國際貿(mào)易有限公司規(guī)章制度

上海恒海聯(lián)國際貿(mào)易有限公司內(nèi)部管理制度內(nèi)部管理制度二0八年三月Page1of25

上海恒海聯(lián)國際貿(mào)易有限公司內(nèi)部管理制度目

錄一、二、三、四、五、六、七、八、九、十、十一、十二、十三、十四、十五、十六、十七、十八、

員工行守員工工守考勤制合同管制單證管制進(jìn)出口務(wù)作制度資產(chǎn)管制支付貨和用審批度計(jì)算機(jī)理度印章管制檔案管制安全衛(wèi)管制度駐廠員責(zé)采購員責(zé)倉庫管規(guī)制度財(cái)務(wù)部作責(zé)員工報(bào)制駕駛員理度Page2of25

上海恒海聯(lián)國際貿(mào)易有限公司內(nèi)部管理制度一、員工為守則為了規(guī)范公司員工的行為培養(yǎng)健康向上的工作觀德觀和價(jià)值觀提高每位員工的綜合素質(zhì)從塑造企業(yè)的良好公司形象和文化內(nèi)涵導(dǎo)誠實(shí)守信的公司經(jīng)營理念特制定公司員工守則。第一條遵守制，嚴(yán)格遵守國的政策法律、法規(guī)和本公司的各項(xiàng)規(guī)章制度。第二條熱愛司，維護(hù)公司形，與公司榮辱與共。不斷學(xué)習(xí)，不斷提高自身綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)與工作能力，團(tuán)結(jié)協(xié)作，多提合理化建議，開拓創(chuàng)新。第三條聽從司領(lǐng)導(dǎo)指揮，服公司的各項(xiàng)決定，高效優(yōu)質(zhì)完成本職工作和領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項(xiàng)工作任務(wù)；積極向公司獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策，推動(dòng)公司的各項(xiàng)業(yè)務(wù)發(fā)展。第四條嚴(yán)格守公司紀(jì)律。不到、不早退、工作時(shí)間不串崗、不辦私事、不打私人電話、不做與工作無關(guān)的事。不私拿或損壞公物，不做有損團(tuán)結(jié)的事。第五條注重表，注意著裝及表整潔。第六條講究貌，做到待人熱、舉止文明、談吐優(yōu)雅，使用“您好”、“歡迎您”、“不客氣等貌用語客人相遇禮讓客人先行乘電梯讓客人先上先下。第七條尊敬戶1、接客人時(shí)面帶微笑，與客人談話時(shí)應(yīng)站、坐端正、講究禮貌、不搶話、插話、爭辯、講話聲音適度有分寸，語氣溫和、不大聲喧嘩。2、遇客人詢問，做到有問必答，不能說“不管”、不行”等生硬詞語，不得以冷淡態(tài)度待客。3、尊客人，不議論、不指點(diǎn)。4、接電話時(shí)，先要說“您好，恒海聯(lián)公司”，聲音要溫和。5、會(huì)客人時(shí)，應(yīng)姿勢端正，握手時(shí)用力適度，不得用左手，左手不得插兜。第八條嚴(yán)守司機(jī)密，不得泄或傳播公司商業(yè)機(jī)密及相關(guān)文件，不向客戶或外部人員談?wù)摫竟镜囊磺惺挛?。要做到：不該看的不看、不該問的不問、不該說的不說。一切內(nèi)部文件、資料、報(bào)表、總結(jié)，都應(yīng)做到先鎖再離人，保證桌上無泄密。秘密文件由綜合管理部統(tǒng)一歸檔保管，個(gè)人不得私自保存。第九條保證潔，不貪污、不受回扣、不挪用公款、不以權(quán)謀私。要勇于揭發(fā)問題，敢于同不良現(xiàn)象作斗爭，要打擊不正之風(fēng)，樹立正氣。饋贈(zèng)物品要如數(shù)交公不得私留。Page3of25

上海恒海聯(lián)國際貿(mào)易有限公司內(nèi)部管理制度第十條要厲行節(jié)約，消滅長明燈，長流水。節(jié)約使用文具、器材，愛惜各種設(shè)備和物品。要發(fā)揚(yáng)勤儉興業(yè)的好傳統(tǒng)，為公司增收節(jié)支做貢獻(xiàn)。Page4of25

上海恒海聯(lián)國際貿(mào)易有限公司內(nèi)部管理制度二、

員工工作則1、本司員工應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)黨的方針政策，具有高度的政治思想覺悟和堅(jiān)定的信念，熱愛祖國、熱愛社會(huì)主義。2、本司員工應(yīng)當(dāng)遵守國家和政府的法律、法規(guī)和社會(huì)主義公共規(guī)則、遵紀(jì)守法，具有良好的社會(huì)公德。3、本司員工應(yīng)當(dāng)愛公司、愛崗、廉潔、勤奮，具有埋頭苦干、任勞任怨的敬業(yè)精神和認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度。4、本司員工執(zhí)行各項(xiàng)業(yè)務(wù)，在合法原則下，必須以公司利益為核心，嚴(yán)格遵守公司各項(xiàng)規(guī)章制度。5、本司一切業(yè)務(wù)必須以公司名義統(tǒng)一承接和管理工個(gè)人不得私自或盜用本公司名義承接業(yè)務(wù)。6、本司員工必須具有良好的職業(yè)道德、忠于職守、不泄露任何商業(yè)秘密。7、本司員工必須時(shí)刻維護(hù)公司形象，對(duì)客戶必須誠懇熱忱。8、同之間團(tuán)結(jié)協(xié)作，具有很強(qiáng)的團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神。Page5of25

上海恒海聯(lián)國際貿(mào)易有限公司內(nèi)部管理制度三、考制度1、本司員工均需參加考勤。2、本司行政財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)管理公司考勤工作。3、本司正常上班時(shí)間為上9：00-11：30下午：00-5：004、職遲到或早退二次以上每一次扣發(fā)工5元5、職因故缺勤，均需事先辦好請(qǐng)假手續(xù)（特殊情況例外）。否則作曠工處理（1）（2）（3）

職工因故請(qǐng)事假，需填寫請(qǐng)假單，并經(jīng)常務(wù)副總經(jīng)理同意批準(zhǔn)職工因病需請(qǐng)假休息或治療，須出示指定醫(yī)院的醫(yī)療證明（急診例外）其他假期按國家規(guī)定執(zhí)行，但均須事先辦好請(qǐng)假手續(xù)。6、職出勤與月薪掛鉤（1）（2）

事假超過七天者（含雙休日）每一天扣發(fā)工50在連續(xù)病假30天以上時(shí)，按每基本工60%放Page6of25

上海恒海聯(lián)國際貿(mào)易有限公司內(nèi)部管理制度四、合同管理制度一、合同管理包括內(nèi)銷合同和外銷合含銷售確認(rèn)書形式發(fā)票等二、內(nèi)外銷合同由各業(yè)務(wù)員根據(jù)經(jīng)營業(yè)務(wù)的要求負(fù)責(zé)對(duì)外簽,所訂合同要求做到：格式規(guī)范、內(nèi)容齊全、責(zé)任明確。三、合同編號(hào)要求全公司統(tǒng)一，由貿(mào)管部負(fù)責(zé)編號(hào)。四、所有合同需經(jīng)法人或法人授權(quán)的經(jīng)理簽字生效后方可對(duì)外。五、簽字后的所有合同應(yīng)交財(cái)務(wù)部壹份留檔，由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)保管。六、所有合同內(nèi)容屬于公司經(jīng)營機(jī)密不能外泄客戶行等有關(guān)部門需用合同外其他人不能隨便查閱司內(nèi)部因工作需要接觸合同的人要對(duì)合同內(nèi)容嚴(yán)格保密泄公司經(jīng)營機(jī)密者將對(duì)其做出相應(yīng)的處理，情節(jié)嚴(yán)重者可對(duì)其追究法律責(zé)任。七、年度終了時(shí)財(cái)務(wù)部應(yīng)按合同種類的不同編寫好目錄分別裝訂成冊(cè)保管查。Page7of25

上海恒海聯(lián)國際貿(mào)易有限公司內(nèi)部管理制度五、單證管理制度一、單證管理的范圍包括1、用證、貨物明細(xì)單3貨物報(bào)關(guān)單4、外銷發(fā)票5、裝箱單6、提單7、匯票8、全套結(jié)單據(jù)、結(jié)匯清單、核銷單11、他與經(jīng)營業(yè)務(wù)有關(guān)的單證。二、信用證由貿(mào)管部負(fù)責(zé)審核和保管用的條款有不符合公司經(jīng)營要求或有軟條款的應(yīng)及時(shí)匯報(bào)分管經(jīng)理根分經(jīng)理的意見通知對(duì)方修改信用證條款果本信用證要到銀行打包貸款財(cái)部出申請(qǐng)分管財(cái)務(wù)的經(jīng)理簽字同意后方可將正本信用證移交財(cái)務(wù)部并做好交接簽收工作。三、出口核銷單由貿(mào)管部到外管局申領(lǐng)并交船公司或貨代公司用作出口報(bào)關(guān)的貨商品名稱和數(shù)量做好對(duì)應(yīng)的記錄口后由船公司或貨代公司退回的核銷包括報(bào)關(guān)單的核銷聯(lián)和退稅聯(lián)）由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)簽收、保管、核銷。四、其他單據(jù)由貿(mào)管部根據(jù)實(shí)際發(fā)生的業(yè)務(wù)和信用證對(duì)單據(jù)的要求負(fù)責(zé)繕制并送關(guān)部門（包括客戶、船公司、貨代公司、商檢部門、銀行等）。五、所有單據(jù)的制作必須認(rèn)真責(zé)果發(fā)生因制單錯(cuò)誤而造成不符點(diǎn)扣款的單審單人均要按銀行扣款金額的壹倍扣發(fā)當(dāng)月工資因單錯(cuò)誤造成無法結(jié)匯的扣工資外公司將視具體情況對(duì)當(dāng)事人做出相應(yīng)的處罰。六、所有單據(jù)均屬公司經(jīng)營機(jī)密做單據(jù)的保管和保密工作度終了時(shí)對(duì)留檔的單據(jù)要分門別類、裝訂成冊(cè)。Page8of25

上海恒海聯(lián)國際貿(mào)易有限公司內(nèi)部管理制度六、進(jìn)出口業(yè)務(wù)操作制度為了規(guī)范業(yè)務(wù)的操作健全和完經(jīng)營環(huán)節(jié)保障每筆業(yè)務(wù)順利進(jìn)行使業(yè)務(wù)逐步逐步走上合法化、制度化、規(guī)范化軌道，特制定本制度，要求各部門嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)行。一、業(yè)務(wù)操作的規(guī)定1、各業(yè)務(wù)員必須了解和掌握本公司的經(jīng)營范圍與要求正式與客戶簽訂外銷合同前首先核算好換匯成本，填寫好成本預(yù)算單，報(bào)分管經(jīng)理審核簽字，憑簽字后的成本核算單到貿(mào)管部領(lǐng)取合同編號(hào)，由貿(mào)管部統(tǒng)一編制合同號(hào)，以便統(tǒng)計(jì)、確認(rèn)和存檔，預(yù)算單一式三份，一份交財(cái)務(wù)部，一份交貿(mào)管部，一份自留。2、在管經(jīng)理簽字同意預(yù)算單的前提下，業(yè)務(wù)員可簽訂外銷合同，合同一式四份，統(tǒng)一由分管經(jīng)理簽字后生效。一份交財(cái)務(wù)部，一份交貿(mào)管部，一份自留。3、根外銷合同的結(jié)算方式，如果用跟單信用證結(jié)匯，各業(yè)務(wù)員要催客戶按期開出以我公司為受益人的信用證。4、正信用證到后，貿(mào)管部在一個(gè)工作日內(nèi)完成審證工作并填寫好審證記錄。對(duì)于信用證上難以接受的軟條款，以及其他需要更改的條款，貿(mào)管部應(yīng)立即通知業(yè)務(wù)員，向客戶提出書面修改通知。信用證的修改應(yīng)該改至可接受為止，由貿(mào)管部審定并報(bào)分管經(jīng)理審核簽字，正本信用證由貿(mào)管部保管，貿(mào)管部要做好信用證臺(tái)帳登記工作，并有責(zé)任提請(qǐng)業(yè)務(wù)員注意信用證的裝運(yùn)期和有效期。5、信證確認(rèn)后，由各業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)訂立內(nèi)銷合同，合同由法人委任授權(quán)的經(jīng)理簽字后組織安排生產(chǎn)、收購、商檢、入庫等。按照外銷合同的交貨時(shí)間，由貿(mào)管部負(fù)責(zé)租船訂艙、制好所有單證和報(bào)關(guān)出運(yùn)，并保證全部單證的正確性，如因單證錯(cuò)誤造成報(bào)關(guān)或以后結(jié)匯受阻由貿(mào)管部負(fù)責(zé)。6、貨出運(yùn)后貿(mào)管部要及時(shí)將出口貨物明細(xì)表和外銷發(fā)票交給財(cái)務(wù)部提收到后復(fù)印一份交財(cái)務(wù)部。7、貿(mào)部收到提單后，如需辦理保險(xiǎn)的單據(jù)，應(yīng)立即辦理投保手續(xù)。8、貿(mào)部在收到提單后二個(gè)工作日內(nèi)將全套議付單據(jù)制妥后交有關(guān)銀行議付、托收或押匯，并根據(jù)信用證要求寄交有關(guān)單據(jù)。9、貿(mào)部要及時(shí)催促海關(guān)、外運(yùn)將報(bào)關(guān)單（退稅聯(lián)和核銷聯(lián)）、外匯核銷單及時(shí)退回，交財(cái)務(wù)部以便辦理核銷、退稅等事宜。同時(shí)財(cái)務(wù)部將報(bào)關(guān)單退稅聯(lián)復(fù)印一份留存?zhèn)浒?。結(jié)匯到帳后，財(cái)務(wù)部憑銀行結(jié)匯水單外管核銷聯(lián)、涉外收入報(bào)表、外銷發(fā)票、報(bào)關(guān)單和核銷單負(fù)責(zé)外管核銷和退稅申報(bào)工作。Page9of25

上海恒海聯(lián)國際貿(mào)易有限公司內(nèi)部管理制度10、非用證結(jié)算的業(yè)務(wù)，如D/P期、前（D/P遠(yuǎn)期D/A，后風(fēng)險(xiǎn)較大，應(yīng)慎重）需報(bào)分管經(jīng)理簽字同意后方可進(jìn)行，并由當(dāng)事人承擔(dān)責(zé)任。其他操作同信用證結(jié)算一樣。11、代出口業(yè)務(wù)須在成本預(yù)算單上注明代理業(yè)務(wù)分經(jīng)理簽字同意后方可簽訂外銷合同和代理協(xié)議，在代理協(xié)議上要明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任和代理收益，“四自三不見”的代理業(yè)務(wù)嚴(yán)格禁止，合同的協(xié)議必須有分管經(jīng)理簽字后才能生效，代理業(yè)務(wù)原則上不準(zhǔn)墊付資金，如有特殊情況需墊付資金要報(bào)分管經(jīng)理簽字后方可墊付，且委托方須提供有實(shí)質(zhì)性的擔(dān)保，并由當(dāng)事人承擔(dān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任。二、進(jìn)口業(yè)務(wù)操作規(guī)定：1、必掌握在國家核定的經(jīng)營范圍與要求下開展進(jìn)口業(yè)務(wù)。2、根國外商品的行情，工廠或單位需進(jìn)口的商品，了解掌握進(jìn)口商品的名稱、商標(biāo)、規(guī)格、型號(hào)、性質(zhì)、用途、包裝和產(chǎn)地。在此基礎(chǔ)上，向國外生產(chǎn)公司詢價(jià)，力爭做到貨比三家，擇優(yōu)定價(jià)。3、根國外客戶還盤的價(jià)格，加上需交納的關(guān)稅、增值稅和利潤部分，測算好銷售價(jià)格水準(zhǔn)，并簽訂好內(nèi)銷合同，合同由法人授權(quán)的經(jīng)理簽字后生效，合同一式四份，一份交購貨方，交財(cái)務(wù)部、貿(mào)管部、業(yè)務(wù)員各一份。4、在銷合同簽訂的同時(shí)，確認(rèn)國外客戶的報(bào)價(jià)，并添置進(jìn)口成本預(yù)算單，經(jīng)分管經(jīng)理簽字同意貿(mào)部統(tǒng)一編制合同訂進(jìn)口合同復(fù)印二份交貿(mào)管和財(cái)務(wù)部各一份，同時(shí)按進(jìn)口合同上的條款，在規(guī)定付款期內(nèi)開證。5、接銀行單據(jù)后，按合同上的支付方式及時(shí)向國外客戶辦理付款。并在海關(guān)規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，辦好納稅清關(guān)手續(xù)。6、貿(mào)部將提單和進(jìn)口發(fā)票的正本交給財(cái)務(wù)部，貿(mào)管部自留復(fù)印件，以便統(tǒng)計(jì)與存檔。7、對(duì)代理進(jìn)口業(yè)務(wù)，應(yīng)簽訂合同或代理協(xié)議（簽訂合同或代理協(xié)議由分管經(jīng)理簽字），貫徹“控制貨權(quán)，帶款贖單”的原則，并收則必須有委托單位提供可靠的實(shí)質(zhì)性的信用擔(dān)?；?qū)嵨飺?dān)保。開立10萬元以上的信用證和其他重大業(yè)務(wù)，須經(jīng)董事長或經(jīng)理室集體商量通過，貨物到港或單據(jù)到銀行后，及時(shí)通知委托進(jìn)口單位帶款贖單、提貨。進(jìn)口合同與開證申請(qǐng)書由分管經(jīng)理簽發(fā)。8、如現(xiàn)質(zhì)量和數(shù)量短裝問題，應(yīng)在索賠有效期內(nèi)，會(huì)同商檢部門及早辦理商檢索賠等事宜。9、業(yè)員要配合財(cái)務(wù)部及時(shí)做好代理單位的賬戶清算工作。Page10of25

上海恒海聯(lián)國際貿(mào)易有限公司內(nèi)部管理制度七、資產(chǎn)管理制度．強(qiáng)資產(chǎn)的內(nèi)部核算和管理，確資產(chǎn)的安全、完整，維護(hù)出資人的合法權(quán)益，特制定資產(chǎn)管理制度（下簡稱本度）。．度所稱的資產(chǎn)主要是指各類實(shí)資產(chǎn)，包括：1、單項(xiàng)價(jià)值2元（2000元）的固定資產(chǎn)；2、單項(xiàng)價(jià)值2元的值易耗品、辦公設(shè)施；3、已計(jì)入費(fèi)用列支的各類辦用品、學(xué)習(xí)書籍等；4、庫存各類物資及其他等。．類由財(cái)務(wù)部歸口管理，并建相應(yīng)的責(zé)任制度。1）、財(cái)務(wù)部門應(yīng)設(shè)立固定資產(chǎn)細(xì)賬，詳細(xì)記錄單項(xiàng)固定資產(chǎn)的名稱、存放部門、原始價(jià)值、規(guī)定使用限、預(yù)計(jì)殘值、年折舊率，并按規(guī)定每月計(jì)提折舊。辦公室和行政事業(yè)部應(yīng)建立定資產(chǎn)使用臺(tái)帳。2）、室或行政事業(yè)部對(duì)使中的低值易耗品主要是辦公設(shè)施應(yīng)建立臺(tái)帳，明確使用人或保管人，經(jīng)常檢查使情況。3）存應(yīng)設(shè)立明細(xì)賬專人保管人員收到物資應(yīng)認(rèn)真清點(diǎn)驗(yàn)收，辦理入庫手續(xù)。各部門領(lǐng)用時(shí)一開具領(lǐng)料單，貴重物資領(lǐng)用時(shí)應(yīng)經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。．公各類資產(chǎn)實(shí)行定期清查盤制度。1）、固定資產(chǎn)每年年終決算前點(diǎn)一次；2、使用中的低值易耗品及辦設(shè)施每半年清查盤點(diǎn)一次；3、庫存物資每季盤點(diǎn)一次。．各類產(chǎn)償轉(zhuǎn)讓、盤盈（虧、廢應(yīng)明因?qū)憰閳?bào)財(cái)務(wù)部門審核批準(zhǔn)，按規(guī)定進(jìn)行務(wù)處理。Page11of25

上海恒海聯(lián)國際貿(mào)易有限公司內(nèi)部管理制度八、支付貨款和費(fèi)用的審批制度為了加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理，提高資金的使用效率，降低資金運(yùn)作的風(fēng)險(xiǎn)，特制定本辦法。一．實(shí)資金統(tǒng)一借貸一使用的辦法分管財(cái)務(wù)部門的領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)部根據(jù)業(yè)務(wù)需要向銀行借貸（打包、押匯等貸款方式）或通過其他融資渠道統(tǒng)一籌集資金、統(tǒng)一調(diào)度使用。二．資的審批程序和要求：1、出產(chǎn)品貨款的支付業(yè)務(wù)員提供全套付款單據(jù)：供貨方開出的已出運(yùn)（或已收購入庫的）的出口產(chǎn)品外銷合同、增值稅發(fā)票、專用繳款書、入庫單（已入庫未出運(yùn)的），填寫付款申請(qǐng)單（已出運(yùn)的按編號(hào)分別填寫）報(bào)送財(cái)務(wù)部門審核，財(cái)務(wù)部根據(jù)成本預(yù)算單、出口貨物明細(xì)表（已出運(yùn)的）、入庫單（未出運(yùn)的）、內(nèi)銷合同等資料審核簽字，再由分管經(jīng)理審批同意后交財(cái)務(wù)部安排付款果廠暫時(shí)不提供專用繳款書則先行扣除稅款后支付，余款待專用繳款書齊全后支付。2、內(nèi)銷產(chǎn)品貨款支付：業(yè)務(wù)員根據(jù)供貨方開出的發(fā)票（或收據(jù)）、入庫單和填寫的付款申請(qǐng)單一并報(bào)送財(cái)務(wù)部審核，財(cái)務(wù)部門根據(jù)內(nèi)銷合同等資料審核簽字，再由分管經(jīng)理審批同意后交財(cái)務(wù)部安排付款。3、預(yù)付貨款：原則上不預(yù)付貨款，如果因商品或市場行情特殊性，確需預(yù)付部分貨款的（最高不超過貨款總額的）。在信用證結(jié)算的情況下，需信用證副本到達(dá)本司、經(jīng)貿(mào)管部審核認(rèn)可后業(yè)員填報(bào)與付款申請(qǐng)單分管經(jīng)理審核同意后交財(cái)務(wù)部安排付款其他結(jié)算方式下需預(yù)付貨款的由辦業(yè)務(wù)填寫預(yù)付款申請(qǐng)單呈分管經(jīng)理審批管理視具體情況審核同意后方可交財(cái)務(wù)部安排付款預(yù)付款數(shù)額較（或占貨款總額百分比比較高情況下應(yīng)由董事長或經(jīng)理室集體議同意后才可付款辦務(wù)員應(yīng)對(duì)全部預(yù)付款承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)和責(zé)任。4、代理出口業(yè)務(wù)的付款必須是代理出口貨款收妥入賬后，由代理業(yè)務(wù)員憑委托方開具的增值稅發(fā)票和專用繳款書扣除代墊的全部費(fèi)用和應(yīng)取的代理費(fèi)后填寫付款申請(qǐng)單報(bào)財(cái)務(wù)部審核務(wù)門根據(jù)代理出口協(xié)議和結(jié)匯水單及代墊費(fèi)用等資料和對(duì)無誤后簽字分管經(jīng)理審核同意后送財(cái)務(wù)部安排付款。Page12of25

上海恒海聯(lián)國際貿(mào)易有限公司內(nèi)部管理制度5、付款原則:原則上只能按增值稅發(fā)票抬頭付款，個(gè)別工廠確因收購原料、輔料、包裝物等原因，需代其將貨款付至供貨方時(shí),必須在辦妥委托付款手續(xù)后方能申報(bào)付款,且委托付款的手續(xù)必須是加蓋公章或財(cái)務(wù)專用章的正(特殊情況下可用傳真件代)6、付款預(yù)申報(bào)規(guī)定：為了使財(cái)務(wù)部能夠有計(jì)劃籌集資金，既能保證各類貨款的及時(shí)支付而不耽誤貨款的收購，又要不是資金在賬面上閑置而造成資金成本的增加求業(yè)務(wù)員作好貨款支付的預(yù)申報(bào)工作貨款十萬元以內(nèi)的要前二天申報(bào)萬元的提前三天申殊情況除外三、直接費(fèi)用的審批１、運(yùn)、保、商檢等費(fèi)的審批根據(jù)出口成本預(yù)算單險(xiǎn)同經(jīng)分管經(jīng)理簽字的代理船公司的運(yùn)費(fèi)檢等費(fèi)用的傳真確認(rèn)件由財(cái)務(wù)部門先行預(yù)待正式發(fā)票入賬時(shí)先由貿(mào)管部核對(duì)交財(cái)務(wù)部審核無誤后提交分管經(jīng)理審核同意后方可付款。２、傭金的審批由業(yè)務(wù)員提供傭金協(xié)議外銷合同副本好付傭申請(qǐng)單報(bào)財(cái)務(wù)部審核簽字后再由分管經(jīng)理審批簽字后交財(cái)務(wù)部安排付款。３、其他直接費(fèi)用與業(yè)務(wù)有關(guān)的郵寄費(fèi)報(bào)關(guān)費(fèi)輻照費(fèi)和包裝費(fèi)等須在發(fā)票或入庫單齊全的情況下才能申請(qǐng)辦理付款額發(fā)票要附明細(xì)單經(jīng)辦人員申請(qǐng)呈分管經(jīng)理審核簽字后交財(cái)務(wù)部安排付款。以上規(guī)定請(qǐng)各業(yè)務(wù)員遵照?qǐng)?zhí)行。Page13of25

上海恒海聯(lián)國際貿(mào)易有限公司內(nèi)部管理制度九、計(jì)算機(jī)管理制度一、本公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)本公司計(jì)算機(jī)及相關(guān)設(shè)備的管理。二、全公司的計(jì)算機(jī)及相關(guān)設(shè)備的配置計(jì)劃由各部門根據(jù)工作需要提出需求量室批準(zhǔn)后統(tǒng)一購置。公司的計(jì)算機(jī)及相關(guān)設(shè)備由財(cái)務(wù)部逐一編號(hào)，并建立臺(tái)帳。三、各部門的臺(tái)式計(jì)算機(jī)及相關(guān)設(shè)備定點(diǎn)放置和使用，未經(jīng)同意不得隨意搬動(dòng)。四、當(dāng)計(jì)算機(jī)設(shè)備發(fā)生故障本司人員不能排除時(shí)應(yīng)及時(shí)與財(cái)務(wù)部聯(lián)系并填寫故障記錄單，由其安排檢修或送修。未經(jīng)同意各部門不得擅自拆裝計(jì)算機(jī)。五、未經(jīng)專門訓(xùn)練者不得上機(jī)操作，不準(zhǔn)利用計(jì)算機(jī)玩游戲或做其他與工作無關(guān)的事。六、計(jì)算機(jī)使用人員應(yīng)經(jīng)常做好本人使用的計(jì)算機(jī)的清潔保養(yǎng)工作。七、未經(jīng)許可嚴(yán)禁在計(jì)算機(jī)上運(yùn)行與工作無關(guān)的軟盤和光盤必運(yùn)行軟盤時(shí)先該軟盤進(jìn)行病毒檢查，確保沒有病毒時(shí)方可運(yùn)行八、計(jì)算機(jī)備件和耗（備件包鍵盤數(shù)鍵盤鼠網(wǎng)等耗材包括打印紙軟盤、色帶、墨盒和硒鼓等）由財(cái)務(wù)部根據(jù)需要進(jìn)行采購。并建立備件和耗材的領(lǐng)用臺(tái)帳。Page14of25

上海恒海聯(lián)國際貿(mào)易有限公司內(nèi)部管理制度十、印章管理制度1、本司的印章分為公章、財(cái)務(wù)專用章法人代表章和其他業(yè)務(wù)性印章2、本司除業(yè)性印章外均財(cái)務(wù)部保管3、財(cái)專用章、法人代表章（不含法人代表簽字章）由財(cái)務(wù)部專人保管4、印不得隨意帶出，如遇特殊情況需帶離本公司需經(jīng)有關(guān)負(fù)責(zé)人同意5、公使用時(shí)，必須做好登記，注明蓋章日期、部門、事由、經(jīng)辦人等內(nèi)容，經(jīng)審批同意后才能加蓋印章。6、加印章的份數(shù)要與原稿標(biāo)明印刷份數(shù)相同，多余份數(shù)不予蓋章。7、凡本公司業(yè)務(wù)工作無關(guān)系的蓋印章證明重要事項(xiàng)的經(jīng)有關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。8、介信蓋章，按指定的地點(diǎn)開具介紹信并給予蓋章。9、印必須定期擦洗，以保持使用時(shí)清晰，蓋章必須端正、清晰，對(duì)好方位。Page15of25

上海恒海聯(lián)國際貿(mào)易有限公司內(nèi)部管理制度十一、檔案管理制度1、檔案管理范圍：業(yè)務(wù)檔案、書檔案，人事檔案、會(huì)計(jì)檔案。2、檔案管理內(nèi)容：（1）、凡本公司在進(jìn)出口業(yè)務(wù)動(dòng)中的各種單證（信用證文本復(fù)印件、制單資料等）等均為業(yè)務(wù)檔案。（2）、凡上級(jí)來文，或以本所義擬定的上行文、下行文、總結(jié)、計(jì)劃、工作匯報(bào)及內(nèi)部管理的文件均為文書檔案。（3）、凡本公司員工的履歷表獎(jiǎng)懲材料、任免晉升材料、勞動(dòng)合同等均為人事檔案。（4）、凡本公司財(cái)務(wù)部門的會(huì)憑證、賬冊(cè)和報(bào)表均為會(huì)計(jì)檔案。3、檔案管理具體規(guī)定：（1本司各類經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的合文本關(guān)經(jīng)辦人在合同簽訂生效后個(gè)工作日內(nèi)送交財(cái)務(wù)部（2）、本公司交易活動(dòng)中的各單證、獲得的客戶資料在此項(xiàng)交易結(jié)束5個(gè)工作日內(nèi)，由相關(guān)人員整理好全部資料送交財(cái)務(wù)部（3）、文書檔案按文檔要求整裝訂成冊(cè)于次年二季度移交檔案室。（4）、財(cái)務(wù)部門的會(huì)計(jì)憑證應(yīng)每月終了后，依時(shí)序先后分類編號(hào)，裝訂成冊(cè)，裝訂時(shí)必須折疊整齊便于查閱會(huì)帳憑證會(huì)計(jì)報(bào)表等有關(guān)資料于次年二季度移交檔案室保管。4、查檔和閱檔、（1、各部門因工作需要，須閱業(yè)務(wù)檔案和文書檔案，由經(jīng)辦人到檔案室辦理有關(guān)手續(xù)后方可查閱。（2）、會(huì)計(jì)檔案須經(jīng)所領(lǐng)導(dǎo)批后方可查閱。（3）、人事檔案應(yīng)按查檔的規(guī)辦理手續(xù)方可查閱，本人不得查閱本人檔案。（4）、查閱、借閱人員必須嚴(yán)遵守保密制度和有關(guān)規(guī)定，嚴(yán)禁涂改、圈劃、撤換檔案材料，違者視情輕重，予以批評(píng)教育直至紀(jì)律處分。5、檔案室管理人員必須堅(jiān)持原，嚴(yán)格按檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度辦事，遵守保密制度，不得擅自向無關(guān)人員提供檔案或向他人泄露檔案內(nèi)容，不得擅自轉(zhuǎn)移、分散和銷毀檔案。Page16of25

上海恒海聯(lián)國際貿(mào)易有限公司內(nèi)部管理制度十二、安全衛(wèi)生管理制度1、下時(shí)要及時(shí)切斷辦公室內(nèi)的電器設(shè)包括空調(diào)、微機(jī)、復(fù)印機(jī)、電腦打印機(jī)電源，中午午休時(shí)間，辦公室內(nèi)空調(diào)、日光燈應(yīng)關(guān)閉。2、各公室內(nèi)，無人及下班時(shí)要關(guān)閉好門窗。3、本司員工的私人現(xiàn)金、存折及貴重物品，要妥善保管，不要放在辦公室內(nèi)過夜，以免造成不應(yīng)有的個(gè)人經(jīng)濟(jì)損失。4、切做好防火防盜等安全保衛(wèi)工作，加強(qiáng)值班防范。5、員上、下班要確保交通安全，本所不承擔(dān)因員工本人責(zé)任（或主要責(zé)任）造成的交通事故的費(fèi)用。6、各公室內(nèi)應(yīng)保持環(huán)境衛(wèi)生，做到每日一小掃，每周一大掃，月末徹底掃。7、衛(wèi)標(biāo)準(zhǔn)要求按照規(guī)定達(dá)到“三凈、三無、三齊”。三凈：門窗玻璃、地面凈，櫥、椅、桌面、沙發(fā)凈，公用茶具、電器凈；三無：地面無痰跡、廢紙、煙頭，室內(nèi)無垃圾、蛛網(wǎng)，無衛(wèi)生死角；三齊：辦公用具、書籍資料放置整齊，室內(nèi)雜件堆放整齊，櫥、柜、桌、椅安放整齊。8、成所安全衛(wèi)生檢查小組安全衛(wèi)生檢查小組不定期對(duì)各辦公室內(nèi)的安全衛(wèi)生情況進(jìn)行檢查，檢查情況納入考核。Page17of25

上海恒海聯(lián)國際貿(mào)易有限公司內(nèi)部管理制度十三、駐廠員職責(zé)質(zhì)量是企業(yè)的生命為范公司作，提高工作質(zhì)量，明確公司員工的責(zé)任性，特制訂駐廠員責(zé)任制。一、加強(qiáng)工作責(zé)任性，每位駐廠員要牢記把質(zhì)量作為自己的生命來對(duì)待，明確自己的責(zé)任，上班必須按所在單位的作息時(shí)間進(jìn)行。二、每天必須了解所在單位原料收購的數(shù)量和價(jià)格，以便公司對(duì)市場做出合適的定位。三、每天上班必須親自到冷庫去把隔日做的產(chǎn)品娶3樣中小規(guī)格各取一片一檢驗(yàn)報(bào)告，如實(shí)填寫好檢驗(yàn)報(bào)告，由工廠負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)并傳真公司。四、加強(qiáng)重點(diǎn)部位的巡回檢查原料驗(yàn)收→清洗→蒸（100℃水煮5-6分鐘冷常溫水-4℃冰水）→去頭、撥殼、黃→分級(jí)→漂洗（最2次）→瀝水（檢查蝦仁是否有天然香味）→稱重（控制好讓水率）→裝袋→真空封口→速凍→裝箱（剔除漏氣）包裝→冷藏。每隔兩小時(shí)檢驗(yàn)一次，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。五、做好每天產(chǎn)品規(guī)格的統(tǒng)計(jì)工作位廠員必須把每天生產(chǎn)的成品統(tǒng)計(jì)出來便司了解生產(chǎn)的進(jìn)度，并傳真到上海分公司。六、要以公司利益為核心嚴(yán)守司機(jī)密樹立公司形象與在單位的管理人員協(xié)調(diào)好工作，決不搞有損公司形象的事，嚴(yán)禁利用工作之便牟取私利，否則將追究相應(yīng)的責(zé)任。七、駐廠員所監(jiān)管的產(chǎn)品，如符合出口要求，順利潼關(guān)，年終公司將對(duì)其進(jìn)行一次性獎(jiǎng)勵(lì)。反之，由于質(zhì)量問題，給公司造成損失的，則取消獎(jiǎng)勵(lì)并追究責(zé)任。以上職責(zé)希每位駐廠員認(rèn)真執(zhí)行。Page18of25

上海恒海聯(lián)國際貿(mào)易有限公司內(nèi)部管理制度十四、采購員職責(zé)為了加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部管理制度，做到職責(zé)明確，獎(jiǎng)罰分明，特制定采購員職責(zé)。一、積配合企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)做好采員本職工作從導(dǎo)安排領(lǐng)導(dǎo)意圖開展好每一項(xiàng)業(yè)務(wù)，隨時(shí)掌握好市場消息，并及時(shí)反饋給領(lǐng)導(dǎo)。二、在展業(yè)務(wù)活動(dòng)過程中加與客戶的溝通與聯(lián)系做事踏踏實(shí)實(shí)不做有損公司利益的事不說有損公司益的話嚴(yán)守公司機(jī)密努力維護(hù)公司利益三、配領(lǐng)導(dǎo)管理和監(jiān)督駐廠務(wù)人員調(diào)和解決好與客戶的關(guān)系理監(jiān)督好產(chǎn)品的每一個(gè)環(huán)節(jié)使其符合出口的要求因品的質(zhì)量問題造成公司損失，相關(guān)人員須承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任四、規(guī)合同協(xié)的管理對(duì)簽訂合同協(xié)議，必須得到公司領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)或批準(zhǔn)，對(duì)每一個(gè)客戶的具體內(nèi)容做到心中有數(shù)，按公司計(jì)劃完成出口任務(wù)五、在作中不斷提高業(yè)務(wù)水益求精使公司的產(chǎn)品在國際上暢銷為公司全年創(chuàng)收努力工作六、有的選擇加工廠，做到比三家，所進(jìn)產(chǎn)品物美價(jià)廉七、采員所監(jiān)管的產(chǎn)品符合口要求安全通關(guān)年公司將對(duì)其進(jìn)行一次性獎(jiǎng)勵(lì)如采購員嚴(yán)重失職營私舞弊給公司造成的則取消其獎(jiǎng)勵(lì)并追究相應(yīng)責(zé)任以上職責(zé)希望每位采購員認(rèn)真執(zhí)行。Page19of25

上海恒海聯(lián)國際貿(mào)易有限公司內(nèi)部管理制度十五、倉庫管理規(guī)章制度一、嚴(yán)格商品出庫制度：1、倉保管員必須憑公司有關(guān)部門開出的發(fā)貨通知書才能發(fā)出商品，嚴(yán)禁私自發(fā)出商品。2、商入庫要認(rèn)真檢查商品的質(zhì)量和數(shù)量，并在送貨單上簽上實(shí)收商品的名稱、規(guī)格、質(zhì)量和數(shù)量，以便送貨方憑送貨回單到財(cái)務(wù)上結(jié)賬。二、及時(shí)做好商品的掛牌和臺(tái)帳記錄1、做入庫商品的吊牌工作，表明商品的名稱、工廠產(chǎn)地、規(guī)格和數(shù)量。2、做商品出入庫的臺(tái)帳記錄，每次庫存有變動(dòng)后報(bào)送庫存商品報(bào)表至總經(jīng)理室及財(cái)務(wù)部，月末及時(shí)與財(cái)務(wù)部核對(duì)庫存帳。三、做好各方面的銜接工作要做好與各商品存放庫工作人員的銜接工作經(jīng)與各出租倉庫方保管員核對(duì)商品數(shù)量并監(jiān)督被保管商品的數(shù)量情況絕商品變質(zhì)情況出現(xiàn)做到帳帳一致、帳貨一致、帳牌一致。四、做好庫存商品的盤點(diǎn)工作季盤點(diǎn)一次并做好商品盤店表報(bào)公司財(cái)務(wù)部商品短少變質(zhì)，則由倉庫保管員全額賠償。五、首先要了解所輻照產(chǎn)品的要求菌指標(biāo)是多少做心中有數(shù)輻時(shí)按照公司的要求進(jìn)行。六、輻照出庫時(shí)數(shù)量要清點(diǎn)清楚，到輻照現(xiàn)場交代清楚所要輻照的要求，如翻箱要貼標(biāo)簽，在現(xiàn)場自己進(jìn)行監(jiān)管止照貼標(biāo)簽發(fā)現(xiàn)有破袋要及時(shí)分開破壞箱、漏照、漏貼標(biāo)簽等造成公司利益受損，須承擔(dān)責(zé)任。七、裝箱時(shí)要清點(diǎn)數(shù)量在上定要制冷防止回溫到公司后要及時(shí)進(jìn)庫并和倉庫保管員協(xié)調(diào)好工作。八、輻照時(shí)要一批一批出貨要的產(chǎn)品必須在較短的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行照畢時(shí)要及時(shí)進(jìn)冷庫，防止回溫而影響產(chǎn)品。Page20of25

上海恒海聯(lián)國際貿(mào)易有限公司內(nèi)部管理制度十六、財(cái)務(wù)部工作職責(zé)一，參與起草、擬訂本公司的財(cái)務(wù)管理制度，做好財(cái)務(wù)預(yù)測，編制財(cái)務(wù)計(jì)劃，參與財(cái)務(wù)決策，實(shí)行財(cái)務(wù)監(jiān)督，嚴(yán)守財(cái)經(jīng)紀(jì)律。二據(jù)貿(mào)企業(yè)財(cái)務(wù)成本核算要求對(duì)本公司的全部經(jīng)營過程進(jìn)行正確時(shí)、全面的核算，按照會(huì)計(jì)制度的規(guī)定設(shè)置總賬和分類明細(xì)賬，訂真記好銀行日賬，各類明細(xì)賬及總賬。三，協(xié)助總經(jīng)理做好資金的籌集、調(diào)撥、和運(yùn)用工作，做到積極籌集、統(tǒng)籌安排，合理運(yùn)用及時(shí)還貸有的資金揮最佳的作用減少資金占用利息低金運(yùn)作成本，提高經(jīng)濟(jì)效益。四，嚴(yán)格按照現(xiàn)金管理的要求負(fù)責(zé)貨幣資金的完整與安全，根據(jù)公司的規(guī)定做好工資、獎(jiǎng)金的發(fā)放和費(fèi)用報(bào)銷等與現(xiàn)金有關(guān)的工作。五，負(fù)責(zé)與銀行聯(lián)系，做好與本公司經(jīng)營有關(guān)的進(jìn)口付匯、出口收匯、國內(nèi)貿(mào)易結(jié)算、借、貸款等各種貨幣資金收支環(huán)節(jié)的轉(zhuǎn)賬工作。六，根據(jù)經(jīng)總經(jīng)理審核簽字的成本預(yù)算單，負(fù)責(zé)審核每一筆進(jìn)口、銷業(yè)務(wù)的實(shí)際成本及盈利，并按月做好銷售利潤表報(bào)總經(jīng)理。七，及時(shí)做好委托其他外貿(mào)公司代理出口業(yè)務(wù)的審核、對(duì)賬及算工作，保證每一筆收益及時(shí)、足額到賬。八，按照外匯管理的有關(guān)規(guī)定助管部做好進(jìn)、出口外匯的核銷工作爭杜絕非人為因素的逾期核銷。九責(zé)據(jù)業(yè)務(wù)部門和倉庫提的出庫單上所列商品的名稱量及收貨單位等內(nèi)銷資料，開具增值稅專用發(fā)票，普通發(fā)票和其他收入的發(fā)票。十，負(fù)責(zé)編制本公司的全部財(cái)務(wù)報(bào)告，年度寫好財(cái)務(wù)分析，提出合理建議時(shí)上報(bào)董事長、總經(jīng)理和各有關(guān)部門。十一，，負(fù)責(zé)本公司的納稅申報(bào)、規(guī)費(fèi)上交、退稅申報(bào)等工作，及時(shí)足額地上交國家稅收。十二及做好與各業(yè)務(wù)單位的賬工作時(shí)催收國內(nèi)外應(yīng)收賬款減少不合理資金占用，降低經(jīng)營成本。Page21of25

上海恒海聯(lián)國際貿(mào)易有限公司內(nèi)部管理制度十三參與導(dǎo)督庫定期做好庫存商品的盤點(diǎn)工作握庫存商品的實(shí)際情況，查明庫存商品的損耗原因，及時(shí)調(diào)整賬務(wù)，做到賬實(shí)相符。十四負(fù)責(zé)保管和監(jiān)督使用公章財(cái)務(wù)印鑒章蓋公章必須有總經(jīng)理簽字同意后方可蓋章并到先登記后蓋章，財(cái)印鑒章與支票必須分人保管，以便于相互監(jiān)督不簽發(fā)空白支票，如遇特殊情況需開空白支票時(shí)，需經(jīng)總經(jīng)理同意并簽上限額。十五做好與其他各部門的工作系和合作時(shí)了解國外來證貨物出運(yùn)單議付、商品入庫各環(huán)節(jié)的信息，為正確、及時(shí)的財(cái)務(wù)核算打下基礎(chǔ)。十六，做好財(cái)會(huì)資料、賬冊(cè)、憑證的裝訂和保管工作，按照制度規(guī)定及時(shí)、定期地建冊(cè)歸檔，保證財(cái)會(huì)資料的安全和完整。十七，做好財(cái)會(huì)人員調(diào)動(dòng)的交接工作，編寫好調(diào)動(dòng)人員移交的資產(chǎn)、，賬冊(cè)、憑證、文件和清冊(cè)，辦理好交接手續(xù)。十八，完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。Page22of25

上海恒海聯(lián)國際貿(mào)易有限公司內(nèi)部管理制度十七、員工報(bào)銷制度為了規(guī)范本公司有關(guān)費(fèi)用的開支范圍和標(biāo)準(zhǔn)，做到既有利于工作又降低不必要的費(fèi)用支出，特制定本規(guī)定：一，出差費(fèi)用及手機(jī)標(biāo)準(zhǔn)：項(xiàng)目出差費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)類別

手機(jī)費(fèi)交

通工具輪船二等

住宿費(fèi)三星級(jí)賓

伙食費(fèi)經(jīng)理室

飛機(jī)

火車軟臥

出租車

50元

全報(bào)艙輪船三等

館業(yè)務(wù)經(jīng)理======

火車硬臥

★出租車0-150元30元

分別定艙輪船四等業(yè)務(wù)員=======

火車硬臥

★出租車0-100元30元150月艙說明：1，以項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)除伙食補(bǔ)貼外均必須以真實(shí)、有效的住宿發(fā)票、車費(fèi)等票據(jù)在不超過上限標(biāo)準(zhǔn)的范圍內(nèi)按實(shí)報(bào)銷，超出標(biāo)準(zhǔn)部分一律自理，如發(fā)生票據(jù)遺失均不得報(bào)銷。2，工人員外出盡量減少乘坐出租車費(fèi)用。有★類別人員無特殊情況、未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意的不能乘坐出租車，有特殊情況乘坐出租車報(bào)銷時(shí)應(yīng)注明原因、起訖地、時(shí)間后方可報(bào)銷。3，本司人員分類及司機(jī)報(bào)銷制度見附表。二，上海本部人員在正常工作期間，中、晚餐集中就餐，另外補(bǔ)貼每人每天10元餐費(fèi)，星期天加班不供餐的情況下，每人每天補(bǔ)貼30元三，在上海工作的外地人員回家探親的交通費(fèi)由公司同意后實(shí)報(bào)實(shí)銷人員上下班車票