīng)過管理員，所以沒有做出入庫；對于2016年年度財務(wù)庫存為零，是由于綜合部實(shí)物管理人員與財務(wù)部賬務(wù)管理人員在溝通中存在誤差。整改措施：1、完善公務(wù)接待管理辦法，加入酒水領(lǐng)取的流程及嚴(yán)格酒水領(lǐng)取申請表制度，嚴(yán)格先采購后買酒，杜絕未經(jīng)審批的先用酒后報銷現(xiàn)象；2、酒水必須由經(jīng)辦部門經(jīng)理到綜合部統(tǒng)一領(lǐng)取，杜絕直接到酒店領(lǐng)酒現(xiàn)象出現(xiàn)；3、酒水應(yīng)由專人管理，鑰匙專人管理，完善臺賬，臺賬除了出入庫單之外增加庫存統(tǒng)計表；4、嚴(yán)格執(zhí)行酒水采購流程酒水采購流程流程名稱酒水采購流程任務(wù)概要綜合部