財務(wù)檔案管理制度

財務(wù)會計檔案管理制度集團各部、各業(yè)務(wù)集團、各分公司：1、目的根據(jù)財政部、國家檔案局關(guān)于印發(fā)《會計檔案管理辦法》通知的規(guī)定為了加強公司財務(wù)會計檔案的科學(xué)管理，建立健全會計檔案的管理制度，保證會計檔案妥善有序存放、方便查詢、嚴防毀損、散失和泄密，完善財務(wù)檔案管理工作，特制定本制度。2、適用范圍本制度適用于總部財務(wù)及各分公司財務(wù)檔案的管理、預(yù)算、計劃、制度等文件材料，執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定，不適用本制度。3、管理職責(zé)財務(wù)部負責(zé)檔案的整理、編號、歸檔、調(diào)閱、借閱等，對財務(wù)會計檔案的安全、完整、保密負責(zé)，對于應(yīng)當(dāng)入庫保管的資料應(yīng)及時入庫納入管理。4、會計檔案范圍包含會計憑證、會計賬簿、會計報告以及其他會計核算資料等四個部分。會計憑證類會計憑證類包括：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證會計憑證管理要求：憑證按照現(xiàn)收、現(xiàn)付、銀收、銀付、轉(zhuǎn)賬分類別進行整理裝訂，要求整齊、結(jié)實、厚薄適中一致；完整填寫憑證封面，并進行排序、編號；每月結(jié)賬完成后，憑證需要完整打印，依序存放于文件柜中，做好登記，對于附件多容量大的附件如工資冊、人員提成等可單獨裝訂，但須注明憑證號，同時在憑證中注明附件出處。表1：憑證登記表：會計期間現(xiàn)收現(xiàn)付銀收銀付轉(zhuǎn)賬當(dāng)期冊數(shù)存放位置2016010001-00**0001-00**0001-00**0001-00**0001-00**15201602注意事項：憑證保管需注意防潮防蟲防火，定期進行巡檢，排除不安全因素；憑證發(fā)生損傷時，及時修復(fù)，損傷嚴重、丟失、毀損需及時上報集團財務(wù)部。憑證外借，須經(jīng)財務(wù)負責(zé)人同意，借出的憑證，做好書面登記，及時跟蹤收回。表2：憑證借出登記表：**公司憑證外借登記表4.2會計賬簿類會計賬簿類包括：總賬，明細賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會計賬簿。會計賬簿管理要求：年終，財務(wù)負責(zé)人應(yīng)組織人員將賬簿按最末級打印出來裝訂成冊，可按資金類、資產(chǎn)類、往來類、成本費用類進行歸裝訂。財務(wù)報告類財務(wù)報告類包括：月度、季度、年度財務(wù)報告，會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務(wù)報告，如納稅申報報表等。財務(wù)報告管理要求：報告類按月、季、年度打印裝訂成冊。票據(jù)類票據(jù)類包括：公司開據(jù)的增值稅專用發(fā)票和普通發(fā)票，收到的增值稅專用發(fā)票，支票、承兌匯票，收據(jù)等。發(fā)票類管理要求：領(lǐng)購發(fā)票、支票、收據(jù)時在《領(lǐng)購臺賬》中進行登記；使用發(fā)票、支票、收據(jù)時在《開具明細登記本（?。分械怯?；發(fā)票交接,通過發(fā)票交接單進行交接（若通過郵寄方式則注明快遞單號）；已開具的發(fā)票存根聯(lián)、作廢發(fā)票（聯(lián)次齊全，蓋作廢章），依次排序，按月裝訂；已開具的收據(jù)存根，依次排序；自稅務(wù)部門領(lǐng)購回來的收據(jù)，保證聯(lián)次齊全，作廢的收據(jù)需加蓋作廢章取得的進項發(fā)票，發(fā)票聯(lián)需附憑證后；抵扣聯(lián)認證后，裝訂存檔；發(fā)票認證回執(zhí)、財務(wù)報表、納稅申報表、抵扣清單按月存檔；承兌匯票收到后必須復(fù)印登記后，才能賬務(wù)處理；承兌匯票支付前必須背書復(fù)印登記后，才能賬務(wù)處理。4.5其他類其他類包括：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，銀行流水單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料如現(xiàn)金盤點單、往來對賬單等，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊，業(yè)務(wù)合同以及有關(guān)的電子數(shù)據(jù)和相應(yīng)軟件資料。5、會計檔案的管理會計檔案的整理立卷會計年度終了后，對會計資料進行整理立卷。會計檔案的整理一般采用“三統(tǒng)一”的辦法，即:分類標(biāo)準統(tǒng)一，檔案形成統(tǒng)一，管理要求統(tǒng)一，并分門別類按各卷順序編號。分類標(biāo)準統(tǒng)一一般將財務(wù)會計資料分成一類賬簿，二類憑證，三類報表，四類文字資料及其他。檔案形成統(tǒng)一案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統(tǒng)一。管理要求統(tǒng)一建立財務(wù)會計資料檔案薄、會計資料檔案目錄；會計憑證裝訂成冊，報表和文字資料分類立卷，其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊。會計憑證的裝訂會計憑證每月裝訂一次，（25號前完成）按年分月妥善保管歸檔。會計憑證裝訂前應(yīng)準備的工作：分類整理，按順序排列，檢查日數(shù)、編號是否齊全；按憑證匯總?cè)掌跉w集確定裝訂成冊的本數(shù)；摘除憑證內(nèi)的金屬物，對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便查閱保持數(shù)字完整；閱保持數(shù)字完整；整理檢查憑證順序號，如有顛倒要重新排列，發(fā)現(xiàn)缺號要查明原因。檢查附件有無漏缺，如：領(lǐng)料單、入庫單是否隨附件齊全；記賬憑證上有關(guān)人員的印章是否齊全；會計憑證裝訂時的要求：裝訂時應(yīng)盡可能縮小所占部位，使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面，以便于事后查閱；憑證外面要加封面，封面紙用尚好的牛皮紙印刷，封面規(guī)格略大于所附記賬憑證；裝訂憑證厚度一般為3-5厘米，裝訂牢固，美觀大方。會計憑證裝訂后的注意事項：每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數(shù)、會計主管人員和裝訂人員簽章；在封面上編好卷號，按編號順序入柜，并要在顯露處標(biāo)明憑證種類編號，以便于調(diào)閱。會計賬簿的裝訂各種會計賬簿年度結(jié)賬后，除跨年使用的賬簿外，賬簿應(yīng)按時整理立卷。賬簿裝訂的基本要求：首先按賬簿啟用表的使用頁數(shù)核對各賬戶是否相符，賬頁數(shù)是否齊全，序號排列是否連續(xù)；然后按會計賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、該賬簿按頁數(shù)順序排列的賬頁、會計賬簿裝訂封底的順序裝訂，活頁賬簿裝訂要求：保留已使用過的賬頁，將賬頁數(shù)填寫齊全，去除空白頁和撤掉賬夾，加上封面封底，裝訂成冊；多欄式合頁賬、三欄式合頁賬、數(shù)量金額式活頁賬等不得混裝，應(yīng)按同類業(yè)務(wù)、同類賬頁裝訂在一起。在賬本的封面上填寫好賬目的種類，編好卷號，會計主管人員和裝訂人（經(jīng)辦人）簽章；賬簿裝訂后的其他要求：會計賬簿應(yīng)牢固、平整，不得有折角、缺角、錯頁、掉頁的現(xiàn)象封面應(yīng)齊全、平整、并注明所屬年度及賬簿名稱、編號，編號為一年一編，編號順序為總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、分戶明細賬。會計賬簿按保管期限分別編制卷號，如總賬、各類明細賬、輔助賬全年按順序編制卷號。5.4會計檔案的移交歸檔每年形成的會計檔案，由財務(wù)部按照歸檔要求，負責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。在會計年度終了后，可暫由本會計部門保管一年。期滿之后，由會計部門編制移交清冊，移交本單位檔案部門統(tǒng)一保管；移交檔案部門保管的會計檔案原則上應(yīng)該保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案部門應(yīng)當(dāng)會同財務(wù)部和經(jīng)辦人員共同拆封整理以分清責(zé)任。5.5、會計檔案的保管會計檔案的保管期限分永久、定期兩類。定期保管期限分為10年、30年、永久、共3類（詳見附表一），保管期限從會計年度終了后的第一天算起；會計檔案室的要求：應(yīng)選擇在干燥防水的地方，并遠離易燃品堆放地，周圍應(yīng)備有防火器材；室內(nèi)應(yīng)經(jīng)常保持清潔衛(wèi)生，以防蟲蛀、防鼠咬保持通風(fēng)透光，并有適當(dāng)?shù)目臻g、通道和查閱的地方，并防止潮濕；會計檔案應(yīng)放在專用的鐵皮檔案柜里，按順序碼放整齊，以便查找；設(shè)置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閱記簙，嚴防毀壞損失、散失和泄密；使用電子計算機進行會計核算的，應(yīng)當(dāng)保存打印出來的紙質(zhì)會計檔案，使用磁盤、光盤等磁性介質(zhì)保存會計檔案，應(yīng)報財政局備案。會計電算化檔案保管要注意防盜、防磁等安全措施。其他檔案管理要求外部審計報告、評估報告、匯算清繳報告等檔案資料需專人保管；5.6.1.1子類檔案，存放于電腦專門文件夾中（不能建立在C：\盤中），重要文檔需設(shè)置密碼；5.6.1.2銀行卡、存折、鑰匙、密碼器、回單箱密鑰、U盾令牌、CA證書等，誰使用誰保管；5.6.1.3交接工作時需逐一并交接相關(guān)密碼；接收人要注意密碼安全，如有損壞及時更新。6、會計檔案的借閱會計檔案為本公司所用，原則上不得借出。本公司人員需要檔案資料，在登記報批后由檔案管理人員陪同翻閱或者復(fù)?。煌獠拷栝啎嫏n案時，應(yīng)持有單位正式介紹性，經(jīng)會計主管人員和公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可辦理借閱手續(xù)；由檔案部門建立健全會計檔案中查閱、復(fù)制、登記制度；借閱手續(xù)：借閱人應(yīng)認真填寫檔案借閱登記簿，將借閱人姓名、日期、數(shù)量、內(nèi)容、歸期等情況登記清楚；借閱會計檔案人員不得在案卷中亂畫、標(biāo)記、拆散原卷冊，也不得涂改抽換、攜帶外出或復(fù)制原件（如有特殊情況，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準后方能攜帶外出或復(fù)制原件）。7、會計檔案的銷毀保管期滿的會計檔案，可以按照以下程序進行銷毀：會計檔案保管期滿，需要銷毀時由檔案部門提出銷毀意見，會同財務(wù)部門共同鑒定，編制會計檔案銷毀清冊（注明名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容），經(jīng)公司總經(jīng)理審批簽署意見，報請上級主管單位批準后方可予以銷毀；銷毀會計檔案時，由檔案部門和財務(wù)部共同派員監(jiān)銷。在銷毀前清點所要銷毀的一份報公司領(lǐng)導(dǎo)會計檔案；銷毀后，經(jīng)辦人應(yīng)在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章；注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，以示負責(zé)，同時將監(jiān)銷情況寫出書面報告一式兩份，一份報公司領(lǐng)導(dǎo)，一份歸入檔案備查；會計檔案保管期滿，但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證及涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨抽出另行立卷，由檔案部門保管到末了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清單和會計檔案保管清冊中列明；在建設(shè)期間的會計檔案，不得銷毀。8、檔案移交管理要求檔案移交時須進行實物及清單的逐一移交，具體參照《財務(wù)崗位工作交接制度》9、國家會計檔案管理期限會計檔案保管期限規(guī)定表4、企業(yè)會計檔案保管期限表序號檔案名稱保管期限備注—一會計憑證1原始憑證30年2記賬憑證30年二會計賬簿3總賬30年4明細賬30年5日記賬30年6固定資產(chǎn)卡片固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年7其他輔助性賬簿30年三財務(wù)會計報告8月度、季度、半年度財務(wù)會計報告10年9年度財務(wù)會計報告永久四其他會計資料10銀行存款余額調(diào)節(jié)表10年11銀行對賬單10年12納稅申報表10年13會計檔案移交清冊30年14會計檔案保管清冊永久15會計檔案銷毀清冊永久16會計檔案鑒定意見書永久編制日期：審核日期：批準日期9.2會計電子檔案的規(guī)定同時滿足下列條件的,單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存,形成電子會計檔案形成的電子會計資料來源真實有效,由計算機等電子設(shè)備形成和傳輸；使用的會計核算系統(tǒng)能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料,能夠輸出符合國家標(biāo)準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報表等會計資料,設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序；使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案,符合電子檔案的長期保管要求來建立；電子會計檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計檔案的檢索關(guān)系；采取有效措施,防止電子會計檔案被篡改；建立電子會計檔案備份制度,能夠有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響；形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案。10、證照及合同管理的規(guī)定集團合同證照歸財務(wù)部管理，因此對此方面作一些管理要求證照管理要求證照類別：營業(yè)執(zhí)照正副本、組織機構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、道路運輸許可證、銀行開戶許可證、貸款卡等；證照需按類別建立證照臺賬、證照使用登記?。幻磕陞f(xié)助行政人事部、營運管理部（車管部）進行證照年檢；財務(wù)部每年需對貸款卡及時進行年檢。合同管理要求合同類別：供應(yīng)商合同、客戶合同；所有合同都需建立《合同管理臺賬》；周期性結(jié)款的客戶合同需有合同會簽表、合同、客戶相關(guān)有效的資質(zhì)證明復(fù)印件（蓋鮮章）；周期性結(jié)款的客戶合同在到期前2個月需打報告提醒相關(guān)部門續(xù)簽合同。證照使用申請10.3.1使用人填寫《證照使用申請表》（見資料性附錄A）-部門負責(zé)人審核一財務(wù)部借出復(fù)印件（證照復(fù)印件上注明使用用途）/原件歸檔時借出部門做好登記；10.3.2使用要求：借用證照一般使用