談?wù)劚O(jiān)理工程文件的管理

/談?wù)劚O(jiān)理工程文件資料的管理

我國(guó)的工程監(jiān)理行業(yè)歷經(jīng)20多個(gè)春秋，按理說(shuō)，監(jiān)理業(yè)應(yīng)留下了相當(dāng)規(guī)范和有據(jù)可依的工程項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的監(jiān)理文件資料。

然而由于監(jiān)理資料收集沒(méi)有像施工技術(shù)資料管理那樣細(xì)化，托付監(jiān)理合同的約定又不是很詳細(xì)．所以很多監(jiān)理企業(yè)對(duì)監(jiān)理資料都不重視，資料收集不全、不剛好歸檔、遺失等現(xiàn)象特別嚴(yán)峻，結(jié)果一旦工程發(fā)生了質(zhì)量、平安或運(yùn)用方面的問(wèn)題，就查不到依據(jù)、分不清責(zé)任．建設(shè)單位因此而拒付監(jiān)理費(fèi)甚至將監(jiān)理企業(yè)告上了法庭的案例也越來(lái)越多。

筆者擔(dān)當(dāng)總工程師工作多年，起先由于擔(dān)當(dāng)管理者代表貫標(biāo)的須要和總工的職責(zé)．編制過(guò)此方面的作業(yè)指導(dǎo)書，供項(xiàng)目部參考．后來(lái)，總監(jiān)們結(jié)合自己的實(shí)際又給我反饋了很多看法,，經(jīng)過(guò)數(shù)年來(lái)的積累，現(xiàn)就工程監(jiān)理項(xiàng)目文件資料的收集。審查、標(biāo)識(shí)。保管、移交、歸檔、借閱及銷毀處理等管理工作，介紹給同行，供大家參考。

1職責(zé)分工

項(xiàng)目監(jiān)理部負(fù)責(zé)收集工程項(xiàng)目監(jiān)理資料。其中：總監(jiān)對(duì)工程項(xiàng)目監(jiān)理資料的簽發(fā)。完善。歸檔，總負(fù)責(zé)。專業(yè)監(jiān)理工程師對(duì)本專業(yè)監(jiān)理資料的收集。匯總及整理負(fù)責(zé)?，F(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理員對(duì)工程承包方的資料進(jìn)行初審。公司總工辦負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目監(jiān)理資料審查、標(biāo)識(shí)、保管、移交、歸檔、借閱及銷毀處理

2施工階段的監(jiān)理資料應(yīng)包括的內(nèi)容

(1)合同文件。包括：施工合同及托付監(jiān)理合同；施工及監(jiān)理中標(biāo)通知書；業(yè)主授權(quán)書。

(2)勘察設(shè)計(jì)文件。包括：地質(zhì)勘查報(bào)告；設(shè)計(jì)圖紙及附件。

(3)監(jiān)理文件。包括：總監(jiān)任命書(總監(jiān)代表授權(quán)書)；項(xiàng)目部啟用函；工程質(zhì)量／平安保證體系：監(jiān)理規(guī)劃；監(jiān)理實(shí)施細(xì)則；監(jiān)理交底；旁站方案；平安方案。

(4)分包單位資質(zhì)報(bào)審表A3。包括：分包單位資質(zhì)報(bào)審表；分包單位資質(zhì)證書；分包單位項(xiàng)目經(jīng)理和技術(shù)人員資格證，特種專業(yè)人員上崗證；分包協(xié)議／合同；分包單位業(yè)績(jī)(近幾年承包類似工程的證明材料)。

(5)設(shè)計(jì)交底、圖紙會(huì)審紀(jì)要和設(shè)計(jì)變更資料。包括：圖紙審查中心的設(shè)計(jì)審查看法書；設(shè)計(jì)交底書；圖紙會(huì)審紀(jì)要；工程變更單C2。

(6)施工組織設(shè)計(jì)(方案）報(bào)審表A2。包括：總監(jiān)或總監(jiān)代表審核，簽認(rèn)并附審核看法；施工組織設(shè)計(jì)(施工方案)。

(7)施工方報(bào)審的平安資料。包括：平安施工方案及現(xiàn)場(chǎng)平安防護(hù)設(shè)施規(guī)劃方案；建筑施工平安措施備案表(附備案資料)；建筑起重機(jī)械運(yùn)用備案登記。

(8)工程開工／復(fù)工報(bào)審表及工程暫停令(A1、B2)。包括：建設(shè)用地許可證、規(guī)劃許可證、施工許可證；施工企業(yè)營(yíng)業(yè)執(zhí)照。資質(zhì)證書復(fù)印件；主要計(jì)量檢測(cè)工具的鑒定證書；主要機(jī)械設(shè)備運(yùn)用許可證；開工報(bào)告；施工現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)量管理檢查記錄。

(9)測(cè)量核驗(yàn)資料。包括：紅線樁、限制樁交接記錄；定位放線測(cè)量／驗(yàn)收記錄；各樓層放線測(cè)量記錄；沉降觀測(cè)記錄。

(10)工程進(jìn)度安排資料。包括：總監(jiān)及總監(jiān)代表簽署的“施工進(jìn)度安排報(bào)審表”；月、周進(jìn)度安排表；工程臨時(shí)延期審批表A7；工程最終延期審批表。

(11)工程材料、構(gòu)配件．設(shè)備的質(zhì)量證明文件。包括：出廠合格證；廠家供應(yīng)的質(zhì)量證明書或檢測(cè)試驗(yàn)報(bào)告。

(12)檢查試驗(yàn)資料。包括：工程原材料。構(gòu)配件，設(shè)備報(bào)審表A9；有資質(zhì)的試驗(yàn)室出具的檢測(cè)試驗(yàn)報(bào)告單；檢驗(yàn)評(píng)定表。

(13)隱藏工程驗(yàn)收資料。包括：隱藏工程驗(yàn)收?qǐng)?bào)驗(yàn)申請(qǐng)表A4；隱藏工程驗(yàn)收記錄。

(14)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄、A4報(bào)驗(yàn)申請(qǐng)表。包括：檢驗(yàn)批質(zhì)量驗(yàn)收記錄；分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄；分部(子分部)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄；分部工程驗(yàn)收記錄。

(15)工程計(jì)量單和工程款支付證書。包括：工程款支付申請(qǐng)表A5；工程進(jìn)度款預(yù)算書；工程款支付證書B3。(16)監(jiān)理業(yè)務(wù)文件。包括：監(jiān)理工程師通知單BI；監(jiān)理工程師通知回復(fù)單A6；監(jiān)理工作聯(lián)系單C1；會(huì)議紀(jì)要；監(jiān)理記錄(旁站記錄，見證取樣臺(tái)賬．巡檢記錄、監(jiān)測(cè)記錄等)；合理化建議；監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理日記。

(17)來(lái)往函。包括：外來(lái)文件及接收記錄表；簽發(fā)文件及發(fā)出記錄表。

(18)質(zhì)量缺陷和事故報(bào)告及處理看法。包括：工程質(zhì)量事故調(diào)(勘)查記錄；工程質(zhì)量整改通知書；工程質(zhì)量狀況報(bào)告書；工程質(zhì)量事故報(bào)告。

(19)索賠文件資料A8。包括：現(xiàn)場(chǎng)經(jīng)濟(jì)簽證資料；費(fèi)用索賠報(bào)告及審批等資料。

(20)竣工結(jié)算審核看法書。包括：施工單位申報(bào)的竣工結(jié)算報(bào)告書；監(jiān)理審定后的竣工結(jié)算書：建安工程決算審計(jì)驗(yàn)證書。

(21)工程竣工驗(yàn)收資料。包括：?jiǎn)挝还こ藤|(zhì)量竣工驗(yàn)收記錄；單位工程質(zhì)量限制資料核查記錄；單位工程質(zhì)量平安和功能檢驗(yàn)資料核查及主要功能抽查記錄；單位工程觀感質(zhì)量檢查記錄；工程竣工報(bào)告．附A10報(bào)驗(yàn)單；工程竣工驗(yàn)收記錄；工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。

(22)工程項(xiàng)目施工階段質(zhì)量評(píng)估報(bào)告。包括：工程各分部質(zhì)量評(píng)定；2)節(jié)能，環(huán)境監(jiān)測(cè)、功能運(yùn)用和結(jié)構(gòu)平安方面的評(píng)定：3)單位工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告。

(23)監(jiān)理工作總結(jié)。

3文件整理要求

文件記錄應(yīng)文字清楚．真實(shí)完整；文件資料應(yīng)分類有序，簽字、蓋章齊全；文件應(yīng)有編號(hào)，編號(hào)可按文件及工程編號(hào)，每份資料應(yīng)有唯一編號(hào)，如：工程名稱——文件名稱——序號(hào)——頁(yè)數(shù)——份數(shù)。

4文件收集管理要求

(1)監(jiān)理文件資料的收集管理工作由總監(jiān)或總監(jiān)指定專人負(fù)責(zé)詳細(xì)實(shí)施．并在各階段監(jiān)理工作結(jié)束后剛好整理歸檔。

(2)每個(gè)項(xiàng)目監(jiān)理部的總監(jiān)或總監(jiān)指定的專人負(fù)責(zé)監(jiān)理資料的收集、發(fā)放，應(yīng)填寫《文件發(fā)放／回收登記表》或《文件借閱／復(fù)制登記表》并填寫《文件資料清單》分冊(cè)保管。

(3)監(jiān)理人員應(yīng)督促承包方和施工進(jìn)度同步整理并提交相關(guān)資料，現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理初審并報(bào)專業(yè)監(jiān)理工程師核簽．若存在問(wèn)題則責(zé)成承包方重新修改。

(4)專業(yè)監(jiān)理工程師剛好組織現(xiàn)場(chǎng)工程核驗(yàn)，并對(duì)相關(guān)的工程施工資料及監(jiān)理資料進(jìn)行會(huì)簽，將需總監(jiān)審簽的資料剛好審批。

(5)項(xiàng)目監(jiān)理部對(duì)外文件均需按規(guī)定審簽完畢后蓋章，同時(shí)總監(jiān)或總監(jiān)指定的專人負(fù)責(zé)存檔一份，并剛好外發(fā)。

(6)凡需報(bào)請(qǐng)地方建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督站參與監(jiān)督驗(yàn)收的分部、單位工程，其相關(guān)資料均應(yīng)由勘察、設(shè)計(jì)、建設(shè)。施工、監(jiān)理單位共同簽字、蓋章。

5資料檔案組卷方法

同一系列的案卷應(yīng)采納一種方法組卷，案卷內(nèi)要反映出文件之間的有機(jī)聯(lián)系，案卷外要突出案卷的特征，卷內(nèi)書目不用編頁(yè)號(hào)，排列在卷內(nèi)文件之前，式樣由公司統(tǒng)一規(guī)定。

(1)每個(gè)工程以單位工程按分冊(cè)內(nèi)容進(jìn)行組卷裝訂，卷宗封面標(biāo)明編號(hào)，工程(單位)名稱、第幾冊(cè)、共幾冊(cè)等字樣。

(2)卷內(nèi)文件應(yīng)按資料名稱或內(nèi)容及形成資料的時(shí)間排序，并編制相對(duì)應(yīng)的卷內(nèi)書目，如有缺漏，應(yīng)在書目后注明，并在卷內(nèi)留空百頁(yè)，在空白頁(yè)內(nèi)說(shuō)明缺漏緣由。

(3)裝訂。裝盒的要求：案卷也要按類目進(jìn)行編號(hào)，組成案卷的資料不能超過(guò)3cm，成冊(cè)的資料保持原狀，干脆裝盒。文字材料，采納線繩三孔左側(cè)裝訂法，要整齊、牢固、堅(jiān)固，便于保管和利用，裝訂時(shí)必需剔除金屬物。

6檔案移交和管理

項(xiàng)目總監(jiān)負(fù)責(zé)按文件資料保存期的期限組織匯編工程技術(shù)資料，對(duì)項(xiàng)目監(jiān)理部按以上要求整理齊全組卷合格后簽署看法，將資料移交總工辦核驗(yàn)，核驗(yàn)合格后，填寫《文件歸檔登記表》歸檔保存。

7文件資料保存期

(1)長(zhǎng)期保存的文件有：合同文件、監(jiān)理文件、工程進(jìn)度安排資料、隱藏工程驗(yàn)收資料、工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄、A4報(bào)驗(yàn)申請(qǐng)表、監(jiān)理業(yè)務(wù)文件、質(zhì)量缺陷和事故報(bào)告及處理看法、工程竣工驗(yàn)收資料、工程項(xiàng)目施工階段質(zhì)量評(píng)估報(bào)告、監(jiān)理工作總結(jié)等。

(2)保存到竣工結(jié)算監(jiān)理費(fèi)收回后一年的文件有：工程計(jì)量單和工程款支付證書、來(lái)往函等。

(3)保存到主體工程保修期的文件有：分包單位資質(zhì)報(bào)審表A3、設(shè)計(jì)交底、圖紙會(huì)審紀(jì)要和設(shè)計(jì)變更資料、施工組織設(shè)計(jì)(方案)報(bào)審表A2、測(cè)量核驗(yàn)資料、工程材料等的質(zhì)量證明文件、檢查試驗(yàn)資料等。

(4)保存到保修期后一年的文件有：索賠文件資料A8、竣工結(jié)算審核看法書等。

(5)按工程等級(jí)保存的文件有：勘察設(shè)計(jì)文件。施工方報(bào)審的平安資料、工程開工／復(fù)工報(bào)審表及工程暫停令(A1B2)等(一等及特別工程：長(zhǎng)期；二等：5年)。

8資料的借閱

(1)收集期間的資料，借閱時(shí)要填寫借閱申請(qǐng)，由項(xiàng)目部總監(jiān)審批后方可借閱。

(2)歸檔后的資料，借閱時(shí)填寫借閱申請(qǐng)，需有總工審批同意后，方可借閱。

9銷毀程序

(1)資料管理人