房地產(chǎn)公司檔案管理制度

珠海華發(fā)房地產(chǎn)公司檔案管理制度珠海華發(fā)房地產(chǎn)公司檔案室制

珠海華發(fā)房地產(chǎn)公司

檔

案

管

理

制

度

1

錄目

...............................................................................................................................................3寶迪系統(tǒng)安裝第一章

.......................................................................................................................................5寶迪系統(tǒng)簡易操作其次章

.............................................................................................................................................19檔案整理方法第三章

.............................................................................................................................................23檔案資料移交第四章

.........................................................................................................................................25檔案資料的借閱第五章

2

珠海華發(fā)房地產(chǎn)公司檔案管理制度珠海華發(fā)房地產(chǎn)公司檔案室制

寶迪系統(tǒng)安裝第一章

規(guī)范工程檔案與工程資料電子為提高我司工程檔案管理效能，依據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)有關(guān)要求與指示，1.

文件的收集、整理、運(yùn)用，保證電子文件及電子檔案真實(shí)性、牢靠性、平安性，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦

；數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)（以下簡稱：寶迪系統(tǒng)）BD2006公，我司指定數(shù)字化檔案系統(tǒng)：

；雙擊安裝程序2.

”定確“及”步一下“擊點(diǎn)示提按，面界裝安入進(jìn)3.

；

；在電腦桌面找到檔案管理系統(tǒng)并雙擊4.

3

登172.16.9.2/請按服務(wù)器名：當(dāng)出現(xiàn)登錄信息時(shí)，5.

口令：空白SA/錄名：

可用房地產(chǎn)公司公共若無，假如運(yùn)用用戶有運(yùn)用的用戶名及密碼可干脆輸入，用戶信息驗(yàn)證，6.

）123456口令：DC查詢用戶名（

將網(wǎng)絡(luò)版設(shè)置成點(diǎn)擊窗口功能中的7.

即已完成整個寶迪的安

裝及寶迪內(nèi)網(wǎng)的設(shè)置。

4

寶迪系統(tǒng)簡易操作其次章

界面導(dǎo)覽一、

2.1.1圖

主菜單欄[1.，“幫助”、“窗口”、“年報(bào)”、“工具”、“編輯”、個主菜單欄，分別是“系統(tǒng)”5寶迪系統(tǒng)共有：]

每個主菜單欄包括多個子菜單或菜單項(xiàng)。每個菜單項(xiàng)就是一個“特別”交互式的功能吩咐。

是由一組常用功能吩咐按鈕組成，有些功能按鈕帶有下拉按鈕。按鈕功能和主菜單欄中的菜單項(xiàng)：]工具欄[2.

的功能一樣。

顯示檔案分類狀況，包括一級分類、二級分類：]檔案類型區(qū)[3.“歸為一級分類，“文書檔案”如：.....,

、“案卷書目”、檔文件書目”“卷內(nèi)文件書目”則是文書檔案類的三個子類，即并列的三個二級分類。

主要編輯選中的檔案類型，檔案數(shù)據(jù)的輸入、查詢、修改、刪除具體信息都在該區(qū)域顯：]檔案數(shù)據(jù)編輯區(qū)[4.

示。

：]窗口功能按鈕欄[5.主要顯示“窗口”主菜單的內(nèi)容，由于這些功能常常運(yùn)用，而且功能項(xiàng)多，單獨(dú)在‘窗

口功能按鈕欄’顯示，以便用戶快速調(diào)用。

顯示‘窗口功能按鈕欄’中的某一個按鈕的功能操作項(xiàng)。：]窗口功能區(qū)[6.

數(shù)據(jù)輸入二、

?！皵?shù)據(jù)設(shè)計(jì)”數(shù)據(jù)輸入是一個系統(tǒng)的基本的功能之一，寶迪系統(tǒng)可以設(shè)置特性化的輸入方式。其操作參考

、操作步驟：1

][

用鼠標(biāo)點(diǎn)擊“資料室”前面的‘檔案類型區(qū)在1)部”前面的XX，再點(diǎn)擊“’或者干脆雙擊“資料室”+

5

；，再用鼠標(biāo)單擊“資料書目”部”XX’或者干脆雙擊“+‘

點(diǎn)擊“編輯”主菜單的“輸入數(shù)據(jù)”菜單項(xiàng)，彈出數(shù)據(jù)輸入窗口；2)

、“文件編號”、“文件類型”、“工程名稱”、“來文單位”、“日期”、輸入檔案數(shù)據(jù)，輸入內(nèi)容：如“序號”3)

。...“經(jīng)辦人”“收文單位”、“主體概要”

單擊工具欄中的“保存”按鈕將數(shù)據(jù)存入系統(tǒng)；4)

、電子文件管理2

因?yàn)殡娮游募奈募袷胶彤a(chǎn)生具有多樣性，所以在電子文件管理方面，系統(tǒng)供應(yīng)了兩種管理方式，即通

；的“圖像”和“文件”]窗口功能按鈕欄[過

]圖像[，圖片格式，通過下面三種方*.jpg,*.jpeg,*.bmp,*.ico,*.emf,*.wmf,*.tif支持

式將圖片格式的檔案入庫；

；紙質(zhì)檔案，通過干脆聯(lián)機(jī)掃描儀，將其掃描成電子文件，并“壓縮入庫”√

；“粘貼”功能，復(fù)制到系統(tǒng)中，再“壓縮入庫”、對于已有的電子文件，通過“拷貝”√

√；，干脆從系統(tǒng)外引入圖片文件，再“壓縮入庫”通過“打開文件”

支持全部格式的電子文件，但是沒有干脆連接掃描儀的功能；]文件[

在系統(tǒng)中選中要引入的電子文件，按鼠標(biāo)右鍵選復(fù)制功能，再通過［文件］中的“粘貼”功能，將電子√

；文件復(fù)制到檔案系統(tǒng)中，最終選擇“存入當(dāng)前記錄”

，干脆從系統(tǒng)外引入文件，通過“打開文件”√；“存入新增記錄”

說明：

輸入內(nèi)容可以依據(jù)用戶的具體狀況而定；1.

電子文件的錄入可以在數(shù)據(jù)輸入或數(shù)據(jù)修改兩種狀態(tài)下輸入；2.

，再點(diǎn)鼠標(biāo)右鍵，彈出，即用鼠標(biāo)選中“資料書目”輸入數(shù)據(jù)有兩種輸入方法，一種‘下拉式彈出菜單’3.

］中的窗口功能按鈕欄，用鼠標(biāo)點(diǎn)擊［下拉式菜單，選中“數(shù)據(jù)輸入”菜單項(xiàng)；另一種“快速引導(dǎo)法”

“起先”按鈕，再依次雙擊“數(shù)據(jù)輸入”——“定制檔案”——“房地產(chǎn)公司”——“資料室”——

，最終彈出輸入窗口；部”——“資料書目”XX“

數(shù)據(jù)輸入界面可以通過系統(tǒng)再設(shè)定，生成特性化的界面。4.

數(shù)據(jù)修改三、

寶迪系統(tǒng)有兩種方法能滿意用戶修改數(shù)據(jù)的要求，分別是在輸入數(shù)據(jù)狀態(tài)和數(shù)據(jù)修改狀態(tài)下修改。

數(shù)據(jù)輸入狀態(tài)、1“后一個記錄”，“前一個記錄”用鼠標(biāo)點(diǎn)擊工具欄假如發(fā)覺文件輸入有誤，在輸入數(shù)據(jù)時(shí)，

按鈕來選擇數(shù)據(jù)，修改后點(diǎn)擊工具欄的“保存”按鈕保存修改后的數(shù)據(jù)；

系統(tǒng)供應(yīng)了特地的數(shù)據(jù)修改功能，必需將檔案數(shù)據(jù)查出后才能修改；、數(shù)據(jù)修改狀態(tài)2

、操作步驟：3

][

檔案類型區(qū)在）1中的“編輯”菜單，再選擇“修改數(shù)據(jù)”]主菜單欄[，再用鼠標(biāo)點(diǎn)擊選中“資料書目”

菜單項(xiàng)；

）點(diǎn)擊工具欄中的“查詢記錄”按鈕，彈出“條件表達(dá)式”窗口，輸入查詢數(shù)據(jù)條件后點(diǎn)擊該窗口的“查2

6

；詢按鈕”

“保最終按工具欄中起先修改數(shù)據(jù)，按鈕，“切換數(shù)據(jù)輸入形式”在點(diǎn)擊工具欄中的選中要修改的文件，）3

存”按鈕；

說明：

，再點(diǎn)鼠，即用鼠標(biāo)選中“歸檔文件管理”修改數(shù)據(jù)還有兩種輸入方法，一種稱之為‘下拉式彈出菜單’．1

窗[，用鼠標(biāo)點(diǎn)擊［標(biāo)右鍵，彈出下拉式菜單，選擇“數(shù)據(jù)修改”菜單項(xiàng)；另一種稱之為“快速引導(dǎo)法”

“數(shù)據(jù)修改”——“定制檔案”——“房地產(chǎn)公司”］中的“起先”按鈕，再依次雙擊口功能按鈕欄

，最終彈出輸入窗口；部”——“資料書目”XX——“資料室”——“

留意工具欄中“切換數(shù)據(jù)輸入形式”按鈕的切換方法，用鼠標(biāo)點(diǎn)擊即可；．2

輸入查詢條件比較簡潔，但是要學(xué)會敏捷運(yùn)用，用戶在實(shí)際操作過程中肯定要多操作。．3

數(shù)據(jù)刪除四、

寶迪系統(tǒng)有兩種方法能滿意用戶刪除數(shù)據(jù)的需求，分別是在輸入數(shù)據(jù)狀態(tài)和數(shù)據(jù)刪除狀態(tài)下刪除。

至閱讀輸入數(shù)據(jù)時(shí)，假如發(fā)覺文件輸入有誤，用鼠標(biāo)點(diǎn)擊工具欄“切換數(shù)據(jù)輸入形式”、數(shù)據(jù)輸入狀態(tài)1

狀態(tài)，用鼠標(biāo)選中要刪除的數(shù)據(jù)，然后點(diǎn)擊工具欄的“刪除”按鈕即可；

、數(shù)據(jù)刪除狀態(tài)2系統(tǒng)供應(yīng)了特地的數(shù)據(jù)刪除功能，必需將檔案數(shù)據(jù)查出后才能刪除；

、操作步驟：3

中的“編輯”菜單，再選擇“刪除數(shù)據(jù)”]主菜單欄[，再用鼠標(biāo)點(diǎn)擊選中“資料書目”]檔案類型區(qū)[在）1

菜單項(xiàng)；

2）點(diǎn)擊工具欄中的“查詢記錄”按鈕，彈出“條件表達(dá)式”窗口，輸入查詢數(shù)據(jù)條件后點(diǎn)擊該窗口的“查

；詢按鈕”

“刪最終按工具欄中再選中要刪除的文件，按鈕使之為閱讀狀態(tài)，“切換數(shù)據(jù)輸入形式”點(diǎn)擊工具欄中的）3

除”按鈕；

說明：

，再點(diǎn)鼠標(biāo)右鍵，，即用鼠標(biāo)選中“歸檔文件管理”刪除數(shù)據(jù)還有兩種刪除方法，一種為‘下拉式彈出菜單’

“數(shù)據(jù)刪除”選擇彈出下拉式菜單，“開中的］窗口功能按鈕欄[［用鼠標(biāo)點(diǎn)擊，“快速引導(dǎo)法”另一種為菜單項(xiàng)；

部”—XX“數(shù)據(jù)刪除”——“定制檔案”——“房地產(chǎn)公司”——“資料室”——“始”按鈕，再依次雙擊

，最終彈出輸入窗口?！百Y料書目”

五、數(shù)據(jù)查詢

“系統(tǒng)條件”、“定制檢索”、“組合查詢”、如“干脆查詢”寶迪系統(tǒng)供應(yīng)了特別強(qiáng)大的數(shù)據(jù)檢索查詢功能，

等。簡述如下：

、干脆查詢1

在）1中的“編輯”菜單，再選擇“查詢]主菜單欄[，再用鼠標(biāo)點(diǎn)擊選中“歸檔文件書目”]檔案類型區(qū)[

7

數(shù)據(jù)”菜單項(xiàng)；

）點(diǎn)擊工具欄中的“查詢記錄”按鈕，彈出“條件表達(dá)式”窗口，輸入查詢數(shù)據(jù)條件后點(diǎn)擊該窗口的“查2

；詢按鈕”

）具體看文件，點(diǎn)擊工具欄中的“切換數(shù)據(jù)輸入方式”按鈕，使之為卡片式來閱讀數(shù)據(jù)；3

。）2.4.1選擇干脆查詢屬性頁（如圖干脆查詢進(jìn)入方法：選擇數(shù)據(jù)工作區(qū)中的

2.5.1圖

、其他查詢2

確定查詢字段：在列表中，列出了數(shù)據(jù)表中的全部字段，對于字段較多，被隱含了，可通過滑動條進(jìn)行1)

選擇。

在下拉框內(nèi)選擇比較關(guān)系。其中包括：包含、等于、模式匹配、大于、小于、大于等于、小于等于、范2)

圍。

在輸入框中輸入比較值。3)

為了查詢便利、系統(tǒng)將以前用戶定義的查詢表達(dá)式存儲起來，當(dāng)需用以前的檢索條件再次查詢時(shí)，只要選(

)圖標(biāo)查找以前的表達(dá)式擇一下，不必再定義，可通過

圖標(biāo)，符合條件的記錄就會在數(shù)據(jù)工作區(qū)中列出。選擇4)

：、具體說明3

這兩個詞。字段名選擇正題名，比較方式選擇包”包含：當(dāng)前字段中是否包含某個詞，如文件標(biāo)題包含“國家

。”含，比較值輸入“國家

。3的文件。字段選擇文件頁數(shù)，比較方式選擇等于，比較值輸入3等于：例如：查詢文件頁數(shù)為

年的文件。字段名選擇文件年頭，比較方式選擇范圍，比較值輸入1999到1964范圍：例如：查詢文件日期在

。1999～1964

。24歲的人。字段名選擇年齡，比較方式選擇大于，比較值輸入24大于：例如：查詢年齡大于

24等于：例如：查詢年齡等于。24歲的人。字段名選擇年齡，比較方式選擇等于，比較值輸入

。24歲的人，字段名選擇年齡，比較方式選擇小于，比較值輸入24小于：例如：查詢年齡小于

條、全部數(shù)據(jù)的快捷方式。100條、前10系統(tǒng)還供應(yīng)了干脆查詢數(shù)據(jù)表中的前

數(shù)據(jù)表前十條數(shù)據(jù)的查詢，方法：確定查詢范圍圖標(biāo)，系統(tǒng)會或)查詢?nèi)?圖標(biāo)選擇

將數(shù)據(jù)表中的前十條數(shù)據(jù)列出。

8

，系統(tǒng)會圖標(biāo)或)查詢?nèi)?圖標(biāo)選擇數(shù)據(jù)表前一百條數(shù)據(jù)的查詢，方法：確定查詢范圍

將數(shù)據(jù)表中的前一百條數(shù)據(jù)列出。

，系圖標(biāo)或)查詢?nèi)?圖標(biāo)選擇，)全部記錄(查詢數(shù)據(jù)全部記錄，方法：確定查詢范圍

統(tǒng)會將數(shù)據(jù)表全部記錄列出。

說明：

“歸檔文件管理”即用鼠標(biāo)選中，‘下拉式彈出菜單’一種為查詢數(shù)據(jù)還有兩種查詢方法，再點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，，

］中的“開窗口功能按鈕欄，用鼠標(biāo)點(diǎn)擊［彈出下拉式菜單，選擇“數(shù)據(jù)查詢”菜單項(xiàng)；另一種為“快速引導(dǎo)法”

部”—XX“數(shù)據(jù)查詢”——“定制檔案”——“房地產(chǎn)公司”——“資料室”——“始”按鈕，再依次雙擊

，最終彈出查詢窗口。—“資料書目”

六、數(shù)據(jù)打印

寶迪系統(tǒng)具有特別常常要將輸入系統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)以各種形式的表格打印出來，在檔案管理實(shí)際操作過程中，

強(qiáng)大的報(bào)表設(shè)計(jì)和打印功能，關(guān)于報(bào)表設(shè)計(jì)功能將會在特地的章節(jié)具體敘述，本節(jié)只講將數(shù)據(jù)如何打印出來。

，即將數(shù)據(jù)先查詢出來，再進(jìn)行打印。，基本原理是‘先查詢后打印’數(shù)據(jù)打印，本系統(tǒng)稱之“打印編目”

、操作步驟：1

在）1中的“編輯”菜單，再選擇“查詢數(shù)據(jù)”]主菜單欄[，再用鼠標(biāo)點(diǎn)擊選中“資料書目”]檔案類型區(qū)[

菜單項(xiàng)；

）點(diǎn)擊工具欄中的“查詢記錄”按鈕，彈出“條件表達(dá)式”窗口，輸入查詢數(shù)據(jù)條件后點(diǎn)擊該窗口的“查2

；詢按鈕”

3）點(diǎn)擊工具欄“數(shù)據(jù)分析及打印”下拉按鈕三角形，彈出下拉按鈕菜單，再選擇“打印編目”下拉菜單項(xiàng)；

，然后點(diǎn)擊功能窗口區(qū)的工具欄中的“打左邊選擇要打印的報(bào)表名稱，如“資料書目”]窗口功能區(qū)[）在4

2.5.1印”按鈕預(yù)覽；如圖

2.6.1）點(diǎn)擊報(bào)表預(yù)覽窗口中“打印”起先打??；如圖5

9

打印按鈕

報(bào)表名稱列表

2.6.1圖

打印按鈕

2.6.2圖

設(shè)置輸入方式七、

10

檔案著錄工作是一個相當(dāng)繁重的工作，設(shè)置輸入方式可以減輕著錄的工作量。檔案著錄項(xiàng)信息有肯定的規(guī)

，這時(shí)我們可通律性，著錄項(xiàng)常常重復(fù)、固定的幾個值或固定的一個值，有些前二個字符相同，如都為“關(guān)于”

過給字段設(shè)置輸入方式來減輕檔案信息錄入的工作量，從而提高數(shù)據(jù)輸入效率，它包括以下內(nèi)容：

對于相對固定的著錄項(xiàng)，可以通過賦值一個初值，在著錄時(shí)，自動將賦值的初值著錄上去，來提高初值：

；，編制部門設(shè)置“檔案室”著錄速度。例如：將編制單位初值設(shè)置為“廣州市審計(jì)局”

、操作步驟1

）選中審計(jì)檔案的案卷書目；1

；”設(shè)置輸入方式“2“數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)”）依次點(diǎn)擊“編輯”主菜單

，在字段初始值輸入“廣“定制信息”“初值”）依次點(diǎn)擊“編制單位”3

，最終點(diǎn)擊“確認(rèn)定義”按鈕完成設(shè)置。見圖州市審計(jì)局”

2.7.1圖

2.7.2

著錄項(xiàng)通常是固定的幾種值，如保管期限，密級等，著錄時(shí)通過下拉列表框選擇輸入；見圖列表：

11

2.7.2圖

常用在輸入的內(nèi)容常常重復(fù)的狀況下，始終重復(fù)前一條記錄的內(nèi)容；:重復(fù)

假如字段為系統(tǒng)內(nèi)部所用，可以設(shè)為隱藏；:隱藏

常用來將字段的部分內(nèi)容復(fù)制到目標(biāo)字段下；:主題詞抽取

我們在進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入的時(shí)候有時(shí)遇到的字段項(xiàng)是依據(jù)依次增長的，如序號字段，這種狀況系:自動增量輸入

這樣節(jié)約了大量的數(shù)據(jù)輸入時(shí)間。干脆在原有的值上加一，每次可以不須要用戶的介入，統(tǒng)供應(yīng)了自動增量功能，

是指用戶在輸入數(shù)據(jù)時(shí)可以不用輸入具體得值，可以給該值指定一個固定得編碼。當(dāng)用戶須要輸入該:編碼

值時(shí)，可以用設(shè)定得編碼來代替。

是指對有關(guān)聯(lián)得兩個字段可以建立肯定得關(guān)系，當(dāng)其中一個字段被修改時(shí)，另外一個字段也自動隨之:同步

修改。

日期的格式有三種可供選擇選擇：:日期

系統(tǒng)新供應(yīng)了很多新的輸入方式來完成信息的提取，系統(tǒng)增加了文件屬為了處理電子文件信息，:文檔內(nèi)容

可以大大提文件日期、主題詞等內(nèi)容，文件中提取題名、word其中文檔部分增加了可以從性和文檔內(nèi)容部分，

高錄入效率。

:文件屬性這些作為文件元數(shù)據(jù)的一部分為檔案文件建立時(shí)間等文件的原始信息，文件屬性供應(yīng)了文件名、

的長期保存供應(yīng)了保證。

：說明

用戶在完成各項(xiàng)設(shè)計(jì)工作后，打開數(shù)據(jù)輸入界面，視察其界面的變更。

設(shè)置記錄排序八、

、一般排序1

設(shè)置記錄排序的方法：

。如下圖所示：“記錄顯示依次設(shè)定”“數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)”具體操作：主菜單的“編輯”

12

2.8.1圖

刪除在右列表框中選取的排序字段。

增加在左列表框中選取的排序字段。

保存需進(jìn)行排序字段的設(shè)置。

新增排序方案。

將設(shè)好的排序進(jìn)行保存，選擇排序模式點(diǎn)右鍵設(shè)為默認(rèn)，記錄的顯示依次就會依據(jù)設(shè)定的方式顯示。

如我們計(jì)算機(jī)就會無能為力了。假如我們想指定某種排序方式，上邊的排序只是計(jì)算機(jī)中一般的排序方式，

依據(jù)中國人的姓氏排序，趙、錢、孫、李等，假如沒有經(jīng)過特別的處理，計(jì)算機(jī)只會依據(jù)它自己的編碼排序，不

會依據(jù)我們的想法排序。

、特別排序2

為了實(shí)現(xiàn)特定的排序，系統(tǒng)供應(yīng)了特別排序功能。

。如下圖所示：“設(shè)定特別排序”“數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)”方法：點(diǎn)擊進(jìn)入主菜單的“編輯”

2.8.2圖

增加進(jìn)行排列的各項(xiàng)目；

讀取保管期限字段列表中的值；

調(diào)整所增加的各項(xiàng)目的排列依次；

對已增加的項(xiàng)目進(jìn)行項(xiàng)目名稱的修改工作；

13

對選取的項(xiàng)目作刪除工作；

以上是設(shè)置記錄特別排序的方法。

計(jì)算機(jī)通常排序的方式按從小到大的升序的方式排序，保管期限屬字符型，排序后可能出現(xiàn)長期、永久、短

期的排列依次，我們運(yùn)用特別排序其實(shí)是保證保管期限的排列依次為永久、長期、短期，因?yàn)檫@是檔案標(biāo)準(zhǔn)所規(guī)

定的。

設(shè)置方法是這樣的，我們以保管期限為例：

的排列依次排列各項(xiàng)目。3.9選取字段列表框中的保管期限字段，依次增加永久、長期、短期項(xiàng)目，按圖示

這樣我們假如再依據(jù)保管期限排序時(shí)，計(jì)算機(jī)就會自動依據(jù)我們在這里的輸入依次排序了。

特別排序是一般排序的補(bǔ)充，這樣才能保證排序的進(jìn)行。一般排序也要同時(shí)設(shè)定，設(shè)置完特別排序后，留意：

一般排序是排序的基礎(chǔ)，當(dāng)一般排序不能滿意要求時(shí)，可以另外設(shè)置特別排序來完善。

著錄界面設(shè)計(jì)九、

、自定義著錄界面1

是重新設(shè)是系統(tǒng)默認(rèn)界面，圖用戶可以自定義特性化著錄界面，從而滿意自己的實(shí)際需求，圖

計(jì)的界面。

2.9.1圖

14

2.9.2圖

、操作步驟2

）選中審計(jì)檔案的案卷書目；1

，彈出“設(shè)置字段“設(shè)置字段顯示位置”——“數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)”——）依次點(diǎn)擊“編輯”主菜單2

顯示”對話框；

1，中用鼠標(biāo)雙擊各字段，將其選中到設(shè)計(jì)界面面板中；）點(diǎn)擊對話框左下角“字段信息”

；2.9.3)圖(）通過拖動鼠標(biāo)，或者變更每個字段的屬性（即左、上、寬、高）來確定位置2

）“保存”后退出，完成設(shè)置。3

2.9.3圖

15

用戶權(quán)限管理十、

、新建用戶1

新建用戶，即新增加一個用戶

、操作步驟2

）依次選擇“工具”主菜單1，“新建用戶”“設(shè)置用戶權(quán)限”

“添再選用戶姓名等，口令、用戶屬性頁中輸入用戶名，）2.10.1如下圖

加”按鈕即可。

2.10.1圖

：留意

通常狀況下取中文主要是為了便利系統(tǒng)員管理，要有統(tǒng)一命名規(guī)則，取登陸用戶名時(shí)，

姓名（英文名除外）最終一個字的全拼，其他字的第一個字母，例如：徐大勇，登陸用戶名

。XDYONG為：

、注銷用戶3

當(dāng)要刪除某個用戶時(shí)，可通過用戶管理窗口來實(shí)現(xiàn)。

、操作步驟4

，再選中“用戶注銷”“設(shè)置權(quán)限”依次點(diǎn)擊“工具”主菜單

要注銷的用戶，干脆點(diǎn)擊“刪除”按鈕；

、修改口令5

修改口令，只對當(dāng)前進(jìn)入系統(tǒng)的用戶的口令的修改，修改時(shí)干脆輸入新

口令。

、操作步驟6

，輸入新口令?！靶薷目诹睢秉c(diǎn)擊“工具”主菜單

、用戶組管理7

新建用戶組

或操作內(nèi)容相近的用戶劃分到一個組中，將那些工作性質(zhì)相像，我們稱之為

16

用戶組，用戶組的功能是便于對用戶的管理。

操作步驟：

，輸入用戶“新建用戶組”“設(shè)置權(quán)限”點(diǎn)擊“工具”主菜單

2.10.2組信息，干脆按“添加”按鈕，見圖

2.10.2圖

說明：

．用戶組名稱：系統(tǒng)支持中英文格式。1

．用戶組說明：2

所建的用戶組，無任何權(quán)限，只是能進(jìn)出系統(tǒng)，無法操）一般用戶：1

作系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)及系統(tǒng)設(shè)置，需超級用戶安排其權(quán)限。

對于系統(tǒng)所建立的用戶組只能管理系統(tǒng)中的系統(tǒng)設(shè)置，系統(tǒng)管理：）2

中的數(shù)據(jù)表無

法操作，需超級用戶安排其權(quán)限。

屬超級用戶組，能運(yùn)用系統(tǒng)中的任何設(shè)置，具有最大權(quán)）超級用戶：3

限。

、刪除用戶組8

只刪除掉了這個組名稱和清除掉了與它相關(guān)聯(lián)的許可和一在刪除用戶組時(shí)，

不能用重新創(chuàng)建同一組對于已經(jīng)刪除的組，但沒有刪除這個組的成員。些權(quán)限，

的方法來復(fù)原權(quán)限。

“設(shè)置權(quán)限”主菜單“工具”點(diǎn)擊操作步驟、9，“用戶組注銷”

選擇刪除的用戶組，點(diǎn)擊“刪除”按鈕，完成刪除用戶組工作。

、用戶加入組10

活動書目中用戶加入用戶組的管理相像。2000ServerWindows操作方式與

，在左列表框中選擇被添加的用戶，在右列表框中選擇將要添加到4.1.3如下圖

17

的組。對于一個用戶可同時(shí)加入多個組。

，“用戶加入用戶組”“設(shè)置權(quán)限“工具”：、操作步驟11

“確認(rèn)加入或退出用戶組”最終按并在右邊框組打勾，選擇左邊框中的用戶，

按鈕。

2.10.3圖

、權(quán)限機(jī)構(gòu)設(shè)置12

。

圖2.10.4

每個部門具有的人員就是系統(tǒng)中的用按實(shí)際部門結(jié)構(gòu)建立單位信息，主要原理是一個單位，

每個角色代表系統(tǒng)中的權(quán)限，每個職務(wù)可以安排肯定的角色，每個人員具有肯定的職務(wù)。戶，

通過

。4.1.4

這樣的方式使各部門的每個人都具有肯定的運(yùn)用系統(tǒng)的權(quán)限，如圖

自由用戶相當(dāng)于這之前系統(tǒng)用可以稱作自由用戶，自由用戶就是不在某個科室的人員，

戶的狀況，這種干脆安排方式適合小規(guī)但不是在這個界面，自由用戶也可以單獨(dú)安排角色，

模單位的運(yùn)用。

18

格式報(bào)表EXCEL寶迪報(bào)表轉(zhuǎn)化為十一、

格式，:excel轉(zhuǎn)出到里的數(shù)據(jù)分析及打印下拉鍵]工具欄[選擇操作步驟：

。點(diǎn)取所需的表頭，點(diǎn)擊轉(zhuǎn)出

第三章檔案整理方法

一、歸檔要求：

、歸檔的工程文件應(yīng)為原件。1

施工、設(shè)計(jì)、工程文件的內(nèi)容和深度必需符合國家有關(guān)工程勘察、、2

監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。

、工程文件的內(nèi)容必需真實(shí)、精確、完整，與實(shí)際相符。工程文件3

應(yīng)采納耐久性強(qiáng)的書寫材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水，不得運(yùn)用易褪色

的書寫材料，如：紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等。

簽字蓋章手續(xù)完備。圖表整齊，圖樣清晰，工程文件應(yīng)字跡清晰，、4

㎜297幅面（A4、工程文件中文字材料幅面規(guī)格尺寸應(yīng)統(tǒng)一為5

白紙襯托，圖紙宜采納國家標(biāo)準(zhǔn)圖幅；A4的應(yīng)用A4小于,㎜）210×

幅面，圖標(biāo)欄露在外面。A4不同幅面的工程圖紙應(yīng)按要求統(tǒng)一折疊成

耐久性強(qiáng)的紙張。工程文件的紙張應(yīng)采納能夠長期保存的韌力大、、6

圖紙一般采納藍(lán)曬圖，計(jì)算機(jī)出圖必需清晰，不得運(yùn)用計(jì)算機(jī)出圖的復(fù)

印件。

二、工程文件分類：

保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，立卷應(yīng)遵循工程文件的自然形成規(guī)律，、1

便于檔案的保管和利用。

、一個建設(shè)工程由多個單位工程組成時(shí)，工程文件應(yīng)按單位工程組2

卷。工程文件可劃分為工程打算階段文件、地質(zhì)文件、監(jiān)理文件、施工

19

設(shè)計(jì)變更和施工合同七部分。、（含經(jīng)審圖中心蓋章圖紙）施工圖紙文件、

、工程打算階段文件可按項(xiàng)目或單位工程等組卷。3

、地質(zhì)文件按勘察單位形成的文件單獨(dú)組卷。4

、監(jiān)理文件可按項(xiàng)目或單位工程等組卷；同一工程不同監(jiān)理單位的5

監(jiān)理文件應(yīng)分別組卷。

圖紙會審、簽證及單價(jià)核準(zhǔn)、聯(lián)系單、施工文件按文件類型分類：、6

洽商記錄、分部驗(yàn)收等需蓋建設(shè)單位公章的文件。

、施工圖紙按單位工程、專業(yè)組卷。7

、設(shè)計(jì)變更按按單位工程、專業(yè)組卷。8

、施工合同按單位工程組卷。9

三、組卷要求：

㎜，圖紙每卷不超30、每卷文件不宜過厚，文字材料一般不超過1

㎜。40過

案卷內(nèi)不應(yīng)有重復(fù)文件，、2幾個單位工程共用的文件只要一份原件，

不同載體的文件應(yīng)分別組卷。

、文件材料按事項(xiàng)、專業(yè)依次排列。同一事項(xiàng)的請示與批復(fù)、主件3

與附件不能分開，并按批復(fù)在前、請示在后，主件在前、附件在后的順

序排列。

、圖紙按專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙按圖號依次排列。4

、既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料在前，圖紙?jiān)诤蟆?

、每卷文件可編制卷內(nèi)書目。6

：四、華發(fā)房地產(chǎn)公司分類大綱（適用于檔案室基建卷內(nèi)書目）

+、分類（一級大類（一）分類號）=二級大類

）B一級大類：項(xiàng)目類（代字：1.

20

項(xiàng)目名稱代字項(xiàng)目名稱代字

B2B1

華發(fā)新城六期華發(fā)蔚藍(lán)堡

B4B3

華發(fā)峰景名苑容閎書院（初中部）

B6B5

華發(fā)山莊華發(fā)四季名苑

B8B7

海景花園鴻運(yùn)臺華發(fā)會館

B10B9

容閎國際無趣園斗門分院斗門白蕉鎮(zhèn)（已移交華郡）

B12B11

華發(fā)水岸花園一、二期華發(fā)峰景灣

B14B13

項(xiàng)目TOD上沖南屏工業(yè)園（待定）

B16B15

橫琴華發(fā)首府華發(fā)綠洋灣

B1.A蔚藍(lán)堡變更)例(）A二級大類設(shè)計(jì)變更類（代字：2.

專業(yè)名稱代字專業(yè)名稱代字

A2A1

節(jié)能、建筑結(jié)構(gòu)、鋼施

電施、通風(fēng)、智能化、空施

A4A3

水施、燃?xì)?/p>

裝修（土建、水電）

A6A5

室外、景觀、綠化

B1.C1（例）蔚藍(lán)堡合同的：）C1二級大類合同類（代字：3.

B1.0-0（例）蔚藍(lán)堡報(bào)建的：）0-0二級大類報(bào)建類（代字：4.

1/二級大類圖紙類（代字：施工圖為5.）2蓋有審圖中心章圖為

B2.1蔚藍(lán)堡蓋有審查中心圖B1.1/（例）蔚藍(lán)堡施工圖

6.

）JT集團(tuán)紅頭文件（代字：

）JT01集團(tuán)分類號（代字：

）JT02集團(tuán)總經(jīng)辦分類號（代字：

21

）JT03集團(tuán)黨委分類號（代字：

）ZF（代字：政府紅頭文件：

零星項(xiàng)目（代字：零星）7.

）施工圖：1（

專業(yè)名稱代字專業(yè)名稱代字

1-21-1

節(jié)能、建筑結(jié)構(gòu)、鋼施

電施、通風(fēng)、智能化、空施

1-41-3

水施、燃?xì)?/p>

裝修（土建、水電）

1-51-6

室外、景觀、綠化

——

1-7

——電梯、各專業(yè)深化圖

）蓋有審圖中心圖紙：2（

專業(yè)名稱代字專業(yè)名稱代字

2-22-1

節(jié)能、建筑結(jié)構(gòu)、鋼施

電施、通風(fēng)、智能化、空施

2-32-4

水施、燃?xì)?/p>

裝修（土建、水電）

2-62-5

室外、景觀、綠化

——

2-7

——電梯、各專業(yè)深化圖

、編號（二）

除即一依次號）（即一份材料為一件，各類檔案按單份材料整理歸檔

報(bào)建及驗(yàn)收類文件按珠海市城建檔案館檔案整理指南排序外，其他工程

文件時(shí)間的先后依次排列，前后保持一樣。每份材料應(yīng)逐件編號。編號

方法如下：

件編號方法，其結(jié)構(gòu)模式為：1卷的第1：華發(fā)蔚藍(lán)堡報(bào)建資料的第1例

22

件號+案卷號+二類代字）+分類號（即大類代字

B1.0-0-01-001

件）1號（報(bào)建資料第件

卷）1案卷號（報(bào)建資料第

二級大類代字（報(bào)建資料）

一級大類代字（華發(fā)蔚藍(lán)堡）

件編號方法2卷第2：華發(fā)蔚藍(lán)堡報(bào)建資料的第2例

B1.0-0-02-003

件）3號（報(bào)建資料第件

卷）2案卷號（報(bào)建資料第

二級大類代字（報(bào)建資料）

一級大類代字（華發(fā)蔚藍(lán)堡）

件編號方法1卷第4：華發(fā)蔚藍(lán)堡結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)變更第3例

B1.A1-04-001

件）1號（結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)變更第件

卷）4案卷號（結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)變更第

二級大類代字（結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)變更）

一級大類代字（華發(fā)蔚藍(lán)堡）

檔案資料移交第四章

檔案資料移溝通程一、

移交人（單位）按案卷為單位填寫檔案資料移交表，并報(bào)移交人（一）

（單位）部門經(jīng)理審定；

移交人（單位）部門經(jīng)理審定后，報(bào)工程管理部經(jīng)理批示，批示（二）

通過后再進(jìn)行檔案資料移交；