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HR專業(yè)資料

浙江中控軟件技術(shù)有限公司

綜合辦公室

工作流程

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綜合辦公室

行政工作流程手冊

(附工作流程圖)

綜合辦公室行政管理的主要工作內(nèi)容：執(zhí)行辦公設備、公共設施的日常管理和維護；執(zhí)行辦公用品及日常用品的購買、發(fā)放管理；執(zhí)行檔案的歸檔管理；執(zhí)行固定資產(chǎn)及低值易耗品的管理；執(zhí)行各種費用的控制交納；執(zhí)行公司對外關(guān)系建立維護；執(zhí)行突發(fā)事件處理；執(zhí)行秘書事務管理；執(zhí)行后勤管理；執(zhí)行行政日常事務處理；執(zhí)行上級交給事務等。

具體工作流程

一、執(zhí)行辦公用品及日常用品的購買、發(fā)放管理

月末綜合辦公室要根據(jù)其他部門的請購計劃及庫存狀況，并要根據(jù)相關(guān)規(guī)定作適當儲存以備不時之需，作好請購計劃單經(jīng)主管審批后，及時保質(zhì)保量地購買辦公用品和日常用品，購買物品應當定價定點，保證質(zhì)優(yōu)價廉。要作好物品出入庫登記，每月盤存，確保帳物相符。

二、執(zhí)行固定資產(chǎn)及低值易耗品的管理

對于公司所有的固定資產(chǎn)以及低值易耗品，需要建立臺帳清單，監(jiān)視各部門于每月25日進行盤點，辦公室會根據(jù)各部門盤點狀況進行抽查，核對帳物是否相符，然后根據(jù)各部門盤點狀況及調(diào)動增加狀況制作《固定資產(chǎn)、低耗品清單》報表發(fā)放各部門；每季度組織財務部對各部門進行全面盤點，核對帳物。對需要報廢的資產(chǎn)依照相關(guān)程序申請報廢，及時跟進各部門資產(chǎn)調(diào)動、出入庫單據(jù)的核對，做到帳物相符。對于資產(chǎn)管理不當、帳物不符，應進行相應處罰。

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三、執(zhí)行各部門基礎(chǔ)設備、設施維修管理

綜合辦公室負責根據(jù)維修要求協(xié)調(diào)或外請技術(shù)人員維修、對維修全過程進行控制；各部門對維修質(zhì)量監(jiān)視、確認。

所有維修要求做好記錄、跟蹤維護結(jié)果及完成狀態(tài)；對未按要求完成的維修事項、及時了解狀況并報告負責人。

四、執(zhí)行文件檔案的歸檔管理

根據(jù)不同種類檔案的特點，做好系統(tǒng)編目、使用/傳閱控制、分類存放、排列有序，定期收集各類文件資料，并整理立卷歸檔。

各部門往來的備忘錄、文檔、資料等按類別、內(nèi)容、時間順序等存檔管理。

六、文件資料收發(fā)、傳真管理

各類文件資料收發(fā)、傳真均需在登記薄上作好詳細登記、記錄，及時將各類信息（通知、文件）進行上傳下達，特別是各類客戶信息應登記后及時傳遞給相關(guān)部門；

七、執(zhí)行各種費用的支付、控制

按時申請、交納、控制公司各項費用，例如：車輛養(yǎng)路費、車船稅等；并將所要交納的各項費用進行審核記錄，對各項資金審批單歸類管理。做到資金審批的及時、確鑿，以確保各職能部門工作的正常開展。

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八、執(zhí)行對外關(guān)系建立維護

建立良好的公共關(guān)系平臺是企業(yè)正常經(jīng)營的關(guān)鍵，綜合辦公室門肩負著對外溝通、協(xié)調(diào)的重任，要把對外關(guān)系維護作為重要工作來抓，企業(yè)的經(jīng)營活動涉及到方方面面的關(guān)系，既有政府部門的，又有社會關(guān)系的，哪方面關(guān)系處理不好，或多或少都會有一定影響。在平日的工作中要經(jīng)常保持與已有關(guān)系的聯(lián)系與溝通，并結(jié)合實際狀況，建立新的公共關(guān)系。在對外交往中要自覺維護公司形象，要將對外關(guān)系維護狀況及時向領(lǐng)導匯報，以便作出符合公司利益的調(diào)整。

九、執(zhí)行處理突發(fā)事件

公司各種突發(fā)事件出現(xiàn)后，綜合辦公室在收到信息的同時，要根據(jù)事件影響的大小，迅速向領(lǐng)導匯報，并及時處理，將有可能對公司或個人的不利影響降到最低限度，狀況特別緊急又不能向領(lǐng)導及時匯報時可先處理再匯報，但事后要向領(lǐng)導說明原因。在處理突發(fā)事件時，應把握有利原則，要充分維護公司或員工的利益，樹立好公司的整體形象。

十、后勤服務保障

綜合辦公室要將后勤服務保障列入日常工作中，要加強對工作環(huán)境、交通、餐廳的管理進行監(jiān)視，收集員工建議，緩解員工情緒，通過有效途徑督促集團公司改善；為員工提供較為良好的生活、工作環(huán)境，提高保障質(zhì)量；車輛管理中，要制定相應制度，經(jīng)常提醒駕駛員遵章守紀，保證車輛隨時處于良好的性能狀態(tài)，確保人員接送、貨物輸送的時效性。

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安全工作是企業(yè)的一項重要工作，綜合辦公室是安全工作的主要執(zhí)行部門；日常工作中應將安全工作、保密工作列入議事日程，要充明顯確重點安全項目，不定期地組織檢查，認真查出安全隱患，及時消除潛在的安全危害并作好記錄。要落實安全責任制，簽定安全責任制，規(guī)劃安全教育、培訓計劃并認真加以實施。

十一、日常事務處理

綜合辦公室的工作雜而亂，涉及面廣，大小事情多，并且好多事務具有不可確定性，臨時出現(xiàn)的工作，會給當日計劃工作帶來很大的沖突，這時就要擇其輕重而處理?？傮w來講，綜合辦公室屬于服務保障部門，是為其他部門服務的，所以也要協(xié)助他們處理不涉及本部門的日常事務。否則會影響正常工作秩序，甚至會影響經(jīng)營活動。。

十二、執(zhí)行上級交給事務

優(yōu)先完成領(lǐng)導交給各類事務，規(guī)定時限內(nèi)完成不了的，應向領(lǐng)導說明其原因，并盡力盡快完成，最終將完成結(jié)果向領(lǐng)導匯報。

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電腦系統(tǒng)維護工作流程

網(wǎng)絡管理員要保證公司網(wǎng)絡、各個工作站點能正常工作，保證公司電腦系統(tǒng)的穩(wěn)定高效，信息通道的暢通，日常工作流程如下：一、公司電腦設備申請流程

1、設備的申請：包括電腦整機、電腦配件、網(wǎng)絡和通訊設備、IC卡

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2、日常故障處理：

3、日常故障解決

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人事日常工作流程手冊

第一章前言

第一條為使本公司人力資源管理作業(yè)正軌化、制度化，能在有序可循的狀況下，使

本公司人力資源管理作業(yè)脈絡一貫，并加強人力資源部門與各部門間的了解，借以更密切協(xié)同，提高工作效率，特制訂本程序。

其次章主辦

其次條人力資源管理事宜由公司綜合辦公室負責管轄和辦理，下設人事專員一人，

負責以下全盤人力資源業(yè)務。

第三章招募甄試

第三條人員招募作業(yè)程序

第四條收到“增補人員申請單〞時，即行擬訂招募計劃，內(nèi)容包括以下項目：1.招募職位名稱及名額；2.資格條件限制；

3.職位預算薪金（綜合辦公室和用人部門主管負責）；4.預定任用日期；

5.通報稿或登報稿(訴求方式)擬具；6.資料審核方式及辦理日期(截止日期)；7.甄試方式及時程安排(含面談主管安排)；8.工作能力安排；

9.準備事項(通知單、海報、公司宣傳資料等)。

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第五條訴求：即將招募消息告訴群眾及求職人，如下：1.網(wǎng)絡聘請：先擬廣告稿、主管確認、發(fā)布；

2.登報征求：擬廣告稿，決定刊載何報、何時，然后聯(lián)絡報社報價、審批、執(zhí)行。3.內(nèi)部推薦：以海報或公告方式進行。第六條應征信息處理：

1.訴求消息發(fā)出后，會收到應征資料，人事專員定時收集交主管審核后，由主管初

審并協(xié)調(diào)面試時間，通知前來本公司接受甄試。

2.不合格應征資料，歸檔一個月后銷毀，但有要求退件者，應給予退件。為了給社

會群眾一個好的印象，對所有未錄取者發(fā)郵件“致謝函也是應有的禮貌。第七條甄試：新進人員甄選考試分筆試及面談。1.筆試包括以下：

(1)專業(yè)測驗(由申請單位擬訂試題)；

說明：常規(guī)狀況下，由用人部門在申請人員增補時提供測試題和標準答案；應試人員完成筆試后，由人力資源管理人員、用人部門主管或授權(quán)技術(shù)骨干、核定權(quán)限主管分別面試。

各級面試完成均應有面試記錄和評價看法填寫在面試記錄表。(2)領(lǐng)導能力測驗(適合干部級)；

2.面談：由申請部門主管、綜合辦公室主管、核定權(quán)限主管分別或共同面談，面談

時應注意：

(1)要盡量使應征人員感到親切、自然、輕松；(2)要了解自己所要獲知的答案及問題點；(3)要了解自己要告訴對方的問題；(4)要尊重對方的人格；

(5)將口試結(jié)果隨時記錄于面談記錄表。

(6)面試過程中，應盡可能滿足應試者對崗位和公司的咨詢，并通過應聘者提問的方法、出發(fā)點等評估應聘者的心理素質(zhì)。

(7)原則上所有環(huán)節(jié)的應試（筆試、面試、復試）須按排在連續(xù)時間內(nèi)完成。3.如初次面談不夠周詳或需要特別安排的，發(fā)出“復試通知單，再次安排約談。第八條背景調(diào)查：

經(jīng)甄試合格，初步?jīng)Q定的人選，視狀況應做有效的背景調(diào)查。（限管理、技術(shù)骨干）

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第九條結(jié)果評定：

經(jīng)評定未錄取人員，先發(fā)出謝函（郵件）通知，將其資料歸入儲存人才檔案中，以備不時之需。評定錄用人員經(jīng)總經(jīng)理核準，綜合辦公室發(fā)出“報到通知單，并安排職前訓練有關(guān)準備工作。第十條本卷須知：

應征資料的處理及背景調(diào)查時應尊重應征人的個人隱私權(quán)，注意保密工作。第十一條體檢安排

A公司人力資源管理人員統(tǒng)一安排體檢，盡可能提前一天以上通知；B派專人全程陪伴體檢；

C通知面試擬錄用的人員體檢（強調(diào)時間、需空腹）；D告知體檢結(jié)果需要的時間；

E及時向醫(yī)院了解體檢結(jié)果（合格者告知報到時間，不合格者告知狀況提醒就醫(yī)）。

第十二條體檢結(jié)果有重大疾病的，不可直接告知當事人；必要時強調(diào)當事人有不健

康現(xiàn)象，指導當事人盡快安排就醫(yī)。

第十三條體檢結(jié)果有重大疾病的，人事專員除報告主管外，不可以在任何場合

透露，以尊重當事人隱私。

第四章任用

第十四條經(jīng)核定錄用人員，由綜合辦公室依據(jù)甄選報名單發(fā)給報到通知單，請他

于報到時攜帶以下資料：

(一)填寫本公司新進職工錄用表；(二)繳驗學歷證、職稱證及身份證；(三)繳驗近期正面半身免冠照片；(四)原單位勞動合同終止證明；(以上應繳資料視狀況可增減)

第十五條管理人員任用，視狀況可發(fā)給聘任書和“任免通知〞。

第十六條新進人員于報到日，綜合辦公室應檢收其應繳資料，若資料不全，應限期

補辦，否則首月薪資可暫扣發(fā)。

第十七條綜合辦公室隨后應親切有禮地引導新進人員報到，逐項協(xié)助辦理以下：

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(一)領(lǐng)取員工相關(guān)文具用品；(二)發(fā)放考勤卡并解釋使用；(三)領(lǐng)取辦公桌鎖匙；

(四)視狀況引導參觀、介紹各部門及安排職前相關(guān)管理制度講（參照“工作程序〞）。

(五)綜合辦公室應引導新進人員向部門主管報到，跟蹤新員工適應狀況和工作安排。

（參照“工作程序〞執(zhí)行）

第十八條人員報到完畢隨后應辦理以下事項：(一)更新員工花名冊

(二)收齊報到應繳資料連同甄選報名單建立個人資料檔案(三)填報集團公司所有資料。第五章試用

第十九條原則上所有員工試用期為三個月，期滿合格者，辦理轉(zhuǎn)正手續(xù)才正試聘用，

個別試用成績突出者，可提前轉(zhuǎn)正。綜合辦公室每月15日發(fā)出當月轉(zhuǎn)正人員《考核表》，由被考核人提交述職報告后，部門主管、綜合辦公室考核確認；行政人員經(jīng)部門主管、綜合辦公室考核后呈相關(guān)領(lǐng)導核定；轉(zhuǎn)正后的員工經(jīng)分管部門主管及人力資源管理人員和權(quán)限程序?qū)徟罂珊炗唲趧雍贤?。其次十條綜合辦公室根據(jù)考核表發(fā)給試用期滿通知。

其次十一條綜合辦公室發(fā)出“試用期滿通知〞后，并依不同的批示，辦理以下事項：

(一)試用不合格者，另發(fā)給通知單。

(二)調(diào)(升)職者，由綜合辦公室辦理異動作業(yè)。(三)薪資變更者，由綜合辦公室主管辦理調(diào)薪。

其次十二條前條辦理完畢后，考核表應歸入個人檔案中。

其次十三條新進人員在試用期中，表現(xiàn)不合要求，部門主管認為有必要中止試用時，

可馬上提前辦理考核，按程序報請權(quán)限主管核定中止試用。

第六章異動

其次十四條晉升(升職、升級)及降級由申請人填寫人事異動申請單及辦理臨時考

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核，部門主管簽署后轉(zhuǎn)綜合辦公室簽注看法，呈權(quán)限主管批示。

其次十五條調(diào)職由申請人填寫人事異動申請單送調(diào)職部門會簽，轉(zhuǎn)綜合辦公室簽

注看法后，呈權(quán)限主管核定。

其次十六條未批準的升、降、調(diào)申請單退回申請部門；經(jīng)批準的申請單則由綜合辦

公室依據(jù)發(fā)布人事異動通知，副本抄送申請部門及本人，并限期

辦理業(yè)

務移交手續(xù)，履任新職。綜合辦公室應馬上變更薪資名冊。

其次十七條經(jīng)批準異動后，涉及調(diào)整薪資者，綜合辦公室應根據(jù)人事異動申請單批

示，填制“薪資調(diào)整通知單辦理調(diào)薪。

第七章請假

其次十八條員工因故請假應按有關(guān)規(guī)定辦理，綜合辦公室備案，依權(quán)限逐級呈核，

再轉(zhuǎn)回綜合辦公室登記于考勤表上。

其次十九條請休假作業(yè)應另參照《員工手冊》有關(guān)規(guī)定辦理。

第八章考勤

第三十條各部門主管應于每月3日前將上月份考勤表審核后送綜合辦公室備查。

第三十一條所有請假記錄將作為員工工作表現(xiàn)考核依據(jù)之一。

第三十二條員工因調(diào)休、請假，應按有關(guān)規(guī)定辦理，綜合辦公室備案；經(jīng)權(quán)限主

管核準后轉(zhuǎn)綜合辦公室查核并登記于考勤表上。

第三十三條員工請假超過三天以上的，原則上應事先辦理。第三十四條因公而未考勤，應通知綜合辦公室呈上級主管核簽。

第三十五條下班忘掉打卡，可由本人找直屬主管或綜合辦公室簽證，若未簽證者一

律以曠工論。（每月簽證不超過3次）

第三十六條綜合辦公室于每日檢視出勤狀況，遇異常狀況或違規(guī)事情，應即主動與

部門主管聯(lián)絡。

第三十七條員工出勤狀況，綜合辦公室應于每月終了編制《調(diào)休、請假》一式兩份，

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一份本部門留底，一份交給各部門公布，限三日內(nèi)接受更正申請。

第三十八條綜合辦公室應建立每一員工一份年度考勤統(tǒng)計表(印于個人資料卡中)，

逐月依據(jù)考勤表予以登錄，經(jīng)登錄后考勤表即可銷毀作廢。

第三十九條每一年度終了，綜合辦公室應即依據(jù)年度考勤統(tǒng)計表，統(tǒng)計是否有未休

完特別假的人員。

第四十條每一年度終了后，綜合辦公室應即調(diào)查編制次年度享有特別假人員名單，

予以造冊呈準后公布實施。

第四十一條有關(guān)考勤作業(yè)，請參照有關(guān)規(guī)定辦理。第九章出差

第四十二條出差作業(yè)，應參照財務部出差管理方法和相關(guān)規(guī)定辦理。第十章獎懲

第四十三條員工遇有功過獎懲時，可由建議人填報獎懲建議申請單公文，先由綜

合辦公室簽注調(diào)查看法后，呈經(jīng)理核定。

第四十四條綜合辦公室根據(jù)核準獎懲建議申請單發(fā)布獎懲通知單公文，副本抄送

本人部門及本人知照，另一份留底本部門月底加扣薪資。

第四十五條綜合辦公室應按月將人事獎懲通知單登錄于個人資料卡內(nèi)。第四十六條獎懲作業(yè)應另參照獎懲罰法及相關(guān)規(guī)定辦理。第十一章考核

第四十七條考核按考核制度執(zhí)行，部門內(nèi)有考核體系的，記錄應報綜合辦公室備案。

試用期考核：員工試用期三個月，由試用單位主管、綜合辦公室負責考核，并報公司分管領(lǐng)導審核，期滿考核合格者，填具“試用人員考核表〞，依權(quán)限逐級呈核后轉(zhuǎn)正。(三)臨時考核

為申請升降職，應附辦理臨時考績，以作上級批示決策參考依據(jù)。

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第四十八條考績表辦理完畢，存于個人資料袋內(nèi)，并予以登錄。第四十九條考績作業(yè)應另參照考績方法規(guī)定辦理。第十二章薪資

第五十條綜合辦公室應于每月5日前整理上月到職的新進人員，將核準工資登錄于

薪資名冊，更正人事資料。

第十三章訓練第五十一條職前訓練

新進人員于報到后，綜合辦公室應辦理以下職前教育：(一)介紹公司歷史背景、經(jīng)營方針、工作環(huán)境；(二)簡介各部門組織、職責、作業(yè)狀況；(三)相關(guān)人事管理制度及本卷須知；(四)介紹各部門辦公室及主管。第五十二條在職訓練

(一)綜合辦公室于年度開始，依所需培訓目標、課程、教材、預算，擬訂訓練計劃。

(二)綜合辦公室于培訓期中，應嚴予考核。

(三)員工于接受培訓后，視需要提出心得報告，成績優(yōu)劣列入考核依據(jù)。第五十八條專業(yè)培練

(一)專業(yè)知識，視必要可辦理專案培訓。

(二)搜集專業(yè)報導或講座教材，印發(fā)給每位員工。

(三)各部門主管可自行申請或由公司指派參與國內(nèi)外各種培訓機構(gòu)舉辦的講座、觀摩、訓練。

第五十三條培訓作業(yè)應另參照培訓方法規(guī)定辦理。第十四章辭職

第五十四條正式任用的員工如感工作不適或其他原因想辭職，應于15天前提出辭職申請書，由部門主管及綜合辦公室主管簽具看法后，呈公司經(jīng)理核準，再轉(zhuǎn)回綜合辦公室，綜合辦公室憑此辦理停薪手薪。

第五十五條綜合辦公室依據(jù)辭職申請書發(fā)給離職通知單，通知本人于批準離職日當天下班前依離職通知單上應辦理事項，逐項辦理移交，辦理完畢由綜合辦公室審核并簽署看法后計當月薪資。

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第五十六條綜合辦公室根據(jù)離職通知單于當日即行辦理以下事項：(一)登記于人員異動記錄簿內(nèi)。

(二)注銷綜合辦公室控制的人員狀況表內(nèi)登記。

(三)登記個人資料卡，注銷個人資料檔案，將資料存入離職檔案袋。第五十七條綜合辦公室視狀況應約談離職人員，并將面談結(jié)果填入離職人員面談記錄檔案，視狀況對離職人員工作狀況進行適度跟蹤；以作為人事滾動率檢查參考。

第十五章移交

第五十八條各級主管人員及業(yè)務承辦人員因故離