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第三章數(shù)據(jù)表第1頁,共49頁,2023年,2月20日,星期三數(shù)據(jù)表是Access數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ),是Access數(shù)據(jù)庫用來存放原始數(shù)據(jù)的場所。從根本上講,Access數(shù)據(jù)庫中的其他對象如查詢、窗體及報表等,都是在數(shù)據(jù)表的基礎(chǔ)上創(chuàng)建的。建立數(shù)據(jù)庫,首先要設(shè)計好數(shù)據(jù)庫中每個數(shù)據(jù)表的結(jié)構(gòu),然后再建立數(shù)據(jù)表。第2頁,共49頁,2023年,2月20日,星期三通過本章的學(xué)習理解字段的概念及其與數(shù)據(jù)表結(jié)構(gòu)的關(guān)系通過設(shè)計視圖創(chuàng)建與修改數(shù)據(jù)表根據(jù)應(yīng)用需求對數(shù)據(jù)記錄進行排序在數(shù)據(jù)表中執(zhí)行篩選、查找與替換操作美化數(shù)據(jù)表的外觀理解表之間的關(guān)聯(lián)并正確地建立關(guān)聯(lián)第3頁,共49頁,2023年,2月20日,星期三3.1表的進一步討論3.1.1關(guān)系與表數(shù)據(jù)表是數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的基礎(chǔ),用來存放用戶的基本數(shù)據(jù)。一個二維表就是一個關(guān)系,在Access中,一個關(guān)系存儲為一個表,具有一個表名。在一個二維表中,水平方向的行稱為元組。在Access中元組對應(yīng)數(shù)據(jù)表中的一條記錄;垂直方向的列稱為屬性,每一列有一個屬性名,在Access中稱為字段名,每個字段的數(shù)據(jù)類型、寬度等屬性是在創(chuàng)建數(shù)據(jù)表的結(jié)構(gòu)時規(guī)定的。字段的取值范圍稱為域。例如,xb(性別)字段的域是“男”或“女”。用來唯一標識一個元組的屬性或?qū)傩缘慕M合稱為關(guān)鍵字。在Access數(shù)據(jù)表中,關(guān)鍵字表現(xiàn)為字段或字段的組合。例如,由于employee表中的zgbh(職工編號)字段能夠用來唯一區(qū)分每一個教員;因此,可以作為標識每條記錄的關(guān)鍵字。在Access中,主關(guān)鍵字和候選關(guān)鍵字都起著唯一地標識一個元組的作用。如果數(shù)據(jù)表中的一個字段不是本表的主關(guān)鍵字,而是另外一個數(shù)據(jù)表的主關(guān)鍵字或候選關(guān)鍵字,這個字段就稱為外部關(guān)鍵字。第4頁,共49頁,2023年,2月20日,星期三
如下圖所示的是高校教師管理數(shù)據(jù)庫中的一個表—employee。從圖中我們可以看到,Access中的數(shù)據(jù)表與我們實際應(yīng)用中的二維表格在形式上是完全一致的。數(shù)據(jù)表中的各列(字段)確定了表格的基本結(jié)構(gòu),數(shù)據(jù)表中的每一行(記錄),對應(yīng)每位教職工的具體情況。第5頁,共49頁,2023年,2月20日,星期三3.1.2表的結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)表的結(jié)構(gòu)由字段決定。在建立數(shù)據(jù)表之前,首先要設(shè)計好數(shù)據(jù)表的結(jié)構(gòu),包括數(shù)據(jù)表的名稱以及每個字段的屬性(字段名、字段的數(shù)據(jù)類型及長度等),同時還應(yīng)確定索引字段,準備好輸入數(shù)據(jù)。字段名類型字段大小說明zgbh文本型6教師的職工編號(主鍵)bmbh文本型4部門編號xm文本型3姓名xb文本型1性別csrq日期/時間型8(默認)出生日期sfzh文本型18身份證號mz文本型5民族zzmm文本型4政治面貌gzsj日期/時間型8(默認)參加工作時間zc文本型3職稱xw文本型5學(xué)位lxdh文本型11聯(lián)系電話zpOLE對象型照片employee表結(jié)構(gòu)第6頁,共49頁,2023年,2月20日,星期三
數(shù)據(jù)表中的字段數(shù),每個字段的字段名、字段的數(shù)據(jù)類型、字段長度、是否建立索引等確定了數(shù)據(jù)表的組織形式。在Access中,字段的命名規(guī)則如下:字段名長度為1~64個字符;字段名可以包含字母、漢字、數(shù)字、空格和其他字符;字段名不能包含句點(.)、驚嘆號(!)、方括號([])和重音符號(’)等。
在創(chuàng)建數(shù)據(jù)表時,必須確定數(shù)據(jù)表中各個字段的數(shù)據(jù)類型。Access中常用的字段數(shù)據(jù)類型有文本型、備注型及數(shù)字型等10種類型。第7頁,共49頁,2023年,2月20日,星期三1.文本型(text)
又稱為字符型(char)。由字母、數(shù)字、各種字符及漢字組成。例如,姓名、地址及職稱等字段都應(yīng)該設(shè)置為文本型。對一些雖然用數(shù)字表示,但并不表示數(shù)值意思的字段,也應(yīng)該設(shè)置為文本型。例如編號、身份證號、電話號碼、郵政編碼、學(xué)號、準考證號等。文本型字段的大小由用戶定義,最多為255個字符,系統(tǒng)默認的字段長度為50個字符。2.備注型(memo)
備注型數(shù)據(jù)是長文本或文本和數(shù)字的組合,允許存儲的內(nèi)容最多為65,535個字符。主要是用來保存較長的文本數(shù)據(jù),如備注、說明之類的字段。但是,Access不能對備注型字段進行排序或索引,而文本、數(shù)字、日期/時間、貨幣、自動編號、是/否型字段是可以進行排序或索引的。第8頁,共49頁,2023年,2月20日,星期三3.數(shù)字型數(shù)字型數(shù)據(jù)是指可以用來進行算術(shù)運算的數(shù)據(jù),由數(shù)字(0—9)、小數(shù)點和正負號組成。例如年齡、總分、工資等均屬于數(shù)字型字段。在程序設(shè)計及SQL語句中,又分為整型(Integer)與浮點型(Float)。4.日期/時間型(Date)日期/時間型數(shù)據(jù)用來存儲日期、時間或日期時間的組合。每個日期/時間數(shù)據(jù)需要8個字節(jié)的固定存儲空間,范圍從100到9999年的日期與時間值。5.貨幣型(Currency)貨幣型數(shù)據(jù)是數(shù)字數(shù)據(jù)類型的特殊類型,用來表示貨幣值。當給貨幣型字段輸入數(shù)據(jù)時,Access會根據(jù)輸入的數(shù)據(jù)自動添加貨幣符號及千位分隔符。系統(tǒng)默認的小數(shù)位是2,當數(shù)據(jù)的小數(shù)部分超過2時,系統(tǒng)會自動四舍五入。貨幣型字段的長度為8個字節(jié)。第9頁,共49頁,2023年,2月20日,星期三6.自動編號型自動編號型數(shù)據(jù)是一種比較特殊的類型,當向數(shù)據(jù)表中添加一條新記錄時,自動編號字段的數(shù)據(jù)無需輸入,由Access指定的一個唯一的順序號(每次加1)。自動編號數(shù)據(jù)與相應(yīng)的記錄是永久連接的,不允許用戶修改。如果刪除數(shù)據(jù)表中含有自動編號字段的一個記錄,Access并不會因此而對數(shù)據(jù)表中的自動編號型字段重新編號,當添加一條記錄時,Access也不再使用已被刪除的自動編號型字段的數(shù)值,而是按遞增的規(guī)律賦值。自動編號型字段占4個字節(jié)的存儲空間,它是以長整數(shù)形式存于數(shù)據(jù)庫中的。每個數(shù)據(jù)表中最多只能包含一個自動編號型字段。7.是/否型是/否型數(shù)據(jù)是針對只含有兩種不同取值的字段而設(shè)置的,占1個字節(jié)的存儲空間。取值為“真”或“假”,用邏輯值來數(shù)據(jù)表示。“真”用Yes、True或者On表示,“假”用No、False或者Off表示。第10頁,共49頁,2023年,2月20日,星期三8.OLE對象型OLE對象數(shù)據(jù)類型是指在字段中允許“鏈接”或“嵌入”其他應(yīng)用程序所創(chuàng)建的對象,OLE對象可以是文檔、電子表格、圖片等。OLE對象字段最大為1GB字節(jié)(受可用磁盤空間限制)。9.超級鏈接型超級鏈接型字段是用來保存超級鏈接地址的。以文本或文本和數(shù)字的組合形式存儲并用作超級鏈接地址。當單擊一個超級鏈接時,Web瀏覽器或Access將根據(jù)超級鏈接地址到達指定的目標。10.查閱向?qū)筒殚喯驅(qū)ё侄螢橛脩艚⒁粋€列表,用戶可以在列表中選擇一個值以存儲到字段中。列表內(nèi)容可以來自另一個數(shù)據(jù)表或由用戶預(yù)先存儲一組不可更改的固定值列表。第11頁,共49頁,2023年,2月20日,星期三3.2表的建立與修改在使用Access創(chuàng)建數(shù)據(jù)表之前,首先要設(shè)計好表的結(jié)構(gòu)。創(chuàng)建表的任務(wù)就是具體地實現(xiàn)設(shè)計好的表結(jié)構(gòu)并輸入數(shù)據(jù)記錄。Access提供了3種創(chuàng)建數(shù)據(jù)表結(jié)構(gòu)的方法。第1種方法是通過表向?qū)?chuàng)建表結(jié)構(gòu),其創(chuàng)建方法與使用數(shù)據(jù)庫向?qū)?chuàng)建數(shù)據(jù)庫的方法類似;第2種方法是在數(shù)據(jù)表視圖中直接輸入字段名,這種方法比較簡單,但不能對每一字段的數(shù)據(jù)類型、屬性值等字段屬性進行設(shè)置;第3種方法是使用設(shè)計視圖定義數(shù)據(jù)表結(jié)構(gòu)。設(shè)計視圖是創(chuàng)建Access數(shù)據(jù)庫對象最有力的工具,也是最常用的方法。第12頁,共49頁,2023年,2月20日,星期三3.2.1使用設(shè)計視圖創(chuàng)建表使用設(shè)計視圖定義數(shù)據(jù)表結(jié)構(gòu)是創(chuàng)建數(shù)據(jù)表的基本方法。在數(shù)據(jù)表的設(shè)計視圖中,不僅能確定數(shù)據(jù)表的字段名,還能同時確定字段的數(shù)據(jù)類型和字段屬性的具體設(shè)置。例3.1
使用設(shè)計視圖,在高校教師管理數(shù)據(jù)庫中建立教員基本信息表employee。分析:建立數(shù)據(jù)表的過程一般分為兩步,第一步定義表的結(jié)構(gòu);第二步輸入數(shù)據(jù)記錄。定義數(shù)據(jù)表結(jié)構(gòu)的主要任務(wù)就是定義數(shù)據(jù)表中的字段,即定義字段名、字段類型、大小與字段屬性等。在開始定義數(shù)據(jù)表結(jié)構(gòu)之前,一般應(yīng)該先設(shè)計好表中的字段。最重要的是設(shè)計,設(shè)計好表的結(jié)構(gòu)后,可以通過不同的方法建立它。主要的操作步驟如下:第13頁,共49頁,2023年,2月20日,星期三⑴打開新建表對話框打開高校教師管理數(shù)據(jù)庫,在數(shù)據(jù)庫窗口中選擇“表”對象,單擊“新建”按鈕,屏幕上顯示“新建表”對話框,在此對話框中選中“設(shè)計視圖”,單擊“確定”按鈕,屏幕顯示如圖所示的設(shè)計視圖窗口。表的設(shè)計視圖分為上下兩個部分。上半部分是字段輸入?yún)^(qū),從左至右分別為字段選定器、字段名稱、數(shù)據(jù)類型和說明。下半部分左側(cè)是字段的屬性區(qū),用來設(shè)置每個字段的屬性值;右側(cè)顯示的是當前對象的說明信息。第14頁,共49頁,2023年,2月20日,星期三⑵
定義第一個字段單擊第一行“字段名稱”列,輸入employee表的第一個字段名zgbh;單擊“數(shù)據(jù)類型”列,并單擊其右側(cè)的向下箭頭按鈕,彈出一個下拉列表,列表中列出了Access提供的所有數(shù)據(jù)類型,選擇文本數(shù)據(jù)類型;在“說明”欄中輸入“教師的職工編號”,用來注釋該字段的實際含義。第15頁,共49頁,2023年,2月20日,星期三⑶定義其他字段重復(fù)步驟2,定義所有字段和數(shù)據(jù)類型。完成后,單擊第一個字段的字段選定器,然后單擊工具欄上的“主鍵”按鈕,將zgbh字段定義為主鍵。第16頁,共49頁,2023年,2月20日,星期三3.2.2錄入和刪除記錄創(chuàng)建好數(shù)據(jù)表結(jié)構(gòu)后,就可以通過數(shù)據(jù)表視圖向表中輸入數(shù)據(jù)記錄了。以行、列格式顯示表中數(shù)據(jù)的窗口稱為“數(shù)據(jù)表視圖”,在數(shù)據(jù)表視圖中,可以方便地向數(shù)據(jù)表中輸入記錄,也可以方便地對已有的數(shù)據(jù)進行編輯、添加及刪除等操作。第17頁,共49頁,2023年,2月20日,星期三1.打開數(shù)據(jù)表視圖在Access數(shù)據(jù)庫窗口中,打開表的數(shù)據(jù)表視圖有多種方法。雙擊所要打開的數(shù)據(jù)表單擊選中要打開的數(shù)據(jù)表,然后單擊“打開”按鈕右擊要打開的數(shù)據(jù)表,在彈出的快捷菜單中選擇“打開”命令選項左拖數(shù)據(jù)表的圖標到數(shù)據(jù)庫數(shù)窗口外如果表的設(shè)計視圖已經(jīng)打開,可單擊工具欄中“數(shù)據(jù)視圖”按鈕,切換到數(shù)據(jù)表視圖。第18頁,共49頁,2023年,2月20日,星期三2.輸入數(shù)據(jù)向數(shù)據(jù)表中輸入數(shù)據(jù),首先要打開對應(yīng)的數(shù)據(jù)表視圖。在每個單元格內(nèi)直接輸入數(shù)據(jù),每輸入完一個字段值按Enter鍵或Tab鍵轉(zhuǎn)至下一個字段。如果字段的數(shù)據(jù)類型為是/否型,則單擊復(fù)選框。復(fù)選框中顯示“√”表示“是”,空表示“否”。如果輸入字段的數(shù)據(jù)類型為“OLE對象”數(shù)據(jù)類型,例如照片,可選擇“插入”菜單下的“對象”命令,或者單擊鼠標右鍵,在彈出的快捷菜單中選擇“插入對象(O)…”命令,打開“插入對象”對話框。用戶可以選擇“由文件創(chuàng)建(F)”,在“文件”文本框中輸入對象文件的正確路徑和文件名或單擊瀏覽按鈕查找,單擊“確定”后即可將指定的文件插入到OLE對象字段中。第19頁,共49頁,2023年,2月20日,星期三在每次輸入一條記錄的同時,數(shù)據(jù)表中就會自動添加一條新的空記錄,且該記錄的選擇器上顯示一個“*”號,表明這條記錄是一條空記錄;當前準備輸入的記錄的選擇器上顯示一個向右箭頭,稱這條記錄為當前記錄;當用戶給當前記錄輸入數(shù)據(jù)時,該條記錄的記錄選擇器上則顯示一個鉛筆符號,表示正在輸入或編輯記錄。第20頁,共49頁,2023年,2月20日,星期三3.定位記錄數(shù)據(jù)表的操作通常會涉及到某一條記錄,因此在執(zhí)行具體操作之前,總是要先定位該記錄。Access提供了一種直觀定位記錄的方法,在數(shù)據(jù)表視圖窗口的底端有一組記錄瀏覽按鈕。可以用這些按鈕在記錄間快速移動。4.刪除記錄在數(shù)據(jù)表視圖中,選擇要刪除的記錄,單擊工具欄上的“刪除記錄”按鈕就可以實現(xiàn)記錄的刪除。第21頁,共49頁,2023年,2月20日,星期三3.2.3修改表的結(jié)構(gòu)1.插入新的字段在表的設(shè)計視圖中,將鼠標移動到要插入字段的位置處,選取該行,單擊鼠標右鍵,在隨后顯示的快捷菜單中選擇“插入行”命令或者單擊工具欄上的“插入行”按鈕,插入一個空行,然后在空行中輸入新增字段的名字,選擇字段的數(shù)據(jù)類型并設(shè)置字段的其他屬性。增加新字段后,原來的字段會往下移。完成后單擊工具欄上的保存按鈕保存修改。第22頁,共49頁,2023年,2月20日,星期三2.刪除字段在表的設(shè)計視圖中,選擇需要刪除的字段,單擊鼠標右鍵,在隨后顯示的快捷菜單中選擇“刪除行”命令,也可以單擊工具欄上的“刪除行”按鈕,這時系統(tǒng)會彈出提示框。刪除字段后,下面的字段會順序上移。如果要刪除多個字段,可以按下Ctrl鍵不放,再單擊每一個要刪除字段的字段選擇器選中他們,然后一次性刪除。如果數(shù)據(jù)表中有與被刪除的字段對應(yīng)的數(shù)據(jù),則將同時刪除這些數(shù)據(jù);如果Access中的其他對象含有對刪除字段的引用,則這些引用也將被同時刪除。因此,在刪除字段時,一定要慎重。第23頁,共49頁,2023年,2月20日,星期三3.改變字段順序如果字段的順序與數(shù)據(jù)輸入的次序相同,可以增進數(shù)據(jù)處理的準確性及速度。已經(jīng)建立的數(shù)據(jù)表中的字段,設(shè)計者可以自由調(diào)整顯示順序。操作方法比較簡單,只要直接拖動字段到相應(yīng)的位置處即可。修改完成后要注意保存。4.編輯字段編輯字段主要包括修改字段的名稱、數(shù)據(jù)類型及說明等。在表的設(shè)計視圖中,單擊要修改的字段名稱、數(shù)據(jù)類型或說明,就可以對其修改。注意,改變字段的數(shù)據(jù)類型時,可能因數(shù)據(jù)類型的轉(zhuǎn)換造成數(shù)據(jù)丟失,Access在實際保存更改結(jié)果之前,將顯示消息告訴用戶在轉(zhuǎn)換期間發(fā)生了錯誤。第24頁,共49頁,2023年,2月20日,星期三3.2.4字段屬性的設(shè)置不同數(shù)據(jù)類型的字段有不同的屬性。在數(shù)據(jù)表的設(shè)計視圖窗口中,當選擇某一字段時,下部的“字段屬性”區(qū)就會顯示出該字段的相應(yīng)屬性。在建立字段時,系統(tǒng)提供了某些字段屬性的默認值;也有一些字段的屬性值,在建立時為空,用戶可以在設(shè)計視圖窗口中根據(jù)實際情況,對其進行重新設(shè)置。下面介紹字段屬性。第25頁,共49頁,2023年,2月20日,星期三1.設(shè)置字段大小文本型及數(shù)字型字段,其“字段大小”屬性可以由用戶設(shè)置。用戶應(yīng)該根據(jù)實際需要合理地設(shè)置字段大小。如果在數(shù)據(jù)表中,字段中已有數(shù)據(jù),那么Access將自動截去超出規(guī)定長度部分的字符,有可能會造成數(shù)據(jù)丟失。數(shù)字類型的字段有幾種不同的格式,如下表所示.數(shù)字類型值的范圍小數(shù)位數(shù)字段長度字節(jié)0~255無1字節(jié)整數(shù)32768~32767無2字節(jié)長整數(shù)2147483648~2147483647無4字節(jié)單精度數(shù)3.4×1038~3.4×103874字節(jié)雙精度數(shù)1.79734×10308~1.79734×10308158字節(jié)第26頁,共49頁,2023年,2月20日,星期三2.設(shè)置格式文本型、數(shù)字型、日期/時間型、貨幣型、是/否型及自動編號型字段都具有“格式”屬性,“格式”屬性用來決定數(shù)據(jù)的打印和顯示方式。不同數(shù)據(jù)類型的字段,其格式選取有所不同。3.設(shè)置默認值在數(shù)據(jù)表中,有些字段中的數(shù)據(jù)大多相同或含有相同的部分。例如xb字段只有“男”、“女”,這種情況下,可將其中使用頻率最高的值設(shè)置為默認值。設(shè)置了默認值的字段,在輸入數(shù)據(jù)時,系統(tǒng)自動在該字段中填入默認值,當然,用戶也可改變其中的值。合理設(shè)置字段的默認值,可以減少用戶數(shù)據(jù)錄入的工作量。文本型、備注型、數(shù)字型、日期/時間型、貨幣型、是/否型、超級鏈接型字段都具有默認值屬性。其中數(shù)字型、貨幣型字段的默認值為0。可以使用表達式定義字段的默認值。例如,如果某日期/時間型字段的值主要是當前的日期,可以在該字段的默認值屬性框中輸入表達式“date()”。第27頁,共49頁,2023年,2月20日,星期三4.設(shè)置有效性規(guī)則和有效性文本利用字段的“有效性規(guī)則”屬性,可以在一定程度上防止非法數(shù)據(jù)輸入到數(shù)據(jù)表中,提高數(shù)據(jù)質(zhì)量?!坝行晕谋尽笔侵府斢脩糨斎氲臄?shù)據(jù)不滿足有效性規(guī)則(即非法數(shù)據(jù))時,系統(tǒng)給出的提示性信息。文本型、備注型、數(shù)字型、日期/時間型、貨幣型、是/否型、超級鏈接型字段都具有“有效性規(guī)則”和“有效性文本”屬性。如下圖所示.當輸入的數(shù)據(jù)不符合“有效性規(guī)則”時,屏幕就會顯示“有效性文本”屬性中的內(nèi)容。
第28頁,共49頁,2023年,2月20日,星期三5.定義輸入掩碼字段的“輸入掩碼”屬性是規(guī)定數(shù)據(jù)輸入的格式。為字段設(shè)置了輸入掩碼后,只有符合輸入掩碼格式的數(shù)據(jù)才能輸入,這在一定程度上保證了輸入數(shù)據(jù)的合理性。默認情況下不設(shè)置輸入掩碼。文本型、數(shù)字型、日期/時間型、貨幣型字段都具有輸入掩碼屬性。Access只為設(shè)置“文本”和“日期/時間”型字段的輸入掩碼提供向?qū)?。如果為某字段定義了輸入掩碼,同時又設(shè)置了它的格式屬性,則格式屬性將在數(shù)據(jù)顯示時優(yōu)先于輸入掩碼的設(shè)置。第29頁,共49頁,2023年,2月20日,星期三輸入掩碼格式符字符說明0必須輸入數(shù)字(0~9)9可以選擇輸入數(shù)字或空格#可以選擇輸入數(shù)字或空格(在編輯模式下空格以空白顯示,但在保存數(shù)據(jù)時將空白刪除;允許輸入加號和減號)L必須輸入字母(A~Z)?可以選擇輸入字母(A~Z)A必須輸入字母或數(shù)字a可以選擇輸入字母或數(shù)字&必須輸入任何的字母或一個空格C可以選擇輸入任何的字母或一個空格<將所有字符轉(zhuǎn)換為小寫>將所有字符轉(zhuǎn)換為大寫!使輸入掩碼從右到左顯示,而不是從左到右顯示。鍵入掩碼中的字符始終都是從左到右顯示。可以在輸入掩碼中的任何地方包括感嘆號/日期與時間的分隔符\使接下來的字符以原義字符顯示(例如,\A只顯示為A)第30頁,共49頁,2023年,2月20日,星期三3.2.5索引通??梢詾橐粋€數(shù)據(jù)表建立多個索引,每個索引確定數(shù)據(jù)表中記錄的一種邏輯順序。在數(shù)據(jù)表中按索引字段或索引字段集建立索引后,一旦數(shù)據(jù)表和相關(guān)的索引被打開,記錄的顯示順序?qū)此饕磉_式值的大小順序顯示(邏輯順序),而不是記錄輸入時的順序(物理順序)。索引也是同一個數(shù)據(jù)庫內(nèi)各數(shù)據(jù)表間建立關(guān)聯(lián)關(guān)系的必要前提,同一個數(shù)據(jù)庫中的兩個數(shù)據(jù)表之間若要建立關(guān)聯(lián)關(guān)系,就必須先對關(guān)聯(lián)的字段建立索引。OLE對象型、備注型字段是不能建立索引的,其他數(shù)據(jù)類型的字段都可以建立索引。按功能,索引可分為3種類型。唯一索引,索引字段的值不能相同,即沒有重復(fù)值。普通索引,索引字段的值可以相同,即可以有重復(fù)值。主索引,在Access中,一個數(shù)據(jù)表中可以創(chuàng)建多個唯一索引,其中可以設(shè)置一個為主索引(主鍵),一個數(shù)據(jù)表只能有一個主索引。第31頁,共49頁,2023年,2月20日,星期三3.2.6主關(guān)鍵字主關(guān)鍵字又簡稱為主鍵,用來唯一標識數(shù)據(jù)表中的一條記錄,一般每個數(shù)據(jù)表都應(yīng)有一個主鍵,通常為一個字段。例如employee表中的zgbh(職工編號)字段可以作為主鍵字段,因為每個教員的職工編號是不同的,是能夠唯一確定每個記錄的。設(shè)置了表的主關(guān)鍵字后,Access將自動以主關(guān)鍵字為索引字段建立索引。一個數(shù)據(jù)表設(shè)置一個主關(guān)鍵字,一旦設(shè)定后,便不允許輸入與已有記錄中主關(guān)鍵字值相同的記錄。Access數(shù)據(jù)表中可以定義三種類型的主鍵。自動編號主鍵一個數(shù)據(jù)表,最多只能有一個自動編號型字段,如果有自動編號型字段,可以將其設(shè)置為主鍵。如果在保存新建的數(shù)據(jù)表之前沒有設(shè)置主鍵,Access將詢問是否要創(chuàng)建一個自動編號型主鍵。如果回答為“是”,Access將創(chuàng)建一個自動編號主鍵。單字段主鍵如果字段值都是唯一的,例如,職工號、學(xué)號、編號等具有唯一性的字段,可以將其指定為主鍵多字段主鍵在不能保證任何單字段都包含唯一值時,可以將兩個或更多的字段組合指定為主鍵。第32頁,共49頁,2023年,2月20日,星期三3.2.7使用向?qū)?chuàng)建表Access提供了一些數(shù)據(jù)庫范例,其中已經(jīng)定義好了一些示例數(shù)據(jù)表。向?qū)Ь褪且赃@些范例庫為基礎(chǔ)創(chuàng)建符合需要的數(shù)據(jù)表。主要有如下操作過程。1.啟動表向?qū)?.定義新表的字段3.定義主鍵并保存表第33頁,共49頁,2023年,2月20日,星期三3.3建立表之間的關(guān)系在一個Access數(shù)據(jù)庫中,可能包含多個數(shù)據(jù)表。有些應(yīng)用,例如建立查詢、窗體及報表等,需要從多個數(shù)據(jù)表中獲取數(shù)據(jù),這時需要建立數(shù)據(jù)表之間的關(guān)聯(lián)。建立各數(shù)據(jù)表之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系,目的就是將各個表聯(lián)系成一個有機的整體,為數(shù)據(jù)庫應(yīng)用打下基礎(chǔ)。第34頁,共49頁,2023年,2月20日,星期三1.關(guān)系數(shù)據(jù)表之間的關(guān)系可以分為一對一關(guān)系、一對多關(guān)系和多對多關(guān)系3種形式。在Access數(shù)據(jù)庫中,數(shù)據(jù)表之間的關(guān)系主要為一對多關(guān)系。一般情況下,將一端數(shù)據(jù)表稱為主表,將多端數(shù)據(jù)表稱為相關(guān)表。2.參照完整性“參照完整性”是一個規(guī)則系統(tǒng),如果實施了這些規(guī)則,在輸入或刪除記錄時,為維持數(shù)據(jù)表之間已定義的關(guān)系而必須遵循這些規(guī)則,不會意外地刪除或更改相關(guān)數(shù)據(jù)。第35頁,共49頁,2023年,2月20日,星期三例3.8建立高校教師管理數(shù)據(jù)庫中各個數(shù)據(jù)表之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系。⑴關(guān)閉所有打開的數(shù)據(jù)表⑵打開關(guān)系窗口⑶添加關(guān)系表或查詢⑷建立關(guān)系將數(shù)據(jù)表中的主鍵字段(以粗體文本顯示)拖動到其他數(shù)據(jù)表中的名為外部鍵的相關(guān)字段(經(jīng)常具有相同的名稱)。在彈出的“編輯關(guān)系”對話框中,檢查顯示在兩個列中的字段名稱是否正確、合理,必要情況下可以進行更改。如果選擇了“實施參照完整性”復(fù)選框,且設(shè)置了“級聯(lián)更新相關(guān)字段”復(fù)選框,則在主表中更改主鍵值時,將自動更新所有相關(guān)記錄中的匹配值。如果設(shè)置了“級聯(lián)刪除相關(guān)記錄”復(fù)選框,則刪除主表中的記錄時,將刪除任何相關(guān)數(shù)據(jù)表中的相關(guān)記錄第36頁,共49頁,2023年,2月20日,星期三3.4表的優(yōu)化與調(diào)整3.4.1排序1.排序規(guī)則⑴英文按字母順序排序(字典順序),大、小寫視為相同,升序時按A→Z排序,降序時按Z→A排序。⑵中文按拼音字母的順序排序。⑶數(shù)字按數(shù)字的大小排序。⑷日期/時間字段按日期的先后順序排序,升序按從前到后的順序排序,降序按從后到前的順序排序。在實際排序時,需要注意以下事項:⑴順序?qū)⒑捅硪黄鸨4?。⑵文本型字段中保存的?shù)字將作為字符串而不是數(shù)值來排序,按照其ASCII碼值的大小排序⑶數(shù)據(jù)類型為備注、超級鏈接或OLE對象的字段不能排序。第37頁,共49頁,2023年,2月20日,星期三2.簡單排序所謂簡單排序,是指僅僅按照某一個字段值的大小進行排序,操作比較簡單。在數(shù)據(jù)表視圖中,選擇好用于排序記錄的字段,再單擊升序或降序按鈕即可。3.使用高級篩選/排序窗口進行排序使用Access的“高級篩選/排序”功能,首先對記錄進行篩選,再根據(jù)篩選的結(jié)果進行排序。排序時,可以設(shè)置多個排序字段。首先按照第一個字段的值進行排序,在第一個字段值相同時,再按照第二個字段的值進行排序,依此類推,直到排序完畢。還可以將設(shè)置好的“高級篩選/排序”條件以查詢的形式保存起來。
使用高級篩選/排序進行排序
第38頁,共49頁,2023年,2月20日,星期三3.4.2篩選篩選是指根據(jù)所設(shè)置的條件,顯示出符合條件的數(shù)據(jù)記錄。Access提供了“按選定內(nèi)容篩選”、“內(nèi)容排除篩選”、“按窗體篩選”、“輸入篩選目標”以及“高級篩選/排序”等篩選方法。篩選是一種提高查找速度的有效方法。使用“篩選目標”
窗體篩選第39頁,共49頁,2023年,2月20日,星期三使用“高級篩選/排序”篩選目的按選定內(nèi)容篩選按窗體篩選或輸入篩選目標高級篩選/排序搜索符合多個準則的記錄是(但是必須一次指定一個準則)是(并且可以一次指定所有準則)是(并且可以一次指定所有準則)搜索符合一個準則或另一準則的記錄否是是允許輸入表達式作為準則。否是是按升序或降序排序記錄。否(但是,在應(yīng)用篩選后,可以單擊工具欄上的“升序”按鈕或“降序”按鈕來排序所篩選的記錄。)否(但是,在應(yīng)用篩選后,可以單擊工具欄上的“升序”按鈕或“降序”按鈕來排序所篩選的記錄。)是(并且可以對某些字段按升序排序,而對其他字段則按降序排序。)篩選方法的比較第40頁,共49頁,2023年,2月20日,星期三3.4.3查找與替換1.數(shù)據(jù)表中數(shù)據(jù)的查找⑴在字段中查找指定內(nèi)容打開“編輯”菜單,選擇“查找”選項字符用法示例*與任何個數(shù)的字符匹配,它可以在字符串中,當做第一個或最后一個字符使用。wh*可以找到以wh開頭的所有字符串。如:what、white和why等。?與任何單個字母的字符匹配B?ll可以找到ball、bell和bill[]與方括號內(nèi)任何單個字符匹配B[ae]ll可以找到ball和bell但找不到bill!匹配任何不在括號之內(nèi)的字符b[!ae]ll可以找到bill和bull但找不到bell.與范圍內(nèi)的任何一個字符匹配。必須以遞增排序次序來指定區(qū)域(A到Z,而不是Z到A)。b[a.c]d可以找到bad、bbd和bcd#與任何單個數(shù)字字符匹配1#3可以找到103、113、123通配符的用法第41頁,共49頁,2023年,2月20日,星期三⑵查找空值或空字符串Null(空值)是指字段中數(shù)據(jù)沒有或未知的值??梢栽谧侄?、表達式以及查詢中使用Null表示不知道的信息。主鍵字段不能包含Null值??兆址侵覆话魏巫址淖址?,即長度為零的字符串。可以使用空字符串表示沒有值的字段。輸入時,用兩個挨在一起的雙引號(中間沒有空格)表示空字符串。查找空值或空字符串的操作方法基本同上。在輸入查找內(nèi)容時,如果是查找空值字段,請鍵入“Null”或“IsNull”;如果要查找空字符串,則鍵入不包含空格的雙引號("")。第42頁,共49頁,2023年,2月20日,星期三2.數(shù)據(jù)表中數(shù)據(jù)的替換如果要對數(shù)據(jù)表中多處相同的數(shù)據(jù)作相同的修改,可以使用替換功能,Access自動將查找到的數(shù)據(jù)替換為新數(shù)據(jù)。這種方法既有效、準確,又能節(jié)省時間。例將employee表中zc為“教授”的記錄全部改為“正教授”。打開“編輯”菜單,選擇“替換”命令。設(shè)置替換對話框第43頁,共49頁,2023年,2月20日,星期三3.4.4表的外觀設(shè)置1.改變行高和列寬通過鼠標拖動通過格式菜單中行高和列寬命令,可以指定行高各列寬的具體值更改列寬更改行高度第44頁,共49頁,2023年,2月20日,星期三2.隱藏/取消隱藏列打開表的數(shù)據(jù)表視圖,選中要隱藏的一列或多列,執(zhí)行“格式”菜單上的“隱藏列”命令,
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