管理沙龍會議管理

第一頁，共四十二頁。主講：William二零一二年

“管理沙龍”系列—

會議管理第二頁，共四十二頁。該沙龍課題中將涉及到案例的討論和情景的練習，有必要建立團隊，感受團隊合作的良好氛圍。共同努力達成學習的目標。全體人員分為4個小組。團隊建設1、小組取名、選取組長、小組口號、制作名牌3分鐘2、小組展示：小組名稱、成員自我介紹、集體喊口號1分鐘/組積分及獎勵1、計分規(guī)則：主動發(fā)言積分2、計分方式：每次發(fā)言得撲克牌一張，計一分，最后累計總分3、獎勵規(guī)則：累計積分按降序排列，根據排名發(fā)放神秘禮物課前預熱——分組第三頁，共四十二頁。視頻短片分享第四頁，共四十二頁。視頻分享視頻案例討論思考：視頻中有哪些地方做的比較好？哪些地方需要改進？自由發(fā)言：前2位獲得1次抽牌機會時間：15分鐘第五頁，共四十二頁。課程目錄1章

五種類型的會議2章會議前的準備3章會議中的角色分工與流程4章會議后跟進5章答疑與提問第六頁，共四十二頁。本章學習任務目標：1.陳述五種類型會議的目的2.識別中心常見會議的類型1章五種類型的會議第七頁，共四十二頁。1章五種類型的會議根據目標不一樣，會議通常劃分為以下五種類型1.制定計劃型2.分享信息型3.解決問題型4.制定決策型5.建立關系型第八頁，共四十二頁。制定計劃型會議1章五種類型的會議召開此類會議通常是因為制定計劃時需要多方面的溝通，或者需要贏得他人的支持認同或承諾第九頁，共四十二頁。分享信息型會議1章五種類型的會議召開此類會議的目標是為了發(fā)布信息，事實上大多數會議都以此為目的。基本認知分享信息型會議應該給與會者提供提問和討論的機會，以確保大家能充分理解信息。Tips第十頁，共四十二頁。解決問題型會議1章五種類型的會議召開此類會議的目標是為了解決業(yè)務問題。有效的解決問題型會議通常采用一種人人熟知的方法推動會議進程基本認知1.陳述問題（通過頭腦風暴法討論可能存在的問題）2.分析問題（通過頭腦風暴法討論問題產生的原因）3.制定解決方案（通過頭腦風暴法討論問題的潛在解決方案）4.設立下一步行動計劃5.監(jiān)督和跟蹤計劃進度解決問題型會議的通用流程第十一頁，共四十二頁。建立關系型會議1章五種類型的會議召開此類會議的目標通常是為了慶祝成功事件、啟動項目、認可員工表現(xiàn)，或者只是讓大家聚在一起基本認知第十二頁，共四十二頁。制定決策型會議1章五種類型的會議召開此類會議的目標是為了制定團隊決策?；菊J知這類會議的關鍵在于有一個清晰的決策過程，而且作為管理者，您必須愿意接受群體的決策意見。Tips第十三頁，共四十二頁。識別中心會議類型1章五種類型的會議分標與工作計劃旬標對標部門沖突解決頭腦風暴月度工作總結與回顧銷售部部門例會市場部部門例會教學部部門例會銷售教學RR會議月度優(yōu)秀表彰以下會議分別屬于那種類型的會議？第十四頁，共四十二頁。本章學習任務目標：1.陳述會議前的準備事項2章會議前的準備第十五頁，共四十二頁。學員分享2章會議前的準備自由發(fā)言：前2位獲得1次抽牌機會時間：15分鐘請分享你在準備會議前要做的準備事項第十六頁，共四十二頁。會議前的準備事項2章會議前的準備確定時間地點，并通知到每個參會人員,盡量避免遲到和不必要的等待制作會議流程(Agenda),讓每個人了解會議的目標\進程\準備部分準備會議相關材料在開會之前,就會議的議題\流程提前跟關鍵與會者進行提前溝通,達成基本共識在會議前,提前提醒與會人員做好材料和思路的準備工作提前將會議材料發(fā)郵件讓相關人員閱悉會議前需要準備的事項第十七頁，共四十二頁。2章會議前的準備1.便于掌控時間2.保證討論緊扣主題3.保證最重要的主題獲得最大關注會議議程的作用第十八頁，共四十二頁。案例分享2章會議前的準備主管會前準備的常見問題第十九頁，共四十二頁。本章學習任務目標：1.陳述會議中不同的角色分工2.陳述會議中的流程3.識別主管在會議中的角色及注意事項3章會議中的角色分工與流程第二十頁，共四十二頁。學員分享3章會議中的角色分工自由發(fā)言：前2位獲得1次抽牌機會時間：15分鐘請分享你覺得在會議中存在哪些角色及各自不同的分工？第二十一頁，共四十二頁。協(xié)調者/主持人：協(xié)調者負責制定會議議程，保證會議的進行和總體上對會議進行管理。他／她還可以干預制止與會議無關的討論。會議中的角色分工3章會議中的角色分工計時員：計時員負責會議時間的掌控記錄員：會議記錄員記錄會議內容，確保大家對會議產生的決議和行動達成共識。核心人員：他們對會議的成功有舉足輕重的作用，沒有他們的參與，會議很難達到效果第二十二頁，共四十二頁。學員分享3章會議中的角色分工自由發(fā)言：前2位獲得1次抽牌機會時間：15分鐘如果主管在會議中身兼3職，會有什么問題？很多管理者通常犯的錯誤是試圖完成這三個角色的所有工作，自始至終他們既是會議參與者又是會議的領導者。這樣使得一個人的負擔太重，而且也使其他參與者處于更加被動的地位。這些角色的分配將有助于提高會議的效果，同時也能提高參與者的積極性。Tips第二十三頁，共四十二頁。1.闡明會議的目標2·明確要討論的主題3·告知分配給每個主題的時間4.進入討論5·對關鍵事件作出決策6.達成決議7.重申會議結果會議中的流程3章會議中的角色分工與流程第二十四頁，共四十二頁。會議目標：本次會議需要達成的目的和標準，強調實踐1.闡明會議目標3章會議中的流程1.根據前面五種類型的會議，你需要確定在會議開始時第一時間闡明會議目標2.每次會議的議題最好是一個，最多不超過三個3.為避免遺忘或提高參與度，可以提前郵件、飛信等方式通知到參會人4.目標的描述必須具體并且符合實際Tips第二十五頁，共四十二頁。明確主題：根據目標的分解，明確影響目標達成的主題，并且告知就此展開討論2.明確要討論的主題3章會議中的流程1.根據會議目標的類型，把會議目標分解為不同的主題2.通常會分為數據類和事件類主題3.明確這次主題就是會議的主要討論內容Tips第二十六頁，共四十二頁。告知時間：明確每個主題可分配的時間3.告知分配給每個主題的時間3章會議中的流程1.最好設置計時員，提醒主持人何時停止或加快議題討論進展Tips第二十七頁，共四十二頁。進入討論：針對每個議題展開討論，收集有效信息，為決策做準備4.進入討論3章會議中的流程1.為提高參與度，可以設置發(fā)言原則，例如從左到右輪流發(fā)言，或者點名發(fā)言2.主動發(fā)言、提出建議、異議，都應給與肯定3.主持人應及時中斷偏題的討論4.控制時間Tips第二十八頁，共四十二頁。作出決策：根據討論結果及溝通結果，對每個議題作出決策5.對關鍵事件作出決策3章會議中的流程1.闡明你的決策理由，讓大家明白你為何作這個決策，可以增強對決策的接受度2.決策理由應多采納現(xiàn)場討論建議Tips第二十九頁，共四十二頁。達成決議：公布決策后，征集參會者對決策的建議，并根據需要進行表決6.達成決議3章會議中的流程1.詢問是否有異議2.懸而不決的決策可以征集核心人員的意見，或者通過舉手、投票方式表決Tips第三十頁，共四十二頁。重申結果：達成決議后，再次重申決議，明確時間期限及責任分工7.重申會議結果3章會議中的流程1.闡明達成決議的理由2.明確告知這是會議結果，必須執(zhí)行3.明確時間期限與責任分工Tips第三十一頁，共四十二頁。學員分享3章會議中的角色分工與流程自由發(fā)言：前2位獲得1次抽牌機會時間：15分鐘主管在中心的會議是否一定要按照這個流程來操作？如果不是，要保留哪些關鍵環(huán)節(jié)？第三十二頁，共四十二頁。本章小結3章會議中的角色分工與流程你認為可以從哪些方面評價一個會議是否成功？結果：通過與會議目標對照，來評估會議的結果進程：注意會議進程，觀察和評估會議的運行，將有助于找到提高會議效率的方法關系：請核實，會上人們表現(xiàn)的人際關系是下面描述的樣子嗎？1.坦率和誠懇的談話2.尊敬和禮貌3.或者其他方面第三十三頁，共四十二頁。本章學習任務目標：1.陳述會議后跟進的目的2.陳述會議后跟進的方法4章會議后跟進第三十四頁，共四十二頁。學員討論4章會議后的跟進自由發(fā)言：前2位獲得1次抽牌機會時間：15分鐘人們?yōu)槭裁丛跁h后不執(zhí)行會議的決議？第三十五頁，共四十二頁。會后跟進4章會議后的跟進目的：跟蹤會議決議的執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)問題，并提供資源協(xié)助以達成目標1.確保執(zhí)行負責人清楚具體要求，可以安排會后溝通，并詢問所需的協(xié)助2.重要決議通過郵件、短信等方式再次強調3.明確最后期限，并決定跟進的頻率Tips第三十六頁，共四十二頁。答疑：問題收集5章答疑與提問請把你在會議管理中遇到的疑惑寫下來，講師將根據問題的集中程度給予解答時間：10分鐘第三十七頁，共四十二頁。提問：主管會議常見問題5章答疑與提問問題待收集時間：30分鐘第三十八頁，共四十二頁。課程總結·不要低估交流的重要性，作為一個管理者您的成績往往與您雙向交流的有效性緊密相關?！げ灰匍_無效的例會，會上避免“一言堂”或者說教，讓其他成員也互動地參與進來?！げ灰鲆暭毠?jié)，開會之前請確認是否已經準備好開會。第三十九頁，共四十二頁。第四十頁，共四十二頁。四個意見1、會議流程更加豐滿一些2、按照William的要求，收集一些員工在日常開會的問題和意見，放在最后的環(huán)節(jié)，讓主管探討；3、多加些案例，如在會議前準備不佳的情況等4、會議后的結果跟進應做重要環(huán)節(jié)。第四十一頁，共四十二頁。內容總結主講：William。課前預熱——分組。召開此類會議的目標是為了發(fā)布信息，事實上大多數會議都以此為目的。分享信息型會議應該給與會者提供提問和討論