《秘書管理制度》

《秘書治理制度》第一章總則為促進(jìn)學(xué)院辦公室秘書工作的標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、流程化，提高各院長順暢處理日常事務(wù)，現(xiàn)結(jié)合我院實(shí)際狀況，制定本制度。其次章治理原則一、雙重治理原則：即秘書受院長及所在學(xué)院辦公室主任治理；二、雙重負(fù)責(zé)原則：即秘書對院長及所在學(xué)院辦公室主任負(fù)責(zé)；三、秘書工作原則。聽從安排原則、溝通協(xié)調(diào)原則、同心合作原則、樂觀主動原則、工作保密原則。第三章秘書工作性質(zhì)的處理，能聽從院長的安排，做好學(xué)院各項(xiàng)工作的上傳下達(dá)，保證各項(xiàng)信息的有效性和實(shí)效性，要成為院長的得力助手。第四章秘書必備素養(yǎng)一、職業(yè)化秘書的標(biāo)準(zhǔn)：1、正直、公正，堅(jiān)持既定政策和原則2、懇切守信、實(shí)事求是3、以工作為榮，設(shè)定高的工作水準(zhǔn)4、不失約、不違約、不食言、不泄密5、勤奮努力工作，不斷學(xué)習(xí)6、有序利落，有條不齋7、追求效率和效益8、按商定完成工作，保質(zhì)、保量、準(zhǔn)時(shí)9、客觀正確對待意見與批判10、要有大局觀二、秘書的職業(yè)態(tài)度1、主動性〔initiative〕2、適應(yīng)性〔flexibility〕3、團(tuán)隊(duì)精神〔teamwork〕5、創(chuàng)精神〔creativity〕6、堅(jiān)持原則〔unpromisingintegrity〕7、效勞與奉獻(xiàn)〔servicecontribution〕8、認(rèn)同與共享〔sharing〕第五章秘書的禮儀素養(yǎng)根本的禮儀原則外，還應(yīng)從以下幾方面加強(qiáng)對自身素養(yǎng)的培育。一、要有良好的道德修養(yǎng)雅得體的舉止儀態(tài)，表現(xiàn)虛心敬重的態(tài)度。1、公正客觀。要公正地評價(jià)他人，不要以自己的好惡來評說他人，也不用自己的好惡要求他人。在處事中，不能感情用事，要以是非標(biāo)準(zhǔn)而不能以職務(wù)的凹凸論曲直，提2、忠誠守信。要忠誠狡猾，辦事遵守原則，忠于承諾，能辦的事要千方百計(jì)辦，不能辦的事要向?qū)Ψ秸f明情由以得到他人的諒解。3、擺正站位。秘書確定要擺正自己的位置，在與不同身份的人交往處事中，要正確履行自己的職責(zé)，而不能超越權(quán)限，既要樂觀地協(xié)作工作，又不能干預(yù)領(lǐng)導(dǎo)的決策或其它部門的工作。二、要有虛心而敬重落落大方的態(tài)度1、表情。表情中最主要的因素是眼神和微笑。2、舉止。手勢和行立坐態(tài)都能表現(xiàn)出虛心而敬重的態(tài)度。言談中留意語言的文雅與委婉，說話方式輕松自如，語速不急不徐，落落大方。3、牢記別人的姓名，稱呼恰當(dāng)親切。即使遺忘了對方的姓名，也要委婉地“套”出或不動聲色地處理。切忌直白對方“記不起了”或“我遺忘了”等讓對方犯難。4、培育溫文而雅的儀表風(fēng)度。秘書正式場合應(yīng)著干凈得體大方優(yōu)雅的職業(yè)裝。三、要有作為領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心人員應(yīng)具備的根本禮儀精力是為院長效勞。一個(gè)好的秘書既是領(lǐng)導(dǎo)的助手又是領(lǐng)導(dǎo)的參謀，公眾形象。〔一〕作好助手和參謀的工作1、參與決策調(diào)研，供給有重量的信息。首先是廣泛收集信息，多供給真實(shí)狀況。其次是超前搞好調(diào)研，多供給決策預(yù)案。再次是和領(lǐng)導(dǎo)同步思維，多供給有重量的文稿。其中要把握三點(diǎn)：第一，要有觀看力，跟蹤了解院長的思維軌跡，敏于捕獲領(lǐng)導(dǎo)的思想火花。其次，要站在領(lǐng)導(dǎo)工作的角度思考問題，才有確定的高度、廣度和深度。的思維，在事務(wù)處理和文稿撰寫中更好地表達(dá)院長的思想。2、參與實(shí)踐，幫助院長推開工作。樂觀介入有關(guān)工作，準(zhǔn)時(shí)把握相關(guān)狀況，適時(shí)提出建議。常常了解全局狀況。參與工作實(shí)踐，要當(dāng)好助手，不能做“主手把關(guān)、協(xié)調(diào)的工作。〔二〕關(guān)心院長塑造良好的形象1、語言形象院長在正式場合發(fā)表講話，要事先預(yù)備好文字材料、發(fā)言提綱。公務(wù)活動之前，供給廣泛適用的背景資料〔包括活動內(nèi)容、所要解決的根本問題及與此相關(guān)的人文等學(xué)問〕供院長參考預(yù)備。2、幫助院長樹立行為形象。要在事務(wù)安排中，尤其是學(xué)院內(nèi)部活動中，多接觸一般員工和學(xué)生，了解狀況，融于基層之中，才能使領(lǐng)導(dǎo)的形象得以升華。3要待人熱忱，例如在院長開展某項(xiàng)活動之前，具體了解該項(xiàng)活動所涉及的人員狀況，包括姓名、身份、履歷等，以便領(lǐng)導(dǎo)把握對方的信息，為開展熱忱友好的交際活動制造條件。對外交往要真誠情切，秘書要很好地領(lǐng)悟和把握院長的處事原則，并在對外交往中很好地運(yùn)用，必要時(shí)提示院長領(lǐng)先垂范，以身作則。以感化、教育和鼓舞他人。第六章秘書的重要職業(yè)技能一、日常事務(wù)處理〔一〕撥打/接聽的程序和技巧1、打前的預(yù)備預(yù)備好記錄本和筆；把要與對方說明的事情、內(nèi)容的挨次簡潔列在記事本上，并逐一核對無遺漏。3〕預(yù)備好通話時(shí)需要的文件資料。4〕查閱對方號碼，確認(rèn)無誤，開頭撥打。2、正式撥打撥通后，確認(rèn)對方公司及姓名，然后熱忱而有禮貌的如需與有關(guān)人員通話，應(yīng)有禮貌地請對方傳呼或轉(zhuǎn)達(dá)。如告知對方的內(nèi)容較簡潔，應(yīng)主動提示對方做好記錄。逐一將事情說明，留意語言簡明、準(zhǔn)確；通話完畢后，確認(rèn)對方已放下話筒，然后放。3聲鈴響內(nèi)將接起，平和有禮貌的山西工商學(xué)院院長辦公室上級部門及平級部門來電直接記錄留言，記錄聯(lián)系、聯(lián)系人，來電事宜，并給對方復(fù)述確認(rèn)無誤。如不緊急，記錄下來轉(zhuǎn)告院長；狀況緊急需轉(zhuǎn)達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的，要準(zhǔn)時(shí)匯報(bào)院長。遇院長外出參會時(shí)，要準(zhǔn)時(shí)發(fā)信息告知院長。學(xué)院內(nèi)部來電要問清事由，如需要要匯報(bào)院長；其他可視狀況請示辦公室主任后處理。通話完畢后，確認(rèn)對方已放下話筒，然后放。對于無關(guān)緊要的人和事，要學(xué)會篩選過濾，堅(jiān)決拒絕。4、通話技巧：并準(zhǔn)時(shí)告知院長。如對方有事需要傳達(dá)，必要時(shí)需將對方姓名、單位、號碼以及需要傳達(dá)的事再重復(fù)一遍，以便必要時(shí)再與對方聯(lián)系。如接聽到找院長的，而不能把握院長是否要和對方通下，經(jīng)反復(fù)詢問后未果，可委婉完畢通話。假設(shè)對方喋喋不休，廢話連篇，可以說“請問您還有別的如一個(gè)未完又來一個(gè)，應(yīng)視內(nèi)容和對方身份，讓緊急的、重要的人員先講，整理留言，在院長回來后匯報(bào)相關(guān)信息?！捕?、將分類：需要院長本人批閱的，依據(jù)院長授意處理。由秘書來代為處理的：a、轉(zhuǎn)給其他相關(guān)負(fù)責(zé)人b、由秘書本人回復(fù)的，需要留意一下幾點(diǎn)：遵守公文寫作標(biāo)準(zhǔn)；保密文件需要時(shí)，應(yīng)先與對方聯(lián)系，發(fā)送到指定機(jī)上，發(fā)送后再與對方確認(rèn)；圍；務(wù)必在件首頁上標(biāo)明總頁碼，并在每一頁文件上標(biāo)注頁碼。2、必要的分類存檔?！踩赤]件1、依據(jù)郵件類型〔如急閱件、待處理件、須知通知、一般通知、/總結(jié)、聞/通報(bào)、私人郵件等等〕或按具體工程設(shè)子文件夾。2、將收件箱中的郵件過濾：需要院長本人批閱的，翻開郵件內(nèi)容請示院長閱示，并將宜。以院長名義回復(fù)時(shí)，要在語氣上予以留意，編輯好回復(fù)內(nèi)容后請示院長無誤方能從院長的信箱發(fā)出。3、由秘書來代為處理的：轉(zhuǎn)給其他相關(guān)負(fù)責(zé)人，并催促其承辦，并將結(jié)果反響給院長;由秘書本人回復(fù)的，要將事情匯報(bào)院長，請示院長意見后再行回復(fù)。以秘書名義發(fā)送時(shí)，要說明郵件內(nèi)容為院長授意；如發(fā)出的郵件需要追蹤結(jié)果或確認(rèn)對方是否收到，需要設(shè)置回執(zhí)，如對方未能準(zhǔn)時(shí)查看，需告知。4、重要郵件內(nèi)容要準(zhǔn)時(shí)進(jìn)展存檔?！菜摹澄募卫?、收到文件，首先閱讀文件，推斷是否應(yīng)由院特長理，然后審核文件格式是否正確、內(nèi)容表述是否清楚、完整。2、需要院長批閱的由學(xué)院辦公室辦理來文閱辦卡，再請?jiān)洪L閱示。2、對文件進(jìn)展分類。待批、待閱件，緊急、不緊急，寫明文件摘要〔必要背景資料、審批原由，重點(diǎn)內(nèi)容用彩筆標(biāo)注，便于院長批閱。3、按院長批改意見復(fù)印后轉(zhuǎn)發(fā)、呈送，必要的事情進(jìn)展追蹤，反響結(jié)果。4、必要文件進(jìn)展存檔。注。、郵件、信函等內(nèi)容為外文的，應(yīng)準(zhǔn)時(shí)譯出?！参濉趁跋嚓P(guān)通訊錄1、分類：可依據(jù)實(shí)際狀況分類，如類型、地域等；2、存放：名片盒；錄入到電子名片檔中〔更易查找，但需要錄入時(shí)間〕3、應(yīng)預(yù)備一名片夾，存放與院長聯(lián)系嚴(yán)密且重要的人員名片，并保證查找時(shí)便利快捷。4、院長常用通訊錄要?dú)w類放置，保證是最更的。舊通訊錄分類放置歸檔，以便隨時(shí)翻閱。二、日程安排“日程安排”是指時(shí)間排定的領(lǐng)導(dǎo)工作打算，是領(lǐng)導(dǎo)工作量、工作效率、工作成果的一種反映，是時(shí)間治理藝術(shù)的集中表達(dá)。秘書的領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施。〔一〕總體原則：1、把握院長的日常工作、近期工作重點(diǎn)、作息習(xí)慣、身體狀況，2、優(yōu)化工作方法，細(xì)心觀看院長工作習(xí)慣與做事風(fēng)格，主動適應(yīng)其工作節(jié)拍；3、了解學(xué)院的進(jìn)展?fàn)顩r，留意近期的工作興奮點(diǎn)；4、對打算內(nèi)事情預(yù)先寫入院長日程表；準(zhǔn)時(shí)整理日程表，以免安排沖突；重點(diǎn)事情要特別標(biāo)記；5、明確事情的優(yōu)先級，在處理事務(wù)時(shí)留意理順和排序，分清輕重緩急，酌情安排處理；6、留意日程安排的時(shí)間松緊，適當(dāng)安排。〔二〕閱歷與技巧1、出差前后一個(gè)工作日不要安排過多的事務(wù)；2、在兩個(gè)約會間留出機(jī)動時(shí)間，防止會議延長引起時(shí)間沖突，并給院長留出整理思路的時(shí)間；同時(shí)預(yù)留時(shí)間處理日常事務(wù)；3、依據(jù)院長習(xí)慣留出適當(dāng)固定時(shí)間健身、閱讀報(bào)刊資料及其他信息；4、對于院長的各項(xiàng)安排熟記于心，準(zhǔn)時(shí)提示已定下來的安排，無更改；5、不要代替領(lǐng)導(dǎo)做打算，在院長的同意下針對其工作習(xí)慣和時(shí)間對各種預(yù)約酌情處理；6、把握約會時(shí)間，適時(shí)打斷，防止拖延，以免影響下面的日程；必要時(shí)候要用合理的方式提示領(lǐng)導(dǎo)；7、把握近期要回避的人物；8、秘書可依據(jù)院長習(xí)慣，制作秘書工作日程表。三、出差安排1、出差前：確定出差目的和日期；確認(rèn)航班、酒店，是否有接送機(jī)；選擇好的航空公司、航班；盡量在出差目的地四周選擇院長生疏的酒店；明確接送機(jī)人的聯(lián)系方式；確認(rèn)出差伴隨人；如有具體對接人，要與出差地相關(guān)人員溝通，確定周到的日程安排〔明確如早午晚餐安排、所到地地址、需要的路程時(shí)間、接待人員等信息。做出完善細(xì)致周到的日程表〔時(shí)間、地點(diǎn)、對方參會人、議程等〕2、出差中依據(jù)院長日程安排，隨時(shí)匯報(bào)學(xué)院各項(xiàng)工作及院長關(guān)心事宜的進(jìn)展?fàn)顩r；與各部門加強(qiáng)溝通，準(zhǔn)時(shí)把握學(xué)院各部門的相關(guān)信息。依據(jù)狀況準(zhǔn)時(shí)院長溝通，準(zhǔn)時(shí)調(diào)整日程安排。3、出差后準(zhǔn)時(shí)向院長匯報(bào)出差期間學(xué)院各項(xiàng)工作進(jìn)展；出差后資料整理存檔；出差后相關(guān)會議精神傳達(dá)或召開專題會議。四、會議及接見〔一〕院務(wù)委員會1、與院長確認(rèn)會議時(shí)間及參會人員，是否為院務(wù)擴(kuò)大會議；2、擬定會議議題，報(bào)請?jiān)洪L閱示；3、通知相關(guān)人員參會，并告知會議議題；4、預(yù)備會議資料；5、預(yù)備會議室相關(guān)設(shè)備，保證會議室干凈、設(shè)備功能正常；6、做好會議記錄；7、形成會議紀(jì)要；8、對于會中安排的事宜要依據(jù)時(shí)間節(jié)點(diǎn)逐項(xiàng)督辦，并將督辦結(jié)果反響院長?！捕吃洪L辦公會1、與院長確認(rèn)會議時(shí)間；2、通知各部門負(fù)責(zé)人參與會議，并告知預(yù)備各部門匯報(bào)工作；3、預(yù)備會議資料；4、預(yù)備會議室相關(guān)設(shè)備，保證會議室干凈、設(shè)備功能正常；5、做好會議記錄；6、形成會議紀(jì)要；7、對于會中安排的事宜要依據(jù)時(shí)間節(jié)點(diǎn)逐項(xiàng)督辦，并將督辦結(jié)果反響院長?！踩秤兄匾腿藚⑴c的會議留意事項(xiàng)：1、綜合考慮各種因素，選擇適宜的會面地點(diǎn)、預(yù)定會議室；2激光筆；3、如有外賓參會，會前與對方溝通是否需預(yù)備翻譯，如需要，提前確認(rèn)；4、依據(jù)來訪人員的身份級別，請示領(lǐng)導(dǎo)是否預(yù)備紀(jì)念品；5、在與來訪單位溝通中確認(rèn)是否需安排車輛接送，如需要留意把握接送時(shí)間，并通知對方精準(zhǔn)的會面時(shí)間及地點(diǎn)；6、考慮是否需要在會面時(shí)錄音或拍照，并提前通知相關(guān)人員預(yù)備；7、如需安排參觀，提前與各參觀點(diǎn)人員聯(lián)系，安排參觀伴隨人；8、如有需要會前給院長供給相關(guān)背景材料；9、給院長預(yù)備足量名片，并提示會面時(shí)攜帶；1040分鐘再次進(jìn)展設(shè)備調(diào)試，擺放材料，迎接客人，留意對待客人謙和有禮的態(tài)度；11ppt，并關(guān)注會場內(nèi)狀況，隨機(jī)應(yīng)變，靈敏處理各種狀況；12設(shè)備?！菜摹硡⑴c外部會議1、收到會議邀請；2、確認(rèn)時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、主辦單位、邀請其他人員都分別是誰〔如會議有座次表，了解院長具體座位；3、是否會產(chǎn)生相關(guān)費(fèi)用；4、查看既定日程，請示院長確認(rèn)是否參與；5、給對方發(fā)參會回執(zhí)，并列入院長日程表；6、依據(jù)文件要求，如需發(fā)言，安排文書室擬定發(fā)言稿；7、將發(fā)言稿初稿提請?jiān)洪L批閱修改后再行定稿；8、參會前給院長預(yù)備背景資料；9、提示院長參會；10、預(yù)備好相關(guān)資料參與會議；11、會議完畢，整理資料歸檔?！参濉趁襟w采訪1、收到采訪邀請；2、由宣傳處長與媒體對接，鑒別是否為正規(guī)媒體的采訪，采訪主題、是否產(chǎn)生費(fèi)用、采訪時(shí)間、地點(diǎn)，報(bào)紙版面大小或電視播放時(shí)段等具體事宜；3、宣傳處長請示院長是否同意采訪；4、宣傳處長與媒體對接落實(shí)采訪記者的具體信息，并請示是否需要其他伴隨采訪人員；5、媒體供給采訪提綱，宣傳處長負(fù)責(zé)把關(guān)，與院長碰頭擬出提綱答案；6、提前了解記者需求，為記者供給背景材料，盡量讓領(lǐng)導(dǎo)在采訪過程中少做解釋；7、接待記者；8、按時(shí)采訪；10、與記者落實(shí)見報(bào)或播出時(shí)間；11院長意見修改完畢后再定稿公布；12、到時(shí)通知院長及各部門收看，并將報(bào)紙〔原件、復(fù)印件〕或視頻存檔；13、學(xué)校內(nèi)外網(wǎng)公布聞，并上傳各網(wǎng)站相關(guān)鏈接。〔六〕伴隨院長參與的大型活動：1、承受活動邀請及活動議程，推斷重要程度，征詢院長意見；2、對于院長同意參與的活動事先安排日程；3、了解活動議程，參與人員、著裝需求，征求院長意見；4、提示院長應(yīng)參與哪幾項(xiàng)活動；5、帶好活動議程、名片等資料；6、活動中關(guān)注院長的需要，留意保持在院長的視線內(nèi)；7、會后整理業(yè)務(wù)資料和名片。〔七〕突發(fā)來訪接待1、問清對方來訪目的；2、詢問是否與院長有預(yù)約，如有人推舉見院長，確定問清楚誰介紹、什么事情后先通報(bào)院長再做安排；3、對于院長生疏且格外重要的客人，可直接通報(bào)院長是否當(dāng)下拒絕但，假設(shè)自己不能確定，確定要征詢相關(guān)負(fù)責(zé)人的意見；4、如需要等待，禮貌告知客人請稍等，院長正在處理緊急公務(wù)；5、重要客人要為對方預(yù)備茶水，同時(shí)禮貌地示意對方院長的下一個(gè)約會何時(shí)開頭，請對方留意時(shí)間；6、對于院長生疏且格外重要的客人，假設(shè)院長當(dāng)時(shí)不愿接待或歡送，同時(shí)征詢來訪者意見，或幫助他安排和相關(guān)負(fù)責(zé)人見面；留下后續(xù)安排；7、對于與其它部門業(yè)務(wù)相關(guān)的來訪，可以告知對方相關(guān)部門的聯(lián)系方式，留下對方的聯(lián)系方式和資料，轉(zhuǎn)交相關(guān)部門處理；8、留意事項(xiàng)。有些來訪者聽不進(jìn)秘書所做的任何解釋，死纏著出建議。五、溝通協(xié)調(diào)〔一〕內(nèi)部溝通1、秘書要與院長建立常常性的溝通，了解院長近期的工作重點(diǎn)及治理方面的思想。準(zhǔn)確理解院長的授意、做好上情下達(dá)的工作；2、要與各部門建立良性溝通，隨時(shí)把握各部門工作進(jìn)展?fàn)顩r；3、要關(guān)注學(xué)校各項(xiàng)活動開展時(shí)間、進(jìn)展?fàn)顩r；4、要催促各部門在工作完成后準(zhǔn)時(shí)向院長匯報(bào)?！捕惩獠繙贤ㄍ獠繙贤〞罅渴褂?、電子設(shè)備、書信等媒介，因此要特別意圖、幫助進(jìn)展有效的溝通與傳達(dá)。六、文字支持〔一〕秘書文字支持應(yīng)到達(dá)的要求：1提出意見和方法。2、具體真實(shí)——具體是指收文人看了文檔后知道該怎樣去做，真實(shí)是指實(shí)事求是。3、條理性強(qiáng)——文字工作具有明確的指導(dǎo)作用，可操作性強(qiáng)，因此對擬制文稿的條理性要求尤為突出。4、時(shí)限性強(qiáng)——要寫得準(zhǔn)時(shí)，否則會延誤時(shí)機(jī)。5、要有固定的格式?！捕趁貢淖种С值姆N類：1、和郵件〔具體處理流程見前〕2、業(yè)務(wù)類文檔〔正式文件、講話稿、報(bào)告、總結(jié)、ppt制作等〕3、一般信件、感謝信、邀請函等〔三〕程序：預(yù)備——撰擬——審核修改、公布1、預(yù)備明確行文要求。秘書應(yīng)事先了解行文目的、收文對象、主確定主題。主題一般是說明事物、匯報(bào)工作、說明政策中所表述的根本觀點(diǎn)和主見。要留意選擇正確的文種。調(diào)查爭論收集材料。在承受院長授意后，秘書應(yīng)進(jìn)展深入的調(diào)查爭論，收集標(biāo)志材料。2、撰擬文稿合理安排正文的表述次序，可使文檔內(nèi)容緊湊有序，綱目清楚，前后連接嚴(yán)密，便利收文人閱讀與正確理解。寫好開頭與結(jié)尾。開頭用以喚起收文者留意，引導(dǎo)閱讀?！?〕文內(nèi)使用簡稱時(shí)，一般應(yīng)領(lǐng)先用全稱，再注明簡稱。3、審核修改、公布文檔擬好后，應(yīng)認(rèn)真、嚴(yán)峻地反復(fù)進(jìn)展審核與修正。審核修改的步驟是，首先由秘書自己反復(fù)推敲修改，對于重要的文檔還要組織爭論，最終提交院長審核批準(zhǔn)、公布。其次篇：秘書室治理制度辦公室治理制度做好文件、講稿、紀(jì)要等公文起草工作，做好事務(wù)，搞好效勞。二、工作例會制度。堅(jiān)持周碰頭、月小結(jié)、季總結(jié)等形式，溝通信息，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，溝通思想，布置任務(wù)。三、內(nèi)務(wù)治理制度。每個(gè)工作日確定一名值班人員，負(fù)責(zé)秘書室任。四、公文處理制度。文字材料在送審、送簽和送印前，必需由秘書室有關(guān)秘書人員進(jìn)展初審，否則不行進(jìn)入下一個(gè)程序。五、首問責(zé)任制度。作為首問者，對領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作和基層要求解決的問題，屬工作職責(zé)范圍內(nèi)的，必需準(zhǔn)時(shí)、準(zhǔn)確、保質(zhì)保量地完成；非職責(zé)范圍內(nèi)的，要樂觀主動地進(jìn)展協(xié)調(diào)溝通，確保落實(shí)到位；嚴(yán)禁推諉扯皮、推卸責(zé)任。xx公司崗位說明書單位名稱：公司經(jīng)理辦崗位名稱：秘書崗位編碼：所在部門：秘書科薪酬等級：崗位定員：2崗位類別：治理工作時(shí)間：不定時(shí)工作制崗位任職者〔代表〕簽名：上級主管簽名：擬定時(shí)間：批準(zhǔn)時(shí)間：崗位目的根據(jù)公司行政中心工作的需要，做好辦理公文、籌辦會務(wù)、處理日常事務(wù)及信息傳遞等工作，發(fā)揮效勞和參謀助手作用崗位關(guān)系經(jīng)理辦主任秘書科科長秘書主要工作職責(zé)與績效考核指標(biāo)〔4-8項(xiàng)應(yīng)負(fù)工作職責(zé)，并按其重要性進(jìn)展排序，〕序號工作職責(zé)〔描述〕績效考核指標(biāo)參與行政工作的調(diào)查爭論和督辦、落實(shí)，提出工作意見和建議準(zhǔn)時(shí)完成起草公司行政工作報(bào)告，決議打算和領(lǐng)導(dǎo)講話及匯報(bào)等文稿到達(dá)要求承辦公司黨政聯(lián)席會，經(jīng)理辦公會及綜合性行政會議會務(wù)工作準(zhǔn)時(shí)通知，做好記錄擔(dān)當(dāng)信息的上傳下達(dá)，記錄公司重大大事，整理史〔志〕資料作息傳遞和記錄準(zhǔn)確、準(zhǔn)時(shí)擔(dān)當(dāng)與上級主管機(jī)關(guān)的聯(lián)絡(luò)溝通，請示匯報(bào)溝通聯(lián)絡(luò)暢通參與公司重大活動的承辦，參與公司對外接待工作。有禮、有節(jié)、有序負(fù)責(zé)安排公司領(lǐng)導(dǎo)工作日程〔月度和臨時(shí)出差打算〕安排周密合理擔(dān)當(dāng)承辦公司領(lǐng)導(dǎo)外出活動有關(guān)事宜，完成領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦事宜完成，到達(dá)要求led電子公告屏的編輯、制作、播放。正常播出范圍聯(lián)系的對象頻率聯(lián)系的內(nèi)容內(nèi)部機(jī)關(guān)各部門常常會議及活動安排，收集反響信息，協(xié)調(diào)協(xié)作各二級單位省國資委、市委市政府辦公室常常請示匯報(bào)、報(bào)送材料、溝通聯(lián)絡(luò)，信息上傳下達(dá)中鋁辦公廳常常請示匯報(bào)、報(bào)送材料、溝通聯(lián)絡(luò)，信息上傳下達(dá)工作環(huán)境工作場所：辦公室職業(yè)風(fēng)險(xiǎn)：危害源種類：危害頻率：工作工具與使用設(shè)備電腦、、錄音筆、led電子顯示屏、投影儀等任職要求[本職位需要的最低任職資格〔含學(xué)歷、資格、技能、素養(yǎng)和閱歷等〕]1、學(xué)歷及學(xué)問背景：?？埔陨蠈W(xué)歷或具有中級以上職稱，承受過企業(yè)治理，公文寫作，計(jì)算機(jī)應(yīng)用等方面的教育培訓(xùn)2、工作閱歷：從事辦公室工作二年以上3、根本學(xué)問與技能。有較好的寫作根底，具備較強(qiáng)的辦事、辦協(xié)調(diào)力氣，能獨(dú)立處理科室業(yè)務(wù)；生疏接待禮儀，能較好處理一般性4、素養(yǎng)要求。嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，責(zé)任心強(qiáng)，有較強(qiáng)的保密意識；待人熱忱，有良好的效勞意識；擅長協(xié)調(diào)、溝通。5、其他要求：性別：年齡：其他：xx公司崗位說明書崗位名稱：秘書崗位編碼：所在部門：秘書科薪酬等級：崗位定員：1崗位類別：治理工作時(shí)間：不定時(shí)工作制崗位任職者〔代表〕簽名：上級主管簽名：擬定時(shí)間：批準(zhǔn)時(shí)間：崗位目的依據(jù)公司行政中心工作的需要，做好辦理公文、籌辦會務(wù)、處理日常事務(wù)及信息傳遞等工作，發(fā)揮效勞和參謀作用?？偨?jīng)理經(jīng)理辦主任秘書科科長秘書主要工作職責(zé)與績效考核指標(biāo)〔4-8項(xiàng)應(yīng)負(fù)工作職責(zé)，并按其重要性進(jìn)展排序，〕序號工作職責(zé)〔描述〕績效考核指標(biāo)負(fù)責(zé)辦公室季度考核報(bào)表的報(bào)送準(zhǔn)時(shí)性負(fù)責(zé)每月領(lǐng)導(dǎo)工作安排的收集、打印、下發(fā)標(biāo)準(zhǔn)性負(fù)責(zé)公司外來客人的接待、效勞工作滿足度負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)辦公室資料、文件的整理、歸類標(biāo)準(zhǔn)、干凈性