檔案數(shù)字化加工整理項(xiàng)目投標(biāo)書技術(shù)方案范本參考

word文檔可自由復(fù)制編輯一、項(xiàng)目需求理解程度、難點(diǎn)分析及解決方案1.對(duì)本項(xiàng)目需求的理解1.1對(duì)項(xiàng)目概述的理解（一）項(xiàng)目預(yù)算理解本項(xiàng)目財(cái)政預(yù)算金額為 元（人民幣）。（二）項(xiàng)目概況理解1.項(xiàng)目背景：檔案管理工作是 中心各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)。中心在日常公積金業(yè)務(wù)審批活動(dòng)中，形成了大量的公積金業(yè)務(wù)檔案，包括公積金歸集、提取和貸款三大類業(yè)務(wù)的檔案。根據(jù)檔案管理的有關(guān)要求，為實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化和數(shù)字化管理，需對(duì)日常工作中產(chǎn)生的各類檔案進(jìn)行同步整理、掃描，形成數(shù)字檔案提供查詢利用，提高檔案服務(wù)能力和水平。2.項(xiàng)目整體情況： 中心目前保存的這些公積金業(yè)務(wù)檔案資料中，大部分均已由前臺(tái)柜員打上頁號(hào)；已打印文件材料清單（相當(dāng)于卷內(nèi)目錄）。前臺(tái)柜員在辦理業(yè)務(wù)時(shí)，已將該紙制檔案高清拍照并保存在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中；但大多數(shù)電子影像需圖像處理。公積金業(yè)務(wù)檔案類別及數(shù)量詳情如下表：檔案類別 預(yù)計(jì)數(shù)量（卷 /份） 預(yù)計(jì)每卷檔案頁數(shù)公積金業(yè)務(wù)檔案（包括：歸集類、不少于450萬卷3-15頁提取類、貸款類檔案）整理、掃描場(chǎng)地由中標(biāo)方提供，且場(chǎng)地的相關(guān)安保設(shè)施等需符合檔案局的檢查要求；檔案整理工作中的所有設(shè)備、工具、維修與耗材費(fèi)用（包括卷皮、檔案盒、不銹鋼裝訂夾、復(fù)印件等）等均由中標(biāo)方承擔(dān)。（三）項(xiàng)目目的及目標(biāo)理解完成存量的公積金業(yè)務(wù)檔案約 450萬卷（份）的整理、補(bǔ)錄、補(bǔ)掃描及電子影像的圖像處理與復(fù)核工作。word文檔可自由復(fù)制編輯（四）項(xiàng)目依據(jù)及參考標(biāo)準(zhǔn)理解 1．《中華人民共和國檔案法》。2．《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T22-2000)。3．《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18-1999)。4．《深圳經(jīng)濟(jì)特區(qū)檔案與文件收集利用條例》。5．《紙制檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T31-2005）。6．《深圳市住房公積金管理中心業(yè)務(wù)檔案整理規(guī)范》。按以上規(guī)范進(jìn)行整理、著錄、掃描后的檔案要達(dá)到深圳市檔案館進(jìn)館質(zhì)量要求。（五）項(xiàng)目采購范圍理解中標(biāo)方通過人員、設(shè)備、技術(shù)、管理等，對(duì)接收的實(shí)體檔案進(jìn)行專業(yè)化的歸檔、整理、著錄、掃描等加工，形成規(guī)范的入庫檔案和規(guī)范的檔案電子數(shù)據(jù)庫。（六）項(xiàng)目完成期限理解本項(xiàng)目完成期限為自合同簽訂之日起18個(gè)月。（七）付款方式理解按財(cái)政委員會(huì)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行。1.2對(duì)技術(shù)要求的理解（一）歸檔、整理、掃描工作流程和服務(wù)內(nèi)容理解。 1.檔案接收：要對(duì)檔案資料的完整性進(jìn)行檢查；登記移交清單：對(duì)檔案實(shí)體內(nèi)容按移交清單逐一進(jìn)行清點(diǎn)，并登記份數(shù)與頁數(shù)。 2．編檔號(hào)：對(duì)每份業(yè)務(wù)檔案按檔案整理要求分類編號(hào)，以方便檔案的查詢利用。3．組卷整理：包括拆釘、粘貼、蓋章、填寫封皮等環(huán)節(jié)。中標(biāo)方應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案整理規(guī)則》(DA/T22-2000)進(jìn)行整理。4．部分著錄：在核對(duì)紙制檔案的基礎(chǔ)上，對(duì)系統(tǒng)內(nèi)不全的檔案信息進(jìn)行補(bǔ)錄。中標(biāo)方應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案著錄規(guī)則》 (DA/T18-1999)進(jìn)行著錄。5．掃描：包括部分檔案的掃描處理、圖像處理、二校處理、批量上載、合卷處理等環(huán)節(jié)。6．總體檢查：檢查檔案實(shí)體與電子檔案管理系統(tǒng)內(nèi)容是否一致；檢查接收word文檔可自由復(fù)制編輯記錄與入庫記錄是否一致；檢查檔案整理、著錄、掃描等各工序是否符合檔案整理、著錄、掃描要求，是否符合深圳市檔案館進(jìn)館要求。7．入庫上架：辦理檔案移交手續(xù)，點(diǎn)數(shù)核實(shí)后入庫，按照檔案類別的檔案順序擺放在檔案柜相應(yīng)的位置，并做箱柜指引，以方便查詢利用。8．協(xié)助檔案管理工作：協(xié)助檔案室查檔、庫房整理及與檔案相關(guān)的其它工作。（二）掃描圖像質(zhì)量要求理解。 掃描后的原始圖像需要進(jìn)行優(yōu)化處理，使得成品圖像清晰、端正。根據(jù)檔案掃描后的具體情況，要進(jìn)行如下圖像處理： 1．圖像歪斜：采用自動(dòng)或手動(dòng)糾偏功能，調(diào)整圖像角度。圖像偏斜度不超過2度，對(duì)方向不正確的圖像應(yīng)進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習(xí)慣。 2．圖像臟點(diǎn)、臟斑：對(duì)圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)如黑點(diǎn)、黑線、黑框、黑邊等應(yīng)進(jìn)行去污處理。處理過程中應(yīng)遵循保持檔案原貌的原則。3．字跡洇透：采用字跡銳化的功能，清晰字跡筆畫。4．圖像深淺不一：采用平衡功能，調(diào)整圖像深淺一致。（三）檔案裝訂要求理解。 檔案整理、掃描完成后，要進(jìn)行細(xì)致認(rèn)真的裝訂。具體裝訂要求如下： 1．遵循盡可能保持檔案原貌的原則，對(duì)掃描后的檔案進(jìn)行裝訂。2．檔案裝訂應(yīng)按照歷史檔案原有的裝訂方向進(jìn)行，不可更換裝訂的位置。3．對(duì)于裝訂時(shí)某些頁面必須進(jìn)行折疊的情況，應(yīng)以盡可能地減少折痕數(shù)為原則，能不折疊就盡量不折疊。（四）檔案裝具、卷盒要求理解。 檔案卷皮、卷盒的制作，參照國家檔案局“DA/T24-2000無酸檔案卷皮卷盒用紙及紙板”標(biāo)準(zhǔn)制作，其它裝具必須符合國家關(guān)于檔案整理裝具的要求。發(fā)標(biāo)方將中標(biāo)方提供的每一批次進(jìn)貨中抽檢檔案卷皮、卷盒、裝訂的裝具送往相關(guān)質(zhì)檢部門質(zhì)檢，如發(fā)現(xiàn)不合要求的，責(zé)令中標(biāo)方更換，直到符合要求為止。（五）主要設(shè)備及工具耗材要求理解。 1．臺(tái)式電腦、高速掃描儀、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)（Ａ3幅面）等，具體數(shù)量由中標(biāo)方根據(jù)工作量自行考慮，前述設(shè)備由中標(biāo)方提供word文檔可自由復(fù)制編輯2．設(shè)備所需工具耗材由中標(biāo)方提供，符合國家關(guān)于檔案掃描工具耗材的要求；設(shè)備維修費(fèi)用由中標(biāo)方承擔(dān)。3．按發(fā)標(biāo)方的保密、安全要求進(jìn)行設(shè)備處理及網(wǎng)絡(luò)布線，以及數(shù)字化加工中的軟硬件及網(wǎng)絡(luò)的維護(hù)工作。（六）數(shù)字化上傳要求理解。 檔案完成數(shù)字化掃描后，條目數(shù)據(jù)和原文數(shù)據(jù)都應(yīng)在規(guī)定時(shí)限內(nèi)由本地上傳到中心服務(wù)器；檔案數(shù)字化加工應(yīng)用管理軟件是由發(fā)標(biāo)方提供。（七）檔案整理安全保密、規(guī)范性要求理解。將歸檔資料全部按規(guī)范整理、掃描入庫，要求安全、保密、規(guī)范。中標(biāo)方需提供保證檔案實(shí)體和檔案信息安全的具體措施和承諾，并與發(fā)標(biāo)方簽訂保密承諾書。1．安全保密性：保持資料的完整，出庫入庫保持一致，檔案內(nèi)容不得外泄。2．規(guī)范性：在發(fā)標(biāo)方提供整理、掃描的軟件環(huán)境中，中標(biāo)方必須有嚴(yán)格的操作規(guī)范流程。在檔案的清理、整理、掃描、加工過程中，必須嚴(yán)格遵守發(fā)標(biāo)方的相關(guān)檔案管理制度，在檔案的清理、掃描、加工的各個(gè)環(huán)節(jié)均應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)的登記，在數(shù)字化工作完成的同時(shí)建立起完整、規(guī)范的記錄；經(jīng)過整理、掃描的檔案，保證分類清晰，條目準(zhǔn)確，滿足檔案查閱的規(guī)范要求。 3．中標(biāo)方由于管理不善造成檔案的損壞、遺失或內(nèi)容外泄，除賠償一定的經(jīng)濟(jì)損失外，情節(jié)嚴(yán)重的送往相關(guān)部門追究其刑事責(zé)任。具體如下：（1）損壞一卷檔案承擔(dān)違約金 1萬元；外泄檔案內(nèi)容，經(jīng)查實(shí)一次承擔(dān)違約金5千元；丟失檔案一卷承擔(dān)違約金 10萬元。2）以上情況出現(xiàn)，發(fā)標(biāo)方有權(quán)解除合同。3）中標(biāo)方因檔案的損壞、遺失或內(nèi)容外泄等對(duì)發(fā)標(biāo)方造成重大損失的，按檔案相關(guān)法律，追究中標(biāo)方相應(yīng)法律責(zé)任。1.3對(duì)項(xiàng)目管理要求的理解（一）組織實(shí)施要求理解 中標(biāo)方應(yīng)結(jié)合采購方的檔案管理制度制定一套符合完成本項(xiàng)目工作實(shí)際的檔案整理管理規(guī)定及操作流程，以確保檔案整理規(guī)范、符合進(jìn)館質(zhì)量要求。并要word文檔可自由復(fù)制編輯求項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和核心技術(shù)人員常駐發(fā)標(biāo)方現(xiàn)場(chǎng)。（二）項(xiàng)目人員安排要求理解 投標(biāo)人在投標(biāo)書中所寫項(xiàng)目組成員一定是參與本項(xiàng)目服務(wù)的管理或者工作人員，不得隨意更改，否則視同違約。本項(xiàng)目要求安排項(xiàng)目負(fù)責(zé)人1人，主要技術(shù)人員不少于10人，中標(biāo)方需按要求確保崗位人員的穩(wěn)定性。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及主要技術(shù)人員情況將作為評(píng)分考察的重點(diǎn)內(nèi)容。（三）項(xiàng)目驗(yàn)收要求理解 發(fā)標(biāo)方指定質(zhì)檢員對(duì)檔案文本實(shí)體、電子數(shù)據(jù)抽樣甚至逐件檢查，保證質(zhì)量；掌握整理、掃描的進(jìn)度和數(shù)量統(tǒng)計(jì)。對(duì)符合入庫要求的檔案由雙方在入庫單上簽字確認(rèn)，作為當(dāng)批量檔案整理、掃描完成的驗(yàn)收憑證。項(xiàng)目具體驗(yàn)收要求如下：1．按照深圳市檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及深圳市住房公積金管理中心對(duì)專業(yè)檔案的規(guī)范化整理、掃描要求進(jìn)行整理、掃描處理，保證原檔案的完整性。2．確保在整理、掃描過程中不對(duì)檔案原件造成二次損傷。3．符合國家標(biāo)準(zhǔn)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（ DA/T31-2005）。4．保證檔案掃描圖像與原件一致、整潔、清晰。5．生成的檔案掃描分辨率不低于 200dpi，彩色。6．檔案掃描圖像去黑邊、圖紙掃描圖像去藍(lán)底。7．生成的數(shù)字化檔案，分辨清晰、圖像清楚、密級(jí)設(shè)置無誤，滿足檔案數(shù)字化的規(guī)范要求。8．檔案文本實(shí)體與檔案掃描影像數(shù)據(jù)一一對(duì)應(yīng)。9．發(fā)標(biāo)方按批次提供案卷給中標(biāo)方。發(fā)標(biāo)方對(duì)中標(biāo)方質(zhì)檢后的掃描圖像進(jìn)行抽檢，抽檢率為 10%。當(dāng)抽檢圖像合格率達(dá)到 98%、發(fā)標(biāo)方可提供下一批次案卷，但中標(biāo)方需對(duì)錯(cuò)誤數(shù)據(jù)重新檢查修改，直到合格率達(dá) 100%；如抽檢合格率低于98%，發(fā)標(biāo)方有權(quán)不予提供錯(cuò)誤數(shù)據(jù)并且不再提供下一批案卷，發(fā)標(biāo)方將該批案卷全部退回給中標(biāo)方重新檢查修改，直到質(zhì)檢合格，由此造成的后果由中標(biāo)方負(fù)責(zé)。（四）項(xiàng)目結(jié)算和違約責(zé)任理解 1．結(jié)算：項(xiàng)目結(jié)算時(shí)，各類檔案的中標(biāo)綜合單價(jià)不變，實(shí)際完成的數(shù)量發(fā)生變化時(shí)，按市政府采購相關(guān)管理規(guī)定執(zhí)行。word文檔可自由復(fù)制編輯2．違約責(zé)任：對(duì)中標(biāo)方達(dá)不到合同時(shí)限要求的，中標(biāo)方承擔(dān)以下違約責(zé)任：（1）未按時(shí)限要求完成的量在100卷內(nèi)（含100卷）的，違約金人民幣1000元；（2）未按時(shí)限要求完成的量在100卷以上，1000卷以下（含1000卷）的，違約金人民幣10萬元；（3）未按時(shí)限要求完成的量在 1000卷以上的，違約金 10萬元外，解除合同。1.4對(duì)報(bào)價(jià)要求的理解（一）投標(biāo)單價(jià)：本項(xiàng)目投標(biāo)單價(jià)為公積金業(yè)務(wù)檔案采購數(shù)量的整理、掃描綜合單價(jià)，以實(shí)體檔案卷（份）數(shù)為準(zhǔn)。（二）投標(biāo)方所提交的《報(bào)價(jià)詳細(xì)構(gòu)成》必須滿足以下要求：1．明確各類檔案的每卷檔案整理、掃描綜合單價(jià)。2．預(yù)計(jì)數(shù)量僅為初步估計(jì)，合同執(zhí)行時(shí)的最終數(shù)量以實(shí)際結(jié)算為準(zhǔn)。預(yù)計(jì)數(shù)綜合單價(jià)序號(hào)檔案類別（元/卷）量（卷）公積金業(yè)務(wù)檔案（包括歸集類、1 450萬提取類、貸款類）3．投標(biāo)方所報(bào)的各類檔案整理/掃描的綜合單價(jià)應(yīng)包括（且不限于）直接費(fèi)、間接費(fèi)、設(shè)備費(fèi)、設(shè)備維修費(fèi)、材料費(fèi)、耗材、各種管理費(fèi)、利潤以及稅金等全部費(fèi)用。投標(biāo)方中標(biāo)后不得在原報(bào)價(jià)的基礎(chǔ)上再提出任何增加費(fèi)用的要求。4．檔案單位（卷）定義：原則上一次業(yè)務(wù)辦理過程形成的文件組成一個(gè)案卷，實(shí)體按業(yè)務(wù)類別分類，并按檔號(hào)順序整理立卷排架。無論材料多少，均以一次辦文編號(hào)組卷。報(bào)價(jià)幣種為人民幣。對(duì)注意事項(xiàng)的理解1、中標(biāo)人不得將項(xiàng)目非法分包或轉(zhuǎn)包給任何單位和個(gè)人。否則，采購單位有權(quán)即刻終止合同，并要求中標(biāo)人賠償相應(yīng)損失。word文檔可自由復(fù)制編輯2、投標(biāo)人若認(rèn)為招標(biāo)文件的技術(shù)要求或其他要求有傾向性或不公正性，可在招標(biāo)答疑階段提出，以維護(hù)招標(biāo)行為的公平、公正。3、投標(biāo)人使用的標(biāo)準(zhǔn)必須是國際公認(rèn)或國家、或地方政府頒布的同等或更高的標(biāo)準(zhǔn)，如投標(biāo)人使用的標(biāo)準(zhǔn)低于上述標(biāo)準(zhǔn) ,評(píng)標(biāo)委員會(huì)將有權(quán)不予接受，投標(biāo)人必須列表將明顯的差異詳細(xì)說明。4、投標(biāo)人所提交的投標(biāo)文件對(duì)技術(shù)參數(shù)和各項(xiàng)要求的響應(yīng)應(yīng)是列出具體內(nèi)容。如果投標(biāo)人只注明“符合”或“滿足”，將被視為“不符合”，并可能嚴(yán)重影響評(píng)標(biāo)結(jié)果。5、按照市檔案局文件要求，本項(xiàng)目不得外包給有外資背景或外籍人員的公司。2.本項(xiàng)目的難點(diǎn)分析及解決方案2.1難點(diǎn)一：人員流動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)及解決方案檔案服務(wù)外包工作既是知識(shí)密集型也是勞動(dòng)密集型產(chǎn)業(yè)，項(xiàng)目組工作人員的穩(wěn)定性成為了制約項(xiàng)目實(shí)施成敗的關(guān)鍵因素。人員業(yè)務(wù)水平不高、責(zé)任心不強(qiáng)及人員流動(dòng)性過大等因素都有可能會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目失敗的風(fēng)險(xiǎn)。鴻橋集團(tuán)將會(huì)從公司現(xiàn)有員工中，挑選最熟練、最精干的項(xiàng)目組人員，組成一支技術(shù)嫻熟的骨干加工隊(duì)伍，作為項(xiàng)目組的中堅(jiān)力量；挑選對(duì)計(jì)算機(jī)軟硬件精通的技術(shù)人員，保證加工環(huán)境的正常運(yùn)作。做好和用戶的溝通工作，保證本項(xiàng)目的順利開展。根據(jù)我方人力資源政策與項(xiàng)目管理相關(guān)規(guī)定，項(xiàng)目組的任何員工辭職必須至少提前1個(gè)月向項(xiàng)目經(jīng)理及部門負(fù)責(zé)人提出書面辭職申請(qǐng)。公司在接到員工辭職申請(qǐng)后，要在第一時(shí)間由項(xiàng)目經(jīng)理與辭職員工積極溝通，對(duì)績效良好的員工努力挽留，了解離職原因，反饋問題。員工提出辭職獲批準(zhǔn)，部門將保證至少提前一周通知客戶員工離職事宜，員工應(yīng)按規(guī)定辦理相應(yīng)的離職審批手續(xù)，首先應(yīng)辦理項(xiàng)目的工作移交手續(xù)，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)安排項(xiàng)目組其他人員接替其工作和職責(zé)，并經(jīng)客戶方簽字認(rèn)可，為保證工作的連續(xù)性。項(xiàng)目經(jīng)理重點(diǎn)負(fù)責(zé)審查辭職員工以下方面情況：項(xiàng)目文檔、資料、源程序、電腦、辦公用品及其它公物的完全移交；word文檔可自由復(fù)制編輯審查其了解項(xiàng)目機(jī)密的程度；審查其負(fù)責(zé)工作、進(jìn)度、成果物移交的完整性和有效性；其次，針對(duì)本項(xiàng)目的重要性特點(diǎn)，除采用相關(guān)福利與激勵(lì)措施外，部分項(xiàng)目組成員采用以下策略保證項(xiàng)目組的核心成員的連續(xù)性和穩(wěn)定性，從而降低人員流動(dòng)對(duì)項(xiàng)目帶來的風(fēng)險(xiǎn)，保障項(xiàng)目順利地成功實(shí)施。具體策略如下：項(xiàng)目經(jīng)理AB角制度：項(xiàng)目經(jīng)理是項(xiàng)目管理中最重要的角色，其能力與穩(wěn)定性都直接決定項(xiàng)目的成敗。我們除采用公司內(nèi)部選拔的方式選用最優(yōu)秀的人員擔(dān)當(dāng)該項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理一職外，將同時(shí)選拔一名項(xiàng)目副經(jīng)理（項(xiàng)目主管）協(xié)助項(xiàng)目經(jīng)理承擔(dān)部分的工作。一旦人員有變動(dòng)可能性，及時(shí)調(diào)整和進(jìn)行人員的補(bǔ)充工作，全面確保不對(duì)項(xiàng)目的進(jìn)程和項(xiàng)目質(zhì)量產(chǎn)生不良影響。核心崗位雙兼制度：除項(xiàng)目經(jīng)理外，項(xiàng)目的關(guān)鍵成功因素就是項(xiàng)目組內(nèi)的核心崗位和成員。這些崗位人員的穩(wěn)定與否也嚴(yán)重影響項(xiàng)目的工期與成敗！因此，我們?cè)陧?xiàng)目角色明確分工的基礎(chǔ)上，采用相鄰崗位雙兼替補(bǔ)制。當(dāng)某個(gè)崗位有員工流動(dòng)，將從其它小組中選拔補(bǔ)充；項(xiàng)目組成員充足略剩原則：由于項(xiàng)目工期和工作量是一定的，未來如何很好地保證和提升項(xiàng)目實(shí)施水平，提前完成項(xiàng)目，所以我司在人員構(gòu)成、崗位設(shè)定上采取充足略剩原則。即使人員流動(dòng)將造成項(xiàng)目組成員部分崗位的臨時(shí)空缺，但是不影響項(xiàng)目的正常運(yùn)營。而且，項(xiàng)目部門采用項(xiàng)目組成員隨時(shí)流動(dòng)，隨時(shí)增補(bǔ)機(jī)制。其選拔機(jī)制與前期項(xiàng)目組成員選拔方式相同。并且，為保證新增人員迅速展開工作，在項(xiàng)目進(jìn)行過程中，部門將同步組織項(xiàng)目內(nèi)容學(xué)習(xí)與培訓(xùn)。當(dāng)項(xiàng)目組有員工離職時(shí)，及時(shí)尋找合適的替補(bǔ)人員進(jìn)行工作交接。鴻橋集團(tuán)采取“定人定崗”的配置原則，決不任意調(diào)撥已確定好或者正在實(shí)施的工作人員，最大限度確保所實(shí)施項(xiàng)目人員的穩(wěn)定性。如出現(xiàn)員工個(gè)人主動(dòng)離職的情況，我方將及時(shí)進(jìn)行人員補(bǔ)充及培訓(xùn)，保證項(xiàng)目組的人員穩(wěn)定并向采購方如實(shí)匯報(bào)情況。word文檔可自由復(fù)制編輯2.2難點(diǎn)二：設(shè)備風(fēng)險(xiǎn)及解決方案鴻橋集團(tuán)公司專業(yè)從事檔案整理、數(shù)字化掃描加工業(yè)務(wù)多年，對(duì)于項(xiàng)目必須用的設(shè)備，有著較為充足的儲(chǔ)備，公司配備有專門的設(shè)備維護(hù)組，不管是購置全新的硬件設(shè)備還是使用已有的設(shè)備，項(xiàng)目組配備有專門的硬件工程師對(duì)項(xiàng)目所使用的電腦、打印機(jī)及掃描儀等硬件設(shè)備定期進(jìn)行維護(hù)和檢修，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)維護(hù)和修理，確保所有的硬件設(shè)備性能處于最佳狀態(tài)。對(duì)項(xiàng)目臨時(shí)出現(xiàn)的設(shè)備使用問題，情況緊急的可以從就近的項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)緊急調(diào)配，其他情況可以實(shí)現(xiàn)12小時(shí)內(nèi)派設(shè)備維護(hù)工程師進(jìn)行上門維修。同時(shí)鴻橋集團(tuán)設(shè)備維護(hù)組還配有電腦、打印機(jī)、掃描儀等備機(jī)一批，項(xiàng)目上正在使用的硬件設(shè)備需要較長時(shí)間維修的，可先用備機(jī)頂替，避免因硬件檢修、更換配件等問題帶來的阻工誤工，將由于硬件問題而造成不必要的時(shí)間浪費(fèi)風(fēng)險(xiǎn)降到最低。2.3難點(diǎn)三：項(xiàng)目工期風(fēng)險(xiǎn)及解決方案關(guān)于項(xiàng)目的工期采購方都有著嚴(yán)格的時(shí)間要求，沒有制定好可行的工作計(jì)劃和進(jìn)度安排，加上其他各種可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)因素，就很有可能會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目不能再采購方要求的時(shí)間內(nèi)實(shí)施完成。鴻橋集團(tuán)公司在項(xiàng)目組正式進(jìn)駐前將會(huì)先派出項(xiàng)目經(jīng)理和采購方的相關(guān)負(fù)責(zé)人就項(xiàng)目的詳細(xì)情況、具體需求等事項(xiàng)進(jìn)行詳細(xì)溝通，并向采購方提交詳細(xì)的切實(shí)可行的工作計(jì)劃和工期進(jìn)度安排。在項(xiàng)目正式開始實(shí)施后，在工作過程中根據(jù)實(shí)際情況對(duì)原先制定好的工作計(jì)劃和進(jìn)度安排不斷進(jìn)行調(diào)整和改進(jìn)，對(duì)各項(xiàng)工作進(jìn)行統(tǒng)籌安排，最大限度地提高工作效率。確保項(xiàng)目在采購方要求的時(shí)間內(nèi)甚至提前完成實(shí)施。如果項(xiàng)目確有工期問題，我司亦可通過從其它項(xiàng)目抽調(diào)增加項(xiàng)目人手和設(shè)備來保障本項(xiàng)目的工期。2.4難點(diǎn)四：項(xiàng)目管理風(fēng)險(xiǎn)及解決方案鴻橋集團(tuán)公司專業(yè)從事檔案整理、數(shù)字化掃描加工業(yè)務(wù)多年，對(duì)項(xiàng)目管理有培養(yǎng)大量的有著實(shí)際項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)的基層管理人員，同時(shí)也積累了大量的項(xiàng)目管理工作經(jīng)驗(yàn)。首先，我司對(duì)每個(gè)項(xiàng)目都有著崗位責(zé)任清晰明確的組織管理架構(gòu)，word文檔可自由復(fù)制編輯從項(xiàng)目經(jīng)理到項(xiàng)目組所有成員都有著明確的職責(zé)劃分，從組織管理、過程管理到績效管理都有著成熟完善的管理機(jī)制，避免因管理不到位而帶來的項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)。其次，我司對(duì)項(xiàng)目的日常管理也避免了部分的項(xiàng)目管理風(fēng)險(xiǎn)，除加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目組工作人員技能培訓(xùn)，項(xiàng)目成員每周需對(duì)工作進(jìn)行總結(jié)，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，及時(shí)進(jìn)行糾正改進(jìn)。再次，有項(xiàng)目經(jīng)理統(tǒng)籌安排好各個(gè)環(huán)節(jié)的人員并掌控工作進(jìn)度，保證工作環(huán)節(jié)的順利交接，提高工作效率。最后，公司高層著手加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目的組織管理，及時(shí)掌握項(xiàng)目進(jìn)度動(dòng)態(tài)和人員動(dòng)態(tài)；加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目人員的績效管理，引入合理的獎(jiǎng)懲激勵(lì)措施，提高員工的工作積極性；加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目組的過程管理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)更正，避免因管理松懈和不到位而造成的效率低下，將項(xiàng)目管理方面可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)降到最低。2.5難點(diǎn)五：泄密風(fēng)險(xiǎn)及解決方案檔案涉及到采購方的重要信息，一旦泄密后果將不堪設(shè)想。因此，所有的檔案工作者都有責(zé)任對(duì)檔案及其信息安全保持高度的警惕性。在項(xiàng)目正式開始實(shí)施前鴻橋集團(tuán)將組織項(xiàng)目組所有成員進(jìn)行安全和保密意識(shí)培訓(xùn)，在項(xiàng)目正式運(yùn)行后也要不定期開展安全保密培訓(xùn)，通過反復(fù)培訓(xùn)強(qiáng)化項(xiàng)目組所有工作人員的安全保密意識(shí)，杜絕意外和泄密事件的發(fā)生。在項(xiàng)目實(shí)施過程中嚴(yán)格遵守檔案加工的各項(xiàng)規(guī)章制度，對(duì)加工流程的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)控，不留死角。同時(shí)邀請(qǐng)采購方派出專人進(jìn)行安全監(jiān)督，定期展開安全檢查。多管齊下確保檔案信息的安全，杜絕泄密風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。word文檔可自由復(fù)制編輯二、項(xiàng)目管理制度及違約承諾1.項(xiàng)目管理規(guī)章制度1.1組織實(shí)施管理規(guī)章制度及響應(yīng)承諾函本項(xiàng)目關(guān)于項(xiàng)目組織實(shí)施管理的要求為：中標(biāo)方應(yīng)結(jié)合采購方的檔案管理制度制定一套符合完成本項(xiàng)目工作實(shí)際的檔案整理管理規(guī)定及操作流程，以確保檔案整理規(guī)范、符合進(jìn)館質(zhì)量要求。并要求項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和核心技術(shù)人員常駐發(fā)標(biāo)方現(xiàn)場(chǎng)。組織實(shí)施管理承諾函致：根據(jù)已收到貴方的招標(biāo)編號(hào)為 的 項(xiàng)目的招標(biāo)文件，我司完全理解招標(biāo)文件關(guān)于組織實(shí)施管理的要求， 我方承諾完全響應(yīng)貴方關(guān)于組織實(shí)施要求的規(guī)定，任何因我方理解不當(dāng)造成的后果均由我方承擔(dān)。承諾人： 單位地址：word文檔可自由復(fù)制編輯為保障項(xiàng)目的管理規(guī)范性和操作流程順暢，我司在多年的項(xiàng)目實(shí)施管理過程中形成了依稀累的項(xiàng)目管理規(guī)章制度，詳細(xì)如下：1.1.1 工作區(qū)域管理工作人員在工作時(shí)間內(nèi)不準(zhǔn)會(huì)客，不到非工作場(chǎng)所，保持工作區(qū)域的安靜，進(jìn)出工作區(qū)域時(shí)需要兩人以上行動(dòng)。在工作間不允許抽煙、吃零食、大聲喧嘩及做其它可能損壞檔案的事情。1.1.2 實(shí)際操作管理工作人員不能無故察看和互相議論檔案內(nèi)容。工作時(shí)統(tǒng)一穿戴無口袋的工作服，出入工作室不得攜帶任何與工作相關(guān)的物品；工作過程中產(chǎn)生的碎紙、廢光盤等工作垃圾不得私自處理，必須交由檔案室值班人員統(tǒng)一處理。掛包、錢包等個(gè)人物品存放在指定位置，未經(jīng)檔案室管理人員同意，不得將工作間任何物品帶出工作間外。1.1.3 通訊及存儲(chǔ)設(shè)備管理現(xiàn)場(chǎng)工作人員不得攜帶任何手機(jī)、呼機(jī)等移動(dòng)通訊設(shè)備以及軟驅(qū)、移動(dòng)硬盤、U盤等信息存儲(chǔ)等設(shè)備。項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)外面安放專門供現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施人員存放物品的保險(xiǎn)柜，每人一柜。進(jìn)入現(xiàn)場(chǎng)前，需更換工作服裝，存放通訊設(shè)備。1.1.4 工作日志管理每位現(xiàn)場(chǎng)工作人員必須有每天的工作記錄 (時(shí)間、地點(diǎn)、數(shù)量等)，并進(jìn)行定期檢查。項(xiàng)目經(jīng)理每天需對(duì)每位現(xiàn)場(chǎng)工作人員的工作日志進(jìn)行核實(shí)和檢查。word文檔可自由復(fù)制編輯1.1.5 出入證使用管理工作人員工作場(chǎng)所的出入證件由專人管理，進(jìn)入工作場(chǎng)所由證件管理者確認(rèn)后當(dāng)場(chǎng)發(fā)放，離開時(shí)交回。項(xiàng)目嚴(yán)禁未經(jīng)許可放入非項(xiàng)目實(shí)施人員，私自帶非操作人員入場(chǎng)納入考核范圍。1.1.6 請(qǐng)銷假制度管理工作人員一律由主管人員負(fù)責(zé)把關(guān)，嚴(yán)格請(qǐng)、銷假制度，不得中途離職或無故不上班，實(shí)行獎(jiǎng)懲制度。員工的請(qǐng)假（事假）需提前三天向項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)方可請(qǐng)假；項(xiàng)目經(jīng)理的請(qǐng)假需提前三天向公司人事部門及采購人（用戶）負(fù)責(zé)人提出，經(jīng)雙方批準(zhǔn)方可執(zhí)行。員工和項(xiàng)目經(jīng)理的病假需書面提出申請(qǐng)，并需向人事部門提供正規(guī)醫(yī)院開具的相關(guān)證明文件。員工的離職需經(jīng)客戶方同意方可執(zhí)行；項(xiàng)目經(jīng)理的離職需提前一個(gè)月申請(qǐng)，公司批準(zhǔn)后需報(bào)備客戶方同意。1.1.7 安全保密管理制度《安全保密管理制度》1、檔案管理人員和利用者均應(yīng)樹立保密觀念，貫徹執(zhí)行《檔案法》和《保密法》，共同保守檔案機(jī)密。2、對(duì)各類檔案均應(yīng)按規(guī)定的范圍進(jìn)行查、借閱，并嚴(yán)格履行手續(xù)。查、借閱機(jī)密檔案要經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3、對(duì)機(jī)密檔案要嚴(yán)格管理，不得將機(jī)密檔案私自帶出檔案室或外傳，對(duì)機(jī)密檔案內(nèi)容不得自行摘抄、拍照、翻印或復(fù)制。4、凡涉及檔案機(jī)密的人員一律不準(zhǔn)在家庭、子女及無關(guān)人員面前談?wù)撚嘘P(guān)檔案機(jī)密內(nèi)容，不得在普通電話、明碼電報(bào)和私人通信中暴露檔案機(jī)密。5、利用者對(duì)所借檔案文件、技術(shù)圖紙等必須妥善保管，及時(shí)歸還，不得轉(zhuǎn)借他人，不準(zhǔn)攜帶公出、探親訪友、出入公共場(chǎng)所。6、對(duì)保管期滿、失去保存價(jià)值的檔案文件要按規(guī)定銷毀，不得以廢紙出售word文檔可自由復(fù)制編輯7、發(fā)生失密、泄密和檔案被盜事件時(shí)，要立即報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)、保密或保衛(wèi)部門，當(dāng)事者要寫出書面報(bào)告。對(duì)違反保密規(guī)定、造成失泄密和被盜密者，應(yīng)按其性質(zhì)及情節(jié)給予嚴(yán)肅處理。1.1.8 檔案庫房管理制度《檔案庫房管理制度》1、檔案庫房是保存檔案的重地，非庫房管理人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。2、庫房要確定具體安全負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)庫房內(nèi)一切安全工作。3、庫房鑰匙由庫房管理人員負(fù)責(zé)保管，不得轉(zhuǎn)借他人。非檔案人員禁止進(jìn)入庫房。4、庫房內(nèi)要有足夠的合乎要求的檔案裝具，檔案不得隨意堆放；庫房要保持清潔整齊，注意空氣流通。5、庫房內(nèi)要有嚴(yán)格的“八防”措施（防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防盜、防高溫、防強(qiáng)光）；庫房內(nèi)的溫度應(yīng)控制在 14℃-24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%-60%之間，庫房管理人要認(rèn)真記錄庫房內(nèi)當(dāng)日的溫度和濕度。6、庫房內(nèi)禁止存放非檔案用品及個(gè)人物品；嚴(yán)禁任何人吸煙和攜帶易燃、易爆物品進(jìn)入庫房；庫房內(nèi)不準(zhǔn)使用臺(tái)燈、電熨斗、電暖器等電器設(shè)備；庫房內(nèi)必須配備報(bào)警裝置、滅火器材，并確定專人管理；滅火器材要放在固定位置，不準(zhǔn)隨便移動(dòng)，要定期進(jìn)行檢測(cè)；檔案管理人員必須會(huì)使用滅火器。7、庫房內(nèi)不準(zhǔn)辦公、開會(huì)、會(huì)客和住宿 ,房管理人員離開庫房必須鎖卷柜、閉燈、鎖門。8、檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)庫房內(nèi)各類檔案進(jìn)行清點(diǎn)，做好清點(diǎn)記錄。9、庫房安全負(fù)責(zé)人要經(jīng)常檢查庫房的安全，發(fā)現(xiàn)不安全因素及時(shí)排除；若個(gè)人無法排除，應(yīng)及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)予以解決。1.1.9 檔案統(tǒng)計(jì)制度《檔案統(tǒng)計(jì)制度》word文檔可自由復(fù)制編輯1、檔案統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)做到準(zhǔn)確性、及時(shí)性、科學(xué)性和連續(xù)性。2、檔案中心對(duì)接收的各類檔案 /文件，要辦理交接手續(xù)，做好各類《檔案移交清單》，一式兩份，各存一份，以備核查和統(tǒng)計(jì)。3、對(duì)接收的各類檔案/文件，應(yīng)逐卷/件整理，以件/卷/箱為單位統(tǒng)計(jì)檔案現(xiàn)存總數(shù)量。4、檔案保管狀況的統(tǒng)計(jì)。對(duì)遺失及損壞的檔案要記錄數(shù)量和原因。5、每年進(jìn)行一次檔案提供利用的統(tǒng)計(jì)，內(nèi)容包括借閱檔案人次、件數(shù)，復(fù)印提供檔案的數(shù)量，利用目的和效果。6、定期統(tǒng)計(jì)一次檔案的整理數(shù)量及情況。7、定期統(tǒng)計(jì)一次本年度檔案的歸檔情況，內(nèi)容包括歸檔率、準(zhǔn)確率、完整率。8、定期進(jìn)行一次檔案綜合情況統(tǒng)計(jì)，主要有檔案總數(shù)量，本年度歸檔數(shù)量，庫房及設(shè)備的增置情況，檔案人員變更情況，提供檔案利用的人次、件數(shù)、卷數(shù)、箱數(shù)，檔案編研資料的編寫情況等。9、按上級(jí)主管部門要求填好統(tǒng)計(jì)報(bào)表并及時(shí)上報(bào)。1.1.10檔案安全管理制度《檔案安全管理制度》 1、成立公司安全領(lǐng)導(dǎo)小組，項(xiàng)目經(jīng)理為第一責(zé)任人，直接負(fù)責(zé)項(xiàng)目的安全管理工作。2、認(rèn)真貫徹執(zhí)行各項(xiàng)安全生產(chǎn)法律、法規(guī)和安全標(biāo)準(zhǔn)。3、建立健全安全管理責(zé)任制和安全操作規(guī)程，包括單位領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)、各部門領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)、項(xiàng)目經(jīng)理職責(zé)和員工安全生產(chǎn)職責(zé)。4、主持召開公司安全管理專題會(huì)議，及時(shí)通報(bào)公司安全生產(chǎn)工作情況及有關(guān)安全生產(chǎn)的重大問題，對(duì)各個(gè)項(xiàng)目的人員和檔案的安全做聯(lián)合檢查并通報(bào)情況，整改安全隱患和不斷改善安全條件。5、檔案中心必須安全建檔，實(shí)行分級(jí)管理，歸檔文件要做到及時(shí)、準(zhǔn)確、word文檔可自由復(fù)制編輯清晰、專人管理。6、檔案管理人員隨時(shí)做好安全檔案的保管，注意防盜、防火、防蛀、防潮濕、防遺漏。若發(fā)生遺漏和失誤要追究相關(guān)人員的責(zé)任。 7、查閱檔案等需辦理借閱手續(xù)，借閱者必須愛護(hù)并按期歸還。各類資料、檔案建立統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳。每半年對(duì)庫房內(nèi)檔案資料盤點(diǎn)和統(tǒng)計(jì)一次。1.1.11檔案交接管理檔案交接由中國人壽深圳分公司檔案相關(guān)負(fù)責(zé)人和現(xiàn)場(chǎng)加工負(fù)責(zé)人員，在安排好的工作間里進(jìn)行面對(duì)面的交接，要求有書面交接記錄，流程中由中國人壽深圳分公司檔案管理專門人員全程監(jiān)督并有書面交接記錄。1.1.12原檔案保護(hù)措施對(duì)檔案原件要小心存放，拆訂后的檔案原件裝訂后要恢復(fù)原樣?，F(xiàn)場(chǎng)工作人員要保證檔案的完整，不得損壞和丟失，不得篡改檔案內(nèi)容，原檔案磨損、不清晰的，需檔案館專門人員簽字同意，方可進(jìn)行下道工序。1.1.13檔案安全存放檔案只能在工作間的專用保險(xiǎn)柜內(nèi)存放，工作間內(nèi)的其它地方不準(zhǔn)存放檔案。1.1.14操作安全管理工作人員下班時(shí)，均應(yīng)將工作間中所有檔案鎖在專用保險(xiǎn)柜中，由本項(xiàng)目組的相關(guān)責(zé)任人保管好鑰匙，并由檔案館人員鎖好工作間房門，實(shí)行雙重保險(xiǎn)。1.1.15防火安全管理工作人員加強(qiáng)防火安全教育、工作間內(nèi)嚴(yán)禁吸煙和任何火源。防止無關(guān)人員進(jìn)出，防火設(shè)施配置齊全。word文檔可自由復(fù)制編輯1.2項(xiàng)目人員管理規(guī)章制度及響應(yīng)承諾函本項(xiàng)目關(guān)于項(xiàng)目人員安排的要求為：投標(biāo)人在投標(biāo)書中所寫項(xiàng)目組成員一定是參與本項(xiàng)目服務(wù)的管理或者工作人員，不得隨意更改，否則視同違約。本項(xiàng)目要求安排項(xiàng)目負(fù)責(zé)人1人，主要技術(shù)人員不少于20人，中標(biāo)方需按要求確保崗位人員的穩(wěn)定性。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及主要技術(shù)人員情況將作為評(píng)分考察的重點(diǎn)內(nèi)容。項(xiàng)目人員管理響應(yīng)承諾函致：根據(jù)已收到貴方的招標(biāo)編號(hào)為 的 項(xiàng)目的招標(biāo)文件，我司完全理解招標(biāo)文件關(guān)于項(xiàng)目人員管理的要求， 我方承諾完全響應(yīng)貴方關(guān)于項(xiàng)目人員管理要求的規(guī)定，任何因我方理解不當(dāng)造成的后果均由我方承擔(dān)。承諾人： 單位地址：word文檔可自由復(fù)制編輯為保障項(xiàng)目的人員的穩(wěn)定性和人員的日常工作規(guī)范性，我司在項(xiàng)目的運(yùn)行過程中積累了大量的關(guān)于人員管理的經(jīng)驗(yàn)，部分經(jīng)驗(yàn)形成了規(guī)范的管理制度文件，部分項(xiàng)目人員管理制度如下：1.2.1日常行政管理制度1、熱愛本職工作，服從統(tǒng)一管理，認(rèn)真鉆研業(yè)務(wù)，努力提高水平。2、愛護(hù)辦公設(shè)施和公共財(cái)物，如有損壞，照價(jià)賠償。3、遵守考勤制度，按時(shí)上下班，配帶工作標(biāo)牌。4、工作態(tài)度認(rèn)真，一絲不茍，嚴(yán)格執(zhí)行操作流程和業(yè)務(wù)流程。5、講究衛(wèi)生，不隨地吐痰，不亂丟垃圾，保持衛(wèi)生間的清潔。6、遵守工作場(chǎng)所的管理要求，不喧嘩，不打鬧，非經(jīng)同意不得隨意走動(dòng)或做與工作無關(guān)的事情。7、嚴(yán)禁在工作場(chǎng)所內(nèi)吸煙，嚴(yán)禁攜帶火種、易燃易爆物及私人雜物進(jìn)入工作場(chǎng)所。8、嚴(yán)禁在工作場(chǎng)所內(nèi)存放食物和進(jìn)食、飲茶水。接觸檔案時(shí)要確保雙手干凈和干燥。9、嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料，未經(jīng)允許不得復(fù)制、抄寫檔案內(nèi)容。10、遵守項(xiàng)目所在客戶方的相關(guān)的規(guī)章制度。1.2.2崗位責(zé)任制項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)進(jìn)駐深圳市住房公積金中心后，項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)對(duì)每個(gè)工作崗位制定崗位說明書，明確各個(gè)崗位人員的職責(zé)、職能及工作情況：1、要樹立高尚的職業(yè)道德，熱愛本職工作，保密意識(shí)強(qiáng)，工作能夠自主，培養(yǎng)員工嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)。2、檔案整理、著錄及檔案數(shù)字化等操作人員均需經(jīng)專業(yè)職能培訓(xùn)和安全保密培訓(xùn)，考試合格后方能承擔(dān)操作工作。3、工作人員對(duì)所承擔(dān)的工作流程應(yīng)熟悉，重視操作規(guī)范及要求，以確保工作無錯(cuò)誤為最低目標(biāo)。word文檔可自由復(fù)制編輯4、工作開始前需認(rèn)真做好操作前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。5、嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)規(guī)定，發(fā)現(xiàn)異常情況及時(shí)查找原因，進(jìn)行糾正，并同時(shí)將情況向上匯報(bào)。6、保持操作環(huán)境清潔衛(wèi)生，保正掃描等設(shè)備正常工作。7、認(rèn)真填報(bào)工作日志及記錄，字跡要清晰，記錄要完整，要實(shí)事求是，嚴(yán)禁偽造數(shù)據(jù)，做到準(zhǔn)確無誤。1.2.3巡回檢查制度1、項(xiàng)目經(jīng)理實(shí)施走動(dòng)式現(xiàn)場(chǎng)管理，對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)工作人員工作情況作認(rèn)真仔細(xì)的巡回檢查；2、巡回檢查中發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)及時(shí)處理，若遇重大問題，不能自行解決的，則必須盡快上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)，在征得領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可離開現(xiàn)場(chǎng)，并將發(fā)生的情況作詳細(xì)記錄。3、若遇異常情況，須跟蹤觀察，詳細(xì)做好記錄，并向下一班值班人員作交待，以免釀成重大事故。4、做記錄時(shí)，要求真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰，保持記錄本的整潔。5、巡回檢查間隔時(shí)間規(guī)定為 2小時(shí)，即每2小時(shí)現(xiàn)場(chǎng)巡檢一次，每天檢查4次。1.2.4檔案追溯表制度1、嚴(yán)格執(zhí)行內(nèi)部檔案追溯表制度，每個(gè)環(huán)節(jié)均應(yīng)簽字確認(rèn)，日期要書清晰；2、對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)的返工應(yīng)由上一環(huán)節(jié)責(zé)任人進(jìn)行處理；3、項(xiàng)目經(jīng)理抽檢錯(cuò)誤的，由編目人員完成處理；4、客戶抽檢發(fā)生錯(cuò)誤的由相關(guān)責(zé)任人處理，并給予一定額度的處罰；5、流程單應(yīng)與數(shù)字化系統(tǒng)中流程保持一致，做到線下線上同時(shí)監(jiān)控；6、追溯表在歸還檔案前抽出，裝訂成冊(cè)，作為數(shù)字化加工檔案，移交給客戶方。word文檔可自由復(fù)制編輯1.2.5安全文明操作管理制度為了認(rèn)真貫徹“安全第一，預(yù)防為主”的方針，樹立高度安全防范意識(shí)，特制定本制度。1、新進(jìn)項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)的工作人員必須經(jīng)“三級(jí)安全教育”“安全保密培訓(xùn)”并且考核合格方能上崗，項(xiàng)目經(jīng)理必須經(jīng)過“檔案上崗培訓(xùn)”，并取得相應(yīng)“檔案上崗證證”方能上崗擔(dān)任項(xiàng)目經(jīng)理。2、嚴(yán)格遵守各項(xiàng)操作規(guī)程，精心操作，保證原始記錄整潔、準(zhǔn)確可靠。3、崗位設(shè)置規(guī)范化，物品擺放應(yīng)符合有關(guān)規(guī)定。4、當(dāng)班人員有權(quán)拒絕非本崗人員隨意進(jìn)入其崗位和動(dòng)用其崗位任何物品，有權(quán)拒絕不熟練的人員接替其工作。5、按時(shí)巡視檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。發(fā)生事故要正確分析、判斷，并及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。6、任何人不準(zhǔn)帶不相關(guān)人員進(jìn)入項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)。word文檔可自由復(fù)制編輯1.3項(xiàng)目驗(yàn)收管理規(guī)章制度及承諾函本項(xiàng)目關(guān)于項(xiàng)目驗(yàn)收管理的要求為：發(fā)標(biāo)方指定質(zhì)檢員對(duì)檔案文本實(shí)體、電子數(shù)據(jù)抽樣甚至逐件檢查，保證質(zhì)量；掌握整理、掃描的進(jìn)度和數(shù)量統(tǒng)計(jì)。對(duì)符合入庫要求的檔案由雙方在入庫單上簽字確認(rèn)，作為當(dāng)批量檔案整理、掃描完成的驗(yàn)收憑證。項(xiàng)目具體驗(yàn)收要求如下：1．按照深圳市檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及深圳市住房公積金管理中心對(duì)專業(yè)檔案的規(guī)范化整理、掃描要求進(jìn)行整理、掃描處理，保證原檔案的完整性。2．確保在整理、掃描過程中不對(duì)檔案原件造成二次損傷。3．符合國家標(biāo)準(zhǔn)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（ DA/T31-2005）。4．保證檔案掃描圖像與原件一致、整潔、清晰。5．生成的檔案掃描分辨率不低于 200dpi，彩色。6．檔案掃描圖像去黑邊、圖紙掃描圖像去藍(lán)底。7．生成的數(shù)字化檔案，分辨清晰、圖像清楚、密級(jí)設(shè)置無誤，滿足檔案數(shù)字化的規(guī)范要求。8．檔案文本實(shí)體與檔案掃描影像數(shù)據(jù)一一對(duì)應(yīng)。9．發(fā)標(biāo)方按批次提供案卷給中標(biāo)方。發(fā)標(biāo)方對(duì)中標(biāo)方質(zhì)檢后的掃描圖像進(jìn)行抽檢，抽檢率為 10%。當(dāng)抽檢圖像合格率達(dá)到 98%、發(fā)標(biāo)方可提供下一批次案卷，但中標(biāo)方需對(duì)錯(cuò)誤數(shù)據(jù)重新檢查修改，直到合格率達(dá) 100%；如抽檢合格率低于98%，發(fā)標(biāo)方有權(quán)不予提供錯(cuò)誤數(shù)據(jù)并且不再提供下一批案卷，發(fā)標(biāo)方將該批案卷全部退回給中標(biāo)方重新檢查修改，直到質(zhì)檢合格，由此造成的后果由中標(biāo)方負(fù)責(zé)。word文檔可自由復(fù)制編輯項(xiàng)目驗(yàn)收管理承諾函致：根據(jù)已收到貴方的招標(biāo)編號(hào)為 的 項(xiàng)目的招標(biāo)文件，我司完全理解招標(biāo)文件關(guān)于項(xiàng)目驗(yàn)收管理的要求， 我方承諾完全響應(yīng)貴方關(guān)于項(xiàng)目驗(yàn)收要求的規(guī)定，任何因我方理解不當(dāng)造成的后果均由我方承擔(dān)。我方指定2名質(zhì)檢員對(duì)檔案文本實(shí)體、電子數(shù)據(jù)抽樣甚至逐件檢查，保證質(zhì)量；掌握整理、掃描的進(jìn)度和數(shù)量統(tǒng)計(jì)，另外安排 1名項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)質(zhì)量進(jìn)行抽檢和總體檢查。對(duì)符合入庫要求的檔案由雙方在入庫單上簽字確認(rèn)，作為當(dāng)批量檔案整理、掃描完成的驗(yàn)收憑證。具體如下：1．按照深圳市檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及深圳市住房公積金管理中心對(duì)專業(yè)檔案的規(guī)范化整理、掃描要求進(jìn)行整理、掃描處理，保證原檔案的完整性。2．確保在整理、掃描過程中不對(duì)檔案原件造成二次損傷。3．符合國家標(biāo)準(zhǔn)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（ DA/T31-2005）。4．保證檔案掃描圖像與原件一致、整潔、清晰。5．生成的檔案掃描分辨率不低于 200dpi，彩色。6．檔案掃描圖像去黑邊、圖紙掃描圖像去藍(lán)底。7．生成的數(shù)字化檔案，分辨清晰、圖像清楚、密級(jí)設(shè)置無誤，滿足檔案數(shù)字化的規(guī)范要求。8．檔案文本實(shí)體與檔案掃描影像數(shù)據(jù)一一對(duì)應(yīng)。9．發(fā)標(biāo)方按批次提供案卷給我方。發(fā)標(biāo)方對(duì)我方質(zhì)檢后的掃描圖像進(jìn)行抽檢，抽檢率為 10%。當(dāng)抽檢圖像合格率達(dá)到 98%、發(fā)標(biāo)方可提供下一批次案卷，但中標(biāo)方需對(duì)錯(cuò)誤數(shù)據(jù)重新檢查修改，直到合格率達(dá) 100%；如抽檢合格率低于98%，發(fā)標(biāo)方有權(quán)不予提供錯(cuò)誤數(shù)據(jù)并且不再提供下一批案卷，發(fā)標(biāo)方將該批案卷全部退回給中標(biāo)方重新檢查修改，直到質(zhì)檢合格，由此造成的后果由我方負(fù)責(zé)。承諾人： 單位地址：word文檔可自由復(fù)制編輯為保障鴻橋集團(tuán)提供給用戶方的是最終整理好的檔案實(shí)體和檔案數(shù)據(jù)資料和數(shù)據(jù)光盤等產(chǎn)品，我司項(xiàng)目驗(yàn)收管理規(guī)章制度包括以下幾點(diǎn)：1.3.1驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)制度1.3.1.1檔案實(shí)體驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)實(shí)體檔案的驗(yàn)收以抽檢方式進(jìn)行，抽檢比率不能小于 5%。檔案實(shí)體驗(yàn)收必須逐卷清點(diǎn)，按檔案數(shù)量、文件狀況、卷內(nèi)文件頁數(shù)與順序、裝訂要求等進(jìn)行逐項(xiàng)檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞、圈劃或涂改等問題，將追究相關(guān)責(zé)任；順序錯(cuò)誤、裝訂不符要求、卷間文件顛倒等作為差錯(cuò)，抽檢的合格率達(dá)到 100%的才予以驗(yàn)收。驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)如下： 1、各文件材料歸類準(zhǔn)確、排列無誤、案卷厚度適中。2、檔號(hào)無重復(fù)，案卷順序號(hào)規(guī)范、統(tǒng)一。3、檔案著錄格式規(guī)范，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。4、編制單位、編制日期、保管期限題寫準(zhǔn)確，文字打印清晰。5、每一案卷其頁號(hào)必須連續(xù)、需重新訂號(hào)的頁號(hào)準(zhǔn)確無誤。6、圖紙折疊規(guī)范、美觀，檔號(hào)章清晰正確。7、案卷中的每一件都要進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入，必須準(zhǔn)確、無錯(cuò)別字，采購人可順利進(jìn)行查找。若電子數(shù)據(jù)內(nèi)容或格式有誤，該批數(shù)據(jù)退回免費(fèi)重新修正，我司在5個(gè)工作日內(nèi)完成。8、案卷裝訂規(guī)范、整齊、牢固、不影響閱讀。9、案卷盒中撰寫的文字需使用油印，界面清晰、美觀。10、如驗(yàn)收發(fā)現(xiàn)整理質(zhì)量有問題，屬中標(biāo)人造成的錯(cuò)誤、遺漏，我司對(duì)不合格的檔案在采購人提出返工要求后5天內(nèi)統(tǒng)一免費(fèi)返工至驗(yàn)收合格。1.3.1.2數(shù)據(jù)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)驗(yàn)收以一個(gè)全宗為一個(gè)批次。 1、數(shù)據(jù)抽檢word文檔可自由復(fù)制編輯（1）以抽檢的方式檢查已完成數(shù)字化轉(zhuǎn)換的所有數(shù)據(jù)，包括目錄數(shù)據(jù)庫、圖像文件及數(shù)據(jù)掛接的總體質(zhì)量。（2）抽檢比率必須大于 10%，抽檢的合格率達(dá)到 100%的才予以驗(yàn)收。 2、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件掛接錯(cuò)誤，卷內(nèi)目錄不完全對(duì)應(yīng)，或目錄數(shù)據(jù)庫、圖像文件出現(xiàn)不完整、不清晰、有錯(cuò)誤等質(zhì)量問題時(shí)，抽檢標(biāo)記為 "不合格"。（1）檔案原件：完整率100%；紙張頁面錯(cuò)位、顛倒、壓字等差錯(cuò)率≤ 1‰。（2）電子目錄：檔號(hào)、題名等關(guān)鍵字段正確率100%，其余字段錯(cuò)誤率≤5‰。（3）圖像文件：漏掃率≤0.2‰；圖像方向、偏斜度、清晰度、失真度等差錯(cuò)率≤1%；命名差錯(cuò)率≤1‰。（4）數(shù)據(jù)掛接：正確率 100%。1.3.1.3光盤驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)主要檢查備份數(shù)據(jù)能否打開、數(shù)據(jù)信息是否完整、文件數(shù)量是否準(zhǔn)確等。雙方驗(yàn)收確認(rèn)后，履行光盤移交手續(xù)。1.3.2驗(yàn)收實(shí)施步驟制度1.3.2.1提出驗(yàn)收申請(qǐng)我司項(xiàng)目組在做好檔案實(shí)體、數(shù)據(jù)資料和數(shù)據(jù)光盤等項(xiàng)目成果的驗(yàn)收準(zhǔn)備后，將向采購人以書面的形式提出驗(yàn)收申請(qǐng)。采購人在接到我司驗(yàn)收申請(qǐng)后應(yīng)組織好驗(yàn)收組準(zhǔn)備接收我司提交的項(xiàng)目成果，采購人覺得有必要時(shí)可以邀請(qǐng)采購中心、質(zhì)檢等部門共同參與本次項(xiàng)目驗(yàn)收。1.3.2.2成果檢驗(yàn)采購方按照抽檢的方式，對(duì)檔案資料的整理質(zhì)量、電子影像件質(zhì)量、檢索信息的正確率和數(shù)據(jù)掛接正確率按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢查，雙方對(duì)本次成果檢驗(yàn)結(jié)果進(jìn)行簽字確認(rèn)。word文檔可自由復(fù)制編輯1.3.2.3質(zhì)量問題修正如果在驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)有質(zhì)量問題或者驗(yàn)收成果達(dá)不到采購人要求的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，我司將根據(jù)用戶的意見進(jìn)行一一修正。如果工作成果存在嚴(yán)重的缺陷，則退回給我司。我司將對(duì)工作成果存在的缺陷制定出相應(yīng)的補(bǔ)救措施。如果給采購人帶來重大損失，我司愿意根據(jù)合同接受相應(yīng)的處罰。待全部完成補(bǔ)救措施后雙方再另行協(xié)商驗(yàn)收的時(shí)間。1.3.2.4驗(yàn)收簽字當(dāng)所有項(xiàng)目成果都順利通過采購人的審查合格后，我司項(xiàng)目組向采購人提交檔案實(shí)體、數(shù)據(jù)資料和數(shù)據(jù)光盤等所有項(xiàng)目成果，采購人應(yīng)向我司出具項(xiàng)目成果驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，雙方代表簽字確認(rèn)，作為采購人支付服務(wù)款項(xiàng)的憑據(jù)。1.4項(xiàng)目結(jié)算及響應(yīng)承諾函本項(xiàng)目關(guān)于項(xiàng)目結(jié)算的要求為：項(xiàng)目結(jié)算時(shí)，各類檔案的中標(biāo)綜合單價(jià)不變，實(shí)際完成的數(shù)量發(fā)生變化時(shí)，按市政府采購相關(guān)管理規(guī)定執(zhí)行。項(xiàng)目結(jié)算響應(yīng)承諾函致：根據(jù)已收到貴方的招標(biāo)編號(hào)為 986的 項(xiàng)目的招標(biāo)文件，我司完全理解招標(biāo)文件關(guān)于項(xiàng)目結(jié)算的要求， 我方承諾完全響應(yīng)貴方關(guān)于項(xiàng)目結(jié)算要求的規(guī)定，項(xiàng)目結(jié)算時(shí)，各類檔案的中標(biāo)綜合單價(jià)不變，實(shí)際完成的數(shù)量發(fā)生變化時(shí)，按市政府采購相關(guān)管理規(guī)定執(zhí)行。任何因我方理解不當(dāng)造成的后果均由我方承擔(dān)。承諾人： 單位地址：word文檔可自由復(fù)制編輯2.違約承諾違約承諾函致：根據(jù)已收到貴方的招標(biāo)編號(hào)為 的 項(xiàng)目的招標(biāo)文件，我司完全理解招標(biāo)文件關(guān)于違約責(zé)任的要求，我方承諾完全響應(yīng)貴方關(guān)于項(xiàng)目違約的規(guī)定，任何因我方理解不當(dāng)造成的后果均由我方承擔(dān)。對(duì)達(dá)不到合同時(shí)限要求的，我方承擔(dān)以下違約責(zé)任：（1）未按時(shí)限要求完成的量在 100卷內(nèi)（含100卷）的，違約金人民幣1000元；（2）未按時(shí)限要求完成的量在100卷以上，1000卷以下（含1000卷）的，違約金人民幣10萬元；（3）未按時(shí)限要求完成的量在 1000卷以上的，違約金 10萬元外，解除合同。承諾人： 單位地址：word文檔可自由復(fù)制編輯三、項(xiàng)目實(shí)施工作計(jì)劃、操作流程及違約承諾1.實(shí)施工作計(jì)劃為保障深圳市住房公積金中心檔案整理掃描服務(wù)項(xiàng)目能夠如期按照18個(gè)月（稍提前完成），我司計(jì)劃將本項(xiàng)目的實(shí)施分為五個(gè)階段：第一階段為項(xiàng)目準(zhǔn)備階段、第二階段為項(xiàng)目試運(yùn)行階段、第三階段為正常運(yùn)行階段、第四階段為項(xiàng)目收尾階段、第五階段為項(xiàng)目驗(yàn)收階段。詳細(xì)的工期進(jìn)度見工期計(jì)劃安排表：1.1項(xiàng)目總體工期計(jì)劃安排表項(xiàng)目總體周期按 18個(gè)月，每個(gè)月按 21.75個(gè)工作日計(jì)算，完成本項(xiàng)目所有工作日為：18*21.75=391.5天。本項(xiàng)目時(shí)間工作時(shí)間按 391天核算，詳細(xì)工期計(jì)劃安排如下：項(xiàng)目階段 工作描述項(xiàng)目準(zhǔn)備階 人員、設(shè)備、場(chǎng)地、需求段 調(diào)研、實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)、流程、實(shí)施計(jì)劃確定等項(xiàng)目試運(yùn)行 公積金業(yè)務(wù)檔案整理、掃階段 描項(xiàng)目正式運(yùn) 公積金業(yè)務(wù)檔案整理、掃行階段 描

時(shí)間時(shí)間跨度計(jì)劃完成數(shù)備注天數(shù)量5天合同簽訂后50不計(jì)工作產(chǎn)個(gè)工作日內(nèi)出30天合同簽訂后第30萬卷每日完成16-35個(gè)工作日萬卷336天合同簽訂后第420萬卷每日完成36-371個(gè)工作1.25萬卷日項(xiàng)目收尾階公積金業(yè)務(wù)檔案補(bǔ)充整10天合同簽訂后第0主要內(nèi)部質(zhì)段理、補(bǔ)充掃描372-381個(gè)工檢作日項(xiàng)目驗(yàn)收階掃描驗(yàn)收10天合同簽訂后第0驗(yàn)收總結(jié)段382-391個(gè)工作日word文檔可自由復(fù)制編輯1.2項(xiàng)目個(gè)階段工作安排項(xiàng)目階段 工作安排項(xiàng)目準(zhǔn)備階段 項(xiàng)目組組建

時(shí)限 責(zé)任人 工作描述0.5天 項(xiàng)目經(jīng)理 合理調(diào)配人員人員的分工協(xié)項(xiàng)目試運(yùn)行階段項(xiàng)目正式運(yùn)行階段項(xiàng)目收尾階段項(xiàng)目驗(yàn)收階段

項(xiàng)目成員分工工作場(chǎng)地軟、硬件布置項(xiàng)目人員專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)保密培訓(xùn)及保密協(xié)議簽訂項(xiàng)目技術(shù)人員調(diào)研項(xiàng)目人員食宿安排項(xiàng)目需求再溝通項(xiàng)目人員及設(shè)備進(jìn)駐項(xiàng)目試運(yùn)行（流程優(yōu)化）項(xiàng)目正式運(yùn)行（優(yōu)化人員配置）項(xiàng)目收尾（質(zhì)量核查）項(xiàng)目驗(yàn)收（交接）

0.5天項(xiàng)目經(jīng)理作初安排0.5天項(xiàng)目經(jīng)理場(chǎng)地布置1天項(xiàng)目經(jīng)理知識(shí)培訓(xùn)0.5天項(xiàng)目專家簽訂保密協(xié)議0.5天項(xiàng)目專家確定工作范圍0.5天項(xiàng)目經(jīng)理做好食宿準(zhǔn)備0.5天項(xiàng)目專家確定工作計(jì)劃0.5天項(xiàng)目經(jīng)理10人包括檔案整理、錄入、掃描、圖30天項(xiàng)目經(jīng)理像處理、質(zhì)檢、掛接和刻盤各環(huán)節(jié)順利運(yùn)轉(zhuǎn)。主要優(yōu)化項(xiàng)目336天項(xiàng)目經(jīng)理的人員配置及分工協(xié)作主要進(jìn)行項(xiàng)目內(nèi)部檢查工作，10天項(xiàng)目經(jīng)理包括邀請(qǐng)相關(guān)專家協(xié)助內(nèi)部檢查并完善。雙方共同對(duì)項(xiàng)10天項(xiàng)目經(jīng)理目掃描成果進(jìn)行總體驗(yàn)收及總結(jié)word文檔可自由復(fù)制編輯1.3詳細(xì)項(xiàng)目工作計(jì)劃及部署為保障項(xiàng)目整個(gè)過程的順利進(jìn)行，項(xiàng)目各階段的工作安排我司做了詳細(xì)的部署和計(jì)劃，主要由以下 9點(diǎn)構(gòu)成：1、人員設(shè)備準(zhǔn)備：嚴(yán)格執(zhí)行投標(biāo)文件中承諾設(shè)備和人員數(shù)量，同時(shí)參考確認(rèn)項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃書進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。2、項(xiàng)目實(shí)施場(chǎng)地準(zhǔn)備： 包括場(chǎng)地水電、空調(diào)、錄像監(jiān)控設(shè)備和防盜門鎖的專修工作，還包括場(chǎng)地布置、桌椅板凳和工作崗位卡片制作等工作。3、需求詳細(xì)調(diào)研： 我司有著豐富的項(xiàng)目實(shí)施經(jīng)驗(yàn)，但是對(duì)于每個(gè)客戶項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)情況、檔案類型、檔案現(xiàn)狀、檔案具體數(shù)量、檔案實(shí)際工作、檔案實(shí)施目的、檔案工作進(jìn)度要求、檔案利用等都有所不同，所以我司在項(xiàng)目正式開始前，會(huì)安排我司有多年項(xiàng)目運(yùn)作和管理經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)項(xiàng)目需求進(jìn)行詳細(xì)調(diào)研，及時(shí)與客戶進(jìn)行需求溝通，保障項(xiàng)目正式執(zhí)行的成果符合甚至超出客戶的預(yù)期和期望。4、實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)確立：項(xiàng)目實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)的確立，關(guān)系到項(xiàng)目整個(gè)運(yùn)行的狀況和質(zhì)量，所以，我司非常重視項(xiàng)目實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)，在項(xiàng)目正式實(shí)施初期，我司會(huì)及時(shí)與客戶方就項(xiàng)目實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行溝通交流，并最終優(yōu)化完善項(xiàng)目的實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)，保障項(xiàng)目實(shí)施的標(biāo)準(zhǔn)的準(zhǔn)確性，最終確保項(xiàng)目的進(jìn)程和質(zhì)量。如有必要，檔案整理及數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)確立可以邀請(qǐng)相關(guān)行業(yè)專家參與工作標(biāo)準(zhǔn)細(xì)化工作，標(biāo)準(zhǔn)由三方共同確認(rèn)，我方將參照確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)做好項(xiàng)目實(shí)施工作。5、實(shí)施流程設(shè)立：項(xiàng)目實(shí)施流程的設(shè)定，能夠起到優(yōu)化工作環(huán)節(jié)，提高工作效率，提升管理質(zhì)量，減輕員工工作強(qiáng)度的作業(yè)。我司安排專門的檔案專家（從事檔案工作30年以上）對(duì)項(xiàng)目的流程進(jìn)行設(shè)定和最終優(yōu)化，有利于提高工作質(zhì)量和效率。我方參考已確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行項(xiàng)目試運(yùn)行工作，在此過程中進(jìn)一步確立和優(yōu)化流程及操作規(guī)范。6、項(xiàng)目計(jì)劃制定：根據(jù)項(xiàng)目試運(yùn)行情況，確立各崗位日工作量，核實(shí)總體工作進(jìn)度并最終做出詳盡的可考量的項(xiàng)目計(jì)劃。7、項(xiàng)目正式運(yùn)行工作： 包括檔案整理、錄入、掃描、圖像處理、質(zhì)檢、掛接和刻盤各環(huán)節(jié)順利運(yùn)轉(zhuǎn)。8、項(xiàng)目收尾工作：主要進(jìn)行項(xiàng)目內(nèi)部檢查工作，包括邀請(qǐng)相關(guān)專家協(xié)助內(nèi)部檢查并完善。word文檔可自由復(fù)制編輯9、項(xiàng)目驗(yàn)收工作：雙方共同對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行總體驗(yàn)收及總結(jié)。1.3.1項(xiàng)目啟動(dòng)1.3.1.1啟動(dòng)程序?qū)嵤┝鞒淘O(shè)定簽訂保密協(xié)議 制定實(shí)施計(jì)劃 實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)確立項(xiàng)目需求調(diào)研1、簽訂保密協(xié)議檔案是客戶的核心資產(chǎn)，保障檔案的安全是我司首要考慮的工作，我司嚴(yán)格要求檔案管理人員和利用者樹立保密觀念，貫徹執(zhí)行《檔案法》和《保密法》，共同保守檔案機(jī)密。在項(xiàng)目正式進(jìn)場(chǎng)前，我司會(huì)安排專門的檔案保密培訓(xùn)，同時(shí)與每個(gè)員工就本項(xiàng)目簽訂項(xiàng)目保密協(xié)議。全面對(duì)客戶的檔案保密進(jìn)行負(fù)責(zé)。另外，我司也會(huì)與貴方簽訂正式的項(xiàng)目保密協(xié)議，包括但不限于項(xiàng)目實(shí)施過程中、實(shí)施后期項(xiàng)目所有商業(yè)秘密。2、項(xiàng)目需求調(diào)研我司有著豐富的項(xiàng)目實(shí)施經(jīng)驗(yàn)，但是對(duì)于每個(gè)客戶項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)情況、檔案類型、檔案現(xiàn)狀、檔案具體數(shù)量、檔案實(shí)際工作、檔案實(shí)施目的、檔案工作word文檔可自由復(fù)制編輯進(jìn)度要求、檔案利用等都有所不同，所以我司在項(xiàng)目正式開始前，會(huì)安排我司有多年項(xiàng)目運(yùn)作和管理經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)項(xiàng)目需求進(jìn)行詳細(xì)調(diào)研，及時(shí)與客戶進(jìn)行需求溝通，保障項(xiàng)目正式執(zhí)行的成果符合甚至超出客戶的預(yù)期和期望。3、實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)確立項(xiàng)目實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)的確立，關(guān)系到項(xiàng)目整個(gè)運(yùn)行的狀況和質(zhì)量，所以，我司非常重視項(xiàng)目實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)，在項(xiàng)目正式實(shí)施初期，我司會(huì)及時(shí)與客戶方就項(xiàng)目實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行溝通交流，并最終優(yōu)化完善項(xiàng)目的實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)，保障項(xiàng)目實(shí)施的標(biāo)準(zhǔn)的準(zhǔn)確性，最終確保項(xiàng)目的進(jìn)程和質(zhì)量。4、實(shí)施流程設(shè)定項(xiàng)目實(shí)施流程的設(shè)定，能夠起到優(yōu)化工作環(huán)節(jié)，提高工作效率，提升管理質(zhì)量，減輕員工工作強(qiáng)度的作業(yè)。我司安排專門的檔案專家（從事檔案工作10年以上）對(duì)項(xiàng)目的流程進(jìn)行設(shè)定和最終優(yōu)化，有利于提高工作質(zhì)量和效率。5、制定實(shí)施計(jì)劃實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)施流程設(shè)定好后，我司項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際情況制定具體的項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃，項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃需與客戶方進(jìn)行詳細(xì)比對(duì)并確定。項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃一旦雙方簽字確定，我司會(huì)嚴(yán)格按制定好的項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃進(jìn)行項(xiàng)目的實(shí)施工作，推進(jìn)項(xiàng)目的具體進(jìn)程工作。word文檔可自由復(fù)制編輯1.3.1.2項(xiàng)目啟動(dòng)工作安排工作安排時(shí)限責(zé)任人配合人項(xiàng)目組成立0.5天項(xiàng)目經(jīng)理總公司行政項(xiàng)目成員分工0.5天項(xiàng)目經(jīng)理總公司行政工作場(chǎng)地軟、硬件0.5天項(xiàng)目經(jīng)理總公司行政布置項(xiàng)目人員專業(yè)知識(shí)1天項(xiàng)目經(jīng)理總公司行政培訓(xùn)保密培訓(xùn)及保密協(xié)0.5天項(xiàng)目經(jīng)理總公司行政議簽訂項(xiàng)目技術(shù)人員調(diào)研0.5天項(xiàng)目經(jīng)理總公司行政項(xiàng)目人員食宿安排0.5天項(xiàng)目經(jīng)理總公司行政項(xiàng)目需求再溝通0.5天項(xiàng)目經(jīng)理總公司行政項(xiàng)目人員及設(shè)備進(jìn)0.5天項(xiàng)目經(jīng)理總公司行政駐注：為保障本項(xiàng)目按照招標(biāo)人的時(shí)效要求快速進(jìn)入正常運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài)，以上事項(xiàng)可能多個(gè)事項(xiàng)同時(shí)推進(jìn)進(jìn)行。確保項(xiàng)目組能夠在 5個(gè)工作日內(nèi)完成各項(xiàng)項(xiàng)目進(jìn)場(chǎng)準(zhǔn)備工作。1.3.1.3項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議的內(nèi)容：1）召集項(xiàng)目有關(guān)人員開會(huì)正式宣布項(xiàng)目正式開始2）介紹項(xiàng)目的背景，目標(biāo)，組織結(jié)構(gòu)3）確定項(xiàng)目參與各方的職責(zé)和工作范圍4）規(guī)定項(xiàng)目的溝通模式（通常情況 /重大事件）5）協(xié)商項(xiàng)目各方的相關(guān)聯(lián)系方式word文檔可自由復(fù)制編輯1.3.2項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度計(jì)劃根據(jù)招標(biāo)文件的要求，本項(xiàng)目的服務(wù)協(xié)議期限為自合同簽訂之日起18個(gè)月。本項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度表中所列時(shí)間從合同簽訂之日算起。項(xiàng)目階段工作安排詳細(xì)說明工期項(xiàng)目準(zhǔn)備（合同人員設(shè)備準(zhǔn)備：嚴(yán)格執(zhí)行投標(biāo)文件中準(zhǔn)備工作包括人員準(zhǔn)備和簽訂后5天內(nèi)承諾的時(shí)間和人員數(shù)量，同時(shí)參考確設(shè)備準(zhǔn)備：人員準(zhǔn)備工作3天完成人員配備、認(rèn)項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃書進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。及人員基礎(chǔ)性培訓(xùn)工作。培訓(xùn)及正式進(jìn)項(xiàng)目實(shí)施場(chǎng)地準(zhǔn)備：包括場(chǎng)地水電、本項(xiàng)工作需要客戶相關(guān)負(fù)場(chǎng)工作）空調(diào)、錄像監(jiān)控設(shè)備和防盜門鎖的專責(zé)人給予支持和配合。2天修工作，還包括場(chǎng)地布置、桌椅板凳和工作崗位卡片制作等工作。項(xiàng)目試運(yùn)行需求詳細(xì)調(diào)研：詳細(xì)調(diào)研客戶方對(duì)于安排檔案專家1名詳細(xì)與5天項(xiàng)目的期望和目標(biāo)，工作的內(nèi)容及數(shù)客戶方負(fù)責(zé)人進(jìn)行調(diào)研，量等制定詳細(xì)的工作計(jì)劃。實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)確立：檔案整理及數(shù)字化標(biāo)我方負(fù)責(zé)所邀請(qǐng)專家的全5天準(zhǔn)確立邀請(qǐng)相關(guān)行業(yè)專家參與工作部費(fèi)用，完全符合各項(xiàng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)細(xì)化工作，標(biāo)準(zhǔn)必須由三方共同準(zhǔn)與要求，確保檔案順利確認(rèn)，我方將參照確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)做好項(xiàng)目移交。實(shí)施工作。實(shí)施流程設(shè)立：我方參考已確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)我方將及時(shí)處理工作中的10天進(jìn)行項(xiàng)目試運(yùn)行工作，在此過程中進(jìn)各項(xiàng)問題，此階段工作量一步確立和優(yōu)化流程及操作規(guī)范。將處于逐步提升工程中。項(xiàng)目計(jì)劃制定：根據(jù)項(xiàng)目試運(yùn)行情我方負(fù)責(zé)制度出本項(xiàng)目的10天況，確立各崗位日工作量，核實(shí)總體工作計(jì)劃，供客戶方審核工作進(jìn)度并最終做出詳盡的可考量通過后正式按照項(xiàng)目計(jì)劃的項(xiàng)目計(jì)劃。進(jìn)行項(xiàng)目運(yùn)行和管理工作項(xiàng)目正式運(yùn)行項(xiàng)目正式運(yùn)行工作：包括檔案整理、項(xiàng)目正式運(yùn)行期間須保證約336錄入、質(zhì)檢各環(huán)節(jié)順利運(yùn)轉(zhuǎn)。每日完成計(jì)劃的工作量。天項(xiàng)目收尾項(xiàng)目驗(yàn)收項(xiàng)目管理

項(xiàng)目收尾工作：主要進(jìn)行項(xiàng)目內(nèi)檢工 項(xiàng)目收尾階段的內(nèi)檢工作，包括邀請(qǐng)相關(guān)專家協(xié)助內(nèi)檢并完 作，進(jìn)一步確保項(xiàng)目工作善。 的質(zhì)量。項(xiàng)目驗(yàn)收工作：雙方共同對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行 按照項(xiàng)目整理驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)月度驗(yàn)收、總體驗(yàn)收及總結(jié)。 行項(xiàng)目驗(yàn)收。項(xiàng)目管理工作：包括項(xiàng)目各環(huán)節(jié)監(jiān) 項(xiàng)目管理過程中須及時(shí)做控、質(zhì)檢管理、人員管理和績效考核 好設(shè)備維護(hù)和人員儲(chǔ)備更管理。 換工作。

10天天目實(shí)施全周期word文檔可自由復(fù)制編輯1.4其它保障工期的相關(guān)配套措施任何項(xiàng)目的實(shí)施均存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，為保證本項(xiàng)目的按照工期進(jìn)度順利完成實(shí)施，我司將從以下五個(gè)方面限制風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。1、深圳市鴻橋服務(wù)外包集團(tuán)有限公司從公司現(xiàn)有工人中，挑選最熟練、最精干的掃描加工人員，組成一支強(qiáng)勁的檔案整理、掃描加工隊(duì)伍，挑選對(duì)計(jì)算機(jī)軟硬件精通的技術(shù)人員，保證加工環(huán)境的正常運(yùn)作。做好和用戶的溝通工作，保證工作協(xié)調(diào)，利于業(yè)務(wù)的開展。2、深圳市鴻橋服務(wù)外包集團(tuán)有限公司配置性能穩(wěn)定的掃描儀及電腦等硬件，減少由于硬件問題而造成不必要的時(shí)間浪費(fèi)。3、深圳市鴻橋服務(wù)外包集團(tuán)有限公司在合同簽訂后提交詳細(xì)的工作計(jì)劃，并在工作過程中不斷進(jìn)行改進(jìn)，對(duì)各項(xiàng)工作進(jìn)行統(tǒng)籌安排，最大限度提高工作效率。4、雙方加強(qiáng)對(duì)工作人員技能培訓(xùn)，每周對(duì)工作進(jìn)行總結(jié)，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，及時(shí)進(jìn)行糾正改進(jìn)。協(xié)調(diào)好各個(gè)環(huán)節(jié)的工作進(jìn)度，保證工作環(huán)節(jié)的順利交接，提高工作效率。5、雙方加強(qiáng)對(duì)工作人員進(jìn)行安全和保密意識(shí)培訓(xùn)，杜絕意外和泄密事件的發(fā)生。嚴(yán)格按照數(shù)字化加工的各項(xiàng)規(guī)章制度，對(duì)工作人員進(jìn)行約定。word文檔可自由復(fù)制編輯2.歸檔、整理、掃描實(shí)施方案2.1項(xiàng)目實(shí)施總體思路實(shí)現(xiàn)深圳市住房公積金中心檔案整理掃描服務(wù)項(xiàng)目（招標(biāo)編號(hào)：SZCG2013040986）檔案資料的規(guī)范化整理和掃描，既是一項(xiàng)勞動(dòng)密集型的巨大工程，也是一項(xiàng)涉及方方面面、各個(gè)環(huán)節(jié)的系統(tǒng)工程。深圳市住房公積金中心檔案整理掃描服務(wù)項(xiàng)目數(shù)量大，工期長，任務(wù)重。在本項(xiàng)目實(shí)施過程中，首先我司將派駐一名有 10年檔案工作經(jīng)驗(yàn)以上的檔案專家進(jìn)一步調(diào)研情況，與客戶方溝通項(xiàng)目的實(shí)際情況，優(yōu)化項(xiàng)目的實(shí)施方案并提供給客戶我司最終優(yōu)化的項(xiàng)目實(shí)施方案，避免標(biāo)準(zhǔn)不同導(dǎo)致的重復(fù)工作，充分體現(xiàn)高效工作，實(shí)現(xiàn)邊整理邊鑒定，保護(hù)好紙質(zhì)檔案原件；其次，我司會(huì)制定出適合項(xiàng)目實(shí)際情況的嚴(yán)格的出入庫制度和保密方案，做好檔案電子化流程控制，做好實(shí)物檔案保管和電子化信息備份工作，保證電子化數(shù)據(jù)及原始檔案資料的安全；再次，我司嚴(yán)格控制檔案整理、掃描質(zhì)量，做到加工準(zhǔn)確率為 100%。2.2項(xiàng)目實(shí)施服務(wù)原則按照建立和諧社會(huì)的要求，深圳市住房公積金中心檔案整理掃描服務(wù)項(xiàng)目（招標(biāo)編號(hào)：SZCG2013040986）工作需遵循如下原則： 1、在充分利用原有基礎(chǔ)，尊重和維護(hù)檔案的本質(zhì)屬性，保持檔案文件之間的歷史聯(lián)系；2、依照深圳市住房公積金中心檔案的業(yè)務(wù)程序、遵循文件材料的形成規(guī)律、保持案卷內(nèi)文件材料的系統(tǒng)聯(lián)系；3、結(jié)合保管期限劃分，以便于檔案安全保管和提供利用；4、充分尊重和利用原有的整理、錄入和掃描結(jié)果。word文檔可自由復(fù)制編輯2.3項(xiàng)目依據(jù)及參考標(biāo)準(zhǔn)1.檔案管理主要法規(guī)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》2.業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)與技術(shù)規(guī)范《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T22-2000)《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18-1999)《深圳經(jīng)濟(jì)特區(qū)檔案與文件收集利用條例》《紙制檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T31-2005）《國家檔案局中央檔案館關(guān)于移交進(jìn)館檔案質(zhì)量檢查辦法》《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》《檔案交接文據(jù)格式》（GB/T13968-92）《檔案分類標(biāo)引規(guī)則》（ GB/T15418-94）《中央檔案館電子版檔案數(shù)據(jù)接收規(guī)范（試行）》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）《深圳市住房公積金管理中心業(yè)務(wù)檔案整理規(guī)范》。按以上規(guī)范進(jìn)行整理、著錄、掃描后的檔案要達(dá)到深圳市檔案館進(jìn)館質(zhì)量要求。word文檔可自由復(fù)制編輯2.4歸檔、整理、掃描操作流程全程質(zhì)量監(jiān)管

拆卷粘貼組卷案卷信息掃描圖像處理二校處理I檢客戶抽檢

深圳市住房公積金中心檔案整理掃描流程圖檔案接收分類編號(hào)組卷整理信息著錄檔案掃描質(zhì)量檢查裝訂裝盒總體檢查歸檔入庫最終驗(yàn)收

蓋章修裱托裱填寫封皮目錄信息批量上載合卷處理數(shù)據(jù)掛接II 檢階段驗(yàn)收

全程協(xié)助檔案管理工作word文檔可自由復(fù)制編輯2.4.1檔案接收本項(xiàng)目招標(biāo)文件要求：要對(duì)檔案資料的完整性進(jìn)行檢查；登記移交清單：對(duì)檔案實(shí)體內(nèi)容按移交清單逐一進(jìn)行清點(diǎn)，并登記份數(shù)與頁數(shù)。我司將嚴(yán)格按照《歸檔案卷相關(guān)材料接收標(biāo)準(zhǔn)》和深圳市檔案局的相關(guān)歸檔要求接收案卷。1、對(duì)檔案資料的完整性進(jìn)行檢查，將檔案從客戶方的檔案庫房的排、架上，按檔案分類順序填單、下架、清點(diǎn)、排列裝入有編號(hào)的檔案箱內(nèi)，形成檔案下架清單，清楚記錄檔案號(hào)和箱號(hào)。保證加工過程中檔案不離箱，同時(shí)做到檔案防水、防壓、運(yùn)輸安全，減少檔案的破損和丟失。2、對(duì)接收的檔案登記移交清單，按分類形成其電子 /紙質(zhì)目錄，根據(jù)需要清點(diǎn)到盒(卷)，不出現(xiàn)漏登記或重復(fù)登記。由用戶單位和加工方專人在出庫移交清單上簽字確認(rèn)。3、對(duì)檔案實(shí)體內(nèi)容按移交清單逐一進(jìn)行清點(diǎn)，并登記份數(shù)與頁數(shù)，對(duì)下架接收的檔案資料進(jìn)行兩人以上交叉核對(duì)、檢查，與用戶提供的電子 /紙質(zhì)的接收清單在加工方的生產(chǎn)加工管理軟件檔案接收模塊中進(jìn)行比對(duì)，如有錯(cuò)誤之處立即核查更正，并打印出勘誤表請(qǐng)用戶方確認(rèn)后再進(jìn)行檔案整理等工作。我司考慮到客戶方提供的加工場(chǎng)地空間有限，采用定期分批接收，以便節(jié)省空間并可以保證加工現(xiàn)場(chǎng)加工工作的有序進(jìn)行。2.4.2分類編號(hào)本項(xiàng)目招標(biāo)文件要求：對(duì)每份業(yè)務(wù)檔案按檔案整理要求分類編號(hào)，以方便檔案的查詢利用。我司依據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》（ DA/T22-2000）對(duì)每份業(yè)務(wù)檔案按檔案整理要求分類編號(hào)，以方便檔案的查詢利用，設(shè)定的大類和子屬類，并根據(jù)本項(xiàng)目的實(shí)際情況設(shè)置，未合內(nèi)容另增設(shè)新類。大類用英文字母表示，屬類、小類、案卷號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。并依據(jù)招標(biāo)人的具體相關(guān)要求和法律法規(guī)做出實(shí)際的調(diào)整。word文檔可自由復(fù)制編輯2.4.3組卷整理本項(xiàng)目招標(biāo)文件要求組卷整理包括拆釘、粘貼、蓋章、填寫封皮等環(huán)節(jié)。中標(biāo)方應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案整理規(guī)則》(DA/T22-2000)進(jìn)行整理。我司詳細(xì)工作內(nèi)入如下： 1、原件拆卷自備拆裝工具，嚴(yán)格遵守相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)范，注意保護(hù)原件，不能損壞；將檔案原件的裝訂線拆除，排好順序，不得出現(xiàn)任何漏缺頁及順序差錯(cuò)；根據(jù)需要，進(jìn)行文件的整理；多頁粘貼在一起，要分開單獨(dú)處理,注意漿糊黏附的位置，小心處理，嚴(yán)禁破壞檔案原件的行為。工作統(tǒng)計(jì)登記，責(zé)任到人。2、案卷分類依據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2000）設(shè)定的大類和子屬類，并根據(jù)本項(xiàng)目的實(shí)際情況設(shè)置，未合內(nèi)容另增設(shè)新類。大類用英文字母表示，屬類、小類、案卷號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。并依據(jù)招標(biāo)人的具體相關(guān)要求和法律法規(guī)做出實(shí)際的調(diào)整。3、組卷在分類的基礎(chǔ)上，將各類（屬類）范圍內(nèi)的文件材料組成案卷（由互有聯(lián)系的若干個(gè)文件組成的檔案保管單位），案卷的基本要求是：卷內(nèi)文件材料齊全完整；保持卷內(nèi)文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系；卷內(nèi)文件材料頁數(shù)適中，案卷便于保管和利用。①卷內(nèi)文件材料齊全完整指每篇文件材料的定稿和印件、多種文字稿本，每份文件材料的正件和附件及其頁數(shù)都應(yīng)齊全完整。②保持卷內(nèi)文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系將具有共同特征的若干份文件材料組合成一個(gè)案卷。文件材料之間的聯(lián)系主要有以下幾種文件材料在內(nèi)容特征方面的聯(lián)系文件材料在責(zé)任者特征方面的聯(lián)系文件材料在時(shí)間特征方面的聯(lián)系文件材料在文種特征方面的聯(lián)系word文檔可自由復(fù)制編輯③卷內(nèi)文件材料頁數(shù)適中，案卷便于保管和利用若案卷太厚，不便于裝訂、查閱、復(fù)印、保密；若案卷太薄，文件比較零散、同一問題的文件不太集中不便于利用，又浪費(fèi)卷皮，增加裝訂工作量。所以，案卷厚薄要適中，一般在 20至150頁之間為適。4、修裱粘貼為保證深圳市住房公積金中心 檔案整理掃描項(xiàng)目的順利進(jìn)行，必須對(duì)部分已破損的檔案進(jìn)行修裱粘貼。檔案修裱的基本流程主要包括修裱前整理、修裱、修裱后復(fù)原裝訂。（1）修裱前整理檔案修裱前，首先是對(duì)案卷拆開、去釘、除霉、理順頁碼，對(duì)僅是補(bǔ)洞或需要整張托裱的紙張進(jìn)行分類。2）修裱對(duì)破損較少的檔案進(jìn)行手工補(bǔ)洞；對(duì)破損嚴(yán)重或脆裂的檔案進(jìn)行整張托裱。3）修裱后復(fù)原把修裱后的檔案，經(jīng)過整理加工處理后，按檔案原樣進(jìn)行裝訂。5、重復(fù)頁的抽離及廢紙?zhí)幚?檔案整理處理過程中對(duì)于有重復(fù)頁的情況，按照實(shí)際情況取其中較為完整的予以保留，對(duì)于抽離的重復(fù)紙張統(tǒng)一集中保存，交由招標(biāo)人處理。檔案整理處理過程中產(chǎn)生的廢紙必須存放在指定的紙箱內(nèi)，每星期集中清理一次。清理時(shí)要安排專責(zé)人員對(duì)紙張進(jìn)行仔細(xì)檢查，確保其中沒有夾帶任何檔案文件后才清出工作場(chǎng)地。6、蓋章按要求加蓋檔號(hào)章并在合適的地方填寫內(nèi)容7、填寫封皮按要求填寫封皮8、填寫盒脊按要求填寫盒脊 9、打印依據(jù)各類業(yè)務(wù)項(xiàng)目專業(yè)分類表中規(guī)定的單位代字、科研代字、項(xiàng)目代號(hào)、專word文檔可自由復(fù)制編輯業(yè)代字、順序號(hào)、支號(hào)等。文字材料檔案編號(hào)結(jié)構(gòu)形式與實(shí)例。圖紙檔案編號(hào)結(jié)構(gòu)形式與實(shí)例。卷內(nèi)目錄按照統(tǒng)一個(gè)格式填寫，文號(hào)寫全稱，需注明年代，提名單的年月，日期，頁號(hào)需按標(biāo)準(zhǔn)書寫，頁面需整潔，附卷內(nèi)目錄打印模板。確定案卷目錄和案卷封面所有項(xiàng)目是否正確，檔案封面的紙張和字跡要求符合規(guī)范。安排專人打印卷內(nèi)目錄、案卷目錄、封面、卷內(nèi)備考表、封面標(biāo)簽及脊背標(biāo)簽等。2.4.4信息著錄本項(xiàng)目要求：在核對(duì)紙制檔案的基礎(chǔ)上，對(duì)系統(tǒng)內(nèi)不全的檔案信息進(jìn)行補(bǔ)錄。中標(biāo)方應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18-1999)進(jìn)行著錄。對(duì)數(shù)據(jù)與實(shí)物進(jìn)行對(duì)比檢查，發(fā)現(xiàn)目錄信息不全，進(jìn)行補(bǔ)錄入，系統(tǒng)提供了常用項(xiàng)便捷錄入，可直接在常用項(xiàng)上雙擊就可完成錄入。若常用項(xiàng)里沒有也可手動(dòng)在目錄名中進(jìn)行輸入，然后點(diǎn)擊增加按鈕直接添加。我司信息著錄方式方法如下： 1、按原目錄編目、系統(tǒng)錄入按照國家檔案局《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18)和深圳市檔案局的要求(即上述案卷目錄和文件級(jí)目錄要求)進(jìn)行著錄，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。并將檔案檔案條目信息、檔案物理位置一一對(duì)應(yīng)，形成方便管理查詢的完整的電子檔案。2、自擬目錄編目、系統(tǒng)錄入按照國家檔案局《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18)和深圳市檔案局的要求對(duì)無目錄的檔案進(jìn)行分類、組件、組卷和擬定目錄后再進(jìn)行著錄。word文檔可自由復(fù)制編輯3、目錄數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查采用人工校對(duì)或軟件自動(dòng)校對(duì) (一稿雙錄，人機(jī)校驗(yàn))的方式，對(duì)目錄數(shù)據(jù)庫的建庫質(zhì)量進(jìn)行檢查。核對(duì)著錄項(xiàng)目是否完整、著錄內(nèi)容是否規(guī)范、準(zhǔn)確，發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應(yīng)要求進(jìn)行修改或重錄。4、一稿雙錄、人機(jī)校驗(yàn)同一份檔案的目錄數(shù)據(jù)由兩名不同的錄入員分別錄入，軟件自動(dòng)對(duì)兩名不同的錄入員的數(shù)據(jù)進(jìn)行機(jī)器校驗(yàn)，當(dāng)兩者一致時(shí)跳過，若二者不一致時(shí)軟件報(bào)警，并將這些項(xiàng)目標(biāo)識(shí)出來(顯紅)，且不讓通過。軟件提示：“數(shù)據(jù)不一致請(qǐng)確認(rèn)”。隨后進(jìn)行人工校驗(yàn)，由校驗(yàn)員將軟件標(biāo)識(shí)出的不一致數(shù)據(jù)項(xiàng)目與檔案原稿進(jìn)行比對(duì)，將數(shù)據(jù)修改正確。目錄數(shù)據(jù)編目、系統(tǒng)錄入人員，認(rèn)真地逐條核對(duì)，在檔案館管理人員的指導(dǎo)、監(jiān)督下，進(jìn)行更正，差錯(cuò)率不得超過1%；根據(jù)整理核對(duì)人員的差錯(cuò)報(bào)告，若是目錄室的目錄錯(cuò)誤，則在檔案館目錄管理人員指導(dǎo)下，進(jìn)行更正，確保目錄室目錄準(zhǔn)確無誤。2.4.5檔案掃描本項(xiàng)目檔案掃描要求：包括部分檔案的掃描處理、圖像處理、二校處理、批量上載、合卷處理等環(huán)節(jié)。我司檔案掃描主要工作有：1、檔案掃描1、采用專業(yè)文件掃描儀和采用 A3幅面以內(nèi)的高速、平板掃描儀，如尺寸超過A3的，可選用大幅面圖像掃描儀（AO）。確保在掃描過程中不對(duì)檔案原件造成二次損傷。2、嚴(yán)格遵守并達(dá)到國家標(biāo)準(zhǔn)：《中華人民共和國行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（ DA/T31—2005）紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》。3、文件的存儲(chǔ)格式為 TIFF多頁文檔或者 PDF多頁文檔格式。4、黑白頁面掃描為黑白模式，彩色頁面掃描為彩色模式，根據(jù)原件清晰程度，根據(jù)需要，個(gè)別采用灰度或真彩掃描，分辨率一般為 300dpi，對(duì)文字偏小、密集、清晰度較差等情況，分辨率為 300dpi或更高。對(duì)于紙質(zhì)word文檔可自由復(fù)制編輯較差的原件，不允許采取連續(xù)進(jìn)紙方式掃描，只能單張掃描。差錯(cuò)率不得超過1%。5、掃描質(zhì)量要求以視覺清晰為準(zhǔn)，頁面完整，不得漏頁，每頁圖片命名及組成符合相關(guān)規(guī)定及采購人的要求，差錯(cuò)率不得超過 1%。2、圖像處理掃描后的原始圖像需要進(jìn)行優(yōu)化處理，使得成品圖像清晰、端正。根據(jù)檔案掃描后的具體情況，要進(jìn)行如下圖像處理：1．圖像歪斜：采用自動(dòng)或手動(dòng)糾偏功能，調(diào)整圖像角度。圖像偏斜度不超過2度，對(duì)方向不正確的圖像應(yīng)進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習(xí)慣。2．圖像臟點(diǎn)、臟斑：對(duì)圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)如黑點(diǎn)、黑線、黑框、黑邊等應(yīng)進(jìn)行去污處理。處理過程中應(yīng)遵循保持檔案原貌的原則。3．字跡洇透：采用字跡銳化的功能，清晰字跡筆畫。4．圖像深淺不一：采用平衡功能，調(diào)整圖像深淺一致。5、對(duì)掃描的圖片進(jìn)行加工裁減、去邊、去污等技術(shù)處理，不留文字版面外的暗影、無干擾信息；保證圖像端正、清晰、無黑邊，圖像傾斜度不大于 2度、對(duì)圖像中的污點(diǎn)進(jìn)行清除（不對(duì)圖像內(nèi)容進(jìn)行修改） ,圖像在 50%的比例下瀏覽看不到電子檔案污點(diǎn)。對(duì)大幅面檔案進(jìn)行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應(yīng)進(jìn)行拼接處理，合并為一個(gè)完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。當(dāng)發(fā)現(xiàn)圖像折疊、變形、不清晰時(shí)必須對(duì)圖像重新掃描；發(fā)現(xiàn)文件漏掃時(shí)，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)掃并正確插入圖像；發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。對(duì)通過掃描取得的檔案圖像要進(jìn)行必要的處理，如：旋轉(zhuǎn)、去噪、去邊、去污、調(diào)整亮度和對(duì)比度等，確保數(shù)字化圖像資料不重復(fù)、不遺漏、清晰無邊、不傾斜、無污點(diǎn)、與實(shí)物檔案保持實(shí)質(zhì)性一致，適合屏幕顯示和原樣打印的清晰識(shí)讀。3、二校處理圖像校對(duì)圖像校對(duì)主要是和原件進(jìn)行比較，若發(fā)現(xiàn)掃錯(cuò)、多掃、少掃等現(xiàn)象，及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)掃。污漬、黑邊、偏斜、糾偏處理數(shù)字化加工系統(tǒng)會(huì)根據(jù)原件質(zhì)量的好壞對(duì)污漬的情況進(jìn)行自動(dòng)輕度、中度、word文檔可自由復(fù)制編輯高度去污，對(duì)紙質(zhì)變質(zhì)或掃描時(shí)的黑邊完全自動(dòng)清除、自動(dòng)進(jìn)行偏斜校正處理。系統(tǒng)支持局部去污、并能對(duì)不能夠自動(dòng)處理的頁面進(jìn)行單頁多次修正。對(duì)圖像進(jìn)行糾偏，圖像偏度不得大于1度，圖像處理人員在發(fā)現(xiàn)掃描不合格的文件，進(jìn)行登記后交掃描人員處理，雙方簽字確認(rèn)后的表單留存?zhèn)洳?。使因掃描造成的不合格圖像及時(shí)返回上一生產(chǎn)流程。全文頁面及局部文字的加深和變淺圖像處理人員在進(jìn)行圖像處理時(shí)，遇到掃描獲取的圖像數(shù)據(jù)因原件存在清晰度欠佳的情況，可提高圖像的清晰度。如遇到原資料的字間距和行間距過密的頁、或文字較深或較淺的復(fù)印件、傳真件、手寫稿等字跡不清楚的資料，所獲取的掃描圖像都可進(jìn)行修正處理，確保文字及圖像信息清晰可辨。4、批量上載將掃描完成的電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)，無誤后將電子檔案掛接檔案查詢軟件系統(tǒng)。通過每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔案編號(hào)的一致性和唯一性，建立起一一對(duì)應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，為實(shí)現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件的批量掛接提供條件。做到目錄與電子檔案數(shù)據(jù)一一對(duì)應(yīng)，對(duì)應(yīng)率達(dá)到100％正確。5、合卷處理掃描圖像文件掃描加工過程中形成的圖像成品，按照實(shí)體檔案特點(diǎn)進(jìn)行合卷處理，合卷處理需保障合卷的準(zhǔn)確性。2.4.6質(zhì)量檢查1、I檢我司安排專人對(duì)深圳市住房公積金中心檔案整理掃描項(xiàng)目成果進(jìn)行質(zhì)量檢查和把關(guān)。檢查樣本為每份業(yè)務(wù)檔案全部的內(nèi)容。質(zhì)檢包括以下幾項(xiàng)：按整理單上的記錄，檢查每冊(cè)檔案是否符合整理規(guī)范。每冊(cè)工程、案卷及卷內(nèi)目錄信息否正確。每冊(cè)內(nèi)容是否齊全，排序、頁碼是否正確。4）檔案原件裝訂還原質(zhì)量。5）掃描圖像質(zhì)量。word文檔可自由復(fù)制編輯6）圖像掛接質(zhì)量7)對(duì)于工程圖紙折疊是否規(guī)范，是否符合國家和采購人相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。如質(zhì)檢結(jié)果有一項(xiàng)與標(biāo)準(zhǔn)不符，抽檢結(jié)果標(biāo)記為“不合格”，打回去給掃描組重新對(duì)檔案進(jìn)行整理或數(shù)字化掃描。工作分類 質(zhì)檢項(xiàng)目1.檔案實(shí)體資料完整；2.案號(hào)；3.整理文件、裝訂、裝盒順序； 4.頁整理、裝訂 碼；5.保持同一份文件的完整；6.漏裝訂；7.托裱平整去釘；8.說明、標(biāo)注；9.圖紙折疊；10.附件。數(shù)據(jù)采集、著錄 與工作要求保持一致。2、II 檢（項(xiàng)目抽檢）經(jīng)過專業(yè)檔案質(zhì)檢人員質(zhì)檢無問題后，我方安排項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)本項(xiàng)目數(shù)字化的成果進(jìn)行抽樣檢查，做好質(zhì)量的把關(guān)。抽檢樣本必須按照 100%的比率進(jìn)行復(fù)核。抽檢包括四方面：（ 1案卷及卷內(nèi)目錄信息核查質(zhì)量；（2）檔案原件裝訂還原質(zhì)量；（3）掃描圖像質(zhì)量；（4）圖像掛接質(zhì)量。如質(zhì)檢結(jié)果有一項(xiàng)與標(biāo)準(zhǔn)不符，抽檢結(jié)果標(biāo)記為“不合格”，打回去給掃描組重新對(duì)檔案進(jìn)行整理或數(shù)字化掃描。3、質(zhì)量檢查通過客觀軟件系統(tǒng)實(shí)現(xiàn) 以上各級(jí)質(zhì)量檢查人員可以很方便從系統(tǒng)隨機(jī)抽取著錄檔案信息，核對(duì)是否有誤。word文檔可自由復(fù)制編輯電子檔案質(zhì)量檢查點(diǎn)擊校驗(yàn)系統(tǒng)中的“下載”按鍵 ，將掃描系統(tǒng)上傳過來的掃描圖片資料下載過來。點(diǎn)擊“下載”按鍵，系統(tǒng)會(huì)跳出受理單號(hào)選擇框，選擇好需要下載的受理單號(hào)圖片資料，然后點(diǎn)“確定”鍵下載成功，如下圖所示：掃描員根據(jù)下載下來的掃描圖片的條形碼對(duì)應(yīng)于手中的紙質(zhì)資料來檢查圖片內(nèi)容是否一致，掃描效果是否清晰和完成，如果出現(xiàn)異常情況，掃描人員需將整個(gè)受理單的資料全部進(jìn)行刪除，進(jìn)行重性掃描，如果無異常出現(xiàn)，所有資料都通過了質(zhì)檢，掃描人員可以點(diǎn)擊“保存上傳”鍵 ，將整個(gè)受理單內(nèi)的掃描圖片上傳提交。word文檔可自由復(fù)制編輯實(shí)物檔案質(zhì)量檢查在系統(tǒng)的“實(shí)物檔案管理”欄點(diǎn)擊“檔案檢查”，