財(cái)務(wù)檔案管理制度

財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理制度集團(tuán)各部、各業(yè)務(wù)集團(tuán)、各分公司：1、目的根據(jù)財(cái)政部、國(guó)家檔案局關(guān)于印發(fā)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》通知的規(guī)定為了加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的科學(xué)管理，建立健全會(huì)計(jì)檔案的管理制度，保證會(huì)計(jì)檔案妥善有序存放、方便查詢、嚴(yán)防毀損、散失和泄密，完善財(cái)務(wù)檔案管理工作，特制定本制度。2、適用范圍本制度適用于總部財(cái)務(wù)及各分公司財(cái)務(wù)檔案的管理、預(yù)算、計(jì)劃、制度等文件材料，執(zhí)行文書(shū)檔案管理規(guī)定，不適用本制度。3、管理職責(zé)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)檔案的整理、編號(hào)、歸檔、調(diào)閱、借閱等，對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的安全、完整、保密負(fù)責(zé)，對(duì)于應(yīng)當(dāng)入庫(kù)保管的資料應(yīng)及時(shí)入庫(kù)納入管理。4、會(huì)計(jì)檔案范圍包含會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)告以及其他會(huì)計(jì)核算資料等四個(gè)部分。會(huì)計(jì)憑證類會(huì)計(jì)憑證類包括：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會(huì)計(jì)憑證會(huì)計(jì)憑證管理要求：憑證按照現(xiàn)收、現(xiàn)付、銀收、銀付、轉(zhuǎn)賬分類別進(jìn)行整理裝訂，要求整齊、結(jié)實(shí)、厚薄適中一致；完整填寫(xiě)憑證封面，并進(jìn)行排序、編號(hào)；每月結(jié)賬完成后，憑證需要完整打印，依序存放于文件柜中，做好登記，對(duì)于附件多容量大的附件如工資冊(cè)、人員提成等可單獨(dú)裝訂，但須注明憑證號(hào)，同時(shí)在憑證中注明附件出處。表1：憑證登記表：會(huì)計(jì)期間現(xiàn)收現(xiàn)付銀收銀付轉(zhuǎn)賬當(dāng)期冊(cè)數(shù)存放位置2016010001-00**0001-00**0001-00**0001-00**0001-00**15201602注意事項(xiàng)：憑證保管需注意防潮防蟲(chóng)防火，定期進(jìn)行巡檢，排除不安全因素；憑證發(fā)生損傷時(shí)，及時(shí)修復(fù)，損傷嚴(yán)重、丟失、毀損需及時(shí)上報(bào)集團(tuán)財(cái)務(wù)部。憑證外借，須經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人同意，借出的憑證，做好書(shū)面登記，及時(shí)跟蹤收回。表2：憑證借出登記表：**公司憑證外借登記表4.2會(huì)計(jì)賬簿類會(huì)計(jì)賬簿類包括：總賬，明細(xì)賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會(huì)計(jì)賬簿。會(huì)計(jì)賬簿管理要求：年終，財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人應(yīng)組織人員將賬簿按最末級(jí)打印出來(lái)裝訂成冊(cè)，可按資金類、資產(chǎn)類、往來(lái)類、成本費(fèi)用類進(jìn)行歸裝訂。財(cái)務(wù)報(bào)告類財(cái)務(wù)報(bào)告類包括：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說(shuō)明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告，如納稅申報(bào)報(bào)表等。財(cái)務(wù)報(bào)告管理要求：報(bào)告類按月、季、年度打印裝訂成冊(cè)。票據(jù)類票據(jù)類包括：公司開(kāi)據(jù)的增值稅專用發(fā)票和普通發(fā)票，收到的增值稅專用發(fā)票，支票、承兌匯票，收據(jù)等。發(fā)票類管理要求：領(lǐng)購(gòu)發(fā)票、支票、收據(jù)時(shí)在《領(lǐng)購(gòu)臺(tái)賬》中進(jìn)行登記；使用發(fā)票、支票、收據(jù)時(shí)在《開(kāi)具明細(xì)登記本（?。分械怯?；發(fā)票交接,通過(guò)發(fā)票交接單進(jìn)行交接（若通過(guò)郵寄方式則注明快遞單號(hào)）；已開(kāi)具的發(fā)票存根聯(lián)、作廢發(fā)票（聯(lián)次齊全，蓋作廢章），依次排序，按月裝訂；已開(kāi)具的收據(jù)存根，依次排序；自稅務(wù)部門(mén)領(lǐng)購(gòu)回來(lái)的收據(jù)，保證聯(lián)次齊全，作廢的收據(jù)需加蓋作廢章取得的進(jìn)項(xiàng)發(fā)票，發(fā)票聯(lián)需附憑證后；抵扣聯(lián)認(rèn)證后，裝訂存檔；發(fā)票認(rèn)證回執(zhí)、財(cái)務(wù)報(bào)表、納稅申報(bào)表、抵扣清單按月存檔；承兌匯票收到后必須復(fù)印登記后，才能賬務(wù)處理；承兌匯票支付前必須背書(shū)復(fù)印登記后，才能賬務(wù)處理。4.5其他類其他類包括：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對(duì)賬單，銀行流水單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料如現(xiàn)金盤(pán)點(diǎn)單、往來(lái)對(duì)賬單等，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，業(yè)務(wù)合同以及有關(guān)的電子數(shù)據(jù)和相應(yīng)軟件資料。5、會(huì)計(jì)檔案的管理會(huì)計(jì)檔案的整理立卷會(huì)計(jì)年度終了后，對(duì)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行整理立卷。會(huì)計(jì)檔案的整理一般采用“三統(tǒng)一”的辦法，即:分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，檔案形成統(tǒng)一，管理要求統(tǒng)一，并分門(mén)別類按各卷順序編號(hào)。分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一一般將財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料分成一類賬簿，二類憑證，三類報(bào)表，四類文字資料及其他。檔案形成統(tǒng)一案冊(cè)封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統(tǒng)一。管理要求統(tǒng)一建立財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料檔案薄、會(huì)計(jì)資料檔案目錄；會(huì)計(jì)憑證裝訂成冊(cè)，報(bào)表和文字資料分類立卷，其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊(cè)。會(huì)計(jì)憑證的裝訂會(huì)計(jì)憑證每月裝訂一次，（25號(hào)前完成）按年分月妥善保管歸檔。會(huì)計(jì)憑證裝訂前應(yīng)準(zhǔn)備的工作：分類整理，按順序排列，檢查日數(shù)、編號(hào)是否齊全；按憑證匯總?cè)掌跉w集確定裝訂成冊(cè)的本數(shù)；摘除憑證內(nèi)的金屬物，對(duì)大的張頁(yè)或附件要折疊成同記賬憑證大小，且要避開(kāi)裝訂線，以便查閱保持?jǐn)?shù)字完整；閱保持?jǐn)?shù)字完整；整理檢查憑證順序號(hào)，如有顛倒要重新排列，發(fā)現(xiàn)缺號(hào)要查明原因。檢查附件有無(wú)漏缺，如：領(lǐng)料單、入庫(kù)單是否隨附件齊全；記賬憑證上有關(guān)人員的印章是否齊全；會(huì)計(jì)憑證裝訂時(shí)的要求：裝訂時(shí)應(yīng)盡可能縮小所占部位，使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面，以便于事后查閱；憑證外面要加封面，封面紙用尚好的牛皮紙印刷，封面規(guī)格略大于所附記賬憑證；裝訂憑證厚度一般為3-5厘米，裝訂牢固，美觀大方。會(huì)計(jì)憑證裝訂后的注意事項(xiàng)：每本封面上填寫(xiě)好憑證種類、起止號(hào)碼、憑證張數(shù)、會(huì)計(jì)主管人員和裝訂人員簽章；在封面上編好卷號(hào)，按編號(hào)順序入柜，并要在顯露處標(biāo)明憑證種類編號(hào)，以便于調(diào)閱。會(huì)計(jì)賬簿的裝訂各種會(huì)計(jì)賬簿年度結(jié)賬后，除跨年使用的賬簿外，賬簿應(yīng)按時(shí)整理立卷。賬簿裝訂的基本要求：首先按賬簿啟用表的使用頁(yè)數(shù)核對(duì)各賬戶是否相符，賬頁(yè)數(shù)是否齊全，序號(hào)排列是否連續(xù)；然后按會(huì)計(jì)賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、該賬簿按頁(yè)數(shù)順序排列的賬頁(yè)、會(huì)計(jì)賬簿裝訂封底的順序裝訂，活頁(yè)賬簿裝訂要求：保留已使用過(guò)的賬頁(yè)，將賬頁(yè)數(shù)填寫(xiě)齊全，去除空白頁(yè)和撤掉賬夾，加上封面封底，裝訂成冊(cè)；多欄式合頁(yè)賬、三欄式合頁(yè)賬、數(shù)量金額式活頁(yè)賬等不得混裝，應(yīng)按同類業(yè)務(wù)、同類賬頁(yè)裝訂在一起。在賬本的封面上填寫(xiě)好賬目的種類，編好卷號(hào)，會(huì)計(jì)主管人員和裝訂人（經(jīng)辦人）簽章；賬簿裝訂后的其他要求：會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)牢固、平整，不得有折角、缺角、錯(cuò)頁(yè)、掉頁(yè)的現(xiàn)象封面應(yīng)齊全、平整、并注明所屬年度及賬簿名稱、編號(hào)，編號(hào)為一年一編，編號(hào)順序?yàn)榭傎~、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、分戶明細(xì)賬。會(huì)計(jì)賬簿按保管期限分別編制卷號(hào)，如總賬、各類明細(xì)賬、輔助賬全年按順序編制卷號(hào)。5.4會(huì)計(jì)檔案的移交歸檔每年形成的會(huì)計(jì)檔案，由財(cái)務(wù)部按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由本會(huì)計(jì)部門(mén)保管一年。期滿之后，由會(huì)計(jì)部門(mén)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案部門(mén)統(tǒng)一保管；移交檔案部門(mén)保管的會(huì)計(jì)檔案原則上應(yīng)該保持原卷冊(cè)的封裝。個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案部門(mén)應(yīng)當(dāng)會(huì)同財(cái)務(wù)部和經(jīng)辦人員共同拆封整理以分清責(zé)任。5.5、會(huì)計(jì)檔案的保管會(huì)計(jì)檔案的保管期限分永久、定期兩類。定期保管期限分為10年、30年、永久、共3類（詳見(jiàn)附表一），保管期限從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起；會(huì)計(jì)檔案室的要求：應(yīng)選擇在干燥防水的地方，并遠(yuǎn)離易燃品堆放地，周圍應(yīng)備有防火器材；室內(nèi)應(yīng)經(jīng)常保持清潔衛(wèi)生，以防蟲(chóng)蛀、防鼠咬保持通風(fēng)透光，并有適當(dāng)?shù)目臻g、通道和查閱的地方，并防止潮濕；會(huì)計(jì)檔案應(yīng)放在專用的鐵皮檔案柜里，按順序碼放整齊，以便查找；設(shè)置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閱記簙，嚴(yán)防毀壞損失、散失和泄密；使用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的，應(yīng)當(dāng)保存打印出來(lái)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，使用磁盤(pán)、光盤(pán)等磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)報(bào)財(cái)政局備案。會(huì)計(jì)電算化檔案保管要注意防盜、防磁等安全措施。其他檔案管理要求外部審計(jì)報(bào)告、評(píng)估報(bào)告、匯算清繳報(bào)告等檔案資料需專人保管；5.6.1.1子類檔案，存放于電腦專門(mén)文件夾中（不能建立在C：\盤(pán)中），重要文檔需設(shè)置密碼；5.6.1.2銀行卡、存折、鑰匙、密碼器、回單箱密鑰、U盾令牌、CA證書(shū)等，誰(shuí)使用誰(shuí)保管；5.6.1.3交接工作時(shí)需逐一并交接相關(guān)密碼；接收人要注意密碼安全，如有損壞及時(shí)更新。6、會(huì)計(jì)檔案的借閱會(huì)計(jì)檔案為本公司所用，原則上不得借出。本公司人員需要檔案資料，在登記報(bào)批后由檔案管理人員陪同翻閱或者復(fù)??；外部借閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持有單位正式介紹性，經(jīng)會(huì)計(jì)主管人員和公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)；由檔案部門(mén)建立健全會(huì)計(jì)檔案中查閱、復(fù)制、登記制度；借閱手續(xù)：借閱人應(yīng)認(rèn)真填寫(xiě)檔案借閱登記簿，將借閱人姓名、日期、數(shù)量、內(nèi)容、歸期等情況登記清楚；借閱會(huì)計(jì)檔案人員不得在案卷中亂畫(huà)、標(biāo)記、拆散原卷冊(cè)，也不得涂改抽換、攜帶外出或復(fù)制原件（如有特殊情況，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方能攜帶外出或復(fù)制原件）。7、會(huì)計(jì)檔案的銷毀保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，可以按照以下程序進(jìn)行銷毀：會(huì)計(jì)檔案保管期滿，需要銷毀時(shí)由檔案部門(mén)提出銷毀意見(jiàn)，會(huì)同財(cái)務(wù)部門(mén)共同鑒定，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)（注明名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容），經(jīng)公司總經(jīng)理審批簽署意見(jiàn)，報(bào)請(qǐng)上級(jí)主管單位批準(zhǔn)后方可予以銷毀；銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，由檔案部門(mén)和財(cái)務(wù)部共同派員監(jiān)銷。在銷毀前清點(diǎn)所要銷毀的一份報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)會(huì)計(jì)檔案；銷毀后，經(jīng)辦人應(yīng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名蓋章；注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，以示負(fù)責(zé)，同時(shí)將監(jiān)銷情況寫(xiě)出書(shū)面報(bào)告一式兩份，一份報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)，一份歸入檔案?jìng)洳?；?huì)計(jì)檔案保管期滿，但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證及涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出另行立卷，由檔案部門(mén)保管到末了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清單和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明；在建設(shè)期間的會(huì)計(jì)檔案，不得銷毀。8、檔案移交管理要求檔案移交時(shí)須進(jìn)行實(shí)物及清單的逐一移交，具體參照《財(cái)務(wù)崗位工作交接制度》9、國(guó)家會(huì)計(jì)檔案管理期限會(huì)計(jì)檔案保管期限規(guī)定表4、企業(yè)會(huì)計(jì)檔案保管期限表序號(hào)檔案名稱保管期限備注—一會(huì)計(jì)憑證1原始憑證30年2記賬憑證30年二會(huì)計(jì)賬簿3總賬30年4明細(xì)賬30年5日記賬30年6固定資產(chǎn)卡片固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年7其他輔助性賬簿30年三財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告8月度、季度、半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告10年9年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告永久四其他會(huì)計(jì)資料10銀行存款余額調(diào)節(jié)表10年11銀行對(duì)賬單10年12納稅申報(bào)表10年13會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)30年14會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)永久15會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)永久16會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)永久編制日期：審核日期：批準(zhǔn)日期9.2會(huì)計(jì)電子檔案的規(guī)定同時(shí)滿足下列條件的,單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會(huì)計(jì)資料可僅以電子形式保存,形成電子會(huì)計(jì)檔案形成的電子會(huì)計(jì)資料來(lái)源真實(shí)有效,由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸；使用的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會(huì)計(jì)資料,能夠輸出符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)資料,設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序；使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會(huì)計(jì)檔案,符合電子檔案的長(zhǎng)期保管要求來(lái)建立；電子會(huì)計(jì)檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的檢索關(guān)系；采取有效措施,防止電子會(huì)計(jì)檔案被篡改；建立電子會(huì)計(jì)檔案?jìng)浞葜贫?能夠有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響；形成的電子會(huì)計(jì)資料不屬于具有永久保存價(jià)值或者其他重要保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案。10、證照及合同管理的規(guī)定集團(tuán)合同證照歸財(cái)務(wù)部管理，因此對(duì)此方面作一些管理要求證照管理要求證照類別：營(yíng)業(yè)執(zhí)照正副本、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、道路運(yùn)輸許可證、銀行開(kāi)戶許可證、貸款卡等；證照需按類別建立證照臺(tái)賬、證照使用登記薄；每年協(xié)助行政人事部、營(yíng)運(yùn)管理部（車管部）進(jìn)行證照年檢；財(cái)務(wù)部每年需對(duì)貸款卡及時(shí)進(jìn)行年檢。合同管理要求合同類別：供應(yīng)商合同、客戶合同；所有合同都需建立《合同管理臺(tái)賬》；周期性結(jié)款的客戶合同需有合同會(huì)簽表、合同、客戶相關(guān)有效的資質(zhì)證明復(fù)印件（蓋鮮章）；周期性結(jié)款的客戶合同在到期前2個(gè)月需打報(bào)告提醒相關(guān)部門(mén)續(xù)簽合同。證照使用申請(qǐng)10.3.1使用人填寫(xiě)《證照使用申請(qǐng)表》（見(jiàn)資料性附錄A）-部門(mén)負(fù)責(zé)人審核一財(cái)務(wù)部借出復(fù)印件（證照復(fù)印件上注明使用用途）/原件歸檔時(shí)借出部門(mén)做好登記；10.3.2使用要求：借用證照一般使用