電子檔案管理制度流程

精心整理電子檔案管理制度一、總則1、為增強(qiáng)企業(yè)檔案工作，充散發(fā)揮檔案作用，全面提升檔案管理水平，有效地保護(hù)及利用電子檔案，為企業(yè)發(fā)展服務(wù)，特?cái)M訂本制度。2、企業(yè)電子檔案，是指企業(yè)從事經(jīng)營、管理以及其余各項(xiàng)活動(dòng)直接形成的對(duì)企業(yè)有保留價(jià)值的各樣文字、圖表、聲像等不一樣形式的歷史電子文件記錄。3、各部門及各項(xiàng)目包辦人員應(yīng)保證項(xiàng)目及有關(guān)文件的系統(tǒng)完好(各樣附件一律禁止抽存)，項(xiàng)目了案后實(shí)時(shí)歸檔。4、工作改動(dòng)或因故辭職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件資料向接手人員交接清楚，不得私自帶走或銷毀。二、歸檔范圍1、企業(yè)資料：規(guī)章制度、資質(zhì)證書、宣傳資料、合同檔案等資料。2、技術(shù)資料：設(shè)計(jì)規(guī)范、產(chǎn)品施工圖、項(xiàng)目資料。3、模板資料：文字類、圖紙類及程序類資料。4、學(xué)習(xí)資料：念書、技術(shù)及拓展學(xué)習(xí)資料。三、文件資料的采集管理1、企業(yè)指定專人負(fù)責(zé)電子檔案的管理。2、文件資料的采集由各部門或經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)整理，嚴(yán)格依據(jù)本制度的“文件分類及編號(hào)方法”進(jìn)行分類、編號(hào)，每周一上午將上周文件資料交管理負(fù)責(zé)人進(jìn)行歸檔儲(chǔ)存。3、一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參加辦理的，在工作中形成的文件資料，由主辦部門或人員采集，會(huì)議文件由行政部采集。精心整理四、歸檔要求(一)文件的登記1、歸檔前應(yīng)由文件形成部門依據(jù)規(guī)定的項(xiàng)目對(duì)電子文件的真切性、完好性和有效性進(jìn)行查驗(yàn)，并由負(fù)責(zé)人簽訂審查建議，查驗(yàn)和審查結(jié)果填入《歸檔電子文件移交、接收查驗(yàn)登記表》(見附錄A表A.1)。2、歸檔電子文件應(yīng)以盤為單位填寫《歸檔電子文件登記表》首頁(見附錄B的表B.1)，以各文件夾為單位填寫續(xù)頁(見附錄B的表B.2)。3、電子文件登記表為樹式鏈接，在上司電子文件登記表中成立鏈接，經(jīng)過鼠標(biāo)點(diǎn)擊可查察下級(jí)電子文件登記表。4、電子文件登記表應(yīng)與電子文件同時(shí)保留。(二)文件分類及編號(hào)方法1、檔案管理負(fù)責(zé)人依據(jù)“附錄C”對(duì)文件進(jìn)行分類。2、電子文件底稿代碼：M(manuscript)—底稿性電子文件；U(unofficial)—非正式電子文件；F(formal)—正式電子文件。3、電子文件類型代碼：T（text）—文本文件；I（image）—圖像文件；C（chart）—圖形文件；V（video）—影像文件；A（acoustical）—聲音文件；H(hypermedia)—超媒體鏈結(jié)文件；P（program）—程序言件；D（data）—數(shù)據(jù)文件。(三)文件格式規(guī)定1、文字型電子文件以WORD、PDF、TXT為通用格式。2、掃描型及圖片型電子文件以JPEG、JPG為通用格式。3、視頻和多媒體電子文件以FLASH、AVI、WMV、ASF、MPEG、MOV、RM、RMVB、WAV、MIDI、WMA為通用格式。4、音頻電子文件以WAV、MP3為通用格式。精心整理5、關(guān)于非以上通用格式的電子文件，如沒法變換為通用格式且在存檔電腦上沒法打開，則一定在存檔電腦上安裝有關(guān)軟件。(四)注意事項(xiàng)1、檔案質(zhì)量總的要求是：依據(jù)文件的形成規(guī)律和特色，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，差別不一樣的價(jià)值，便于保留和利用。2、歸檔的文件資料均應(yīng)齊備完好。3、檔案文件資料應(yīng)差別不一樣狀況進(jìn)行擺列，密不行分的文件資料應(yīng)依序擺列在一同，即正件在前，附件在后；底稿在前，定稿在后；其余文件資料依其形成規(guī)律或特色，應(yīng)保持文件之間的親密聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的擺列。五、檔案管理人員職責(zé)1、依據(jù)有關(guān)規(guī)定做好文件資料的采集、整理、分類、歸檔等工作。2、依據(jù)歸檔范圍、要求，將文件資料準(zhǔn)時(shí)歸檔。3、工作人員應(yīng)該遵紀(jì)守紀(jì)、忠于職責(zé)，努力保護(hù)企業(yè)檔案的完好與安全。六、檔案的利用1、企業(yè)檔案只有企業(yè)內(nèi)部人員能夠借閱，借閱者需填寫《歸檔電子文件借閱單》(見附錄D的表D.1)，報(bào)主管人員同意后，方可借閱。未經(jīng)同意，任何部門或人員不允許私自復(fù)制電子文件。2、借閱時(shí)，應(yīng)由檔案管理人員將資料拷貝件寄存在共享文檔各借閱人專用文件夾，借閱人應(yīng)在當(dāng)日將借閱檔案剪切另存，免得增添共享文檔的負(fù)擔(dān)。3、檔案禁止轉(zhuǎn)借，一定專人專用。七、檔案的安全管理1、檔案管理人員應(yīng)付儲(chǔ)藏電子檔案的專用電腦設(shè)置用戶名及密碼，填寫《檔案電腦用戶名及密碼登記表》(見附錄E的表E.1),并提交總經(jīng)理存案。2、檔案電腦密碼應(yīng)3個(gè)月改正一次。精心整理3、檔案管理人員應(yīng)付波及企業(yè)機(jī)密的文件夾進(jìn)行加密，填寫《加密文件登記表》(見附錄A附錄E的表E.2),并提交總經(jīng)理存案。表A.1歸檔電子文件移交、接收查驗(yàn)登記表移交、接收查驗(yàn)日期查驗(yàn)結(jié)果查驗(yàn)項(xiàng)目移交部門接收部門病毒查驗(yàn)真切性查驗(yàn)完好性查驗(yàn)有效性查驗(yàn)文件格式查驗(yàn)需采集軟件及說明查驗(yàn)填表人（署名）審查人（署名）備注附錄B表B.1歸檔電子文件登記表（首頁）文件夾名稱形成時(shí)間能否加密登記人員鏈接備注精心整理附錄B表B.2歸檔電子文件登記表（續(xù)頁）文件編號(hào)文件名稱文件稿文件類登記人員鏈接備注形成時(shí)間能否加密本代碼別代碼附錄C歸檔計(jì)算機(jī)各盤分類附錄D表D.1歸檔電子文件借閱單借閱人借閱時(shí)間借閱用途借閱文件編號(hào)借閱文件名稱文件底稿代碼文件類型代碼借閱文件能否加密主管人員建議日期：經(jīng)辦人（