協(xié)商與信息交流控制程序

協(xié)商與信息交流控制程序批準人： 實施日期：1.目的為了促進公司內(nèi)各層次及其他相關(guān)方就管理過程及有效性交流信息，增進理解、協(xié)調(diào)行動，推動和不斷改進管理體系的有效運行，制定本程序。2.適用范圍3.職責3.1總經(jīng)理負責重大信息的處理，并通過組織高層會議、管理評審匯總公司運行狀況和形成工作決議。3.2工程部是本程序的主控部門，負責指導(dǎo)、檢查和監(jiān)督公司計劃、決議的執(zhí)行情況，就公司方針、目標實現(xiàn)情況以及體系運行狀況，包括過程中出現(xiàn)的不合格信息、事故信息，采取糾正、預(yù)防措施、應(yīng)急預(yù)案和其他改進措施的協(xié)商與交流。3.3經(jīng)營部負責與顧客有關(guān)過程相關(guān)信息的交流，包括了解、傳達顧客的需求及期望等信息和經(jīng)營活動中建筑市場動態(tài)。3.4資源部負責對外相關(guān)信息的傳遞與處理，負責對員工安全、質(zhì)量、環(huán)境管理方面及崗位培訓和業(yè)務(wù)進修過程的內(nèi)、外交流。3.5其他部門負責本職能范圍內(nèi)的信息在內(nèi)、外部進行有效傳遞、處理及改進措施的協(xié)調(diào)落實。4.工作程序4.1信息的來源內(nèi)部信息：1）正常信息：如方針、目標、指標、職責與權(quán)限、監(jiān)視、測量記錄，內(nèi)部審核與管理評審報告，以及管理體系正常運行時的相關(guān)記錄。2）不符合信息：如不合格品處置單、內(nèi)部審核的不合格報告、糾正措施和預(yù)防措施處理等；3）緊急信息：如出現(xiàn)火災(zāi)、重大安全事故等報告；彎4鵝）員工的意見癢和建議沃；魚追5肆）新技術(shù)、新茶工藝、新材料伸、新設(shè)備信息耀；雀6諒）培訓情況、況相關(guān)法律、法案規(guī)的遵循情況臉及更新信息；隆7魚）運行控制情釣況。桑座外部信息：賴1專）來自顧客的僵信息；北2校）來自相關(guān)方冤（上級主管部俊門、社區(qū)居民港、偽顧客堅、承包單位、障分包單位、設(shè)敗計單位、試驗烏單位等）的信窄息；籃3駐）來自上級部凝門的信息。埋4.2中信息交流的方姐式制協(xié)商和信息交器流的途徑討可采用口頭或窗文字兩種方式廢進行，口頭方戲式包括面談、著座談、電話、諒會議討論及聲族像傳播等；文孫字方式包括通抗知、通報、報心表、公告、簡衛(wèi)報、記錄、宣眾傳資料、互聯(lián)夫網(wǎng)等。葛們4.豈3隆內(nèi)部丙協(xié)商和信息屆交流馬溝會議方式與要叉求思高層童會議：由總經(jīng)穴理或管理者代膠表召集和主持陜，副總經(jīng)理埋、總工程師兆參加，必要時殺職能部門經(jīng)理曾參加，不定期罷召開。主要對絮公司發(fā)展規(guī)劃搬、年度工作計察劃、公司標準濫、制度、機構(gòu)未調(diào)整等公司內(nèi)斜重大事宜進行躺討論、決策，兔應(yīng)有鄰專人記錄并形蘿成戲會議紀要業(yè)，巴管理者代表露審定。皆生產(chǎn)經(jīng)營熱調(diào)度會：由副狠總經(jīng)理召集和止主持，弄總工程師及各散職能部門負責娘人殲參加，不定期輪召開。主要研閘究公司分高層會議決議顫的落實措施光、安排魔生產(chǎn)也經(jīng)營任務(wù)、協(xié)歲調(diào)庸生產(chǎn)隆經(jīng)營過程中存嘩在的問題，應(yīng)愁有會議紀要剝，群會議紀要由勺資源部積起草，副總經(jīng)蘭理審定?？伎偙O(jiān)例會負：由掘工程部錢召集和主持，尊各部門負責人懸參加，巡每月月底前舉貞行橋，寒主要災(zāi)內(nèi)容有各職能貼部門負責人依何次總結(jié)上次例舊會各部門總體冬完成情況及下曬月工作安排和杠要求糧，應(yīng)有會議紀昏要。會議紀要槐由揮工程部蠟起草，繳工程部經(jīng)理魄審定?？v部門內(nèi)部會議結(jié)：濱由各部門淋負責人毒召集并主持會經(jīng)議饑，每周一次世，猶主要進行內(nèi)部鳳培訓、工作匯組總、專題研究忽等內(nèi)容，占并應(yīng)有會議紀雜要。老續(xù)其他方式與要鄙求剩當會議規(guī)定的步有關(guān)部門和人楚員因各種原因深未參加會議時鋒，會后也應(yīng)將闊會議紀要分發(fā)擊給該部門或人農(nóng)員。該部門或游人員若對會議播結(jié)果有不同意榆見，應(yīng)及時與貞會議負責部門慰聯(lián)系，必要時塑可對有關(guān)問題襖重新開會進行趨研討。氏新組建項目部猴由工程部組織雕各職能部門負匹責人參加，介招紹項目情況、次目標砍和公司各項要魔求，會后由工惠程部形成紀要系，工程部經(jīng)理喂審定。港利用公司通知藝、簡報等方式演進行信息傳遞費。年職能部門畝組織的塵季度考核、半寒年或年度總結(jié)略、黨團或骨干撕聯(lián)誼會等茅。中員工嬸可白利用信、函、俊電子郵件等直挽接向職能部門基反映證或通過員工代盯表反映弄管理體系運行蓄過程中的問題柴和有關(guān)公司生墊產(chǎn)經(jīng)營及管理走方面的合理化巨建議。搶緊急信息執(zhí)行哥《應(yīng)急準備和害響應(yīng)控制程序綢》嘆。答4.4抹外部蹦協(xié)商和信息碰交流夫氣資源部樓可利用下述方科式保持與外部楊協(xié)商和信息全交流煤，并留有記錄底：拐信函：由統(tǒng)一雷規(guī)范格式，包姥括表頭、編號捎、標題、主送曠單位、洽商事烘項、公司（或濁部門）印章等外內(nèi)容。余傳真：由統(tǒng)一隙傳真用紙，包公括：表頭、時顯間、接收單位達、接收人、傳授真號、電話號殖、溝通內(nèi)容、扛反饋方式等。別網(wǎng)絡(luò)：通過網(wǎng)月上信息、網(wǎng)上妄申報材料等方男式與外部進行景溝通。盛洽談月：利用工作日鄭記記錄邀見移、電話等傷溝通潑的內(nèi)容鍛。民匯報：向上級驕主管部門按照淺其要求參加會姨議或呈報報遞表練(情告餐)菠等。風4.輪4事.產(chǎn)2驅(qū)舊經(jīng)營部處可利用下述方坐式保持與外部紫協(xié)商和信息遠交流哀，并留有記錄暫：須工程中標爺前：搜集項目灑信息、組織各鐘職能部門負責寺人標前評審各后揪獲取翼招標文件、根捷據(jù)招標文件和足答疑組織投標毒活動滾。沃工程中標后：旅主動與需顧客鋼進行交流財，就合同有關(guān)片內(nèi)容進行商洽吊，簽訂合同并翁備案合。洲項目實施過程輝中：利用季度煙考核輔機會辦或根據(jù)項目負派責人反饋意見鼓就合同茅實施情況、裝補充協(xié)議或項霜目部需改進每問題嘴等湊和顧客主動溝巾通遷。艙工程保修期：挎以電話或其它桿方式不定期的棍與寬顧客懼進行交流泉。錄采購過程：通營過招標文件、斗邀請談判、合午同商簽及階段飄考核等方式保離持與被采購單徒位的眼協(xié)商和信息壟交流何。斬惑工程部癢根據(jù)其他部門累需要安排與外獎部艱協(xié)商和信息液交流斑，并留有記錄啦。秤憤項目部疫可利用下述方鏈式保持與外部司協(xié)商和信息嚼交流戀，并留有記錄廈：慚參加第一次工灑地會議、圖紙嫂會審和審計交治底會議、事故灰事件調(diào)查處理善會議、中間或律竣工驗收交付舉會議等。疼組織和主持窗項目管遺理訴/跨監(jiān)理交底會議歐、漿定期例會、不含定期專題膚例會。今參加對外單位毀實地考察活動顫。仆參加上級主管瞧部門組織會議討等。5．記錄滔《會議簽到表兩》低（鞭YNW/海CX4辭-1籍-僚）良《會議紀要》汪（礙YNW/眉CX4修-畫2賠-匯）矩《啞顧客意見征詢城表》處（挎YNW/再ZC捷1-1走-歌）盼信函、傳真、傳工作日記、報游表、報告會議簽到表敘編號：輩YNW/漿CX4稍-1-男時間贊地點賢主持人雀主題額序號蚊部搖門孤/湖單位闊簽字壘序號穴部喬門仿/瀉單位替簽字漏統(tǒng)計結(jié)果：本滿次會議應(yīng)栽到術(shù)懶迅人，實娛到船替吊人，艘到會禾率縮渡%廣，豎未到人員原因代：會議紀要那編號：爛YNW/夾CX4粱-厚2姻-菜時間速地點決主持人刑主題袖上次會議執(zhí)行議情況：葉本次會議決議靠事項：布本次會議未決楚事項及各方意襲