科研課題檔案建檔規(guī)范

八、中國科學院大科學項目檔案建檔規(guī)范1總則1.1為加強中國科學院大科學工程項目(以下簡稱項目)檔案建檔工作，確保項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)，發(fā)揮項目檔案在運行、維修、管理和擴建、改建、技術改造等工作中的作用，制定本規(guī)范。1.2本規(guī)范提出了項目建檔工作的基本要求及管理職責，規(guī)定了項目文件的歸檔范圍、質量要求、整理組卷和項目檔案的驗收、歸檔與移交，適用于中國科學院大科學工程項目的新建、擴建、改建和技術改造等項目的建檔工作。1.3項目建檔工作除執(zhí)行本規(guī)范外，尚應執(zhí)行國家現(xiàn)行有關標準、規(guī)范的規(guī)定。2規(guī)范性引用文件下列標準所包含的條文，通過在本規(guī)范中引用而構成為本規(guī)范的條文。

GB/Tll822-2000((科學技術檔案案卷構成的一般要求)GB/T50328-2001《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》DA/T28-2002(<國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范)3術語3.1大科學工程項目(Largescalescientificconstructionproject)是指大科學裝置的建設項目，亦稱作大科學裝置建造工程，具有工程和研制雙重特性。它包括大科學裝置的建造及與其相配套的建筑物、構筑物和附屬基礎設施的建設。其組成見示意圖(附錄A)。3.2大科學裝置(Large-scalescientificfacility)是指通過較大規(guī)模投入和工程建設來完成，建成后通過長期的穩(wěn)定運行和持續(xù)的科學技術活動，以實現(xiàn)重要科學技術目標的大型設施。按照不同的應用目的，大科學裝置可分為三類：(1)為多學科領域的基礎研究、應用基礎研究和應用研究服務的，具有強大的支持能力的大型公共實驗平臺；(2)為特定學科領域的重大科學技術目標建設的專用研究裝置；(3)為國民經濟建設、國家安全和社會發(fā)展提供基礎數(shù)據(jù)的重大公益基礎設施。3.3系統(tǒng)(System)由若干相互聯(lián)系和相互作用的部分(要素)，按一定的關系組成的具有特定功能的有機整體。它是大科學裝置的有機組成部分。3.4部件(Subassembly)由若干零件裝配而成的組件。它是系統(tǒng)的組成部分。3.5零件(Member)用來裝配成部件的單個制件。它是部件的基本組成單元。3.6單項工程(Unitofproject)具有獨立的設計文件，可獨立組織施工，竣工后可以獨立發(fā)揮生產能力或工程效益的工程，它是構成建設項目的組成部分。對大科學裝置而言，是指構成大科學裝置的獨立組成部分。3.7單位工程(Subunitofproject)具有獨立的設計文件，可獨立組織施工，但竣工后不能獨立發(fā)揮生產能力或工程效益的工程。它是單項工程的組成部分。3.8分部工程(Subproject)單位工程中可以獨立施工的工程。它是單位工程的組成部分。3.9分項工程(Subunit)單位工程中最基本的計算單位。它是分部工程的組成部分。分部工程按不同的施工方法和不同的規(guī)格等劃分具體的分項項目。4基本要求4.1項目建檔工作實行統(tǒng)一領導、分級管理、確保質量、便于利用的原則。4.2項目檔案必須完整、準確、系統(tǒng)、配套，能夠全面反映項目由來、建造過程和竣工驗收結果。4.3項目建檔工作必須納入建設單位和各參建單位項目管理的各個環(huán)節(jié)和工作人員的職責范圍，與項目管理同步進行，并建立項目文件的形成積累和整理歸檔制度。4.4建立以建設單位為核心、參建單位參與的項目檔案管理網絡，做到各單位有負責人主管和有專人負責本單位形成的項目文件的全過程管理工作。4.5嚴格執(zhí)行國家保密和保護知識產權等法規(guī)，確?？萍紮C密和項目檔案的安全。5．管理職責5.1院業(yè)務主管部門職責下達大科學工程項目建設任務時，同時下達項目建檔任務。負責對院屬大科學工程項目建檔工作的監(jiān)督、檢查、協(xié)調和業(yè)務指導。在國家檔案行政管理部門指導下，負責組織大科學工程項目竣工的檔案驗收。5.2建設單位職責負責組織領導項目建檔工作，將項目建檔工作納入領導的議事日程，納入項目管理的各個環(huán)節(jié)，納入領導和有關工作人員的職責范圍。編制包括項目各組成部分在內的項目檔案分類表，建立健全項目建檔工作的相關制度并監(jiān)督執(zhí)行。配備專(兼)職人員負責協(xié)調、指導、督促本單位各工作部門做好項目文件的收集、整理和歸檔工作。在與大科學裝置研制建造、勘察、設計、建筑安裝工程施工、監(jiān)理等單位簽訂合同、協(xié)議時，應制定專門條款，對移交項目檔案的套數(shù)、質量、移交時間及費用等提出明確要求。負責監(jiān)督、檢查和業(yè)務指導大科學裝置研制建造、勘察、設計、建筑安裝工程施工、監(jiān)理等單位的項目文件的形成、積累和立卷歸檔工作。負責收集和整理項目準備階段、竣工驗收階段和建設單位承擔大科學裝置的設計和研制過程中形成的項目文件，并應進行立卷歸檔。負責收集和整理與項目有關的引進技術或引進設備的技術文件，并應進行立卷歸檔。負責接收、審查和匯總大科學裝置研制建造、勘察、設計、建筑安裝工程施工、監(jiān)理等單位以及本單位各部門移交的項目檔案，確保接收的項目檔案完整、準確、系統(tǒng)、配套。負責向國家檔案局上報《國家重點建設項目檔案管理登記表》。5.3大科學裝置設計、研制建造單位職責應按合同、協(xié)議規(guī)定，將大科學裝置設計、研制建造過程中形成的應歸檔的項目文件，經規(guī)范整理立卷后移交建設單位。5.4勘察、設計單位職責應按合同、協(xié)議規(guī)定，將勘察、設計過程中形成的全部勘察、設計文件，經規(guī)范整理立卷后移交建設單位。5.5建筑安裝工程施工單位職責應按合同、協(xié)議規(guī)定，將施工過程中形成的全部施工文件，經規(guī)范整理立卷后移交建設單位。建筑安裝工程項目實行總承包的，總承包單位負責收集、匯總各分包單位形成的項目檔案，并及時向建設單位移交。各分包單位應將本單位形成的項目文件整理立卷后及時移交總承包單位。在城市規(guī)劃范圍內的項目，施工單位應整理一套(原件)符合本規(guī)范的項目檔案移交建設單位，另編制一套與城市規(guī)劃、建設及其管理有關的項目檔案移交城建檔案館。5.6監(jiān)理單位職責應按合同、協(xié)議規(guī)定，將監(jiān)理過程中形成的全部監(jiān)理文件，經規(guī)范整理立卷后移交建設單位。負責監(jiān)督、檢查大科學裝置設計、研制、建造、勘察、設計、建筑安裝工程施工等單位項目文件的形成積累和立卷歸檔工作。審查大科學裝置設計、研制、建造、勘察、設計、建筑安裝工程施工等單位向建設單位移交項目檔案情況，對其完整、準確、系統(tǒng)性簽署意見，并在竣工圖上簽字。6項目文件的歸檔范圍及質量要求6.1項目文件的歸檔范圍項目從立項、實施到竣工交付使用全過程中形成的，具有保存價值的各種載體的文件，均應收集齊全，整理立卷后歸檔。6.I.2項目文件的歸檔范圍及保管期限見《大科學工程項目文件歸檔范圍及保管期限參考表》(附錄B)。6.2歸檔文件的質量要求歸檔的項目文件應為原件。項目文件的內容必須符合國家有關工程勘察、設計、施工、監(jiān)理等方面的技術規(guī)范、標準和規(guī)程。項目文件的內容必須真實、準確，與實物、實況相符合。項目文件應采用耐久性強的書寫材料，不得使用易褪色的書寫材料。項目文件應字跡工整、圖樣清晰、圖表整潔、紙質優(yōu)良，簽字蓋章手續(xù)和文件形成日期完備。外文文件和相應的中文譯件應歸檔，未翻譯的外文文件，應譯出中文標題，并附上內容提要。錄音、錄像文件的歸檔應保證載體的有效性，符合《中國科學院聲像檔案建檔規(guī)范》的要求。電子文件應使用不可擦寫的電子介質存儲，與紙質文件同時歸檔，并應保持內容一致?？⒐D應是新藍圖，均應逐張加蓋竣工圖章，履行簽字手續(xù)。修改必須符合技術要求，設計變更單和工程洽商記錄均應歸人相關的案卷。7項目文件的整理立卷7.1分類根據(jù)建設單位編制的項目檔案分類表，將不同類別、不同層次的項目文件進行分類。.1項目文件可按項目組成部分、建設程序或階段等分為項目綜合管理文件、監(jiān)理文件、大科學裝置研制建造文件、建筑安裝工程施工文件、竣工圖、竣工驗收文件以及聲像、電子文件等大類。.2每一大類的項目文件，再按建設程序、階段、單項工程、系統(tǒng)、專業(yè)等逐級細分。項目文件的分類見《大科學工程項目文件分類示例圖(參考件)》(附錄c)。建設單位在編制項目檔案分類表時，應從實際出發(fā)，根據(jù)項目的構成和項目文件的類別、數(shù)量和形成等情況，逐級分層次設置各級類目，并將類目組合成有機整體，以完整、系統(tǒng)反映項目全貌，便于整理立卷和檔案管理。7.2立卷立卷原則應遵循項目文件的形成規(guī)律和成套性特點，保持卷內文件的有機聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。立卷單元根據(jù)項目任務、職責分工和文件形成等情況，明確項目文件的各個立卷單元。每個立卷單元由立卷責任者(部門或單位)負責將項目文件收齊，根據(jù)項目文件類別、數(shù)量等組成若干案卷。如大科學裝置可以單項工程、系統(tǒng)等為立卷單元，由研制部門負責將項目文件組成多卷。立卷方法.1項目綜合文件可按建設程序、專業(yè)、形成單位等立卷；.2監(jiān)理文件按單項工程、問題或文種等立卷；.3大科學裝置研制建造文件按單項工程、系統(tǒng)等立卷；.4建筑安裝工程施工文件按單項工程、專業(yè)等立卷；.5竣工圖按單項工程、專業(yè)、系統(tǒng)等立卷；.6竣工驗收文件按單項工程、專業(yè)、系統(tǒng)等立卷。立卷的其他事項立卷要求、卷內文件排列、案卷編目、案卷裝訂、案卷排列等均執(zhí)行《中國科學院基本建設項目檔案建檔規(guī)范》第6章的有關規(guī)定。其中大科學裝置部分每個立卷單元還應填寫《科研課題檔案歸檔說明書》(式樣參見《中國科學院科研課題檔案建檔規(guī)范》附錄D8)，作為該立卷單元首卷的第一份文件，登人卷內目錄。8項目檔案的匯總整理8.1建設單位各部門及各參建單位在項目任務完成后、驗收前，將各自形成的應歸檔的項目檔案移交給建設單位。移交檔案時，應編制項目檔案案卷移交目錄(附錄Ga、Gb)，辦理交接手續(xù)。8.2整套項目檔案匯總整理由建設單位負責組織，其內容包括：對整套項目檔案進行清點，并根據(jù)項目檔案分類表對全部案卷進行系統(tǒng)分類、排列和逐卷編寫檔號(檔號可用鉛筆l臨時填寫)。并由項目綜合管理部門填寫《大科學工程項目檔案建檔總說明》(附錄I)及組織編制整套項目檔案案卷總目錄(附