公文寫(xiě)作基本知識(shí)

-.z公文寫(xiě)作根本知識(shí)〔陳學(xué)軍〕發(fā)布者：系統(tǒng)管理員

發(fā)布時(shí)間:2009-10-1419:05

一、公文根本知識(shí)〔一〕公文的分類(lèi)1、不同材料有不同文種?！窆膹膬?nèi)容性質(zhì)及其作用看，大致可分為三類(lèi)：①專用公文。如外交部門(mén)的照會(huì)、護(hù)照等；司法部門(mén)的起訴書(shū)、筆錄、開(kāi)庭通知書(shū)、判決書(shū)、調(diào)解書(shū)等；經(jīng)濟(jì)部門(mén)的經(jīng)濟(jì)合同、商品廣告等。②技術(shù)公文。如說(shuō)明書(shū)、圖紙、圖表等。③通用公文。?中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例?則列出了14種，即：決議、決定、指示、意見(jiàn)、通知、通報(bào)、公報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函和會(huì)議紀(jì)要?！窆陌葱形姆较蚍郑泊笾路肿魅?lèi)：①下行文。如命令、決定、通知、批復(fù)。②平行文。如函。③上行文。如報(bào)告、請(qǐng)示。2、一個(gè)材料只能用一個(gè)文種。公文最講究的是“對(duì)號(hào)入座〞。如平級(jí)機(jī)關(guān)、不相隸屬的機(jī)關(guān)溝通情況、商洽工作，應(yīng)該用“函〞，有的為了表示尊敬而用請(qǐng)示是錯(cuò)誤的。3、幾種常見(jiàn)文種?！?〕通知。通知是最常用文種之一。①通知的特點(diǎn)。通知*圍廣；發(fā)布方式靈活。②通報(bào)與通知的區(qū)別。●內(nèi)容*圍不同。通知可以發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)公文，告知需辦理和周知的事項(xiàng)；通報(bào)只是表?yè)P(yáng)先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)交流重要情況?！癖憩F(xiàn)方法不同。通知的寫(xiě)作主要是直敘式，語(yǔ)言平實(shí)；通報(bào)的表現(xiàn)方法則常常兼用表達(dá)、說(shuō)明和議論，有較強(qiáng)的感情色彩。〔2〕請(qǐng)示。請(qǐng)示是機(jī)關(guān)單位經(jīng)常使用的一種請(qǐng)求性上行文。①請(qǐng)示的寫(xiě)法。●標(biāo)題要注意不要將“請(qǐng)示〞寫(xiě)成“報(bào)告〞或是“請(qǐng)示報(bào)告〞；原由中不要重復(fù)出現(xiàn)“申請(qǐng)〞、“請(qǐng)求〞之類(lèi)的詞語(yǔ)?！裾陌ㄕ?qǐng)示原由、請(qǐng)示事項(xiàng)、請(qǐng)示要求三個(gè)局部?！窠Y(jié)尾一般有如下寫(xiě)法：“以上請(qǐng)示，請(qǐng)批復(fù)〞，“以上意見(jiàn)當(dāng)否，請(qǐng)指示〞，“以上請(qǐng)示，請(qǐng)審批〞等等。這是請(qǐng)示中必不可少的一項(xiàng)內(nèi)容，不能遺漏，更不能模糊其辭。②請(qǐng)示的寫(xiě)作要求?！褚晃囊皇?。●單頭請(qǐng)示。●不得越級(jí)請(qǐng)示。●不得同時(shí)發(fā)下級(jí)機(jī)關(guān)。③請(qǐng)示與報(bào)告的區(qū)別。報(bào)告是向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)詢問(wèn)的公文。它是一種經(jīng)常使用的上行文。●行文內(nèi)容有無(wú)請(qǐng)求性?！裥形哪康挠袩o(wú)求復(fù)性?！裾?qǐng)求事項(xiàng)是否單一性?！?〕函。是指不相隸屬的單位之間相互商洽工作，詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)的公文。函也叫信函，與其他主要文種同樣具有由制發(fā)機(jī)關(guān)權(quán)限決定的法定效力。①函的特點(diǎn)?！襁m用*圍廣泛?？捎糜谙嗷ド糖⒐ぷ?，詢問(wèn)答復(fù)問(wèn)題，又可用于向主管部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)，也可用于答復(fù)審批事項(xiàng)。●行文多向性，既可平行，又可以上行、下行，但其根本性質(zhì)，應(yīng)看作平行文?！穸绦【?，簡(jiǎn)便靈活。一般的函是很短小的，內(nèi)容單一，語(yǔ)言簡(jiǎn)潔，簡(jiǎn)單明了，有的便函只有三言兩語(yǔ)。②函的寫(xiě)作要求?！裼械暮梢詻](méi)有標(biāo)題，有的函可以不打印，不編號(hào)，不蓋印，這種函叫便函。因?yàn)槁?lián)系的事情比擬簡(jiǎn)單，三言兩語(yǔ)便可以說(shuō)清楚?！駥?xiě)函的原由時(shí)，指發(fā)出本函的原因，一般簡(jiǎn)明扼要。如復(fù)函的原由一般寫(xiě)：“你單位****年**月**日關(guān)于****的來(lái)函收悉。〞●寫(xiě)函的結(jié)語(yǔ)時(shí)，指函的結(jié)尾。一般使用公文術(shù)語(yǔ)，如“特此函告〞，“特此函達(dá)〞，“請(qǐng)復(fù)〞，“特此函復(fù)〞，“此復(fù)〞，等等?！捕彻牡母袷焦木哂幸?guī)*的格式是其一大特點(diǎn)。?國(guó)家機(jī)關(guān)公文處理方法?對(duì)公文格式作出明確規(guī)定：“公文一般由秘密等級(jí)和**期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人//標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、說(shuō)明、成文日期、印章//附注、、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等局部組成。〞這18個(gè)局部分屬在文頭、主文、文尾三大塊里。①發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)。由發(fā)文機(jī)關(guān)稱謂加“文件〞二字組成。如“中共中央文件〞。它處于文頭局部的中心位置，多用紅色宋體大號(hào)字印刷。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)中發(fā)文機(jī)關(guān)的稱謂，一般應(yīng)用全稱。如是特指且不易混淆，則可用簡(jiǎn)稱，如“中國(guó)共產(chǎn)黨**市委員會(huì)〞可簡(jiǎn)稱為“中共**市委〞。如是聯(lián)合行文，則聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)并排，主辦機(jī)關(guān)排列在前。不同類(lèi)型的文件，必須由相應(yīng)的發(fā)文機(jī)關(guān)發(fā)文，不能搞錯(cuò)。②發(fā)文字號(hào)。簡(jiǎn)稱文號(hào)，是指*一公文在發(fā)文機(jī)關(guān)一個(gè)年度內(nèi)發(fā)文總號(hào)中的實(shí)際順序號(hào)。由發(fā)文機(jī)關(guān)代定、年份、序號(hào)三局部組成。如“中發(fā)[2009]30號(hào)〞，表示中共中央在2009年度內(nèi)發(fā)的第30號(hào)文。機(jī)關(guān)代字的字?jǐn)?shù)一般不超過(guò)3個(gè)；發(fā)文機(jī)關(guān)的年份要用阿拉伯?dāng)?shù)字完整書(shū)寫(xiě)，不要把“2009〞簡(jiǎn)化成“09〞；年份要用方括號(hào)括住，不要用半圓括號(hào)。聯(lián)合發(fā)文的發(fā)文字號(hào)，只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)則可。③公文成文日期。是指公文生效的法定時(shí)間，一律用漢字小寫(xiě)數(shù)字寫(xiě)全稱，如“二OO九年十月九日〞，不能與阿拉伯?dāng)?shù)字交織使用。一般以實(shí)際發(fā)出的日期為準(zhǔn)，具體說(shuō)本單位單獨(dú)制發(fā)的公文，以本單位領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文的，以最后一個(gè)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。④印章。指壓蓋于署時(shí)之上的機(jī)關(guān)公章。它是機(jī)關(guān)最權(quán)威的代表形式，是公文效力的最權(quán)威的憑證。聯(lián)合上報(bào)的非法規(guī)性文件，由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章。聯(lián)合下發(fā)的公文，聯(lián)合發(fā)文的機(jī)關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。印章必須蓋得端正、清晰。其位置上沿不壓正文，下沿要騎年蓋月。⑤主題詞。是經(jīng)過(guò)規(guī)*處理的用來(lái)標(biāo)引公文主題內(nèi)容的詞語(yǔ)。主要作用在于方便電腦儲(chǔ)存幫檢索文件。其位置在抄送機(jī)關(guān)上方。一份文件的主題詞一般不超過(guò)5個(gè)。注意使用主題詞表。二、公文寫(xiě)作根本要求〔一〕思路要清晰。1、針對(duì)性。公文寫(xiě)作與應(yīng)試作文、文學(xué)創(chuàng)作不同。要把寫(xiě)作要求搞明確；把領(lǐng)導(dǎo)意圖搞清楚；把具體情況搞明白。2、邏輯性。要清晰、簡(jiǎn)單、易懂。3、鮮明性。要有觀點(diǎn)、有深度。要善于思考，學(xué)會(huì)借鑒，注重修改。“三言二拍〞?！叭渊暎貉灾形?、言之成理〔60分〕，言人之所未言〔80分〕；“二拍〞：領(lǐng)導(dǎo)拍案驚起、看后拍案叫絕〔100分〕。〔二〕文字要干凈。1、要流暢。無(wú)病句、少長(zhǎng)句；要規(guī)*、順口。2、要簡(jiǎn)潔。不能過(guò)于拉雜，拖泥帶水。特別是舉例三五句話就行。字，書(shū)寫(xiě)要規(guī)*。不用錯(cuò)字、別字、異體字，包括不用胡亂簡(jiǎn)化的字。詞，不要生造詞頭，注意正確運(yùn)用現(xiàn)代高科技新術(shù)語(yǔ)；用書(shū)面語(yǔ)，少用口語(yǔ)；用現(xiàn)代漢語(yǔ)，除通用的個(gè)別文言句式外，一般不用文言句式。即使運(yùn)用文言詞語(yǔ)，也要注意不得生吞活剝，要適當(dāng)、活用、自然、流暢，不要文白夾雜，成心簡(jiǎn)古。句，遣詞造句也要規(guī)*，重視“約定俗成〞的習(xí)慣，少用世俗俚語(yǔ)，不用網(wǎng)絡(luò)新語(yǔ)〔火星文〕。點(diǎn)，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)也要使用正確。3、要有起伏。善于運(yùn)用各種句式，不能過(guò)于平淡、干巴巴的。注重起承轉(zhuǎn)合。“千古章法，不出起承轉(zhuǎn)合之外；雖千變?nèi)f化，其宗不變〞。4、要準(zhǔn)確無(wú)誤。一是準(zhǔn)確；二是正確。校對(duì)是關(guān)鍵，校對(duì)是根本功，是寫(xiě)作能力的表達(dá)。細(xì)節(jié)決定成敗。①先通讀，看有沒(méi)有重復(fù)的、錯(cuò)誤的、標(biāo)點(diǎn)、數(shù)字不準(zhǔn)確的等等，這個(gè)過(guò)程要多看幾遍〔特別是**、職稱職務(wù)、級(jí)別等〕。如有的只引文號(hào)，不引標(biāo)題，或標(biāo)題文號(hào)倒引；層次序數(shù)混亂；計(jì)量單位習(xí)慣于用“斤〞，而不用“公斤〞；數(shù)字應(yīng)用前后不一，或該用阿拉伯?dāng)?shù)碼的卻用漢字。②再看構(gòu)造，塊數(shù)差不差，有沒(méi)有順序顛倒的、缺塊的；③然后檢查標(biāo)題、日期、作者有沒(méi)有錯(cuò)誤；④最后在成稿印刷后，出手前再看看有沒(méi)有漏頁(yè)、錯(cuò)頁(yè)、空白頁(yè)的。⑤交稿后，要有備份稿，以防意外?！踩澄娘L(fēng)要清新。2007年12月31日，國(guó)務(wù)院辦公廳下發(fā)?關(guān)于國(guó)務(wù)院辦公廳精簡(jiǎn)會(huì)議文件，改良會(huì)風(fēng)文風(fēng)的意見(jiàn)?，要求從上到下精簡(jiǎn)會(huì)議和文件，精簡(jiǎn)會(huì)議文件、改良會(huì)風(fēng)文風(fēng)。1、關(guān)于精簡(jiǎn)會(huì)議、改良會(huì)風(fēng)。一是控制會(huì)議規(guī)格。從嚴(yán)控制以國(guó)務(wù)院名義召開(kāi)會(huì)議，能由部門(mén)召開(kāi)的會(huì)議，不以國(guó)務(wù)院名義召開(kāi)。二是控制會(huì)議數(shù)量。已經(jīng)發(fā)文部署的工作，原則上不再以國(guó)務(wù)院名義召開(kāi)會(huì)議進(jìn)展部署。全國(guó)性工作會(huì)議每部門(mén)每年不超過(guò)1次。三是控制會(huì)議規(guī)模。國(guó)務(wù)院召開(kāi)的會(huì)議，只安排與會(huì)議內(nèi)容密切相關(guān)的部門(mén)參加，會(huì)議代表最多不超過(guò)260人。四是控制會(huì)期。國(guó)務(wù)院召開(kāi)的會(huì)議一般不超過(guò)1天半，部門(mén)召開(kāi)的會(huì)議一般不超過(guò)2天；電視會(huì)議一般不超過(guò)2小時(shí)，各類(lèi)專題會(huì)議一般不超過(guò)半天。五是改良會(huì)議形式。提倡召開(kāi)電視會(huì)議和網(wǎng)絡(luò)視頻會(huì)議；不涉密的會(huì)議特別是直接開(kāi)到基層的電視會(huì)議。六是簡(jiǎn)化會(huì)議程序。盡量少安排大會(huì)發(fā)言，確需安排的，原則上每次全體會(huì)議不超過(guò)5個(gè)，每個(gè)發(fā)言時(shí)間不超過(guò)8分鐘。一般不在國(guó)務(wù)院召開(kāi)的會(huì)議上安排部門(mén)的表彰、頒獎(jiǎng)等活動(dòng)。七是提高會(huì)議效率。會(huì)議安排的匯報(bào)，匯報(bào)時(shí)間原則上不超過(guò)15分鐘；其他與會(huì)人員發(fā)言一般每位不超過(guò)5分鐘。八是降低會(huì)議本錢(qián)。2、關(guān)于精簡(jiǎn)文件、改良文風(fēng)一是控制文件規(guī)格。能以國(guó)務(wù)院辦公廳名義印發(fā)的，不以國(guó)務(wù)院名義印發(fā)；能以函的形式印發(fā)的，不以文件形式印發(fā)；能以“白頭〞文件印發(fā)的，不印發(fā)紅頭文件；屬于部門(mén)職責(zé)*圍的，原則上由部門(mén)發(fā)文。二是減少文件數(shù)量。凡能通過(guò)、、政府專網(wǎng)解決問(wèn)題的不印發(fā)文件。要控制文件發(fā)送*圍，減少發(fā)文份數(shù)。國(guó)務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志的講話，不宜公開(kāi)發(fā)布的，以?內(nèi)部情況通報(bào)?形式印發(fā)；可公開(kāi)發(fā)布的，應(yīng)在中國(guó)政府網(wǎng)及時(shí)發(fā)布，并即由新華社公開(kāi)報(bào)道；已在中國(guó)政府網(wǎng)發(fā)布的，一般不再印發(fā)?內(nèi)部情況通報(bào)?。凡已及時(shí)公開(kāi)發(fā)布的文件，各地區(qū)、各部門(mén)不得層層發(fā)文轉(zhuǎn)發(fā)。三是壓縮文件篇幅。國(guó)務(wù)院印發(fā)的普發(fā)類(lèi)文件一般不超過(guò)5000字，國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)的普發(fā)類(lèi)文件一般不超過(guò)4000字。起草國(guó)務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志在全國(guó)性工作會(huì)議上的講話稿，一般不超過(guò)8000字；在其他會(huì)議上的講話稿，一般不超過(guò)5000字。領(lǐng)導(dǎo)同志講話印發(fā)?內(nèi)部情況通報(bào)?時(shí)應(yīng)視情做必要的精簡(jiǎn)，原則上不超過(guò)5000字。四是提高文件質(zhì)量。起草文件和講話稿要注重針對(duì)性、指導(dǎo)性和可操作性，突出主題，不搞“穿靴戴帽〞，盡量減少關(guān)于重要性或意義的一般性論述。五是精簡(jiǎn)簡(jiǎn)報(bào)。國(guó)務(wù)院召開(kāi)的會(huì)議一般不出簡(jiǎn)報(bào)、快報(bào)。國(guó)務(wù)院辦公廳各司局一般不再增加新的簡(jiǎn)報(bào)種類(lèi)；簡(jiǎn)報(bào)一般不超過(guò)1500字，調(diào)研報(bào)告一般不超過(guò)4000字。六