物資控制管理辦法

物資控制管理辦法第一章總則第一條為規(guī)范物料的計(jì)劃、倉儲(chǔ)、出入庫等內(nèi)部管理流程，控制存貨采購成本，防范存貨呆滯積壓的損失風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)公司經(jīng)營管理水平和經(jīng)濟(jì)效益的提高，特制定本制度。第二條本制度中存貨范圍是公司在生產(chǎn)經(jīng)營過程中為生產(chǎn)或銷售而儲(chǔ)存的各種有形資產(chǎn)，包括原材料、輔助材料、包裝物、低值易耗品、委托加工材料。第三條存貨管理的一般原則：1、 計(jì)劃性原則存貨的采購、生產(chǎn)領(lǐng)用應(yīng)按已審批的計(jì)劃進(jìn)行；2、 合同控制原則除臨時(shí)性的零星采購?fù)?，所有存貨采購均?yīng)先簽訂合同，并按審批程序報(bào)批后方可實(shí)施；3、 職責(zé)分離原則存貨管理的不相容職務(wù)應(yīng)實(shí)行部門或崗位的職責(zé)分離，如存貨的計(jì)劃與采購，采購與價(jià)格（合同）批準(zhǔn)，采購與入庫（驗(yàn)收），倉管與財(cái)務(wù)記錄，銷售與倉管等實(shí)行分離；4、 憑證記錄原則存貨的收、發(fā)、轉(zhuǎn)移等應(yīng)有相關(guān)憑證記錄；5、 賬實(shí)相符原則存貨的會(huì)計(jì)記錄應(yīng)與實(shí)際的數(shù)量、品質(zhì)、狀態(tài)相一致。第二章職責(zé)劃分第四條存貨管理中倉儲(chǔ)部門的責(zé)任劃分以“ERP系統(tǒng)采購訂單”為依據(jù)對(duì)存貨辦理驗(yàn)收入庫（入待驗(yàn)庫）；通知財(cái)務(wù)部打印“報(bào)檢單”，并通知質(zhì)檢部門及時(shí)檢驗(yàn)；按照“入庫單”相關(guān)內(nèi)容將物料入至對(duì)應(yīng)子庫；制作登記“物料收發(fā)卡片”；拒收料的暫存、堆放及備查；及時(shí)更新倉庫庫存數(shù)據(jù)；依據(jù)生產(chǎn)需要“定額”或“超定額”、“補(bǔ)充領(lǐng)料單”發(fā)料，對(duì)維修研發(fā)用料應(yīng)憑經(jīng)審批的領(lǐng)料憑證發(fā)料；存貨盤點(diǎn)。第五條計(jì)劃部門職責(zé)劃分編制月度（季、年）物料需求計(jì)劃；對(duì)采購部門采購業(yè)績的考核；編制外協(xié)件的需求計(jì)劃；臨時(shí)性采購計(jì)劃的下達(dá)及審批；ERP采購訂單的申請(qǐng)及審批；“離散任務(wù)調(diào)庫單”的制作及下達(dá)；“超定額”或“補(bǔ)充領(lǐng)料單”的審批及下達(dá)；參與合格供應(yīng)商的評(píng)審；參與對(duì)生產(chǎn)環(huán)節(jié)物料及在產(chǎn)品、半成品的盤點(diǎn)及分析。第六條采購部門職責(zé)劃分依據(jù)“物料需求計(jì)劃”擬訂“采購合同”；分解“月度采購計(jì)劃”；下達(dá)“采購訂單”；協(xié)助庫管及質(zhì)檢部門對(duì)存貨進(jìn)行驗(yàn)收入庫；對(duì)“訂貨調(diào)整（取消）通知書”的處理及執(zhí)行；訂單執(zhí)行情況進(jìn)行跟進(jìn)；參與“合格供應(yīng)商”的評(píng)審工作；8設(shè)定采購周期，達(dá)到經(jīng)濟(jì)訂貨量的要求；其他物料的采購工作。第七條財(cái)務(wù)部門職責(zé)劃分月（季、年）物料需求計(jì)劃的審核；根據(jù)采購資金需求計(jì)劃籌集資金、控制預(yù)算；入庫物料數(shù)量、價(jià)格的核對(duì)；發(fā)票及有關(guān)入庫手續(xù)的審核結(jié)算；物料價(jià)格監(jiān)控及差異分析；經(jīng)濟(jì)存貨量的考核；參與合格供應(yīng)商的評(píng)審；參與臨時(shí)性采購計(jì)劃的審批；參與對(duì)采購部門采購實(shí)績的考核；負(fù)責(zé)組織對(duì)存貨的盤點(diǎn)，并對(duì)盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行分析。第三章存貨采購計(jì)劃第八條采購計(jì)劃是存貨管理的首要環(huán)節(jié)，加強(qiáng)計(jì)劃管理是加強(qiáng)存貨管理，提高存貨周轉(zhuǎn)速度的主要手段，采購計(jì)劃分為季度、月度采購計(jì)劃及臨時(shí)性采購計(jì)劃。第九條季度（半年）物料需求計(jì)劃計(jì)劃部門根據(jù)每年初公司制定的有關(guān)年度生產(chǎn)計(jì)劃大綱，以及對(duì)生產(chǎn)情況的合理預(yù)計(jì)，做出“季度（半年）物料需求計(jì)劃”，并提交總經(jīng)理審批，根據(jù)審批內(nèi)容制作ERP采購訂單申請(qǐng)。采購部門根據(jù)“ERP采購訂單申請(qǐng)”生成“ERP采購訂單”；依據(jù)“季度（半年）物料需求計(jì)劃”及《合格供應(yīng)商名錄》擬定“采購合同”?！安少徍贤笔枪九c供應(yīng)商簽訂的意向性采購計(jì)劃書，一般每季度（或半年）簽訂一次。具體執(zhí)行合同標(biāo)的以公司發(fā)出的“訂貨通知單”為準(zhǔn)。采購部門將擬定的“采購合同”連同“季度（或半年）物料需求計(jì)劃”、“采購合同審批表”依次提交生產(chǎn)管理部經(jīng)理、財(cái)務(wù)部門審核并呈總經(jīng)理審批后方可與供應(yīng)商正式簽訂。采購部門應(yīng)對(duì)合同的全部內(nèi)容負(fù)責(zé)，生產(chǎn)管理部主要審核合同的計(jì)劃性，財(cái)務(wù)部門主要負(fù)責(zé)審核價(jià)格、付款條件及有無可抵扣發(fā)票，總經(jīng)理負(fù)責(zé)合同的批準(zhǔn)確認(rèn)。第十條月度采購計(jì)劃.計(jì)劃部門依“月度生產(chǎn)計(jì)劃”及技術(shù)工藝部門制定的材料工藝定額標(biāo)準(zhǔn)，考慮采購周期、生產(chǎn)和倉庫庫存動(dòng)態(tài)情況，結(jié)合公司的零部件加工能力，合理編制“月度采購計(jì)劃”。報(bào)計(jì)劃主管領(lǐng)導(dǎo)及財(cái)務(wù)部門審核后呈總經(jīng)理批準(zhǔn)，與“采購合同”共同作為采購實(shí)施的依據(jù)。第四章訂貨通知單審批第十一條訂貨通知單的審批流程：1、 一般情況下，要求采購價(jià)格協(xié)議簽署后方可下達(dá)訂貨通知單，特殊情況下可先采購，再定價(jià)，但定價(jià)時(shí)間不得超過物料入庫起算10天。2、 采購員根據(jù)計(jì)劃編制訂貨通知單。3、 訂貨通知單由計(jì)劃經(jīng)理審核，報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批執(zhí)行，并報(bào)財(cái)務(wù)部門備案。4、 對(duì)違反上述審批權(quán)限的訂貨通知單，倉管員不得辦理入庫手續(xù)。第五章存貨采購實(shí)施第十二條下達(dá)“訂貨通知單”日常采購實(shí)施采用“訂貨通知單”形式?！坝嗀浲ㄖ獑巍笔枪九c供應(yīng)商簽訂的“采購合同”的實(shí)際履行文件，也是公司倉庫允許收料、財(cái)務(wù)同意結(jié)算的必要依據(jù)之一。采購部門依生產(chǎn)計(jì)劃和已簽訂的“采購合同”、倉庫實(shí)際庫存動(dòng)態(tài)及公司訂貨批量政策，將“月度采購計(jì)劃”分解到各供應(yīng)商，發(fā)出“訂貨通知單”?！坝嗀浲ㄖ獑巍毙璺帜甓冗B續(xù)編號(hào)，以傳真或其他方式由供應(yīng)商簽收確認(rèn)的形式發(fā)出。第十三條 定貨數(shù)量的確定“訂貨通知單”累積入庫數(shù)量一般不得超出“ERP采購訂單數(shù)量”。因特殊原因確需超過，需呈總經(jīng)理特別批準(zhǔn)并補(bǔ)簽合同及ERP訂單。非特殊情況不允許發(fā)出無價(jià)格“訂貨通知單”。第十四條 訂貨的調(diào)整、取消如因生產(chǎn)計(jì)劃的變更等原因需調(diào)整或取消訂貨，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，發(fā)出“訂貨調(diào)整（取消）通知書”。對(duì)訂貨的調(diào)整、取消，應(yīng)盡一切努力爭取供應(yīng)商的配合、支持。如供應(yīng)商不考慮我方實(shí)際情況執(zhí)意要繼續(xù)執(zhí)行，則執(zhí)行完該訂單后，暫停訂貨。采購部門日常發(fā)出訂單時(shí)應(yīng)考慮此因素，盡量將訂單做細(xì)，以避免囤積物料。第六章存貨的檢驗(yàn)和入庫第十五條物料驗(yàn)收入庫原則公司所有物料都必須由倉庫辦理驗(yàn)收入庫手續(xù)，除公司另有規(guī)定的以外，其他任何部門均不得代替?zhèn)}庫驗(yàn)收。除特殊采購或公司另有規(guī)定的以外，所有采購物料的實(shí)物入倉必須以“訂貨通知單”為收貨（料）依據(jù)。無“訂貨通知單”倉庫不得辦理進(jìn)倉手續(xù)。未經(jīng)質(zhì)檢部門判定為合格品的物料不得驗(yàn)收入庫。倉庫應(yīng)將供應(yīng)商送來的經(jīng)質(zhì)檢部門判定為不合格品的物料置放于待退料區(qū)并做明顯標(biāo)識(shí)，不合格物料嚴(yán)禁發(fā)出使用，嚴(yán)禁與合格品混雜堆放。第十六條 驗(yàn)收、入帳流程對(duì)供應(yīng)商送交的物料，待驗(yàn)區(qū)保管員應(yīng)根據(jù)“訂貨通知單”及送貨單位開具的正規(guī)的“送貨單”，仔細(xì)核對(duì)物料品名、規(guī)格、包裝、數(shù)量，確認(rèn)無誤后在“送貨單”上簽名，通知財(cái)務(wù)部打印“報(bào)檢單”，并分別按以下情況處理：當(dāng)天能辦妥質(zhì)檢手續(xù)且質(zhì)量和數(shù)量都符合要求的物料，待驗(yàn)區(qū)保管員應(yīng)及時(shí)將“ERP報(bào)檢單”提交財(cái)務(wù)部賬務(wù)人員打印“ERPA庫單”，倉庫保管員憑“ERPA庫單”至待驗(yàn)區(qū)獲取各自管轄物料并轉(zhuǎn)至各自相應(yīng)庫區(qū)后，在“ERP入庫單”上簽字確認(rèn)后登記“物料收發(fā)卡片”，并將“ERP入庫單”交至財(cái)務(wù)部賬務(wù)人員進(jìn)行帳務(wù)處理。“物料收發(fā)卡片”要置于物品顯眼位置。對(duì)當(dāng)天不能辦妥質(zhì)檢手續(xù)的，由待驗(yàn)區(qū)保管員在“送貨單”上加蓋“未質(zhì)檢”，暫按原包裝收件。對(duì)未打印“報(bào)檢單”或其他原因暫存于本公司（但未入電腦帳）且尚未退回、處理的物料，倉庫需用明顯的標(biāo)識(shí)與正常物料相區(qū)別，并設(shè)立專門的備查簿進(jìn)行登記。各倉庫的保管員應(yīng)將每日的收料情況登錄于電腦“倉存日?qǐng)?bào)表”，還應(yīng)同時(shí)登錄上月結(jié)存、當(dāng)日進(jìn)入、當(dāng)月累計(jì)進(jìn)入、當(dāng)日發(fā)出、當(dāng)日結(jié)存等詳細(xì)數(shù)據(jù)。第七章采購結(jié)果的跟進(jìn)、考核第十七條 訂單執(zhí)行情況跟進(jìn)采購部門經(jīng)辦采購人員應(yīng)根據(jù)質(zhì)檢報(bào)告、倉庫日?qǐng)?bào)表等及時(shí)跟進(jìn)訂單執(zhí)行情況，采用“訂單執(zhí)行情況登記表”形式管理。對(duì)無定單送貨不得辦理入庫手續(xù)。對(duì)無采購計(jì)劃、臨時(shí)采購的急需物料，必須經(jīng)計(jì)劃經(jīng)理及財(cái)務(wù)經(jīng)理審批方可購買，驗(yàn)收入庫。月終計(jì)劃部門對(duì)無訂單庫存需盤點(diǎn)考核，對(duì)無訂單庫存比例上升的原因要作出分析、調(diào)整采購計(jì)劃、提出改進(jìn)措施。第十八條 貨款結(jié)算跟蹤采購部門與財(cái)務(wù)部門共同負(fù)責(zé)貨款結(jié)算的跟蹤。其中采購部門負(fù)責(zé)根據(jù)合同、訂單及訂單執(zhí)行進(jìn)度、發(fā)票收取和已付貨款等情況提出資金需求計(jì)劃和付款申請(qǐng)；財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)核對(duì)已收物料及相應(yīng)發(fā)票、已付貨款數(shù)，對(duì)付款申請(qǐng)簽署審核意見。第十九條 存貨周轉(zhuǎn)管理及考核計(jì)劃部門要時(shí)刻注意存貨變化，不定期對(duì)存貨進(jìn)行抽查，保證存貨帳、物相符。倉儲(chǔ)部門每月向計(jì)劃部門提交“存貨月報(bào)表”，計(jì)劃部門根據(jù)物料需求結(jié)合到貨、在途情況等對(duì)存貨進(jìn)行分析，及時(shí)對(duì)采購計(jì)劃做出相應(yīng)調(diào)整，并區(qū)分存貨狀態(tài)及原因，如因計(jì)劃員責(zé)任導(dǎo)致存貨增加或呆滯，按照“計(jì)劃員獎(jiǎng)懲制度”進(jìn)行考核。A類物料：庫存數(shù)量不低于1個(gè)工作令號(hào)所需數(shù)量，不高于2個(gè)工作令號(hào)所需數(shù)量（1個(gè)工作作令號(hào)為6臺(tái)）。B類、C類物料：庫存數(shù)量不低于2個(gè)工作令號(hào)所需數(shù)量，不高于5個(gè)工作令號(hào)所需數(shù)量。輔助物料：庫存數(shù)量不低于每年平均月耗數(shù)量，不高于每季度平均消耗。原材料：庫存數(shù)量不低于5個(gè)工作令號(hào)所需數(shù)量，不高于8個(gè)工作令號(hào)所需數(shù)量。國外散件：庫存數(shù)量不低于9個(gè)工作令號(hào)所需數(shù)量，不高于12個(gè)工作令號(hào)所需數(shù)量。計(jì)劃部門根據(jù)月存貨數(shù)量、月消耗統(tǒng)計(jì)、供貨周期變化、生產(chǎn)計(jì)劃變更等，及時(shí)調(diào)整相應(yīng)物料的安全（最?。齑媪?。根據(jù)生產(chǎn)特點(diǎn)，存貨周轉(zhuǎn)期超過六個(gè)月或自采購入庫之日連續(xù)三個(gè)月未使用的存貨既視同呆滯品，由財(cái)務(wù)部對(duì)計(jì)劃部門提出預(yù)警，按照“呆滯物料管理辦法”進(jìn)行考核。第八章訂貨批量及采購周期第二十條 訂貨批量A類物資----屬于工序靠前、價(jià)值高、供貨周期和質(zhì)量穩(wěn)定的物料。采購計(jì)劃按月下發(fā)，并提前生產(chǎn)當(dāng)月需求3個(gè)月下達(dá)，根據(jù)生產(chǎn)工序確定到貨批次、數(shù)量、時(shí)間，盡量減少庫存甚至0庫存。如以7月份生產(chǎn)30臺(tái)整機(jī)為例：采購計(jì)劃4月份下發(fā)，采購數(shù)量30，批次5,每批次數(shù)量6,每隔6天到1批次。B類物資----屬于中間工序、價(jià)值中等、供貨周期和質(zhì)量相對(duì)穩(wěn)定的物料，采購計(jì)劃按月下發(fā)，并提前生產(chǎn)當(dāng)月需求2個(gè)月下達(dá)，根據(jù)生產(chǎn)工序確定到貨批次、數(shù)量、時(shí)間，在盡量減少庫存的前提下保留較少“安全儲(chǔ)備”量。如：覆蓋件、管路等。C類物資一一屬于價(jià)值較小、供貨周期和質(zhì)量較穩(wěn)定的物料，采購計(jì)劃按季度下發(fā)，根據(jù)每月生產(chǎn)需求及安全（最小）庫存情況確定到貨數(shù)量。如：小口才。輔助物料一一屬于非主機(jī)裝配用零部件，采購計(jì)劃按季度下發(fā)，根據(jù)每月生產(chǎn)需求及安全（最?。齑媲闆r確定到貨數(shù)量。例如：包裝材料、油品、勞保等。原材料一一采購計(jì)劃每半年下發(fā)一次，根據(jù)年度生產(chǎn)需求及安全（最?。齑媲闆r確定分月到貨數(shù)量。國外散件一一采購計(jì)劃按年下發(fā)，根據(jù)年度生產(chǎn)大綱需求及安全（最?。齑媲闆r確定分季度到貨數(shù)量。采購部門應(yīng)會(huì)同相關(guān)部門對(duì)各種物料分類設(shè)定采購周期，并考慮工程機(jī)械行業(yè)的特點(diǎn)，及資金、采購成本等因素，設(shè)定經(jīng)濟(jì)批量等指標(biāo)值。日常采購盡量按最優(yōu)經(jīng)濟(jì)批量組織。第九章存貨領(lǐng)用及發(fā)放第二十一條生產(chǎn)定額領(lǐng)料計(jì)劃部門每月向車間下達(dá)“月度生產(chǎn)計(jì)劃”的同時(shí)，依“月度生產(chǎn)計(jì)劃”的排產(chǎn)數(shù)量建立、打印“離散任務(wù)調(diào)庫單”?！半x散任務(wù)調(diào)庫單”隨“離散任務(wù)列表”同時(shí)下達(dá)，作為倉庫定額發(fā)料的唯一憑證。第二十二條超定額領(lǐng)料車間因加工報(bào)廢、超定額損耗等責(zé)任原因需超定額領(lǐng)料的，須填制“超定額領(lǐng)料單”辦理?！俺~領(lǐng)料單”由車間主管簽署并報(bào)計(jì)劃經(jīng)理，核準(zhǔn)后交倉庫發(fā)料。第二十三條補(bǔ)充領(lǐng)料生產(chǎn)過程中發(fā)現(xiàn)物料質(zhì)量不合格并將不合格物料移至指定區(qū)域后，車間可憑質(zhì)檢部門開具的“不合格品處置單”填制“補(bǔ)充領(lǐng)料單”，辦理補(bǔ)充領(lǐng)料。生產(chǎn)過程中發(fā)現(xiàn)物料實(shí)際用量與定額不符時(shí)，由生產(chǎn)車間填制“補(bǔ)充領(lǐng)料單”，經(jīng)技術(shù)部門經(jīng)理審核、計(jì)劃經(jīng)理審批后，倉庫據(jù)此發(fā)料。第二十四條 開發(fā)、生產(chǎn)維修及返修領(lǐng)料研發(fā)發(fā)部門領(lǐng)用開發(fā)產(chǎn)品用物料應(yīng)填寫“領(lǐng)料單”并注明實(shí)際用途，經(jīng)本部門經(jīng)理和計(jì)劃經(jīng)理審批后，倉庫據(jù)此發(fā)料。生產(chǎn)過程中經(jīng)測試