秘書工作的主要職能

秘書工作的主要職能第1頁/共223頁2第2頁/共223頁辦公事務(wù)輔助在秘書職能活動(dòng)中是大量的、經(jīng)常性的、基礎(chǔ)性的，主要包括辦文、辦會(huì)、辦事，以及辦公環(huán)境管理等。

秘書職能的內(nèi)容的提法有三次更改在我國：（1）20世紀(jì)80年代：有十個(gè)方面，秘書、警衛(wèi)、調(diào)研、電訊、檔案、信訪、交通、保健、保密和機(jī)關(guān)生活。（2）90年代：有13各方面，文稿起草、文件校核、公文處理、會(huì)議安排、密碼通信、機(jī)要交通、安全保衛(wèi)、警衛(wèi)、檔案、信訪、保密、接待、后勤；（3）《黨的秘書工作概要》：信息工作、督促檢查工作、公文處理工作、信訪工作、檔案工作、辦公自動(dòng)化工作、軍隊(duì)秘書工作、企業(yè)秘書工作。3第3頁/共223頁根據(jù)以上幾種說法加以分析：（1）辦公廳（室）管轄的工作與秘書工作不能完全等同。（2）關(guān)于檔案工作與機(jī)關(guān)行政事務(wù)管理（即指后勤）工作，由于各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)大都設(shè)有獨(dú)立的檔案局（館）與機(jī)關(guān)事務(wù)管理局，因此只能算作廣義的秘書工作。（3）另外還有兩項(xiàng)工作需要說明：一是公共關(guān)系事務(wù)；二是辦公室自身建設(shè)。4第4頁/共223頁第一節(jié)辦文職能辦文在秘書工作中主要指文稿撰擬、運(yùn)行、整理及保管利用。辦文是秘書性人員為領(lǐng)導(dǎo)和管理工作服務(wù)的重要手段，是其輔政的主要方式。簡而言之“辦文”工作是圍繞“文”而展開的一切工作。5第5頁/共223頁一、秘書寫作概念和內(nèi)容公文寫作的特點(diǎn)公文寫作的程序公文的精簡6第6頁/共223頁秘書寫作，主要是指受命于領(lǐng)導(dǎo)草擬各種表達(dá)領(lǐng)導(dǎo)和管理意圖的書信、文件、講話稿等文字材料。秘書撰擬文稿的注意事項(xiàng)7第7頁/共223頁（一）秘書寫作的概念與內(nèi)容代機(jī)關(guān)單位立言，體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)意圖和意愿的寫作活動(dòng)。概念內(nèi)容公文公務(wù)應(yīng)用公文

非公務(wù)秘書常用的民用文書公文是用于公務(wù)活動(dòng)的一種應(yīng)用文書，是一種具有較強(qiáng)實(shí)用性的文體，是應(yīng)用文中最重要且用途最為廣泛的一種文體。法定公文其它應(yīng)用公文8第8頁/共223頁法定公文《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》、《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》黨委系統(tǒng)有14個(gè)文種：決議、決定、指示、意見、通知、通報(bào)、公報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會(huì)議紀(jì)要。法定公文政府系統(tǒng)有13個(gè)文種：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見、函、會(huì)議紀(jì)要。9第9頁/共223頁其他應(yīng)用公文公務(wù)應(yīng)用公文：章程、準(zhǔn)則、致辭、發(fā)言、提案、議案、計(jì)劃、要點(diǎn)、信息簡報(bào)、書信、條據(jù)、專門介紹信、啟事、海報(bào)、電報(bào)、傳真……應(yīng)用公文民用文書：民用證明文書，民用存錄文書，民用契約文書，民用通訊文書，民用禮儀文書，民用薦介文書，民用啟事文書，民間商務(wù)與經(jīng)濟(jì)往來的各種文書。10第10頁/共223頁領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)類命令（令）—適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施；嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位及人員。決定—適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。決議—用于表述重要會(huì)議議決事項(xiàng)的文種。11第11頁/共223頁命令(令)1、概念命令（令）屬于最為典型的下行文，是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)向下級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)布的一種帶有強(qiáng)制執(zhí)行性質(zhì)的指揮性公文。命令一經(jīng)發(fā)出，下級(jí)機(jī)關(guān)就要堅(jiān)決服從和執(zhí)行。（1）下行文：就是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)向所屬下級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)送的公文。命令、指示、決定、通知、通告、批復(fù)等。（2）上行文：就是下級(jí)機(jī)關(guān)向其上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的公文。請(qǐng)示、報(bào)告等。（3）平行文：就是同級(jí)的平行機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間往來的公文，最常用的平行文種就是函。12第12頁/共223頁適用范圍《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定：命令（令）“適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強(qiáng)制行政措施；嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位及人員。”命令與令不是兩個(gè)文種，而是同一文種在撰寫時(shí)根據(jù)使用慣例和漢語成雙配對(duì)的需要所使用的不同名稱。13第13頁/共223頁命令（令）的特點(diǎn)（1）具有高度的權(quán)威性。（2）具有法定的強(qiáng)制力。（3）具有語言的果斷性。（必須、不得、應(yīng)即）發(fā)布令行政令嘉獎(jiǎng)令懲戒令撤消令

標(biāo)題正文簽發(fā)機(jī)關(guān)或簽發(fā)人簽發(fā)日期14第14頁/共223頁

根據(jù)我國憲法規(guī)定，中華人民共和國主席、中華人民共和國全國人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)委員長、中華人民共和國國務(wù)院總理、各部部長、各委員會(huì)主任及地方各級(jí)人民政府，可以發(fā)布命令。除此之外，其他國家機(jī)關(guān)及其首長不能發(fā)布命令。往往是以發(fā)文機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人個(gè)人名義發(fā)布的，落款處要簽署發(fā)文機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的職務(wù)名稱和姓名。雖然可以以個(gè)人名義發(fā)布，但體現(xiàn)的不是個(gè)人的要求，而是發(fā)令機(jī)關(guān)的意志。一般只由國家行政機(jī)關(guān)及其領(lǐng)導(dǎo)人使用，黨的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)一般不能單獨(dú)使用，如有必要，黨的機(jī)關(guān)可與國家行政機(jī)關(guān)聯(lián)名制發(fā)命令。15第15頁/共223頁

中華人民共和國主席令第六十五號(hào)

《中華人民共和國勞動(dòng)合同法》已由中華人民共和國第十屆全國人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第二十八次會(huì)議于2007年6月29日通過，現(xiàn)予公布，自2008年1月1日起施行。

《中華人民共和國勞動(dòng)合同法》

中華人民共和國主席胡錦濤二00七年六月二十九日

發(fā)布令16第16頁/共223頁中華人民共和國國務(wù)院令第518號(hào)現(xiàn)公布《土地調(diào)查條例》，自公布之日起施行。

《土地調(diào)查條例》

總理

溫家寶

二○○八年二月七日17第17頁/共223頁

上海市人民政府令

第94號(hào)

《上海市文物經(jīng)營管理辦法》已經(jīng)2001年1月2日市政府第832次常務(wù)會(huì)議通過，現(xiàn)予發(fā)布，自2001年4月1日起施行。

市長徐匡迪二00一年一月九日18第18頁/共223頁

中華人民共和國國務(wù)院關(guān)于發(fā)行新版人民幣的命令

國發(fā)[1987]第××號(hào)

為了適應(yīng)國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，進(jìn)一步健全我國貨幣制度，方便流通使用和交易核算，現(xiàn)決定：一、責(zé)成中國人民銀行自一九八七年四月二十七日起陸續(xù)發(fā)行一套新版人民幣。新版人民幣面額，主幣有……；輔幣有……。（二至四略）五、凡破壞新版人民幣發(fā)行……

國務(wù)院總理×××一九八七年四月二十五日行政令19第19頁/共223頁嘉獎(jiǎng)令《國務(wù)院對(duì)大型翡翠藝術(shù)珍品創(chuàng)作集體的嘉獎(jiǎng)令》《國務(wù)院對(duì)勝利粉碎劫機(jī)事件的民航楊繼海機(jī)組的嘉獎(jiǎng)令》

國務(wù)院、中央軍委關(guān)于授予錢學(xué)森同志“國家杰出貢獻(xiàn)科學(xué)家”榮譽(yù)稱號(hào)的命令

國發(fā)［１９９１］５１號(hào)

錢學(xué)森同志是我國著名科學(xué)家。他早年在……。為了表彰錢學(xué)森同志全心全意……，國務(wù)院、中央軍委決定，授予錢學(xué)森同志“國家杰出貢獻(xiàn)科學(xué)家”榮譽(yù)稱號(hào)。國務(wù)院、中央軍委號(hào)召廣大科技工作者向錢學(xué)森同志學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)他……。

國務(wù)院總理李鵬中央軍委主席江澤民一九九一年十月十四日20第20頁/共223頁任免令中華人民共和國主席令

第一號(hào)

根據(jù)中華人民共和國第十一屆全國人民代表大會(huì)第一次會(huì)議的決定，任命溫家寶為中華人民共和國國務(wù)院總理。中華人民共和國主席胡錦濤

二00八年三月十六日21第21頁/共223頁省長令

在由×××市承建的××省重大工程即將完工的時(shí)候，由于工程總指揮張××及其下屬孫××、唐××貪污受賄和胡作非為，使得群眾怨聲載道。其他建設(shè)者紛紛表示：如果不懲罰這幾個(gè)敗類，他們居然不去工作。在這種情況下，我命令你們：一、立即撤消張××、孫××、唐××黨內(nèi)外一切職務(wù)。二、與當(dāng)?shù)厮痉C(jī)關(guān)協(xié)商，將此事移交司法部門。三、根據(jù)研究決定，任命年富力強(qiáng)、精明強(qiáng)干、有能力、懂技術(shù)的張××為工程總指揮。

××省省長：××××××年×月×日22第22頁/共223頁決定決定的用途《條例》規(guī)定：決定“用于對(duì)重要事項(xiàng)作出決策和安排”。《辦法》規(guī)定：決定“適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)”。

23第23頁/共223頁行文嚴(yán)肅事實(shí)明確說理清楚決定的特點(diǎn)綱領(lǐng)性決定法規(guī)性決定表彰決定處分決定變更決定撤銷決定

決定的種類24第24頁/共223頁×××關(guān)于×××的決定

（×年×月×日××?xí)h通過）

(前言)為了××××××，×××特做如下決定：(決定事項(xiàng))（結(jié)語）

(執(zhí)行說明)如下修改

×××關(guān)于表彰×××的決定

×××(先進(jìn)事跡及評(píng)價(jià))為了××××××，×××決定授予×××等×名同志×××稱號(hào)，授予×××等×個(gè)單位(或集體)×××稱號(hào)。

×××希望，×××號(hào)召，附件：××××××名單

××××年×月×日

×××關(guān)于給予×××（姓名）

×××處分的決定

(受處分人的簡歷)

(主要錯(cuò)誤事實(shí))

(錯(cuò)誤根源。錯(cuò)誤性質(zhì)。認(rèn)錯(cuò)態(tài)度)

(處分決定)

××××年×月×日25第25頁/共223頁報(bào)請(qǐng)類報(bào)告—適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。請(qǐng)示—適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。26第26頁/共223頁

“書”、“表”、“奏”、“狀”、“呈”——報(bào)告一、報(bào)告的用途和適用范圍《辦法》規(guī)定：報(bào)告“適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問”。

報(bào)告27第27頁/共223頁

報(bào)告的特點(diǎn)內(nèi)容的真實(shí)性

意見建設(shè)的可能性

陳述的誠懇性28第28頁/共223頁性質(zhì)——綜合報(bào)告專題報(bào)告用途——工作報(bào)告情況報(bào)告答復(fù)報(bào)告建議報(bào)告報(bào)送材料性報(bào)告

報(bào)告的種類29第29頁/共223頁報(bào)告的格式×××關(guān)于×××的報(bào)告

×××:(報(bào)告緣由)

現(xiàn)將有關(guān)情況報(bào)告如下：

(報(bào)告事項(xiàng))

以上報(bào)告，請(qǐng)審閱。

××××年×月×日時(shí)間、地點(diǎn)人、事、原因、結(jié)果、問題、意見30第30頁/共223頁正文三段式開頭（導(dǎo)語）：背景介紹，根據(jù)式、敘述式主體：總結(jié)式（成績、經(jīng)驗(yàn)、作法、體會(huì)、安排）；反思式（情況、原因、教訓(xùn)、補(bǔ)救措施）；指導(dǎo)式（系統(tǒng)完整的方法措施要求）結(jié)語：由單向性的特點(diǎn)所決定，報(bào)告結(jié)尾不可出現(xiàn)期望對(duì)方答復(fù)的語句，如“以上報(bào)告是否妥當(dāng)，請(qǐng)批示”，應(yīng)寫為：A工作報(bào)告、情況報(bào)告：特此報(bào)告、以上報(bào)告請(qǐng)審閱；B建議報(bào)告：以上報(bào)告如無不妥，請(qǐng)批轉(zhuǎn)各地執(zhí)行。31第31頁/共223頁上海市人民政府關(guān)于

報(bào)送×××開發(fā)區(qū)規(guī)劃的報(bào)告

滬報(bào)[××××]×號(hào)簽發(fā)人×××

國務(wù)院：現(xiàn)將我市×××開發(fā)區(qū)的規(guī)劃報(bào)上，請(qǐng)審核。

上海市人民政府

××××年×月×日32第32頁/共223頁請(qǐng)示適用于“向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)”。請(qǐng)示請(qǐng)求指示的請(qǐng)示（政策性請(qǐng)示）和請(qǐng)求批準(zhǔn)的請(qǐng)示（事務(wù)性請(qǐng)示）

種類

33第33頁/共223頁34第34頁/共223頁

關(guān)于在全市開展僑臺(tái)情況普查工作的請(qǐng)示

市人民政府：根據(jù)省人民政府僑務(wù)辦公室、省統(tǒng)計(jì)局、省財(cái)政廳《關(guān)于××省首次僑情普查的通知》精神，為進(jìn)一步做好我市僑務(wù)工作和對(duì)臺(tái)工作，促進(jìn)我市對(duì)外開放和外向型經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，現(xiàn)擬訂在全市開展僑、臺(tái)情況普查工作。現(xiàn)將有關(guān)工作安排請(qǐng)示如下：①普查范圍

凡我市的歸僑、僑眷和港澳臺(tái)同胞的親屬，以及他們?cè)诤Ｍ獾挠H屬，均屬于這次普查對(duì)象,要對(duì)他們的基本情況進(jìn)行一次普查。其中屬于動(dòng)遷戶的,以戶口所在地為準(zhǔn),調(diào)查人員可與當(dāng)?shù)嘏沙鏊?lián)系,進(jìn)行登記。②調(diào)查員培訓(xùn)和普查登記報(bào)審

根據(jù)省僑情普查辦的要求，各鄉(xiāng)、鎮(zhèn)、街道要根據(jù)本地普查工作量情況，培訓(xùn)一定人數(shù)的調(diào)查員。各縣、區(qū)僑臺(tái)情普查辦公室對(duì)普查登記表要進(jìn)行認(rèn)真審核，無誤后，于今年7月30日前報(bào)市僑臺(tái)情普查辦公室，由市僑臺(tái)情普查辦公室組織匯審和驗(yàn)收。③普查經(jīng)費(fèi)來源（略）④

建立普查領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)

加強(qiáng)對(duì)這次普查工作的領(lǐng)導(dǎo)，市成立僑臺(tái)情普查領(lǐng)導(dǎo)小組。領(lǐng)導(dǎo)小組組長由×××副市長擔(dān)任，副組長由×××秘書長擔(dān)任，市僑臺(tái)情普查辦公室負(fù)責(zé)日常工作。各縣、區(qū)政府要重視這項(xiàng)工作，成立相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，抽調(diào)必要的人員，保證高質(zhì)量地完成普查任務(wù)。⑤如無不妥，請(qǐng)批準(zhǔn)

。

××市僑務(wù)辦公室××市臺(tái)灣事務(wù)辦公室××市統(tǒng)計(jì)局××市財(cái)政局××××年四月十日35第35頁/共223頁請(qǐng)示的格式×××關(guān)于×××的請(qǐng)示×××：(請(qǐng)示理由)(請(qǐng)示事項(xiàng))妥否，請(qǐng)批復(fù)(示)。

××××年×月×日×××關(guān)于×××的請(qǐng)示×××：(請(qǐng)示事項(xiàng))理由如下：(請(qǐng)示理由)妥否，請(qǐng)批復(fù)(示)?！痢痢痢聊辍猎隆寥?6第36頁/共223頁請(qǐng)示的行文規(guī)則（1）一般不得越級(jí)請(qǐng)示：特殊情況如需越級(jí)，則需要抄送被越過的上級(jí)。（2）主送明確：主送機(jī)關(guān)必須是發(fā)文機(jī)關(guān)的直接上級(jí)，不可多頭主送，否則可能會(huì)得到不同的批復(fù)，導(dǎo)致無法落實(shí)。不能直接送給領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人。（3）抄送原則：受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位發(fā)出的請(qǐng)示，也只能有一個(gè)主送機(jī)關(guān)，可抄送另一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)；主送機(jī)關(guān)在批復(fù)請(qǐng)示時(shí)，要抄送另一領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)。37第37頁/共223頁批轉(zhuǎn)類批復(fù)—適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)。批轉(zhuǎn)—用于處理下級(jí)的安排性請(qǐng)示，將其批示給下屬機(jī)關(guān)執(zhí)行的文種。轉(zhuǎn)發(fā)—用于處理下級(jí)、平級(jí)的安排性請(qǐng)示，上級(jí)批復(fù)、通知等公文，要求執(zhí)行的文種。

在《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中，批轉(zhuǎn)與轉(zhuǎn)發(fā)被含在通知文種之中。38第38頁/共223頁三者的區(qū)別批復(fù)：上級(jí)機(jī)關(guān)答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)批轉(zhuǎn):上級(jí)批轉(zhuǎn)下級(jí)上報(bào)文件至其它下級(jí)轉(zhuǎn)發(fā)：下級(jí)轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)下達(dá)文件至屬下單位39第39頁/共223頁《條例》規(guī)定：批復(fù)“用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示”?！掇k法》規(guī)定：批復(fù)“適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)”。批復(fù)針對(duì)性決策性指示性

指示性批復(fù)

批準(zhǔn)性批復(fù)40第40頁/共223頁×××關(guān)于×××的批復(fù)×××:

你×（省、市、縣、局）《關(guān)于×××的請(qǐng)示》（×〔〕×號(hào)）收悉?，F(xiàn)批復(fù)如下：

(批復(fù)意見)

（批復(fù)要求）此復(fù)

××××年×月×日41第41頁/共223頁×××關(guān)于×××的批復(fù)×××:

你×（省、市、縣、局）《關(guān)于×××的請(qǐng)示》（×〔〕×號(hào)）收悉?！痢痢镣?“原則同意”)××××××。

(批復(fù)說明)(批復(fù)要求)

此復(fù)

××××年×月×日42第42頁/共223頁××省人民政府關(guān)于同意修改

××縣土地利用總體規(guī)劃的批復(fù)××市人民政府：

《關(guān)于要求調(diào)整××縣渭田鎮(zhèn)、舊縣鄉(xiāng)土地利用總體規(guī)劃的請(qǐng)示》（×政〔2005〕21號(hào)）收悉。經(jīng)研究，同意你市上報(bào)的××縣渭田鎮(zhèn)、舊縣鄉(xiāng)土地利用總體規(guī)劃修改方案，將6.5334公頃土地（其中耕地2.2092公頃）列入建設(shè)用地區(qū)，并相應(yīng)修改××縣及渭田鎮(zhèn)、舊縣鄉(xiāng)土地利用總體規(guī)劃。規(guī)劃修改實(shí)施情況報(bào)省國土資源廳備案。二○○五年三月十九日43第43頁/共223頁文化部關(guān)于同意邀請(qǐng)馬來西亞歌手巫啟賢、日本歌手酒井美奈子到成都演出的批復(fù)文市函〔2005〕1838號(hào)四川省文化廳：你廳川文函[2005]119號(hào)請(qǐng)示收悉。經(jīng)研究，同意成都演藝（集團(tuán)）公司邀請(qǐng)馬來西亞歌手巫啟賢、日本歌手酒井美奈子，于2005年9月28日到成都參加第六屆中國花卉博覽會(huì)開幕晚會(huì)的演出。請(qǐng)成都演藝（集團(tuán)）公司嚴(yán)格按照《營業(yè)性演出管理?xiàng)l例》及其實(shí)施細(xì)則的有關(guān)規(guī)定組織演出，切實(shí)履行統(tǒng)籌安排、安全消防工作等演出主辦單位應(yīng)盡的各項(xiàng)義務(wù)。請(qǐng)你廳做好監(jiān)督檢查工作。此復(fù)二○○五年九月二十三日

抄送：四川省外辦、公安廳、稅務(wù)局，駐馬來西亞、日本使館。44第44頁/共223頁45第45頁/共223頁知照類公告—適用于向國內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。通告—適用于公布社會(huì)各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng).通報(bào)—適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況.通知—適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文,轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文,傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng),任免人員.第46頁/共223頁記述類計(jì)劃—記述即將展開的工作所作預(yù)想性部署與安排的文種。總結(jié)—用于系統(tǒng)回顧工作，歸納經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)的文種。會(huì)議紀(jì)要—適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。會(huì)議記錄—現(xiàn)場(chǎng)如實(shí)記載會(huì)議情況、議論、議決的文種。大事記—用于隨時(shí)記載機(jī)關(guān)日常重要活動(dòng)簡況的文種。第47頁/共223頁

會(huì)議紀(jì)要“適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)”

內(nèi)容的客觀性表述的概括性對(duì)工作的指導(dǎo)性

辦公性會(huì)議紀(jì)要

專題性會(huì)議紀(jì)要

48第48頁/共223頁會(huì)議紀(jì)要的結(jié)構(gòu)

1．標(biāo)題。標(biāo)題有兩種形式：一是單行標(biāo)題，由會(huì)議名稱（全稱）和紀(jì)要組成。二是雙行標(biāo)題，由正、副標(biāo)題組成。正標(biāo)題揭示會(huì)議主要內(nèi)容，副標(biāo)題則由會(huì)議名稱和紀(jì)要組成。2．正文。會(huì)議紀(jì)要類似消息寫法，正文一般由導(dǎo)語、主體、結(jié)束語三大部分組成。導(dǎo)語（總述）。簡要概括介紹會(huì)議的基本情況：會(huì)議召開的時(shí)間、地點(diǎn)，會(huì)議名稱、與會(huì)者、主持單位、會(huì)議議題、會(huì)議結(jié)果評(píng)價(jià)等。這一部分應(yīng)寫得概括簡潔，給人以總的印象。主體。會(huì)議內(nèi)容的具體報(bào)道。這是會(huì)議紀(jì)要的主要部分，一般應(yīng)寫明會(huì)議所討論、研究的問題，會(huì)議所作出的決定及對(duì)今后工作所提出的要求。這部分的寫法，常見的有以下三種：49第49頁/共223頁（1）綜合式。將會(huì)議的進(jìn)程和討論、研究的問題綜合起來，按邏輯順序，從頭至尾分段陳述。這種寫法適用于問題比較單純的會(huì)議或參加人數(shù)不多的中、小型會(huì)議。（2）條項(xiàng)式。把會(huì)議所討論、研究的問題分項(xiàng)敘述，可用小標(biāo)題，也可用序號(hào)標(biāo)明；或者按性質(zhì)歸納成若干個(gè)問題后，逐項(xiàng)闡述。這種寫法適用于大型會(huì)議或?qū)ｎ}性會(huì)議。（3）記錄式。按發(fā)言順序?qū)⑴c會(huì)者每個(gè)人的發(fā)言內(nèi)容記錄下來，反映會(huì)議議程和會(huì)議的基本精神，便于反映發(fā)言人的不同看法和會(huì)議原貌。這種寫法適用于座談會(huì)或?qū)W術(shù)會(huì)議。結(jié)束語。多寫會(huì)議的要求和希望，或發(fā)出號(hào)召。有些會(huì)議紀(jì)要不單獨(dú)結(jié)尾，主體部分的最后一個(gè)問題寫完即結(jié)束全文。50第50頁/共223頁××市××區(qū)人民政府辦公會(huì)議紀(jì)要時(shí)間：2003年1月3日下午地點(diǎn)：211會(huì)議室主持人：出席者：列席者：會(huì)議研究決定事項(xiàng)如下：一、×××同志傳達(dá)了市加快發(fā)展奶牛、改善牛奶供應(yīng)會(huì)議精神和我區(qū)集體發(fā)展奶牛的安排。會(huì)議同意2003年首先在×××、××、×××三個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)發(fā)展奶牛700至1000頭，其他有條件的鄉(xiāng)鎮(zhèn)可以逐步發(fā)展。各有關(guān)部門要積極支持，提供方便。糧食部門要協(xié)同鄉(xiāng)鎮(zhèn)落實(shí)好飼料供應(yīng)問題。二、×××同志匯報(bào)了我區(qū)山前四個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)土地詳查情況。會(huì)議同意由區(qū)劃辦公室詳查結(jié)果報(bào)市。三、×××同志傳達(dá)了市人防工作會(huì)議的精神，匯報(bào)了我區(qū)2002年人防工作的情況和2003年的工作安排。會(huì)議同意人防辦公室的工作要本著加強(qiáng)維護(hù)、平戰(zhàn)結(jié)合的原則，在保證人防干事安全的前提下，充分加以利用，發(fā)揮作用。51第51頁/共223頁第一，會(huì)議概況。會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、出席人、列席人等外，召集的機(jī)關(guān)、會(huì)議議題、出席會(huì)議并作指示或講話的領(lǐng)導(dǎo)人；評(píng)價(jià)。第二，會(huì)議過程?！皶?huì)議聽取了……匯報(bào)”、“會(huì)議傳達(dá)了……文件（講話、會(huì)議）的精神”或“會(huì)議圍繞……進(jìn)行了熱烈的討論”等寫法。第三，會(huì)議主要精神。會(huì)議對(duì)所研究的工作，應(yīng)肯定成績，指出問題，特別是對(duì)今后的工作的任務(wù)、方針、措施、要求等，要有明確的闡述和具體的規(guī)定。這一部分內(nèi)容應(yīng)作適當(dāng)?shù)睦碚摲治?，常用“?huì)議認(rèn)為”、“會(huì)議指出”、“會(huì)議強(qiáng)調(diào)”、“會(huì)議決定”、“會(huì)議要求”等紀(jì)要慣用語，并且常用列小標(biāo)題的形式排列，以便于閱文者掌握。第四，會(huì)議號(hào)召。專題性會(huì)議紀(jì)要一般有一個(gè)結(jié)尾，向受文機(jī)關(guān)和單位發(fā)出希望和號(hào)召，激勵(lì)和鼓舞有關(guān)單位和人員努力做工作。52第52頁/共223頁53第53頁/共223頁聯(lián)系類函—適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。介紹信—用于介紹外出聯(lián)系公務(wù)的人員身份及任務(wù)的文種。第54頁/共223頁函“移”、“關(guān)”、“咨”、“牒”、“簡”、“箋”、“書”、“函”《條例》“用于機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向無隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)等”。《辦法》“適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)”。55第55頁/共223頁函的特點(diǎn)：行文寬泛內(nèi)容多樣寫法簡便

函的種類（一）按行文——去函和復(fù)函（二）按用途——商洽函、詢問函（答復(fù)函）和請(qǐng)求批準(zhǔn)函（答復(fù)審批函）56第56頁/共223頁去函的格式

×××關(guān)于×××的函

×××：

(去函緣由)(函請(qǐng)事項(xiàng))(希望要求)

敬請(qǐng)函復(fù)

××××年×月×日57第57頁/共223頁復(fù)函的格式

×××關(guān)于×××的復(fù)函

×××：你×（省、市、縣、局）《關(guān)于×××的函》（×〔〕×號(hào)）收悉。關(guān)于××××××問題，答復(fù)如下：

(答復(fù)事項(xiàng))

特此函復(fù)

××××年×月×日58第58頁/共223頁函的寫作注意事項(xiàng)

（1）文種的選用要正確：要注意兩種錯(cuò)用現(xiàn)象，一種是應(yīng)當(dāng)用函卻用了其他文種，如請(qǐng)示；另一種是應(yīng)當(dāng)用其他文種，如請(qǐng)示、報(bào)告、通知等，卻錯(cuò)用了函。簡單的識(shí)別法是以直屬關(guān)系和內(nèi)容多少來區(qū)分。是直屬、內(nèi)容又較多的，用請(qǐng)示、報(bào)告、通知等等。（2）內(nèi)容要簡潔：一份函一般只能寫一件事，要開門見山，直陳其事，簡便、靈活是函的一大特色。（3）措辭要得體：①對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)，用語要謙恭、謹(jǐn)慎；②對(duì)同級(jí)或不相隸屬機(jī)關(guān)，用語要友好、誠懇；③對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)，用語要尊重、平和。不能在函中使用的語言：過于生硬、嚴(yán)厲，盛氣凌人或恭維逢迎、庸俗陳腐等。

59第59頁/共223頁60（二）秘書公文寫作的特點(diǎn)工具性：基本特點(diǎn)、基本性質(zhì)。等級(jí)性：上行文、下行文、平行文。規(guī)范性

1）公文的內(nèi)容必須符合黨和國家的法律、政策；2）公文的作者必須是能依法行使權(quán)力和義務(wù)的法定的機(jī)關(guān)單位；3）公文必須經(jīng)過規(guī)范的程序制才能生效，如審批、簽發(fā)、編號(hào)、用印以及密集標(biāo)注等?？尚行詴r(shí)效性第60頁/共223頁61（三）公文寫作的程序1、正確領(lǐng)會(huì)意圖。2、收集充實(shí)資料。3、反復(fù)精心修改。

特點(diǎn)：一是尊重領(lǐng)導(dǎo)審稿提出的意見；

二是傾聽同事集體提出的見解；

三是力爭自己修改到合格的程度；

四是在具體方式上——計(jì)算機(jī)。第61頁/共223頁作為工具的公文，以應(yīng)用可行為目的，因此必須強(qiáng)調(diào)精簡，反對(duì)“文山”和繁文泛濫。1、把文章寫短寫精煉；2、貫徹一文一事原則；3、建立必要的控制制度；4、推行部門公文的表格化、數(shù)字化。62（三）公文的精簡第62頁/共223頁63二、文書處理（一）文書與文書處理的概念公務(wù)文書：機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位等處理公務(wù)時(shí)所使用的應(yīng)用文書。文書私人文書：家庭、個(gè)人在私人活動(dòng)中所使用的應(yīng)用文書，如書信、日記、家譜、遺囑等。第63頁/共223頁公務(wù)文書64公務(wù)文書簡稱公文，黨和國家的《條例》和《辦法》，進(jìn)一步明確指出公文的概念：公文是黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、企事業(yè)單位在管理過程中所形成的，按照規(guī)定程序辦理并在法定的范圍內(nèi)使用的，具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達(dá)貫徹黨和國家的方針、政策，發(fā)布行政法規(guī)、實(shí)行行政措施和領(lǐng)導(dǎo)管理職能，請(qǐng)求和答復(fù)問題，指導(dǎo)、布置和商洽工作，報(bào)告情況，交流經(jīng)驗(yàn)的重要手段和工具。

條例和辦法明確規(guī)定了公文的文種，也表明并非所有的文種都是法定公文。第64頁/共223頁

文書處理65文書處理是運(yùn)用科學(xué)的原則程序，對(duì)文書的擬制、辦理、管理包括整理歸檔所進(jìn)行的一系列銜接有序的工作程序。廣義機(jī)關(guān)單位內(nèi)部秘書所承擔(dān)的收發(fā)、登記、運(yùn)轉(zhuǎn)、催辦、保管與整理等具體事務(wù)。狹義第65頁/共223頁公文處理的內(nèi)容包括文書的擬制、辦理、管理、整理、（立卷）歸檔在內(nèi)的一系列銜接有序的工作。66（二）公文處理的內(nèi)容第66頁/共223頁公文處理包括收文和發(fā)文兩個(gè)程序化運(yùn)行過程。收文程序的主要環(huán)節(jié)有：簽收→登記→擬辦→請(qǐng)辦→分發(fā)→傳閱→承辦→催辦等。

發(fā)文程序的主要環(huán)節(jié)有：起草→校核→登記→印刷→分發(fā)等。公文辦理67第67頁/共223頁黨委系統(tǒng)：堅(jiān)持實(shí)事求是，做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全、保密；政府系統(tǒng)：實(shí)事求是、精簡、高效，做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全。68（二）公文處理的原則第68頁/共223頁69（四）公文的整理歸卷

秘書的任務(wù)主要是遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，對(duì)文件進(jìn)行科學(xué)整理，以利于保管和今后人們利用。文書的整理歸檔是公文處理工作與檔案工作的交接環(huán)節(jié)，它既是公文處理工作的最后一道程序，又是檔案工作的起點(diǎn)。公文以歸檔為界，歸檔以前是文書，歸檔以后是檔案。第69頁/共223頁公文整理主要指將已經(jīng)辦理完畢的公文的處理，主要包括公文立卷和案卷歸檔。公文立卷是指將已經(jīng)辦理完畢的、具有一定查考利用價(jià)值的文件材料，按其形成過程中的聯(lián)系、特征和一定的規(guī)律組成案卷。公文立卷的范圍：70第70頁/共223頁公文立卷的方法：應(yīng)根據(jù)文件特征立卷。文件特征：1、作者特征2、問題特征3、名稱特征4、時(shí)間特征5、地區(qū)特征6、通訊特征71第71頁/共223頁

公文立卷的原則：公文經(jīng)過整理的案卷，必須逐年移交給機(jī)關(guān)檔案室集中保管，稱為歸檔。歸檔的時(shí)限要求是辦理完畢的文公文經(jīng)整理組合成案卷后，一般在第二年的上半年向檔案部門移交。歸檔的質(zhì)量要求是：

1）要維護(hù)公文材料的齊全、完整；

2）要按公文的內(nèi)容上的聯(lián)系合并整理、立卷；

3）要保持文書間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價(jià)值，分類整理、立卷，案卷要簡明確切，便于保管和利用。

72第72頁/共223頁新型載體檔案

新型載體檔案是科學(xué)技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，常見的是電子檔案和聲像檔案。73第73頁/共223頁74第二節(jié)辦會(huì)職能會(huì)議組織安排會(huì)務(wù)工作簡述會(huì)見會(huì)談會(huì)展第74頁/共223頁75一、會(huì)務(wù)工作簡述會(huì)議是一種重要的工作方法，是秘書工作中的經(jīng)常性任務(wù)之一。領(lǐng)導(dǎo)決策與管理，經(jīng)常需要通過會(huì)議來進(jìn)行；秘書工作中“辦會(huì)”是一項(xiàng)基本職能。第75頁/共223頁76（一）會(huì)議的概念廣義：人類社會(huì)生活中三人以上相互交往的一種活動(dòng)形式。狹義：黨政機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位召開的各種工作性會(huì)議。廣狹第76頁/共223頁77會(huì)議是輸入信息、加工信息、輸出信息的一種方式。任何會(huì)議都應(yīng)有一定的內(nèi)容，即信息，沒有新的信息或不去創(chuàng)造性地研究分析既有的信息，會(huì)議就沒有什么價(jià)值，也就不用開會(huì)了。領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)召開的會(huì)議是領(lǐng)導(dǎo)方法的一種，會(huì)內(nèi)工作必須與會(huì)外工作配套，會(huì)前、會(huì)中與會(huì)后工作必須結(jié)合，才能使會(huì)議精神、決議得以貫徹，達(dá)到目的。會(huì)議不是獨(dú)立的、惟一的、萬能的工作方法。系統(tǒng)工程觀點(diǎn)信息論的觀點(diǎn)第77頁/共223頁78所謂會(huì)議，是指人們懷著各自相同或不同的目的，圍繞一個(gè)共同的主題，進(jìn)行信息交流或聚會(huì)、商討的活動(dòng)。第78頁/共223頁79（二）會(huì)議的作用會(huì)議作用做出決策，部署貫徹交易、談判、展覽等統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，協(xié)調(diào)行動(dòng)發(fā)揚(yáng)民主，集思廣益交流信息，互通情報(bào)增強(qiáng)友誼，促進(jìn)團(tuán)結(jié)第79頁/共223頁80第80頁/共223頁81會(huì)議泛濫成災(zāi)的四大危害經(jīng)濟(jì)的浪費(fèi)2助長不正之風(fēng)4時(shí)間精力的浪費(fèi)31信息的重復(fù)浪費(fèi)33第81頁/共223頁82第82頁/共223頁83第83頁/共223頁84調(diào)查發(fā)現(xiàn)，全世界每天至少有5000萬個(gè)事務(wù)性會(huì)議。美國每日1000萬個(gè)會(huì)議名列榜首。日本企業(yè)高級(jí)管理人員每天花在會(huì)議上的時(shí)間約占40%。俄羅斯的高級(jí)管理人員每天花在會(huì)議上的時(shí)間也占30%——40%。第84頁/共223頁85會(huì)議成本會(huì)議成本分為時(shí)間成本、直接會(huì)議成本和效益損失成本3種。會(huì)議成本是非?？捎^的一筆數(shù)目，它關(guān)系到一家公司的得失成敗，因此萬萬不可等閑視之。第85頁/共223頁86第86頁/共223頁87會(huì)議成本包括“顯性成本”和“隱形成本”兩種?！帮@性成本”包括：場(chǎng)租、文件材料費(fèi)、與會(huì)者的交通、食宿、活動(dòng)費(fèi)以及工作人員的工資等?！半[性成本”是指與會(huì)人員花費(fèi)在會(huì)議期間的時(shí)間價(jià)值，這部分勞動(dòng)價(jià)值以每小時(shí)工資的3倍再乘以2計(jì)算。有人提出了會(huì)議成本的計(jì)算公式：（2x3）x參加會(huì)議人員平均每小時(shí)工資x參會(huì)人員到會(huì)時(shí)數(shù)x參會(huì)人數(shù)+會(huì)議實(shí)際經(jīng)費(fèi)總支出=會(huì)議成本假如參會(huì)人員的平均工資為1600元，參加會(huì)議110人，會(huì)期10天，僅租用會(huì)議室的費(fèi)用是1.5萬：（2x3）x10x80﹡x110+15000=543000萬（80是按月工資1600，每月20個(gè)工作日，每天80元計(jì)算）第87頁/共223頁88會(huì)議成本會(huì)議成本=平均工資*3*2*與會(huì)人員*會(huì)議時(shí)間由于與會(huì)人員的勞動(dòng)生產(chǎn)率高于工資至少三倍。（勞動(dòng)產(chǎn)值高于平均工資）由于會(huì)議前后不可能沒有銜接工作，因此必然要影響價(jià)值的創(chuàng)造。=時(shí)間成本+效率成本=機(jī)會(huì)成本第88頁/共223頁89第89頁/共223頁90第90頁/共223頁91秘書辦會(huì)指的是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者籌備會(huì)議、操辦會(huì)務(wù)、為會(huì)議有序進(jìn)行和取得預(yù)期的會(huì)議效果提供服務(wù)。秘書辦會(huì)即會(huì)務(wù)工作的內(nèi)容十分紛繁，主要包括會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)間服務(wù)、會(huì)后事務(wù)及在會(huì)前、會(huì)間、會(huì)后都有大量會(huì)議文字工作和文件材料處理事務(wù)。第91頁/共223頁92會(huì)議具有決策功能、指揮功能、溝通功能、協(xié)調(diào)功能、動(dòng)員功能、宣傳功能、控制功能、公關(guān)造勢(shì)功能、強(qiáng)化凝聚力功能、樹立組織形象功能等等。秘書辦會(huì)工作的原則如下圖：秘書辦會(huì)工作的原則和任務(wù)第92頁/共223頁93【案例】

辦公室主任老宋把一切準(zhǔn)備工作都作了安排，也具體組織操辦了各項(xiàng)會(huì)務(wù)工作。到會(huì)前檢查那天，突然因公外出。臨行前，他反復(fù)交代要認(rèn)真仔細(xì)地檢查，秘書們都點(diǎn)頭答應(yīng)，可他仍不放心。大會(huì)開幕那天，老宋趕了回來。到主持大會(huì)者宣布奏國歌時(shí)，擴(kuò)音器里傳出的卻不是國歌。在場(chǎng)的人都驚呆了。原來音響設(shè)備未作檢查。這時(shí)，老宋一個(gè)箭步躍上主席臺(tái)，關(guān)了擴(kuò)音器，用沙啞的聲音唱道：“起來，不愿做奴隸的人們……”指揮與會(huì)者唱國歌。人們這才從國歌聲中，將注意力集聚到會(huì)場(chǎng)上來。請(qǐng)思考：老宋臨行前的反復(fù)交代和會(huì)場(chǎng)上及時(shí)處理反映了秘書會(huì)務(wù)工作的什么原則？第93頁/共223頁94要有效地發(fā)揮會(huì)議的功能，必須從三方面入手，如下圖：第94頁/共223頁95（三）會(huì)議的組成要素會(huì)議的任務(wù)；會(huì)議的名稱；會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)、主持者與籌辦者；會(huì)議的參加對(duì)象，代表與列席人員；會(huì)議時(shí)間與日程安排；會(huì)議時(shí)間與日程安排；會(huì)議地點(diǎn)，包括大型會(huì)議的主、分會(huì)場(chǎng)；會(huì)議的物質(zhì)設(shè)施；會(huì)議的信息；會(huì)議的形式與程序、議事規(guī)則；其他第95頁/共223頁96（四）會(huì)議的類型特大型會(huì)議大型會(huì)議中型會(huì)議小型會(huì)議類型少則三五人，多則幾十人，不超過100人，一般機(jī)關(guān)單位的工作會(huì)議。[3,100)一兩百人之間，不超過1000人，企事業(yè)單位的職工大會(huì)。[100,1000)1000人以上，不超過萬人，紀(jì)念活動(dòng)會(huì)議。(1000,10000)萬人以上，慶祝大會(huì)、游行集會(huì)。>10000按照會(huì)議的規(guī)模：第96頁/共223頁97按照內(nèi)容性質(zhì)：代表性會(huì)議：根據(jù)法律或有關(guān)組織章程定期召開的，具有立法或決定組織規(guī)章、制度和形式權(quán)力的會(huì)議，如黨代會(huì)、人代會(huì)、政協(xié)會(huì)和各種群團(tuán)組織的代表會(huì)等。兩會(huì)：全國人民代表大會(huì)中國人民政治協(xié)商會(huì)議第97頁/共223頁98決策性會(huì)議：指各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)班子貫徹民主集中制原則，集體討論決策的會(huì)議，如各級(jí)黨委的黨委會(huì)、政府辦公會(huì)議等。這種會(huì)議通常是秘書會(huì)議工作的重點(diǎn)。協(xié)作性會(huì)議：指各地區(qū)、部門、單位之間為加強(qiáng)橫向聯(lián)系，或?yàn)橥瓿赡稠?xiàng)共同任務(wù)而舉行的旨在溝通思想、分工合作的會(huì)議，這種會(huì)議有很強(qiáng)的綜合性和協(xié)調(diào)性，一般由主管上級(jí)部門牽頭，如“四省六市協(xié)作會(huì)議”等。專業(yè)性會(huì)議：指研究專門問題的會(huì)議，又有兩大類：一類是專業(yè)的工作會(huì)議，如防治禽流感工作會(huì)議、教育工作會(huì)議、經(jīng)濟(jì)工作會(huì)議等，通常由業(yè)務(wù)主管部門召開；另一種是學(xué)術(shù)性會(huì)議，如“諸葛亮研究會(huì)”，“秘書學(xué)與秘書工作研討會(huì)”等，通常由學(xué)術(shù)界籌辦。第98頁/共223頁99紀(jì)念性會(huì)議：指紀(jì)念重大歷史事件或人物、重大節(jié)日的會(huì)議，如紀(jì)念魯迅誕辰90周年大會(huì)、抗日戰(zhàn)爭勝利60周年紀(jì)念會(huì)議等。群眾性會(huì)議：諸如動(dòng)員會(huì)、表彰會(huì)、慶祝會(huì)、追悼（遺體告別）會(huì)、公判會(huì)、示威游行集會(huì)。第99頁/共223頁100外事會(huì)議：包括各種類型的會(huì)晤、會(huì)談等。會(huì)見，國際上一般稱接見或拜會(huì)。凡身份高的人士會(huì)見身份低的，或是主人會(huì)見客人，這種會(huì)見，一般稱為接見或召見。凡身份低的人士會(huì)見身份高的，或是客人會(huì)見主人，這種會(huì)見，一般稱為拜會(huì)或拜見。拜見君主，又稱謁見、覲見。我國不作上述區(qū)分，一律統(tǒng)稱會(huì)見。接見和拜會(huì)后的回訪，稱回拜。會(huì)晤是國家最高領(lǐng)導(dǎo)人之間的見面。會(huì)談是指雙方或多方就某些重大的政治、經(jīng)濟(jì)、文化、軍事問題，以及其他共同關(guān)心的問題交換意見。會(huì)談也可以是指洽談公務(wù)，或就具體業(yè)務(wù)進(jìn)行談判。會(huì)談，一般說來內(nèi)容較為正式，政治性或?qū)I(yè)性較強(qiáng)。

第100頁/共223頁101公關(guān)性會(huì)議：指為促進(jìn)與外部公眾的友誼，樹立良好的形象而組織的各種交往性的聚會(huì)，如文藝晚會(huì)、招待會(huì)、茶話會(huì)、聯(lián)誼會(huì)等。座談與對(duì)話會(huì)：座談會(huì)形式靈活，內(nèi)容多樣，有征求意見，咨詢方案的；有討論某一方面的；也有紀(jì)念性的。對(duì)話會(huì)是由座談會(huì)發(fā)展起來的一種會(huì)議形式，以交換意見，溝通思想為目的。如延安文藝座談會(huì)、戲劇工作座談會(huì)、黨與民主人士的對(duì)話會(huì)等。現(xiàn)場(chǎng)會(huì)：在取得成就或發(fā)生事故的現(xiàn)場(chǎng)，實(shí)地舉行的以總結(jié)交流經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)為目的的會(huì)議。第101頁/共223頁102會(huì)議按時(shí)間分：定期會(huì)議、不定期會(huì)議。按會(huì)議形式分：有會(huì)議的；會(huì)而不議的。按會(huì)議與會(huì)者身份：黨內(nèi)會(huì)議、干部會(huì)議、職工會(huì)議等。按開會(huì)手段：常規(guī)會(huì)議、電子會(huì)議。第102頁/共223頁103二、會(huì)議組織管理會(huì)議的組織和管理，也就是指人們通常所說的會(huì)務(wù)工作。會(huì)務(wù)，是指為保證會(huì)議達(dá)到預(yù)期目的和效果所進(jìn)行的各項(xiàng)具體組織及物質(zhì)、信息等保證與服務(wù)工作。會(huì)務(wù)工作包括從會(huì)議的設(shè)計(jì)籌備到會(huì)議結(jié)束的善后工作全過程。會(huì)務(wù)工作的內(nèi)容主要包括秘書信息文字工作與后勤保障工作兩大部分，重要會(huì)議還有安全保衛(wèi)工作。第103頁/共223頁104（一）會(huì)議的前期工作秘書會(huì)務(wù)工作中，會(huì)前籌備是會(huì)議有效進(jìn)行的基礎(chǔ)性工作。制定會(huì)議計(jì)劃，報(bào)請(qǐng)批準(zhǔn)，包括名稱、議題、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、邀請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)等。擬定會(huì)議程序，日程安排。確定與會(huì)人員（出席與列席），及人員編組。選定和布置會(huì)場(chǎng)，安排座次。會(huì)議通知、報(bào)到簽到、人數(shù)統(tǒng)計(jì)工作。安排會(huì)議工作人員的分工與聯(lián)絡(luò)。第104頁/共223頁105第105頁/共223頁106（二）會(huì)議的文書工作印發(fā)會(huì)議證件（代表證、列席證、記者證、駕駛員證、其他工作人員還可能有幾種不同級(jí)別的證件）。協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)撰寫會(huì)議主題報(bào)告。準(zhǔn)備會(huì)議其他材料，如典型發(fā)言、參考資料等；現(xiàn)代會(huì)議還可能有錄像影視資料。編寫印發(fā)會(huì)議簡報(bào)（大型重要會(huì)議可有幾套信息簡報(bào)，每天編多期）。會(huì)議中的文書的傳遞和處理工作。會(huì)議記錄、決議、紀(jì)要。會(huì)議文書的初步整理。第106頁/共223頁107（三）會(huì)議的生活服務(wù)工作各項(xiàng)會(huì)場(chǎng)服務(wù)（如茶水供應(yīng)、溫度調(diào)節(jié)等也有幾十項(xiàng)）。會(huì)議的食宿安排（包括各民族、宗教、年齡、級(jí)別、病號(hào)的問題都要考慮到，還有北方人、南方人、外籍華人等的不同習(xí)慣。）會(huì)議財(cái)務(wù)管理。交通工具的提供和管理（涉及使用、停放、司機(jī)管理、途中往來交通以及臨時(shí)加油、修理等幾十項(xiàng)具體事務(wù)，還需交警配合）。文化生活安排與必要的商品服務(wù)。醫(yī)療保健服務(wù)（需調(diào)集高級(jí)醫(yī)生、預(yù)備高級(jí)藥品）。第107頁/共223頁108（四）會(huì)議的保密保衛(wèi)工作會(huì)議文件的保密。會(huì)場(chǎng)和代表住地的安全與防火、防盜等措施的落實(shí)。交通的絕對(duì)安全。警衛(wèi)、治安工作。第108頁/共223頁109（五）會(huì)后工作整理記錄、錄音、錄像等。清理會(huì)議文件、清退處理。送別與會(huì)人員。做好會(huì)議總結(jié)，表揚(yáng)獎(jiǎng)勵(lì)工作。文書立卷歸檔工作。第109頁/共223頁110三、會(huì)見會(huì)談會(huì)展（一）會(huì)見與會(huì)談國內(nèi)同行、兄弟地區(qū)、兄弟單位來賓的會(huì)見。涉外會(huì)見第110頁/共223頁111就性質(zhì)和內(nèi)容來分：禮節(jié)性的會(huì)議政治性的會(huì)議實(shí)務(wù)性的會(huì)議兼而有之。第111頁/共223頁112禮節(jié)性會(huì)談實(shí)質(zhì)性會(huì)談第112頁/共223頁113與國內(nèi)來賓的會(huì)見、會(huì)談中的相關(guān)秘書工作：提出參加人員，報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)。雙方位置的平等性。安排時(shí)間地點(diǎn)。會(huì)見會(huì)談的座位安排。在主要領(lǐng)導(dǎo)人需要個(gè)別深談時(shí)，其他有關(guān)人員應(yīng)根據(jù)要求，或留下記錄者，或完全退出，以利領(lǐng)導(dǎo)之間溝通思想，克服分歧。重要的實(shí)質(zhì)性問題，特別是經(jīng)濟(jì)問題，應(yīng)整理形成會(huì)談紀(jì)要等文件，經(jīng)雙方核對(duì)審定后，簽名蓋印，分送雙方和有關(guān)部門。國內(nèi)兄弟同行的會(huì)見和會(huì)談，也應(yīng)注意克服形式主義，不鋪張浪費(fèi)。第113頁/共223頁114設(shè)置會(huì)場(chǎng)

主要有三項(xiàng)工作：

1.主席臺(tái)的布置主要包括懸掛會(huì)標(biāo)、擺放背景、排定座次、架設(shè)并調(diào)試話筒。

主席臺(tái)座次要按照“中為主、左為上”的慣例排定，黨的會(huì)議應(yīng)按照黨委正副書記的順序安排；行政會(huì)議，按照編制序列安排。如上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)參加會(huì)議，應(yīng)安排中間就座，拿不準(zhǔn)的要及時(shí)請(qǐng)示。對(duì)上主席臺(tái)的領(lǐng)導(dǎo)同志能否屆時(shí)出席會(huì)議，在開會(huì)前務(wù)必逐一落實(shí)。領(lǐng)導(dǎo)同志到會(huì)場(chǎng)后，要安排在休息室稍候，再逐一核實(shí)，并告知上臺(tái)后所坐方位。如主席臺(tái)人數(shù)很多，還應(yīng)準(zhǔn)備座位圖。如有臨時(shí)變化，應(yīng)及時(shí)調(diào)整座次、名簽，防止主席臺(tái)上出現(xiàn)名簽差錯(cuò)或領(lǐng)導(dǎo)空缺。還要注意認(rèn)真打印名簽，謹(jǐn)防錯(cuò)別字。

第114頁/共223頁115主席臺(tái)人數(shù)為偶數(shù)時(shí)

主席臺(tái)人數(shù)為奇數(shù)時(shí)第115頁/共223頁116

正門

2.小型會(huì)議、會(huì)談的會(huì)場(chǎng)布置上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)主方領(lǐng)導(dǎo)第116頁/共223頁117正門主方客方與外賓會(huì)談B為客方A為主方與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)談B為主方領(lǐng)導(dǎo)A為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)與客人會(huì)談第117頁/共223頁1183.簽字儀式4．合影

（與主席臺(tái)座次一致）第118頁/共223頁119

小轎車1號(hào)座位在司機(jī)的右后邊，2號(hào)座位在司機(jī)的正后邊，3號(hào)座位在司機(jī)的旁邊。如果后排乘坐三人，則3號(hào)座位在后排的中間。中轎主座在司機(jī)后邊的第一排，1號(hào)座位在臨窗的位置。面包車和巴士乘車座次第119頁/共223頁120用餐座次中餐西餐主陪副陪第120頁/共223頁121在公務(wù)接待中，除了注意車輛的正常座次排列外，還需要把握以下幾點(diǎn)：1、乘座主人駕駛的轎車時(shí)，最重要的是不能讓前排空著。一定要有一個(gè)人坐在那里，以示相伴。

2、由專人駕駛車輛時(shí)，副駕駛座一般也叫隨員座，通常坐于此處者多為隨員、譯員、警衛(wèi)等等。從安全角度考慮，一般不應(yīng)讓女士坐于副駕駛座，孩子與尊長也不宜在此座就座。3、必須尊重嘉賓本人對(duì)轎車座次的選擇，嘉賓坐在哪里，則哪里即是上座。第121頁/共223頁122（二）會(huì)展第122頁/共223頁123第123頁/共223頁124第124頁/共223頁125第125頁/共223頁126會(huì)展，是指通過各種形式的展覽展銷，結(jié)合會(huì)議和節(jié)日，提供相關(guān)行業(yè)聚集交流、經(jīng)濟(jì)合作的形式。特點(diǎn)：1、由地方政府領(lǐng)導(dǎo)人掛帥，組成組委會(huì)，調(diào)集有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)參加。2、會(huì)展的系統(tǒng)工程性質(zhì)十分明顯，3、大中型會(huì)展主要是做生意，結(jié)合搞形象宣傳，這些都不是秘書所熟悉的本業(yè)。第126頁/共223頁127秘書事務(wù)大體上有：1、參與擬定計(jì)劃2、提出邀請(qǐng)的黨政領(lǐng)導(dǎo)名單3、撰寫某些介紹資料4、組織開幕典禮5、代擬或修飾開幕詞6、接待黨政機(jī)關(guān)的非業(yè)務(wù)性來賓7、參與工作總結(jié)和會(huì)議結(jié)束后的立卷歸檔工作等。第127頁/共223頁128

某股份有限責(zé)任公司股東大會(huì)日程安排

日期

時(shí)間

內(nèi)容安排

地點(diǎn)主持參加人備注3、9上午9：00報(bào)到花園酒店大會(huì)議廳李總XXX、XXXXXXXX、XXX、XX9：30會(huì)議開始，張董事長致開幕詞大會(huì)議廳張董全體股民9：40李總：年度經(jīng)營報(bào)告大會(huì)議廳張董全體股民11：00年度決算表大會(huì)議廳總會(huì)計(jì)師全體股民11:30大會(huì)結(jié)束第128頁/共223頁129第三節(jié)辦事職能秘書的辦事職能中的“辦事”，是一個(gè)十分寬泛的概念。從嚴(yán)格意義上講，辦文辦會(huì)也是“辦事”，也離不開辦事。值班、接待和信訪出差、隨從工作與其他保密、機(jī)要、保衛(wèi)工作與印信管理辦事第129頁/共223頁130一、值班、接待和信訪（一）政務(wù)值班廣義的值班是指各機(jī)關(guān)單位，平時(shí)設(shè)立專人固守崗位，總攬和處理對(duì)外接待和內(nèi)部某些日常事務(wù)，以利于其他人員深入基層或集中精力辦理專項(xiàng)工作。一般值班工作由秘書部門安排和管理。第130頁/共223頁1311.政務(wù)值班的意義政務(wù)值班，是指以處理政務(wù)（包括業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)性工作）為主的值班工作，而區(qū)別于收發(fā)、門衛(wèi)式值班。意義：政務(wù)值班工作是領(lǐng)導(dǎo)的助手，群眾的助手，單位的耳目，信息的樞紐。做好政務(wù)值班工作，就保證了上情下達(dá)，下情上報(bào)的渠道的暢通，有助于領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解重要情況，迅速處理重大問題。政務(wù)值班的提法，使值班工作由過去的收發(fā)門衛(wèi)性質(zhì)，上升為政務(wù)服務(wù)性質(zhì)。第131頁/共223頁1322.政務(wù)值班的重點(diǎn)政務(wù)值班嚴(yán)峻的形式：接到數(shù)量增多；值班渠道處理政務(wù)工作的時(shí)間明顯延長；社會(huì)治安形勢(shì)嚴(yán)峻與突發(fā)事件增多。一切值班工作其主要目的都是為了保證信息渠道的暢通。政務(wù)值班的重點(diǎn)，應(yīng)放在保證重大緊急情況信息渠道的暢通上，包括自然災(zāi)害、工傷事故、群體動(dòng)亂、重大案件等。第132頁/共223頁1333.政務(wù)值班的建設(shè)（1）建立健全制度；（2）信息傳輸機(jī)制；（3）加強(qiáng)人才培訓(xùn)。4.企事業(yè)單位的值班工作第133頁/共223頁1345.大事記大事記是黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體記載自身重要工作活動(dòng)或自己轄區(qū)所發(fā)生的重大事件的一種應(yīng)用文體。大事記記載的內(nèi)容：一般由時(shí)間和事件兩部分組成。時(shí)間按年、月、日的順序依次排列。

（1）黨和國家方針政策貫徹執(zhí)行中所產(chǎn)生的重大反響和出現(xiàn)的重大問題；

（2）機(jī)構(gòu)設(shè)置、體制變動(dòng)、重要人事調(diào)動(dòng)等機(jī)構(gòu)和組織變動(dòng)情況；

（3）重要會(huì)議和重大活動(dòng)，包括內(nèi)務(wù)和外事活動(dòng)；

（4）上級(jí)到本地區(qū)或本部門參加重大活動(dòng)，或檢查指導(dǎo)工作并作出重大決策或重要部署、指示等；（5）本地區(qū)、本部門的重要工作或重大事件等。第134頁/共223頁135（1）大事記的體式大事記一般以時(shí)系事，或一日一事，或一日幾事，每事一條，每條一記。由于大事記具有內(nèi)容的史料性、記載的摘要性和表述的概括性等特點(diǎn)，因而其主體部分的寫法要求是：準(zhǔn)確無誤。指時(shí)間準(zhǔn)確，事件準(zhǔn)確。時(shí)間應(yīng)當(dāng)按照事件順序?qū)懬濉聊辍猎隆寥?；如果是每月大事記，則寫清×月×日；如果是每日大事記，則寫清上午或下午的幾時(shí)幾分。事件要寫準(zhǔn)什么時(shí)間，什么地點(diǎn)發(fā)生了什么事情，或由誰組織，搞了一項(xiàng)什么活動(dòng)，活動(dòng)的主要內(nèi)容和效果等。摘其大事，疏而不漏，要而不繁。有大事就記，無大事就不記，但卻不能漏掉大事，要事。記事要力求言簡意明，摘要記載，不要詳敘其情。各部門大事記的記載應(yīng)由專人負(fù)責(zé)，隨時(shí)記載，每月整理。整理時(shí)可以刪減補(bǔ)充，去掉一般日常事務(wù)活動(dòng)，核校，增補(bǔ)大事或事件要素。年終時(shí)再進(jìn)行一次整理，最后請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)審定、簽字，裝訂成冊(cè)存檔。第135頁/共223頁136（2）編寫大事記的要領(lǐng)一要區(qū)分大事與小事，只記大事，不記小事，以免詳略失當(dāng)。二要堅(jiān)持不懈，才有價(jià)值。三是大事記也有保密問題，如果由國家秘密，歸檔與存入計(jì)算機(jī)時(shí)，要按保密規(guī)定處理。第136頁/共223頁137大事記中區(qū)分大事和小事的界限：（1）會(huì)議：以內(nèi)容的重要性與會(huì)議規(guī)模區(qū)分；（2）機(jī)構(gòu)人事變動(dòng)：以中層以上干部的升降、任免區(qū)分；（3）收發(fā)文件：按文件的重要程度區(qū)分；（4）接待與派遣：以人員級(jí)別與使命劃分；（5）本單位或下屬單位發(fā)生、處理的大事；（6）本單位主要負(fù)責(zé)人的重要言行活動(dòng)。第137頁/共223頁138范例：商會(huì)（部門）的大事記

2010年省貿(mào)促會(huì)陳耀桓副會(huì)長一行到訪廣東省商業(yè)聯(lián)合會(huì)

3月26日，省商業(yè)聯(lián)合會(huì)長巫開立、常務(wù)副會(huì)長袁偉英會(huì)見了到訪的中國國際貿(mào)易促進(jìn)會(huì)廣東省委員會(huì)陳耀桓副會(huì)長一行。雙方就開展展會(huì)合作，幫助國內(nèi)企業(yè)開拓國際市場(chǎng)等問題交換了意見。巫開立會(huì)長提出結(jié)合國外資源舉辦“中國園區(qū)經(jīng)濟(jì)博覽會(huì)”的大膽設(shè)想，得到陳耀恒副會(huì)長的積極回應(yīng)。巫開立會(huì)長出席全國商業(yè)質(zhì)量工作會(huì)議并致辭

3月23日，省商業(yè)聯(lián)合會(huì)巫開立會(huì)長應(yīng)邀出席在深圳召開的全國商業(yè)質(zhì)量工作會(huì)議并致辭，對(duì)中國商業(yè)聯(lián)合會(huì)為人民群眾高度負(fù)責(zé)和對(duì)質(zhì)量工作鍥而不舍的精神給予了高度贊揚(yáng)，并表示將依托廣東省內(nèi)商業(yè)服務(wù)領(lǐng)域的50多個(gè)團(tuán)體會(huì)員協(xié)會(huì)和22家廣東省國民旅游休閑計(jì)劃商業(yè)示范單位，全面推進(jìn)質(zhì)量管理體系認(rèn)證、商品質(zhì)量檢測(cè)服務(wù)、顧客滿意度調(diào)查和誠信經(jīng)營等活動(dòng)，努力開創(chuàng)廣東商業(yè)服務(wù)業(yè)質(zhì)量工作的新局面。省經(jīng)濟(jì)和信息化委員會(huì)羅房樞處長到我會(huì)指導(dǎo)工作

3月4日，廣東省經(jīng)濟(jì)和信息化委員會(huì)市場(chǎng)體系建設(shè)處羅房樞處長應(yīng)邀到省商業(yè)聯(lián)合會(huì)秘書處授課，就商會(huì)如何配合政府?dāng)U大內(nèi)需、開拓業(yè)務(wù)等方面進(jìn)行了具體指導(dǎo)。省商業(yè)聯(lián)合會(huì)常務(wù)副會(huì)長袁偉英要求秘書處同志認(rèn)真學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)，結(jié)合實(shí)際貫徹落實(shí)。講座由會(huì)長助理、秘書長郭玉琨主持，商會(huì)秘書處全體工作人員到會(huì)聽課。第138頁/共223頁139（二）接待工作1.秘書接待形式的變化（1）改革開放以前（2）改革開放以后第139頁/共223頁1402.接待工作的類型個(gè)人接待：與本單位有關(guān)的同行領(lǐng)導(dǎo)或干部就單一事項(xiàng)來訪，或經(jīng)過本地順便看望。接待對(duì)象團(tuán)體接待：這是接待工作中主要的、大量的，也是工作量大，容易出問題的接待。第140頁/共223頁141內(nèi)賓接待來賓國籍外賓接待第141頁/共223頁142禮節(jié)性接待：包括參觀考察、過路看望等，這類來賓一般沒有什么實(shí)質(zhì)性問題和要求，屬于單純的接待工作。接待涉及內(nèi)容實(shí)質(zhì)性接待：指來賓負(fù)有某種任務(wù)，需要雙方進(jìn)行必要的具體接洽、會(huì)商、研討、談判，解決一定的問題，達(dá)到預(yù)期的目的。第142頁/共223頁1433.接待工作的要素按照對(duì)內(nèi)的、團(tuán)體性的、實(shí)務(wù)型的接待工作分析，主要工作要素分為：制定接到計(jì)劃

（1）對(duì)方的基本情況

（2）對(duì)方的目的要求組織活動(dòng)日程

（1）迎接和安排好食宿

（2）看望（3）禮儀性的宴請(qǐng)（4）組織活動(dòng)日程實(shí)施（5）送別（6）小結(jié)第143頁/共223頁1444.接待注意事項(xiàng)（1）加強(qiáng)責(zé)任制，做好每一個(gè)細(xì)節(jié)工作。（2）接待工作重要數(shù)以突出本地區(qū)、本單位的特色，給客人留下深刻印象，才能達(dá)到通過接待樹立形象，加強(qiáng)聯(lián)系合作的目的。（3）接待外賓，應(yīng)按外事規(guī)定規(guī)矩辦事。（4）精簡節(jié)約，力戒形式主義和鋪張浪費(fèi)，仍然是接待工作中必須認(rèn)真貫徹的原則。（5）政治性的接待工作要注意社會(huì)效益。第144頁/共223頁145（三）信訪工作1.信訪工作的概念、作用（1）信訪的概念

信訪，指公民、法人或者其他組織采用書信、電子郵件、傳真、電話、走訪形式，向各級(jí)人民政府、縣級(jí)以上人民政府工作部門反映情況，提供建議、意見或者投訴請(qǐng)求，依法由有關(guān)行政機(jī)關(guān)處理的活動(dòng)。信訪的主要內(nèi)容：（1）反映情況、問題；（2）提出建議、意見；（3）投訴（包括檢舉揭發(fā)）與請(qǐng)求。第145頁/共223頁146第146頁/共223頁147第147頁/共223頁148（2）信訪的目的、作用信訪的目的：服務(wù)于以人為本，建設(shè)和諧社會(huì)的目標(biāo)。（1）為了保持政府同人民群眾的密切聯(lián)系；（2）體現(xiàn)保護(hù)人民新房的合法權(quán)益；（3）處理人民內(nèi)部矛盾，維護(hù)安定團(tuán)結(jié)。信訪的作用：（1）為民服務(wù)；（2）提供信息；（3）集思廣益；（4）廉政建設(shè)。第148頁/共223頁1492.信訪工作的性質(zhì)（1）長期性；（2）群眾性；（3）廣泛性。第149頁/共223頁1503.處理信訪工作的原則（1）條例指出，“堅(jiān)持屬地分管，分級(jí)負(fù)責(zé)，誰主管，誰負(fù)責(zé)，依法、及時(shí)、就地解決問題與疏導(dǎo)教育相結(jié)合的原則?！保?）信訪人應(yīng)當(dāng)遵守的原則規(guī)定；信訪人提出信訪事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)客觀真實(shí)。（注意：多人信訪，應(yīng)當(dāng)推出代表，代表不得超過5人。）第150頁/共223頁1514.做好信訪信息工作編寫信訪信息簡報(bào)是信訪部門的一項(xiàng)重要工作。xx信訪簡報(bào).doc第151頁/共223頁152我國各級(jí)信訪部門，屬于廣義“大秘書”的范圍，機(jī)構(gòu)一般設(shè)置為黨委與政府下面的獨(dú)立部門（如局、辦），接受秘書長或辦公廳主任的分工領(lǐng)導(dǎo)，按照有關(guān)制度與程序處理信訪問題。第152頁/共223頁153二、保密、機(jī)要、保衛(wèi)工作與印信管理（一）保密工作的意義保密工作是黨和國家管理工作的重要組成部分，關(guān)系到黨和國家的重大利益，也是與各項(xiàng)秘書工作都有關(guān)系的經(jīng)常性任務(wù)。它是社會(huì)主義事業(yè)的組成部分。它是國家安全的重要保障。它是社會(huì)穩(wěn)定的重要條件。它是社會(huì)競爭的重要手段。它是軍事勝敗的重要因素。第153頁/共223頁154第154頁/共223頁155第155頁/共223頁156（二）保密工作的基本方針基本方針突出重點(diǎn)確保國家機(jī)密，便利各項(xiàng)工作積極防范第156頁/共223頁157（三）國家秘密的概念、密級(jí)、范圍與批準(zhǔn)手續(xù)1.國家秘密的概念

國家秘密是關(guān)系國家的安全和利益，依照法定程序確定，在一定時(shí)間內(nèi)只限一定范圍的人員知悉的事項(xiàng)。（1）國家秘密，而不是指一般機(jī)關(guān)單位的內(nèi)部秘密，更不是團(tuán)體、個(gè)人的隱私；（2）國家秘密須經(jīng)國家保密機(jī)關(guān)及其授權(quán)機(jī)關(guān)審定批準(zhǔn)，而不是某個(gè)組織及其領(lǐng)導(dǎo)人可任意劃定；（3）國家秘密都有時(shí)間性，不是永存的。第157頁/共223頁1582.國家秘密的密級(jí)（1）絕密。是最重要的國家秘密，泄露會(huì)使國家的安全和利益遭受特別嚴(yán)重的損害；（2）機(jī)密。是重要的國家秘密，泄露會(huì)使國家的安全和利益遭受嚴(yán)重?fù)p害；（3）秘密。是一般的國家秘密，泄露會(huì)使國家的安全和利益遭受損失。第158頁/共223頁1593.國家秘密的范圍國家事務(wù)的重大決策中的秘密事項(xiàng)；國防建設(shè)和武裝力量活動(dòng)中的秘密事項(xiàng)；外交和外事活動(dòng)中的秘密事項(xiàng)，以及對(duì)外承擔(dān)保密

義務(wù)的事項(xiàng)；國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展中的秘密事項(xiàng)；科學(xué)技術(shù)中的秘密事項(xiàng)；維護(hù)國家安全活動(dòng)和追查刑事犯罪中的秘密事項(xiàng)；其他經(jīng)國家保密部門確定應(yīng)當(dāng)保守的國家秘密事項(xiàng)。第159頁/共223頁1604.國家秘密的期限絕密事項(xiàng)不超過30年；機(jī)密事項(xiàng)不超過20年；秘密事項(xiàng)不超過10年。第160頁/共223頁1615.幾種類型的保密（1）公文保密。（2）會(huì)議保密。（3）新聞出版保密。（4）通信保密。（5）引進(jìn)國外設(shè)備技術(shù)檢驗(yàn)后方能使用。第161頁/共223頁162第162頁/共223頁163第163頁/共223頁1646.秘書注意事項(xiàng)（1）涉外工作中的保密。（2）科技工作中的保密。（3）宣傳報(bào)道和出版工作中的保密。（4）通信中的保密。（5）電子計(jì)算機(jī)信息的保密。第164頁/共223頁1657.關(guān)于內(nèi)部秘密問題秘書須遵守的十條守則：（1）不該說的秘密，絕對(duì)不說；（2）不該問的秘密，絕對(duì)不問；（3）不該看的秘密，絕對(duì)不看；（4）不該記錄的秘密，絕對(duì)不記；（5）不在非保密本上記錄秘密；（6）不在私人通信中涉及秘密；（7）不在公共場(chǎng)所和家屬、子女、親友面前談?wù)撍矫?；?）不在不利保密的地方存放秘密文件資料；（9）不在普通電話、明碼電報(bào)、普通郵局傳達(dá)秘密事項(xiàng)；（10）不攜帶秘密材料游覽、參觀、探親、訪友和出入公共場(chǎng)所。第165頁/共223頁166第166頁/共223頁167（四）機(jī)要工作廣義：凡幾關(guān)內(nèi)部不宜公開的運(yùn)作程序統(tǒng)稱機(jī)要。機(jī)要工作狹義：僅指機(jī)要通信、機(jī)要交通、密碼管理及高級(jí)首長的機(jī)密活動(dòng)等。第167頁/共223頁168在當(dāng)前情況下，機(jī)要工作要突出“嚴(yán)”、“快”、“實(shí)”?！皣?yán)”——密碼通信是機(jī)要工作的核心，要求全天雙人在崗，嚴(yán)格強(qiáng)化譯、傳、辦環(huán)節(jié)，確保始終處于良好狀態(tài)。“快”——文電做到隨到、隨收、隨簽、隨登、隨辦?！皩?shí)”——搞好硬件設(shè)施，有的縣級(jí)機(jī)要局要做到密機(jī)房、明機(jī)房、傳真室、閱報(bào)室，檔案室單獨(dú)設(shè)置，并裝配干擾儀，鋪設(shè)防靜電地板，配置不間斷電源，增強(qiáng)了保障能力。第168頁/共223頁169（五）安全保衛(wèi)工作1.保衛(wèi)工作的范圍（1）文件資料和機(jī)要室，應(yīng)保證絕對(duì)安全。（2）檔案館、室、庫，應(yīng)保證檔案的安全、完整，不受盜損。（3）章印保管室，機(jī)關(guān)的各種公章、印信通常集中一處保管，便于使用。（4）會(huì)計(jì)室，是掌握財(cái)務(wù)賬目、現(xiàn)金、票據(jù)的重要場(chǎng)所，必須防止被盜或被毀。（5）電子計(jì)算機(jī)室，保存有大量數(shù)據(jù)、資料，要防著被竊、破壞及病毒污染、數(shù)據(jù)被偷換等。（6）庫房，物庫、車庫、油庫，易發(fā)生火災(zāi)、爆炸、盜竊事故，造成生命財(cái)產(chǎn)損失，要防止、杜絕。（7）水、電、煤氣、消防、通訊等系統(tǒng)，一旦發(fā)生問題，就會(huì)影響首腦機(jī)關(guān)的運(yùn)轉(zhuǎn)，甚至危及人員安全。（8）高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人的辦公室、會(huì)議室、接待室，應(yīng)按規(guī)定設(shè)置警衛(wèi)人員或內(nèi)部保衛(wèi)人員，或由秘書負(fù)責(zé)安全保衛(wèi)工作。（9）重要的機(jī)密會(huì)議的會(huì)場(chǎng)。（10）武器炸彈。（11）機(jī)關(guān)住宅區(qū)，特別是其中領(lǐng)導(dǎo)人員的住宅。（12）機(jī)關(guān)附屬的某些賓館、招待所。第169頁/共223頁1702.保衛(wèi)組織措施（1）建立健全機(jī)構(gòu)。（2）機(jī)關(guān)保衛(wèi)人員結(jié)構(gòu)。（3）主要保衛(wèi)措施。第170頁/共223頁171（六）印章與介紹信1.印章第171頁/共22