寶林制藥機(jī)械有限公司檔案管理制度

上海寶林制藥機(jī)械有限公司檔案管理制度一、分管檔案工作的公司領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)1、組織全公司性的宣傳、貫徹、執(zhí)行《中華人民共和國(guó)檔案法》和上級(jí)關(guān)于檔案工作的各項(xiàng)方針政策的活動(dòng)。2、加強(qiáng)對(duì)公司檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作納入公司的整體發(fā)展計(jì)劃，列入公司議事日程，督促分管部門(mén)按上級(jí)和公司檔案部門(mén)要求做好應(yīng)做的工作。3、關(guān)心檔案工作和檔案室的建設(shè)與發(fā)展，從人力、物力、財(cái)力上給予支持，及時(shí)解決工作中的重大問(wèn)題和困難，改善工作條件，使檔案工作與公司各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)發(fā)展。二、分管檔案資料室工作的領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)1、配備具有較好政治業(yè)務(wù)素質(zhì)的專(zhuān)(兼)職檔案人員，并保持相對(duì)穩(wěn)定。2、將檔案工作納入本單位的議事日程，幫助專(zhuān)(兼)職檔案人員解決工作中的實(shí)際困難。3、組織本單位人員學(xué)習(xí)檔案法規(guī)，執(zhí)行公司檔案工作的規(guī)章制度。4、疏通渠道，嚴(yán)格制度，督促有關(guān)人員注意平時(shí)各類(lèi)文件材料的形成積累，積極配合專(zhuān)(兼)職檔案人員的歸檔工作。5、協(xié)同檔案資料室監(jiān)督、檢查公司內(nèi)各文件材料立卷歸檔、整理組卷、歸檔驗(yàn)收及檔案鑒定工作。三、公司檔案員職責(zé)1、貫徹實(shí)施國(guó)家《檔案法》、《企業(yè)檔案管理辦法》等檔案工作的法律、法規(guī)，建立健全檔案管理制度。2、對(duì)各有關(guān)部門(mén)形成的各種材料的收集、整理、立卷和歸檔進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。3、負(fù)責(zé)收集外出考察人員應(yīng)當(dāng)歸檔的有關(guān)材料和照片，收集領(lǐng)導(dǎo)同志外出開(kāi)會(huì)的發(fā)言材料和帶回的帶有密級(jí)的材料。4、負(fù)責(zé)管理全公司各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案，維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確與安全。5、并為本單位各項(xiàng)工作的需要提供服務(wù)。6、按時(shí)向上級(jí)主管部門(mén)報(bào)送檔案工作統(tǒng)計(jì)材料。6、負(fù)責(zé)檢查公司專(zhuān)(兼)職檔案人員履行檔案崗位職責(zé)情況。四、各部門(mén)(兼)職檔案人員職責(zé)1、堅(jiān)持平時(shí)整理。根據(jù)本部門(mén)不同種類(lèi)文件材料的形成特征，制定案卷類(lèi)目，合理分類(lèi)存放，便于利用和歸檔。2、負(fù)責(zé)本部門(mén)文件材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作，保證歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。3、歸檔案卷做到組卷合理，頁(yè)號(hào)編寫(xiě)準(zhǔn)確，歸檔目錄清楚，案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明扼要。4、保管好本部門(mén)應(yīng)歸檔的案卷，注意文件材料的安全和保密。5、主動(dòng)接收公司檔案員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查，按規(guī)定時(shí)間向檔案室移交。6、積極參加業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，不斷提高檔案工作水平。五、收集歸檔范圍本公司在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的各類(lèi)文件材料，都屬收集歸檔范圍，應(yīng)按規(guī)定的范圍、時(shí)間和要求交本公司檔案資料室歸檔。1、產(chǎn)品生產(chǎn)方面。有產(chǎn)品設(shè)計(jì)、工藝、工裝的圖樣和技術(shù)文件，原材料檢驗(yàn)、產(chǎn)品生產(chǎn)過(guò)程和生產(chǎn)調(diào)度工作中形成的各種文件材料等。2、經(jīng)營(yíng)銷(xiāo)售方面。有企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策和經(jīng)銷(xiāo)管理的各種記錄、文件、合同、協(xié)議等文件材料，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)信息，廣告宣傳和用戶服務(wù)工作中形成的文件材料等。3、設(shè)備儀器方面。有設(shè)備儀器的圖樣和技術(shù)文件，設(shè)備儀器安裝、調(diào)試和驗(yàn)收過(guò)程中的技術(shù)性、憑證性文件材料，設(shè)備儀器的運(yùn)行、維修記錄，設(shè)備改進(jìn)、改裝和報(bào)廢的文件材料等。4、技術(shù)管理方面。有質(zhì)量管理、技術(shù)引進(jìn)、技術(shù)改造和標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)量、能源、環(huán)保、科技情報(bào)、科技檔案等管理中形成的各種文件材料。5、計(jì)劃統(tǒng)計(jì)方面。有各種計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表和計(jì)劃管理、統(tǒng)計(jì)分析活動(dòng)中形成的各種文件材料。6、物資供應(yīng)方面。有物資、原材料采購(gòu)、庫(kù)存保管、供應(yīng)和工具管理中形成的各種文件材料。7、勞動(dòng)工資方面。有定額、定員和勞動(dòng)調(diào)配以及勞動(dòng)工資、勞動(dòng)保護(hù)等工作中形成的各種文件材料。8、財(cái)務(wù)管理方面。有財(cái)務(wù)管理中的各種帳冊(cè)、報(bào)表、憑證和文件等。9、教育培訓(xùn)方面。有干部、職工教育和技術(shù)培訓(xùn)的文件、教材等。10、黨、政、工、團(tuán)工作方面。有企業(yè)黨務(wù)工作以及組織、宣傳、人事、保衛(wèi)工作中的各種文件材料，企業(yè)行政工作、共青團(tuán)工作和工會(huì)工作中的各種文件材料等。11、科學(xué)技術(shù)研究方面和工程建設(shè)方面，按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。12、其他方面。六、歸檔時(shí)間要求1、在經(jīng)營(yíng)管理工作、生產(chǎn)技術(shù)管理、行政管理工作、黨群工作中形成的，以公司名義制發(fā)的文件材料辦理完畢后，由資料室工作人員收集、整理后隨時(shí)歸檔。（未按時(shí)歸檔的每延期一天扣部門(mén)10元）2、以各部門(mén)名義制發(fā)的文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后，由各部門(mén)有關(guān)人員收集，在第二年一季度交由檔案資料室歸檔。（未按時(shí)歸檔的每延期一天扣部門(mén)10元）3、科研開(kāi)發(fā)、產(chǎn)品試制、課題研究、項(xiàng)目建設(shè)或其他技術(shù)項(xiàng)目文件應(yīng)在其項(xiàng)目鑒定、竣工驗(yàn)收前或任務(wù)完成后歸檔；周期長(zhǎng)的可分階段、單項(xiàng)或告一段落時(shí)歸檔；產(chǎn)品生產(chǎn)及服務(wù)業(yè)務(wù)應(yīng)定期或按階段歸檔。應(yīng)歸檔的文件材料由各部門(mén)負(fù)責(zé)人審定后，向檔案資料室歸檔。（未按時(shí)歸檔的每延期一天扣部門(mén)10元）4、產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍、質(zhì)量認(rèn)證、資質(zhì)信用、合同協(xié)議、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等文件材料應(yīng)隨時(shí)歸檔；外購(gòu)設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料應(yīng)在開(kāi)箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記歸檔。應(yīng)歸檔的文件材料由各職能部門(mén)負(fù)責(zé)人審定后，向檔案資料室歸檔。（未按時(shí)歸檔的每延期一天扣部門(mén)10元）5、會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)材料應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了后由會(huì)計(jì)部門(mén)整理歸檔，保管一年后向檔案部門(mén)移交，時(shí)間在每年的會(huì)計(jì)決算后的第一個(gè)月份。（未按時(shí)歸檔的每延期一天扣部門(mén)10元）6、電子文件邏輯歸檔宜定時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與相應(yīng)門(mén)類(lèi)或內(nèi)容的其他載體歸檔時(shí)間一致；磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等載體形式的文件應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔，或與相應(yīng)內(nèi)容的紙質(zhì)載體歸檔時(shí)間一致。（未按時(shí)歸檔的每延期一天扣部門(mén)10元）7、更新、補(bǔ)充的文件，企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和干部職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)應(yīng)清退的文件，企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的文件，其他活動(dòng)中形成的文件等，應(yīng)隨時(shí)歸檔。（未按時(shí)歸檔的每延期一天扣部門(mén)10元）8、外出開(kāi)會(huì)、考察、學(xué)習(xí)、參觀形成或帶回應(yīng)歸檔的文件材料，在該項(xiàng)活動(dòng)結(jié)束時(shí)交由檔案資料室歸檔。（未按時(shí)歸檔的每延期一天扣部門(mén)10元）七、歸檔要求1、應(yīng)歸檔的文件、材料應(yīng)由各業(yè)務(wù)技術(shù)部門(mén)負(fù)責(zé)收集全齊,按照《文件材料歸檔范圍和保管期限表》中所列歸檔范圍進(jìn)行整理,填寫(xiě)歸檔目錄。2、每一技術(shù)項(xiàng)目在完成時(shí)或者是在項(xiàng)目告一階段后，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或部門(mén)的專(zhuān)（兼）職資料員收集完整后辦理歸檔手續(xù)；3、歸檔的檔案資料應(yīng)齊全完整，必須是與實(shí)際相符的原始記載，準(zhǔn)確地反映公司在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、研發(fā)、制造、基建、黨政管理等一系列活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過(guò)程；從個(gè)體上說(shuō)明一份文件、一個(gè)事由，其內(nèi)容應(yīng)完整無(wú)缺；已破損的文件材料應(yīng)預(yù)以修復(fù)，應(yīng)長(zhǎng)期保存的文件，用易褪變的材料書(shū)寫(xiě)的，要預(yù)以復(fù)制，復(fù)制件附于原件后一并歸檔。4、凡屬歸檔的文件材料必須做到書(shū)寫(xiě)材料規(guī)范，字跡工整，圖樣清晰，會(huì)簽手續(xù)齊全，所有簽字痕跡均應(yīng)使用黑色水筆書(shū)寫(xiě)。5、嚴(yán)格按歸檔要求進(jìn)行文件材料的收集歸檔工作。（未按規(guī)定少完成一項(xiàng)扣部門(mén)30元）八、檔案鑒定制度1、檔案鑒定工作，必須堅(jiān)持全面觀點(diǎn)、堅(jiān)持歷史觀點(diǎn)、堅(jiān)持發(fā)展觀點(diǎn)。2、檔案鑒定工作，必須按照黨和國(guó)家制定的鑒定工作原則和鑒定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。3、檔案鑒定工作，必須有組織、有領(lǐng)導(dǎo)地進(jìn)行，一般應(yīng)有領(lǐng)導(dǎo)、專(zhuān)業(yè)人員和有關(guān)單位代表參加的鑒定小組負(fù)責(zé)進(jìn)行。4、凡是經(jīng)過(guò)認(rèn)真的鑒定，判定為保存或銷(xiāo)毀的檔案，必須按照規(guī)定的程序，辦好鑒定手續(xù)。5、檔案鑒定工作，是一項(xiàng)決定檔案命運(yùn)的工作，檔案工作人員必須嚴(yán)肅、慎重地對(duì)待鑒定工作，嚴(yán)格遵守檔案鑒定工作制度。九、檔案借閱管理制度（一）公司內(nèi)部各部門(mén)人員需要查借閱檔案資料，首先應(yīng)填寫(xiě)《檔案資料利用審批表》，經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱和借閱（借閱檔案資料不超過(guò)一周，到期仍需要利用的，應(yīng)向檔案資料室說(shuō)明情況，并重新辦理借閱手續(xù)）。（二）查借閱檔案資料批準(zhǔn)權(quán)限：1、借閱內(nèi)部一般檔案資料由所屬部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；2、查閱秘密、機(jī)密檔案資料由所屬部門(mén)和資料室所屬部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)同時(shí)批準(zhǔn)；3、查閱絕密檔案資料由資料室所屬部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和分管副總同時(shí)批準(zhǔn)。4、密級(jí)檔案資料原則上在資料室內(nèi)查閱，如有特殊情況，需經(jīng)資料室所屬部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和分管副總同時(shí)批準(zhǔn)（并限定秘密、機(jī)密檔案資料借閱不超3天；絕密檔案資料借閱不超1天。到期仍需要利用的，應(yīng)向檔案資料室說(shuō)明情況，并重新辦理借閱手續(xù)）。（三）公司外人員需查閱公司一般檔案資料，首先應(yīng)持該單位介紹信（加蓋有該單位公章）、本人有效證件，填寫(xiě)《檔案資料利用審批表》，經(jīng)辦公室領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；查閱秘密檔案資料經(jīng)辦公室領(lǐng)導(dǎo)和分管副總同時(shí)批準(zhǔn)后，憑本人有效證件，方可辦理查閱（原則上機(jī)密、絕密檔案資料不予外來(lái)人員查閱，如有特殊情況查閱的，需辦公室領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)理同時(shí)批準(zhǔn)）。十、檔案保密管理制度1、檔案資料室工作人員，必須遵守保密制度，履行保密手續(xù)，嚴(yán)格遵守保密十條原則，確保檔案的安全。2、凡是利用檔案資料，必須經(jīng)檔案資料管理人員提供，任何人不得直接動(dòng)用。3、借閱檔案必須嚴(yán)格按照檔案借閱制度辦理手續(xù)，限期使用，按期返還，返還檔案要認(rèn)真檢查核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)追查。4、利用機(jī)密、絕密檔案以及引進(jìn)技術(shù)資料、科研成果、發(fā)明創(chuàng)造、專(zhuān)利、新產(chǎn)品、新工藝等技術(shù)文件材料，須嚴(yán)格履行審批手續(xù)，未經(jīng)批準(zhǔn)的，嚴(yán)禁提供利用。5、外單位查閱檔案，需持介紹信經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)和主管部門(mén)批準(zhǔn)。復(fù)制檔案和外供圖紙和技術(shù)文件，統(tǒng)一由公司檔案資料室嚴(yán)格按照審批手續(xù)提供，任何部門(mén)和個(gè)人一律無(wú)權(quán)外供。對(duì)于擅自向外轉(zhuǎn)借、提供圖紙資料和技術(shù)文件等檔案材料者，必須追查責(zé)任，對(duì)于嚴(yán)重?fù)p害國(guó)家和公司利益者，要依法追查刑事責(zé)任。6、停產(chǎn)或已生產(chǎn)完畢的產(chǎn)品圖紙和技術(shù)文件材料以及其他經(jīng)鑒定審批擬銷(xiāo)毀的檔案資料，統(tǒng)一由公司檔案資料室保管，統(tǒng)一造冊(cè)銷(xiāo)毀，任何部門(mén)和個(gè)人一律無(wú)權(quán)處理或自行銷(xiāo)毀。7、發(fā)現(xiàn)有關(guān)泄密事件，應(yīng)立即報(bào)告，及時(shí)追查。8、不允許自行傳抄、翻印帶密級(jí)的文件材料。9、不允許將機(jī)密文件帶回家中和到領(lǐng)導(dǎo)辦公室隨意翻閱文件。嚴(yán)禁攜帶機(jī)密文件、檔案資料游覽、參觀、探親、訪友，出入公共場(chǎng)所。10、部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和保密小組要定期檢查保密工作，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，堵塞漏洞嚴(yán)防失密、泄密發(fā)生。十一、檔案復(fù)制制度1、本公司工因工作需要復(fù)制一般文件材料時(shí)要經(jīng)檔案室所屬領(lǐng)導(dǎo)審批;本公司因工復(fù)制本職工作范圍以外的檔案，需經(jīng)有關(guān)業(yè)務(wù)技術(shù)部門(mén)審批;復(fù)制帶密級(jí)檔案材料，須經(jīng)檔案室所屬領(lǐng)導(dǎo)和分管檔案工作的公司領(lǐng)導(dǎo)審批后方可復(fù)制。2、外單位一般不予復(fù)制，確因工作需要應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)有關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和檔案室所屬領(lǐng)導(dǎo)及公司領(lǐng)導(dǎo)審批方可復(fù)制。3、復(fù)制后要及時(shí)進(jìn)行登記。十二、檔案統(tǒng)計(jì)制度1、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)以原始記錄為依據(jù)，做到準(zhǔn)確、可靠。2、認(rèn)真做好檔案管理基本情況統(tǒng)計(jì)工作和檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)工作。3、認(rèn)真做好檔案提供利用和利用效果的統(tǒng)計(jì)等工作。十三、檔案庫(kù)房管理制度1、入庫(kù)的檔案資料實(shí)行科學(xué)保管和保護(hù)，防治檔案損毀，延長(zhǎng)檔案壽命，維護(hù)檔案安全。2、按專(zhuān)業(yè)類(lèi)項(xiàng)進(jìn)行保管，做到檔案存放條理化、排列系統(tǒng)化、保管科學(xué)化，利于檔案的保護(hù)管理。3、堅(jiān)持以防為主、防治結(jié)合方針，切實(shí)做好檔案“十防”(即防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲(chóng)、防高溫、防強(qiáng)光、防泄密)工作，確保檔案完整安全。4、加強(qiáng)庫(kù)房基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，逐步購(gòu)置先進(jìn)設(shè)備，改善庫(kù)房管理?xiàng)l件;引用先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，實(shí)行科學(xué)管理。5、庫(kù)房要保持溫度在攝氏14-24°C，相對(duì)濕度在45-60%之內(nèi);保持清潔干凈，做到無(wú)塵、無(wú)蟲(chóng)、無(wú)鼠、無(wú)有害氣體污染（在庫(kù)房里不準(zhǔn)吸煙）。6、庫(kù)房管理人員要做到天天打掃衛(wèi)生，每天上下班各檢查一次溫濕度，每月清理二次檔案柜衛(wèi)生，發(fā)現(xiàn)有字跡褪變和紙張破損的案卷，及時(shí)進(jìn)行搶救、修裱。7、接交進(jìn)庫(kù)的檔案資料，要認(rèn)真清點(diǎn)，履行簽字接交手續(xù);檔案資料外借，要認(rèn)真清點(diǎn)，履行批準(zhǔn)手續(xù)，并保證按期歸還;非工作人員不得進(jìn)庫(kù)房，以防意外。十四、檔案銷(xiāo)毀制度1、對(duì)沒(méi)有保存價(jià)值的不歸檔文件和保管期限已滿無(wú)須繼續(xù)保存進(jìn)行銷(xiāo)毀處理的檔案資料，必須按照國(guó)家規(guī)定檔案銷(xiāo)毀的標(biāo)準(zhǔn)和公司制定的保管期限，由檔案資料鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組逐件地嚴(yán)格進(jìn)行鑒定。3、經(jīng)過(guò)鑒定確需銷(xiāo)毀的檔案，必須寫(xiě)出銷(xiāo)毀檔案資料鑒定分析報(bào)告，由檔案資料定編制檔案資料銷(xiāo)毀