辦公室日常工作管理

辦公室日常工作管理第1頁/共70頁學習目標1課堂導入2課堂開展3小結(jié)與練習4學習流程第2頁/共70頁

學習目標

通過此次課的學習，你將掌握以下內(nèi)容：1.能夠區(qū)分辦公室布局，理解辦公室環(huán)境的構(gòu)成2.能進行辦公用品的采購、分發(fā)和管理3.能制定值班表和處理值班工作突發(fā)事件4.能夠進行郵件收發(fā)、處理5.理解電話禮儀，能接打各種辦公室電話6.熟練操作辦公室常用設備7.合理安排個人時間，為上司制定合理形成安排8.掌握現(xiàn)金管理和商務費用報銷流程

第3頁/共70頁課堂導入問題：1.涉外秘書辦公室日常工作有哪些？2.秘書應該怎樣做來使得日常工作有序開展？

第4頁/共70頁第5頁/共70頁辦公室環(huán)境的維護與管理硬環(huán)境——自然環(huán)境：綠化、空氣、光線、顏色、聲音、設備、安全。軟環(huán)境——社會環(huán)境：辦公室人際關系。第6頁/共70頁

辦公室的布局1、開放式布局2、封閉式布局開放式布局優(yōu)于封閉式布局：能源成本、建筑成本、空間利用率、面積需求量、重新布局的靈活性、排除交流、溝通的心理障礙。封閉式布局優(yōu)于開放式布局：空間私密性、聲音環(huán)境第7頁/共70頁第8頁/共70頁第9頁/共70頁辦公室綠化會客室的綠化體現(xiàn)公司形象上司辦公室的綠化寧靜、寬敞、舒適，色淡香微第10頁/共70頁辦公室的空氣溫度流通濕度清潔

第11頁/共70頁辦公室的光線

柔和

節(jié)能第12頁/共70頁辦公室的聲音防止噪音選取適當?shù)霓k公室音樂

第13頁/共70頁辦公室的安全對安全隱患采取相應措施，創(chuàng)造和維護健康安全的辦公環(huán)境。第14頁/共70頁Google的綠色辦公環(huán)境第15頁/共70頁Google的山景城（MountainView）

總部43號大樓第16頁/共70頁Google園區(qū)原屬SGI，這是當年留下的工作區(qū)域，Google將其改造成為了閣樓風格的辦公室第17頁/共70頁

Google43號大樓里的“帳篷辦公室”原型第18頁/共70頁

微軟MountainView辦公室內(nèi)的綠色植物，地毯中含有可循環(huán)再生的材料第19頁/共70頁

微軟MountainView辦公大樓外的露天休息區(qū)。

第20頁/共70頁

微軟MountainView辦公大樓外的噴泉雕塑墻。

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Google總部開往其它城市的公交車，內(nèi)有無線互聯(lián)網(wǎng)接入裝置。

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這是微軟MountainView大樓樓頂?shù)奶柲苊姘濉?/p>

第23頁/共70頁

Google總部的電動滑板車和自行車，這里更像是大學校園，而不是辦公場所。

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Google員工可以帶著自己的狗狗上班，Google稱這可以讓他們身心愉快。第25頁/共70頁商務秘書對辦公責任區(qū)的管理上司辦公區(qū)個人工作區(qū)公共工作區(qū)第26頁/共70頁保持辦公桌干凈整齊的有效辦法：除了你手頭事情以外，把辦公桌上所有其它文件清理掉。所有其他文件都必須放在文件夾里或抽屜里，而且應當放在一個好找的地方。其它文件不要放到你正在進行的工作中去，也不要做其它的很有吸引力的工作。一件工作轉(zhuǎn)手后，再調(diào)查一下你的工作安排次序，然后開始做下一件最為重要的事情。早晨你上班前，當天首先要做的那件事所需要的資料都要放在辦公桌上。經(jīng)常查看你的辦公桌，保持桌面整潔。第27頁/共70頁辦公室用品的管理重要性：辦公人員工作效率企業(yè)的營運成本企業(yè)經(jīng)濟效益第28頁/共70頁（一）辦公用品的計劃辦公用品的分類辦公用品的計劃與采購第29頁/共70頁辦公用品采購計劃

辦公用品采購計劃（年月）編號：0074223版本：A流水號：006序號名稱規(guī)格單位數(shù)量申請部門庫存實需購買量完成情況1墨盒EPSON750彩個2辦公室022回形針盒3辦公室033剪刀中把3辦公室034臺筆支3辦公室035茶葉包2辦公室02第30頁/共70頁采購要求了解需求適合需要合乎規(guī)格及時供應經(jīng)濟合理第31頁/共70頁（二）辦公用品的發(fā)放建立發(fā)放制度：專人負責；定時發(fā)放；填寫申請；明確緊急領用程序。緊急領用物品時應遵循的程序和步驟：申請表＋特批單＋領導簽字節(jié)約教育第32頁/共70頁辦公用品申請表領用單位領用人領用時間用途部門負責人簽字管理部門負責人簽字品種數(shù)量單價總價發(fā)放人簽字第33頁/共70頁值班工作值班工作內(nèi)容1、制定值班制度2、安排值班人員3、制定值班表第34頁/共70頁制定值班制度建立崗位責任制建立信息處理制度嚴格的保密制度堅持交接班制度第35頁/共70頁值班具體工作接聽電話禮貌的語言態(tài)度，專業(yè)的工作方式做好電話記錄接待來訪并作記錄完成上司臨時安排的任務收取郵件及文件并作登記第36頁/共70頁值班注意事項嚴格執(zhí)行以下制度：工作崗位責任制信息處理制度保密制度交接班制度第37頁/共70頁郵件管理(MailManagement)Procedure收郵件

分發(fā)處理郵件

登記郵件

第38頁/共70頁定時收取郵件

清點簽收郵件注意事項第39頁/共70頁MAILREGISTER(登記)DATEFROM/DESCRIPTIONMAILREGISTER/DISPOSITION/TODATEFOLLOW-UP第40頁/共70頁部門郵件的分發(fā)處理上司郵件的分發(fā)處理

注意事項第41頁/共70頁接打電話(Telephoning)

打電話

時間選擇充分準備禮貌對人撥打記錄第42頁/共70頁Date/TimeToTel.No.DescriptionByRemarks

第43頁/共70頁接打電話(Telephoning)接電話三聲原則自報家門認真記錄第44頁/共70頁Date/TimeFromTel.No.DescriptionByRemarks

第45頁/共70頁接打電話(Telephoning)靈活處理打給上司的電話

領導不在領導正忙領導不想接聽第46頁/共70頁接打電話(Telephoning)手機的使用

文明使用信息安全放置到位第47頁/共70頁OfficeEquipmentOperation打印機（Printer）

第48頁/共70頁OfficeEquipmentOperation復印機（Photocopier）

第49頁/共70頁OfficeEquipmentOperation數(shù)碼相機（DigitalCamera）

第50頁/共70頁OfficeEquipmentOperation掃描儀（Scanner）

第51頁/共70頁時間與效率管理TimeandEfficiencyManagement日常工作時間安排與計劃ArrangementforDailyAffairs

上司商務旅行日程安排與管理ScheduleforBusinessTrip

第52頁/共70頁ArrangementforDailyAffairs

日程安排的內(nèi)容（MainContents）日程安排的基本要求（BasicRequirements）日程安排的形式（ItineraryForms）日志的系統(tǒng)（ItinerarySystems）第53頁/共70頁年度計劃日程安排表一月14日召開職工代表大會23日董事會二月參加廣交會三月召開股東大會董事長去日本考察四月3日職工技能大賽開始，5日結(jié)束公司舉行“以人為本”演講比賽………….十二月進行年終總結(jié)大會，獎勵先進個人和車間第54頁/共70頁月計劃日程安排表日期星期上午下午1二條山酒業(yè)集團公司建廠50周年廠慶

2三皇臺集團等兄弟單位參觀

3四李銀城董事長、王強元副經(jīng)理去比利時參加展銷會人力資源部召開會議，在2樓會議室

31一全體職工大會，王曉元經(jīng)理做年度報告并獎勵優(yōu)秀員工

第55頁/共70頁周計劃日程安排表星期上午下午一8點半，2樓，李董事長介紹參展情況11點，李董事長參加市委的午餐會14點市場營銷科匯報工作，3樓會議室二8點王強元副經(jīng)理組織各部部長學習新的《企業(yè)法》；10點，王曉元經(jīng)理在衢州飯店與新加坡客商進行談判，12點共進午餐15點迎接市工商局、環(huán)保局檢查徐可圣副經(jīng)理負責三9點半，李董事長會見日本客人16點李董事長、王曉元經(jīng)理會見新到的大學畢業(yè)生四

五

六

日

第56頁/共70頁日計劃日程安排表條山酒業(yè)集團公司慶祝建廠50周年日程安排表12月1日（星期二）8：30~9：00條山酒業(yè)集團公司慶祝建廠50周年代表簽到9：00~9：05王強元副經(jīng)理主持，李銀城董事長致歡迎辭9：05~9：10皇臺酒業(yè)集團公司董事長王自興致辭9：10~9：15市政府涉外秘書長王鵬元致辭9：15~9：45王曉元經(jīng)理做主題發(fā)言，介紹集團發(fā)展過程和未來目標9：45~10：40構(gòu)建共贏的價值鏈，推進競合策略。廣告科科長趙志強第57頁/共70頁10：40~11：00短暫休息，與會人員留影11：00~13：00午餐14：30~16：30李董事長陪同各位來賓去車間參觀16：30~17：30圓桌會議17：30~19：30答謝酒會19：30~21：00一起觀看晚會由公司公關部、文藝部負責第58頁/共70頁ScheduleforBusinessTrip

旅行計劃內(nèi)容旅行日程表的格式要求與內(nèi)容辦理出國旅行手續(xù)的內(nèi)容、程序第59頁/共70頁旅行日程表第60頁/共70頁辦理出國旅行手續(xù)的內(nèi)容、程序申請護照簽證健康證書辦理出境登記卡訂票第61頁/共70頁第62頁/共70頁PettyCashManagement領取現(xiàn)金收到單據(jù)授權(quán)人簽字核查內(nèi)容支付登記第63頁/共70頁PETTYCASHVOUCHER

零用現(xiàn)金憑單

PETTYCASHVOUCHERNO.：

DATE：AMOUNT：PAIDTO：FOR：RECEIVEDBY：

第64頁/共70頁BusinessExpenseReimbursement申請取得授權(quán)人同意領取借款自己墊付發(fā)生費用，取得發(fā)票憑票報銷第65頁/共70頁單位名稱姓名職別出差事由到達地點出差日期自年月日至年月日共天項目金額城鄉(xiāng)間交通工具住宿費伙食補助火車飛機汽車輪船共天在途天住勤天火車臥鋪補助費不乘飛機補助外地市內(nèi)交通費住宿費包干結(jié)余其他金額人民幣（大寫）￥主管：報銷