好公文的五個(gè)判斷標(biāo)準(zhǔn)-關(guān)于公文寫(xiě)作的若干心得

好公文的五個(gè)判斷標(biāo)準(zhǔn)——關(guān)于公文寫(xiě)作的若干心得平心而論，公文寫(xiě)作的門(mén)檻并不算高。因其應(yīng)用范圍之廣，任何一個(gè)組織或公司的員工，或多或少都會(huì)有過(guò)擬制公文或類(lèi)似文體的經(jīng)歷。但要真正寫(xiě)好公文卻并不容易。在我國(guó)，自古就有“文無(wú)第一、武無(wú)第二”的說(shuō)法，有人溯源“文章”詞義，原指錦繡或樂(lè)章，本身即形象表達(dá)了古人對(duì)文章之美的推崇。

怎樣的公文算是一篇好公文，見(jiàn)仁見(jiàn)智。也有不少人總結(jié)出許多公文技巧甚至模板句式，或詞藻堆砌以顯示其“華麗”、或云山霧罩以顯示其“專(zhuān)業(yè)”、或無(wú)中生有以顯示其“功力”，都不是正確的思路和方法。

作為中國(guó)公文寫(xiě)作的“鼻祖”，我黨在建黨以來(lái)即特別重視公文寫(xiě)作問(wèn)題，也針對(duì)不同時(shí)期存在的公文寫(xiě)作問(wèn)題提出過(guò)糾偏意見(jiàn)，如，早在1958年，毛澤東同志就提出“文章和文件都應(yīng)當(dāng)具有這樣三種性質(zhì)：準(zhǔn)確性、鮮明性、生動(dòng)性”（《工作方法六十條》），2021年，習(xí)近平同志針對(duì)公文“長(zhǎng)、空、假”的問(wèn)題提出應(yīng)倡導(dǎo)“短、實(shí)、新”（《努力克服不良文風(fēng)積極倡導(dǎo)優(yōu)良文風(fēng)》）。

就此，從公文作為公務(wù)語(yǔ)言的本質(zhì)出發(fā)，結(jié)合個(gè)人實(shí)踐，嘗試提出五個(gè)相對(duì)較為通適的判斷標(biāo)準(zhǔn)，即：準(zhǔn)確、清晰、干凈、文采、規(guī)范。

（一）準(zhǔn)確：公文是攢出來(lái)的，不是寫(xiě)出來(lái)的

在一切公務(wù)溝通活動(dòng)中，準(zhǔn)確是第一位的要求，更是一篇好公文的基礎(chǔ)。

基于每個(gè)人知識(shí)結(jié)構(gòu)、經(jīng)歷閱歷、理解能力上的不同，任何形式的溝通都會(huì)存在信息損耗。因此，公文的準(zhǔn)確性看似簡(jiǎn)單，卻需引起高度的重視。筆者曾參加過(guò)一個(gè)經(jīng)典的團(tuán)隊(duì)素拓活動(dòng)：傳遞數(shù)字，要求不借助語(yǔ)言，僅憑肢體方面的接觸傳遞一個(gè)兩位數(shù)。在數(shù)字特性（兩位數(shù)）、傳遞規(guī)則清晰的前提下，出現(xiàn)多組隊(duì)員傳遞錯(cuò)誤，甚至有一組傳至最后成為個(gè)位數(shù)。就很好地說(shuō)明了這個(gè)問(wèn)題。

特別是在信息傳遞存在多個(gè)環(huán)節(jié)時(shí)，各中間環(huán)節(jié)就尤為關(guān)鍵。失之毫厘、差之千里，有時(shí)候僅是一個(gè)字、一個(gè)詞的差別，傳遞到最后即有可能變成截然相反的兩個(gè)事件、兩個(gè)效果。如，在簽訂合約時(shí)，“定金”與“訂金”就是性質(zhì)截然不同的兩個(gè)概念，其法律效果完全不同。在人事管理上，“勞動(dòng)合同”與“勞務(wù)合同”賦予用人單位和員工雙方的權(quán)利和責(zé)任也完全不一樣。至于用語(yǔ)不嚴(yán)謹(jǐn)導(dǎo)致主體、范圍、動(dòng)作等方面的誤差，以至于以訛傳訛、越傳越離譜的現(xiàn)象，更是比比皆是。

要把信息傳遞過(guò)程中的損耗降至最低，最有效的原則就是言必有出、言必有據(jù)。歸根結(jié)底，公文是“攢”出來(lái)的，而不是“寫(xiě)”出來(lái)的。其本質(zhì)并不是一個(gè)創(chuàng)作的過(guò)程，而是將有關(guān)信息以最為簡(jiǎn)潔、明了的方式組合起來(lái)，傳遞出去的過(guò)程。因此，當(dāng)拿到一篇公文時(shí)，首先要對(duì)其出處和依據(jù)加以考證，準(zhǔn)備擬制一篇公文時(shí)，也首先要落實(shí)其出處和依據(jù)，確保用語(yǔ)準(zhǔn)確。

公文的出處和依據(jù)，根據(jù)公文的類(lèi)別不同，可能會(huì)有很多種源頭。如，一篇通知，作為要求下級(jí)做出某種執(zhí)行動(dòng)作的文種，首先要搞清楚上級(jí)或領(lǐng)導(dǎo)的準(zhǔn)確意圖，其出處和依據(jù)則有可能是已有的上級(jí)文件、官方消息，或者是領(lǐng)導(dǎo)講話或批示內(nèi)容。一篇請(qǐng)示或報(bào)告，作為向上級(jí)匯報(bào)情況或提請(qǐng)決策的文種，則首先要搞清楚已經(jīng)發(fā)生的真實(shí)情況，其出處和依據(jù)有可能是調(diào)研收集來(lái)的會(huì)議、訪談?dòng)涗?，或者是下?jí)呈報(bào)的有關(guān)情況說(shuō)明等。

（二）清晰：一切文章必有觀點(diǎn)，一切觀點(diǎn)必須明確

一切公務(wù)溝通都是為了達(dá)到某種公務(wù)效果，因此，在準(zhǔn)確的基礎(chǔ)上，能否把事情說(shuō)明白，做到表達(dá)清晰，就成為一篇好公文的關(guān)鍵。

通俗來(lái)講，任何公文都承載著特定的“目的“或“觀點(diǎn)”。一篇通知，到底想要下級(jí)做些什么；一篇請(qǐng)示，到底想要上級(jí)決策什么；一篇報(bào)告，到底想要上級(jí)知道什么……其中的“目的”或“觀點(diǎn)”都務(wù)必以最簡(jiǎn)潔明了的方式使對(duì)方收悉。否則，要么淪為“散文”，把目的或觀點(diǎn)隱藏在文字里，云山霧罩、不知所云，考驗(yàn)受眾的耐心；要么淪為“抄襲”，只知照搬出處或依據(jù)的內(nèi)容而沒(méi)有自己的目的、觀點(diǎn)，為了寫(xiě)公文而寫(xiě)公文，制造出一篇全無(wú)用處的官樣文章。

因此，甚至可以稍微武斷一些地評(píng)判：一篇令人讀不懂、或者無(wú)法第一時(shí)間讀懂的公文，都不是好公文。

公文要做到清晰，首先提倡在論證上做到開(kāi)宗明義、首尾呼應(yīng)。就公文全篇，一般分為帽段、正文、尾段三個(gè)部分，在帽段即宜開(kāi)宗明義，幾句話交代清楚擬制公文的主要意圖和依據(jù)出處，正文就主要情況或待請(qǐng)示、通知事項(xiàng)作逐點(diǎn)說(shuō)明，尾段則就需重點(diǎn)或額外說(shuō)明的事項(xiàng)再作強(qiáng)調(diào)等；就某一特定段落，則宜在第一句話即明確本段重點(diǎn)，隨后再分句、分層展開(kāi)。整體說(shuō)明或論證結(jié)構(gòu)呈正三角形分布，也就是麥肯錫所概括的“金字塔原理”。

公文要做到清晰，還要注意避免因標(biāo)點(diǎn)、語(yǔ)序等使用不當(dāng)所造成的歧義。比較經(jīng)典的如“下雨天留客天留我不留”等，以下簡(jiǎn)單舉一些例子，不再贅述。

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（三）干凈：“增之一分則太長(zhǎng)，減之一分則太短”

熟知公文套路的同事都清楚，寫(xiě)長(zhǎng)文章并不難——無(wú)中生有是再低階不過(guò)的公文技巧，其既脫離了公文的本質(zhì)，也不需要多么高深的公文技術(shù)。真正難的，是寫(xiě)短文章——如何用更少的字?jǐn)?shù)，表達(dá)出同樣充分的觀點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)更好的溝通效果。特別是對(duì)于執(zhí)筆者，筆下的文字就像自己的孩子，這兒也舍不得刪，那兒也舍不得減，最終往往落得個(gè)“又臭又長(zhǎng)”。

所以說(shuō)，評(píng)判一篇公文，準(zhǔn)確與清晰都是最基本的要求，能做到干凈才是真正的境界：“增之一分則太長(zhǎng)，減之一分則太短；著粉則太白，施朱則太赤”，當(dāng)令讀者有如上觀感時(shí)，就算是到家了。

公文之所以越短越好，根本上還是為了更好地實(shí)現(xiàn)其公務(wù)溝通效果。一方面，越是簡(jiǎn)明扼要，越有利于受眾吸收；另一方面，也是出于公務(wù)活動(dòng)效率的考量。

此外，簡(jiǎn)短的文字往往更加令人印象深刻，也更有力量。就像近年流行的說(shuō)法“字越少，事越大”。據(jù)傳成吉思汗在建立大蒙古國(guó)后，曾因商隊(duì)被劫、使節(jié)被殺等擬與花剌子模國(guó)開(kāi)戰(zhàn)。請(qǐng)屬下代擬戰(zhàn)書(shū)，屬下作長(zhǎng)篇大論，成吉思汗勃然大怒，最終發(fā)出的戰(zhàn)書(shū)僅六個(gè)字“你要戰(zhàn)，我便戰(zhàn)”。

要寫(xiě)出符合“干凈”標(biāo)準(zhǔn)的短文，沒(méi)有很好的捷徑，唯有多讀多寫(xiě)。在技術(shù)層面，以下幾個(gè)原則或可參考：

一是控制每個(gè)段落的要點(diǎn)和句數(shù)。盡量做到每個(gè)段落僅表達(dá)一個(gè)觀點(diǎn)，甚至一個(gè)段落內(nèi)容實(shí)在無(wú)法刪減時(shí)作技術(shù)化分段處理，使每段文字盡量控制在300字以?xún)?nèi)。

二是不使用長(zhǎng)句。盡量將狀語(yǔ)、定語(yǔ)等成分拆分，單獨(dú)成句，化長(zhǎng)句為若干個(gè)短句（也非一概而論，如，運(yùn)用排比句式組成的長(zhǎng)句，往往也有加強(qiáng)語(yǔ)氣、一氣呵成的效果）。

三是警惕同一篇文字中語(yǔ)言或語(yǔ)義重復(fù)。全文擬成后通篇檢查，凡有語(yǔ)言或語(yǔ)義重復(fù)之處一律刪減。

四是警惕虛詞濫用，特別是助詞、嘆詞，如“的”“了”“啊”“哦”等，能刪即刪。

當(dāng)然，最為關(guān)鍵的，還是要杜絕為了寫(xiě)作而寫(xiě)作，為了寫(xiě)長(zhǎng)文而寫(xiě)長(zhǎng)文，一味“假”“大”“空”，長(zhǎng)而不實(shí)。

（四）文采：既要有陽(yáng)春白雪，也要有下里巴人

公文本身也是文章之一種，除準(zhǔn)確、清晰、干凈等實(shí)用性考量外，文采也是其評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)之一。但于公文而言，文采更像一柄雙刃劍，適當(dāng)使用則深入人心、添光溢彩，使用不當(dāng)則畫(huà)蛇添足或曲高和寡。

戰(zhàn)國(guó)時(shí)期，楚國(guó)宋玉《對(duì)楚王問(wèn)》曾描述：“客有歌于郢中者，其始曰：《下里》、《巴人》，國(guó)中屬而和者數(shù)千人?！錇椤蛾?yáng)春》、《白雪》，國(guó)中屬而和者不過(guò)數(shù)十人?！标?yáng)春白雪固然高雅，但因其不夠通俗而曲高和寡，下里巴人聽(tīng)起來(lái)似乎上不得廳堂，卻因其通俗而更易令聽(tīng)者接受。

長(zhǎng)期以來(lái)，對(duì)于公文存在一種刻板印象，即官方語(yǔ)言、就事論事，不帶任何感情色彩。這固然有其道理，但實(shí)際上，還是要區(qū)分其受眾與場(chǎng)合，再來(lái)決定所采取的風(fēng)格。早在1958年，毛澤東同志就提出公文應(yīng)具有“生動(dòng)性”的特點(diǎn)，張家界因疫情而發(fā)出的《致居留在張家界游客朋友的一封信》更是因其“走心”“有溫度”等特點(diǎn)贏得一片好評(píng)。

一般而言，組織之間特別是黨政機(jī)關(guān)之間往來(lái)公文，多強(qiáng)調(diào)其嚴(yán)肅性，而面向社會(huì)公眾，或者在企業(yè)面向普通員工時(shí)，略帶人文色彩則顯得更接地氣。正式的文來(lái)文往場(chǎng)合，專(zhuān)業(yè)且規(guī)范的行文用語(yǔ)是職業(yè)化要求，而通過(guò)短信、微信等方式溝通事情時(shí)采取略輕松的用語(yǔ)則更有利于良好溝通。因人而異、因事而異，宜區(qū)分場(chǎng)合、綜合運(yùn)用，不一而足。

其間，有些技巧或可參考。如，在文字的各類(lèi)標(biāo)題上遣詞用句更加用心，盡量工整對(duì)仗；在各段落篇幅排布上更加勻稱(chēng)，避免頭重腳輕或頭輕腳重、分布不勻；適當(dāng)?shù)剡\(yùn)用一些事例或排比、比喻、擬人等修辭，以增強(qiáng)公文的生動(dòng)性等。但切忌為了文采而文采，刻意堆砌辭藻、華而不實(shí)，甚至為了句式的華麗而致使其脫離本意，就本末倒置了。

（五）規(guī)范：行家一出手，就知有沒(méi)有

任何公務(wù)活動(dòng)都有規(guī)范化要求，作為公務(wù)活動(dòng)的主要載體，規(guī)范也是公文的內(nèi)在要求。規(guī)范之于公文，就像其門(mén)面，評(píng)價(jià)一篇公文是否出自行家里手，第一時(shí)間要看的，也往往是其是否符合公文規(guī)范。

在一篇公文中，公文規(guī)范貫穿始終。從公文的類(lèi)型、標(biāo)題到其格式、字體，再到其用語(yǔ)、用詞、標(biāo)點(diǎn)等，都有非常細(xì)致的規(guī)范化要求。如，就黨政機(jī)關(guān)公文，一般正文標(biāo)題采用二號(hào)方正小標(biāo)宋簡(jiǎn)體，一級(jí)標(biāo)題采用三號(hào)黑體，二級(jí)標(biāo)題采用三號(hào)楷體-GB2312，三級(jí)標(biāo)題及正文采用三號(hào)仿宋-GB2312，行距固定值28磅……自上而下，皆是如此。甚至有人據(jù)此判斷黨政機(jī)關(guān)公文真?zhèn)巍?/p>

近期關(guān)于公文規(guī)范有一反例。南京某地在應(yīng)對(duì)疫情時(shí)，先是在公文中將張家界錯(cuò)歸為湖北省，在致歉公文中又出現(xiàn)文件紅頭與落款不一致的問(wèn)題，引起軒然大波，可謂一場(chǎng)“公文危機(jī)”，其實(shí)質(zhì)，就是忙亂之中在公文規(guī)范上出了問(wèn)題。因此，公文規(guī)范問(wèn)題看起來(lái)是細(xì)節(jié)問(wèn)題，實(shí)際上卻往往成為一個(gè)組織或企業(yè)公務(wù)活動(dòng)水平的代表，成為其“門(mén)面”。

因公文規(guī)范貫穿始終，因此，從宏觀、中觀到微觀三個(gè)層面都須注意。在宏觀層面，如公文的類(lèi)型、標(biāo)題，上行文不應(yīng)用“函”，而應(yīng)用“請(qǐng)示”或“報(bào)告”；無(wú)決策內(nèi)容的不應(yīng)擬為“請(qǐng)示”；有決策內(nèi)容的不應(yīng)擬為“報(bào)告”等。在中觀層面，行文用語(yǔ)盡量運(yùn)用書(shū)面語(yǔ)言、公文語(yǔ)言，避免出現(xiàn)口語(yǔ)、第一人稱(chēng)等。在微觀層面，如公文的