工作表日常實際操作Excel版教材

工作表日常實際操作Excel版教材本章學習目標掌握工作表的刪除、插入、移動、改名等操作掌握單元格、行、列的刪除、插入、復制、貼補、剪切、移能及單元格的合并與拆分等操作掌握為單元格添加批注的方法掌握查看工作表數據的不同方式設置打印的標題、頁腳、紙張大小及頁面邊距和工作表打印3.1最小化功能區(qū)1、Excel2007功能區(qū)的利與弊好處是直接、功能按鈕操作方便缺點是功能區(qū)占用屏幕空間較大，不便小屏幕電腦操作；功能按鈕分布較散亂，某些選項卡只中特定條件下才顯示出來，易給初學者造成功能不及早期版本完善的錯覺；與當前仍處于主流的菜單操作方式并不完全融洽。2、最小化功能區(qū)小屏幕電腦最佳方式是最小化功能區(qū)，在熟悉功能區(qū)各控件的分布后，最小化后不影響EXCEL的任何操作。當要執(zhí)行某項操作時，單擊任一選項卡就會顯示出正?；腅XCEL操作界面，選擇相能的功能后，又會返回到最小化功能區(qū)狀態(tài)。3.1最小化功能區(qū)右擊功能區(qū)中的任一選項卡將彈出此快捷菜單選擇“功能區(qū)域最小化”最小化功能區(qū)后的操作界面3.2工作表操作3.2.1工作表常見操作1．工作表的切換2．工作表選擇3．插入工作表4．刪除工作表5．移動工作表6．修改工作表標簽的名字7．復制工作表8．修改新工作簿的默認工作表個數3.2工作表操作3.2.2工作表行、列操作選擇行、列選擇單行：用鼠標單擊要選擇的行號連接多行：按住Shift，然后單擊第1和最后兩個行號不連接多行：按住Ctrl，依次單擊要選擇的行號列的選擇方法同行的選擇法。

按住Shift單擊行號2、3就選中了！3.2工作表操作刪除行、列插入行、列調整行高調整列寬把鼠標移到行號3的下邊線上，當指針變成一個黑色“十字架”時，按下并拖動鼠標左鍵，就可增、減該行的行高把鼠標移到G列的右邊線上，當指針變成一個黑色“十字架”時，雙擊鼠標左鍵，G列的寬度就會自動進行調整以顯示出那些被遮住的字3.3單元格操作1、選擇單元格單個、連續(xù)與不連續(xù)的多個單元格的選擇2、清除單元格內容3、刪除單元格注意單元格清除與刪除的區(qū)別4、插入單元格5、移動單元格6、復制單元格7、單元格合并與取消3.4編輯工作表數據3.3.1使用快捷鍵操作EXCEL時,按ALT鍵,就會顯示出各選項卡的快捷鍵按下某選項卡的快捷鍵字母后,就會顯示出該選項卡中各命令按鈕的快捷鍵3.3.1使用快捷鍵見Page57按鍵說明按鍵說明Ctrl+9隱藏行Ctrl+Shift+(取消隱藏的行Ctrl+0隱藏列Ctrl+Shift+)取消隱藏的列。Ctrl+B/Ctrl+I加粗/傾斜格式Ctrl+Shift+~”常規(guī)“數字格式。Ctrl+`切換顯示單元格值和公式Ctrl+Shift+:/Ctrl+;輸入當前時間/日期。Ctrl+1顯示“單元格格式”對話框Ctrl+Shift+#帶有日、月和年的“日期”格式。Ctrl+A選擇整個工作表。Ctrl+Shift+@應用帶有小時和分鐘以及

AM或

PM的“時間”格式。Ctrl+D/Ctrl+R使用“向下填充”/“向右填充”Ctrl+F/Ctrl+p“查找和替換”/“打印”對話框Ctrl+O/Ctrl+N/Ctrl+S打開/創(chuàng)建/保存工作簿Ctrl+W關閉選定的工作簿窗口Ctrl+C/Ctrl+X/Ctrl+V復制/剪切/粘貼單元格內容Ctrl+Y/Ctrl+Z重復/撤消上一個命令或操作F1顯示Excel幫助”Shift+F2添加或編輯單元格批注Ctrl+F1可顯示或隱藏功能區(qū)Ctrl+F2顯示“打印預覽”窗口Alt+F1創(chuàng)建當前范圍中數據的圖表F9計算所有打開的工作簿中的所有工作表Shift+F9計算活動工作表F12顯示“另存為”對話框F11創(chuàng)建當前范圍內數據的圖表Alt+Enter單元格內換行3.3.2復制、剪切、移動、粘貼、撤消、恢復【例3.1】某商場在工作表中保存每天的銷售記錄，同一工作表中可能保存多天的銷售記錄，如Page58圖3.10所示。圖中A1:E13是2009年4月18日的銷售記錄，H1:I13是2009年4月19日的銷售記錄。這些數據都可以通過復制產生3.3.2復制、剪切、移動、粘貼、撤消、恢復1、復制和粘貼2、剪切和移動3、在剪貼板上收集多個復制項目這些操作都在“開始”選項卡的“剪貼板”復制剪切粘貼剪貼板3.3.2復制、剪切、移動、粘貼、撤消、恢復4、選擇性粘貼單元格或單元格區(qū)域具有許多內容如字體、字型、邊框、色彩、單元格中的值、公式及有效性驗證等，當對單元格進行復制和粘貼時，操作的是單元格或區(qū)域的全部內容。單元格的各個單項內容可以通過選擇性粘貼進行單項粘貼，這項功能非常實用，也常用到！字型字體邊框色彩公式底紋……3.3.2復制、剪切、移動、粘貼、撤消、恢復1、粘貼值、字體、格式等單項內容D列的產品單價是用RANDBETWEEN隨機函數生成的20~100之間的隨機數；C列是RANDBETWEEN產生的20~500之間的隨機數；當任一單元格的數據有變化時，隨機數都會發(fā)生變化！通過復制和粘貼值可將區(qū)域C3:D13粘貼為純數字，這些數值就不會變化了！3.3.2復制、剪切、移動、粘貼、撤消、恢復選擇性粘貼以粘貼上屏C3:D13區(qū)域中的隨機數公式為值的例，方法如下：（1）選擇C3:D13區(qū)域，再單擊“開始”→“剪貼板”→復制工具按鈕；（2）單擊“開始”→“剪貼板”→下面的三角形→選擇性粘貼。應該注意，本對話框中的內容都是每個單元格具有的，可以將其中的任何一個單項復制粘貼到其它單元格或自身中！3.3.2復制、剪切、移動、粘貼、撤消、恢復2、粘貼運算1、復制A2:I22、選中A4:I43、“選擇性粘貼”運算中的“乘”運算后，A4：I4的結果3.3.2復制、剪切、移動、粘貼、撤消、恢復3、粘貼鏈接鏈接即連接，它不是將源單元格或區(qū)域中的數據或公式復制到目標單元格或區(qū)域中，而是建立兩者之間的鏈接，并通過鏈接在目標單元格或區(qū)域中顯示源單元格或區(qū)域中的內容。當鏈接源單元格或區(qū)域中的數據發(fā)生變化時，目標單格或區(qū)域中的數據也會發(fā)生變化。在企業(yè)數據的分析過程中，可能會涉及到多個用戶或部門的提交的不同工作簿，需要對這些工作薄中的數據進行匯總，并將相關的數據集成在一個匯總工作簿中，應用鏈接來實現這樣的操作非常有效。因為通過鏈接形成的匯總報表，當源工作簿發(fā)生更改時，鏈接匯總工作簿中的數據會被Excel自動修改，使之與源工作薄中的數據同步。粘貼鏈接【例3.2】某電視機廠將2009年每個季度的銷售數據保存在一個工作表中，如Page61圖3.13（a）所示。在年末時需要制作匯總表，將每個季度的數據匯總在一個表中，并統(tǒng)計出年度銷售總數，如圖3.13（b）所示。鏈接鏈接鏈接鏈接鏈接3.3.3編輯欄編輯欄具可顯示、編輯、修改和輸入數據，實時顯示活動單元格中的內容。當需要在單元格中輸入長公式、修改字符數目較多的單元格內容時，在編輯欄中更方便和直觀。【例3.3】某學校按職稱為教師發(fā)放獎金，教授2000元，副教授1500元，講師1000元，助教500元。3.3.4自動更正、單詞翻譯、漢字繁簡轉換1、自動更正1、當在單元格中輸入錯誤的符號、單詞時，Excel將按此處列出內容進行更正。2、用戶可將自定義更正方案添加到此對話框中。3、顯示出此對話框的方法：單擊Office按鈕→“Excel選項”→“校對”→

“自動更正選項…”3.3.4自動更正、單詞翻譯、漢字繁簡轉換2、單詞翻譯(Page63)Excel2007可以實現多種不同語言的詞匯翻譯。3.3.4自動更正、單詞翻譯、漢字繁簡轉換3、漢字簡繁轉換3.3.5斜線表頭【例3.4】某茶葉公司將2000-2004年的茶葉銷售數據存放在Excel工作表中，為了清晰地達表格數據的含義，需要繪制斜線表頭，如Page64圖3.18所示.3.3.5斜線表頭1、調整單元格到合適大小2、選擇Excel2007“插入”→”形狀”→直線3、選擇Excel2007“插入”→”形狀”→文本框，輸入文本內容并旋轉文本框。4、結過前面操作之后，單元格的大小和直線長短位置常常還會重新調整。比較麻煩3.3.6單元格批注批注是為單元格添加注釋，以便說明單元格數據或公式的意義。【例3.5】某班某次期末考試的成績表如Page65圖3.21所示，其中有三位同學沒有成績，為了避免時間長了忘記他們無成績的原因，在其對應的單元格中添加了批注。3.5查看工作表數據3.5.1全屏幕觀察工作表數據選擇“視圖”選項卡中“工作薄視圖”組中的”全屏顯示”按鈕,就會見到全屏幕視圖,如圖示3.5查看工作表數據3.5.2按比例查看工作表數據在Excel2007中可以按任何比例查看工作表3.5.3按打印的頁面布局查看工作表數據【例3.6】某公司的訂單保存在Excel的工作表中，有幾百行數據，如圖3.24所示。對于這種類型的大型工作表，如果要將其打印在紙質報表中，在打印之前很有必要在頁面布局視圖中調整紙張的邊距、添加頁眉（即每頁的標題）及頁腳（顯示在每頁底部的標識，如頁碼）等內容。如不作這些工作，很有可能打印出一大堆費紙（如將最右邊的一列或最下邊的一行數據打印在一紙新的打印紙上，但通過頁邊距調整就能夠在一張紙上打印出來）。3.5.3按打印的頁面布局查看工作表數據在Excel2007的“頁面布局”視圖中見到的工作表近似于在打印紙中顯示工作表。同時，“頁面布局”視圖提供了水平和豎直方向上的標尺，使用標尺可以測量數據的寬度和高度，快速調整工作表內容在打印輸出時的紙張邊距；在頁面布局視圖中還可以方便地更改頁面方向，添加或更改頁眉和頁腳，設置打印邊距以及隱藏或顯示行標題與列標題；更改數據的布局和格式。3.5.3按打印的頁面布局查看工作表數據（1）單擊“視圖”→“工作薄視圖”組→“頁面布局”按鈕。3.4.4按打印的分頁預覽視圖查看工作表數據分頁預覽能夠顯示要打印的區(qū)域和分頁符（在一個分頁符后面的表格內容將被打印到下一張打印紙上）位置。要打印的區(qū)域顯示為白色，自動分頁符顯示為虛線，手動分頁符顯示為實線。在分頁預覽視圖中可以調整當前工作表的分頁符

。還可以調整打印區(qū)域

（打印區(qū)域：不需要打印整個工作表時，打印的一個或多個單元格區(qū)域。如果工作表包含打印區(qū)域，則只打印打印區(qū)域中的內容）的大小。選擇“視圖”選項卡中的“分頁預覽”命令，Excel就將以分頁預覽的方式顯示工作表。3.5.4按打印的分頁預覽視圖查看工作表數據選擇“視圖”|“分頁預覽”命令打印之前，用這種查看方式能發(fā)現一些打印問題。3.5.6在多窗口查看數據1、單擊“視圖”→“窗口”組中→“新建窗口”按鈕2、單擊“視圖”→“窗口”組中→“并排查看”按鈕若不滿意“并排查看”，可以選擇其它查看方式。3.5.7在拆分窗口中查看數據1、單擊要進行窗口分隔的單元格位置2、單擊“視圖”→“窗口”組中→“拆分”按鈕若不滿意“拆分”，可以拖動分隔線重新定位分隔位置。3.4.7凍結行列標題查看數據單擊要凍結行下邊，要凍結列右邊的交叉點單元格。單擊“視圖”→“窗口”組→“凍結窗格”，然后在彈出的菜單中選擇“凍結拆分窗格”。3.5工作表打印1、打印紙及頁面設置進行正式打印之前要確定的幾件事情：①打印紙的大??；②打印的份數；③是否需要頁眉④是打印指定工作表，還是整個工作簿，或某個工作表的單元格區(qū)域。這些問題可以通過頁面設置解決。3.5工作表打印2、Excel2007的打印設置相關功能3.5工作表打印頁面設置對話框的方法單擊“頁面設置”、“調整為合適大小”或“工作表選項”組右邊的箭頭3.5工作表打印2、打印預覽（1）打印預覽的意義打印預覽是打印稿的屏幕預顯，其效果與最終的打印效果沒有什么區(qū)別。在進行工作表的正式打印之前，有必要進行打印預覽。以便及早發(fā)現問題，進行頁面和紙張的重新設