南京大學(xué)圖書館采訪部業(yè)務(wù)規(guī)則及流程

南京大學(xué)圖書館采訪部業(yè)務(wù)規(guī)則及流程南京大學(xué)圖書館采訪部承擔(dān)全校中外文各種類型、載體文獻(xiàn)的館藏補(bǔ)充任務(wù)，即文獻(xiàn)采訪工作。文獻(xiàn)采訪工作包括：館藏規(guī)劃；文獻(xiàn)出版信息收集、整理；館藏需求與利用信息收集、整理；館藏選擇；館藏訂購；入藏文獻(xiàn)驗(yàn)收；館藏加工送編。一、采訪業(yè)務(wù)規(guī)則1.1館藏發(fā)展目標(biāo)多方采集、精心選擇，品種齊全、復(fù)本適宜，質(zhì)量上乘、數(shù)量充裕，保證教學(xué)、優(yōu)先科研，突出重點(diǎn)、扶持特藏，豐富擁有、擴(kuò)大獲取，層次分明、布局合理，著眼現(xiàn)在、兼及久遠(yuǎn)。1.2館藏結(jié)構(gòu)優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，使各種館藏成份間的比例趨于合理。1.2.1適藏范圍各種文獻(xiàn)入藏與否，根據(jù)其內(nèi)容與我校專業(yè)、課程設(shè)置，科研項(xiàng)目，讀者需求層次的相關(guān)程度，分為不藏；必藏；酌藏。酌藏中包括本館暫定為“0+1”收藏級(jí)的文獻(xiàn)，即一些不擬購但若有獲贈(zèng)則可考慮收藏的文獻(xiàn)此基本標(biāo)準(zhǔn)不僅適用于購進(jìn)文獻(xiàn)，也適用于贈(zèng)送、交換、繳存、剔除之文獻(xiàn)。1.2.2收藏級(jí)別在必藏范圍內(nèi)，進(jìn)口文獻(xiàn)（外文，港臺(tái)）收藏必須達(dá)到研究級(jí)水平，必須選擇最富有學(xué)術(shù)價(jià)值的文獻(xiàn)；中文文獻(xiàn)兼容學(xué)習(xí)級(jí)與研究級(jí)水平。在品種上有較寬覆蓋面的一般館藏，需要有針對(duì)地?fù)癫兀恢攸c(diǎn)館藏則需全力保障，達(dá)到應(yīng)有的深度，形成館藏特色。尤其是國家重點(diǎn)學(xué)科、國家級(jí)科研項(xiàng)目、博士點(diǎn)所用書刊，要從速盡優(yōu)入藏。在建設(shè)重點(diǎn)館藏時(shí)要關(guān)注最新研究成果，抓常用、重要、核心文獻(xiàn)的補(bǔ)充，提高館藏的情報(bào)容量。部分特色性館藏力爭(zhēng)達(dá)到完整級(jí)水平。不論達(dá)到何收藏等級(jí),均應(yīng)系統(tǒng)地入藏，將必藏文獻(xiàn)盡量收集齊全。1.2.3學(xué)科結(jié)構(gòu)各學(xué)科，專業(yè)都應(yīng)擬定一份詳盡的館藏結(jié)構(gòu)規(guī)范，更具體地指導(dǎo)各類型文獻(xiàn)的入藏。1.2.4時(shí)間結(jié)構(gòu)重點(diǎn)考慮近5-10年內(nèi)的出版品，可酌量回補(bǔ)缺藏的重要學(xué)科的經(jīng)典文獻(xiàn)。1.2.5外文文種結(jié)構(gòu)以英語為主；其余文種的各專業(yè)文獻(xiàn)則根據(jù)讀者對(duì)其需求及使用能力考慮取舍。1.2.6文獻(xiàn)類型結(jié)構(gòu)除保證穩(wěn)定的紙本書刊重點(diǎn)收藏品種和特色品種的入藏,還要加強(qiáng)電子文獻(xiàn)的入藏（著重永久使用權(quán)），增加視聽文獻(xiàn)的入藏，關(guān)注有學(xué)術(shù)價(jià)值的稿本、預(yù)印本的入藏。條件成熟時(shí)，還可以考慮一些極富價(jià)值的拍賣文獻(xiàn)的購藏。在文獻(xiàn)載體上，卷帙浩繁、價(jià)格昂貴者，盡量以電子出版物代替。1.3館藏布局學(xué)科面窄、專用性強(qiáng)的進(jìn)口書刊一般由相應(yīng)的系保存,以滿足教學(xué)科研的特殊需要；學(xué)科面寬、通用性強(qiáng)的進(jìn)口書刊一般由總館保存,以滿足全校師生教學(xué)科研的共同需要；大型工具書，昂貴、罕用、跨學(xué)科、多系使用的中文文獻(xiàn)原則上由總館保存，亦可與某系協(xié)商后任存一處（但必須方便其他系讀者使用）；系藏應(yīng)達(dá)到研究級(jí)收藏水平，更偏重文獻(xiàn)的情報(bào)容量，如加強(qiáng)本學(xué)科動(dòng)態(tài)性資料、最新書刊、工具書、會(huì)議錄、特種文獻(xiàn)等的搜集。1.4館藏規(guī)劃 文獻(xiàn)采訪工作必須密切關(guān)注學(xué)校的發(fā)展規(guī)劃，充分把握讀者需求，嚴(yán)格執(zhí)行館藏發(fā)展政策，及時(shí)修訂中、短期的藏書計(jì)劃及有關(guān)條例，及時(shí)調(diào)整文獻(xiàn)補(bǔ)充的方向，保證文獻(xiàn)收藏的質(zhì)量。結(jié)合本校專業(yè)設(shè)置和教學(xué)科研情況，根據(jù)當(dāng)年文獻(xiàn)購置經(jīng)費(fèi)的實(shí)際額度，合理分配經(jīng)費(fèi)、使用經(jīng)費(fèi)。開展文獻(xiàn)資源建設(shè)的總體研究，指導(dǎo)、組織實(shí)施全校的館藏發(fā)展與各項(xiàng)個(gè)案的調(diào)查研究。1.5文獻(xiàn)出版信息的收集、整理從多方面設(shè)法獲取各國家地區(qū)、各文種、各類型、各學(xué)科、各主（專）題、各種載體、各發(fā)行渠道、各訂購方式（預(yù)訂、現(xiàn)貨…）的文獻(xiàn)信息，以增加文獻(xiàn)選擇的機(jī)會(huì)，擴(kuò)大文獻(xiàn)選擇的范圍。對(duì)權(quán)威、常用、適用者，應(yīng)搜集齊全。區(qū)分、整理數(shù)量大、類型多且重復(fù)交叉的文獻(xiàn)信息，發(fā)揮它們各自的作用：從中外各種商業(yè)書目中選擇適用者，作為選訂媒介。善用新書預(yù)報(bào)、廣告信息及書評(píng)書訊類文獻(xiàn)等非商業(yè)書目作為文獻(xiàn)補(bǔ)充選擇時(shí)的參考資料，如：利用登記書目中的國家書目、在版書目、地方書目進(jìn)行查缺補(bǔ)缺，利用推薦書目中的專題書目、導(dǎo)讀書目、參考書目等進(jìn)行專門補(bǔ)充。通過館藏書目、聯(lián)合書目、私藏書目了解本館重點(diǎn)補(bǔ)充的文獻(xiàn)分布收藏情況，以期文獻(xiàn)交換、征集與資源共享。經(jīng)過整理開發(fā)，利用隱含于三次文獻(xiàn)中的文獻(xiàn)信息。嘗試建立本校專家學(xué)者外文藏書信息數(shù)據(jù)庫（必須在他們?cè)敢馓峁┑那疤嵯拢?.6館藏需求與利用信息收集、歸納開展調(diào)查訪問工作，充分了解讀者需求、利用文獻(xiàn)的情況，以資選擇決策。1.6.1查訪的方式通過多樣化的查訪方形式，獲取盡可能多的需求信息和高價(jià)值的背景資料：走訪；座談；出席學(xué)術(shù)講座、有關(guān)課程建設(shè)與專業(yè)規(guī)劃的會(huì)議；調(diào)查問卷（征求意見、課程參考書推薦、讀者需求調(diào)查）；讀者隨機(jī)來訪；意見箱（普通、電子）、意見簿；答讀者問；邀請(qǐng)讀者來館參與館藏評(píng)價(jià)，選書咨詢。不僅要了解可供外借的館藏文獻(xiàn)的利用情況，還應(yīng)了解僅供閱覽的館藏文獻(xiàn)的使用狀況。1.6.2查訪產(chǎn)生的文檔各種文檔力求記錄詳備、簡(jiǎn)潔明了：課程參考書文檔；讀者需求文檔；館藏利用文檔；背景知識(shí)文檔；零散信息的積累，如接待訪談?dòng)涗浀取?.6.3查訪工作的要求主動(dòng)、深入、細(xì)微、持久；必須對(duì)讀者的意見給予積極的答復(fù)；必須有周到的調(diào)查方案，不能幾個(gè)業(yè)務(wù)部門重復(fù)地去查訪；要善于動(dòng)員讀者與圖書館工作人員一道開展各種調(diào)查；查訪工作面廣量大，為獲得理想的結(jié)果，則需要校方認(rèn)識(shí)其重要性，給予制度上的保證。1.7館藏復(fù)本配置以適宜的復(fù)本，輔之有效的館藏布局來滿足大量、迫切的共時(shí)需要，提高館藏的讀者滿足率。電子文獻(xiàn)不配復(fù)本，進(jìn)口書刊（原版）一般不配復(fù)本，中文書刊復(fù)本量依據(jù)下列情況確定：該類（種）文獻(xiàn)讀者人數(shù)；館藏布局（校內(nèi)、館內(nèi)），與借閱點(diǎn)數(shù)；文獻(xiàn)使用時(shí)效，使用周期，使用頻度；文獻(xiàn)學(xué)術(shù)水平深淺及閱讀難易；文獻(xiàn)專業(yè)面、使用范圍寬窄及利用率高低；讀者閱讀動(dòng)機(jī)（研究、學(xué)習(xí)、課參、解疑、瀏覽等）；圖書館借閱制度（方式、時(shí)限及冊(cè)限）；文獻(xiàn)印數(shù)、價(jià)格；同主題同水平出版物的品種及館藏基礎(chǔ)；該文獻(xiàn)是否有其他載體出版品（如為電子書刊全文數(shù)據(jù)庫所收錄，縮微品等）；文獻(xiàn)引進(jìn)渠道與補(bǔ)充方式，獲得之難易。部分品種應(yīng)有足量的復(fù)本，部分品種則僅需適量的復(fù)本，在經(jīng)費(fèi)不寬裕的情況下，適當(dāng)降低復(fù)本以確保品種。因預(yù)告不詳、得不到推薦意見、同主題同水平者品種較多等緣故，把握不準(zhǔn)某種文獻(xiàn)的復(fù)本配置，則不要求一次補(bǔ)足復(fù)本，可先試購若干冊(cè)，跟蹤其使用效果，需要補(bǔ)充則再添訂，避免浪費(fèi)經(jīng)費(fèi)。這一必要性的重復(fù)添購，只適用于較少品種的補(bǔ)充。1.8館藏補(bǔ)充組織調(diào)動(dòng)各方力量，接受各種建議。選擇：專職選書人員圈選；館內(nèi)專家集體討論；請(qǐng)校內(nèi)、外學(xué)者指導(dǎo)；組織學(xué)科顧問組。上述人等，都應(yīng)在決策時(shí)摒棄個(gè)人偏好，從館藏發(fā)展全局考慮來選書。意見集納：館內(nèi)借閱環(huán)節(jié)與各系、部門圖書室的建議；定期收集的或隨機(jī)的讀者需求；有針對(duì)性地征詢（或函或訪或電話聯(lián)系）；有關(guān)文檔（需求、課程參考書，利用情況等）的查詢、館藏評(píng)價(jià)。審批：昂貴文獻(xiàn)選購，需報(bào)請(qǐng)分管館藏發(fā)展的館長批準(zhǔn)，由該館長組織相關(guān)人員審核，決定取舍。1.9其它文獻(xiàn)采訪工作的任務(wù)主要由采訪部承擔(dān)，其中部分尚需該部會(huì)同其它部門合作承擔(dān)，所以在文獻(xiàn)采訪運(yùn)行中必須實(shí)現(xiàn)本系統(tǒng)與其它相關(guān)工作系統(tǒng)的積極合作；加強(qiáng)與校內(nèi)各系及有關(guān)部門的聯(lián)系；參加圖書情報(bào)界的協(xié)作協(xié)調(diào)活動(dòng)。二.采訪業(yè)務(wù)流程2.1文獻(xiàn)出版信息收集、整理、分發(fā)2.1.1將來自發(fā)行商的電子書目數(shù)據(jù)，整理篩選后轉(zhuǎn)入采訪子系統(tǒng)的征訂模塊，形成待訂數(shù)據(jù)。征訂書目著錄款項(xiàng)若不齊全或存在錯(cuò)誤，應(yīng)利用其他書目信息源查全查準(zhǔn)后加以修正。非機(jī)讀書目數(shù)據(jù)（包括交換書目、零星報(bào)訂、補(bǔ)缺），篩選出適訂者，或上網(wǎng)套用數(shù)據(jù)，或自行編制機(jī)讀訂購數(shù)據(jù)。（見2.5.1）2.1.2收到一批書目后，及時(shí)將文獻(xiàn)信息送交系資料室和有關(guān)教師。需根據(jù)征訂截止日期及時(shí)分批處理，定期送選。選擇部分文獻(xiàn)信息、定期張貼或上網(wǎng)公布，以便讀者獲悉預(yù)訂信息，及早提出需求與建議。2.1.3選訂文獻(xiàn)前，要通過各種途徑對(duì)待訂數(shù)據(jù)進(jìn)行批查重，有效地清除查重死角。批查重策略有：按ISBN號(hào)；按文獻(xiàn)名+出版社；按文獻(xiàn)名+責(zé)任者；按出版者+責(zé)任者；按文獻(xiàn)名+叢書叢刊名；按文獻(xiàn)名。采用何種批查重手段，視被查文獻(xiàn)集合而定。2.1.4從批查重結(jié)果列表上，將確實(shí)與已藏記錄和已訂記錄重復(fù)（仍有必要添重訂者除外）的待訂數(shù)據(jù)刪除。若有與機(jī)讀待訂數(shù)據(jù)同期發(fā)送的紙本目錄，應(yīng)在其所載的相應(yīng)的記錄上作刪除記號(hào)。與已訂逾期未到記錄重復(fù)的待訂數(shù)據(jù)，暫不刪除，并立即向發(fā)行商了解該書出版、訂購的確切信息。每次批查重及刪除結(jié)果需填寫至批查重統(tǒng)計(jì)表中。2.1.5有些匯編文獻(xiàn)、叢書、重編書、改變出版者的重出書、更換ISBN號(hào)的本社重出書、更名的書刊，除批查重外，還需要善于利用目錄或有關(guān)書目進(jìn)行個(gè)別查重，甚至入庫核對(duì)文獻(xiàn)，進(jìn)行深度查重。匯編文獻(xiàn)需核對(duì)清楚其所收書刊已有多少以單行本入藏或已收于館藏的其它叢書內(nèi)后，再考慮取舍。2.2館藏選擇館藏選擇是本系統(tǒng)的核心所在，獲得文獻(xiàn)信息與讀者需求信息后，立即根據(jù)各項(xiàng)規(guī)劃、原則與標(biāo)準(zhǔn)，選擇文獻(xiàn)入藏，實(shí)施建設(shè)館藏的任務(wù)，實(shí)現(xiàn)館藏發(fā)展的目標(biāo)。2.2.1匯總館內(nèi)借閱部門與各系報(bào)送訂單，審核訂單形式與內(nèi)容是否有誤，推薦是否合理。各系必須在指定時(shí)間內(nèi)報(bào)送訂單,否則作棄訂論處。匯總、審核讀者薦購意見。2.2.2從征訂書目（待訂數(shù)據(jù)）中按期圈選。接受零星報(bào)訂、定期或不定期的補(bǔ)缺2.2.3認(rèn)真閱讀每條征訂信息的各個(gè)款目，準(zhǔn)確判斷待選文獻(xiàn)的價(jià)值，結(jié)合館藏結(jié)構(gòu)與布局、讀者需求、館藏利用信息、出版物分析、該主題出版物的館藏基礎(chǔ)，慎重確定每一種文獻(xiàn)的取舍與復(fù)本配置。把握不準(zhǔn)時(shí)，應(yīng)立即查閱文獻(xiàn)利用的記錄，查閱有關(guān)書評(píng)，征詢專家、讀者的意見。每一年度的期刊訂購，應(yīng)仔細(xì)審核增刪的品種，外文期刊、文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫還需上報(bào)專家委員會(huì)、館長審批。罕用、昂貴、卷帙浩繁的各類型中、外文文獻(xiàn)、文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫、視聽文獻(xiàn)，應(yīng)在發(fā)行商提供樣本，提供使用演示或免費(fèi)試用后再行論證館藏取舍。要努力避免與消滅誤選、漏選、不必要的重復(fù)選訂、復(fù)本失當(dāng)（過多或過少）這四種差錯(cuò)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)及時(shí)糾正：。在以下諸對(duì)矛盾中，品種、復(fù)本均向前者傾斜：權(quán)威著作與熱門著述；學(xué)術(shù)著作與普及讀物；專門著作與相關(guān)著作、必藏與可藏可不藏者、利用率高與利用率低者、出版期近與出版期遠(yuǎn)者，大語種與小語種。并壓縮可藏可不藏的品種。必須有效地控制入藏總量與經(jīng)費(fèi)。2.3館藏查缺補(bǔ)缺2.3.1新出文獻(xiàn)補(bǔ)充與回顧補(bǔ)充新出文獻(xiàn)的及時(shí)補(bǔ)充是主要補(bǔ)充類型，承擔(dān)補(bǔ)充任務(wù)之大部，務(wù)必及時(shí)無誤。開展回顧補(bǔ)充（即補(bǔ)缺），旨在降低必備文獻(xiàn)的缺藏率。補(bǔ)缺類型有：按年度、學(xué)科或主題、出版者、著者、多卷冊(cè)、叢書叢刊的補(bǔ)充等。不僅要完成被動(dòng)隨機(jī)的回顧補(bǔ)充，也要有計(jì)劃地開展主動(dòng)、專門的回顧補(bǔ)充。步驟：使用權(quán)威書目或有關(guān)書目進(jìn)行查缺，在待查書目前加“/”記號(hào)，經(jīng)核查后，若書已入藏，則將“/”記號(hào)改為“X”；若已訂未到則改為“?”記號(hào)；若未藏，有套錄數(shù)據(jù)者則改為“△”記號(hào)，反之則仍用“/”記號(hào)。對(duì)缺藏情況按學(xué)科、收藏等級(jí)作出較精確的統(tǒng)計(jì)。對(duì)缺藏文獻(xiàn)，區(qū)分輕重緩急，選擇最合適的補(bǔ)充方式與發(fā)行渠道進(jìn)行補(bǔ)缺，優(yōu)先考慮重點(diǎn)特藏與急需者。與發(fā)行者交涉，降低訂書不到率。必備文獻(xiàn)每年的缺藏率應(yīng)控制在5—10%。文獻(xiàn)查缺手段同文獻(xiàn)查重。有針對(duì)的現(xiàn)購補(bǔ)缺需攜書目，回顧補(bǔ)充還需充分把握舊書市場(chǎng)的供書信息（在售、公家剔除書刊、私人家藏處理意愿）。2.3.2常規(guī)補(bǔ)充與專門補(bǔ)充專門補(bǔ)充不同于常規(guī)補(bǔ)充之處，在于它的隨機(jī)特點(diǎn)，如：新專業(yè)，新分館，新課題用書，新文獻(xiàn)類型，某出版社的協(xié)作出版圖書的補(bǔ)充、讀者急需文獻(xiàn)的補(bǔ)充等。必須擬訂計(jì)劃，根據(jù)或編制標(biāo)準(zhǔn)書目核對(duì)館藏后，進(jìn)行補(bǔ)充。2.4館藏補(bǔ)充方式的選擇針對(duì)補(bǔ)充的具體文獻(xiàn)，選擇最有效的補(bǔ)充方式開辟文獻(xiàn)源。2.4.1預(yù)選（訂）主要的補(bǔ)充方式，適用于易于判斷其價(jià)值的文獻(xiàn)，適用于連續(xù)出版物。訂準(zhǔn)與訂到的關(guān)鍵在于書目的質(zhì)量與發(fā)行的保障。2.4.2看樣現(xiàn)購僅從書名無法判斷其價(jià)值或存疑緩訂的文獻(xiàn)，宜用此方式看樣選購?；蚪邮馨l(fā)行商送樣書來館供選；或參加書展；或經(jīng)常去書店補(bǔ)缺。此方式還適用于匯編文獻(xiàn)、視聽文獻(xiàn)、電子文獻(xiàn)。2.4.3委托代購 在補(bǔ)充任務(wù)增加工作人員未增，且補(bǔ)充對(duì)象分散在一個(gè)地區(qū)和一個(gè)系統(tǒng)的許多單位，逐一補(bǔ)缺費(fèi)時(shí)費(fèi)力的情況下，宜找一單位（或個(gè)人），委托其集中代購，這種大宗委托代購尤有利于專門補(bǔ)充。若有可能，可嘗試委托公出境外的讀者時(shí)常通報(bào)國外新出文獻(xiàn)信息，注意市場(chǎng)情況，經(jīng)圖書館同意后代為選購。如此選出的文獻(xiàn)既有較強(qiáng)的針對(duì)性，價(jià)格上也有望獲得較大優(yōu)惠。2.4.4函（郵）購本地未售或售缺的外埠出版物，可采用函購方式。若訂單滯后時(shí)間過長，應(yīng)在函購前先發(fā)函了解該文獻(xiàn)是否售缺。函購手續(xù)繁多，不可疏漏。2.4.5復(fù)制本館缺藏的重點(diǎn)文獻(xiàn)，本館已藏但文獻(xiàn)品相欠佳且需加以保護(hù)的讀者常用文獻(xiàn)，因印數(shù)少、價(jià)格貴無法補(bǔ)充的文獻(xiàn)，可通過復(fù)制來彌補(bǔ)不足。復(fù)制品必須保證復(fù)制質(zhì)量，原件因紙質(zhì)不堪復(fù)印者，利用率不高且篇幅過多者均可使用縮微、數(shù)字化拍攝手段。2.4.6繳存校內(nèi)出版物的繳存制度必須健全，凡本校出版的各種書刊及本校人員的各種著述應(yīng)在出版后的半個(gè)月內(nèi)即（至少）一冊(cè)給圖書館收藏，若需復(fù)本，再向其索取或購買（需經(jīng)學(xué)校協(xié)調(diào)，由出版社、學(xué)報(bào)、各系與館達(dá)成協(xié)議）。2.4.7征集、調(diào)撥對(duì)非賣品、團(tuán)體出版品應(yīng)試探免費(fèi)獲取的可能。個(gè)人自費(fèi)出版品、私藏文獻(xiàn),發(fā)行商無法購得而編著者處尚有留存的文獻(xiàn)，均可有償征集。校內(nèi)各單位收到的書刊閱后若不欲保留，應(yīng)約圖書館前去挑選，亦可作有償調(diào)撥，若該單位需要其中的某部分文獻(xiàn)，可由圖書館代為復(fù)制。2.4.8交換、贈(zèng)送有選擇地開展文獻(xiàn)交換；設(shè)法吸引、大力尋求出版物的贈(zèng)予。詳見《南京大學(xué)圖書館文獻(xiàn)交換工作規(guī)程》、《南京大學(xué)圖書館接受饋贈(zèng)章程》。2.4.9合作補(bǔ)充與集團(tuán)購買先對(duì)一些罕用、昂貴的、卷帙浩繁的中、外文各種載體的文獻(xiàn)進(jìn)行調(diào)查，約請(qǐng)參加合作補(bǔ)充計(jì)劃的館，根據(jù)各自需求與缺藏協(xié)商，分工入藏、共存共享。2.5訂購為了保證館藏補(bǔ)充的效果，訂購工作必須井然有序，一絲不茍，及時(shí)有效。2.5.1建立訂購目錄選定文獻(xiàn)后，應(yīng)及時(shí)將該文獻(xiàn)的征訂書目導(dǎo)入采訪子系統(tǒng),錄入館藏地與有關(guān)款目后轉(zhuǎn)化成訂購目錄。無征訂書目導(dǎo)入,則由手工錄入訂購數(shù)據(jù)訂購。各院系、部門送編書刊的錄入，同上。訂購記錄要求征訂號(hào)、文獻(xiàn)名（含副文獻(xiàn)名）、叢書叢刊名、責(zé)任者、出版者、出版年、版別、國際標(biāo)準(zhǔn)文獻(xiàn)號(hào)、估價(jià)、冊(cè)數(shù)及分配去向等款目無一遺漏，嚴(yán)格按規(guī)范著錄。訂購目錄上添注必要的注記，如影印外版、添訂等,以便批查重時(shí)快速瀏覽與判認(rèn)。對(duì)已經(jīng)售缺、絕版的文獻(xiàn)，需在預(yù)訂記錄上注明，將訂購記錄轉(zhuǎn)換為擬訂、補(bǔ)缺記錄，再尋其它發(fā)行商。（擬訂記錄還包括書在征訂前選被推薦、或已見到出版計(jì)劃介紹后錄入的信息。）緩訂記錄，除針對(duì)一些需出版后看樣方能決定取舍的文獻(xiàn)，還針對(duì)一些本館暫定為“0+1”收藏級(jí)的文獻(xiàn)（見1.2.1）2.5.2訂購相關(guān)文檔的完善新增出版社、征訂目錄信息，應(yīng)及時(shí)記錄至匯文采訪子系統(tǒng)中相應(yīng)的模塊。出版單位注冊(cè)文檔，著錄：出版者前綴、出版者全稱與簡(jiǎn)稱、地址、郵編、聯(lián)系人、備注。單位名變更，重新分配的出版者前綴應(yīng)及時(shí)補(bǔ)入。征訂目錄注冊(cè)文檔，著錄：征訂目錄名、目錄簡(jiǎn)稱、目錄出版者及地址郵編、目錄評(píng)價(jià)、備注。發(fā)行商注冊(cè)文檔，著錄：發(fā)行商全稱與簡(jiǎn)稱、地址、郵編、聯(lián)系人、銀行帳號(hào)、供應(yīng)范圍、備注。2.5.3發(fā)行渠道選擇通過周密考察、論證，慎重選擇發(fā)行渠道。原版外文文獻(xiàn)尤其需要選擇最佳訂購?fù)緩剑M可能多地向多家發(fā)行商詢價(jià)，根據(jù)其報(bào)價(jià)，并結(jié)合訂到率、到書速度、售后服務(wù)等因素確定發(fā)行商。對(duì)任一發(fā)行渠道，都要與其簽訂協(xié)議，并在交往過程中監(jiān)督實(shí)施情況，不能履行合同也未及時(shí)糾錯(cuò)的發(fā)行商，即與其中止交往。協(xié)議涉及：各種書目信息的提供；用戶報(bào)訂與發(fā)行者受訂；文獻(xiàn)供應(yīng)（訂到率、到書速度、延伸服務(wù)、訂購信息反饋、發(fā)行商定期報(bào)告）；聯(lián)系方式。2.5.4查重在發(fā)訂前再次進(jìn)行查重。（方法同2.1.3—2.1.5）2.5.5發(fā)訂（報(bào)訂）按約定將不同的訂單發(fā)至相應(yīng)的發(fā)行商，在報(bào)訂截止日期前將訂單發(fā)出，采用打印訂單面交、郵發(fā)或用電子郵件傳送等手段。與發(fā)行商保持密切的聯(lián)系，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)交涉并能采取有效措施補(bǔ)救。2.5.6催缺定期核查已訂文獻(xiàn)到館情況，逾期過久不到者，需及時(shí)向發(fā)行商催索，或作退訂處理。退訂后換其它發(fā)行商補(bǔ)缺（配）。2.6入藏文獻(xiàn)驗(yàn)收2.6.1到書接收根據(jù)清單依次拆包上架。同種書的復(fù)本、不同裝幀在同一批內(nèi)，拆包后應(yīng)歸并集中。對(duì)收到的書刊應(yīng)與發(fā)行商所附的發(fā)貨清單核對(duì)清點(diǎn)，核對(duì)送書批次、件數(shù)與種冊(cè)，無誤后在送貨回單上簽字、付運(yùn)輸費(fèi)。如有差錯(cuò)、缺漏，應(yīng)及時(shí)與發(fā)行商聯(lián)系。2.6.2核點(diǎn)確定入藏后，訂購記錄轉(zhuǎn)換成到書記錄，并根據(jù)到書逐種核對(duì)預(yù)訂記錄,若各款目（包括分配單位）均核對(duì)無誤或大致無誤，且經(jīng)過外觀檢查及內(nèi)容鑒別，確認(rèn)適藏，即可簽收。若未查到預(yù)訂記錄，符合入藏條件，補(bǔ)一預(yù)訂記錄；若有誤，立即退貨。對(duì)重版（?。┪墨I(xiàn)、叢書叢刊、發(fā)行商主發(fā)的文獻(xiàn)需格外仔細(xì)地核對(duì)。2.6.3簽到根據(jù)隨書清單與發(fā)票，核對(duì)種、冊(cè)、書價(jià)、總冊(cè)數(shù)、總價(jià)。蓋分配單位章于書刊的末頁，轉(zhuǎn)發(fā)其他文獻(xiàn)類型給館內(nèi)有關(guān)部門及各系，接受者需在轉(zhuǎn)發(fā)登記簿上簽收。在轉(zhuǎn)發(fā)時(shí)需注意某些書刊按中文還是外文處理、按書還是刊處理的界限，注意登到準(zhǔn)確、及時(shí)，不得積壓。登到時(shí)，如發(fā)現(xiàn)期刊改名、出版周期變動(dòng)、合刊、分刊等變化情況，應(yīng)及時(shí)通報(bào)訂購、編目人員做相應(yīng)修改。2.6.4財(cái)產(chǎn)登記對(duì)每一批入藏文獻(xiàn)進(jìn)行總括登記，逐次登錄：驗(yàn)收日期，批號(hào)，來源，發(fā)票號(hào)碼，分類種、冊(cè)、價(jià)，總種、冊(cè)、價(jià)，個(gè)別登錄號(hào)（即財(cái)產(chǎn)號(hào)）的起訖號(hào)碼。個(gè)別登錄號(hào)采用年度+自然順序號(hào)，號(hào)碼必須連續(xù)。入藏期刊合訂后按合訂本分配登錄號(hào)。備注項(xiàng)要注明文獻(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)、退發(fā)行商等情況。實(shí)際付款與文獻(xiàn)定價(jià)不一時(shí)（或因優(yōu)惠購書低于書價(jià)，或因附加郵費(fèi)高于書價(jià)），總括登記按實(shí)際開支計(jì)價(jià)（郵費(fèi)入備注），個(gè)別登記仍按書價(jià)登記。圖書個(gè)別登記對(duì)每一種到館文獻(xiàn)逐次登錄：登錄號(hào)，書名（含副書名），著者，出版地、出版者，出版年、版別，定價(jià)，分配單位。由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)自動(dòng)生成。2.6.5付款發(fā)票與驗(yàn)收算帳結(jié)果確認(rèn)無誤，即在發(fā)票背面注名該批書起訖登錄號(hào)，簽經(jīng)手人、驗(yàn)收人、主管館長姓名，加蓋館章后及時(shí)交財(cái)