份額登記管理制度-基金業(yè)協(xié)會(huì)備案

XX資產(chǎn)管理有限公司份額登記管理制度第一章總則為規(guī)范XX資產(chǎn)管理有限公司（以下簡稱“公司”或“本公司”）旗下管理基金的份額登記、防范份額登記過程中的操作風(fēng)險(xiǎn)，提高份額登記工作的準(zhǔn)確性和工作效率。根據(jù)《中華人民共和國證券投資基金法》、《私募投資基金監(jiān)督管理暫行辦法》、《私募投資基金管理人內(nèi)部控制指引》等法律法規(guī)、規(guī)范性法律文件及相關(guān)監(jiān)管要求制定本制度。本辦法適用于本公司公及公司所有子公司旗下管理的所有基金。根據(jù)業(yè)務(wù)需要，公司份額登記（等。管理需要適時(shí)調(diào)整。份額登記工作崗位應(yīng)當(dāng)有計(jì)劃輪換，以便于份額登記工作人員能全面熟悉各項(xiàng)工作，同時(shí)了解份額登記工作的內(nèi)部控制和風(fēng)險(xiǎn)防范的重點(diǎn)。第三章工作程序與規(guī)范每年根據(jù)公司經(jīng)營管理的要求，份額登記業(yè)務(wù)主管需提出相應(yīng)工作計(jì)劃，包括管理計(jì)劃、培訓(xùn)計(jì)劃、制度建設(shè)計(jì)劃等等，并將這些計(jì)劃報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。份額登記業(yè)務(wù)人員在工作中必須遵守職業(yè)道德，樹立良好的職業(yè)品質(zhì)，忠于本職工作，嚴(yán)格執(zhí)行操作規(guī)定和操作流程。在份額登記運(yùn)作過程中嚴(yán)格遵守操作授權(quán)管理制度：份額登記運(yùn)作中的各類原始數(shù)據(jù)以及交易數(shù)據(jù)的清算結(jié)果，必須經(jīng)過嚴(yán)密的復(fù)核程序，只有經(jīng)過復(fù)核后的數(shù)據(jù)信息才能對外傳遞。對交易資料進(jìn)行審核、查閱和記錄管理：建立份額登記工作日志記錄管理與報(bào)告制度：對份額登記各崗位的系統(tǒng)操作進(jìn)行密碼管理，操作員定期更換操作密碼。份額登記業(yè)務(wù)主管對份額登記工作的有效性、合規(guī)性進(jìn)行內(nèi)部監(jiān)督；監(jiān)察稽核部定期、不定期對份額登記業(yè)務(wù)運(yùn)作情況進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)。份額登記業(yè)務(wù)主管通過日志查詢等方式，全方位監(jiān)控份額登記系統(tǒng)的整個(gè)運(yùn)作情況，定期與相關(guān)系統(tǒng)核對數(shù)據(jù)，檢查特殊處理是否嚴(yán)格按指令執(zhí)行，檢查匯總報(bào)表的勾稽關(guān)系是否準(zhǔn)確；同時(shí)不斷總結(jié)份額登記業(yè)務(wù)運(yùn)行過程中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)（包括公司內(nèi)和公司外），提出完善份額登記業(yè)務(wù)運(yùn)行管理的建議。公司監(jiān)察稽核部依據(jù)相關(guān)制度對份額登記業(yè)務(wù)運(yùn)行情況進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)、檢查和評價(jià)各項(xiàng)工作制度、工作流程和崗位設(shè)置的有效性和合理性。通過內(nèi)部審計(jì)，發(fā)揮再監(jiān)督作用，完善內(nèi)部控制制度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，堵塞漏洞，有效防止各類風(fēng)險(xiǎn)。份額登記系統(tǒng)與銷售機(jī)構(gòu)、管理人其他系統(tǒng)之間建立數(shù)據(jù)對賬機(jī)制，通過技術(shù)和管理兩方面來確保數(shù)據(jù)的正確與安全。如果發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，恢復(fù)清算前備份重新處理。公司份額登記業(yè)務(wù)依照法律法規(guī)接受證券監(jiān)管機(jī)關(guān)、投資組合份額持有人大會(huì)、外部審計(jì)機(jī)構(gòu)等相關(guān)單位的監(jiān)督。對于份額登記人依照《基金合同》等相關(guān)協(xié)議收取的相應(yīng)收入，應(yīng)接受審計(jì)機(jī)構(gòu)的審計(jì)監(jiān)督。份額登記工作人員的考核遵照公司相關(guān)規(guī)定辦理，考核成績將作為份額登記工作人員聘用、晉級、表彰的主要依據(jù)。公司份額登記業(yè)務(wù)人員調(diào)動(dòng)和辭職時(shí)，須將本人所經(jīng)管的份額登記工作全部移交，并由份額登記業(yè)務(wù)主管提交注銷其權(quán)限和密碼的申請，沒有辦理交接手續(xù)前，不得擅自離職。份額登記業(yè)務(wù)人員離職交接手續(xù)須在有關(guān)人員監(jiān)督之下進(jìn)行。份額登記業(yè)務(wù)人員離職后須對離職移交的資料、文件、磁盤等有關(guān)資料的合法性、真實(shí)性承擔(dān)法律責(zé)任。第四章行政管理份額登記業(yè)務(wù)印章的使用和管理遵循公司印章使用管理的基本規(guī)定。本印章由運(yùn)營管理部指定專人保管。本印章使用范圍僅限于上海東方證券資產(chǎn)管理有限公司份額登記業(yè)務(wù)，具體用印事項(xiàng)包括：本印章管理人員在用印時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度認(rèn)真核對用印內(nèi)容和審批記錄是否相符。防止只看簽字、不看用印內(nèi)容盲目蓋??；嚴(yán)禁在空白憑證、便條或介紹信上加蓋印章。印章管理人員不得擅自委托他人代為保管和加蓋印章。如因故離崗，應(yīng)指定代保管人，并辦理移交登記手續(xù)。份額登記信息資料是指持有人名冊、投資組合交易資料、業(yè)務(wù)報(bào)表等相關(guān)資料，它是投資組合交易和份額登記運(yùn)作的重要?dú)v史資料和證據(jù)。份額登記工作人員必須遵守相關(guān)規(guī)定，建立健全份額登記相關(guān)資料的立卷、歸檔和保管措施。份額登記崗位人員應(yīng)及時(shí)維護(hù)更新投資人的信息，嚴(yán)格遵循投資人信息保密的原則，防范投資人資料被不當(dāng)運(yùn)用。份額登記工作信息資料以紙質(zhì)書面數(shù)據(jù)和磁性介質(zhì)或光盤等形式存儲，保存期限20年以上。第五章委托外包模式主要職責(zé)公司采取份額登記委托外包模式的，份額登記部門應(yīng)督促外包委托機(jī)構(gòu)應(yīng)履行如下職責(zé)，并在外包協(xié)議條款中予以明確：（一）負(fù)責(zé)投資人基金賬戶的開戶登記和日常管理；（二）負(fù)責(zé)代銷和直銷渠道交易申請數(shù)據(jù)的收發(fā)和備份；（三）負(fù)責(zé)基金交易數(shù)據(jù)確認(rèn)，包括確認(rèn)份額、確認(rèn)金額和費(fèi)用的計(jì)算；（四）負(fù)責(zé)基金份額的登記與管理；（五）負(fù)責(zé)基金分紅、利息劃付等權(quán)益分配處理；（六）負(fù)責(zé)非日常交易申請（強(qiáng)增強(qiáng)減、強(qiáng)制贖回等）數(shù)據(jù)的確認(rèn)計(jì)算；（七）提供基金業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和報(bào)表，進(jìn)行手續(xù)費(fèi)計(jì)算統(tǒng)計(jì)；（八）編制相關(guān)會(huì)計(jì)報(bào)表和其他業(yè)務(wù)報(bào)表及業(yè)務(wù)分析報(bào)告；（九）負(fù)責(zé)份額登記基本信息的日常維護(hù)和重要參數(shù)的設(shè)置；（十）負(fù)責(zé)新基金發(fā)行時(shí)TA參數(shù)表的制作。（十一）其他相關(guān)工作公司采取份額登記委托外包模式的，公司份額登記部門應(yīng)履行如下職責(zé)：（一）負(fù)責(zé)復(fù)核提供的交易確認(rèn)數(shù)據(jù)和基金行情的準(zhǔn)確性；（二）負(fù)責(zé)維護(hù)與代銷及直銷渠道的聯(lián)系和信息溝通；（三）負(fù)責(zé)復(fù)核新發(fā)契約型基金參數(shù)設(shè)置，保證新發(fā)契約型基金上線銷售順利；（四）負(fù)責(zé)通知將基金狀態(tài)變化（申購、贖回等）及時(shí)通知外包TA進(jìn)行參數(shù)設(shè)置；（五）負(fù)責(zé)通知進(jìn)行契約型基金有特殊業(yè)務(wù)（非交易過戶、強(qiáng)制贖回等）；（六）根據(jù)契約型基金的合同約定完成基金凈值披露工作。（七）督促應(yīng)在每個(gè)季度結(jié)束之日起十五個(gè)工作日內(nèi)向基金業(yè)協(xié)會(huì)報(bào)送外包業(yè)務(wù)情況表，每個(gè)年度結(jié)束之日起三個(gè)月內(nèi)向基金業(yè)協(xié)會(huì)報(bào)送外包運(yùn)營情況報(bào)告。（八）通過對TA參數(shù)表的確認(rèn)，明確契約型基金上線發(fā)行時(shí)的代碼、名稱、費(fèi)率、賬戶、清算規(guī)則、交收周期以及發(fā)行檔期。（八）確保發(fā)行數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確無誤，如發(fā)現(xiàn)異常情況應(yīng)及時(shí)預(yù)警并更正。（九）通過運(yùn)營信息通知單的方式通知設(shè)置基金銷售檔期。（十）存續(xù)期內(nèi)契約型基金發(fā)生非交易過戶，強(qiáng)制贖回等非日常業(yè)務(wù)時(shí)，需要向發(fā)出運(yùn)營事項(xiàng)通知單并同時(shí)提供相關(guān)的法律協(xié)議、充分的交易支持材料；（十一）負(fù)責(zé)復(fù)核交易確認(rèn)結(jié)果的準(zhǔn)確性。（十二）存續(xù)期內(nèi)契約型基金如需要進(jìn)行分