集團公司視頻會議系統(tǒng)管理辦法

集團公司視頻會議系統(tǒng)管理辦法第一章總則第一條集團公司視頻會議系統(tǒng)是通過集團公司廣域網，應用專用視頻設備構建的高清視頻會議系統(tǒng)，覆蓋與集團公司聯網的各下屬單位。為進一步提高集團公司視頻會議系統(tǒng)使用效率，更好地發(fā)揮系統(tǒng)作用，規(guī)范系統(tǒng)的運行維護，明確職責和工作要求，保證集團公司視頻會議的質量和效果，制定本辦法。第二條本辦法適用于通過集團公司視頻會議系統(tǒng)召開由集團公司、各分（子）公司或所屬單位發(fā)起的視頻會議。第三條本系統(tǒng)按程序化、規(guī)范化原則，實行統(tǒng)一指揮、分工負責、分級管理。第二章職責分工第四條集團公司辦公廳是集團公司視頻會議系統(tǒng)的綜合管理部門，負責規(guī)章制度的制定和修訂；負責視頻會議系統(tǒng)應用的審批、協(xié)調和考核工作；對系統(tǒng)的構成、使用和調整進行統(tǒng)一管理。第五條集團公司網控中心是視頻會議系統(tǒng)運行維護、設備管理及日常操作的具體部門，直接負責視頻會議相關設備的日常管理、維護和使用操作等工作。第六條集團各下屬單位的視頻會議系統(tǒng)管理部門應服從集團公司辦公廳的統(tǒng)一管理，明確系統(tǒng)管理責任人和聯系人，做好本單位系統(tǒng)及設備的日常維護和使用操作。第七條各下屬單位明確的視頻會議系統(tǒng)管理責任人和聯系人，應報集團公司辦公廳備案，提交《視頻會議系統(tǒng)管理人員備案表》（見附件一）；人員如有變動，應及時報集團公司辦公廳更新備案。第八條中電飛華為全系統(tǒng)的線路支撐單位，負責接入電路和視頻網絡系統(tǒng)的應急保障，負責向集團公司及下屬單位提供暢通的應急處理技術支持。第三章技術管理第九條各單位應保障本單位局域網絡運行正常，對本單位到集團本部的廣域網鏈路情況進行監(jiān)控，發(fā)現廣域網鏈路或設備出現問題應及時聯系集團公司網控中心，并盡快排查故障，保障視頻會議系統(tǒng)鏈路暢通。第十條各單位應定期對本地系統(tǒng)進行例行檢測，確保系統(tǒng)處于隨時可用狀態(tài)，包括音、視頻設備及相關網絡，填寫視頻會議系統(tǒng)定期檢測情況記錄。第十一條依據集團公司IP地址規(guī)劃方案，各分會場視頻終端的IP地址由集團公司統(tǒng)一分配，如安裝多臺視頻會議終端須向集團公司主管部門提出書面申請，集團公司統(tǒng)一分配IP地址并開通相關使用權限。第十二條各單位不得隨意更改視頻會議終端設備的信道鏈路、IP地址、視頻終端密碼及技術參數。第十三條為避免回聲嘯叫，電視機或音箱的音量不應太大；麥克風距離音箱不應太近。第十四條視頻終端開機的情況下，禁止搬動設備，以免造成設備損壞。第十五條集團公司電話會議系統(tǒng)目前已同視頻會議系統(tǒng)實現集成，可作為視頻會議系統(tǒng)的備份系統(tǒng)，未建廣域網的單位可利用電話會議系統(tǒng)參加視頻會議。電話參會操作詳見附件二。第十六條各視頻會議接入單位可將電話線接到視頻終端電話口上，可利用視頻終端連接的擴音設備播放聲音，實現電話系統(tǒng)的擴聲功能。當廣域網故障不能參會時，采用視頻會議終端連接電話會議系統(tǒng)的方式參加會議。第四章會議管理第十七條為避免集團公司視頻會議系統(tǒng)使用時發(fā)生資源沖突，各部門、各分（子）公司及所屬單位發(fā)起召開視頻會議需填寫《集團公司視頻會議系統(tǒng)組會申請表》（見附錄三），由集團公司辦公廳統(tǒng)一調配資源。第十八條會議主辦單位負責向各參會單位發(fā)出會議通知，參會單位收到會議通知后及時安排本單位的視頻會議技術支撐部門和會場服務部門做好會議準備。第十九條會議主辦單位應及時將會議通知、會議議程、會議主持詞提交給集團公司網控中心。第二十條集團公司網控中心負責根據會議通知要求盡快組織做好視頻會議系統(tǒng)各項保障工作。主要包括會議前的會議模版建立、系統(tǒng)調試檢查、會議設備聯調、會議期間的網絡狀況監(jiān)控、會議音頻和視頻控制、會議情況記錄等。第二十一條各參會單位分會場系統(tǒng)管理人員在系統(tǒng)調試階段必須按時到位，服從集團公司網控中心的統(tǒng)一調度，嚴格按照規(guī)范要求，調整本單位視頻會議室的燈光、背板、桌牌、攝像頭等，以獲得統(tǒng)一的取景效果。第二十二條各參會單位須加強系統(tǒng)設備聯調，確保會議系統(tǒng)在會議開始前20min處于就緒狀態(tài)。開會前10min仍不能進入會議或對整個會議有很大干擾的會場須退出會議，以保證整個會議的質量。第二十三條在完成系統(tǒng)設備聯調的情況下，各單位必須保持設備聯調時確定的狀態(tài)，直到會議結束前，不允許再對系統(tǒng)中各設備尤其攝像頭做任何調整操作，分會場的麥克風在系統(tǒng)調測完成后須設置為靜音狀態(tài)，需要分會場發(fā)言時再將麥克風開啟。第二十四條為保障視頻會議整體效果，各參會單位須嚴格管理會場秩序，保證會議出席人員按時到會，著裝整齊，與會人員應集中就座在攝像頭可視區(qū)域，杜絕遲到早退、私下交談、打電話、收發(fā)短信、隨意走動以及睡覺、吸煙等影響會議質量的行為。第二十五條會議期間，分會場技術人員要隨時待命，不得擅自離開崗位；系統(tǒng)非正常停機、網絡中斷、機房事故、停電、非法入侵、病毒等事件導致應用系統(tǒng)不能正常運行，影響使用時須及時同主會場技術人員溝通。第二十六條為不斷完善視頻會議系統(tǒng)，會議結束后，各單位應及時分析總結視頻會議情況，做好會議情況紀錄。遇到問題，應填寫分會場故障反饋表（見附件四），以電子郵件形式發(fā)送到集團網控中心system＠郵箱中，便于集團及時掌握分會場情況，協(xié)調處理出現的問題。第二十七條集團公司視頻會議系統(tǒng)為集團公司內部專用系統(tǒng)，系統(tǒng)相關運維工作人員必須嚴格做好保密工作。（一）不得將系統(tǒng)相關管理賬號和密碼透露給第三者。（二）妥善保存涉及會議的音像資料，嚴禁利用職務之便私自泄漏涉及會議內容的相關信息資料。（三）不得擅自將其他視頻會議終端或設備接入本系統(tǒng)。第五章檢查考核第二十八條集團公司辦公廳將加強對視頻會議系統(tǒng)使用情況的考核，每次會議結束后根據會議情況進行適時通報。第二十九條集團公司辦公廳定期對視頻會議系統(tǒng)的建設、運維及規(guī)范管理情況進行檢查并通報。第六章附則第三十條下屬單位要參照本辦法制定實施細則，明確分工，落實責任，加強考核。第三十一條本辦法由集團公司辦公廳負責解釋。第三十二條本辦法自印發(fā)之日起施行。附件：1．視頻會議系統(tǒng)管理人員備案表2．電話會議系統(tǒng)參數及操作說明3．集團公司視頻會議系統(tǒng)組會申請表4．集團公司視頻會議系統(tǒng)分會場故障反饋表

附件一：視頻會議系統(tǒng)管理人員備案表視頻會議系統(tǒng)管理小組主管

（直接負責人）：姓名：部門：職務：電話：傳真：手機：電子郵箱：視頻會議系統(tǒng)管理小組成員：姓名：部門：職務：電話：傳真：手機：電子郵箱：附件二：電話會議系統(tǒng)參數及操作說明電話會議系統(tǒng)相關參數：1．接入號：VOIP用戶：x電力系統(tǒng)內線：x市話：x2．會議號：x3．密碼：聽眾模式：1電話會議系統(tǒng)接入流程：（1）參會單位根據自身情況選擇接入號，通過電話機撥號接入；（2）根據語音提示再撥會議號，按#鍵。根據語音提示輸入密碼1（聽眾模式），按#鍵參加會議。附件三：集團公司視頻會議系統(tǒng)組會申請表會議發(fā)起單位會議管理人聯系電話系統(tǒng)調測聯系人聯系電話會議名稱會議主要內容會議范圍會議開始時間月日時會議結