南方醫(yī)科大學

PAGEPAGE6南方醫(yī)科大學實物類檔案管理實施細則為了提高我校實物檔案工作的質量和管理水平，將具有保存價值的實物能夠完整、系統(tǒng)、準確地歸檔保存，更好地提供利用，根據(jù)國家《檔案法》和國家教育部令第27號《高等學校檔案管理辦法》等法律、法規(guī)、規(guī)章，結合學校實物檔案綜合管理實際，特制定本實施細則。第一條學校實物檔案是在教學、科研、醫(yī)療、外事、體育、文化藝術和學校管理等各項活動中產(chǎn)生的具有保存價值的物品，是學校檔案的重要組成部分，是學校各項活動真實、形象、直觀的記錄。它的保存與展示，為學校教育和歷史研究提供了珍貴的史料，也是對廣大師生員工進行愛校教育和對外交流的窗口之一。第二條實物檔案的歸檔范圍實物檔案一般包括以下類別：實物檔案綜合類，廢止印章類，題詞畫作（含簽到冊）類，獎狀（含榮譽證書、光榮冊）類，獎杯、獎牌、錦旗類，禮品、紀念品類，文博類，科技創(chuàng)造類，詳見附件2：《南方醫(yī)科大學實物類檔案歸檔范圍和保管期限表》。第三條實物檔案歸檔的歸口實物檔案的歸檔必須完整、系統(tǒng)、準確，各有關單位或個人應及時將反映學校重要活動和國家重要貢獻的實物檔案移交給檔案部門統(tǒng)一管理。移交時要附有說明詞，包括：活動的主題、時間、地點（地區(qū)）、人物，交接雙方單位全稱和代表人姓名。其中：題詞畫作類和禮品紀念品類還應說明接受時間、贈送人、接收人；獎品類還應說明獲獎單位、獲獎時間、獲獎名稱及頒獎單位；本校制作或使用的物品還應說明制作或使用時間等。（一）凡屬上級領導來校視察、指導活動產(chǎn)生的實物檔案，歸口由黨政辦公室向檔案部門歸檔。（二）反映學校及校際間各項活動的實物檔案，歸口由有關職能部門向檔案部門歸檔。（三）反映學校外事活動的實物檔案，歸口由國際交流與合作處向檔案部門歸檔。（四）反映教學、科研、科技開發(fā)活動的實物檔案，歸口由研究生學院、教務處、繼續(xù)教育學院、科研處、產(chǎn)業(yè)處向檔案部門歸檔。（五）反映體育運動的實物檔案（一、二、三名），歸口由體育部向檔案部門歸檔。（六）反映教職工個人活動的重要實物檔案及個人獲省市級以上獎的獎品、獎狀、獎杯、獎牌等由本人交所在單位兼職檔案員掃描（拍照）后，把原件與電子版移交檔案部門核實后，向檔案部門歸檔。如個人需保管原件，退還個人保管，電子版與復印件存檔案部門歸檔。（七）反映學生獲獎的獎狀、獎杯、獎牌等由各學院統(tǒng)一掃描（拍照）后，把原件與掃描（照片）電子版交由學工部（宣傳、團委、教務）審核后，原件退還個人保管，電子版與復印件按歸檔要求填寫移交清單，交檔案部門歸檔。第四條實物檔案的管理（一）學校對實物檔案實行統(tǒng)一登記、分層管理的原則。（二）凡屬于應歸檔的實物，任何單位和個人不得占為已有，應按規(guī)定交由學校檔案部門統(tǒng)一登記、編目、分類、布展、存放和保管；應歸檔卻因形狀、質地或場地等特殊原因不能歸檔的實物，應經(jīng)主管校領導同意，由學校檔案部門統(tǒng)一登記，有關單位負責存放和保管。（三）實物檔案材料與文書等有關檔案的檔號要有互相照應，互記參見號。（四）檔案部門應采取有效保護措施，做好防盜、防塵、防潮、防蟲等要求，珍貴實物檔案應專柜存放。（五）為保證實物檔案收集完整、齊全，各單位兼職檔案員要協(xié)助檔案部門做好收集、歸檔工作。（六）凡獲?。ㄊ校┘壱韵陋剟畹膶嵨?，可存放于各部門。第五條實物檔案的歸檔驗收（一）實物檔案形成單位應在規(guī)定時間向檔案部門辦理移交手續(xù)，填寫檔案移交清單，一式二份，各執(zhí)一份備查。（二）一般各項活動產(chǎn)生的實物檔案，在活動結束后三個月內向檔案部門移交。由于特殊原因，應歸檔的實物確需在有關部門保留一段時間的，可將應歸檔實物移交檔案部門歸檔后，再辦理異地保存檔案借用手續(xù)。（三）教職工、學生團體或個人獲獎實物應在當年12月30日前向檔案部門歸檔。第六條實物檔案的開放利用（一）檔案部門應編制必要的檢索工具，以便查找利用。（二）實物檔案的借用辦法，按《南方醫(yī)科大學檔案借閱辦法》辦理。（三）實物檔案應認真保管，防止損壞或失竊。如有損壞或失竊須追究原因和責任，并在《實物檔案登記本》填寫有關情況，館長、證明人、經(jīng)手人均需簽名。（四）因特殊原因將部分實物從檔案館移出，須經(jīng)主管校領導及檔案部門領導批準，并在《實物檔案借出異地存放登記簿》上做好登記，注明去向、批準人、移交人、接收單位及負責人，并由接收人簽字。從2011年3月1日起釋。附件1：南方醫(yī)科大學實物類檔案實體分類方案附件2：南方醫(yī)科大學實物類檔案歸檔范圍和保管期限表附件1南方醫(yī)科大學實物類檔案實體分類方案為適應學校檔案工作需要，實現(xiàn)檔案管理的標準化和規(guī)范化，根據(jù)《高等學校檔案實體分類法》，結合學校實際情況，制定本方案。一、編制說明實物類檔案實體分類的檔號由年度號、分類號、案卷號三大部分組成，用連接號“—”連接各組代碼，即年度號—分類號—案卷號。1.年度號由四位阿拉伯數(shù)字組成，如“20××”。2.分類號是檔號的主體，實物類檔案實體分類由一、二級類目的標識符組成。（1）一級類目是分類的最高層位，其標識符號取該類目名稱主詞的漢語拼音的第一個字母，如實物類標識符號：SW。（2）二級類目是對一級類目的細分，細分的標準是根據(jù)該類檔案的形成規(guī)律和特點，結合檔案記述和反映的內容性質，進行設置。二級類目標識，采用阿拉伯數(shù)字雙位制，如“綜合”為“11”、其余二級類目依次層累為12、13……99，帶“0”的數(shù)字不用（如0、10、20……等）。（3）案卷號是按所選擇的分類號中最下位置的案卷順序號，由于案卷數(shù)量不同，案卷號不限級數(shù)，用阿拉伯數(shù)字按1～n標識。二、類目代號一級類目代號：SW二級類目代號：11綜合12廢止印章13題詞畫作（簽到冊）14獎狀（含榮譽證書、光榮冊）15獎杯、獎牌、錦旗16禮品、紀念品17文博18科技創(chuàng)造三、檔號模式20××—SW12－1～n 案卷號實物類檔案二級類目代號分類實物類檔案一級類目代號號年度號注：年度用實物類檔案形成的自然年度。

附件2南方醫(yī)科大學實物類檔案歸檔范圍和保管期限表SW11綜合序號類目名稱保管期限1各種與實物有關的文字材料永久SW12廢止印章類序號類目名稱保管期限1學校歷史上曾使用過，已經(jīng)廢止的各種印章，永久（包括鋼印、銅印、膠印、木印等經(jīng)公安機關審批后制作的印章）SW13題詞、畫作（含簽到冊）類序號類目名稱保管期限1上級領導來學校視察、指導工作時的題詞、繪畫永久作品、贈言手跡。2出席在學校召開的各種重要國際、國內學術會議永久的有關領導及國內外友人的題詞、繪畫作品、贈言手跡。SW14獎狀（含榮譽證書、光榮冊）類序號類目名稱保管期限１學校團體和師生員工在校內外獲得的省市級永久以上的各級各類獎狀、榮譽證書、光榮冊等SW15獎杯、獎牌、錦旗類序號類目名稱保管期限1學校團體和師生員工在校內外獲得的省市級永久以上的各級各類獎杯、獎牌、錦旗等SW16禮品、紀念品類序號類目名稱保管期限1友好單位或個人贈送給學校的反映重要活動珍貴永久禮品、紀念品２境內外友好單位和友好人士及校友贈送給學校的永久禮品、紀念品SW17文博類序號類目名稱保管期限1建校以來使用過的校牌、匾、用具等反映永久學校發(fā)展歷程的物品2建校以來各個歷史時期制作并使用的證件和徽章永久樣品，如：工作證、學生證、畢業(yè)證、借書證、?；?、紀念章、紀念冊等