監(jiān)理現(xiàn)場資料管理作業(yè)指導(dǎo)書

目

錄123456

總則作業(yè)指導(dǎo)對象現(xiàn)場內(nèi)業(yè)資料管理工作依據(jù)現(xiàn)場內(nèi)業(yè)資料管理作業(yè)手冊常用質(zhì)量記錄附錄

（2（2（2（3（8（9

1．1.11.21.31.41.5

總則現(xiàn)場監(jiān)理內(nèi)業(yè)資料是項目實施過程中對工程監(jiān)督管理的原始記錄，對質(zhì)量控制、投資控制、進(jìn)度控制以及合同管理等所做工作的真實記錄。這些資料是評定工程質(zhì)量、竣工交付使用的必要條件，是一份工程項目竣工驗收備案前必須審查的檔案材料。也是監(jiān)理工作中各項控制與管理工作的依據(jù)和憑證，反映了監(jiān)理人員的素質(zhì)和項目監(jiān)理組的管理能力和管理水平，并可作為以后發(fā)生各類糾紛問題的原始依據(jù)。項目監(jiān)理組必須在總監(jiān)負(fù)責(zé)下現(xiàn)場專職或兼職工程資料管理人員負(fù)責(zé)收集、整理監(jiān)理文件，對監(jiān)理文件進(jìn)行科學(xué)化、規(guī)范化管理，確保監(jiān)理文件的完整性。監(jiān)理內(nèi)業(yè)資料的管理應(yīng)嚴(yán)格遵循公司質(zhì)量手冊及質(zhì)量管理體系程序文件。監(jiān)理內(nèi)業(yè)資料的管理應(yīng)遵循工程文件的自然形成規(guī)律卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系，便于內(nèi)業(yè)資料的保管和利用。為保證現(xiàn)場內(nèi)業(yè)資料的規(guī)范與科學(xué)管理、保存和利用，特制定本作業(yè)指導(dǎo)書。2．

作業(yè)指對象本作業(yè)指導(dǎo)書適用于現(xiàn)場監(jiān)理組總監(jiān)及內(nèi)業(yè)資料管理人員進(jìn)行內(nèi)業(yè)資料的管理工作。3．3.13.2

現(xiàn)場內(nèi)資料管理工依據(jù)質(zhì)量體系程序文件《質(zhì)量記錄控制程序／B-2003-4.2）《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)程》2

4.4.14.24.2.1ab）C）0.00.10.21.11.21.3

現(xiàn)場內(nèi)資料管理作手冊總監(jiān)負(fù)責(zé)，明確要求，專人管理。監(jiān)理資料的管理應(yīng)由總監(jiān)負(fù)責(zé)，并指定專人具體實施。結(jié)合工程項目的實際情況，總監(jiān)負(fù)責(zé)對外協(xié)調(diào)，明確要求，對其進(jìn)行相應(yīng)的檢查。內(nèi)業(yè)資料管理人員在總監(jiān)的指令下，嚴(yán)格按照規(guī)范、政府、公司等有關(guān)資料管理的規(guī)定，對工程實施過程中產(chǎn)生的各類文件根據(jù)其特征、相互聯(lián)系和保存價值分類整理，做到科學(xué)、合理、規(guī)范。日常管理中幾個重要環(huán)節(jié)。建立監(jiān)理內(nèi)業(yè)資料臺帳：根據(jù)公司質(zhì)量管理體系程序文件中質(zhì)量記錄控制程序第條設(shè)立總臺帳，建立對應(yīng)的文件夾，保證工程文件資料的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和可操作性。建立分臺帳，即在每一個文件夾首頁附一份卷內(nèi)目錄表（參考卷內(nèi)目錄明確每一文件夾內(nèi)文件資料內(nèi)容、責(zé)任人、日期等基本情況。監(jiān)理內(nèi)業(yè)資料總的臺帳（即現(xiàn)場檔案資料夾的編號）設(shè)立方法如下：總目錄發(fā)文登記表（臺帳）收文登記表（臺帳）監(jiān)理管理類文件：監(jiān)理大綱、監(jiān)理中標(biāo)通知書、監(jiān)理合同、監(jiān)理登記證。監(jiān)理規(guī)劃、細(xì)則。監(jiān)理基本資料：營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、證書；總監(jiān)任命書、總監(jiān)代表授權(quán)委托書；包括總監(jiān)調(diào)換申報表、專業(yè)工程師調(diào)換備案表等。監(jiān)理人員相關(guān)證書職稱證理資格證培證見證人員證、安全監(jiān)理證等；3

1.41.52.12.22.32.4

監(jiān)理設(shè)備清單及相關(guān)設(shè)備檢定證書等。規(guī)范、法規(guī)性文件。公司來文工程開工/復(fù)工報審表、工程暫停令，附開工報告及相關(guān)資料。施工組織設(shè)計（方案）報審表，附施組、方案、包括特殊工種工人的上崗證、設(shè)備檢定證書等。分包單位資格報審表，附分包單位資質(zhì)材料及相關(guān)資料。報驗申請表（臺帳）2.4.1報驗申請表——測量2.4.2報驗申請表——樁基2.4.3報驗申請表——基礎(chǔ)工程2.4.4報驗申請表——主體結(jié)構(gòu)2.4.5報驗申請表——裝飾工程2.4.6報驗申請表——機電安裝工程2.4.7報驗申請表——（根據(jù)工程規(guī)模、結(jié)構(gòu)型式或分部、分項工程可單列、擴展）2.52.62.72.8

工程款支付申請表工程款支付證書工程臨時延期申請表審批表/終延期審批表費用索賠申請表/審批表工程材料/構(gòu)配件設(shè)備報審表（臺帳）2.8.1工程材料/構(gòu)配件設(shè)備報審表——鋼材（原材料）2.8.2工程材料/構(gòu)配件設(shè)備報審表——鋼筋焊接4

2.8.3工程材料/構(gòu)配件設(shè)備報審表——水泥2.8.4工程材料/構(gòu)配件設(shè)備報審表——砂、石2.8.5工程材料/構(gòu)配件設(shè)備報審表——砼配合比2.8.6工程材料/構(gòu)配件設(shè)備報審表——砼試快2.8.7工程材料/構(gòu)配件設(shè)備報審表——防水材料2.8.8工程材料/構(gòu)配件設(shè)備報審表——（根據(jù)工程規(guī)模、涉及的內(nèi)容如分部、分項工程，可單列、擴展）2.92.102.112.122.133.13.23.33.43.53.63.7

工程竣工報驗單/竣工資料：驗收報告、質(zhì)量評估報告、合格證明書、監(jiān)理總結(jié)施工進(jìn)度計劃報審表，附進(jìn)度計劃工程質(zhì)量問題（事故）報告處理報審表工程專項檢測資料：樁的動測、樁的靜載試驗、鋼結(jié)構(gòu)焊縫檢測、幕墻三性檢測、基坑開挖監(jiān)測、（若資料多，可擴展單列：2.12.1、2.12.2、……）施工單位來文（綜合）監(jiān)理工程師通知單回復(fù)單監(jiān)理工作聯(lián)系單巡視旁站檢查記錄監(jiān)理日記監(jiān)理月報會議紀(jì)要（例會）專題會議紀(jì)要：設(shè)計交底、圖紙會審、監(jiān)理細(xì)則交底會、文明安全檢查5

4.14.24.3

（可擴展單列）建設(shè)單位/上級主管部門來文，包括施工許可證圖紙/設(shè)計變更/術(shù)變更（核定單）[臺帳建設(shè)單位提供設(shè)備清單5.15.2

來往文件流轉(zhuǎn)夾待處理文件夾d●●●●

臺帳設(shè)立方式的幾點說明：每個文件夾（盒）都應(yīng)有完整的“卷內(nèi)目錄”；工程規(guī)模較小的，可將相鄰的文件夾合二為一，但主體編號不能缺省，資料必須分列，且有明顯分隔；“0.2收文登記（臺帳中可不包“2.4”2.8””項以“5.1”、“5.2”；對鋼筋、水泥、磚、黃沙、商品砼等大量用材的施工試驗文件材料可內(nèi)容的聯(lián)系性，或內(nèi)容的多少組合歸入文件夾或單獨分列。參照筋送檢一覽表《鋼筋焊接送檢一覽表送檢一覽表材料送檢一覽表筑砂漿使用情況一覽表混凝土試塊抗壓試驗報告一覽表（分為樁基工程、基礎(chǔ)及主體工程其他如土基（回填土）壓實度試驗報告、粗骨、細(xì)骨料試驗報告、防水卷材試驗報告、混凝土配合比報告單和質(zhì)量證明書等可視文件內(nèi)容的量分類組卷建立文件夾，也可分別單獨建立文件夾；6

●●4.2.24.2.34.2.4

法規(guī)性文件應(yīng)按工程需要，現(xiàn)場逐步購買添置配備，及時關(guān)注公司有關(guān)部門分發(fā)的“規(guī)章、規(guī)范等文件目錄”，自行整理編制目。文件書籍放在現(xiàn)場以供監(jiān)理人員查閱學(xué)習(xí)，有關(guān)法規(guī)性文件也應(yīng)由總監(jiān)組織監(jiān)理組內(nèi)部流轉(zhuǎn)審閱，然后歸檔，隨時以供查閱；作廢文件應(yīng)及時抽出，另外存放，編制目錄，以保證現(xiàn)場使用文件的準(zhǔn)確性、有效性；圖紙應(yīng)建立監(jiān)理內(nèi)部目錄（圖紙目錄模板，以供參考施工過程中設(shè)計單位或施工單位對新圖紙的發(fā)放及圖紙的設(shè)計變更應(yīng)及時在目錄中反映出來，讓現(xiàn)場各專業(yè)監(jiān)理工程師掌握最新版本的圖紙。還應(yīng)建立《圖紙收發(fā)登記簿》及《作廢圖紙登記簿圖紙、設(shè)計或施工變更應(yīng)及時讓各專業(yè)監(jiān)理工程師流轉(zhuǎn)、掌握。作廢圖紙應(yīng)按專業(yè)單獨存放列作廢圖目錄。按文件控制程序建立《文件發(fā)放登記表登記表更改通知單銷毀登記表件借閱登記表文件保留登記表每一份在監(jiān)理服務(wù)過程中產(chǎn)生的文件應(yīng)在上述各表分類登記；做好監(jiān)理資料的內(nèi)部流轉(zhuǎn)工作。資料管理人員在登記來往文件后，應(yīng)在原始記錄封面蓋上流轉(zhuǎn)章，交由總監(jiān)理工程師審閱并簽發(fā)至各專業(yè)監(jiān)理工程師查閱并簽字，應(yīng)建立來文件流夾。對于某些文件還有待商議或緩簽的，列入待檢文件，應(yīng)建立待文件夾對來往文件流轉(zhuǎn)夾及待檢文件夾，監(jiān)理管理人員應(yīng)及時查看，整理，歸檔；所有監(jiān)理服務(wù)過程中產(chǎn)生的文件錄應(yīng)《文件控制程序量記錄控制程序TJPM/B-2002-4.2的規(guī)定進(jìn)行編號資料管理人員應(yīng)督促查驗產(chǎn)生7

4.2.54.2.64.2.74.2.84.34.3.1

的文件、記錄的完整性及有效性。對收集的材料逐件審核，分類整理，檢查填寫內(nèi)容是否準(zhǔn)確、清晰，簽章手續(xù)是否完備，并可按竣工歸檔內(nèi)容進(jìn)行整理、剔除重復(fù)件、補齊缺件、裱糊小件；監(jiān)理資料管理貫穿于工程項目監(jiān)理的全過程，要做到及時、真實、有序，還必須重視和了解對施工資料的監(jiān)理。從第一次工地例會上就要強調(diào)工程資料的重要性，及時把監(jiān)理規(guī)范中的施工階段監(jiān)理工作的基本表式提供給施工單位，要交待有關(guān)施工報驗工作的程序和基本條件及提供報驗原件份數(shù)，堅持報驗必須資料先行，各項施工資料必須真實、合格的原則。在施工過程中，加強與施工單位有關(guān)人員聯(lián)系溝通，取得他們的密切配合，使信息資料及時傳遞；資料管理人員應(yīng)當(dāng)協(xié)助總監(jiān)將每天產(chǎn)生的各類文件及工程資料完在當(dāng)日的監(jiān)理日記收發(fā)文情況、原材料進(jìn)場情況中填寫登記。這樣便于資料查驗；根據(jù)工程竣工后應(yīng)向業(yè)主、城建檔案管理機構(gòu)及公司提交竣工監(jiān)理文件的要求，預(yù)先對工程服務(wù)中產(chǎn)生的有關(guān)文件留存若干份原件；動態(tài)管理，及時更新。監(jiān)理竣工資料的編制、驗收、移交根據(jù)上海市建設(shè)工程竣工檔案編制驗收及報送規(guī)定（滬規(guī)法［2002287號）及建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范（GB/T50328-2001確建設(shè)單位、城建檔案管理機構(gòu)及公司對工程竣工檔案的歸檔范圍編制質(zhì)量要求在工程竣工驗收前，將形成的有關(guān)工程檔案向建設(shè)單位提交。歸檔的工程文件應(yīng)為原件。工程文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備據(jù)不同建設(shè)單位檔案管理機構(gòu)對檔案原件的要求，資料管理人員應(yīng)在文件最初形成過程中確定原件份（例監(jiān)理工程師通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單、監(jiān)理月報、工程例會、監(jiān)理細(xì)則、評估報告及監(jiān)理總8

結(jié)等及要求施工單位提供原件份數(shù)（例：監(jiān)理工程師通知回復(fù)單、工程報驗申請表工程材料/配件/設(shè)備報審表等施工階段監(jiān)理基本表式監(jiān)理竣工檔案均以原件編制組卷報送驗收可減輕在竣工檔案整理階段大量復(fù)印及補齊工作。編制好的監(jiān)理竣工檔案移交至建設(shè)單位和城建檔案管理機構(gòu)時，應(yīng)填寫《監(jiān)理竣工檔案報送表見表以供參考建設(shè)工程（項目）監(jiān)理竣工檔案歸檔范圍9

順

歸檔內(nèi)容

涉及

建設(shè)單位

城建檔案

公司序

要素

管理機構(gòu)1234

監(jiān)理大綱監(jiān)理合同監(jiān)理規(guī)劃監(jiān)理細(xì)則

監(jiān)D★★★監(jiān)D★★★監(jiān)D★★★監(jiān)D★★★5678

工程開工工報審表A1★★施工進(jìn)度計劃報審表A1(H)☆☆施工組織設(shè)方案審表A2☆★分包單位資格報審表A3★★9＿＿＿＿報驗申請表A4☆★101112131415161718192021222324

工程款支付申請表A5☆☆監(jiān)理工程師通知回復(fù)單A6★★★工程臨時延期申請表A7☆☆費用索賠申請表A8☆☆工程材料配件備報審A9☆★表工程竣工報驗單A10★★監(jiān)理工程師通知單B1★★★巡視旁站檢查記錄B1(H)☆工程暫停令B2☆☆工程款支付證書B3☆☆工程臨時延期審批表B4☆☆工程最終延期審批表B5☆☆費用索賠審批表B6☆☆監(jiān)理工作聯(lián)系單C1★★★工程變更單C2★☆★順

歸檔內(nèi)容

涉及

建設(shè)單位

城建檔案

公司序

要素

管理機構(gòu)2526

工程質(zhì)量問事故告單☆☆☆工程質(zhì)量事故處理報審單☆☆☆2728

會議記例會）專題報告

監(jiān)I★★★監(jiān)I☆☆

102930

實測項目檢查記錄表☆☆外觀項目評分表☆☆

注：★必歸檔☆視文件產(chǎn)生情況歸檔另注：有些在工程監(jiān)理過程中形成的原始記錄附有大量的報審資料，如《施工組織設(shè)計（方案報審表＿報驗申請表料構(gòu)配件設(shè)備報審表幾內(nèi)容的后附資料（如施工組織設(shè)計、隱蔽工程驗收記錄、施工材料質(zhì)量保證文件等）一般承包單位也應(yīng)按規(guī)定在工程竣工后組卷提交給建設(shè)單位及檔案管理機構(gòu)，因此監(jiān)理單位在提交至建設(shè)單位時只需提交各類報審表，建議在資料形成過程中要求承包單位提交雙份報審表，以備竣工歸檔。如建設(shè)單位要求報審表中一定要后附內(nèi)容，再復(fù)印提交。5．6．6.1

常用質(zhì)記錄《卷內(nèi)目錄送一覽表焊送檢一覽表送一覽表筑材料送檢一覽表砂漿用情況一覽表試塊抗（滲試報告一覽表錄程理竣工檔案報送表》附錄《文件更改一覽表》卷

內(nèi)

目

錄11

順

文

責(zé)

日

頁

備序

文件材料名號

編

者

期

次

注12

鋼筋送一表編號

生產(chǎn)廠家

規(guī)格

質(zhì)保書編號

代表數(shù)量（）數(shù)組

送檢日期

報告日期

報告編

鋼筋焊送一覽表編號

生產(chǎn)廠家

規(guī)格

焊接方式

焊工姓名

證書編號

使用部位

送檢組數(shù)

送檢日期

報告日期

水泥送一表編

生產(chǎn)廠家

品種標(biāo)號

準(zhǔn)用證

質(zhì)保書編號

代表數(shù)量

組

送檢

試驗

報告號（）

數(shù)

日期

日期

日期

編

砌筑材送一覽表質(zhì)保書生產(chǎn)廠家

規(guī)格

代表數(shù)量

組數(shù)

送檢日期

報告日期號

編號

砌筑砂使情況一表編號

工程部位

砂漿品種

成型

日期

平均強度達(dá)設(shè)計強度試壓（）（）

TJPM／混凝土試抗壓（抗?jié)B強度試驗試驗計表折合標(biāo)序

試樣記號

設(shè)計強

試塊準(zhǔn)

達(dá)到設(shè)號

（工程部位）

度等級

成型日期

試驗日期

報告編號

強度（Mpa）

計強度（）

圖紙

目

錄第

頁共

頁項目名稱專業(yè)

工程名稱設(shè)計階段

完成日期序

圖

修

圖

修改內(nèi)容改版

圖紙名稱

設(shè)計修

技術(shù)

修改

修改來文日期

備注號

號

次

幅

改通知

核定單

圖紙