加強(qiáng)醫(yī)院物資采購環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制與管理,物資管理論文

加強(qiáng)醫(yī)院物資采購環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制與管理,物資管理論文本文所講的醫(yī)院物資是指公立醫(yī)院為開展醫(yī)療服務(wù)及其輔助活動而購入的藥品、衛(wèi)生材料、低值易耗品、其他材料和各種設(shè)備等。醫(yī)院物資采購環(huán)節(jié)是醫(yī)院整個資金運(yùn)動的一個重要組成部分，假如對物資采購經(jīng)過不能進(jìn)行有效控制和監(jiān)督，勢必會造成醫(yī)院資金浪費(fèi)、成本居高不下，甚至收不抵支的局面。因而，加強(qiáng)對醫(yī)院物資采購環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制和管理尤其重要。本文指出采購環(huán)節(jié)中的常見問題，并結(jié)合實(shí)際工作談一談怎樣加強(qiáng)物資采購環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制與管理。一、存在的一些主要問題1．未設(shè)立獨(dú)立的物資采購部門。當(dāng)前很多醫(yī)院物資采購經(jīng)過幾乎是在藥品、醫(yī)療設(shè)備、總務(wù)和庫房等科室完成的。如藥品的采購，藥品月計劃表、與供給商的洽商、藥品的出入庫表、藥品月盤點(diǎn)及藥品款項的支付等均由同一科室藥品科來完成。這樣容易造成藥品供給品種、量與臨床實(shí)際需求脫節(jié)、各種藥品庫存量不均及款項支付無規(guī)律，進(jìn)而導(dǎo)致臨床用藥受限、不合理的藥品庫存占用大量的流動資金及非正常的藥品損耗。2．未設(shè)立招標(biāo)采購委員會和采購文件。由于物資采購由藥品、設(shè)備、總務(wù)和庫房等部門各自獨(dú)立完成采購任務(wù)，所以很多醫(yī)院沒有規(guī)范的招標(biāo)采購程序文件和招標(biāo)委員會，在計劃審批、采購方式、辦理入庫、付款審批等各個環(huán)節(jié)均未做出規(guī)定。這種化整為零、各自為政的采購方式，勢必造成采購價格居高不下、采購成本加大，進(jìn)而影響醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益。3．物資采購程序不規(guī)范。由于醫(yī)院物資品種繁多、價值差異大、儲存方式不一，大部分量多、貴重物資均未列入采購，醫(yī)院在物資采購環(huán)節(jié)上真正得以控制的僅僅僅是采購量少、價值較小的辦公等日常用品，而醫(yī)院大量使用的辦公用品，如微機(jī)使用的硒鼓、墨盒、打印紙，病人用的床上用品等也未納入醫(yī)院招標(biāo)委員會施行比價或招標(biāo)采購，弱化了醫(yī)院采購部門的職能。采購人員僅僅只是填寫票據(jù)報銷單，也有些醫(yī)院的采購人員同時負(fù)責(zé)物資入庫、出庫甚至是付款。整個物資采購程序的不規(guī)范，難以保證醫(yī)院各類物資的正常供給，容易出現(xiàn)舞弊現(xiàn)象。4．職責(zé)權(quán)限不明確。沒有建立健全的物資采購管理制度，導(dǎo)致崗位分工不清、受權(quán)審批越位、請購無計劃、物資驗(yàn)收單據(jù)或報告不全、采購合同檔案管理不嚴(yán)、內(nèi)部監(jiān)督不到位等問題。由于對能否按審批的采購計劃施行采購、對采購價格的合理性等不能進(jìn)行有效的監(jiān)督檢查，致使采購人員高價采購、超計劃采購，占用了醫(yī)院的資金，而且觸犯了法律法規(guī)。這就需要建立一套行之有效的制度加以規(guī)范，防止?fàn)I私舞弊行為的發(fā)生，以確保醫(yī)院物資的完好性、采購經(jīng)過的真實(shí)性和合法性。二、控制與管理對策建立健全有效的內(nèi)部控制制度是醫(yī)院實(shí)現(xiàn)良好資金使用和管理的重要保障，同時也是醫(yī)院內(nèi)部采購及各崗位人員行為的重要導(dǎo)向。衛(wèi)生部(醫(yī)療機(jī)構(gòu)財務(wù)會計內(nèi)部控制規(guī)定〔試行〕〕的通知中明確指出：縣級以上舉辦的各級各類醫(yī)療機(jī)構(gòu)按本規(guī)定要求制定本單位財務(wù)會計內(nèi)部控制制度。內(nèi)部控制制度規(guī)定的發(fā)布及施行，對推動與指導(dǎo)醫(yī)院建立健全有效的內(nèi)部控制制度具有重要意義，醫(yī)院物資采購環(huán)節(jié)是內(nèi)部控制管理體系中的一項重點(diǎn)內(nèi)容，健全采購環(huán)節(jié)的監(jiān)督機(jī)制，強(qiáng)化財務(wù)管理，加強(qiáng)法制教育，從源頭上防備物資采購環(huán)節(jié)的潛在風(fēng)險才是解決問題的關(guān)鍵所在。1．設(shè)立獨(dú)立的物資采購部門。采購職能是各個醫(yī)院所共有的職能,也是醫(yī)療服務(wù)增值經(jīng)過的起點(diǎn),是醫(yī)院核心業(yè)務(wù)流程的始端；同時，醫(yī)院不得由同一部門或一人辦理物資采購的全經(jīng)過。物資采購這一職能有必要獨(dú)立于計劃、庫房、財務(wù)付款其他部門之外。只要設(shè)立獨(dú)立的物資采購部門，才能將分散于各科且難以施行監(jiān)控的采購權(quán)限集中，才能規(guī)范醫(yī)院物資采購行為，實(shí)現(xiàn)全院物資由醫(yī)院統(tǒng)一采購。2．加強(qiáng)對招標(biāo)工作的管理。建立健全招標(biāo)委員會和采購相關(guān)制度。醫(yī)院招標(biāo)采購文件應(yīng)明確招標(biāo)委員會成員，明確職責(zé)和權(quán)限，明確監(jiān)督程序。物資的采購應(yīng)盡可能采用公開招標(biāo)方式進(jìn)行。當(dāng)需要對投標(biāo)人初選或資格預(yù)審時，一定要做到公允。除此之外，物資采購重要環(huán)節(jié)及結(jié)果一定要進(jìn)行公示和會簽。必要時可采用內(nèi)+外+內(nèi)物資采購管理形式。此采購管理形式是指把整個物資采購管理全經(jīng)過劃分為三個階段：即外部機(jī)構(gòu)招標(biāo)前醫(yī)院內(nèi)部控制管理階段、外部機(jī)構(gòu)招標(biāo)施行階段和外部招標(biāo)機(jī)構(gòu)招標(biāo)后醫(yī)院內(nèi)部控制管理階段。其核心是外部機(jī)構(gòu)招標(biāo)前，院內(nèi)組織相關(guān)人員重點(diǎn)就價格等情況進(jìn)行詢價摸底；外部招標(biāo)機(jī)構(gòu)招標(biāo)時，中標(biāo)價只作為參考價，可以以視作最高限價；外部招標(biāo)機(jī)構(gòu)招標(biāo)后，醫(yī)院內(nèi)部組織相關(guān)人員與中標(biāo)單位進(jìn)行洽商確定成交價。實(shí)行院內(nèi)競爭性會談方式采購物資的，應(yīng)實(shí)行多家、多輪洽商競爭的辦法，并遵循采納意見和建議不確定性和一樣檔次，價位低者優(yōu)先原則確定供貨單位。洽商中供貨方承諾的各種形式的優(yōu)惠讓利盡量不要單獨(dú)進(jìn)行反映。一般應(yīng)從物資價款中扣除較為適宜。醫(yī)院可以采用補(bǔ)充協(xié)議的方式約定扣除各種優(yōu)惠讓利后的物資凈價，以保守供貨方的商業(yè)機(jī)密。遇特殊原因沒有能扣除的，應(yīng)將優(yōu)惠讓利如無償贈送衛(wèi)生材料等按正常程序辦理入庫、出庫手續(xù)。醫(yī)院組織相關(guān)人員定期或不定期對已采購的物資中標(biāo)價執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，任何科室未經(jīng)相關(guān)程序?qū)徟坏脝为?dú)上調(diào)結(jié)算價格，同時還要防止變相漲價現(xiàn)象的發(fā)生。3．建立物資管理制度和崗位責(zé)任制。明確崗位職責(zé)、權(quán)限，確保請購與審批、詢價與確定供給商、合同訂立與審核、采購與驗(yàn)收、采購驗(yàn)收與會計記錄、付款審批與付款執(zhí)行等不相容職務(wù)互相分離，合理設(shè)置崗位，加強(qiáng)迫約和監(jiān)督。明確計劃編制、審批、獲得、驗(yàn)收入庫、付款、倉儲保管、領(lǐng)用發(fā)出與處置等環(huán)節(jié)的控制要求，設(shè)置相應(yīng)憑證，完備請購手續(xù)、采購合同、驗(yàn)收證明、入庫憑證、發(fā)票等文件和憑證的核對工作，確保全經(jīng)過得到有效控制。根據(jù)各類物資的用量和性質(zhì)，加強(qiáng)安全庫存量與儲備定額管理，根據(jù)實(shí)際或以往的供給情況及業(yè)務(wù)需求確定批量采購或零星采購。4．構(gòu)建物資采購信息化平臺，規(guī)范物資采購流程。只要建立行之有效的物資采購信息系統(tǒng)，并借助信息一體化的管理，才能確保醫(yī)院物品流動的有序和便捷，維護(hù)醫(yī)院物資的正常供給，降低醫(yī)院物資流動成本，提高醫(yī)院內(nèi)部物資流動效率。但要建立行之有效的物資采購信息系統(tǒng)，醫(yī)院管理者首先思想上要足夠重視并大力支持，務(wù)必要務(wù)實(shí)施部門充分做好施行前的調(diào)研工作、相關(guān)人員前期的培訓(xùn)及基礎(chǔ)資料的梳理，進(jìn)而有效提高各部門的工作效率，實(shí)時動態(tài)監(jiān)控資金的運(yùn)動經(jīng)過。5．建立健全內(nèi)部審計監(jiān)督制約機(jī)制。內(nèi)部審計是醫(yī)院內(nèi)部控制的一個重要組成部分，它與其他形式監(jiān)督最本質(zhì)的區(qū)別是唯一獨(dú)立于經(jīng)濟(jì)活動之外而獨(dú)立行使監(jiān)督權(quán)。內(nèi)部審計監(jiān)督是法定監(jiān)督、專業(yè)監(jiān)督、業(yè)務(wù)監(jiān)督和內(nèi)行監(jiān)督。它是建立健全決策權(quán)、執(zhí)行權(quán)和監(jiān)督權(quán)既互相制約又互相協(xié)調(diào)的權(quán)利構(gòu)造及運(yùn)行機(jī)制〔三權(quán)分立制衡〕在實(shí)際工作中的詳細(xì)具體表現(xiàn)出。因而必須充分認(rèn)識內(nèi)部審計工作的重要性。內(nèi)部審計應(yīng)施行事前、事中、事