嘉興市政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件預(yù)歸檔

嘉興市政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件預(yù)歸檔業(yè)務(wù)需求與技術(shù)規(guī)范（試行）1.總則本規(guī)范根據(jù)《浙江省人民政府辦公廳關(guān)于印發(fā)浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件管理暫行辦法的通知》（浙政辦發(fā)〔2017〕4號(hào)）和《浙江省政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件歸檔移交業(yè)務(wù)需求與技術(shù)規(guī)范（試行）》，結(jié)合嘉興市政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件預(yù)歸檔規(guī)范化管理實(shí)際情況和需求制定。2.術(shù)語(yǔ)和定義2.1電子文件本規(guī)范所稱的電子文件，是指行政機(jī)關(guān)通過(guò)嘉興市政務(wù)服務(wù)網(wǎng)行使行政權(quán)力事項(xiàng)，履行公共服務(wù)、行政監(jiān)管等職能活動(dòng)中直接形成或交換共享的文字、圖表、圖像、音頻、視頻、數(shù)據(jù)庫(kù)等不同形式的電子信息記錄。2.2電子檔案預(yù)歸檔本規(guī)范所稱的電子檔案預(yù)歸檔，是指行政機(jī)關(guān)相關(guān)業(yè)務(wù)處室按照檔案管理有關(guān)要求，對(duì)政務(wù)服務(wù)網(wǎng)平臺(tái)上的電子文件以辦理事項(xiàng)為基本單位進(jìn)行初步整理與組件后，暫存于政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件預(yù)歸檔管理區(qū)塊的處理過(guò)程。在電子文件形成、辦理、歸檔等過(guò)程中形成的元數(shù)據(jù)（如基本信息描述、辦理流程等），應(yīng)作為電子文件的組成部分一并進(jìn)行預(yù)歸檔保存。2.3存檔信息包本規(guī)范所稱的存檔信息包，是指為便于傳輸管理和保證齊全完整，對(duì)電子文件以辦理事項(xiàng)為基本單位進(jìn)行組件、打包所形成的信息整體。在電子文件的預(yù)歸檔過(guò)程中，一般以存檔信息包的形式進(jìn)行數(shù)據(jù)交換、整理檢測(cè)、“檔案固化”等處理。存檔信息包是電子檔案移交本行政機(jī)關(guān)綜合檔案室和國(guó)家綜合檔案館保存的主要存儲(chǔ)形式。3.存檔信息包命名與檔號(hào)預(yù)編制3.1存檔信息包命名電子文件的存檔信息包一般采用電子文件號(hào)作為命名標(biāo)識(shí)。電子文件號(hào)的命名規(guī)則為：部門代碼-權(quán)力事項(xiàng)類型代碼-權(quán)力事項(xiàng)大類代碼-權(quán)力事項(xiàng)小類代碼-年度-保管期限-件號(hào)。其中，部門代碼、權(quán)力事項(xiàng)類型代碼、權(quán)力事項(xiàng)大類代碼、權(quán)力事項(xiàng)小類代碼參見(jiàn)嘉興市政務(wù)服務(wù)網(wǎng)建設(shè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和代碼庫(kù)；年度為行政事項(xiàng)的辦理年份，以4位數(shù)字字符表示，如“2016”；保管期限為電子文件存檔信息包內(nèi)文件材料的最長(zhǎng)保管期限，以不超過(guò)4個(gè)字節(jié)表示，如“5年”、“15年”、“永久”等；件號(hào)為該行政事項(xiàng)的存檔信息包在最低類目層次內(nèi)的流水號(hào)，以7位數(shù)字字符表示，不足7位的前面補(bǔ)“0”，如“0000001”。3.2檔號(hào)預(yù)編制檔號(hào)預(yù)編制一般可參照電子文件號(hào)的生成規(guī)則，由軟件程序根據(jù)檔號(hào)與電子文件號(hào)的對(duì)應(yīng)關(guān)系自動(dòng)賦予一個(gè)推薦值（參照《歸檔文件整理規(guī)則》等規(guī)范要求編制），對(duì)電子文件的存檔信息包賦予唯一的室藏檔案預(yù)編號(hào)。行政機(jī)關(guān)綜合檔案室在正式接收電子檔案時(shí)，可對(duì)檔號(hào)進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，但應(yīng)確保本單位檔號(hào)的唯一性。4.預(yù)歸檔整理原則4.1整理整理應(yīng)遵循歸檔內(nèi)容完整和保持有機(jī)聯(lián)系的原則。政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件一般以辦理事項(xiàng)為基本單位進(jìn)行整理組件；為方便傳輸和管理，將與該事項(xiàng)相關(guān)的、屬于歸檔范圍的電子文件材料及數(shù)據(jù)信息組織成一個(gè)存檔信息包，并按規(guī)范要求組織存檔信息包內(nèi)的分類、排序和存放結(jié)構(gòu)。4.2操作操作應(yīng)遵循軟件自動(dòng)執(zhí)行和人工審核確認(rèn)相結(jié)合的原則。初步整理與組件、“檔案固化”等功能一般由軟件程序按照預(yù)設(shè)規(guī)則自動(dòng)完成。歸檔參數(shù)設(shè)置、數(shù)據(jù)交換、質(zhì)量檢測(cè)、歸檔整理、電子檔案移交等操作一般結(jié)合軟件功能由人工操作完成。5.預(yù)歸檔業(yè)務(wù)技術(shù)準(zhǔn)備5.1明確歸檔范圍和保管期限各行政機(jī)關(guān)應(yīng)在本單位的權(quán)力清單和責(zé)任清單基礎(chǔ)上，制定各類行政事項(xiàng)文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限，報(bào)同級(jí)檔案行政管理部門審核確定。5.2歸檔參數(shù)設(shè)置各行政機(jī)關(guān)在開(kāi)展政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件歸檔前，應(yīng)按照檔案行政管理部門審核確定的行政事項(xiàng)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限，在政務(wù)服務(wù)網(wǎng)平臺(tái)上做好相應(yīng)參數(shù)配置。6.歸檔移交的主要流程歸檔移交的主要流程包括初步整理與組件、數(shù)據(jù)交換、歸檔整理、質(zhì)量檢測(cè)、“檔案固化”、電子檔案預(yù)歸預(yù)存、移交進(jìn)室進(jìn)館等環(huán)節(jié)。電子檔案移交本行政機(jī)關(guān)綜合檔案室和國(guó)家綜合檔案館等流程一般在電子文件統(tǒng)一歸檔管理平臺(tái)上進(jìn)行（電子文件統(tǒng)一歸檔管理平臺(tái)待建）。歸檔管理的主要流程如圖所示：7.預(yù)歸檔功能需求7.1參數(shù)設(shè)置預(yù)歸檔參數(shù)設(shè)置由各行政機(jī)關(guān)相關(guān)業(yè)務(wù)處室或檔案員在實(shí)施預(yù)歸檔前，在政務(wù)服務(wù)網(wǎng)平臺(tái)上進(jìn)行設(shè)置。主要應(yīng)設(shè)置行政事項(xiàng)文件材料的歸檔范圍、檔案保管期限、檔號(hào)及電子文件號(hào)生成規(guī)則、開(kāi)放判定依據(jù)及標(biāo)識(shí)、電子化存檔等參數(shù)。7.2初步整理與組件初步整理與組件一般由政務(wù)服務(wù)網(wǎng)的軟件程序自動(dòng)在后臺(tái)臨時(shí)生成一個(gè)以電子文件號(hào)命名的存檔文件夾，并在該文件夾內(nèi)存放該電子文件的基本信息描述、辦理流程和相應(yīng)的申請(qǐng)、受理、辦理、辦結(jié)、送達(dá)等環(huán)節(jié)的電子文件材料，包括各種表、證、單、書等文本、數(shù)據(jù)及圖像、音頻、視頻等多媒體文件。為便于傳輸、管理和保存，對(duì)已整理組件的電子文件，應(yīng)以ZIP壓縮打包等方式形成存檔信息包。7.3歸檔整理歸檔整理一般由行政機(jī)關(guān)相關(guān)業(yè)務(wù)處室在政務(wù)服務(wù)網(wǎng)平臺(tái)中進(jìn)行操作，開(kāi)展對(duì)電子文件的存檔信息包進(jìn)行補(bǔ)充文件材料、調(diào)整排序、編制檔號(hào)等工作（檔號(hào)編制具體可參照“3.2”條款）。歸檔整理過(guò)程中，應(yīng)在政務(wù)服務(wù)網(wǎng)平臺(tái)中詳細(xì)記錄和保存操作人員、時(shí)間和結(jié)果等日志信息。歸檔整理不得對(duì)文件材料原始內(nèi)容進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改。7.4質(zhì)量檢測(cè)質(zhì)量檢測(cè)一般由行政機(jī)關(guān)相關(guān)業(yè)務(wù)管理處室在政務(wù)服務(wù)網(wǎng)平臺(tái)中進(jìn)行操作，是指通過(guò)專門軟件工具或平臺(tái)集成的檢測(cè)模塊或人工質(zhì)檢方式，對(duì)電子文件按照有關(guān)規(guī)范要求進(jìn)行真實(shí)性、完整性、可用性、安全性等技術(shù)檢測(cè)，在電子文件的基本信息描述中記錄檢測(cè)時(shí)間、人員和結(jié)果。對(duì)于檢測(cè)不通過(guò)并退回處理的電子文件，應(yīng)重新進(jìn)行質(zhì)量檢測(cè)。7.5“檔案固化”并暫存在“檔案固化”前，需先提取預(yù)歸檔行政審批決定書和預(yù)歸檔數(shù)據(jù)包索引目錄。由行政權(quán)力運(yùn)行系統(tǒng)自動(dòng)提取審批單或決定書等正本（已轉(zhuǎn)換成雙層PDF圖像文件并含電子印章）。PDF圖像文件命名規(guī)則參照數(shù)據(jù)包編號(hào)。預(yù)歸檔數(shù)據(jù)包索引目錄由行政權(quán)力運(yùn)行系統(tǒng)自動(dòng)提取，具體字段為：序號(hào)字段名ID說(shuō)明1*年度ND顯示2*申請(qǐng)人SQR顯示3*主辦單位ZBDW隱藏4協(xié)辦單位XBDW隱藏5*事項(xiàng)名稱SXMC顯示6*事項(xiàng)類別SXLB顯示7*保管期限BGQX顯示8*數(shù)據(jù)包編號(hào)SJBBH顯示9*公開(kāi)屬性GKSX顯示10*受理時(shí)間SLSJ隱藏11*辦結(jié)時(shí)間BJSJ隱藏“檔案固化”是指對(duì)電子文件的存檔信息包使用散列算法等技術(shù)得出用于校驗(yàn)數(shù)據(jù)完整性的校驗(yàn)值，以防止電子檔案被篡改或者破壞，并確保其完整性、可靠性和法律憑證效力。具體可采取可信時(shí)間戳、數(shù)據(jù)指紋等保障技術(shù)?！皺n案固化”一般應(yīng)在電子文件完成預(yù)歸檔整理、質(zhì)量檢測(cè)等環(huán)節(jié)后進(jìn)行操作，最終形成電子檔案。歸檔數(shù)據(jù)暫存是指將固化的電子文件存檔信息包從政務(wù)服務(wù)網(wǎng)主應(yīng)用系統(tǒng)或數(shù)據(jù)庫(kù)交換至政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子檔案預(yù)歸檔管理模塊和存儲(chǔ)空間進(jìn)行有序放置。數(shù)據(jù)交換可以采取逐個(gè)或批量方式。歸檔數(shù)據(jù)暫存操作時(shí)，產(chǎn)生的操作人員、保存時(shí)間和結(jié)果等日志信息需納入“檔案固化”內(nèi)容，兩個(gè)程序一并同步進(jìn)行。7.6查詢統(tǒng)計(jì)查詢統(tǒng)計(jì)是指可根據(jù)權(quán)限設(shè)置，對(duì)已預(yù)歸檔的電子檔案進(jìn)行有效檢索和預(yù)歸檔數(shù)量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。7.7電子檔案移交進(jìn)室進(jìn)館電子檔案移交是指按照檔案管理權(quán)限和《電子檔案移交與接收辦法》（檔發(fā)〔2012〕7號(hào)）等有關(guān)規(guī)定，由行政機(jī)關(guān)相關(guān)業(yè)務(wù)處室向本行政機(jī)關(guān)綜合檔案室移交和室藏到期電子檔案向當(dāng)?shù)貒?guó)家綜合檔案館移交的過(guò)程。移交工作分別在政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子檔案預(yù)歸檔管理模塊和電子文件管理統(tǒng)一平臺(tái)（館、室藏管理系統(tǒng)）中交接。電子檔案移交應(yīng)辦理移交手續(xù)，并記錄移交人員、時(shí)間和結(jié)果等日志信息。在電子檔案移交過(guò)程中，用于驗(yàn)證或管理電子檔案的校驗(yàn)數(shù)據(jù)、移交目錄清單等附加信息，應(yīng)在電子檔案數(shù)據(jù)移交時(shí)一并移交，并保持其關(guān)聯(lián)性。8.電子檔案的數(shù)據(jù)要求8.1數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)要求政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子檔案的整體數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)與電子文件存檔信息包的結(jié)構(gòu)一致，在邏輯上是一個(gè)以電子文件號(hào)命名的歸檔文件夾，歸檔文件夾內(nèi)存放電子文件的基本信息描述、辦理流程和相應(yīng)的申報(bào)、受理、審批、辦結(jié)、送達(dá)等環(huán)節(jié)的所有屬于歸檔范圍的電子文件材料，包括表、證、單、書等文本、數(shù)據(jù)及圖像、音頻、視頻等多媒體文件。其中，基本信息描述、辦理流程以XML格式文檔保存，存放在歸檔文件夾的根目錄下，并統(tǒng)一命名為“基本信息描述.XML”、“辦理流程.XML”。“基本信息描述.XML”的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)示例見(jiàn)說(shuō)明1；“辦理流程.XML”的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)示例見(jiàn)說(shuō)明2。除基本信息描述、辦理流程外的其他電子文件材料，一般按照行政事項(xiàng)的辦理流程和形成時(shí)間，兼顧文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，分別建立子文件夾進(jìn)行存放與排序。行政許可、行政處罰、行政強(qiáng)制等行政事項(xiàng)的一級(jí)子文件夾的名稱和排序按照《浙江省行政執(zhí)法文書材料立卷規(guī)范（試行）》（浙府法發(fā)〔2015〕17號(hào)說(shuō)明2）執(zhí)行；二級(jí)及以下子文件夾按照各行政機(jī)關(guān)行政事項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)化所確定的材料目錄執(zhí)行；沒(méi)有內(nèi)容的空文件夾可以不列。規(guī)范中沒(méi)有明確整理要求的其他行政事項(xiàng)類型，其整理方式可參照?qǐng)?zhí)行。說(shuō)明3是行政許可事項(xiàng)的歸檔文件夾示例。8.2數(shù)據(jù)格式要求歸檔文件夾內(nèi)的各種電子文件材料要求能夠在脫離政務(wù)服務(wù)網(wǎng)平臺(tái)的情況下正確讀取與使用。在政務(wù)服務(wù)網(wǎng)平臺(tái)內(nèi)以關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)形式存放，顯示時(shí)以臨時(shí)抽取組合方式形成的電子文件材料，如審批單、證照庫(kù)驗(yàn)證信息等，應(yīng)轉(zhuǎn)換成雙層PDF、XML、HTML等易于讀取和顯示的格式保存；政務(wù)服務(wù)網(wǎng)平臺(tái)中以數(shù)據(jù)鏈接形式存放的電子文件材料，在初步整理與組件、數(shù)據(jù)交換時(shí)須下載真實(shí)數(shù)據(jù)文件。歸檔文件夾內(nèi)各種電子文件材料的文件格式以政務(wù)服務(wù)網(wǎng)平臺(tái)上保存的原始文件格式為準(zhǔn)，但要求能以通用軟件打開(kāi)使用。推薦使用：CAD用于設(shè)計(jì)圖歸檔格式，JPG、TIFF用于照片歸檔格式，MPG、AVI、WMV用于視頻歸檔格式，MP3、WAV、WMA用于音頻歸檔格式。8.3數(shù)據(jù)存儲(chǔ)組織要求電子文件存檔信息包或電子檔案應(yīng)集中、有序存放（如按單位、年度、事項(xiàng)類別等建立子目錄），并在軟件系統(tǒng)中建立存放地址列表。如存在可信時(shí)間戳、電子印章、數(shù)據(jù)指紋等驗(yàn)證數(shù)據(jù)，應(yīng)與電子文件存檔信息包或電子檔案進(jìn)行關(guān)聯(lián)存放，以便于今后校驗(yàn)其數(shù)據(jù)完整性。9.附則本規(guī)范自發(fā)布之日起執(zhí)行，由嘉興市檔案局負(fù)責(zé)解釋。

說(shuō)明1：“基本信息描述.XML”的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)示例：<?xmlversion="1.0"encoding="UTF-8"?><政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子檔案基本信息描述><電子文件號(hào)>33000091-01-00190-006-2015-10年-0000001</電子文件號(hào)><檢測(cè)時(shí)間>2015-07-2017:18:19</檢測(cè)時(shí)間><檢測(cè)人員>張甲</檢測(cè)人員><檢測(cè)結(jié)果>通過(guò)</檢測(cè)結(jié)果><立檔單位名稱>浙江省住房和城鄉(xiāng)建設(shè)廳</立檔單位名稱><檔號(hào)>XXXX-2015-01-0000001</檔號(hào)><歸檔時(shí)間>2015-07-2414:23:41</歸檔時(shí)間><歸檔人員>李乙</歸檔人員><保管期限>10年</保管期限><權(quán)力事項(xiàng)類型>行政許可</權(quán)力事項(xiàng)類型><權(quán)力事項(xiàng)名稱>建筑施工企業(yè)安全生產(chǎn)許可證核發(fā)（核準(zhǔn)）</權(quán)力事項(xiàng)名稱><實(shí)施機(jī)關(guān)>浙江省住房和城鄉(xiāng)建設(shè)廳</實(shí)施機(jī)關(guān)><責(zé)任處（科）室>浙江省建筑業(yè)管理局</責(zé)任處（科）室><申請(qǐng)單位申請(qǐng)人>XX市政工程有限公司</申請(qǐng)單位申請(qǐng)人><申報(bào)名稱>申請(qǐng)施工企業(yè)安全許可證</申報(bào)名稱><收件單位>區(qū)住建局</收件單位><受理時(shí)間>2015-07-10</受理時(shí)間><辦理狀態(tài)>辦結(jié)</辦理狀態(tài)><業(yè)務(wù)流水號(hào)>330000191507101000494</業(yè)務(wù)流水號(hào)></政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子檔案基本信息描述>

說(shuō)明2：“辦理流程.XML”的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)示例：<?xmlversion="1.0"encoding="UTF-8"?><辦理流程><辦理環(huán)節(jié)環(huán)節(jié)名稱='受理'><操作人員>丁丙</操作人員><結(jié)果類型>審核意見(jiàn)</結(jié)果類型><辦理意見(jiàn)>同意</辦理意見(jiàn)><操作時(shí)間>2016-06-2810:25:02</操作時(shí)間></辦理環(huán)節(jié)><辦理環(huán)節(jié)環(huán)節(jié)名稱='業(yè)務(wù)審查'><操作人員>王丁</操作人員><結(jié)果類型>審核意見(jiàn)</結(jié)果類型><辦理意見(jiàn)>同意</辦理意見(jiàn)><操作時(shí)間>2016-08-1109:38:31</操作時(shí)間></辦理環(huán)節(jié)><辦理環(huán)節(jié)