生產(chǎn)文件管理工作指引

NUMPAGES5PAGE10第1頁共5頁工作指引文件編號：xx文件頁數(shù)：第1頁共5頁版本號：2.1文件名稱：生產(chǎn)文件管理工作指引適用范圍：xx有限公司收文部門：生產(chǎn)部、品質(zhì)部、PMC部、技術(shù)部擬制：審核：批準(zhǔn)：有否會簽○不需會簽●需會簽會簽部門品質(zhì)部PMC部技術(shù)部會簽人會簽日期會簽部門會簽人會簽日期更改記錄版本號更改部門更改人/日期審核人/日期批準(zhǔn)人/日期生效日期更改內(nèi)容1.0生產(chǎn)部2.0生產(chǎn)部2．1生產(chǎn)部目的為了規(guī)范文件的正確使用，保證相關(guān)質(zhì)量管理體系文件的正確性、一致性、有效性和可追溯性，落實質(zhì)量體系文件管理的各項規(guī)范，特制定本工作指引；適用范圍本工作指引適用于xx有限公司。職責(zé)3.1生產(chǎn)部：3.1.1負責(zé)編寫/審核相關(guān)程序文件及支持性工作指引等。審核的內(nèi)容包括：文件的可行性、實用性、可操作性、格式規(guī)范等；3.1.2負責(zé)評價文件執(zhí)行的有效性；3.2生產(chǎn)部主管：3.2.1負責(zé)編寫相關(guān)工作指引等文件；3.2.2監(jiān)控文件的落實狀況；3.3生產(chǎn)部文員：3.3.1負責(zé)本部門文件的格式審核與會簽的傳遞/呈遞工作；3.3.2負責(zé)文件接收、整理、保存、傳閱、借閱及相關(guān)記錄。3.4生產(chǎn)部拉長、組長：3.4.1負責(zé)對文件的宣傳、培訓(xùn)、執(zhí)行落實，并實施監(jiān)督；3.4.3文件實施過程中若有異常及時反饋上級領(lǐng)導(dǎo)；3.5生產(chǎn)線全體員工：嚴(yán)格按照文件作業(yè),發(fā)現(xiàn)異常情況立即報告拉長、組長,有權(quán)拒絕沒有文件或與文件要求不符的作業(yè)；3.6文控中心：負責(zé)對公司受控的文件和資料實施規(guī)范管理。名詞解釋無流程流程圖責(zé)任部門相關(guān)文件相關(guān)記錄文件維護文件以舊換新文件存檔文件的執(zhí)行文件的發(fā)放文件的接收文件維護文件以舊換新文件存檔文件的執(zhí)行文件的發(fā)放文件的接收生產(chǎn)文員生產(chǎn)文員所有人員生產(chǎn)文員生產(chǎn)文員/相關(guān)部門所有人員《受控文件發(fā)放登記表》《質(zhì)量手冊》《文件借用登記表》《受控文件補發(fā)申請單》《受控文件報廢申請單》流程說明6.1文件的接收6.1.1生產(chǎn)部文員接收工作指引或程序文件后,應(yīng)在對應(yīng)文件夾的目錄中進行登記。6.1.2生產(chǎn)部文員接收到作業(yè)指導(dǎo)類文件,應(yīng)在《受控文件發(fā)放登記表》中作登記并發(fā)放。6.1.3生產(chǎn)部文員在接收文件登記后,新制的文件資料應(yīng)立即下發(fā)到各需要組別,更改或作廢文件應(yīng)立即替換相應(yīng)的舊版本文件或回收作廢文件。6.2文件發(fā)放6.2.1質(zhì)量手冊、程序文件發(fā)放范圍按《質(zhì)量手冊》有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。6.2.2生產(chǎn)部文員與生產(chǎn)各拉長、組長進行文件交接,在《受控文件發(fā)放登記表》簽收人欄簽字；各拉長、組長文件用完或閱完之后交文員統(tǒng)一保管，文員在回收情況記錄送交人欄簽字，代表文件已收到。6.2.3所有受控文件其它人員不能私自復(fù)印一律由文控中心復(fù)制、拷貝、裝訂、并在復(fù)制件蓋上相應(yīng)的受控印章。6.3文件使用6.3.1對于下發(fā)的一級文件、二級文件、三級工作指引文件，由生產(chǎn)部文員牽頭負責(zé)文件的傳閱工作，并做出傳簽的時間要求，參與文件傳閱的人員包含主管、拉組長和拉組長指定的人員，閱覽后，各傳閱人員在文件最后一頁背面空白處簽名和日期，作為文件閱覽的記錄。6.3.2對于下發(fā)的三級文件（不包含工作指引），由相關(guān)拉組長牽頭負責(zé)文件傳閱工作，并做出傳簽的時間要求，參與文件傳閱的人員包含拉組長和拉組長指定的人員；閱覽后，各傳閱人員在文件最后一頁背面空白處簽名和日期，作為文件閱覽的記錄。6.3.3在使用文件過程中必須嚴(yán)格按照文件的內(nèi)容進行操作與執(zhí)行，如果發(fā)現(xiàn)異常立即與文件編寫人協(xié)商直至解決為止。6.4文件的存檔6.4.1文員把文件分類存放在相應(yīng)的文件夾,并做目錄同時更新電子檔。已存檔的文件一般不允許從文件夾中取出。若需要取走文件，須經(jīng)過文員同意后在《文件借用登記表》上進行登記，填寫內(nèi)容包括文件編號、文件名稱、借用人、借用時間、歸還時間及備注。6.4.2借閱人所借閱文件資料，不允許在文件上進行涂改，不允許將文件丟失或轉(zhuǎn)借、翻錄復(fù)制。6.4.3各類文件要分類裝訂、建立目錄、標(biāo)識規(guī)范、易于查找。6.5文件的補發(fā)6.5.1在文件發(fā)放范圍內(nèi)發(fā)放的文件,因故丟失、損壞而需要文件發(fā)放單位重新發(fā)放的為文件補發(fā)。6.5.2因工作需要補發(fā)文件,由各使用單位詳細填寫《受控文件補發(fā)申請單》,由部門主管及經(jīng)理簽字后交于相關(guān)文員,予以補發(fā)。6.6文件的更改、回收、作廢6.6.1當(dāng)生產(chǎn)線拉長、組長、作業(yè)員發(fā)現(xiàn)工藝文件作業(yè)指導(dǎo)書不能符合實際操作，需要新制、更改或作廢文件時，首先電話通知文件編寫人或負責(zé)人到現(xiàn)場進行確認(rèn)，是否需要更改文件。6.6.2作業(yè)指導(dǎo)書需要更改和作廢時,根據(jù)文控中心所提供的變更內(nèi)容(包括日期、版本、份數(shù)),收集需更改的舊版本作業(yè)指導(dǎo)書與文控文員進行交接,并在《受控文件發(fā)放回收記錄表》上簽名,接收新版本的作業(yè)指導(dǎo)書放入相應(yīng)的文件夾內(nèi)保存。6.6.3文件作廢由文控中心執(zhí)行,生產(chǎn)部