物流公司檔案管理制度

物流公司檔案管理制度第一章總則第一條為加強公司對檔案的收集、整理、保管和利用工作，規(guī)范檔案管理工作，充分發(fā)揮檔案的作用，提高檔案保存質(zhì)量，結(jié)合公司實際情況，特制定本制度。第二條本制度適用于全公司范圍。第二章管理職責第三條行政人事部為公司檔案歸口管理部門。第四條行政人事部負責檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀工作。第三章管理范圍第五條檔案的管理范圍主要是文件材料，文件材料主要包括決議、決定、條例、規(guī)章制度等法規(guī)性文件，各類會議文件、重要記錄、工作計劃、工作規(guī)劃和工作總結(jié)等。第四章管理工作要求第六條檔案分類（一）一般情況下按文件內(nèi)容和性質(zhì)分為機密、非機密和緊急、非緊急兩類（二）檔案分類應力求切合實用。如果因案件較多，前兩級不夠應用時得于小類之后另增加細類；（三）每一檔夾封面內(nèi)頁應設目次表，案件歸檔時依序編號，并以每一文件一個目次編號為原則。第七條檔案名稱及編號（一）檔案各級分類應賦予名稱，其名稱應簡明扼要，以能充分表示檔案內(nèi)容、性質(zhì)為原則，且有一定范疇，不宜籠統(tǒng)含混；（二）各級分類、卷次及目次的編號，均以十進阿拉伯數(shù)字表示；（三）檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應編制《檔案索引表》，即將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱；（四）檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應事先審。第八條檔案文件提交各子公司檔案室負責篩選、保管、分類、編號文件，于每年年末提交到公司本部行政人事部，公司本部行政人事部負責公司本部檔案的管理工作，文件提交時應注意：檢查文件的本文及附件是否完整；文件的處理手續(xù)是否完備；提交文件是否屬于歸檔的范圍；建立健全的立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時間、保管期限；在年末檢查齊全后提交至行政人事部。第九條歸檔與檔案清理（一）行政人事部在收到檔案后，按照方便查找的原則，有序地歸檔；（二）對所有公司檔案系統(tǒng)列排，確保保管期限，編制檔案目錄，按一定次序排列和存放。第十條檔案保管期限的確定（一）永久保存的檔案1.公司章程2.組織結(jié)構(gòu)及各種規(guī)章制度3.公司的核準文件4.政府的核準文件5.不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證6.各種資產(chǎn)管理的相關記錄7.各種投資管理的相關記錄8.各種風險管理的相關記錄9.重大談判、重大投資項目建議的記錄10.其它經(jīng)核定須永久保存的文書（二）長期保存1.預算、決算書類2.各種計劃書3.審核手續(xù)和考察報告4.重要性管理規(guī)定、通知、會議紀要5.其它經(jīng)核定須長期保存的文書（三）短期保存1.期滿或解除之合約2.一般性通知、規(guī)定、會議紀要、調(diào)查3.結(jié)案后無長期保存必要者4.其它經(jīng)核定為短期保存的文書第十一條鑒定與銷毀（一）根據(jù)國家檔案局及有關部門規(guī)定，編制檔案保管期限。檔案保管期限分永久、長期、短期三種；（二）日常鑒定工作由行政人事部，重要文件由總經(jīng)理負責鑒定，對新入庫的檔案正確劃分保管期限；（三）對已失效的檔案，認真鑒定，編制銷毀清冊，該清冊永久保存；辦理銷毀手續(xù)，先經(jīng)行政人事部經(jīng)理審批，再由總經(jīng)理批準，方能銷毀；（四）銷毀時要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊上簽字；（五）公司應采取嚴密管理措施，防止檔案失密和泄密。第十二條檔案的利用檔案的利用由行政人事部經(jīng)理負責，其操作按以下方式：（一）公司內(nèi)檔案利用的方式有：提供檔案原件、提供檔案復印件、提供文獻索引資料；（二）檔案管理部門應主動向各部門、員工提供公司檔案編研信息服務，主要方面為政策信息、管理信息等；（三）檔案室應接受公司有關部門、人員定題咨詢要求；（四）依據(jù)國家檔案、統(tǒng)計法律法規(guī)，做好企業(yè)檔案統(tǒng)計工作；（五）政府有關部門依法執(zhí)行公務，需要查閱公司檔案，公司予以配合、協(xié)助。第十三條檔案的借閱和索取A總經(jīng)理、副總、行政部經(jīng)理可通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)，直接提檔；B公司