有效時間管理特訓(xùn)

有效時間管理第一頁，共四十四頁。一關(guān)于時間的統(tǒng)計

1、人生的時間統(tǒng)計2、企業(yè)員工的時間統(tǒng)計3、“螞蟻現(xiàn)象”的思考第二頁，共四十四頁。二時間的闡述

1.時間的定義時間的定義：從過去通過現(xiàn)在直到將來，連續(xù)發(fā)生的各種各樣事件的過程所形成的軌跡。2.時間的特征時間具有不能再生性

時間不同于可再生的植物，它一旦逝去，就不會再次出現(xiàn)。時間具有不可逆轉(zhuǎn)性

任何人任何事物都不能阻止時間前進的步伐。時間具有不能停滯性

無論過去現(xiàn)在還是將來，時間都以同樣的速度前進，不會停止。時間具有不能伸縮性

時間既不能拉長也不會縮短，它以同樣狀態(tài)存在著。時間具有不能替代性

時間絕無僅有，不可替代。

——時間獨特和絕無僅有的特性決定了它是世界上最稀缺最寶貴的一種資源第三頁，共四十四頁。時間與事件的關(guān)系

1.時間的意義

時間本身不能解釋自己，只能通過事件來描述。它在事件的發(fā)展過程中起著非常大的作用。2.使時間具有意義的要素時間的管理是單位時間內(nèi)要選擇的事件時間因為事件的不同而變得意義不同

——使時間具有意義的要素是事件第四頁，共四十四頁。時間的公平性

1.每個人都以同樣速度度過時間

2.每個人怎樣利用時間并不相同對要做事情的選擇就是對事件的控制

選擇以及控制事件決定生活的質(zhì)量

第五頁，共四十四頁。事件的控制

1.能夠控制的事件能夠控制的事件有很多，例如學(xué)習(xí)、工作、吃飯、穿衣等等。能夠控制的事件的特征：與個人密切相關(guān)，可以因個人的意志和行為而改變。2.不能夠控制的事件不能控制的事件大的方面包括自然規(guī)律、生命現(xiàn)象、歷史規(guī)律、社會變革等；小的方面包括社會風(fēng)俗、法律法規(guī)、公司章程、企業(yè)文化等。不能控制的事件的特征：它的產(chǎn)生發(fā)展和消亡不以某一個人的意志為轉(zhuǎn)移，不能以個人的意愿選擇有還是選擇無。人們只能在認識它、適應(yīng)它的前提下選擇能夠控制的事件。第六頁，共四十四頁。時間管理的關(guān)鍵

1、時間永遠不會停止下來，時間本身不能被管理，能夠被管理的是個人和個人的選擇。2、時間管理的關(guān)鍵在于：如何選擇、支配、調(diào)整、駕馭在單位時間里所做的事情3、具體的做法需要做分析，對各種各樣的事物，應(yīng)該有重新的理解。第七頁，共四十四頁。學(xué)習(xí)時間管理的目的

1.認識的誤區(qū)

2.正確的認識怎樣判斷哪些是最重要的事件？怎樣充分地利用時間來創(chuàng)造最大的價值？怎樣在創(chuàng)造個人效益和社會效益的同時，還能夠享受更加舒適的生活？第八頁，共四十四頁。三時間管理的沿革

第九頁，共四十四頁。第一代時間管理1.第一代時間(公雞型)管理的工作方式這種管理型的工作方式是有一個詳細的備忘錄，有什么事情就記下來，然后按照記錄一件一件的做完。這種人已經(jīng)有了一定的時間管理知識和時間管理能力。

2.這種管理類型的優(yōu)劣好處：通過這種時間管理和對事件的記錄，可以知道做了哪些工作；壞處：個人的活動被各種各樣的事件控制住，不是人控制事件，而是事件控制人。

3.對這種工作方式的反思它過度注重每一個事件的完成，按照記錄去做，需不需要做、該不該做都不清楚。在這里執(zhí)行力并沒有產(chǎn)生多大的效果。第十頁，共四十四頁。第二代時間管理1.“倉鼠型”時間管理的工作方式這種管理型的工作方式是事先有一個明細的工作計劃，按照這個計劃逐項辦理，有條不紊。

2.這種管理類型的優(yōu)劣好處：事先有計劃，做想做的事情，具有追求效率的意識，效率能明顯提高；壞處：雖然有計劃，但是計劃沒有目的性。雖然效率高，但效益不明顯。

3.對這種工作方式的反思這樣管理時間的人，他的人生目標和價值取向并不明確，即使有計劃也是盲目的，甚至有些計劃本身就是在浪費時間。第十一頁，共四十四頁。第三代時間管理1.“北極熊型”時間管理的工作方式這種管理型的工作方式是首先明確自我的價值觀及個人的人生目標，再按照價值觀和人生目標確定做這件事還是不做這件事。

2.“北極熊型”管理方式的優(yōu)劣好處：制定方案、控制自己的時間時有了明確的價值目標；壞處：由于過度強調(diào)個人的價值觀和自我的人生目標，會缺乏團隊觀念。

3.對這種工作方式的反思“北極熊型”管理方式的人由于沒有其他人的觀念和團隊觀念，其行為常常不被他人和上級理解支持?！蔼毮静怀闪帧?，因此，他的行為的執(zhí)行力很有限，很難產(chǎn)生較大的成果。第十二頁，共四十四頁。第四代時間管理1.“群狼型”時間管理的工作方式這種管理型要求個人的利益首先必須符合團隊的利益，為了團隊的利益，你必須有所犧牲，有所取舍。團隊和集體的利益是至高無上的，每一個人都要為之做出犧牲，為之做出奉獻。

2.“群狼型”時間管理方式的優(yōu)劣好處：它追求的是集體利益，這一時間管理類型的工作方式集中強調(diào)了選擇確定最重要的事情，然后把這件事情做好。這可以說是一個很好的時間管理方式；壞處：過分地強調(diào)團體的利益，強調(diào)為團隊的利益不惜犧牲個人的幸福。

3.對這種工作方式的反思“群狼型”時間管理方式往往使部分具有奉獻精神的員工得不到應(yīng)有的報酬或者適當?shù)纳顫M足，從而造成員工的主觀懈怠或者客觀疲憊，最終致使工作效率降低。第十三頁，共四十四頁。第五代時間管理1.“熊貓型”時間管理的工作方式“熊貓型”的時間管理就是第五代時間管理。它要求在追求社會公益的前提下，同樣要追求自己人生的價值。一個人應(yīng)有社會公德心，并且在服務(wù)群體利益的同時也不放棄個人的價值，要兩者兼得?！靶茇埿汀睍r間管理強調(diào)認真工作，幸福生活，勞逸必須結(jié)合，服務(wù)社會同時享受人生，二者必須均衡。

2.“熊貓型”時間管理的基本觀念“熊貓型”時間管理突破了原來只顧工作不顧個人生活的片面理念，提倡將工作與生活有機地結(jié)合在一起。倡導(dǎo)在創(chuàng)造團體利益的同時一定要追求個人利益，努力實現(xiàn)個人利益和團體利益的平衡。

3.“熊貓型”管理的最高境界：消費就是創(chuàng)造，創(chuàng)造就是消費“熊貓型”時間管理方式滿足了當今社會對效益與舒適兼得的要求，提出了個人利益和團體利益和諧創(chuàng)造的方式，但是，要把它做得盡善盡美，還需要一定的知識和技巧。第十四頁，共四十四頁。五代時間管理間的關(guān)系

1.第一代時間管理第一代就像一只公雞，有備忘錄，但缺少計劃。所以第一代時間管理的問題是每做一件事情就做一個記錄，沒有主動的計劃。2.第二代時間管理第二代有了進步，事先就有一個計劃，按照計劃辦事。第二代時間管理的問題在于缺乏工作目標，對于為什么工作，工作的價值，并沒有衡量過。3.第三代時間管理第三代時間管理雖然確立了一個目標，但是問題在于它過于強調(diào)個人的人生價值和人生目標，而忽視了團隊的利益。人是一種社會動物，每一個人都不是孤立的，不能沒有團隊精神，像北極熊一樣獨立生存。4.第四代時間管理第四代時間管理確立了團隊的意識，強調(diào)奉獻。它存在的問題是過分地強調(diào)集體利益，強調(diào)對集體任務(wù)的執(zhí)行，而抹煞了個人的人生規(guī)劃，使個人的利益和要求得不到滿足。

5.第五代時間管理第五代時間管理強調(diào)既要有一個人生規(guī)劃，又要使個人的人生規(guī)劃和整個社會的發(fā)展以及自己的社會公德心融為一體，相輔相成。第十五頁，共四十四頁。四時間管理與習(xí)慣

第十六頁，共四十四頁。習(xí)慣的概念1.習(xí)慣的定義習(xí)慣是指一個人在無意識的狀態(tài)下根本不需要經(jīng)過思考就開始的重復(fù)性行動。2.習(xí)慣的特征習(xí)慣是重復(fù)的行為習(xí)慣是潛意識的行為好的習(xí)慣：準時、勤奮、進取、守信、喜歡學(xué)習(xí)等不好的習(xí)慣：暴躁、兇殘、酗酒、盜竊、吸毒等中性的習(xí)慣：拖延、隨意、猶豫、多變、什么事情都無所謂3.習(xí)慣的分類好的習(xí)慣準時、勤奮、進取、守信、喜歡學(xué)習(xí)等不好的習(xí)慣暴躁、兇殘、酗酒、盜竊、吸毒等中性的習(xí)慣拖延、隨意、猶豫、多變、什么事情都無所謂第十七頁，共四十四頁。

習(xí)慣與舒適區(qū)的關(guān)系

1.舒適區(qū)的概念每一個人都有自己的舒適區(qū)，在這個區(qū)域里你會感到很舒服，離開了這個區(qū)域你就不舒服。2.習(xí)慣的養(yǎng)成與舒適區(qū)3.舒適區(qū)和新目標的關(guān)系

要達到新的目標必須離開現(xiàn)有的舒適區(qū)；達到新的目標后舒適區(qū)就擴大到了新的目標。

4.走出舒適區(qū)與危機管理如果不離開現(xiàn)有舒適區(qū)去拓展新的空間，原有的空間就會被其他人逐漸蠶食掉，使原有的舒適區(qū)越來越小。第十八頁，共四十四頁。改變習(xí)慣的計劃

1.列出需要改變的習(xí)慣列出十個需要改變的習(xí)慣對十個習(xí)慣進行排序按照各個習(xí)慣對生活的影響力、破壞力的大小進行排序。制定出一個詳細的計劃在計劃中，對于每一個習(xí)慣分析出它存在的原因。找出改變習(xí)慣的理由找出改變習(xí)慣的理由，堅定改變習(xí)慣的信心。2.列出改變習(xí)慣的方法3.寫出量化的結(jié)果制定出具體的目標以后，可以通過如下方式保證實施：建立獎懲機制來實現(xiàn)如果能達到這個目標，應(yīng)該怎么樣獎勵自己；如果達不到這個目標，應(yīng)該怎么樣處罰自己。讓其他人來監(jiān)督可以讓自己的同事、朋友或者家人來監(jiān)督實施。向他們公開宣布不失為一個好方法。

4.改變不良習(xí)慣的收益不良的習(xí)慣對人是有害的，改變不良的習(xí)慣，不僅僅會減少損失的發(fā)生，還能夠給人帶來收益。給自身帶來收益這種收益還能夠擴展到家人和朋友對你的看法。他們會對你的改變和進步刮目相看。你的工作質(zhì)量和生活質(zhì)量也會提高，你的事業(yè)也會得到改善和提升。改變其他人的看法第十九頁，共四十四頁。改變舊習(xí)慣的困難

1、改變舊習(xí)慣可能會出現(xiàn)的問題

可能又會延續(xù)過去的習(xí)慣；可能會被舊的習(xí)慣所牽引；可能會感覺不舒服不自在。

2、克服困難的對策

一定要下決心堅持新的習(xí)慣，一天天地堅持，直到適應(yīng)新習(xí)慣時為止。3、創(chuàng)造一個改變習(xí)慣的環(huán)境第二十頁，共四十四頁。五優(yōu)先管理

第二十一頁，共四十四頁。時間的四個象限

1.第一象限文化這一象限的事情是緊急而重要的事情，是一定要優(yōu)先去做的事情。2.第二象限不緊急但非常重要在四個時間象限中，最有價值的象限就是第二象限，也就是那些不緊急但重要的事情，而這些事情往往被人們所忽視。3.第三象限可以簡單比喻為美國西部牛仔現(xiàn)象4.第四象限文化在這一象限內(nèi)包含的是既不緊急也不重要的事情，用通俗一點的話說那些是消磨和打發(fā)時間的事情。第二十二頁，共四十四頁。四個象限的區(qū)分1.四個象限的界限如果把要做的事情按照緊急、不緊急、重要、不重要的排列組合分成四個象限，這四個象限的劃分有利于我們對時間進行深刻的認識及有效的管理。第一象限這個象限包含的是一些緊急而重要的事情，這一類的事情具有時間的緊迫性和影響的重大性，無法回避也不能拖延，必須首先處理優(yōu)先解決。它表現(xiàn)為重大項目的談判，重要的會議工作等。第二象限這一象限不同于第一象限，這一象限的事件不具有時間上的緊迫性，但是，它具有重大的影響，對于個人或者企業(yè)的存在和發(fā)展以及周圍環(huán)境的建立維護，都具有重大的意義。第三象限第三象限包含的事件是那些緊急但不重要的事情，這些事情很緊急但并不重要，因此這一象限的事件具有很大的欺騙性。很多人認識上有誤區(qū)，認為緊急的事情都顯得重要，實際上，像無謂的電話、附和別人期望的事、打麻將三缺一等事件都并不重要。這些不重要的事件往往因為它緊急，就會占據(jù)人們的很多寶貴時間。第四象限第四象限的事件大多是些瑣碎的雜事，沒有時間的緊迫性，沒有任何的重要性，這種事件與時間的結(jié)合純粹是在扼殺時間，是在浪費生命。發(fā)呆、上網(wǎng)、閑聊、游逛，這是飽食終日無所事事的人的生活方式。第二十三頁，共四十四頁。

2.四個象限的關(guān)系

第一象限和第四象限是相對立的，而且是壁壘分明的，很容易區(qū)分。

第一象限是緊急而重要的事情，每一個人包括每一個企業(yè)都會分析判斷那些緊急而重要的事情，并把它優(yōu)先解決。

第四象限是既不緊急，又不重要的事情，有志向而且勤奮的人斷然不會去做。

第二象限和第三象限最難以區(qū)分，第三象限對人們的欺騙性是最大的，它很緊急的事實造成了它很重要的假象，耗費了人們大量的時間。

依據(jù)緊急與否是很難區(qū)分這兩個象限的，要區(qū)分它們就必須借助另一標準，看這件事是否重要。也就是按照自己的人生目標和人生規(guī)劃來衡量這件事的重要性。如果它重要就屬于第二象限的內(nèi)容；如果它不重要，就屬于第三象限的內(nèi)容。

3.走出第三象限

4.投資第二象限第二十四頁，共四十四頁。壓力與時間的關(guān)系

壓力與個人的關(guān)系說到底就是壓力與時間的關(guān)系，時間的多少與壓力有著直接的關(guān)系。1.壓力與時間的關(guān)系越緊急的事情壓力就越大，越不緊急的事情壓力就越小，2.壓力與表現(xiàn)的關(guān)系3.“莫菲定律”4.急迫性指數(shù)測驗急迫的表現(xiàn)主要有兩個：認為自己在緊迫和壓力下往往表現(xiàn)得最好，覺得有壓力或者緊迫的情況下才能夠振奮精神，有所發(fā)揮；經(jīng)常感到工作和生活的節(jié)奏非常緊張，這根弦兒繃得就要斷了。第二十五頁，共四十四頁。改變傳統(tǒng)的時間觀念

1.傳統(tǒng)時間觀念的誤區(qū)就是在最短的時間里能不能夠做最多的事情。

2.正確的方法依照重要性程度來安排順序；不輕易因緊急情況改變計劃；認清緊急性與重要性的區(qū)別；要遵循你心中的目標和方向。

3.勤奮是否足夠4.本末倒置5.殘酷規(guī)律第二十六頁，共四十四頁。有效地控制時間

1.時間是怎樣消逝的時間總是被各種各樣的事情所干擾，別人對你時間的占用就是對你的控制。時間被占用得多了，就會被割裂開，就會變成零零碎碎的，你就無法控制。時間就這樣被人占用，就這樣消逝了。2.有效的建議有自己的時間計劃并保證時間計劃不被打亂；和他人約定在一定的時間內(nèi)不溝通；集中時間處理瑣碎的事情；做事情分清楚輕重緩急。第二十七頁，共四十四頁。控制方方面面對時間的干擾1.來自上司的干擾

來自上司的干擾往往是最難控制的，上司的干擾既不能拒絕也不能回避，還必須和顏悅色地把寶貴的時間讓給他。

減少上司的干擾的方法：讓上司清楚知道你的工作目標通過溝通，通過年度經(jīng)營計劃，通過一些會議，一定要很清楚地讓你的上司知道，你的工作是什么。你這一周、這個月、這個季度、今年的工作是什么。上司知道了你的工作才有可能不給你添加干擾你工作的事情。主動地約見你的上司以減少干擾主動約見你的上司，就會由被動變主動，避免上司給你添加計劃外的任務(wù)。減少上司對你的時間干擾需要做到，依據(jù)對公司的理解制定自己的目標計劃并讓上司知道這些；主動約見上司，讓他理解你的工作。這就是管理上司的文化，我們把它叫做香蕉文化。第二十八頁，共四十四頁。2.來自同事的干擾

有效避免同事干擾的方法：如果有人找你就站起來接待他這種迎接方式會使來打擾你的同事感到不安而退卻。公司設(shè)立人人安靜一小時制度3.來自下屬的干擾

安排固定時間供下屬匯報工作；保留固定時間供下屬討論問題；安排其他時間處理非緊急事件4.來自自己的干擾第二十九頁，共四十四頁。5.干擾的判斷

要排除干擾就需要對干擾與非干擾有所區(qū)分，判斷干擾要從以下幾個方面入手：是否經(jīng)常會有人打擾你的工作這是判斷干擾是否存在的前提條件，經(jīng)常有人打擾，就有干擾存在。是否清楚別人打擾你的目的明白了別人打擾的目的，就能很容易地分清這個人是來工作，還是來調(diào)侃。目的、程序、制度是否明確有了明確的目的、程序、制度就能有效地避免干擾的出現(xiàn)。緊急突發(fā)狀況是否經(jīng)常出現(xiàn)緊急突發(fā)狀況并不經(jīng)常出現(xiàn)，如果緊急突發(fā)狀況很多，就要警惕干擾的存在。第三十頁，共四十四頁。6.干擾的排除

發(fā)揚香蕉文化，杜絕推諉。香蕉文化是一種非常好的文化，可以通過香蕉文化，有效地管理你的上司，使上上下下的工作目標清晰，職責明確；界定工作的職責，在公司里要采用無邊界化的管理。不要強化部門與部門之間的邊界，而是要淡化這種邊界，以確定的工作程序來優(yōu)化工作流程，用工作流程去拉動部門之間的配合。第三十一頁，共四十四頁。六“西瓜”與“芝麻”

第三十二頁，共四十四頁。為什么只揀“芝麻”不抱“西瓜”

1.人們熱衷于揀“芝麻”2.“西瓜”與“芝麻”的區(qū)分

“芝麻”與“西瓜”不可兼得“西瓜”與“芝麻”的區(qū)分工作按照回報的高低可以分成兩類，一類是低回報的工作，另一類是高回報的工作。3.效率和效益的分別第三十三頁，共四十四頁。怎樣獲取“西瓜”

1.確定有效目標目標與計劃的關(guān)系利用第二象限實現(xiàn)目標2.提高對目標的執(zhí)行力為達到目標就要對其進行有效地執(zhí)行，首先要保證充足的時間，然后需要做充分的準備和詳細的計劃。按時執(zhí)行完成每一項工作；會客必須在規(guī)定時間之內(nèi)；會議前必須擬定會議提綱；準備完整資料提供給客戶。第三十四頁，共四十四頁。3.工作確定的順序4.培養(yǎng)良好的工作習(xí)慣

把所有的文件從桌子上清走；把名片放在一個固定的地方；把重要文件放在固定的地方；建立電腦及文件的歸檔系統(tǒng)；重新歸類未審批處理的文件；徹底整理辦公桌及電腦文件。5.發(fā)展性和維持性工作第三十五頁，共四十四頁。6.如何處理高回報活動

高回報的活動本來就少，我們節(jié)約出來大量的時間，也不過是為了把高回報的事情做好，因此，高回報的活動要認真對待。以高回報為原則安排低回報項目在高回報的項目短缺的情況下，可以花一些時間，爭取把低回報項目的回報率發(fā)揮到最大。集中精力保持高回報的重點目標目標也有主次大小之分。應(yīng)該集中精力確保大的目標、主要目標的實現(xiàn)。放寬最后期限，使它被特殊化高回報活動中的重要目標如果不能按期完成的話，可以適當延長期限，使它特殊化。這樣就能夠吸引足夠的注意力去解決它。目標分解，循序漸進，逐步達成在大目標難以實現(xiàn)的情況下，可以把大目標進行分解，分成若干個小目標，然后逐個解決。尋求幫助，團隊合作，利益共享“三人齊心，其力斷金”，善于合作的人才能夠做成大的事情。用精力高峰時間解決高回報工作每個人在一天里總會有精神最好的時候和精神最差的時候。要用精力處于高峰的時間做好高回報的工作。自我激勵，自我回報，自我激發(fā)高回報的活動往往有一個較長的期待過程，要保持持續(xù)的良好的精神狀態(tài)，需要自我激勵、自我回報、自我激發(fā)。保持溝通，承擔責任，全速前進保持與其他人員的溝通，互相激勵，全速前進。第三十六頁，共四十四頁。7.如何處理低回報活動低回報的活動，有些是沒有必要做的活動，有些是不得不做的活動，有些是瑣碎的活動。它們的回報率都很低，可以用不同的方式進行處理。忽略它們，釋放你的時間時間有限，注意力也有限，意義不大的事情完全可以“睜一只眼，閉一只眼”。簡化它們，將它們系統(tǒng)化有些活動既復(fù)雜又回報率低，在必須去做的情況下，就去簡化它。如果這件事情很凌亂，就想辦法把它系統(tǒng)化。簡化了的和系統(tǒng)化了的事情就會比較容易處理。降低標準，不必追求完美有些回報率低的事情沒有必要太認真，也沒有必要把它做得很完美。好鋼不要用在刀背上。放棄它們，舍棄一些事情沒有必要做的事情干脆不要去做，舍棄做回報率低的事情，才能有做那些回報率高的事情的時間?；ㄥX請人，交給別人來做古語云：君子性非異也，善假于物也。聰明的人會把這些低回報的事情交給別人去做。工作分類，在其他時間做瑣碎無序的事情應(yīng)該先分類，然后抽出一定的時間集中完成。第三十七頁，共四十四頁。如何避免揀“芝麻”1.停止揀“芝麻”的活動把相同的事情進行分類看清楚前進的方向2.時間記錄的工作持續(xù)時間記錄，提供精確資料記錄一